Đề cương Bài giảng Phát triển hệ thống thông tin quản lý

BỘ TÀI CHÍNH

ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – QUẢN TRN KINH DOANH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ThS. Đỗ Minh Nam

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ

Hưng yên, năm 2016


MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH VẼ .....................................................................................................7
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ TỪ TIẾNG ANH .......................................................9
LỜI NÓI ĐẦU ..................................................................................................................10
CHƯƠNG 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ ......................................................................................................................................12
1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý ................................................................12
1.1.1. Hệ thống ...................................................................................................................12
1.1.2. Hệ thống thông tin ...................................................................................................16
1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý ......................................................................................17
1.1.4. Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý .................................................................19
1.2. Các phương pháp tiếp cận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ...................22
1.2.1. Ba thành phần của một phương pháp ......................................................................22
1.2.2. Một số phương pháp phân tích và thiết kế...............................................................23
1.2.3. Những khó khăn đối với các phương pháp phân tích và thiết kế ............................29
1.2.4. Phương pháp được đề cập trong tài liệu .................................................................30
1.3. Vòng đời phát triển hệ thống ...................................................................................30

1.3.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án ...............................................................................30
1.3.2. Phân tích hệ thống ...................................................................................................32
1.3.3. Thiết kế hệ thống ......................................................................................................32
1.3.4. Triển khai hệ thống ..................................................................................................33
1.3.5. Vận hành và bảo trì..................................................................................................33
1.4. Sự phát triển hệ thống ..............................................................................................34
1.4.1. Chu trình phát triển hệ thống ..................................................................................34
1.4.2. Mô hình hóa hệ thống ..............................................................................................40
1.5. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin .....................................................43
1.5.1. Phương pháp sử dụng phần mềm đóng gói .............................................................43
1.5.2. Phát triển hệ thống do người sử dụng thực hiện .....................................................45
1.5.3. Phương pháp thuê bao .............................................................................................45
1.6. Xây dựng thành công HTTT....................................................................................46
1.6.1. Khái niệm về HTTT được xây dựng thành công ......................................................46
1.6.2. Những vấn đề đặt ra của việc xây dựng HTTT ........................................................46
1.6.3. Tự động hóa các hoạt động phát triển hệ thống ......................................................47
1.6.4. Quản lý dự án phát triển HTTT ...............................................................................47
1.7. Sơ đồ tổng quát quá trình phân tích thiết kế HTTT .............................................47
1.8. Vấn đề con người trong phát triển hệ thống thông tin quản lý ............................49
1.8.1. Các vấn đề hệ thống.................................................................................................49

2


1.8.2. Các nhu cầu tổ chức ................................................................................................49
1.8.3. Nhu cầu của người sử dụng .....................................................................................49
1.8.4. Vai trò và đào tạo các nhà quản lý ..........................................................................50
1.8.5. Các nhân viên trong tổ chức ...................................................................................50
1.8.6. Vai trò của phân tích viên hệ thống .........................................................................51
Câu hỏi cuối chương ........................................................................................................53

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC ĐNNH YÊU CẦU NGHIỆP VỤ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ..........................................................................54
2.1. Khảo sát, thu thập thông tin của hệ thống .............................................................54
2.1.1. Quá trình khảo sát ...................................................................................................54
2.1.2. Nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin phù hợp ................................55
2.2. Một số phương pháp khảo sát hiện trạng ...............................................................57
2.2.1. Nghiên cứu tài liệu ...................................................................................................58
2.2.2. Phương pháp quan sát .............................................................................................59
2.2.3. Phương pháp phỏng vấn ..........................................................................................60
2.2.4. Phương pháp bảng hỏi.............................................................................................65
2.2.5. Phương pháp mẫu bản ghi .......................................................................................66
2.3. Các quy trình điều tra ..............................................................................................66
2.4. Phê phán hiện trạng ..................................................................................................67
2.5. Xác định yêu cầu hệ thống. ......................................................................................68
2.5.1. Xác đinh phạm vi và các hạn chế ............................................................................68
2.5.2. Phác họa các giải pháp và cân nhắc tính khả thi. ...................................................69
2.5.3. Phương pháp hiện đại để xác định yêu cầu .............................................................70
2.6. Các khái niệm sử dụng trong khảo sát ...................................................................72
2.6.1. Chức năng – công việc .............................................................................................72
2.6.2. Các thủ tục và quy tắc nghiệp vụ .............................................................................72
2.6.3. Các hồ sơ tài liệu – các thực thể dữ liệu .................................................................73
2.6.4. Lưu đồ quy trình nghiệp vụ hệ thống .......................................................................73
2.7. Các bước thực hiện sau khảo sát .............................................................................80
2.7.1. Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát ....................................................................................80
2.7.2. Tổng hợp kết quả khảo sát .......................................................................................80
2.7.3. Hợp thức hóa kết quả khảo sát ................................................................................81
Bài tập cuối chương 2 ......................................................................................................82
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG ......................................84
3.1. Tổng quan ..................................................................................................................84
3.2. Phân tích từ trên xuống ............................................................................................86

3.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng ....................................................................................86

3


3.2.2. Ý nghĩa của mô hình ................................................................................................87
3.2.3. Xây dựng mô hình ....................................................................................................87
3.2.4. Hai dạng khác nhau của biểu đồ phân rã chức năng ..............................................89
3.3. Phân tích phạm vi hệ thống ....................................................................................90
3.3.1. Ma trận yếu tố quyết định thành công - chức năng .................................................90
3.3.2. Ma trận thực thể-chức năng ....................................................................................91
3.4. Xây dựng dòng thông tin nghiệp vụ ........................................................................93
3.4.1. Định nghĩa và ký pháp .............................................................................................93
3.4.2. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ..................................................................97
3.5. Phát triển các biểu đồ luồng dữ liệu của một ứng dụng ......................................101
3.5.1. Các loại biểu đồ luồng dữ liệu khác nhau .............................................................101
3.5.2. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống .............................................................................102
3.5.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh .............................................................................104
3.5.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ....................................................................107
3.5.5. Phát triển các biểu đồ là một quá trình lặp ...........................................................108
3.6. Sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu để phân tích .........................................................109
3.7. Chuyển DFD mức vật lý sang DFD mức logic .....................................................109
3.7.1. Khái niệm DFD mức vật lý và mức logic ..............................................................109
3.7.2. Phương pháp chuyển đổi .......................................................................................110
3.7.3. Chuyển DFD từ hệ thống cũ sang hệ thống mới ...................................................112
3.8. Kiểm chứng tính đúng mô hình DFD....................................................................114
3.8.1. Định nghĩa cơ bản ................................................................................................114
3.8.2. Quan hệ tiền định ...................................................................................................117
3.8.3. Kiểm chứng hình thức sơ đồ luồng dữ liệu ............................................................118
Bài tập chương 3 ............................................................................................................123

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VỀ MẶT DỮ
LIỆU ................................................................................................................................124
4.1. Một số phương tiện sơ đẳng để diễn tả và quản lý dữ liệu .................................124
4.1.1. Mã hoá dữ liệu .......................................................................................................124
4.1.2. Từ điển dữ liệu .......................................................................................................126
4.2. Mô hình thực thể - liên kết .....................................................................................128
4.2.1. Sử dụng mô hình quan niệm bậc cao cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu ....................128
4.2.2. Các thành phần cơ bản của mô hình ER ...............................................................129
4.2.3. Ví dụ về thiết kế mô hình thực thể liên kết .............................................................138
4.3. Mô hình quan hệ .....................................................................................................141
4.3.1. Các khái niệm của mô hình quan hệ ......................................................................144
4.3.2. Các ràng buộc quan hệ, lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ ........................................148
4.3.3. Chuyển đổi mô hình ER thành mô hình quan hệ ...................................................154

4


4.4. Phụ thuộc hàm và chu n hóa cơ sở dữ liệu quan hệ ...........................................157
4.4.1. Các nguyên tắc thiết kế lược đồ quan hệ ...............................................................158
4.4.2. Các phụ thuộc hàm ................................................................................................161
4.4.3. Các dạng chu n dựa trên khóa chính ....................................................................167
4.4.4. Một số ví dụ về chu n hoá .....................................................................................172
Bài tập chương 4 ............................................................................................................175
CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ HỆ THÔNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ............................176
5.1. Tổng quan về giai đoạn thiết kế .............................................................................176
5.2. Thiết kế tổng thể chương trình ..............................................................................177
5.2.1. Phân định hệ thống máy tính – thủ công ...............................................................177
5.2.2. Phân định các hệ thống con máy tính ....................................................................180
5.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..............................................................................................181
5.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý ....................................................................................181

5.3.2 Thiết kế các trường .................................................................................................182
5.3.4 Thiết kế các file .......................................................................................................182
5.3.5. Các hệ quản lý tệp tin ............................................................................................183
5.3.6. Các cấu trúc dữ liệu và phương thức truy nhập ....................................................183
5.3.7. Thiết kế kiểm soát các tệp tin ................................................................................184
5.3.8. Xác định quy mô file và không gian lưu trữ cần thiết............................................184
5.4. Thiết kế giao diện nguời sử dụng .........................................................................186
5.4.1. Mục đích.................................................................................................................186
5.4.2. Các chỉ dẫn về thiết kế giao diện người dùng .......................................................187
5.4.3. Thiết kế đầu vào hệ thống .....................................................................................188
5.4.4. Thiết kế đầu ra .......................................................................................................189
5.4.5 Thiết kế thủ tục người dùng ....................................................................................190
5.4.6. Thiết kế đối thoại trên màn hình ............................................................................191
5.5.Thiết kế các kiểm soát .............................................................................................192
5.5.1 Tổng quan thiết kế kiểm soát .................................................................................192
5.5.2. Nghiên cứu việc kiểm tra các thông tin thu nhập hay xuất ra ...............................192
5.5.3. Các giai đoạn tiếp cận kỹ thuật phân tích các kiểm soát ......................................193
5.5.4 Các kỹ thuật bảo mật ..............................................................................................194
5.5.5. Phân biệt quyền riêng tư ........................................................................................194
5.5.6. Nghiên cứu khả năng gián đoạn chương trình và sự phục hồi..............................194
5.6. Thiết kế chi tiết chương trình ................................................................................195
5.6.1 Tổng quan thiết kế chương trình .............................................................................195
5.6.2. Mô đun chương trình .............................................................................................196
5.6.3. Thiết kế cấu trúc.....................................................................................................197
5.6.4. Công cụ để diễn tả cấu trúc chương trình - Lược đồ cấu trúc chương trình ........197
5.6.5. Chất lượng của lược đồ cấu trúc (LCT) ................................................................199
5.6.7. Đóng gói thành modun tải .....................................................................................208
5.6.8. Đặc tả các mô đun .................................................................................................208

5

5.6.8. Lập các mẫu thử (test) ...........................................................................................210
5.7. Hồ sơ thiết kế ...........................................................................................................211
5.7.1. Mô hình dữ liệu tổng thể ........................................................................................212
5.7.2. Thiết kế chi tiết dữ liệu...........................................................................................212
5.7.3. Mô hình chức năng tổng thể ..................................................................................212
5.7.4. Thiết kế chi tiết chức năng .....................................................................................212
5.7.5. Thiết kế thủ tục và kết nối giữa chức năng và cơ sở dữ liệu .................................213
Bài tập chương 5 ............................................................................................................214
CHƯƠNG 6: CÀI ĐẶT - KIỂM THỬ - TRIỂN KHAI VÀ BẢO TRÌ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ ...............................................................................................215
6.1. Cài đặt chương trình ..............................................................................................215
6.1.1. Thành lập tổ cài đặt ...............................................................................................215
6.1.2. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình .................................................................................215
6.1.3. Soạn thảo chương trình cho từng module xử lý .....................................................215
6.2. Kiểm thử chương trình ...........................................................................................215
6.2.1. Các bước kiểm thử .................................................................................................216
6.2.2. Vai trò của người dùng trong giai đoạn kiểm thử .................................................220
6.3. Triển khai hệ thống.................................................................................................221
6.3.1 Lên lịch và phân công nhiệm vụ .............................................................................221
6.3.2 Thu mua và cài đặt phần cứng................................................................................223
6.3.3 Thay đổi hệ thống....................................................................................................225
6.3.4. Đ y nhanh quá trình chuyển đổi............................................................................228
6.4. Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng .............................................................................228
6.5. Bảo trì – Nâng cấp hệ thống ...................................................................................229
3.2.5. Ví dụ xây dựng sơ đồ phân cấp chức .....................................................................234
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................237

6

DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1 Mô hình vận hành tổng quát của hệ thống .................................................... 16
Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống ............................................................ 16
Hình 1.3. Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp ....................................................... 18
Hình 1.4. Lĩnh vực quản lý của một phân hệ ................................................................ 19
Hình 1.5. Hệ thống thông tin của công ty có 3 phân hệ .............................................. 20
Hình 1.6. Sơ đồ ghi sổ kế toán chi tiết NVL phương pháp sổ số dư ............................. 22
Hình 1.7. Mô hình hình thác nước của vòng đời phát triển hệ thống .......................... 31
Hình 1.8. Chu trình hình thác nước .............................................................................. 35
Hình 1.9. Chu trình phát triển hình V ........................................................................... 36
Hình 1.10. Chu trình phát triển tăng trưởng ................................................................ 36
Hình 1.11. Chu trình xoắn ốc ...................................................................................... 37
Hình 1.12. Quy trình phát triển hệ thống theo chu trình hình xoắn ốc ....................... 38
Hình 1.13. Chu trình lắp ráp từng thành phần ............................................................. 39
Hình 1.14: Các hướng mô hình hoá ............................................................................ 42
Hình 1.15. Mô hình chung sử dụng phần mềm đóng gói .............................................. 44
Hình 1.16. Sơ đồ tổng quát quá trình phân tích, thiết kế hệ thốn thông tin ............... 49
Hình 2.1. Sơ đồ quy trình điều tra hiện trạng hệ thống thông tin ................................ 55
Hình 2.2. Lưu đồ nghiệp vụ hệ thống trong lúc phỏng vấn .......................................... 64
Hình 3.1. Các giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thể hiện trên hai mức độ mô hình hóa
....................................................................................................................................... 85
Hình 3.2. Mô hình giả lập sơ đồ phân rã chức năng .................................................... 87
Hình 3.3. Sơ đồ phân cấp chức năng chu trình kế toán doanh thu .............................. 89
Hình 3.4 . Quá trình phân rã sơ đồ luồng dữ liệu ...................................................... 100
Hình 3.5: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý chu trình kế toán doah thu................. 104
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 (mức đỉnh) chu trình kế toán doanh thu ...... 105
Hình 3.7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng “Quản lý đơn hàng”.. 108
Hình 3.8. Sơ đồ ngữ cảnh hệ cung ứng vật tư ............................................................ 111

Hình 3.9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ............................................................................. 111
Hình 3.10. Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic hệ cung ứng vật tư ................................ 112
Hình 3.11. Biểu đồ luồng dữ liệu logic hệ cung ứng vật tư ........................................ 114
Hình 3.12: Mô hình kiểm chứng tín dụng của khách hàng (D31) .............................. 115

7


Hình 3.13 Một tiến trình cha (a); một sơ đồ phân rã từ tiến trình cha (b)................. 119
Hình 4.1. Các bước chính của việc phân tích và thiết kế phần mềm .......................... 129
Hình 4.2. Biểu diễn thực thể và các thuộc tính ........................................................... 133
Hình 4.3. Lược đồ và sơ đồ tham chiếu ...................................................................... 153
Hình 4.4. Sơ đồ quá trình chu n hóa .......................................................................... 172
Hình 5.1. Phân định máy tính và thủ công ................................................................. 177
Hình 5.2. Sơ đồ mức đỉnh hệ thống chọn nhà cung cấp ............................................. 178
Hình 5.3. Phân rã thành các chức năng nhỏ hơn ....................................................... 179
Hình 5.4a. và 5.4b Mô hình tương tác giữa các mô đun ............................................ 201
Hình 5.5. Tương tác dữ liệu vòng vèo: “bảng ghi chính chuyển qua mođun tương tác
nhãn không cần thiết “Trích [2]" ............................................................................... 202
Hình 5.6. Ba mô đun tương tác nhãn không cần thiết [2] .......................................... 203
Hình 5.7. Hai module tương tác điều khiển [2] .......................................................... 203
Hình 5.8. Xác định trung tâm biến đổi [Trích 2] ....................................................... 205
Hình 6.1. Các bước kiểm tra hệ thống ........................................................................ 217
Hình 6.2. Mạng CPM của bảng 6.1 ........................................................................... 223
Hình 6.3. Chuyển đổi song song ................................................................................. 227
Hình 6.4 Chuyển đổi theo pha .................................................................................... 227

8

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Phân loại các phương pháp điều tra ................................................................58
Bảng 2.2: Các phương pháp hiện đại để xác định yêu cầu của hệ thống ........................70
Bảng 3.1: sơ đồ tổ chức xí nghiệp dạng công ty ...............................................................90
Bảng 3.2. Ma trận quyết định yếu tố thành công - chức năng .........................................91
Bảng 3.3: Tóm tắt ký pháp trên sơ đồ luồng dữ liệu ........................................................96
Bảng 4.1. Kiểu thực thể và tập thực thể ..........................................................................132
Bảng 4.2: Quan hệ SINHVIEN ....................................................................................... 145
Bảng 6.1. Biểu đồ Gantt cho việc triển khai hệ thống ....................................................223
Bảng 6.2. Biểu đồ CPM dạng bảng cho việc triển khai .................................................224

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ TỪ TIẾNG ANH
Từ viết tắt tiếng việt

Từ tiếng anh

Tiếng Việt

hoặc tiếng anh
BFD

Business function diagram

BFD

Bussines function diagram

CD

Context diagram

Biểu đồ chức năng nghiệp
vụ kinh doanh
Sơ đồ chức năng kinh
doanh
Sơ đồ ngữ cảnh

D/D

Data Dictionary

Từ điển dữ liệu

DF

Data flow

Luồng dữ liệu

DFD

Data flow diagram

DS

Data store

Sơ đồ luồng dữ liệu (biểu
đồ dòng dữ liệu)
Kho dữ liệu

GTGT
HFD

Giá trị gia tăng
Hierachical function diagram

Sơ đồ phân cấp chức năng

HTTT

Hệ thống thông tin

HTTTQL

Hệ thống thông tin lý

MIS

Management informaiton

Hệ thống thông tin lý

system

9


LỜI NÓI ĐẦU
Công nghệ thông tin ở nước ta đang bước vào thời kỳ triển khai rộng rãi các ứng

dụng của tin học cho các tổ chức, các xí nghiệp, và các tập đoàn kinh tế. Hệ thống thông
tin tin học là một ứng dụng đầy đủ nhất các thành tựu của công nghệ thông tin áp dụng
cho tổ chức. Trong thời đại thông tin, không một tổ chức nào không áp dụng tin học.
Việc áp dụng tin học cho tổ chức thì việc xây dựng hệ thống thông tin là tất yếu, nhu cầu
này càng gia tăng khi tổ chức càng phát triển và hội nhập với thế giới bên ngoài. Nhu cầu
xây dựng hệ thống thông tin ngày càng tăng cả về quy mô và sự phức tạp của hệ thống.
Đặc thù riêng của hệ thống thông tin không giống với các sản phNm phần mềm khác là
sản phNm sau không giống với sản phNm trước nó tạo ra, với quy mô và độ phức tạp của
nó ngày càng tăng. Do vậy việc phân tích và thiết kế trở thành một yêu cầu bắt buộc để
có được một hệ thống tốt, đầy đủ và hoàn thiện về chức năng.
Việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý cho các tổ chức, doanh nghiệp như
công việc đi xây nhà, người phân tích và thiết kế hệ thống chính là kiến trúc sư vẽ ra bản
vẽ cho ngôi nhà. Để có cái nhìn tổng thể về hệ thống thông tin và cũng như xây dựng
được các phần mềm dù lớn hay nhỏ thì bạn phải có kỹ năng phân tích và thiết kế hệ
thống. Dù bạn là lập trình viên hay quản lý dự án phát triển hệ thống thông tin thì bạn
cũng phải có kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống, chí ít là đọc được bản vẽ về hệ
thống. Phân tích và thiết kế hệ thống có những phương pháp khác nhau, công cụ và kỹ
thuật khác nhau, tuy nhiên để nắm bắt được điều này đòi hỏi phải có kinh nghiệm. Nhưng
về cơ bản thì việc phân tích và thiết kế, cần có bốn kỹ năng chủ yếu sau mà bất kỳ ai làm
công nghệ thông tin cũng phải biết: Kỹ năng phân tích, kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ
năng về nghiệp vụ và kỹ năng về giao tiếp. Trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, nếu chỉ là
lập trình viên thì bạn chỉ là chú ong thợ lập trình mà thôi. Đó là công đoạn gần cuối trong
quy trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý. Chính các phân tích viên hệ thống là
những kiến trúc sư nhằm phân tích các vấn đề để hình thành nên hệ thống thông tin, rồi
thiết kế thành các module chức năng, giao diện chương trình,…. Và khi có các module
chức năng, với các đặc tả liên quan đến đầu vào, đầu ra, quy trình xử lý nghiệp vụ, kèm
theo là dữ liệu kiểm thử, rồi mới giao cho lập trình viên viết các mã lệnh chương trình
theo một ngôn ngữ chỉ định nào đó để thực hiện các chức năng này trên hệ thống máy
tính.

10


Hiện nay ở Việt nam, do hệ thống đào tạo chưa chú trọng đúng mức nên chỉ đào
tạo ra các lập trình viên, chứ các kiến trúc sư phần mềm của chúng ta rất ít, hầu hết sinh
viên khi ra trường không biết thiết kế các phần mềm, mà chỉ là người gia công phần
mềm, nếu có thì cũng chỉ là những sản phNm nhỏ, tính ứng dụng không được rộng rãi và
phổ biến. Do vậy, kỹ năng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là bắt buộc học đối với
sinh viên, ít nhất cũng phải biết đọc các bản vẽ phần mềm, và hơn thế nữa là có thể tham
gia vào các dự án phát triển hệ thống thông tin khi ra trường.
Tuy nhiên, do thời lượng môn học có hạn, nên trong tài liệu này chỉ trình bày các
giai đoạn phát triển phần mềm với một phương pháp, kỹ thuật và công cụ để phân tích và
thiết kế là hướng cấu trúc. Mặt khác, ở nội dung không thể trình bày toàn bộ chi tiết các
bước liên quan đến toàn bộ quá trình xây dựng một hệ thống. Tuy nhiên cũng đã nêu
được các bước cơ bản để nắm được các bước xây dựng và có cái nhìn nhất định về việc
phát triển một hệ thống thông tin, còn rất nhiều vấn đề đặt ra mà trong nội dung môn học
này không thể giải quyết được hết, do vậy sinh viên cần phải tiếp tục tìm hiểu và nghiên
cứu các vấn đề sau này.
Xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp trong bộ môn tin học và các em sinh viên
trong khoa đã đóng góp ý kiến để bản thảo hoàn thiện hơn, đặc biệt xin chân thành cảm
ơn thầy Tạ Minh Châu - Trưởng khoa Hệ thống thông tin quản lý; Trường Đại học Tài
chính – Quản trị kinh doanh đã tận tình động viên trong quá trình hoàn thiện bài giảng.

11


Chương 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
Phát triển hệ thống thông tin (HTTT) là một quá trình tạo ra một hệ thống thông
tin cho tổ chức. Quá trình đó bắt đầu từ khi nêu vấn đề cho đến khi đưa hệ thống vào vận

hành trong tổ chức. Với lịch sử nhiều năm phát triển HTTT, những cơ sở lý luận phát
triển HTTT đã không ngừng hoàn thiện và bổ sung cho phù hợp với sự phát triển về công
nghệ và các điều kiện môi trường đã biến đổi; đặc biệt là yêu cầu của người dùng. Trong
chương này đưa ra các khái niệm tiếp cận từ lý thuyết hệ thống, lý thuyết thông tin, thông
tin quản lý, các quyết định của các cấp quản lý, hệ thống thông tin, cấu trúc hệ thống
thông tin, quy trình xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin, các trường phái mô
hình hóa cho việc phát triển HTTT, đưa ra quy trình tổng quát để xây dựng HTTT, có
khái niệm về việc xây dựng HTTT thành công, và vấn đề con người trong việc xây dựng
HTTT.
1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
1.1.1. Hệ thống
Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau
cùng hoạt động nhằm đạt được mục đích chung của hệ thống.
Ví dụ 1.1. Như hệ thống mặt trời, thì các phần tử của hệ thống này là các hành tinh
có mối quan hệ chặt chẽ bằng lực hấp dẫn nhằm mục đích chung là duy sự ổn định và cân
bằng, đồng thời các hành tinh duy trì được quỹ đạo của mình trong hệ mặt trời. Một ví dụ
khác là hệ thống doanh nghiệp, xét về một khía cạnh nào đó thì các bộ phận trong doanh
nghiệp là các phần tử, mỗi bộ phận lại có chức trác nhiệm vụ riêng của mình và có mối
liên hệ với các bộ phận khác và có mối liên hệ với bên ngoài làm đầu ra hay đầu vào
doanh nghiệp, các bộ phận của doanh nghiệp hoạt động hoàn thành nhiệm vụ được doanh
nghiệp giao và kết với bộ phận khác mục đích cuối cùng là đạt được mục đích chung của
doanh nghiệp như giữ vững và ổn định hoạt động của doanh nghiệp, gây dựng thương
hiệu cho doanh nghiệp, tạo dựng uy tín trên thị trường,….. Cụ thể trong phần này ta đi
xem xét hệ thống thông tin.
Một hệ thống bao gồm các thành phần và đặc điểm như sau:
a. Phần tử
Phần tử: Là tế bào của hệ thống, có tính độc lập tương đối tạo nên hệ thống, để
hiểu hệ thống, phải biết trạng thái của phần tử và trạng thái mối liên hệ giữa chúng.
Các phần tử dù thuộc loại gì thì cũng là các thành phần tạo nên hệ thống, vì vậy nó
được hiểu theo nghĩa rất rộng

12


- Các phần tử có thể rất đa dạng: Các phần tử có thể định tính được như các vật,
các bộ phận, đơn vị, các thành viên, các thành phần, …., ví như trong hệ mặt trời thì các
phần tử là mặt trời, trái đất, sao thổ, …; như hệ thống triết học thì bao gồm các phạm trù
và các quy luật là những phần tử trừu tượng.
- Các phần tử không chỉ đơn giản là các phần tử mang tính chất thuần tuý là phần
tử mà trong mỗi phần tử khi xét đến nó, trong mỗi phần tử đó lại có các phần tử con, điều
đó có nghĩa là hệ thống mang tính phân cấp. Khi xét một hệ thống có các phần tử, khi xét
các phần tử có thể nó lại là một hệ thống con.
Ví dụ 1.2: Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp, khi xem xét ở mức tổng quát
thì phần tử của chúng là các phân hệ như quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kinh
doanh và marketing, phân hệ kế toán và tài chính. Và khi các xét chi tiết các phân hệ nà
thì chính nó lại trở thành một hệ thống con như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ
thống thông tin quản lý sản xuất,…
b. Thuộc tính của các phần tử
Thuộc tính: Là bản chất cố hữu của phần tử trong những điều kiện bình thường,
chỉ thay đổi khi điều kiện thay đổi, các phần tử dù bản chất gì đều có các tính chất hoặc
các đặc trưng, gọi là thuộc tính, mọi thuộc tính đều biểu hiện bề ngoài cho sự tồn tại của
phần tử, để người ta có thể quan sát và biết được.
Phần tử ít nhiều cũng có tác động nên sự hoạt động của hệ thống dưới nhiều khía
cạnh khác nhau. Sự hoạt động của hệ thống bao giờ cũng làm thay đổi các đặc trưng của
phần trong nó, việc chọn lựa phần tử trong hệ thống là hết sức quan trọng bởi vì nó có thể
tác động tích cực nên hệ thống, cũng có thể tác động tiêu cực nên hệ thống.
c. Quan hệ giữa các phần tử
Quan hệ giữa các phần tử: Các phần tử có mối quan hệ tương tác lẫn nhau theo
cách thức và quan hệ đã định trước do luật của hệ thống quy định, mối quan hệ này có
thể thúc đ y hệ thống hoạt động tốt hơn, có thể làm cho hệ thống hoạt động kém hiệu

quả.
Ví dụ 1.3: Ta coi nhà trường là một hệ thống, ở một mức độ tổng quát thì trong
nhà trường có các phần tử là ban giám hiệu, các phòng ban, các khoa, các bộ môn, và các
trung tâm, mỗi phần tử này đều có tác động qua lại lẫn nhau theo một quy chế đã định
sẵn do quy định của nhà trường thông qua đó ta gọi là luật của hệ thống. Các phần tử này
có thể là tác động tới nhau theo hướng tích cực làm cho hoạt động của hệ thống tốt hơn,
có thể tác động tới nhau tiêu cực làm cho hoạt động của hệ thống trì trệ. Giả sử có thêm
một khoa mới thì bản chất của phần tử là khác, còn mối quan hệ với ban giám hiệu, với

13


các phòng ban, các bộ môn, các khoa khác đã được quy định từ trước cũng giống với các
khoa khác và theo chức năng chuyên môn của khoa (hay bản chất của khoa)
Từ ví dụ 1.3, có thể nói rằng các phần tử trong hệ thống không phải được tập hợp
lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ tạo thành một
thể thống nhất, chẳng hạn trong tổ chức một công ty gồm ban quản trị, các giám đốc, các
trưởng phòng, nhân viên, giữa họ có nhiều mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau như phân cấp,
phân quyền làm việc, các quan hệ trong công việc, quan hệ tập thể trong công ty, quan hệ
về quyền lợi, nhiệm vụ, các quan hệ cá nhân….
Có hai loại quan hệ cần phân biệt:
- Quan hệ ổn định lâu dài: Ví dụ vị trí làm việc theo quy định hoạt động thường
ngày của một công ty.
- Các quan hệ bất thường, tạm thời: Ví dụ trong một doanh nghiệp sản xuất khi
mua một máy móc thiết bị mới ở nước ngoài, cần của 3 người đi nước ngoài khảo sát,
một người ở phòng kế hoạch, một người ở phòng kế toán – tài chính, một ở bộ phân sản
xuất đi, thì trong thời gian đi công tác, ba người này có quan hệ tạm thời trong công việc
thNm định mua thiết bị.
Do vậy khi xem xét tính tổ chức của hệ thống thì phải xem xét trên phương diện
ổn định lâu dài. Tuy nhiên nói ổn định, không nhất thiết hoàn toàn bất biến, tĩnh tại, mà

trong các hệ thống lớn chúng ta hay xét vẫn có tính biến động. Tuy vậy nó vẫn giữ được
sự ổn định trong tổ chức, trong mối quan hệ giữa các phần tử, cái bản chất, cái đặc trưng
của hệ thống.
d. Thực thể
Thực thể: Là tổng thể các thành phần của hệ thống như phần tử, mối quan hệ
giữa các phần tử, ràng buộc giữa các phần tử tạo nên cấu trúc hệ thống một cách thống
nhất và hoàn chỉnh.
Ví dụ 1.4: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có các phần tử là hệ thống hoạch
định công việc, hệ thống tuyển dụng, hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự, hệ thống quản lý
đào tạo nhân sự, hệ thống chấm công, hệ thống tính lương, …. Giữa các phần tử này có
mối quan hệ và ràng buộc lẫn nhau tạo thành một chỉnh thể thống nhất, như hệ thống
quản lý công việc cung cấp thông tin về lượng công việc cần phải làm hiện tại và hoạch
định lượng công việc tương lai, đồng thời nó cũng cung cấp thông tin về yêu cầu và điều
kiện về trình độ và kỹ năng cho mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp để cung cấp
thông tin về nhu cầu nhân sự cho hệ thống tuyển dụng, dựa vào đó hệ thống dụng đưa ra
báo cáo nhân sự cần phải tuyển dụng mới hay điều chuyển vị trí công việc của các nhân

14


viên, và đầu ra của hệ thống này lại chuyển thông tin về nhân sự cho hệ thống quản lý hồ
sơ nhân sự,… Các phần tử có quan hệ như vậy tạo nên hệ thống quản lý nhân sự hoàn
chỉnh và thống nhất thì ta gọi đó là thực thể quản lý nhân sự.
Thừa nhận sự tồn tại của những liên hệ giữa các phần tử dẫn tới sự suy luận rằng
một hệ thống có cấu trúc thì cấu trúc đó sẽ làm cho nó trở thành một đơn vị hoàn chỉnh
thì ta nói rằng đó là thực thể.
Hệ thống được tạo nên từ các đơn vị được phối hợp qua bản chất hoặc nghệ thuật.
Một số khác ưa sử dụng các thuật ngữ: Hợp nhất, tập hợp, tổ hợp, kết hợp hoặc các cụm
từ: Rất phức tạp, rất hoà hợp, hợp các bộ phận, thực thể khái niệm và cụ thể. Để được coi
là một hệ thống, một tổ hợp phải có liên hệ với môi trường bên ngoài qua các lối vào ra

có ý nghĩa đối với các phần tử của nó.
e. Mục tiêu của hệ thống
Chúng ta không thể hình dung được một hệ thống mà lại không có mục đích gắn
với hoạt động hoặc sự tồn tại của nó. Do vậy nhiều tác giả đã không dùng từ cấu trúc nó
quá chung chung và họ đã sử dụng từ có tính có ý nghĩa hơn như :”Vận động đi tới sự
thống nhất”, “đạt mục tiêu”, “chức năng sống cơ bản”, “tuân theo kế hoạch khi phục vụ
mục đích chung”, hoặc như là đích, mục tiêu, đề án. Do vậy đơn vị được chọn gắn liền cố
hữu với khái niệm hệ thống, không chỉ đơn thuần là một đơn vị tích tụ. Tổng thể phải
hướng về mục đích chung nên nó khác biệt với một tập hợp các phần tử hoặc các quan
hệ. Chẳng hạn, với mọi hệ thống như doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước, cơ
quan hành chính mục đích là thích nghi với hoạt động xã hội.
f. Kiểm soát

Để đảm bảo tính thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của mình, hệ thống phải có
các liên hệ đặc biệt về liên lạc giữa các phần tử, giữa đầu vào và đầu ra. Mỗi khi các phần
của đầu ra được sử dụng làm đầu vào thì tức là đã thiết lập được sự kiểm soát.
Dù sơ khai hay phức tạp, kiểu kiểm soát này đều cho phép hệ thống tiến hoá. Nếu
kiểm soát hiểu theo nghĩa tự động hoá, chỉ ra một cách vận hành thuộc về hệ thống máy
nội cân bằng và tự điều chỉnh.
Quá trình kiểm soát của hệ thống là quá trình hoạt động và tự điều chỉnh của nội
hàm hệ thống, mỗi khi các phần tử của hệ thống hoạt động chệch các mục tiêu đề ra, thì
việc kiểm soát là điều chỉnh ngay hoạt động của mỗi phần tử để các phần tử đó hoạt động
đúng mục tiêu đã định trước.
g. Giới hạn của một hệ thống: Để phân biệt hệ thống với môi trường, rõ ràng cần
phải xác định giới hạn của hệ thống đó về phương diện vật lí hoặc khái niệm. Thật không

15


dễ dàng để phân biệt được nó, bởi vậy cần phải thiết lập ra danh sách tất cả các phần tử

của hệ thống và chính xác hoá các điểm nối hệ thống với môi trường.
h. Môi trường
Cho tới nay người ta vẫn cố gắng định nghĩa hệ thống từ bên trong, tức là làm
chính xác hoá khái niệm hệ thống, nhưng ta cũng có thể làm được điều đó nếu xuất phát
từ bên ngoài. Do vậy cần đưa vào khái niệm về môi trường, môi trường và hệ thống là hai
khái niệm không thể tách rời nhau, nó là hai mặt của một vấn đề. Môi trường của một hệ
thống là tập hợp tất cả các phần tử không thuộc vào hệ thống nhưng có thể tác động vào
hệ thống hoặc bị tác động bởi hệ thống. Vậy một hệ thống, hiểu một cách đơn giản, là nơi
diễn ra sự biển đổi từ cái vào của môi trường thành cái ra của hệ thống.
Input

Output
Biến đổi

Hình 1.1 Mô hình vận hành tổng quát của hệ thống
Cũng tương tự như vậy ta đưa vào khái niệm hộp đen qua sơ đồ sau:
Input

Output
Biến đổi
Thông tin phản hồi (feed back)

Hình 1.2 Mô hình xử lý thông tin của hệ thống
Mỗi hệ thống cũng có thể được phân tích thành các hệ thống con biểu diễn qua sơ
đồ trên. vậy một hệ thống phức tạp sẽ được phân rã đầu ra thành từng phần ngày một sơ
cấp hơn. Phương pháp này đôi khi cho phép ta mô ta mọi thứ mà không thể giải thích
ngay mọi thứ. Ưu điểm của nó là giải phóng được suy nghĩ và mở ra một viễn cảnh mới.
1.1.2. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin được tạo ra từ phần cứng, phần mềm, con
người, thủ tục và dữ liệu. Thuật ngữ hệ thống thông tin là cách nói chung các hệ thống

hoạt động dựa trên việc xử lý thông tin bằng máy tính cung cấp:
- Khả năng xử lý dữ liệu cho một phòng ban hay cả tổ chức.
- Thông tin con người cần để làm quyết định được tốt hơn, có đủ căn cứ hơn.
Khả năng xử lí dữ liệu là khả năng của hệ thống thao tác và xử lí dữ liệu. Hệ thông
tin càng phức tạp thì càng cung cấp cho các nhà làm quyết các báo cáo theo yêu cầu và
khả năng hỏi thông tin cũng như các báo cáo định kỳ.

16


Trong định nghĩa trên liên quan đến một số khái niệm: dữ liệu, thông tin, hoạt
động xử lý thông tin, xử lý, xuất thông tin.
a. Dữ liệu (data): Là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới
thực mà chúng ta gặp hàng ngày, dưới các dạng thể hiện khác nhau. Một số dạng để thể
hiện dữ liệu như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu tượng, …. Ngoài ra còn nhiều khái
niệm khác về dữ liệu.
b. Thông tin (information): Thực tế đã có rất nhiều định nghĩa thông tin khác
nhau, đối với con người, thông tin được xem như một đối tượng thường dùng nhất, thông
tin chỉ ra nội dung trao đổi giữa con người và môi trường để làm dễ dàng sự thích nghi
của con người. Từ các lĩnh vực nghiên cứu khác nhau của thông tin làm nổi bật những
mặt sau: Sự phủ định của tính không chắc chắn; quan hệ với sự tự do lựa chọn; duy trì tổ
chức; liên hệ, trao đổi.
Còn định nghĩa chung chung nhất, thông tin là dữ liệu đã qua xử lý và được đặt
vào một ngữ cảnh và một hình thức thể hiện nào đó mà có lợi cho người dùng thông tin.
Ví dụ: Thông tin biến động về giá một loại chứng khoán của một tháng nếu ta đặt
nó vào một bảng biểu trên Excel thì rất khó nhận biết rõ ràng sự biến động, nhưng khi ta
thể hiện nó bằng một đồ thị thì ta dễ nhận biết sự biến động của về giá của loại chứng
khoán đó.
c. Các hoạt động thông tin: (Information activitties) Là các hoạt động xảy ra
trong một HTTT, bao gồm cả việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu

và kiểm tra các hoạt động trong HTTT.
d. Xử lý: Xử lý thông tin được hiểu như là hoạt động tác động lên dữ liệu. Khả
năng xử lí của hệ thống thông tin bao gồm: Sắp xếp, thâm nhập, ghi, sửa đổi dữ liệu trong
bộ nhớ, tổng hợp thông tin dưới dạng cô đọng, thường phản ánh con số dưới dạng tổng
thể, lựa chọn; chọn lựa các bản ghi theo tiêu chuNn và thao tác; thực hiện các phép toán
số học và các phép toán logic. Trong HTTT có nhiều phương pháp xử lý thông tin, như
xử lý tương tác, xử lý theo lô, xử lý giao dịch, xử lý trực tuyến, xử lý thời gian thực, xử
lý phân tán.
e. Xuất thông tin: Là cách thể hiện dữ liệu dưới một hình thức thể hiện xác định
mà con người có thể nhận biết được. các hình thức thể hiện có thể là hình ảnh, âm thanh
và ký tự.
1.1.3. Hệ thống thông tin quản lý
Trước đây, phần lớn các hệ thống tính lương đều là hệ thống xử lí dữ liệu, chủ yếu
các giấy ghi thời gian làm việc, in ra séc trả lương và lưu giữ tổng số lương hàng năm và
phần khấu trừ. Các nhà quản lí bắt đầu yêu cầu những thông tin tốt hơn và nhiều hơn về
các nhân viên. Kết quả là hệ thống xử lí dữ liệu lương tiến hoá thành hệ thông tin quản lí

17


tài nguyên con người. Hệ thông tin quản lí tài nguyên con người có khả năng dự đoán số
ngày nghỉ ốm trung bình của nhân viên, điều phối sự cân bằng lương giữa các nhóm nhỏ,
giúp cho việc sử dụng hữu hiệu hơn các khả năng có sẵn, và cung cấp các thông tin khác
cần cho cả ở mức quản lí – tác nghiệp, sách lược và chiến lược.
Hệ thống thông tin quản lí (MIS) không có một khái niệm thống nhất nào cả, MIS
được gọi là một phương pháp, một chức năng, cách tiếp cận, tiến trình, tổ chức, hệ thống
và hệ con. Vậy ta có thể nêu khái niệm hệ thống thông tin quản lý như sau:
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và
dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập, truyền, và trình bày thông tin thông qua tổ
chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ để hoàn thành một

mục tiêu thống nhất.
Khái niệm về dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp (chiến lược, sách lược…) với
các thành phần (tài chính, kế toán,…) được minh hoạ trong hình.1.3. Trong thực tế một tổ
chức chỉ có thể cố gắng cho việc tối ưu và nhất thể toàn bộ.
Cấp 1: Chiến lược

Cấp 2: Sách lược

Cấp 3: Tác nghiệp

Cấp 4: Thừa hành
Dòng thông tin

Hình 1.3. Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp
HTTTQL cũng được định nghĩa theo cách khác: Là một hệ thống tích hợp “ngườimáy” tạo ra thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định. HTTTQL
sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các mô hình phân tích, lập kế
hoạch, kiểm tra và ra quyết định.
Đặc trưng của hệ thống thông tin quản lí (MIS)
-

MIS hỗ trợ cho chức năng xử lí dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ.

-

MIS dùng cơ sở dữ liệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng.

- MIS cung cấp cho các nhà quản lí các cấp tác nghiệp, sách lược, chiến lược
khả năng dễ dàng thâm nhập các thông tin theo thời gian nhưng phần lớn là thông tin có
cấu trúc.

18


- MIS đủ mềm dẻo và có thể thích ứng được với những thay đổi về nhu cầu
thông tin trong tổ chức.
-

MIS cung cấp lớp vỏ an toàn cho hệ thống để giới hạn việc thâm nhập của các

nhân viên không có quyền.
1.1.4. Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý
HTTTQL gồm 4 thành phần: Các phân hệ hay hệ thống con (sub-systems), dữ liệu
(data) cần lưu trữ của hệ thống nghiệp vụ, mô hình (models) và các quy tắc quản lý
(management rules).
a. Các phân hệ
+ Định nghĩa phân hệ: Phân hệ hay còn gọi là lĩnh vực quản lý (management
domain) nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu trong nội bộ một đơn vị, như sản
xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán, nghiên cứu…
Người ta phân biệt 4 mức sau:
1. Mức giao dịch: các hoạt động thường nhật của tổ chức, hoặc công ty hoặc xí
nghiệp.
2. Mức tác nghiệp: một số hoạt động thường nhật có thể đưa đến những quyết định
ban đầu.
Ví dụ: cần có biện pháp xử lý thích hợp khi gặp trường hợp nợ đáo hạn của khách
hàng.
3. Mức chiến thuật: Ứng với các hoạt động đôn đốc, kiểm tra. Ví dụ theo dõi quy
cách tiếp thị của nhân viên sau khi giao nhiệm vụ cho họ.
4. Mức chiến lược: Đôn đốc kiểm tra sản xuất kinh doanh để duy trì sự phát triển
lâu dài của xí nghiệp có cấu trúc giống hệ thống, phân hệ gồm một hệ thống tác nghiệp,
một HTTT và một hệ thống quyết định như hình vẽ dưới đây (phần có gạch chéo).

Hình 1.4. Lĩnh vực quản lý của một phân hệ
Việc phân chia một hệ thống thông tin của một đơn vị thành các phân hệ cần tuân
theo tính tổ chức và các quy tắc sau:
- Biểu diễn một hoạt động của đơn vị có mục tiêu xác định.

19


- Không dựa theo sự phân chia theo chức năng hoạt động của đơn vị tại một thời
điểm nào đó, mà phải dựa trên tính hiệu quả và việc lựa chọn chiến thuật hay chiến lược.
- Không căn cứ vào các mối liên hệ phân cấp vì các mối liện hệ này không phải
lúc nào cũng mô tả các tình huống quản lý hay sản xuất.
- Cần phân tích các dòng bên trong và bên ngoài trong quan hệ với môi trường. Để
bảo đảm tính độc lập, phân hệ phải được xác định sao cho sự trao đổi thông tin với các
lĩnh vực khác là tối thiểu.
Ví dụ 1.5: Trong một xí nghiệp, HTTT có thể gồm có các phân hệ: Quản lý vật tư;
Quản lý nguyên nhiên liệu; Quản lý tài sản cố định; Quản lý nhân sự - tiền lương; Quản
lý tài chính kế toán; Quản lý tiêu thụ sản phNm - công nợ khách hàng; Quản lý công văn
thư tín hành chính
+ Sự phân chia thành các dự án và áp dụng
Một phân hệ, nếu như là một tập hợp độc lập với các phân hệ khác, thì vẫn còn là
một khái niệm tương đối rộng. Vì vậy, khi Tin học hóa, cần tiếp tục phân chia các phân
hệ thành phần nhỏ hơn.
Ví dụ 1.6: Hệ thống thông tin của công ty có 3 phân hệ
Hệ thống thông tin của công ty
Phân hệ 2

Phân hệ 1
Hệ con 1

Phân hệ 3
Hệ con 1

Chức năng 11

Chức năng 11

Chức năng 12

Chức năng 12

Chức năng
13
Hệ con 2

Hệ con 2

Hệ con 1

Chức năng
11
Chức năng
12
Hệ con 2

Hệ con 3

Chức năng 21
Chức năng 22

Hệ con 3

Hình 1.5. Hệ thống thông tin của công ty có 3 phân hệ
Như vậy, mỗi phân hệ, hay lĩnh vực quản lý, đã được phân chia thành các hoạt
động riêng rẽ và được xem như là các dự án. Mỗi dự án lại có thể tiếp tục được phân chia
thành các áp dụng để dễ dàng Tin học hóa.

20


Ví dụ 1.7: Dự án Quản lý lương trong phân hệ Quản lý nhân sự tiền lương có thể
được phân chia thành các áp dụng: Lương sản phNm; lương thời gian (hành chính); bảo
hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; phụ cấp nghề nghiệp...
b. Dữ liệu dùng cho hệ thống nghiệp vụ
Dữ liệu (data) là cơ sở của thông tin. Nói đến thông tin là nói đến dữ liệu. Dữ liệu
nhận giá trị trong một miền xác định.
Ví dụ 1.8: Khách hàng (có tên là) Nam, (có địa chỉ là) khu tập thể E7 – Bách khoa
– Hai bà trưng – Hà nội.
Mặt hàng bia chai Tiger.
Ngày đặt hàng là 05/11/2009, v.v...
Các dữ liệu trên đây mặc dù đã được cho giá trị cụ thể nhưng khó biết được mối
liên hệ giữa chúng như thế nào. Tuy nhiên, khi đặt chúng trong một mối liên hệ, người ta
có được thông tin về yêu cầu đặt hàng của khách hàng.
Ví dụ 1.9: Anh Nguyễn Quang A, có địa chỉ là khu tập thể E7 – Bách khoa – Hai
bà trưng – Hà nội đặt mua bia chai Tiger ngày 5/11/2009
Như vậy, khái niệm dữ liệu hẹp hơn khái niệm thông tin. Thông tin luôn mang ý
nghĩa xác định và gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổng hợp.
Các dữ liệu có thể được biễu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (chữ viết, lời nói...),
thể hiện trên giấy (công văn, hóa đơn, thư, fax...) hoặc trên màn hình của máy vi tính, dễ
hoặc khó sử dụng tùy theo tính chất hay hoàn cảnh thu nhận.

Có ba loại dữ liệu tương ứng với ba tình huống hay gặp khi thu nhận dữ liệu là
tình huống chắc chắn, tình huống ngẫu nhiên và tình huống chưa biết trước:
Ví dụ 1.10: Dữ liệu chắc chắn: số ngày công của một công nhân trong tháng, thuế
suất áp dụng cho một mặt hàng...
Dữ liệu có tính ngẫu nhiên hay chưa chắc chắn: doanh số dự báo theo phân tích thị
trường, thuế suất sẽ áp dụng cho một mặt hàng mới nhập...
Dữ liệu chưa biết: rủi ro do các sự cố sản xuất, yếu tố con người
Dữ liệu phục vụ cho hệ thống nghiệp vụ ở đây chính là toàn bộ dữ hệ thống hồ sơ,
sổ sách, hóa đơn, chứng từ và các bảng kê mà hệ thống nghiệp vụ đó sử dụng.
c. Mô hình quản lý
Mô hình quản lý bao gồm tập hợp các thủ tục, quy trình và phương pháp đặc thù
cho mỗi phân hệ. Mô hình quản lý và dữ liệu luân chuyển trong phân hệ phục vụ các quy
tắc quản lý

21


Ví dụ 1.12: Mô hình ghi sổ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Sổ số dư
Bảng kê xuất

Bảng kê nhập

Bảng kuỹ kế nhập

Bảng tổng hợp Nhập xuất – tồn

Bảng luỹ kế xuất

Sổ kế toán tổng hợp

Hình 1.6. Sơ đồ ghi sổ kế toán chi tiết NVL phương pháp sổ số dư
d. Quy tắc quản lý
Quy tắc quản lý, hay công thức tính toán, cho phép biến đổi hoặc xử lý dữ liệu
phục vụ cho mục tiêu đã xác định.
Ví dụ 1.13: Quy tắc quản lý trong hệ thống tính hàng tồn kho, tính tiền thanh toán,
hoặc tính lương trong hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
SL_tồn_cuối_kỳ = SL_tồn_đầu_kỳ + SL_nhập_trong_kỳ − SL_xuất_trong_kỳ
Số_Tiền_Ttoán = Giá_Đơn_vị × Số_lượng
Lương_Tgian = (Lương_CBản × Số_Ngày_công) / 26
1.2. Các phương pháp tiếp cận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Phát triển HTTT dựa trên máy tính bắt đầu từ năm 50 của thế kỷ XX. Cho đến nay
tồn tại nhiều phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống. Người phát triển hệ thống,
trước khi bắt tay vào việc phát triển, phải lựa chọn một phương pháp thích hợp với mình
và hệ thống cần xây dựng.
1.2.1. Ba thành phần của một phương pháp
Một phương pháp là một sự tổng hợp của ba thành phần:
-

Tập hợp các khái niệm và mô hình: Mỗi phương pháp đều phải dựa trên một số

không nhiều các khái niệm cơ bản, và sử dụng một số dạng mô hình nhất định, kèm với
các kỹ thuật để triển khai hay biến đổ đổi các mô hình đó. Chẳng hạn phương pháp SA
(Structured Analysis) dựa trên các khái niệm đối tác, chức năng, luồng dữ liệu, kho dữ
liệu, các mô hình chính mà nó dùng là biểu đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu, nó đưa ra

22

các kỹ thuật biến đổi từ luồng dữ liệu vật lý sang biểu đồ luồng dữ liệu lôgic, từ biểu đồ
luồng dữ liệu hệ thống cũ sang biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống mới.
-

Một tiến độ triển khai: Bao gồm các bước đi lần lượt, các hoạt động cần làm,

các sản phNm qua từng giai đoạn (như tư liệu, mô hình…), các điều hành đối với tiến độ
đó và cách đánh giá chất lượng các kết quả thu được. Chẳng hạn phương pháp hướng đối
tượng OOA/D của Coad và Yourdon1 triển khai giai đoạn phân tích theo năm tầng lần
lượt là: Lớp, đối tượng, cấu trúc, chủ đề, thuộc tính, và dịch vụ: Tiếp đó triển khai giai
đoạn thiết kế theo bốn thành phần lần lượt là: Giao diện người máy, lĩnh vực bài toán,
quản lý các nhiệm vụ, quản lý các dữ liệu.
- Các công cụ trợ giúp: Đó là các phần mềm hỗ trợ cho quá trình mô hình hoá
với các khả năng sau: Sản sinh các mô hình và biểu đồ; biến đổi và điều chỉnh nhanh các
mô hình và biểu đồ; kiểm tra cú pháp, sự chặt chẽ và sự đầy đủ; kiểm thử và đánh giá;
mô phỏng và thực hiện mô hình.
1.2.2. Một số phương pháp phân tích và thiết kế
Người ta thường phân loại các phương pháp phân tích và thiết kế theo hai hướng
chính: Phân tích và thiết kế hướng đối tượng, phân tích và thiết kế có cấu trúc, tuy nhiên
ta có thể phân loại chi tiết và liệt kê các phương pháp như sau:
- Phương pháp hệ thống: Merise (H. Tardieu, A. Rochfield 1976)
- Các phương pháp chức năng hay có cấu trúc: Gồm có SA (De Marco, 1978);
SADT (Douglas T.ross, 1977); SA-RT (Ward – Mellor, 1995; Hatley – Pirbhai, 1987).
- Phương pháp theo sự kiện: State chart (D.harel, 1987); phương pháp tích hợp (O.
foucaut, O. Thiery, 1996).
- Các phương pháp hướng dữ liệu: LCP, LCS (J.D. Warnier, 1969 – 1970); E/A
(H. Tardieu, P. Chen, 1976).
- Các phương phháp hướng đối tượng với các hương khác nhau: OOA/RD;

OOAD; OMT; OOA/OOD; OOSE; Fusion; SOART; UML _ RUP_Relational Rose (G.
Booch, J. Rumbaugh, I. Jacobson, 1997).
Để thực hiện một dự án phát triển phần mềm thì vấn đề quan trọng đầu tiên chắc
sẽ là phải chọn cho một cách thực hiện cho thích hợp. Có hai cách tiếp cận cơ bản để phát
triển phần mềm: Cách tiếp hướng chức năng (Functional-Oriented) và cách tiếp cận
hướng đối tượng (Object-Oriented Approach). Sau đây giới thiệu về hai phương pháp

1

Edward Nash Yourdon sinh ngày 30 tháng 4 năm 1944 là kỹ sư phần mềm người mỹ, người xây dựng máy tính, tác giả và
giảng viên và nhạc trưởng trong các phương pháp công nghệ phần mềm. Ông được biết đến như một người dẫn dắt những người
phát triển của kỹ thuật phân tích hướng cấu trúc những năm 70 của thế kỷ 20 và là người đồng phát triển phương pháp
Yourdon/Whitehead cho phân tích và thiết kế hướng đối tượng vào những năm 80 phương pháp Coad/Yourdon cho phân tích
thiết kế hướng đối tượng những năm 90.

23


hướng chức năng và hướng đối tượng thường được dùng phổ biến trong giảng dạy về
phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
1.2.2.1. Phương pháp hướng chức năng
Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành Công nghệ phần mềm. Theo lối tiếp
cận này, chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn. Chúng ta
hỏi người dùng xem họ sẽ cần những thông tin nào, rồi chúng ta thiết kế ngân hàng dữ
liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp các biểu mẫu để nhập thông tin và in báo cáo
để trình bày các thông tin. Nói một cách khác, chúng ta tập trung vào thông tin và không
mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạt động (ứng xử)
của hệ thống là ra sao. Đây là lối tiệm cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng để tạo
nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm trời.
Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ

liệu và nắm bắt thông tin, nhưng nếu áp dụng cho việc thiết kế ứng dụng lại có thể khiến
phát sinh nhiều khó khăn. Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với các hệ
thống thường xuyên thay đổi. Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dễ dàng xử lý việc
thay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyên tắc
nghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống.
Phần lớn các chương trình được viết bằng ngôn ngữ lập trình như C, hay Pascal từ
trước đến nay đều được thực hiện theo cách tiếp cận hướng chức năng (Functional
Oriented) hay còn được gọi là cách tiếp cận hướng thủ tục (Procedure-Oriented). Cách
tiếp cận này có những đặc trưng sau:
(i) Dựa vào chức năng, nhiệm vụ là chính
Khi khảo sát, phân tích một hệ thống chúng ta thường tập trung vào các nhiệm vụ
mà nó cần thực hiện. Chúng ta tập trung trước hết vào việc nghiên cứu các yêu cầu của
bài toán để xác định các chức năng chính của hệ thống. Ví dụ khi cần xây dựng “hệ
thống quản lý thư viện” thì trước hết chúng ta thường đi nghiên cứu, khảo sát trao đổi và
phỏng vấn xem những người thủ thư, bạn đọc cần phải thực hiện những công việc gì để
phục vụ được bạn đọc và quản lý tốt được các tài liệu. Qua nghiên cứu “hệ thống quản lý
thư viện”, chúng ta xác định được các nhiệm vụ chính của hệ thống như: Quản lý bạn
đọc, cho mượn sách, nhận trả sách, thông báo nhắc trả sách, v.v. Như vậy, khi đã nghiên
cứu để hiểu rõ được bài toán và xác định được các yêu cầu của hệ thống thì các chức
năng, nhiệm vụ của hệ thống gần như là không thay đổi suốt trong quá trình phát triển
tiếp theo ngoại trừ khi cần phải khảo sát lại bài toán. Dựa chính vào chức năng (thuật
toán) thì dữ liệu sẽ là phụ và biến đổi theo các chức năng. Do đó, hệ thống phần mềm
được xem như là tập các chức năng, nhiệm vụ cần tổ chức thực thi.

24


(ii) Phân rã chức năng và làm mịn dần theo cách từ trên xuống (Top/Down)
Khả năng của con người là có giới hạn khi khảo sát, nghiên cứu để hiểu và thực thi
những gì mà hệ thống thực tế đòi hỏi. Để thống trị (quản lý được) độ phức tạp của những

vấn đề phức tạp trong thực tế thường chúng ta phải sử dụng nguyên lý chia để trị, nghĩa
là phân tách nhỏ các chức năng chính thành các chức năng đơn giản hơn theo cách từ
trên xuống. Qui trình này được lặp lại cho đến khi thu được những đơn thể chức năng
tương đối đơn giản, hiểu được và thực hiện cài đặt chúng mà không làm tăng thêm độ
phức tạp để liên kết chúng trong hệ thống. Độ phức tạp liên kết các thành phần chức năng
của hệ thống thường là tỉ lệ nghịch với độ phức tạp của các đơn thể. Vì thế một vần đề
đặt ra là có cách nào để biết khi nào quá trình phân tách các đơn thể chức năng hay còn
gọi là quá trình làm mịn dần này kết thúc. Thông thường thì quá trình thực hiện phân rã
các chức năng của hệ thống phụ thuộc nhiều vào độ phức hợp của bài toán ứng dụng và
vào trình độ của những người tham gia phát triển phần mềm. Một hệ thống được phân
tích dựa trên các chức năng hoặc quá trình sẽ được chia thành các hệ thống con và tạo ra
cấu trúc phân cấp các chức năng.
Chúng ta có thể khẳng định là các chức năng của hầu hết các hệ thống thông tin
quản lý đều có thể tổ chức thành sơ đồ chức năng theo cấu trúc phân cấp có thứ bậc.
(iii) Các đơn thể chức năng trao đổi với nhau bằng cách truyền tham số hay sử
dụng dữ liệu chung
Một hệ thống phần mềm bao giờ cũng phải được xem như là một thể thống nhất,
do đó các đơn thể chức năng phải có quan hệ trao đổi thống tin, dữ liệu với nhau. Trong
một chương trình gồm nhiều chương trình con (thực hiện nhiều chức năng khác nhau)
muốn trao đổi dữ liệu được với nhau thì nhất thiết phải sử dụng dữ liệu liệu chung hoặc
liên kết với nhau bằng cách truyền tham biến. Mỗi đơn thể chức năng không những chỉ
thao tác, xử lý trên những dữ liệu cục bộ (Local Data) mà còn phải sử dụng các biến
chung, thường đó là các biến toàn cục (Global Data).
Với việc sử dụng những biến toàn cục thì những bất lợi trong quá trình thiết kế và
lập trình là khó tránh khỏi. Đối với những dự án lớn, phức tạp cần nhiều nhóm tham gia,
mỗi nhóm chỉ đảm nhận một số chức năng nhất định và như thế khi một nhóm có yêu cầu
thay đổi về dữ liệu chung đó sẽ kéo theo tất cả các nhóm khác có liên quan cũng phải
thay đổi theo. Kết quả là khi có yêu cầu thay đổi của một đơn thể chức năng sẽ ảnh
hưởng tới các chức năng khác và do đó sẽ ảnh hưởng tới hiệu xuất lao động của công
việc. Mà nhu cầu thay đổi các chức năng khi phân tích là tất yếu và thường rất hay thay

đổi.

25