QUY TRÌNH lập và LUÂN CHUYỂN CHỨNG từ TRONG CHU CHUYỂN DOANH THU

LOGO
www.ketoan6nhom9.com
CHU TRÌNH DOANH THU 1
BỘ PHẬN LIÊN QUAN 2
CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 3
4
CÁC HOẠT ĐỘNG KINH TẾ 5
VÍ DỤ THỰC TẾ 6
SỔ, BÁO CÁO
I. CHU TRÌNH DOANH THU
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận
những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và
thanh toán.

MÔ HÌNH REA
AGENT EVENT RESOURCE
Xuất kho
Đặt hàng
Giao hàng
Bán hàng
Thu tiền
Tài khoản
Hàng hoá
Nhân viên
Khách hàng
 Trong chu trình doanh thu, các thông tin cần cung cấp:



I. CHU TRÌNH DOANH THU
Xuất kho, giao hàng, thu tiền

khách hàng…
Khả năng phục vụ khách hàng của
NVBH, mức độ hài lòng của
khách hàng….
II. CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN

Bộ phận bán hàng
Bộ phận gửi hàng
Bộ phận tín dụng
Bộ phận tài vụ
Bộ phận kho hàng
Bộ phận nhận hàng
Bộ phận lập hoá đơn
Bộ phận thủ quỹ
Bộ phận kế toán phải thu
Bộ phận giữ sổ cái
Bộ phận thư tín
2.1. BỘ PHẬN BÁN HÀNG
 Giao dịch, đàm phán trực
tiếp với khách hàng về
các điều kiện bán hàng,
thanh toán, giảm giá hàng
bán…

 Nhận các đơn đặt hàng
của khách hàng, lập
“Lệnh bán hàng”.

2.2. BỘ PHẬN TÍN DỤNG
 Trong hoạt động bán chịu, kiểm tra và chấp thuận các điều

kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.

 Trong xử lý xóa nợ phải thu, xem xét bảng “Phân tích khoản
phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho
từng khách hàng, xác định dự phòng phải thu khó đòi cho
doanh nghiệp.

2.3. BỘ PHẬN TÀI VỤ
 Là người chấp nhận
cuối cùng các chứng từ
ghi nhận các nghiệp vụ
hàng bị trả lại hoặc
giảm giá hàng bán
trước khi ủy quyền cho
bộ phận lập hóa đơn lập
các Credit Memo.

2.4. BỘ PHẬN KHO HÀNG
 Quản lý hàng trong kho.

 Hạch toán hàng hóa nhập
xuất tồn theo số lượng
vào thẻ kho trên cơ sở
các chứng từ nhập xuất
kho.

 Gửi báo cáo kho kèm
theo các chứng từ nhập
xuất về cho bộ phận kế
toán.

2.5. BỘ PHẬN GỬI HÀNG
 Chuyển hàng trực tiếp hoặc
thuê các đơn vị vận tải vận
chuyển hàng cho khách
hàng.

 Được phân chia độc lập với
bộ phận kho hàng để tăng
cường tính kiểm soát nội bộ
với hàng tồn kho.

2.6. BỘ PHẬN NHẬN HÀNG
 Nhận và kiểm tra hàng bị
trả lại, ghi nhận chủng loại,
số lượng nhận trên phiếu
nhập kho.

2.7. BỘ PHẬN LẬP HOÁ ĐƠN
 Lập hóa đơn căn cứ trên việc
kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan đến việc
bán hàng.


 Lưu hóa đơn theo tên, mã
khách hàng.

2.8. BỘ PHẬN KẾ TOÁN PHẢI THU
 Giữ và ghi chép sổ

chi tiết phải thu khách
hàng.

 Lập các “Báo cáo
khách hàng” và báo
cáo “Phân tích khoản
phải thu theo thời hạn
nợ”.

2.9. BỘ PHẬN GIỮ SỔ CÁI
 Giữ và ghi chép sổ cái.
 Lập báo cáo tổng hợp.

2.10. BỘ PHẬN THƢ TÍN
 Nhận và mở Check thanh toán.
 Lập bản kê “Tiền thanh toán” (Remittance List).
 Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng
tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán.

2.11. BỘ PHẬN THỦ QUỸ
 Nhận tiền thanh toán của
khách hàng.

 Thực hiện các thủ tục gửi
tiền vào ngân hàng.

III. CHỨNG TỪ SỬ DỤNG

Đơn đặt hàng
Hoá đơn bán hàng

Lệnh bán hàng
Phiếu giao hàng
Hoá đơn vận chuyển
Giấy báo trả tiền
Biên lai, biên nhận
Phiếu xuất kho
Thẻ, vé
Phiếu thu
Chứng từ ghi có
3.1. ĐƠN ĐẶT HÀNG
 Do người mua lập và
gửi cho doanh nghiệp.

3.2. LỆNH BÁN HÀNG
 Là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ
phận liên quan thực hiện việc xuất kho, giao hàng cho khách
hàng.
 Nó bao gồm các mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá
bán; các thông tin khác về người mua (tên, địa chỉ giao
hàng…).
 Nếu bán chịu, lệnh bán hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín
dụng để xét duyệt. Sau khi được chấp thuận, thông tin về lệnh
bán hàng được gửi cho:
- Kho làm căn cứ để xuất kho (Packing slip).
- Cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp nhận
(Order Acknowledgment).
- Cho bộ phận kế toán, bộ phận lập hóa đơn để thông báo
về lệnh bán hàng.

3.3. PHIẾU XUẤT KHO
 Do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã được phê duyệt.
3.4. PHIẾU GIAO HÀNG
 Do bộ phận giao
nhận hàng hóa lập.
 Là cơ sở xác nhận
khách hàng đã nhận
hàng, chấp nhận
thanh toán.
 Cũng có thể dùng
phiếu xuất kho kiêm
vận chuyển thay cho
phiếu giao hàng.
 Các phiếu này phải
ghi số của lệnh bán.

3.5. HOÁ ĐƠN VẬN CHUYỂN
 Sử dụng khi doanh nghiệp thuê dịch vụ vận chuyển.
 Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và
người vận tải.
 Bao gồm các thông tin liên quan tới khách hàng gửi như:
chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng.

3.6. HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG
 Được lập căn cứ trên việc
kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan đến việc
bán hàng.

 Được lập làm nhiều liên.

 Hoá đơn phải được đánh số
trước nhằm mục đích kiểm
soát.

3.7. GIẤY BÁO TRẢ TIỀN
 Là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng hoặc
gửi kèm báo cáo khách hàng hàng tháng.

 Khi thanh toán, khách hàng sẽ gửi lại “giấy báo trả tiền” kèm
theo tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính
xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán.

 Thông thường Check thanh toán và giấy báo trả tiền được
nhận và phân loại ban đầu bởi bộ phận thư tín.