ĐỀ CƯƠNG đại lý tàu

ĐỀ CƯƠNG ĐẠI LÝ TÀU
Câu 1: Các công việc và giấy tờ đại lý phục vụ tàu trước, trong khi và sau khi tàu
làm xong hàng tại cảng xếp hàng, dỡ hàng.
TRƯỚC KHI TÀU VÀO CẢNG XẾP HÀNG:
Đại lý tàu biển lập dự chi cảng phí và khi khách hàng chấp nhận dự chi thì ký kết hợp
đồng và nhận điện chỉ định.
Order dịch vụ hoa tiêu, lai dắt cầu bến
Khi tàu đến cảng cần phải chuyền tải hàng hóa cho tàu vào cảng , cần order thêm dịch vụ
chuyền tải hàng hóa ra sà lan
Đại lý tàu biển phải thu xếp cầu bến, ký hợp đồng và có sơ đồ xếp hàng do thuyền phó
lập và gửi trước cho cảng bố trí kế hoạch
Thu thập cargo list/ Manifest, ship’s particular.
Làm thủ tục cho tàu vào cảng
Điều 89. Thủ tục tàu biển nhập cảnh
3. Chậm nhất 02 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại cầu cảng hoặc 04 giờ kể từ khi tàu
đã vào neo đậu tại các trí khác trong vùng nước cảng theo Kế hoạch điều động, người
làm thủ tục nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu dưới đây:
a) Các giấy tờ phải nộp (bản chính), mỗi loại 01 bản, bao gồm
- Nộp cho Cảng vụ hàng hải: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên, Danh sách hành
khách (nếu có), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có), Giấy phép rời cảng;
- Nộp cho Biên phòng cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền, Danh sách hành
khách (nếu có), Bản khai vũ khí và vật liệu nổ (nếu có), Bản khai người trốn trên tàu
(nếu có);
- Nộp cho Hải quan cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên, Danh sách
hành khách (nếu có), Bản khai hàng hóa (nếu có), Bản khai thơng tin về vận đơn thứ cấp
(nếu có), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có), Bản khai dự trữ của tàu, Bản khai hành
lý phải nộp thuế, bị cấm hoặc hạn chế của hành khách, thuyền viên, người đi theo tàu
(nếu có);
- Nộp cho Kiểm dịch y tế: Giấy khai báo y tế hàng hải, Giấy khai báo y tế
- Nộp cho Kiểm dịch thực vật: Bản khai kiểm dịch thực vật (nếu có)
- Nộp cho Kiểm dịch động vật: Bản khai kiểm dịch động vật (nếu có

b) Các giấy tờ phải xuất trình (bản chính), bao gồm:
- Trình Cảng vụ hàng hải: Giấy chứng nhận đăng ký tàu biển, các giấy chứng nhận về
an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định, Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên, Sổ
thuyền viên, Giấy chứng nhận bảo hiểm hoặc bảo đảm tài chính về trách nhiệm dân sự
đối với tổn thất ơ nhiễm dầu nhiên liệu, Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự
của chủ tàu về ô nhiễm môi trường đối với tàu vận chuyển dầu mỏ, chế phẩm từ dầu mỏ
hoặc các hàng hóa nguy hiểm khác, Giấy chứng nhận an ninh tàu biển theo quy định,
Văn bản chấp thuận cho tàu nước ngoài hoạt động đặc thù (nếu có);


-Trình Biên phịng cửa khẩu: Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của thuyền
viên, hành khách;
- Trình Kiểm dịch y tế: Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên, Giấy chứng nhận
kiểm dịch y tế, Giấy chứng nhận miễn xử lý vệ sinh tàu thuyền/Chứng nhận xử lý vệ
sinh tàu thuyền (nếu có);
- Trình Kiểm dịch thực vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu có);
- Trình Kiểm dịch động vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật của nước xuất hàng
(nếu có);
- Khi cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành liên quan yêu cầu trình: Hộ chiếu, Phiếu
tiêm chủng quốc tế của hành khách (nếu có).
TRONG KHI TÀU VÀO CẢNG:
- Thuyền trưởng ghi NOR thông báo thông tin tàu đến cảng và sẵn sàng làm hàng và
giao NOR cho đại lý và đại lý có nhiệm vụ trao NOR cho người gửi/người nhận hàng để
người gửi/ người nhận hàng sắp xếp phương tiện thiết bị nhận hàng.
- Theo dõi làm hàng của tàu: theo dõi tình hình tàu xếp/dỡ hàng hóa hằng ngày, cập nhật
số liệu cho chủ tàu để lập SOF
- Phục vụ thuyền viên: thay đổi thuyền viên (nếu có) theo yêu cầu của Chủ tàu, hoặc
khám chữa bệnh, tiêm chủng…
- Cung ứng cho tàu: thu xếp cung ứng nhiên liệu, nước ngọt, thực phẩm, hoặc sửa chữa
nhỏ…

- Liên lạc thường xuyên với chủ tàu/ người khai thác: liên lạc tối thiểu 2 ngày/ lần đểbáo
cáo tình hình tại cảng
(Đối với dỡ hàng: Đại lý nhận lại vận đơn gốc để so sánh đối chiếu xác minh người nhận
hàng hợp pháp và giao lệnh D/O để người nhận hàng tiến hành các thủ tục để có thể
nhận hàng
Đối với xếp hàng: Đại lý kí phát BL để hồn thành thủ tục xếp hàng lên tàu)
- Lập một số chứng từ liên quan đến hàng hóa như: COR, Tally Sheet
- Thay mặt người ủy thác kí các chứng từ, các hóa đơn liên quan…
SAU KHI TÀU LÀM HÀNG:
- Đại lý làm giấy tờ thủ tục cho tàu ra khỏi cảng
Điều 90. Thủ tục tàu biển xuất cảnh
2. Chậm nhất 02 giờ trước khi tàu biển rời cảng; riêng tàu chở khách và tàu chuyên
tuyến, chậm nhất ngay trước thời điểm tàu biển dự kiến rời cảng, người làm thủ tục nộp,
xuất trình các giấy tờ, tài liệu dưới đây:
a) Các giấy tờ phải nộp (bản chính), mỗi loại 01 bản, bao gồm
- Nộp cho Cảng vụ hàng hải: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên (nếu thay đổi so
với khi đến), Danh sách hành khách (nếu thay đổi so với khi đến), Bản khai hàng hóa
nguy hiểm (nếu có);


- Nộp cho Biên phòng cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên (nếu thay đổi
so với khi đến), Danh sách hành khách (nếu thay đổi so với khi đến), Bản khai vũ khí và
vật liệu nổ (nếu có) và Bản khai người trốn trên tàu (nếu có);
- Nộp cho Hải quan cửa khẩu: Bản khai chung, Danh sách thuyền viên (nếu thay đổi so
với khi đến), Bản khai hàng hóa (nếu có), Bản khai hàng hóa nguy hiểm (nếu có, Bản
khai dự trữ của tàu, Bản khai hành lý phải nộp thuế, bị cấm hoặc hạn chế của hành
khách, thuyền viên, người đi theo tàu (nếu có).
Khơng áp dụng thủ tục khai báo hải quan đối với hành lý của hành khách trên tàu khách
nước ngoài đến cảng và sau đó rời cảng trong cùng một chuyến;
- Nộp cho Kiểm dịch y tế: Giấy khai báo y tế (nếu có)

- Những giấy tờ do các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành đã cấp cho tàu, thuyền
viên và hành khách để thu hồi.
b) Các giấy tờ phải xuất trình (bản chính), bao gồm:
- Trình Cảng vụ hàng hải: Các giấy chứng nhận của tàu nếu thay đổi so với khi đến,
Chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên (nêu có thay đổi so với khi đến), Sổ thuyền viên
(nếu có thay đổi thuyền viên), các giấy tờ liên quan đến xác nhận việc nộp phí, lệ phí,
tiền phạt hoặc thanh tốn các khoản nợ (nếu có) theo quy định của pháp luật;
- Trình Biên phịng cửa khẩu: Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của thuyền
viên, hành khách;
- Trình Kiểm dịch y tế: Phiếu tiêm chủng quốc tế của thuyền viên, hành khách (trong
trường hợp xuất phát hoặc đi qua vùng có dịch hoặc bị nghi ngờ mắc bệnh hoặc tác nhân
gây bệnh truyền nhiễm), Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế (nếu có thay đổi), Giấy chứng
nhận miễn xử lý vệ sinh tàu thuyền/Chứng nhận xử lý vệ sinh tàu thuyền (nếu có);
- Trình Kiểm dịch động vật: Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (trong trường hợp
nước nhập cảnh tiếp theo yêu cầu).
Giấy phép rời cảng cho tàu biển theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định
này; trường hợp chưa cấp Giấy phép rời cảng phải thông báo và nêu rõ lý do.
-

Lập quyết toán chuyến đi Trip Account để kết tốn lại tất cả chi phí phát sinh trong
chuyến đi và gửi chủ tàu để thanh toán
- Tập hợp lại bộ chứng từ, giấy tờ phát sinh: bản sao NOR, D/O, SOF, Tally Sheet,
COR và lập thành bộ hồ sơ để gửi cho chủ tàu/người vận chuyển
( Cảng xếp: Sau khi tàu hồn thành thì lập bill và cargo manifest)


Câu 2: Nội dung và lập NOR, COR, ROROC, D/O

Câu 3: Quy trình giao nhận hàng FCL xuất nhập tại cảng.
Giao nhận hàng FCL xuất
Giao nhận hàng FCL nhập
 Cảng nhận những giấy tờ từ tàu để bố
 Quy trình cấp vỏ rỗng:
trí phương tiện thiết bị kho bãi, giấy tờ Bộ phận văn phòng giao nhận tại cảng
bao gồm:
nhận chứng từ để cấp danh sách vỏ
- Cargo manifest
container:
- Sơ đồ hầm hàng ( Cargo
- Booking note
plan/Stowage plan)
- Lệnh cấp vỏ của hang tàu
- Discharging list
- Giấy giới thiệu & CMND
- Danh sách hàng hóa đặc biệt
Khi tất cả giấy tờ chứng minh khớp nhau
 Khi dỡ hàng lên phương tiện vận tải
thì bộ phận giao nhận cảng sẽ cấp 1 danh
của cảng đưa vào kho bãi CY. Trong
sách vỏ cont và ghi thơng tin loại cont
q trình dỡ, đội giao nhận/văn phòng muốn cấp và bộ phận văn phòng sẽ tiếp
giao nhận in trước Tally Sheet ( Phiếu nhận thông tin.
kiểm đếm )
Sau khi nhận danh sách cont thì mang đến
 Trong quá trình giao nhận kiểm tra
cho bộ phận thương vụ cảng để nộp phí
tình trạng container xem container có
- Cấp hóa đơn ( chi phí nâng hạ, đảo

bị phình, trầy xước, cong vênh... ghi
chuyển cont...)
vào phần tình trạng container.
- Cấp lệnh giao vỏ rỗng (phiếu EIR)
 Sau khi kiểm tra xong tình trạng
Giao nhận cổng vào:
container thì container sẽ hạ xuống
- Kiểm tra phiếu EIR, giấy tờ xe
phương tiện của cảng, xe phương tiện
- Cập nhật thông tin vào phần mềm
trong cảng tiếp tục đi qua trạm kiểm
của cảng
tra nắp container để kiểm tra tổn thất,
- Cấp phiếu cho xe vào cảng
- Thời gian gate in
tình trạng bên ngồi và kiểm tra tình
- In phiếu nâng hạ ghi rõ vị trí cont
trạng bên trong cont, về số hiệu, loại
trong bãi và hướng dẫn xe vào bãi
cont, kiểm tra chì niêm phong để tiến
Giao nhận tại bãi:
hành kẹp lại chì nếu tình trạng chì
- Phiếu nâng hạ container
hỏng.
- Công nhân phụ trợ kiểm tra số
 Sau khi kiểm tra nắp khơng có vấn đề
container và hướng dẫn lái xe đến
thì sẽ đưa cont vào bãi để hạ hàng.
khu vực lấy hàng, đồng thời thông
Trong trường hợp phát hiện hư hỏng

báo cho phương tiện nâng
trên nóc thì sẽ phải báo cho khu vực
container lên xe chủ hang.
hàng hư hỏng để đưa cont ra xử lý.
- Bộ phận vỏ kiểm tra tình trạng vỏ
 Đội giao nhận sẽ lên danh sách hạ
và xác nhận vào phiếu EIR
cont và cập nhật vào phần mềm quản
Giao nhận cổng ra
lý khai thác cảng: TOPX, TOS
- Kiểm tra thông tin trên phiếu EIR
 Nếu như có hàng hư hỏng, đổ vỡ lập
và xác nhận.
COR, thiếu hàng lập CSC, ROROC và
 Quy trình thực tế:
tập hợp cả Tally Sheet
 Cảng nhận chứng từ từ người đi làm Bộ phận thủ tục của cảng nhận lệnh hạ
hàng của hãng tàu
thủ tục lấy hàng:
Kiểm tra lại booking note xem thông tin
- BL ( Bản copy )
tàu chạy
- DO ( Bản gốc )
- Giấy giới thiệu, CMND
Tờ khai thông quan để đưa cont vào khu





Tờ khai hải quan ( đã thông quan )
Thương vụ Cảng thu phí và cấp lệnh
giao Cont
Invoice (phí lưu kho bãi, phí nâng
hạ cont…)
EIR (phiếu giao nhận Cont) – ghi
tọa độ cont tại bãi
Người nhận dùng EIR và phiếu nâng
hạ để giao nhận tại bãi

vực chuẩn bị xếp hàng lên tàu
Bộ phận thương vụ sẽ invoice tất cả chi
phí liên quan (CP lưu kho bãi, nâng hạ
cont...)
Cảng sẽ cấp lệnh giao nhận
Giao nhận cổng vào:
- Kiểm tra phiếu EIR, giấy tờ xe
- Cập nhật thông tin vào phần mềm
của cảng để quản lý dữ liệu
- Cấp phiếu cho xe vào cảng
- Thời gian gate in
- In phiếu nâng hạ ghi rõ vị trí cont
trong bãi và hướng dẫn xe vào bãi
Giao nhận tại bãi:
- Lái xe đưa xe vào bãi và trình
phiếu nâng hạ container
- Cơng nhân phụ trợ kiểm tra số
container và hướng dẫn lái xe đến
khu vực lấy hàng, đồng thời thông
báo cho phương tiện nâng

container lên xe chủ hang.
- Ghi vị trí hạ hàng thực tế
Giao nhận cổng ra
- Kiểm tra thông tin trên phiếu EIR
và xác nhận.

Câu 4: Quy trình giao nhận hàng thơng dụng xuất nhập khẩu tại cảng
 Đối với hàng thông dụng phải lưu kho bãi
Hàng nhập
Hàng xuất
Cảng nhận giấy tờ từ tàu để bố trí phương Bộ phận thủ tục tiếp nhận chứng từ
tiện, kho bãi
- Cargo List
- Tờ khai hải quan
Cargo Manifest ( bản lược khai hàng hóa
- Giấy giới thiệu, CMND
đối với hình thức vận tải tàu chuyến)
- Order của đại lý về điều kiện thanh
Cargo plan/ Stowage plan
toán và lượng hàng xuất của từng
Khi tàu cập cầu, cảng và đại diện của tàu
chủ hàng. (vì chi phí xếp dỡ tại cầu
cùng tiến hành kiểm tra tình trạng hầm
tàu theo hình thức vận tải tàu
tàu và lập biên bản và cho dỡ hàng
chuyến có thể thuộc trách nhiệm
Chi phí giám định sẽ do người thuê vận
người gửi hàng/người thuê tàu/chủ
chuyển/người vận chuyển tự tính tốn chi
tàu. Các bên thỏa thuận ai chịu chi

phí và chi trả cho bên giám định
phí này và trả trực tiếp cho cảng)
Sau khi giám định xong thì cho dỡ hàng
Bộ phận thủ tục thu cước và in hóa đơn
lên phương tiện vận tải của cảng đưa về
tùy thuộc vào chi phí trong điều kiện
kho bãi. Khi dỡ phải có những giấy tờ
thanh tốn và in lệnh giao nhận hàng.
chứng từ giao nhận chứng minh cảng đã


dỡ ra khỏi tàu số lượng bao nhiêu, chất
lượng như nào.
Tally man có nhiệm vụ kiểm đếm q
trình xếp dỡ giữa tàu và cảng và ghi lại
record này và thời gian ca làm việc, khối
lượng hàng được giao rồi ký vào biên bản
Tally Sheet cùng chữ ký đại diện của tàu
Giấy chứng nhận hàng hư hỏng, đổ vỡ
(COR), CSC
ROROC đại lý và đại diện tàu ký phát
 Cảng giao cho người nhận hàng
Cảng tiếp nhận chứng từ để xác minh
người nhận hàng hợp pháp
Người nhận hàng phải mang: D/O của đại
lý tàu biển
- Giấy giới thiệu
- Packing list (nếu có)
- Tờ khai hải quan
Cảng nhận giấy tờ xác minh người nhận

hợp pháp thì cảng tiến hành thu khoản
phí, lệ phí liên quan hàng hóa. Cảng xuất
hóa đơn liên quan chi phí phát sinh tại
cảng
Làm phiếu xuất kho và người lấy hàng
cầm phiếu xuất kho đến kho và tiến hành
hoạt động giao hàng
Trong q trình giao hàng có biển bản
giấy tờ để so sánh khối lượng, chất lượng
được giao để xảy ra vấn đề có thể khiếu
nại bộ phận kho bãi của cảng.

Bộ phận sản xuất tiếp nhận lệnh và sắp
xếp phương tiện, trang thiết bị để tiến
hành hoạt động làm hàng
Phiếu đăng ký làm hàng cho chủ hàng và
triển khai làm hàng theo kế hoạch
 Giao nhận tại cổng cảng
•Kiểm tra lệnh giao nhận hàng
•Số xe.
•Cấp phiếu cho xe vào cảng
•Thời gian gate in
•Cập nhật vào hệ thống phần mềm của
cảng
 Giao nhận bãi
•Tiếp nhận lệnh
•Bản kê chi tiết hàng hố từ chủ hàng
•Kết hợp với BPSX tổ chức xếp hàng
xuống kho bãi
•Lập phiếu thực nhận, phiếu nhập kho

Bãi (ghi số lượng thực tế nhận xuống kho
bãi), xác nhận thông tin trên phiếu, giao
phiếu nhận hàng
•Kết tốn hàng hố nhập kho, bãi
 Giao nhận cổng ra
• Kiểm tra và xác nhận trên phiếu nhận
hang (nếu hạ hàng làm nhiều đợt)
•Xác nhận trên lệnh hạ hàng (nếu đã hạ
hết).Tất cả phiếu giữ lại 1 liên
•Bảo vệ kiểm tra thu phiếu đăng ký vào
cảng , kiểm tra tải trọng, giấy phép
chuyên chở.
 Giao nhận từ cảng lên tàu
Cảng nhận thông báo từ tàu
• ETA
•NOR
• Ký hợp đồng xếp dỡ với hãng tàu
• Stowage plan
Cảng bố trí thiết bị, phương tiện để
đưa hàng ra cầu tàu
• Lập trình tự danh sách hàng hố xếp
xuống tàu theo sơ đồ hầm hàng để bố trí
số lượng hàng hóa và cầu tàu theo thứ tự
• Phiếu vận chuyển nội bộ (giao công
nhân lái xe đưa hàng ra cầu tàu)


Giao nhận cầu tàu
•Nhận phiếu vận chuyển từ cơng nhân
lái xe và kiểm tra thực tế hàng hoá để

lập tally sheet tiến hành giao nhận
• Bàn giao cho nhân viên kết tốn
hàng hố với tàu
Kết tốn giao nhận với tàu
• Tally sheet
• Loading report
• Mate’s Receipt: biên lai thuyền phó
làm cơ sở lập bill
• COR, ROROC
 Đối với hàng thơng dụng không lưu kho bãi
Hàng nhập
Hàng xuất
- Cảng chỉ làm những công việc được
Bộ phận thủ tục tiếp nhận chứng từ
ủy thác: thuê phương tiện xếp dỡ, thuê
- Cargo List
- Tờ khai hải quan
cẩu bờ để xếp dỡ
- Giấy giới thiệu, CMND
- Cảng cần phải có stowage plan, cargo
- Order của đại lý về điều kiện thanh
manifest để sắp xếp, bố trí thiết bị xếp
tốn và lượng hàng xuất của từng
dỡ ở bãi
chủ hàng. (vì chi phí xếp dỡ tại cầu
- Nếu có cẩu tàu thì cảng khơng cần có
tàu theo hình thức vận tải tàu
2 chứng từ trên
- Cảng có thể nhận cargo
chuyến có thể thuộc trách nhiệm

manifest/stowage plan hoặc khơng
người gửi hàng/người th tàu/chủ
tùy thuộc có th thiết bị cảng hay
tàu. Các bên thỏa thuận ai chịu chi
khơng
phí này và trả trực tiếp cho cảng)
- Cảng vẫn phải nhận chứng từ bên phía Bộ phận thủ tục thu cước và in hóa đơn
người nhận để cấp invoice cho người
tùy thuộc vào chi phí trong điều kiện
nhận hàng : D/O, tờ khai hải quan
thanh toán và in lệnh giao nhận hàng
- Cảng phải đi seal invoice và cấp lệnh
thẳng.
giao hàng thẳng thì phương tiện chủ
Bộ phận sản xuất tiếp nhận lệnh xuất
hàng mới qua được cổng cảng
hàng thẳng
- Khi vào cảng thì giao nhận cổng cảng
Phiếu đăng ký làm hàng cho chủ hàng và
hướng dẫn vị trí tàu để nhận hàng
triển khai làm hàng theo kế hoạch
- Tại cổng ra giao nhận cổng phải kiểm
 Giao nhận tại cổng cảng
tra xem chủ hàng đã nhận đúng hàng
•Kiểm tra lệnh giao nhận hàng
theo lệnh giao hàng hay khơng.
•Số xe.
•Cấp phiếu cho xe vào cảng
•Thời gian gate in
•Cập nhật vào hệ thống phần mềm của

cảng
 Giao nhận cầu tàu không vào
khu vực kho bãi


•Tiếp nhận lệnh ( lệnh xuất hàng sẽ ghi
chú hạ hàng tại vị trí nào )
•Bản kê chi tiết hàng hố từ chủ hàng
•Kết hợp với bộ phận chỉ đạo sản xuất tổ
chức xếp hàng lên tàu
•Lập Tally sheet, phiếu giao hàng xuất
thẳng , ký xác nhận
 Giao nhận cổng ra
• Kiểm tra và xác nhận trên phiếu nhận
hang (nếu hạ hàng làm nhiều đợt)
•Xác nhận trên lệnh hạ hàng (nếu đã hạ
hết).Tất cả phiếu giữ lại 1 liên
•Bảo vệ kiểm tra thu phiếu đăng ký vào
cảng , kiểm tra tải trọng, giấy phép
chuyên chở.