Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý: Những vấn đề trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý - Nguyễn Anh hào

1

PHÁT TRIỄN
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Những vấn đề trong việc phát triễn HTTTQL


1.Khảo sát hiện trạng

2

 Là 1 quá trình khám phá cách mà hệ thống đã được thiết
kế và vận hành trong tổ chức (làm bộc lộ các quan hệ nội
tại giữa các thành phần trong hệ thống) để từ đó hiểu được
hệ thống đang hoạt động như thế nào, đang giải quyết
những cơng việc gì, với mục đích gì.
 Khảo sát hiện trạng còn là để nhận thức được yêu cầu
(mong đợi) đối với hệ thống.
 Nội dung khảo sát:
• Tìm hiểu tổ chức từ quan điểm hệ thống
• Vai trị của hệ thống đang khảo sát trong tổ chức
• Tìm hiểu các quy trình làm việc trong hệ thống
• Tìm hiểu thơng tin – dữ liệu của quy trình
• Hệ thống thơng tin quản lý trên máy tính (nếu có)


Các phương pháp khảo sát

3

 Các phương pháp Truyền thống

1. Phỏng vấn cá nhân
2. Phỏng vấn nhóm
3. Phiếu thăm dị (questionaires)
4. Quan sát người sử dụng / tham quan thực tế
5. Phân tích tài liệu
Các pp khảo sát truyền thống không tạo cơ hội tốt để tận
dụng các loại nguồn lực có sẵn (vd: người sử dụng hoặc
giải pháp mới của thế giới) cho việc phát triễn hệ thống.
 Các phương pháp hiện đại
1. Làm mẫu thử (Prototyping)
2. Join Application Design (JAD)
3. Business Process Reengineering (BPR)


Đánh giá sơ lược sau khảo sát

4

Với mục đích nhận ra được những vấn đề chính của hệ thống
và khả năng giải quyết chúng.
1. Nhận xét và kết luận sơ lược sau khi khảo sát
• Workload: Tần suất, khối lượng cơng việc
• Efficiency: hiệu quả của hệ thống
• Effectiveness: hiệu lực của thông tin
2. Nhận định sơ lược về điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách
thức (SWOT) của hệ thống củ để định hướng cho việc
phân tích, thiết kế hệ thống mới (khắc phục, cải tiến hoặc
cải cách)

Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng

Ng.quản lý,
vận hành
Nêu yêu cầu dựa trên
chức năng quản lý
Ng.sử dụng
Nêu yêu cầu dựa trên
tiện ích cá nhân

Yêu cầu cho
hệ thống …

Ng.thiết kế
Hiểu u cầu theo
q.điểm cơng nghệ
Ng.lập trình
Hướng đến tối ưu
về kỹ thuật xử lý

5


6
Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng
1. Xác định chính xác các u cầu đối với hệ thống:
• u cầu phải chính đáng (có ích cho tổ chức) và có sức
thuyết phục mọi người
• u cầu phải khả thi (cụ thể, rõ ràng, giải quyết được)
• Các yêu cầu cho hệ thống phải nhất quán, không chứa

mâu thuẫn nội tại
• u cầu là kết quả nhận thức từ thơng tin (từ nhiều
nguồn tin, nhiều người) → không chủ quan hoặc tối ưu
cục bộ dẫn đến khơng tối ưu tồn cục
• Khơng hiểu sai u cầu từ người sử dụng (= người
chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn)


7
Vấn đề trong việc khảo sát hiện trạng
2. Các thay đổi trên yêu cầu cần phải được kiểm soát chặt chẽ
theo thời gian để bảo đảm cho hệ thống được tạo ra đúng
như dự kiến.
• Sự thay đổi trên yêu cầu phải được bảo đảm là nó sẽ
đưa đến cải tiến – có lợi hơn cho tổ chức, xét trên vai
trị của hệ thống đối với tổ chức
• Thay đổi càng nhiều thì càng làm tăng xác suất lỗi do
hiểu sai hoặc làm sai yêu cầu


2. Phân tích thiết kế hệ thống

8

 Là chuổi cơng đoạn định nghĩa chính xác yêu cầu đối với
hệ thống (phân tích) và thiết lập giải pháp để giải quyết
các yêu cầu này (thiết kế). Tất cả các hoạt động trên đều
nằm trong ý niệm của nhóm phát triễn hệ thống.
 Để cũng cố ý niệm, các hoạt động phân tích và thiết kế cần
phải:

• Dựa trên tài liệu (mơ hình, lược đồ hệ thống) để chia
sẽ quan điểm và để kiễm chứng lại
• Có cách tiếp cận nhất qn cho tồn bộ hoạt động phân
tích và thiết kế (vd: SADT hay OOAD)
• Có các tiêu chí đánh giá (khen, chê) nhất quán.


Các vấn đề chung

9

 Thiếu sự tiếp cận có hệ thống khi thực hiện phân tích, thiết
kế, dẫn đến nhiều sai sót như:
• Dư thừa dữ liệu hoặc xử lý (gây lãng phí tài ngun)
• Nội dung dữ liệu hoặc xử lý không nhất quán (gây mâu
thuẩn trong việc sử dụng hệ thống)
 Thiếu sự hợp tác giữa nhóm phát triễn hệ thống với người
sử dụng (NSD)
• Áp đặt cách làm lên phần mềm, không quan tâm đến
cách làm của NSD → phần mềm bị từ chối sử dụng
• Khơng có “ngơn ngữ chung” để hiểu nhau → hệ thống sẽ
kém hiệu quả.
 Thiếu một chuẩn thống nhất cho việc hợp tác thực hiện


Vấn đề phân tích hệ thống

10

1. Nhận định chính xác vai trị của hệ thống thơng tin quản lý

đối với tổ chức
MIS được thiết kế bởi chuyên viên CNTT, và khai thác bởi nhà
quản lý. Hai đối tượng này có kiến thức chun mơn và vai trị
khác nhau đối với tổ chức → khó thống nhất quan điểm → cần
giảm khoảng cách kiến thức giữa hai đối tượng để định nghĩa
được các mục tiêu thiết thực (quản lý) và khả thi (cntt) cho hệ
thống.

2. Hệ thống thông tin quản lý chỉ thực sự có hiệu quả khi nó
trợ giúp thực hiện tốt các mục tiêu của tổ chức (thể hiện
trên kế hoạch ngắn và dài hạn của tổ chức).
3. Hệ thống thông tin tốt không phải là hệ thống đa năng với
chi phí lớn; mà là hệ thống có hiệu quả (kinh tế) cao; ie: chi
phí đầu tư thấp nhưng tạo ra giá trị sử dụng cao.


Vấn đề thiết kế hệ thống

11

1. Chất lượng của hệ thống không chỉ phụ thuộc vào năng lực
xử lý dữ liệu, nó cịn phụ thuộc vào chất lượng của dữ
liệu được chọn đưa vào hệ thống (lấy ở đâu, khi nào, độ tin
cậy là bao nhiêu)
2. Hệ thống sẽ hoạt động tốt khi tất cả mọi loại nguồn lực cần
thiết cho nó (phần mềm, phần cứng, mạng máy tính, người
sử dụng, thủ tục vận hành, tài liệu và các chuẩn/quy tắc)
được hoạch định và sử dụng đúng.
3. Hệ thống thông tin khơng phải là cơng cụ có thể thay thế dể
dàng; nó cần phải được phát triễn/thay đổi cho phù hợp

với q trình phát triễn của tổ chức
•
•

Thiết kế hợp chuẩn và áp dụng công nghệ phù hợp để hệ thống
dể phát triển và giảm rủi ro.
Tài liệu mô tả hệ thống cần phải được duy trì cùng với hệ thống
để làm cơ sở cho các cải tiến & nâng cấp


4. Hiện thực hóa hệ thống

12

Hiện thực tất cả những ý tưởng thiết kế của hệ thống
thành mã lệnh điều khiển CPU & cấu trúc lưu trữ vật lý
trên một hệ quản trị CSDL; thiết lập môi trường vận
hành hệ thống có các quy tắc, quy trình và con
người tham gia xử lý.
Khơng phải chỉ có xây dựng ra sản phẩm phần mềm
(chương trình, CSDL, đặc tả hệ thống), hệ thống
thơng tin cịn cần thêm nhiều cơng việc khác: kiễm
tra, cài đặt, lập tài liệu, chuyển đổi, huấn luyện, hổ
trợ sử dụng và bảo trì


Kiễm tra (Quality Control)
Khảo sát, phân tích

Thiết kế Thiết kế

luận lý
vật lý

13
Phần Hệ
Mềm thống

Phát sinh & định nghĩa yêu cầu
cho hệ thống.

Thiết lập và thực hiện giải pháp để
thỏa mãn các u cầu

(1) Các thay đổi phải tương
thích hồn tồn với những gì
được giữ lại (khơng thay đổi)

(1) Tất cả các tiến trình phải được
kiểm sốt để ngăn ngừa hoặc
điều chỉnh các hành động và
nhận thức không đúng về giải
pháp

(2) Các bài tốn của tổ chức
đã được giải quyết (có giải
pháp)
(3) Các yêu cầu của tổ chức
được thể hiện đầy đủ, liên kết
và kiểm chứng được.

(2) Hiện thực của hệ thống phải
thỏa mãn toàn bộ yêu cầu nêu
trong các mức thiết kế


Kiễm tra
 Đối tượng kiễm tra gồm
1. Phần mềm (chương trình,CSDL, tài liệu đặc tả)
2. Phần cứng, thiết bị
3. Quy trình thủ tục xử lý cơng việc, quy tắc, chuẩn
4. Người tham gia xử lý trên hệ thống
5. Dữ liệu cho phần mềm

14


Cài đặt (installation)

15

Thiết lập môi trường vận hành cho hệ thống để người sử dụng
khai thác được các chức năng của hệ thống
1. Cài đặt phần mềm ứng dụng
•
•

Giải quyết xung khắc giữa các phần mềm
Giải quyết sự không tương thích giữa phần mềm và lớp nền

2. Thiết lập thơng số của hệ thống, trong

•
•
•
•

Các phần mềm,
Cơ sở dữ liệu,
Hệ điều hành và drivers,
Máy tính, mạng máy tính và các thiết bị ngoại vi.

3. Thiết lập quyền sử dụng cho users
4. Quản lý cấu hình hệ thống
•

Vị trí cài đặt, settings, versions và người sử dụng


Chuyển đổi hệ thống

16

Chuyển các tác nghiệp (business transactions) đang thực hiện
trên hệ thống củ sang khai thác trên hệ thống mới, có xác định
nội dung cần chuyển đổi và phương pháp chuyển đổi.
Nội dung chuyển đổi
1. Quy trình nghiệp vụ: thay quy trình củ bằng q.trình mới
•
•

2.

3.
4.
5.

Có quy định lại vai trị, trách nhiệm của từng user
Có phân biệt sự khác nhau giữa công việc củ và mới

Biểu mẫu : ban hành biểu mẫu mới thay thế biểu củ
Chuyển đổi dữ liệu từ CSDL củ sang CSDL mới
Thay đổi phần mềm và hệ điều hành
Thay thế hoặc bổ sung thiết bị


Chuyển đổi hệ thống

17

Cách chuyễn đổi
•
•

•

•

Direct conversion: Nhanh, ít tốn kém nhưng có nhiều rủi ro
nếu hệ thống mới hư hỏng
Parallel conversion: An toàn khi chuyển đổi, nhưng tốn nhiều
chi phí để vận hành song song 2 hệ thống (khối lượng công
việc của người nhân viên tăng 2 lần)

Phased conversion: An tồn khi chuyển đổi và ít tốn kém hơn
parallel conversion, nhưng nếu giữa hệ thống củ và hệ thống
mới có dùng chung dữ liệu thì độ phức tạp của việc chuyển
đổi sẽ tăng cao do phải đồng bộ dữ liệu trên cả 2 hệ thống.
Pilot conversion: Các sự cố của hệ thống mới chỉ tập trung vào
một nơi được chọn làm thí điểm; khi đó cơng việc tại nơi này
được chuyển sang các nơi khác thực hiện.


Lập tài liệu

18

1. Tài liệu hệ thống: Là chương trình nguồn, cấu trúc dữ
liệu và hồ sơ đặc tả hệ thống (URD, DFD, ERD,..).
2. Hướng dẫn sử dụng: là tài liệu mô tả cách khai thác, vận
hành và quản lý hệ thống cho người sử dụng.
Role 1
Quy trình nghiệp vụ 1

Function 1

Function 2

Role 2
Quy trình nghiệp vụ 2

Function 3

Hệ thống phần mềm, mạng, thiết bị

Function 4


Huấn luyện

19

Bổ sung kiến thức và kỹ năng cần thiết để vận hành, khai thác
và quản lý hệ thống cho người sử dụng.
** Nội dung và khối lượng huấn luyện phải được thiết kế phù
hợp với người được huấn luyện.
Phương pháp
1. Hướng dẫn sử dụng tại chổ
2. Tổ chức lớp huấn luyện
3. Sử dụng phần mềm huấn luyện
4. Sử dụng User Guide / Help


Hổ trợ sử dụng

20

Trợ giúp người sử dụng giải quyết những tình huống khó khăn
trong khi đang sử dụng hệ thống.
Phương pháp
1. Hổ trợ vận hành, khai thác
• Bằng phần mềm, vd: “Office Assistant”
• Bằng Website (Online helps, forum, chat)
• Bằng điện thoại hoặc tiếp xúc trực tiếp

2. Khắc phục sự cố
• Bằng phần mềm cài đặt sẵn (error-recovery)
• Điều khiển từ xa qua mạng
• Thực hiện nhân cơng


Bảo trì
Duy trì hoạt động của hệ thống cho phù hợp với yêu cầu từ
môi trường vận hành của tổ chức
Phương pháp
1. Xác định vai trò của các yêu cầu thay đổi
a. Sửa lỗi (ưu tiên cao nhất)
b. Thay đổi trong môi trường vận hành
c. Cải tiến hệ thống để giải quyết thêm các vấn đề mới

2. Phân tích ảnh hưởng của thay đổi đối với hệ thống
•

Mức độ thay đổi (chi phí) vs tầm quan trọng (lợi ích)

3. Xác định giải pháp cho các thay đổi
•

Thành lập dự án mới hoặc sử dụng nhóm bảo trì

4. Thiết kế, cài đặt các thay đổi cho hệ thống
5. Quản lý cấu hình của hệ thống (version/release)

21

Vấn đề triễn khai ứng dụng

22

Hệ thống cần phải được chuyển giao trọn vẹn cho vận hành &
khai thác => có các khó khăn sau:
1) Nhận thức về hệ thống (mới) của người sử dụng. Sử dụng
hệ thống cũng khó như xây dựng hệ thống: Phải học để
làm việc trong hệ thống mới.
2) Người sử dụng bị thay đổi công việc để tiếp cận hệ thống
mới. Khi tái bố trí lại cơ cấu (re-engineering), nhiều
người phải chuyển công tác => họ không muốn thay đổi.
3) Cần làm nhiều hơn trong giai đoạn đầu áp dụng hệ thống
mới.