BÁO cáo đồ án NHÓM 1 QUY TRÌNH lập và LUÂN CHUYỂN CHỨNG từ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
-------- ⁎⁎⁎ -------

BÁO CÁO ĐỒ ÁN NHÓM 1
QUY TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU
MƠN HỌC: KẾ TỐN TIN HỌC
GIẢNG VIÊN: VŨ VĂN ĐIỆP
THÔNG TIN THÀNH VIÊN
Nguyễn Thanh Hương

K184060719

Đặng Dương Gia Bảo

K184060707

Mai Thị Huyền

K184060717

Nguyễn Thị Hà Vy

K184060772

Phạm Trường Vi

K184060771

Phạm Thanh Hải Vy

K184060773

1

download by :


MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ẢNH...............................................................................................4
I. CHU TRÌNH DOANH THU...................................................................................... 5
1. Định nghĩa............................................................................................................. 5
2. Sổ kế toán ứng dụng.............................................................................................. 5
3. Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ.................................................................... 5
4. Xử lý nghiệp vụ..................................................................................................... 5
5. Kiểm soát đầu vào................................................................................................. 6
II. CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN..................................................................................6
1. Bộ phận bán hàng:................................................................................................. 7
2. Bộ phận gửi hàng:..................................................................................................7
3. Bộ phận tín dụng:.................................................................................................. 7
4. Bộ phận tài vụ:.......................................................................................................7
5. Bộ phận kho hàng:.................................................................................................7
6. Bộ phận nhận hàng:............................................................................................... 7
7. Bộ phận lập hoá đơn:.............................................................................................7
8. Bộ phận thủ quỹ:....................................................................................................8
9. Bộ phận kế toán phải thu:......................................................................................8
10. Bộ phận giữ sổ cái:.............................................................................................. 8
11. Bộ phận thư tín:................................................................................................... 8
III. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG...........................................................................................8
1. Đơn đặt hàng..........................................................................................................8

2. Lệnh bán hàng........................................................................................................9
3. Phiếu xuất kho....................................................................................................... 9
4. Phiếu giao hàng................................................................................................... 10
5. Hóa đơn vận chuyển............................................................................................ 11
6. Hóa đơn bán hàng................................................................................................12
7. Giấy báo trả tiền.................................................................................................. 13
8. Biên lai, biên nhận...............................................................................................13
9. Thẻ, vé................................................................................................................. 15
10. Phiếu thu, giấy báo có....................................................................................... 15
11. Chứng từ ghi có................................................................................................. 16
2

download by :


IV. CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ............................................................................. 17
1. Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng................................................17
2. Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng:...................................................................18
3. Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu:.................................................... 20
V. BÁO CÁO LIÊN QUAN......................................................................................... 22
VI. VÍ DỤ THỰC TẾ....................................................................................................23
Cơng ty Dược Danapha................................................................................................ 23

3

download by :


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1 Đơn đặt hàng..................................................................................................9

Hình 2 Phiếu xuất kho............................................................................................. 10
Hình 3 Phiếu giao hàng........................................................................................... 11
Hình 4 Hóa đơn vận chuyển....................................................................................12
Hình 5 Hóa đơn bán hàng........................................................................................13
Hình 6 Biên lai thu tiền........................................................................................... 14
Hình 7 Giấy biên nhận tiền......................................................................................14
Hình 8 Thẻ, vé......................................................................................................... 15
Hình 9 Phiếu thu...................................................................................................... 15
Hình 10 Giấy báo có................................................................................................16
Hình 11 Chứng từ ghi có......................................................................................... 17
Hình 12 Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng......................................18
Hình 13 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng..........................................................19
Hình 14 Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu........................................... 20
Hình 15 Chứng từ hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu.................................. 21
Hình 16 Ví dụ thực tế.............................................................................................. 24

4

download by :


I.

CHU TRÌNH DOANH THU

1. Định nghĩa
Chu trình doan thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh
liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh tốn.
Có 4 hoạt động chính trong chu trình doanh thu:
-

Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;

-

Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng;

-

Yêu cầu khách hàng thanh toán;

-

Nhận tiền thanh toán.

2. Sổ kế toán ứng dụng
* Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
* Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112
Trong HT xử lý bằng máy tính, khơng có hình thức sổ mà các dữ liệu được
lưu trữ trong các tập tin/bảng dữ liệu dưới dạng số (digital). Dạng thức rất
khác biệt theo cấu trúc tập tin và phương thức xử lý dữ liệu.
3. Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ
Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để cung cấp cho người sử
dụng những thơng tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ
thống thông tin kế tốn cung cấp thơng tin nhằm kiểm sốt hệ thống xử lý; kiểm
soát các dữ liệu được xử lý và những thơng tin liên quan phục vụ việc phân tích,
lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
Hệ thống bảng kê báo cáo nghiệp vụ bao gồm:
-

Bảng kê nghiệp vụ

-

Báo cáo kiểm soát

-

Báo cáo đặc biệt

4. Xử lý nghiệp vụ
Trong các hệ thống xử lý thủ công, các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh
thu và qui trình xử lý được trình bày sau đây, bao gồm:
Bán chịu
Thu công nợ khách hàng
Bán hàng thu tiền ngay
Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán
5

download by :


Xố nợ khó địi
Kiểm sốt ứng dụng trong chu trình doanh thu
Kiểm sốt hệ thống xử lý thơng tin là một trong những nội dung rất quan trọng
khi thiết kế hệ thống. Thông thường các rủi ro liên quan tới hệ thống xử lý bao
gồm:
-

Rủi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu. Đây là rủi ro do hệ thống ghi nhận

dữ liệu khơng đầy đủ, khơng chính xác hoặc thậm chí là những dữ liệu
khơng hợp lệ về các sự kiện kinh doanh.

-

Rủi ro liên quan tới quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin
không được chuyển đến đúng tập tin lưu trữ hoặc trong q trình xử lý các
mẩu tin của tập tin có thể tự sao chép hay loại bỏ mà hệ thống khơng kiểm
sốt được.

-

Rủi ro liên quan tới báo cáo. Đây là rủi ro liên quan tới việc các thông tin
không được tổng hợp hay phân loại đúng, hoặc các báo cáo không được
cung cấp đúng thời hạn hay đúng người nhận.

5. Kiểm sốt đầu vào
Mục đích của kiểm sốt đầu vào là ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong
quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào các cơ sở dữ
liệu.
Kiểm sốt xử lý trong chu trình doanh thu
Kiểm sốt xử lý có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót của chương trình
xử lý. Cũng giống kiểm sốt đầu vào, chương trình kiểm sốt xử lý được cài đặt
ngay trong q trình xử lý nghiệp vụ.
Kiểm sốt kết quả xử lý trong chu trình doanh thu
Kiểm sốt kết quả có mục đích ngăn ngừa và phát hiện sai sót trong kết quả xử
lý. Việc kiểm soát này được tiến hành bằng nhóm kiểm sốt dữ liệu hoặc bằng
các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm. Phương pháp kiểm sốt
có thể là đọc các sổ sách, báo cáo, rà sốt các nghiệp vụ đã xử lý và có mặt
trong kết quả đầu ra. Vài hệ thống có các chương trình kiểm sốt được cài đặt

trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
II.

CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN
6

download by :


1. Bộ phận bán hàng:
-

Giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng,
thanh toán, giảm giá hàng bán…

-

Nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”

2. Bộ phận gửi hàng:
-

Chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho
khách hàng.

-

Được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm
sốt nội bộ với hàng tồn kho.

3. Bộ phận tín dụng:
-

Trong hoạt động bán chịu, kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu,
điều kiện thanh toán cho khách hàng.

-

Trong xử lý xóa nợ phải thu, xem xét bảng “Phân tích khoản phải thu
theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng, xác
định dự phòng phải thu khó địi cho doanh nghiệp.

4. Bộ phận tài vụ:
-

Là người chấp nhận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ hàng
bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa
đơn lập các Credit Memo.

5. Bộ phận kho hàng:
-

Quản lý hàng trong kho.

-

Hạch tốn hàng hóa nhập xuất tồn theo số lượng vào thẻ kho trên cơ sở
các chứng từ nhập xuất kho.

-

Gửi báo cáo kho kèm theo các chứng từ nhập xuất về cho bộ phận kế
toán.

6. Bộ phận nhận hàng:
-

Nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên
phiếu nhập kho.

7. Bộ phận lập hố đơn:
-

Lập hóa đơn căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan
đến việc bán hàng.

-

Lưu hóa đơn theo tên, mã khách hàng.
7

download by :


8. Bộ phận thủ quỹ:
-

Nhận tiền thanh toán của khách hàng.

-

Thực hiện các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng.

9. Bộ phận kế toán phải thu:
-

Giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng.

-

Lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu
theo thời hạn nợ”.

10. Bộ phận giữ sổ cái:
-

Giữ và ghi chép sổ cái.

-

Lập báo cáo tổng hợp.

11. Bộ phận thư tín:
-

Nhận và mở Check thanh toán.

-

Lập bản kê “Tiền thanh toán” (Remittance List).

Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản
là Check thanh toán.
III.

CHỨNG TỪ SỬ DỤNG

1. Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng (Purchase order) là một tài liệu thương mại do người mua lập và gửi
cho người bán, cho biết loại, số lượng và giá thỏa thuận cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thơng thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:


Tên của bên bán, bên mua



Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền



Thời gian và điều kiện giao hàng



Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán



Chữ ký của bên bán và bên mua

8

download by :


Hình 1 Đơn đặt hàng

2. Lệnh bán hàng
Lệnh bán hàng là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận
liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng.
Nó bao gồm các mơ tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán; các thông tin
khác về người mua (tên, địa chỉ giao hàng…).
Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt.
Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho:


Kho làm căn cứ để xuất kho (Packing slip).



Cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận (Order
Acknowledgment). - Cho bộ phận kế tốn, bộ phận lập hóa đơn để thông báo
về lệnh bán hàng.

3. Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho là mẫu phiếu do bộ phận kho lập, ghi nhận số lượng công cụ, dụng
cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được xuất ra từ kho của doanh
nghiệp.

9

download by :


Trong chu trình bán hàng, phiếu xuất kho được bộ phận kho lập dựa trên lệnh bán
hàng đã được phê duyệt trước đó.
Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ về số lượng vật tư, công cụ,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho tới các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp,
làm căn cứ đó để hạch tốn những chi phí sản xuất, về tính giá thành sản phẩm, về
dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức độ tiêu hao vật tư.
Phiếu xuất kho không chỉ làm nhiệm vụ giám sát các vật tư vào kho mà cịn có thể
kết hợp với phiếu điều chuyển nội bộ. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là
mẫu phiếu được lập ra với nhiệm vụ xuất kho kiêm vận chuyển trong nội bộ của doanh
nghiệp.

Hình 2 Phiếu xuất kho

4. Phiếu giao hàng
Phiếu giao hàng là một cơng cụ xác minh việc hồn thành nghĩa vụ giao hàng của
người bán đến cho người mua. Khi hàng hóa đã được giao thì người nhận hàng sẽ nhận
được một tờ giấy với nội dung chủ yếu thể hiện tên và số lượng sản phẩm được nhận.

10

download by :


Phiếu giao hàng do bộ phận giao nhận hàng hóa lập, là cơ sở xác nhận khách hàng
đã nhận hàng và chấp nhận thanh tốn.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển để thay thế
cho phiếu giao hàng.
Thông thường, phiếu giao hàng bao gồm 2 liên: 1 liên cho người nhận hàng và 1
liên cho bên giao hàng giữ.

Hình 3 Phiếu giao hàng

5. Hóa đơn vận chuyển
Hóa đơn vận chuyển (Vận đơn) là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng
và người vận tải, được sử dụng khi doanh nghiệp thuê dịch vụ vận chuyển.
Vận đơn bao gồm các thông tin liên quan tới khách hàng gửi như: chủng loại, số
lượng hàng, trọng lượng hàng.

11

download by :


Hình 4 Hóa đơn vận chuyển

6. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn báng hàng là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ. Nó thể
hiện việc hàng hóa, dịch vụ được bán ra hoặc cung cấp và doanh thu nhận được.
Hóa đơn bán hàng được lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên
quan đến việc bán hàng.
Hóa đơn bán hàng được lập thành nhiều liên và được đánh số trước nhằm mục đích
kiểm soát.

12

download by :


Hình 5 Hóa đơn bán hàng

7. Giấy báo trả tiền
Là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc gửi kèm báo cáo
khách hàng hàng tháng.
Khi thanh toán, khách hàng sẽ gửi lại “giấy báo trả tiền” kèm theo tiền thanh tốn
nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh tốn, số tiền và nội dung
thanh tốn.
Thơng thường check thanh tốn và giấy báo trả tiền được nhận và phân loại ban
đầu bởi bộ phận thư tín.
8. Biên lai, biên nhận
Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc
thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để
người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ.
13

download by :


Hình 6 Biên lai thu tiền

Giấy biên nhận tiền là mẫu giấy nhận tiền được sử dụng trong giao dịch mua bán,
phân chia tài sản cá nhân làm căn cứ pháp lý hợp pháp cho bên nhận tiền và bên giao
tiền.

Hình 7 Giấy biên nhận tiền

Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay, hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp
thường dùng biên lai, biên nhận, phiếu tính tiền…thay cho các hóa đơn bán hàng.
14

download by :


9. Thẻ, vé
Là một hình thức đặc biệt khác của chứng từ ghi nhận doanh thu.

Hình 8 Thẻ, vé

10. Phiếu thu, giấy báo có
Phiếu thu là chứng từ dùng trong quá trình thu tiền mặt khi phát sinh một nghiệp vụ kế
toán liên quan trực tiếp đến tiền mặt, ngoại tệ. Phiếu thu cũng được coi là một mẫu
biên nhận được sử dụng để thủ quỹ làm căn cứ để thu tiền, kế tốn ghi sổ các khoản
thu có liên quan, ghi sổ quỹ.

Hình 9 Phiếu thu

Giấy báo có là chứng từ xác nhận có tiền từ người khác hay nơi khác chuyển về tài
khoản của bạn.
15

download by :


Hình 10 Giấy báo có

Phiếu thu hay giấy báo có dùng để ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh

nghiệp các khoản nợ.
11. Chứng từ ghi có
Chứng từ ghi có ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu hoặc do ghi sổ
sai.
Một liên được gửi cho người mua trong trường hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng
bán.

16

download by :


Hình 11 Chứng từ ghi có

IV.

CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ

Quy trình xử lý cho một chu trình doanh thu bao gồm 4 hoạt động chính
1. Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

17

download by :


Hình 12 Nhận và xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng

Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng. Hoạt
động này sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp

ứng các yêu cầu của khách hàng và thông tin cho khách hàng kết quả xử lý yêu cầu đặt
hàng của khách hàng.
Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu về
hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến. Các yêu cầu này phải đảm bảo tính chính
xác và xác thực về nội dung theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Nếu chấp nhận xử lý các yêu cầu đặt hàng của khách hàng, hoạt động đặt hàng với các
nội dung xử lý trên sẽ tạo ra dịng thơng tin mang nội dung về một nghiệp vụ bán hàng
hợp lệ được phép thực hiện.
Bước này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chào hàng và xử lý đơn đặt
hàng.
- Quyết định chính và thơng tin cần sử dụng:
 Quyết định liên quan đến chính sách tín dụng, bao gồm việc phê chuẩn tín
dụng.
 Thơng tin về lượng hàng trong kho và tình trạng tín dụng của khách hàng từ
các bộ phận kiểm sốt hàng tồn kho và phịng kế toán.
- Xử lý đơn đặt hàng gồm các hoạt động chính:
 Trả lời yêu cầu mua hàng từ khách hàng.
 Kiểm tra và phê chuẩn tín dụng.
 Đối chiếu lượng hàng tồn kho.
- Chứng từ, sổ và thủ tục:
 Đại diện bán hàng ghi nhận đơn đặt hàng.
 Đơn đặt hàng được chuyển đến phịng kinh doanh.
 Kiểm sốt tổng được tính bằng tay.
 Số TK khách hàng, mã nhân viên bán hàng, mã sản phẩm, số lượng, ngày giao
hàng được nhập cho mỗi nghiệp vụ bán hàng.
2. Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng:
18

download by :

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ
cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của q
trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Dịng thơng tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dịng thơng tin mang
nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyển
đến, đảm bảo cho sự vận động hàng hóa, q trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng
đã được xét duyệt.

Hình 13 Xuất kho, gửi hàng cho khách hàng

Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ thực hiện các công
việc sau đây:
 Xuất kho: Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh bán hàng, đồng
thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho bằng phiếu
xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực hiện công
việc tiếp theo.
 Giao hàng: Tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụ cung cấp
cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của q trình
giao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng. Khách hàng sẽ nhận được hàng
hóa kèm phiếu giao hàng. Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ được gửi cho
bộ phận lập hóa đơn.
- Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
19

download by :


 Phiếu xuất kho đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa xuất kho.
 Phiếu giao hàng đã xác nhận thực tế nội dung hàng hóa thực tế cho khách hàng

hoặc cho đơn vị vận chuyển để giao cho khách hàng.
 Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành (xác định mức độ và khối lượng cơng
việc đã hồn thành cho khách hàng).
- Dữ liệu tham chiếu:
 Lệnh bán hàng.
 Hàng hóa.
 Tình trạng tồn kho.
3. Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu:
Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện ghi nhận lại nghiệp vụ
bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thực hiện, đồng thời theo dõi các nội dung sau khi thực
hiện bán hàng (hàng bán bị trả lại, giảm giá) làm cơ sở theo dõi công nợ phải thu của
khách. Hoạt động này giúp doanh nghiệp xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá
trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Hình 14 Lập hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu

 Đối chiếu xác nhận: Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế giữa
doanh nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra các tài
liệu, chứng từ do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ
20

download by :


phận xử lý đơn hàng, phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cung
cấp hàng hóa, dịch vụ gửi đến.
 Lập hóa đơn: Thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ bán hàng đã
thực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán hàng được
lập làm nhiều liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên gửi cho
kế toán tổng hợp.

 Theo dõi công nợ phải thu: Tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán hàng như
hàng bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi công nợ phải thu/nghĩa vụ
thanh toán của khách hàng.
- Chứng từ Các tài liệu liên quan đến hoạt động Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi
cơng nợ phải thu bao gồm:
 Hóa đơn bán hàng, dịch vụ.
 Bảng kê bán hàng, dịch vụ.
 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
 Các chứng từ phải thu khác.

Hình 15 Chứng từ hóa đơn hàng bán - theo dõi nợ phải thu

- Theo dõi thanh toán/Thu tiền thực hiện công việc thu tiền bán hàng và phản ánh đúng
thực tế tình hình thanh tốn của khách hàng. Cơ sở để thực hiện hoạt động thu tiền
gồm có:
21

download by :


 Tình trạng cơng nợ của khách hàng – do bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo
dõi cơng nợ chuyển đến.
 Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh tốn của khách hàng.
- Thu tiền thực hiện các cơng việc sau đây:
 Lựa chọn thanh toán.
 Lập chứng từ thu.
 Xác nhận thu tiền.
Căn cứ vào xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng và thực trạng cơng
nợ của khách, bộ phận theo dõi thanh tốn sẽ thực hiện các công việc sau đây:
 Lựa chọn thanh tốn: Lựa chọn thanh tốn được thực hiện thơng qua việc đối

chiếu kiểm tra tình trạng cơng nợ của khách hàng và xác nhận nội dung thanh
toán của khách hàng, làm cơ sở cho công việc lập phiếu thu.
 Lập phiếu thu: Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh toán của khách
hàng. Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng,
1 liên được chuyển cho kế toán ghi sổ.
 Xác nhận thu tiền: Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của từng khách hàng,
chi tiết theo từng phiếu thu. Sau khi thu tiền từ khách hàng, một xác nhận thu
tiền được chuyển cho khách hàng.
- Tài liệu, chứng từ nghiệp vụ Các tài liệu liên quan đến hoạt động theo dõi thanh
toán/Thu tiền bao gồm:
 Bảng đối chiếu cơng nợ, thơng báo trả nợ: Xác nhận tình trạng nợ của khách
hàng.
 Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng): Xác nhận đã
thu tiền.
- Dữ liệu tham chiếu: Tình trạng cơng nợ của khách hàng.
V.

BÁO CÁO LIÊN QUAN

-

Bảng kê nghiệp vụ.

-

Báo cáo kiểm soát.

-

Báo cáo đặc biệt.

 Báo cáo khách hàng: Báo cáo khách hàng là báo cáo các thông tin, hoạt động của
khách hàng của doanh nghiệp, bao gồm các thông tin của khách hàng, lịch sử truy
cập của khách hàng, những sản phẩm u thích của họ… Những thơng tin này sẽ
22

download by :


giúp doanh nghiệp tiếp cận, chăm sóc khách hàng và đưa ra những chiến lược kinh
doanh hiệu quả
 Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Báo cáo các khoản phải thu
theo tuổi nợ liệt kê tất cả các khách hàng có hố đơn chưa thanh tốn (hoặc thanh
toán một phần) và sắp xếp các số dư các hóa đơn của họ theo ngày q hạn thanh
tốn.
 Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh tốn: Bảng kê chứng từ thanh tốn
chính là loại văn bản kê khai tất cả chứng từ thuộc về nghiệp vụ kế toán đã được
phê duyệt liệu đã ăn khớp với nội dung chi tiêu trong doanh nghiệp, đơn vị hay
chưa. Bảng kê này đóng một vai trị hết sức quan trọng khi nó chính là minh chứng
cho sự minh bạch về hoạt động kế toán, các vấn đề tài chính nói chung trong cơng
ty.
 Báo cáo phân tích bán hàng. Báo cáo phân tích bán hàng giúp cơng ty tìm hiểu về
doanh số bán hàng và Khách mua hàng một cách chi tiết nhất. Đồng thời Nhà bán
hàng có thể kiểm soát tối ưu hoạt động doanh số, Khách mua hàng. Nhằm cải thiện
và phát triển kinh doanh
VI.

VÍ DỤ THỰC TẾ

Cơng ty Dược Danapha

Căn cứ chứng từ kế tốn trong chu trình thu tiền ở Cơng ty được ln chuyển như sau:
(1) Thủ kho giao hóa đơn GTGT (liên 3) cho kế tốn cơng nợ, khi nhận hóa đơn kế
tốn cơng nợ phải ký nhận vào “Sổ giao nhận Hóa đơn GTGT” và được lưu ở kho
(2) Kế tốn bán hàng căn cứ vào Hóa đơn GTGT của hàng bán do nhân viên bán hàng
lập, đối chiếu số liệu trên hóa đơn với số liệu trên chương trình kế toán
(3) Nếu phát sinh chênh lệch kế toán bán hàng phản hồi thông tin cho nhân viên bán
hàng biết để giải quyết sai sót phát sinh
(4) Theo dõi cơng nợ khách hàng
(5) Kế toán thanh toán căn cứ chuyển giấy báo Có, Phiếu thu cho Kế tốn cơng nợ đối
chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi cơng nợ tiến hành cập nhật số liệu
(6) Kế toán thanh toán ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan.

23

download by :


Hình 16 Ví dụ thực tế

Cơng ty đã xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ thu tiền, nhưng
không đưa các quy định này thành các văn bản để thực hiện thống nhất mà tùy thuộc
vào kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ của người đứng đầu các bộ phận có liên quan. Dẫn
đến, một số trường hợp khơng thực hiện đúng như quy trình và có sai sót mà người
thực hiện nghiệp vụ khơng biết. Vì vậy, việc tạo ra quy trình ln chuyển chứng từ kế
tốn cần phải được hoàn thiện.

24

download by :

25

download by :