Nghiên cứu công tác đại lý tàu biển của VOSCO và đề xuất các giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển trong xu thế hội nhập.doc

Luận văn tốt nghiệp
mở đầu
Việt Nam là một trong những nớc có tiềm năng lớn về kinh tế biển. Với đờng bờ
biển dài 3.260 km, có nhiều vũng, vịnh và cửa sông nối liền với Thái Bình Dơng rất
thuận tiện cho việc phát triển đội tàu, hệ thống cảng biển, các cơ sở công nghiệp
đóng - sửa chữa tàu biển và thực hiện các loại hình dịch vụ hàng hải - thơng mại
khác. Có thể nói hệ thống cảng biển Việt Nam có vị trí là đầu mối, nhng vừa giữ vai
trò là cầu nối về phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nớc. Để đáp ứng đợc
vai trò và vị trí nói trên, hoạt động quản lý khai thác cảng biển cần phải đặc biệt chú
trọng và quan tâm .
Thực tế cho thấy, hoạt động quản lý nhà nớc chuyên ngành tại cảng biển có tác
động trực tiếp tới tiến trình phát triển, hội nhập của nền kinh tế quốc dân nói chung
và hoạt động của từng ngành, lĩnh vực kinh tế liên quan nói riêng, trong đó có lu
thông hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu và thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh đối với thuyền
viên, hành khách du lịch quốc tế. Thủ tục hành chính trong quản lý nhà nớc chuyên
ngành tại cảng biển càng thông thoáng, thuận tiện thì hoạt động kinh doanh của các
thành phần kinh tế liên quan càng phát triển hiệu quả. Đây chính là mục tiêu đã,
đang đợc chính phủ, các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng hết
sức quan tâm giải quyết đồng bộ cả về cải cách thể chế cũng nh giải pháp áp dụng.
Việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính cảng biển không những thúc đẩy
tiến trình phát triển, hội nhập kinh tế quốc tế của đất nớc và nâng cao uy tín quốc gia
mà còn đáp ứng mục tiêu của chơng trình cải cách hành chính nhà nớc giai đoạn
2006 - 2010 đã đợc chính phủ thông qua.
1. Tính thời sự và cấp thiết của đề tài.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
1
Luận văn tốt nghiệp
Với lợi thế của một quốc gia ven biển, ngành hàng hải nớc ta còn nhiều tiềm năng
vẫn cha đợc phát huy hết. Sự phát triển ngành hàng hải nói chung, và hệ thống cảng
biển quốc gia nói riêng đều phụ thuộc nhiều vào khả năng tự thích ứng và hoà nhập

của chúng ta, nhất là trong xu thế hội nhập quốc tế, tự do cạnh tranh nh hiện nay. Vì
vậy nếu không có chính sách phát triển phù hợp thì hoạt động kinh doanh khai thác
cảng biển cũng nh hoạt động kinh doanh vận tải biển sẽ không tránh khỏi sự tụt hậu.
Nếu nh không thiết lập đợc một mô hình quản lý - khai thác cảng biển thích hợp,
chúng ta sẽ bị cạnh tranh quyết liệt trên thị trờng hàng hải khu vực và trên thế giới.
Vấn đề này đặc biệt có ý nghĩa khi nguồn hàng thông qua các cảng biển Việt Nam
ngày càng tăng, và yêu cầu về chuyên dụng hoá, hiện đại hóa của hệ thống cảng biển
nớc ta đang trở nên cấp thiết. Nớc ta cha có cảng trung chuyển quốc tế. Vì vậy, phần
lớn hàng hoá xuất, nhập khẩu đều phải trung chuyển qua Hongkong, Singapore làm
tăng đáng kể chi phí vận tải, đây là một hạn chế lớn làm giảm sức cạnh tranh cũng
nh hấp dẫn của các cảng biển Việt Nam trên trờng quốc tế. Để khắc phục vấn đề nêu
trên, những năm gần đây việc giảm chi phí tại các cảng biển Việt Nam đã đợc Chính
phủ, các Bộ, Ngành quan tâm thích đáng.
Góp phần không nhỏ vào việc kinh doanh của các chủ tàu là các dịch vụ đại lý
tàu biển. Hiện nay, hầu hết công tác làm thủ tục cho tàu ra vào cảng là do đại lý đảm
nhiệm. Từ khi triển khai công tác cải cách thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt
Nam, việc làm thủ tục cho tàu ra vào cảng có nhiều thuận tiện hơn. Tuy nhiên vẫn
tồn tại một số bất cập mà nó ảnh hởng không nhỏ đến việc kinh doanh của đại lý
cũng nh của các chủ tàu. Chính vì vậy, công tác cải cách thủ tục hành chính tại các
cảng biển Việt Nam cần đợc triển khai một cách triệt để và đẩy mạnh hơn nữa với
phơng châm tạo thuận lợi cho giao thông hàng hải nói chung, hệ thống cảng biển nói
riêng, nhằm tạo ra môi trờng thông thoáng, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh khai
thác cảng biển, góp phần nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa, dịch vụ, doanh
nghiệp Việt Nam với các nớc trong khu vực và trên thế giới, thúc đẩy việc phát triển
kinh tế cả nớc lên một trình độ mới, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công nghiệp hóa,
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
2
Luận văn tốt nghiệp
hiện đại hoá đất nớc trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, chuẩn bị cho việc Việt

Nam gia nhập Công ớc FAL 65.
Vì vậy, đề tài "Nghiên cứu công tác đại lý tàu biển của VOSCO và đề xuất các
giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển trong xu thế hội nhập " đã
mang tính thời sự và vô cùng cấp thiết.
2. Mục đích nghiên cứu.
Trên cơ sở những bất cập còn tồn tại trong công tác làm thủ tục cho tàu ra vào
cảng của đại lý tàu biển cũng nh thực trạng về thủ tục hành chính tại cảng biển Việt
Nam nói riêng, đồng thời trên cơ sở thực tế của nền hành chính quốc gia nói chung,
và quan điểm cải cách hành chính Nhà nớc đến năm 2010 để tiếp tục cải cách hành
chính tại các cảng biển Việt Nam, nhằm tạo thuận lợi trong giao thông hàng hải bằng
việc đơn giản hoá quy trình và giảm thiểu các loại giấy tờ, tài liệu liên quan tới thủ
tục khi đến, lu lại và rời cảng của tàu biển hoạt động tuyến quốc tế.
3. Nội dung nghiên cứu của đề tài.
Nội dung của đề tài nghiên cứu các vấn đề sau:
Chơng I : Tìm hiểu về công tác đại lý tàu biển tại VFFC (Vosco Freight Fowarding
Company ) - Hải Phòng, phát hiện những bất cập còn tồn tại trong công tác làm thủ
tục phục vụ tàu ra vào cảng biển Việt Nam.
Chơng II : Tổng quan về thủ tục hành chính, hệ thống hoá quy trình thủ tục hành
chính cảng biển. Thực trạng về thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt Nam.
Chơng III : Căn cứ vào những bất cập còn tồn tại nói trên, đa ra các giải pháp tiếp
tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển.
Kết luận và kiến nghị: Hệ thống các vấn đề đã giải quyết trong đề tài, từ đó đa ra
một số kiến nghị tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển một cách triệt để và
toàn diện hơn.
4. Phơng pháp nghiên cứu của đề tài.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
3
Luận văn tốt nghiệp
Trên cơ sở lý luận thức tiễn, đề tài sử dụng phơng pháp hệ thống, phân tích, so

sánh, tổng hợp để nghiên cứu. Đó là phơng pháp kết hợp lý luận với thực tiễn, đem lý
luận phân tích thực tế nhằm rút ra những kết luận mới.
Phần đầu của đề tài tìm hiểu và phát hiện những tồn tại trong công tác đại lý tại
VFFC - HP liên quan tới thủ tục hành chính cảng biển.Kết hợp với việc nghiên cứu
thủ tục hành chính cảng biển hiện tại theo quy định của Chính phủ, từ đó đề xuất
biện pháp tiếp tục cải cách.
5. ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài.
Đề tài có ý nghĩa khoa học do đã đa ra đợc những tồn tại trong công tác đại lý
phục vụ tàu tại cảng biển Việt Nam cũng nh văn bản pháp lý của Chính phủ liên
quan đến cải cách thủ tục hành chính cảng biển nói riêng, cải cách hành chính Nhà
nớc nói chung cho đến thời điểm hoàn thành luận văn.Đồng thời đề tài cũng đa ra đ-
ợc những đánh giá chung về thực trạng cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển Việt
Nam.Từ đó đề xuất các biện pháp tiếp tục cải cách, nhằm đa hệ thống cảng biển Việt
Nam phát triển lên một tầm cao mới, đủ sức cạnh tranh với các nớc trong khu vực và
quốc tế.
chơng I - tìm hiểu về công tác đại lý tàu biển của
vffc - hải phòng
1.1. Qui trình đại lý tàu biển phục vụ tàu tại cảng:
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
4
Luận văn tốt nghiệp
1.1.1. Cơ sở pháp lý:
Cơ sở pháp lý cho việc kinh doanh, hành nghề đại lý đợc qui định trong bộ luật
hàng hải Việt Nam và nghị định10/2001/NĐ-CP của Chính phủ.
Tại bộ luật hàng hải Việt Nam từ điều 143 đến điều 149 đa ra những khái niệm và
các qui định chung về quyền hạn và trách nhiệm của ngời đại lý tàu biển .
Trên thực tế có thể có những trờng hợp phát sinh ngoài những qui định chung của
bộ luật hàng hải Việt Nam.Những trờng hợp đó ngời đại lý nên tham khảo và thực
hiện theo tập quán quốc tế. Ngời đại lý luôn phải ghi nhớ rằng đại lý sẽ phải tự gánh

chịu hoàn toàn trách nhiệm và bồi thờng thiệt hại cho chủ tàu nếu đại lý hành động
vợt quá phạm vi uỷ thác hoặc không có ý kiến chấp thuận của chủ tàu trớc khi hành
động
Ngoài ra trớc khi thực hiện các uỷ thác của thân chủ thì đại lý phải tìm hiểu và
xem xét xem những hành động uỷ thác của thân chủ có phù hợp và tuân thủ pháp
luật hiện hành của Việt Nam hay tập quán quốc tế hay không. Trên thực tế đôi khi
xảy ra trờng hợp thân chủ uỷ thác cho đại lý thực hiện một hành động không phù hợp
với pháp luật hiện hành của Việt Nam hoặc tập quán quốc tế, trong trờng hợp đó ngời
đại lý nên tìm cách khéo léo từ chối sao cho mình không phải thực hịên hành động
mà thân chủ uỷ thác mà cũng không bị mất lòng thân chủ.
1.1.2. Công tác chuẩn bị trớc khi tàu đến:
1.1.2.1. Thông tin về tàu:
Xác định rõ các thông tin cần thiết về tàu bao gồm:
+ GRT: Cần thiết phải có thông tin chính xác về GRT của tàu vì đây là cơ sở để
tính toán chi phí cảng phí và đại lý phí cho tàu.
+ LOA: Chiều dài tối đa của tàu là cơ sở để bố trí cầu bến, tàu lai cà điều động
tàu của hoa tiêu. Hơn nữa đại lý cũng phải lu ý đến giới hạn của cảng nh luồng, cầu
đối với chiều dài tối đa của tàu.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
5
Luận văn tốt nghiệp
+ B: Chiều rộng lớn nhất của tàu: Đối với một số cảng chuyên dụng hoặc một số
loại hàng hoá đợc dỡ xuống sà lan cập mạn mà phải dùng cẩu bờ chiều rộng lớn nhất
của tàu liên quan mật thiết đến tầm với của cần cẩu và thiết bị xếp hàng.
+ Số lợng, sơ đồ hầm hàng, cần cẩu: Đây là các thông tin cần thiết để bố trí kế
hoạch làm hàng cho tàu. Đại lý cần phải xem xét tơng quan sức nâng của cần cẩu đối
với loại hàng đợc xếp/ dỡ để xem cần cẩu của tàu có thể đáp ứng đợc không. Trong
trờng hợp cần cẩu tàu không đáp ứng đợc thì cần phải thu xếp cẩu bờ/ cẩu nổi để xếp/
dỡ hàng hóa. Khi xảy ra trờng hợp này ngời đại lý phải làm rõ xem ai là ngời chịu

chi phí thuê cần cẩu và phải có sự xác nhận của ngời trả tiền trớc khi tiến hành thu
xếp cần cẩu bờ/ nổi để phục vụ làm hàng. Với một số tàu có cần cẩu đợc bố trí ở một
bên mạn thì đại lý phải liên lạc với thuyền trởng và lu ý trớc với hoa tiêu cập cầu cho
tàu ở bên mạn nào để thuận tiện cho vịêc làm hàng. Tránh trờng hợp khi tàu cập cầu
xong rồi mà không làm hàng đợc và phải ma-nơ cập cầu lại sẽ phát sinh chi phí hoa
tiêu và tàu lai.
+ Dung tích hầm hàng là yếu tố rất quan trọng đối với tàu đến xếp hàng. Đối với
những loại hàng xếp thờng xuyên tại một cảng thì shipper và đại lý thờng khá quen
thuộc với tính chất và hệ số chất xếp của hàng. Trong khi đó nhiều khi chủ tàu/
thuyền trởng lần đầu tiên xếp loại hàng này. Trong trờng hợp này với kinh nghiệm
của đại lý và thông tin từ shipper, đại lý có thể giúp đỡ tàu rất nhiều. Tuy nhiên đại lý
nên nhớ rằng việc công bố hệ số chất xếp là trách nhiệm của shipper. Đại lý chỉ nên
là ngời chuyển tải thông tin hoặc đa ra ý kiến t vấn để thuyền trởng tham khảo. Đại
lý không nên đa ra ý kiến khẳng định, nhất là khẳng định dới dạng văn bản, việc này
có thể gây khiếu nại cho đại lý nếu việc tàu thực hiện những hớng dẫn của đại lý có
thể gây ra những thiệt hại hoặc tranh chấp.
+ Mớn nớc của tàu: Đây là thông tin rất cần thiết và đặc biệt quan trọng đối với
những cảng bị hạn chế bởi mớn nớc. Đối với tàu đến xếp hàng thì đại lý cần phải xác
địnhvới chủ tàu/ thuyền trởng xem khi xếp xong hàng thì mớn của tàu là bao nhiêu,
liệu có đáp ứng đợc mớn nớc cho phép của luồng hay không. Nếu mớn nớc của tàu
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
6
Luận văn tốt nghiệp
khi xếp xong hàng vợt quá mớn nớc cho phép của luồng thì tàu sẽ phải chuyển tải.
Trong trờng hợp đó đại lý phải phối hợp với thuyền trởng lập sơ đồ xếp hàng cho
khối lợng hàng xếp trong cầu và sơ đồ xếp hàng cho lợng hàng chuyển tải. Tơng tự
nh vậy đối với tàu đến dỡ hàng đại lý cũng phải liên lạc trớc với thuyền trởng để lập
sơ đồ chuyển tải nếu mớn nớc của tàu không cho phép vào thẳng cầu. Trong trờng
hợp chuyển tải đại lý cần phải xác định rõ với thân chủ ai là ngời có trách nhiệm thu

xếp và chịu chi phí chuyển tải theo qui định của hợp đồng để triển khai cho hợp lý.
+ Ngoài ra đại lý cũng phải nắm đợc các thông tin khác về tàu cần thiết cho việc
quản lý của các cơ quan quản lý nhà nớc đối với tàu nh: quốc tịch, hô hiệu, chủ tàu,
thuyền viên... và các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các mẫu giấy tờ gửi
các cơ quan hữu quan.
+ Thông tin về hợp đồng thuê tàu: Trớc khi tàu đến đại lý cần phải nắm đợc các
điều khoản cơ bản của hợp đồng thuê tàu để thu xếp phù hợp. Các thông tin cần phải
nắm đợc bao gồm: khối lợng hàng hoá xếp/ dỡ, vị trí làm hàng của tàu ( tại cầu, phao
hay khu neo, trờng hợp chuyển tải thì ai phải chịu chi phí ), thời gian xếp hàng
(laycan ) đối với tàu đến xếp hàng, điều kiện xếp/ dỡ, điều kiện trao thông báo sẵn
sàng, điều kiện giao hàng, các điều kiện khác về kiểm đếm, giám định, chuyển tải,
cẩu bờ, thuế cớc nếu có.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
7
Luận văn tốt nghiệp
1.1.2.2. Thông tin về hàng hoá:
- Thông tin về chủ hàng: Xác định rõ ai là ngời xếp hàng ( đối với tàu đến xếp
hàng / ngời nhận hàng ( đối với tàu dỡ hàng ), địa chỉ liên lạc cụ thể ( địa chỉ văn
phòng, điện thoại, fax...). Ngời trực tiếp phụ trách và điều hành việc xếp/ dỡ hàng và
địên thoại liên lạc 24/ 24 giờ để giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình
làm hàng. Trớc khi tàu đến đại lý phải gặp gỡ , trao đổi với ngời gửi hàng hoặc ngời
nhận hàng để trao đổi các thông tin cần thiết về hàng hoá và vị trí làm hàng của tàu
cũng nh kế hoạch làm hàng. Sau khi thống nhất kế hoạch với ngời gửi hàng / ngời
nhận hàng đại lý cần diện báo kế hoạch đã thống nhất cho chủ tàu và thuyền trởng và
những yêu cầu chuẩn bị trớc đối với tàu để phục vụ công việc làm hàng.
- Thông tin về hàng: Xác định rõ tên, loại hàng, tính chất của hàng, hệ số chất
xếp, phơng thức bốc hàng. Các thông tin này sẽ có đợc từ shipper hoặc stevedore.
Liên hệ với chủ tàu / thuyền trởng để xác lập sơ đồ xếp hàng và công bố lợng hàng
xếp phù hợp theo hợp đồng thuê tàu. Đại lý phải đặc biệt lu ý việc công bố khối lợng

hàng xếp với shipper, phải làm theo chỉ dẫn của chủ tàu hoặc thuyền trởng. Tuy
nhiên trong một số trờng hợp shipper thờng yêu cầu đại lý là đại diện cho tàu phải
công bố khối lợng hàng xếp trớc khi tàu đến để họ chuẩn bị hàng và thu xếp thủ tục.
Trờng hợp này nhất thiết đại lý phải có đợc ý kiến xác nhận bằng văn bản của chủ
tàu hoặc thuyền trởng thì mới công bố khối lợng hàng xếp theo nh đợc hớng dẫn. Tr-
ờng hợp tàu xếp nhiều lô hàng với nhiều chủ thì đại lý cần phải tập hợp cargolist, lên
sơ đồ xếp hàng, họp các chủ hàng để thống nhất kế hoạch làm hàng cụ thể của mỗi
chủ hàng để đảm bảo tàu có thể làm hàng liên tục với số máng tối đa.
- Đối với tàu dỡ hàng: với tàu dỡ hàng thì thờng ngời nhận hàng hoặc stevedore
không nắm vững về hàng hoá nh đối với tàu xếp hàng do vậy đại lý phải tìm hiểu
càng nhiều thông tin càng tốt về hàng hoá sẽ dỡ. Với những tàu chở hàng đồng nhất
thì đơn giản hơn, nhng với tàu chở nhiều loại hàng và nhiều chủ hàng thì yêu cầu đại
lý phải có chuẩn bị thật kỹ trớc khi tàu đến. Trớc khi tàu đến đại lý cần phải có đợc
sơ đồ xếp hàng rõ ràng, nắm đợc có bao nhiêu lô hàng và chúng đợc xếp nh thế nào
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
8
Luận văn tốt nghiệp
dới hầm hàng. Trờng hợp có nhiều chủ hàng thì hàng nào sẽ làm trớc, hàng nào làm
sau. Sau đó sẽ họp bàn thống nhất với các chủ hàng để phân định thời gian và số
máng làm hàng của mỗi chủ hàng đảm bảo việc làm hàng liên tục của tàu với số
máng làm hàng tối đa. Việc này rất quan trọng vì nếu không thực hiện công việc này
một cách cụ thể, chi tiết sẽ dẫn đến việc tranh chấp hoặc đùn đẩy giữa các chủ hàng
với nhau gây nên nhiều khoảng thời gian ngắt quãng trong quá trình làm hàng của
tàu.
Trờng hợp tàu đến xếp/ dỡ có hàng nặng với những yêu cầu xếp/ dỡ đặc biệt thì
đại lý phải chuẩn bị kế hoạch kỹ lỡng, phối hợp nhịp nhàng để tránh gây lãng phí
thời gian cho tàu phải chờ đợi thiết bị, phơng tiện...
Những trờng hợp tàu đến xếp / dỡ hàng mà có hàng quá cảnh, nguy hiểm thì đại
lý phải lu ý tập hợp đầy đủ giấy tờ, thông tin về hàng hoá để làm các khai báo cần

thiết, tránh bị phạt hải quan do không khai báo hoặc khai báo thiếu chính xác.
Giao hàng: Đây là công việc quan trọng đối với tàu đến dỡ hàng. Trớc khi tàu đến
đại lý cần phải hỏi xem điều kiện giao hàng bằng hình thức gì ( vận đơn gốc, bảo
lãnh ngân hàng, th bảo lãnh... ). Đại lý phải luôn nhớ rằng việc giao hàng phải luôn
tuân thủ chỉ thị bằng văn bản của chủ tàu. Trong khi giao hàng đại lý cũng cần phải
kiểm tra kỹ lỡng các giấy tờ liên quan cần xuất trình để đảm bảo tính pháp lý theo
luật pháp hiện hành cũng nh việc hàng đợc giao đúng chủ.
1.1.2.3. Các công việc và giấy tờ cần chuẩn bị trớc khi tàu đến:
- Gửi thông báo 10/7/5/3/2/1 days ETA Notice cho ngời gửi hàng hoặc ngời nhận
hàng thông báo về dự kiến kế hoạch tàu / hàng về đến cảng và yêu cầu ngời gửi
hàng / ngời nhận hàng chuẩn bị thủ tục, kế hoạch xếp / dỡ hàng.
- Thống nhất kế hoạch cầu bến, làm hàng với ngời gửi hàng / ngời nhận hàng và
thông báo với chủ tàu / thuyền trởng.
- Chuẩn bị thông báo sẵn sàng ( NOR ) và yêu cầu chủ hàng ký khi tàu đến
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
9
Luận văn tốt nghiệp
- Gửi giấy xin phép tàu đến cảng cho cảng vụ theo các qui định trong nghị định
160/2003/NĐ-CP
- Gửi các orders thuê cầu bến, hoa tiêu, tàu lai ( nếu có ) để phục vụ cho việc đa
tàu vào vị trí làm hàng
- Tập hợp các thông tin từ chủ tàu/ thuyền trởng để tiến hành ký các hợp đồng với
các bên hữu quan nếu có nh: Thuê xếp / dỡ hàng, thuê tally, cung ứng...
- Các giấy tờ về hàng hoá: Đối với tàu xếp hàng cần phải liên hệ với shiper và
chuẩn bị cargo list, thông báo cho thuyền trởng để lập sơ đồ xếp hàng để lên kế
hoạch làm hàng trớc khi tàu đến. Với tàu đến dỡ hàng đại lý phải liên hệ với chủ tàu /
thuyền trởng để có các giấy tờ nh vận đơn, cargo manifest, sơ đồ xếp hàng, giấy
chứng nhận kiểm dịch thực vật... Ngoài ra với những tàu có chở hàng nguy hiểm, quá
cảnh thì phải lập tờ khai danh mục hàng nguy hiểm, quá cảnh. Với mỗi loại tàu đặc

thù hoặc chở hàng đặc thù thì sẽ có những đòi hỏi thêm một số loại giấy tờ khác về
hàng hoá.
- Trớc khi tàu đến một ngày đại lý phải rà soát lại tất cả các công việc và giấy tờ
đã chuẩn bị để đảm bảo chắc chắn sự phối hợp, triển khai đồng bộ giữa các cơ quan
có liên quan phục vụ cho tàu đến cảng, vào bến và tiến hành làm hàng một cách trơn
tru.
- Khi tàu đến trạm hoa tiêu đại lý phải liên lạc với tàu bằng điện thoại hoặc VHF
để thông báo các thông tin cần thiết cho thuyền trởng, đồng thời cũng để kiểm tra
xem việc liên lạc của tàu cới cảng vụ, hoa tiêu, cảng có gặp trục trặc gì không. Việc
đại lý liên lạc ngay với tàu khi dến trạm hoa tiêu rất quan trọng vì nó tạo tâm lý an
tâm cho thuyền trởng, đặc biệt là với những thuyền trởng mới đến cảng lần đầu và
thuyền trởng luôn đánh giá cao sự mẫn cán của đại lý với những hành động nh vậy.
1.1.3. Khi tàu nằm tại cảng:
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
10
Luận văn tốt nghiệp
- Làm thủ tục nhập cảnh cho tàu:
Sau khi tàu cập cầu đại lý sẽ lên tàu giúp thuyền trởng hoàn thành các bản khai
của tàu và thu thập các giấy tờ để trình các cơ quan hữu quan để làm thủ tục nhập
cảnh theo nh qui định của nghị định 160/2003/NĐ-CP. Trình tự làm thủ tục và các
yêu cầu về giấy tờ cần xuất trình hoặc nộp đợc qui định rõ trong nghị định 160/2003/
NĐ-CP.
Khi giải quyết các vấn đề giấy tờ xong với thuyền trởng, đại lý phải thông báo
cho thuyền trởng biết dự kiến kế hoạch làm hàng, thông báo cho thuyền trởng các
thông tin cần thiết khác nh: kế hoạch ung ứng ( nếu có ), tình hình diễn biến thời tiết
của địa phơng, tình hình an ninh, tập quán làm hàng, các qui định và tập quán địa ph-
ơng...
Sau khi hoàn thành thủ tục nhập cảnh cho tàu việc đại lý cần phải làm ngay là đôn
đốc, chắp mối cho việc làm hàng tiến hành một cách sớm nhất. Đại lý cần đặc biệt lu

ý là phải luôn có mặt trên tàu trong thời gian tàu chuẩn bị làm hàng để giải quyết các
sự việc trục trặc có thể xảy ra làm chạm quá trình bắt đầu làm hàng của tàu. Trong
thời gian này rất nhiều công việc đợc triển khai cùng lúc nh giám định hàng, hầm
hàng, mớn nớc, triển khai công nhân, kiểm kiện... rất dễ xảy ra trục trặc do vậy rất
cần sự có mặt của đại lý để hỗ trợ giải quyết.
Đồng thời với quá trình triển khai làm hàng thì đại lý cũng phải làm báo cáo tình
hình cho thân chủ. Báo cáo khi đến của tàu tối thiểu phải bao gồm các thông tin sau:
- Hoạt động của tàu cùng với các mốc thời gian.
- Dự kiến kế hoạch làm hàng, thời gian bắt đầu, kết thúc làm hàng.
- Arrival conditions: Arrival draft, Remaining on board.
Trong quá trình làm hàng đại lý phải luôn luôn sát sao, đôn đốc các bên liên quan
để đảm bảo quá trình làm hàng liên tục với tốc độ nhanh nhất. Đại lý phải phối hợp
với tàu và công nhân xếp dỡ để điều chỉnh kế hoạch làm hàng, việc phân bổ số máng
làm hàng tơng quan với khối lợng hàng của từng hầm sao cho hợp lý nhất. Đối với
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
11
Luận văn tốt nghiệp
các phát sinh, trục trặc trong quá trình làm hàng đại lý phải nắm đợc đầy đủ thông tin
để báo cáo chủ tàu, đồng thời cũng nêu ra phơng án giải quyết theo kinh nghiệm của
đại lý để chủ tàu xem xét.
Việc báo cáo trong khi tàu nằm tại cảng nên thực hịên ít nhất 1 lần / ngày vào
buổi sáng. Báo cáo hàng ngày phải phản ánh đầy đủ các thông tin về quá trình làm
hàng trong ngày hôm trớc nh: số máng làm hàng, sản lợng từng ca, trong ngày, thời
gian dừng làm hàng và lý do, tình hình thời tiết. Trong quá trình tàu làm hàng đại lý
phải theo dõi sát sao và lập ra bản SOF ghi lại đầy đủ các hoạt động thực tế cảu tàu
từ khi đến trạm hoa tiêu cho đến khi tàu chạy khỏi cảng. Đây là tài liệu rất quan
trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi kinh tế của các bên liên quan trong hợp đồng
thuê tàu do vậy đại lý phải lu ý ghi chép các sự kiện một cách chính xác, khách quan.
Các ghi chép về quá trình làm hàng phải phản ánh đầy đủ các sự kiện xảy ra trong

quá trình làm hàng nh: các ca làm hàng, số máng làm hàng, thời gian ngừng làm
hàng và lý do tại sao ngừng làm hàng.
Khi tàu nằm tại cảng đại lý sẽ thực hiện một số công việc uỷ thác của chủ tàu nh
cung cấp nớc ngọt, nhu yếu phẩm, vật t hoặc chuyển giao tài liệu... Khi thực hiện các
công việc này đại lý phải lu ý lấy xác nhận của tàu khi đã xong việc để làm bằng
chứng cho việc thanh toán cũng nh minh chứng cho việc đại lý đã thực hiện xong
nghĩa vụ của mình.
Đối với các cảng mà việc ra vào cầu của tàu phụ thuộc vào thuỷ triều hoặc thời
gian thì đại lý phải theo dõi sát sao quá trình làm hàng để đôn đốc kịp thời giờ kết
thúc làm hàng và điều chỉnh giờ chạy của tàu hợp lý nhất, tránh việc tàu phải chờ đợi
sau khi làm hàng xong.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
12
Luận văn tốt nghiệp
1.1.4. Chuẩn bị cho tàu rời cảng:
Khi tàu chuẩn bị kết thúc làm hàng, căn cứ vào tình hình thực tế làm hàng, căn cứ
vào kế hoạch sửa chữa của tàu, kế hoạch cung cấp vật t thiết bị lơng thực của tàu, đại
lý bàn bạc cùng với thuyền trởng quyết định giờ khởi hành cho tàu.
Căn cứ vào thời gian đã thống nhất với thuyền trởng đại lý dự tính cảng phí của
tàu nếu vợt quá số lợng tiền cảng phí chủ tàu đã chuyển phải báo cáo lãnh đạo cho h-
ớng giải quyết có làm thủ tục cho tàu chạy hay không.
Sau khi thống nhất kế hoạch khởi hành với thuyền trởng đại lý tiến hành thu xếp
cho tàu chạy với các công việc cụ thể nh:
- Gửi các order thuê hoa tiêu, tàu lai, buộc cởi dây... phục vụ cho việc đa tàu từ
nơi neo đậu ra trạm hoa tiêu.
- Làm thủ tục xuất cảnh với các cơ quan và xin phép cảng vụ cho tàu chạy. Qui
trình làm thủ tục xuất cảnh và các yêu cầu về giấy tờ cần nộp, xuất trình đợc qui định
rõ trong nghị định 160/2003/NĐ-CP. Sau khi hoàn thành thủ tục xuất cảnh tàu sẽ đợc
cảng vụ cấp cho giấy phép rời cảng, đây là giấy tờ cuối cùng cấp cho tàu ở cảng

chứng minh rằng tàu không còn vớng mắc, nợ nần gì với các bên liên quan ở cảng
mà tàu neo đậu nữa và tàu đợc phép rời cảng.
- Trớc khi tàu chạy đại lý cần hỗ trợ thuyền trởng trong việc ký các giấy tờ nh
SOF, các giấy tờ về hàng hoá...
- Giấy tờ về hàng hoá:
+ Với tàu xếp hàng: Biên lai thuyền phó, vận tải đơn hoặc phiếu gửi hàng, sơ đồ
xếp hàng, bản lợc khai hàng xuất, biên bản giám định mớn nớc nếu là chở hàng rời,
với một số loại hàng đặc biệt thì có một số giấy tờ khác nh hàng nông sản thì cần
giấy chứng nhận hun trùng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật... Đối với tàu xếp
hàng đại lý cần đặc biệt lu ý khi đại phó ký mate's receipt, nếu có ghi chú trên mate's
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
13
Luận văn tốt nghiệp
receipt thì cần phải thông báo với chủ tàu ngay và bàn bạc cùng với ngời xếp hàng để
tìm phơng án giải quyết. Tránh để tàu phải chờ do tranh chấp về giấy tờ.
+ Với tàu dỡ hàng: Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu - R.O.R.O.C, biên
bản hàng hoá h hỏng C.O.R, báo cáo quyết toán hàng hoá, hoặc biên bản giám định
mớn nớc.
Ký xác nhận của thuyền trởng các hoá đơn chứng từ: Để làm cơ sở cho việc quyết
toán cảng phí với chủ tàu sau này đại lý cố gắng lấy toàn bộ hoá đơn cảng phí từ
cảng vụ, hoa tiêu, kiểm dịch, cầu bến, tàu lai, công nhân bốc xếp ( nếu có ) và lập
các hoá đơn phí của đại lý yêu cầu thuyền trởng ký xác nhận trớc khi tàu chạy.
Một đại lý mẫn cán bao giờ cũng có mặt tại cảng cho đến khi tàu rời cầu an toàn
vừa là để giám sát xem mọi việc đợc tiến hành suôn sẻ cho đến khi tàu rời đồng thời
cũng nh là nói lời chào tạm biệt với tàu. Thuyền trởng luôn luôn đánh giá cao nếu
thấy đại lý sẵn sàng đón tàu khi đến cũng nh việc đại lý có mặt chia tay tàu khi rời
bến.
1.1.5. Các công việc sau khi tàu chạy
Sau khi tàu chạy việc trớc tiên đại lý cần phải làm:

- Gửi báo cáo cho chủ tàu ( Departure report ) trong vòng 2 giờ sau khi tàu rời
cảng, nội dung báo cáo phải có một số thông tin cơ bản sau:
+ Thời gian kết thúc xếp / dỡ hàng, thời gian kết thúc ký kết các giấy tờ.
+ Số lợng hàng xếp / dỡ hoặc lợng hàng thiếu hụt h hỏng ( nếu có ).
+ Departure condition: Mớn nớc, nhiên liệu nớc ngọt khi tàu rời bến, dự kiến
thời gian tàu đến cảng tiếp theo ( nếu có thể ).
- Tập hợp hồ sơ giấy tờ hàng hoá / tài chính để gửi chủ tàu trong vòng 3 ngày, nội
dung cụ thể nh sau:
+ Hồ sơ hàng hoá bao gồm những giấy tờ chính nh sau:
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
14
Luận văn tốt nghiệp
Đối với hàng nhập khẩu: R.O.R.O.C, C.O.R, B/L ( Gốc ), SOF, NOR,
cargomanifest, cargo plan, draft survey ( nếu có ), letter protest ( nếu có ).
Đối với hàng xuất:
Ký và phát hành B/L, tuân thủ chặt chẽ sự chỉ dẫn bằng văn bản của chủ tàu. Trớc
khi ký B/L phải thu hồi bản Mate's receipt. Phát hành bộ vận đơn cho chủ hàng, th-
ờng 01 bộ gồm 3 bản chính trừ trờng hợp có chỉ thị khác bằng văn bản của chủ tàu.
Các giấy tờ gửi chủ tàu: B/L ( coppy ), SOF, cargo manifest, cargo plan, copy
mate's receipt (nếu cần ), draft survey ( đối với hàng rời ) và các giấy tờ đặc biệt liên
quan đến từng loại hàng nh hàng chở trên boong, bản khai hàng nguy hiểm...
+ Hồ sơ tài chính: Tập hợp toàn bộ các hoá đơn cảng phí cũng nh dịch vụ của
đại lý lập Trip account trình lãnh đạo ký trớc khi gửi cho chủ tàu.
+ Hồ sơ lu của tàu phải lu trong vòng 2 năm. Cần ghi những lu ý rút kinh
nghiệm trong chuyến để phục vụ những chuyến tàu sau ( xếp / dỡ hàng cùng loại,
cùng chủ hàng hoặc cùng hãng tàu).
1.2. Thực trạng về công tác đại lý của VFFC - Hải Phòng.
1.2.1. Những thuận lợi.
Từ khi thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt Nam theo

Nghị định 160/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 18 tháng 12 năm 2003 và
có hiệu lực từ ngày 6 tháng 1 năm 2004, công tác đại lý của VFFC - Hải Phòng có
nhiều thuận lợi. Cụ thể:
- Trớc đây, việc làm thủ tục cho tàu xuất, nhập cảnh đợc làm tại tàu gây mất thời
gian và nhiều chi phí. Nay địa điểm làm thủ tục đợc thực hiện tại cảng vụ Hải Phòng
theo chế độ một cửa, giúp đại lý khắc phục đợc nhợc điểm trên, rút ngắn đợc thời
gian làm thủ tục cho tàu, tiết kiệm chi phí.
- Việc khai báo giấy tờ đang đợc triển khai theo hình thức khai báo qua mạng ( có
xuất trình bản chính cho các bên hữu quan nếu yêu cầu ), bởi vậy thời gian cũng đợc
rút ngắn hơn, còn 15-30 phút/tàu.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
15
Luận văn tốt nghiệp
- Đặc biệt thực hiện cải cách thủ tục hành chính cảng biển giúp giảm thiểu một số
lợng lớn về giấy tờ so với trớc, các biểu mẫu đã thống nhất hơn. Cụ thể:
Thủ tục tàu vào cảng Thủ tục tàu rời cảng
Thực hiện cải cách Trớc khi cải cách Thực hiện cải cách Trớc khi cải cách
Nộp Xuất trình Nộp Xuất trình Nộp Xuất trình Nộp Xuất trình
14 12 41 19 11 8 13 20
Có thể nói, việc cải cách thủ tục hành chính cảng biển giúp đại lý làm việc đợc
thuận tiện hơn đồng thời thuận tiện cho việc quản lý của các cơ quan hữu quan, hạn
chế hiện tợng tiêu cực. Thời gian làm thủ tục cũng nh số lợng giấy tờ giảm nên thời
gian lu tàu giảm, giảm thiểu đợc chi phí cho chủ tàu, đại lý, chủ hàng, tăng thời gian
quay vòng của tàu, giảm chi phí phơng tiện đi lại, chi phí do có nhiều loại giấy tờ và
các chi phí thủ tục khác. Thực tế đòi hỏi đại lý phải nâng cao năng lực trình độ và
làm việc mẫn cán hơn.
1.2.2. Những khó khăn.
Bên cạnh những thuận lợi, công tác đại lý hiện vẫn tồn tại một số bất cập nh sau:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin cha đợc thực hiện một cách triệt để do hạn

chế về xử lý kỹ thuật phần mềm của hệ thống mạng và do cha có quy định thống
nhất nên việc khai báo điện tử cha đợc triển khai đồng bộ giữa các bên hữu quan,
việc nối mạng để khai báo có lúc rất khó khăn vì đờng truyền ở Việt Nam cha thật
tốt.
- So với một số nớc trong khu vực và trên thế giới, hệ thống cảng biển nớc ta còn
nhiều hạn chế nh: về trang thiết bị, về luồng lạch... Mặc dù số lợng giấy tờ đã giảm
nhng thủ tục của chúng ta vẫn mang tính rờm rà hơn so với nớc bạn. Công tác quản
lý Nhà nớc chuyên ngành tại cảng biển đợc điều chỉnh bởi nhiều văn bản quy phạm
pháp luật thuộc các lĩnh vực khác nhau nh: hàng hải, thơng mại, hải quan, tài chính,
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
16
Luận văn tốt nghiệp
môi trờng, xuất nhập cảnh, bảo vệ động vật, bảo vệ thực vật và y tế. Tất cả các văn
bản quy phạm pháp luật nói trên đều có nội dung điều chỉnh liên quan đến thủ tục
hành chính cảng biển, do đó dẫn đến sự chồng chéo, mâu thuẫn và cha phù hợp với
quy định của điều ớc quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập. Chính vì vậy đại
lý còn gặp nhiều khó khăn trong việc thu hút khách hàng, mở rộng hoạt động cả ở thị
trờng trong nớc và quốc tế, nhất là trong xu thế cạnh tranh mạnh mẽ nh hiện nay.
Các khách hàng của VFFC - Hải Phòng chủ yếu là khách hàng truyền thống trong
khu vực. Số lợng này ít, phục vụ chính vẫn là cho đội tàu của VOSCO. Một số khách
hàng của VFFC:
+ SEWON SHIPPING ( Hàn Quốc ).
+ COSCO (Trung Quốc ).
+ PARK ROAD SHIPPING ( Hàn Quốc ).
+ UNIVERSAL SHIPPING Co. ( Nhật Bản ).
+ CHIPOLBROK SHIPPING ( Liên doanh Ba Lan - Trung Quốc ).
Bình quân mỗi năm, VFFC phục vụ khoảng dới 100 lợt tàu ra vào cảng và chủ
yếu là tàu nội.
Doanh thu 6 tháng đầu năm 2005 khoảng trên 600 triệu.

- So với Công ớc FAL 65, số loại giấy tờ phải nộp quy định theo Nghị định số
160/2003/NĐ-CP khi tàu thuyền Việt Nam và nớc ngoài nhập cảnh tại các cảng biển
Việt Nam là nhiều hơn. Cụ thể:
+ Chứng từ khi đến:
Theo Công ớc FAL 65 khi tàu đến cảng, cơ quan công quyền sẽ không yêu cầu gì
khác ngoài những thứ sau:
- 5 bản copy về khai báo chung.
- 4 bản copy về khai báo hàng hoá.
- 4 bản copy về dự trữ tàu.
- 2 bản copy về t trang thuyền bộ.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
17
Luận văn tốt nghiệp
- 4 bản copy về danh sách thuyền bộ.
- 4 bản copy về danh sách hành khách.
- 1 bản về y tế hàng hải.
Hiện nay, theo quy định tại Nghị định số 160/2003/NĐ-CP, khi tàu thuyền Việt
Nam và nớc ngoài nhập cảnh tại các cảng biển Việt Nam, chủ tàu hoặc đại lý của chủ
tàu phải nộp đủ các giấy tờ hợp lệ dới đây:
- 03 Bản khai chung, nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan
cửa khẩu;
- 03 Danh sách thuyền viên, nộp cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu,
Hải quan cửa khẩu;
- 01 Danh sách hành khách ( nếu có ) nộp cho Biên phòng cửa khẩu;
- 01 Bản khai hàng hoá, nộp cho Hải quan cửa khẩu;
- 01 Bản khai dự trữ của tàu, nộp cho Hải quan cửa khẩu;
- 01 Bản khai hành lý thuyền viên, nộp cho Hải quan cửa khẩu;
- 01 Bản khai kiểm dịch y tế, nộp cho cơ quan kiểm dịch y tế quốc tế;
- 01 Bản khai kiểm dịch thực vật ( nếu có ), nộp cho kiểm dịch thực vật;

- 01 Bản khai kiểm dịch động vật ( nếu có ), nộp cho kiểm dịch động vật;
- Giấy phép rời cảng cuối cùng ( bản chính ) nộp cho Cảng vụ hàng hải.
Nh vậy, theo quy định tại Nghị định số 160/2003/NĐ-CP, số lợng mỗi loại giấy tờ
mà chủ tàu phải nộp khi làm thủ tục cho tàu đén cảng ít hơn so với quy định của
Công ớc. Tuy nhiên, Nghị định số 160/2003/NĐ-CP yêu cầu thêm một số giấy tờ
sau:
- 01 Bản khai kiểm dịch thực vật ( nếu có ) nộp cho cơ quan kiểm dịch thực vật;
- 01 Bản khai kiểm dịch động vật ( nếu có ) nộp cho cơ quan kiểm dịch động
vật;
- Giấy phép rời cảng cuối cùng ( bản chính ) nộp cho Cảng vụ hàng hải.
+ Chứng từ khi khởi hành:
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
18
Luận văn tốt nghiệp
Theo Công ớc đối với tàu khi rời cảng, Cơ quan công quyền sẽ không yêu cầu gì
khác ngoài những thứ sau:
- 5 bản copy về khai báo chung;
- 4 bản copy về khai báo hàng hoá;
- 3 bản copy về dự trữ tàu;
- 2 bản copy về danh sách thuyền bộ;
- 2 bản copy về danh sách hành khách;
Theo quy định tại Nghị định số 160/2003/NĐ-CP khi tàu thuyền Việt Nam và nớc
ngoài xuất cảnh tại các cảng biển Việt Nam, chủ tàu phải nộp các giấy tờ sau:
- 03 Bản khai chung nộp, cho Cảng vụ hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan
cửa khẩu;
- 03 Danh sách thuyền viên ( nếu thay đổi so với khi đến ) nộp cho Cảng vụ
hàng hải, Biên phòng cửa khẩu, Hải quan cửa khẩu;
- 01 Danh sách hành khách ( nếu thay đổi so với khi đến ) nộp cho Biên phòng
cửa khẩu;

- 01 Bản khai hàng hoá ( nếu có ) nộp cho Hải quan cửa khẩu;
- 01 Bản khai hành lý hành khách ( nếu có ) nộp cho Hải quan cửa khẩu, riêng
đối với hành lý của hành khách trên tàu khách nớc ngoài đến cảng và sau đó rời cảng
trong cùng một chuyến thì không áp dụng thủ tục khai báo Hải quan.
- Những giấy tờ do các cơ quan quản lý nhà nớc chuyên ngành đã cấp cho tàu,
thuyền viên và hành khách ( để thu hồi).
Theo quy định tại Nghị định số 160/2003/NĐ-CP, số lợng mỗi loại giấy tờ mà
chủ tàu phải nộp khi làm thủ tục cho tàu rời cảng ít hơn so với quy định của Công ớc.
Tuy nhiên, Nghị định số 160/2003/NĐ-CP yêu cầu thêm một số giấy tờ sau:
- 01 Bản khai hành lý hành khách ( nếu có ) nộp cho Hải quan cửa khẩu, riêng
đối với hành lý của hành khách trên tàu khách nớc ngoài đến cảng và sau đó rời cảng
trong cùng một chuyến, thì không áp dụng thủ tục khai báo Hải quan.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
19
Luận văn tốt nghiệp
- Những giấy tờ do các cơ quan quản lý Nhà nớc chuyên ngành đã cấp cho tàu,
thuyền viên và hành khách ( để thu hồi ).
- So với nhiều nớc bạn, số lợng giấy tờ cần xuất trình theo quy định của nớc ta
còn nhiều. Đây cũng là một khó khăn cho công tác đại lý, gây mất thời gian.
Nh vậy, có thể thấy trong công tác làm thủ tục cho tàu ra vào cảng biển Việt Nam
hiện vẫn tồn tại một số bất cập cần phải khắc phục. Điều này là hết sức cần thiết bởi
lẽ thủ tục rờm rà gây mất thời gian và ảnh hởng tới lợi ích của nhiều bên liên quan
mà VFFC - Hải Phòng là một minh chứng cụ thể. Do đó việc nghiên cứu tiếp tục cải
cách thủ tục hành chính cảng biển là điều cần thiết đối với nớc ta hiện nay.
Chơng II - Thủ tục hành chính cảng biển.
Đ1. Thủ tục hành chính.
1.1. Khái niệm và ý nghĩa của thủ tục hành chính.
1.1.1 Quan niệm chung về thủ tục hành chính.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng

Lớp : KTB 42 - ĐH
20
Luận văn tốt nghiệp
Thủ tục hành chính là trình tự về thời gian, không gian và là cách thức giải
quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nớc trong mối quan hệ với các cơ quan,
tổ chức và cá nhân công dân.
Thủ tục hành chính đợc điều chỉnh bởi quy phạm hành chính.Thủ tục hành
chính tạo điều kiện bảo đảm cho pháp chế đợc giữ vững, mở rộng dân chủ, công khai
trong quản lý nhà nớc theo một quy trình đợc xác định cụ thể.
Thủ tục hành chính trớc hết là do các cơ quan nhà nớc xây dựng và công bố để
thực hiện chức năng quản lý của nền hành chính nhà nớc, và đòi hỏi các cơ quan
hành chính nhà nớc có trách nhiệm thực thi các thủ tục đó.
Thủ tục hành chính cớ các bên tham gia với t cách là chủ thể thủ tục. Trong quá trình
giải quyết công việc, mỗi chủ thể có quyền và nghĩa vụ thực hiện những hành vi nhất
định, trong một giai đoạn cụ thể nhất định, nhằm góp phần vào quá trình giải quyết
công việc chung. Đồng thời, hành vi của chủ thể tham gia ở giai đoạn trớc sẽ là tiền
đề cho hành vi ở giai đoạn sau. Từ đó, để giải quyết một công việc cụ thể nhất định,
trong nhiều trờng hợp cần phải thiết lập những quan hệ pháp luật về thủ tục. Các
quan hệ về thủ tục có thể liên quan đến từng giai đoạn cụ thể của quá trình giải quyết
công việc của từng cơ quan. Những quan hệ nh vậy đều đợc thực hiện theo thứ tự mà
luật pháp quy định.
1.1.2. Đặc điểm của thủ tục hành chính.
Thứ nhất, thủ tục hành chính đợc thực hiện bởi nhiều cơ quan và công chức nhà
nớc.
Thứ hai, thủ tục hành chính là thủ tục giải quyết công việc nội bộ của nhà nớc
và công việc liên quan đến quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý của công dân. Do vậy,
công việc cần thực hiện thờng rất phức tạp.
Thứ ba, quản lý hành chính nhà nớc chủ yếu là hoạt động cho phép, ra quyết
định có tính chất đơn phơng và đòi hỏi thi hành ngay nhằm giải quyết nhanh chóng,
có hiệu quả mọi công việc diễn ra sôi động hàng ngày trong đời sống xã hội. Vì vậy,

việc quy định thủ tục hành chính đòi hỏi phải kết hợp những khuôn mẫu ổn định tơng
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
21
Luận văn tốt nghiệp
đối và chặt chẽ với các biện pháp thích ứng cho từng loại công việc và đối tợng để
bảo đảm công việc đợc giải quyết kịp thời theo từng trờng hợp cụ thể.
Thứ th, do hiện nay nền hành chính nhà nớc đang chuyể thừ hành chính cai quả
( hành chính đơn thuần ) sang hành chính phục vụ, làm dịch vụ công; đồng thời nền
kinh tế cũng đang chuyển từ cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị
trờng có sự quản lý của nhà nớc, cho nên hoạt động quản lý hàng chính ngày càng đa
dạng về nội dung và phong phú, uyển chuyển về hình thức, biện pháp. Ngoài ra, đối
tợng quản lý của nó là xã hội dân sự cũng muôn hình muôn vẻ, không chỉ trong
phạm vi nội bộ công dân nớc ta mà còn liên quan đến các yếu tố nớc ngoài.
1.1.3. ý nghĩa của thủ tục hành chính.
Có thể thấy ý nghĩa của tủ tục hành chính trên những nét chủ yếu sau:
Thứ nhất, thủ tục hành chính bảo đảm cho các quy phạm vật chất quy định trong
các quyết định hành chính đợc thi hành thuận lợi.
Thứ hai, thủ tục hành chính bảo đảm cho việc thi hành các quyết định đợc thống
nhất và có thể kiểm tra đợc tính hợp lý cũng nh các hệ quả do việc thực hiện các
quyết định hành chính tạo ra.
Thứ ba, thủ tục hành chính khi đợc xây dựng và vận dụng một cách hợp lý sẽ
tạo khả năng sáng tạo trong việc thực hiện các quyết định quản lý đã đợc thông qua,
đem lại hiệu quả thiết thực cho quản lý nhà nớc.Thủ tục hành chính liên quan đến
quyền lợi của công dân. Do vậy, khi đợc xây dựng hợp lý và vận dụng tốt vào đời
sống nó sẽ tạo ra mối quan hệ tốt giữa nhà nớc và nhân dân.
Thứ t, vì thủ tục hành chính cũng là một bộ phận của pháp luật về hành chính
nên việc xây dựng và thực hiện tốt các thủ tục hành chính sẽ có ý nghĩa rất lớn đối
với quá trình xây dựng và triển khai luật pháp.
Nhìn một cách tổng quát, thủ tục hành chính có ý nghĩa nh một chiếc cầu nối

quan trọng giữa cơ quan nhà nớc với dân và các tổ chức khác, có thể tạo ra khả năng
làm bền chặt các mối quan hệ, làm cho Nhà nớc ta thực sự là Nhà nớc của dân, do
dân, vì dân. Nhng nếu xây dựng thiếu tính khoa học, áp dụng tuỳ tiện vào đời sống
thì chính thủ tục hành chính sẽ làm xa cách dân với Nhà nớc.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
22
Luận văn tốt nghiệp
Thủ tục hành chính trên một phơng diện nhất định là sự biểu hiện trình độ văn
hoá của tổ chức. Đây là văn hoá giao tiếp trong bộ máy nhà nớc, văn hoá điều hành,
nó thể hiện mức độ văn minh của một nền hành chính phát triển. Chính vì lẽ đó, cải
tiến thủ tục hành chính sẽ không chỉ đơn thuần liên quan đến pháp luật, pháp chế xã
hội chủ nghĩa của chúng ta, mà còn liên quan đến sự phát triển chung của đất nớc về
các mặt chính trị, văn hoá, giáo dục và đến sự mở rộng giao lu giữa nớc ta với các n-
ớc khác trong khu vực và trên thế giới.
1.2. Các nguyên tắc xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính.
1.2.1. Các nguyên tắc xây dựng thủ tục hành chính.
Việc xây dựng các thủ tục hành chính đợc đặt trên những nguyên tắc cơ bản do
Hiến pháp quy định. Ngoài ra, xây dựng thủ tục hành chính cần phải tuân thủ một số
nguyên tắc khác sau đây:
1.2.1.1. Trên cơ sở luật, nhằm thực hiện luật, bảo đảm pháp chế.
Theo nguyên tắc này, chỉ những cơ quan nhà nớc có thẩm quyền mới đợc ban
hành thủ tục hành chính. Đồng thời, các thủ tục hành chính dù thuộc ngành nào cũng
phải bảo đảm rằng chúng không trái pháp luật, không mâu thuẫn với văn bản của
Nhà nớc cấp trên. Phải thực hiện đúng trình tự với những phơng tiện, biện pháp và
hình thức đợc pháp luật cho phép. Thủ tục hành chính đợc thực hiện chủ yếu bằng
phơng tiện vật chất của Nhà nớc. Nhà nớc tạo điều kiện cho các cơ quan tập thể,
công dân có thể thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi giải quyết các công việc
có liên quan.
Từ lâu nay, ở những mức độ khác nhau, trên đất nớc ta vẫn tồn tại một thực tế

là: nhiều cơ quan chính quyền địa phơng không có thẩm quyền nhng vẫn tự mình đặt
ra các thủ tục hành chính rất vô lý và bắt ngời dân phải thực hiện. Do đó tính hệ
thống của các thủ tục hành chính không đợc bảo đảm và dẫn đến tình trạng rối loạn
kỷ cơng xã hội, tạo điều kiện cho nạn tham nhũng phát triển.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
23
Luận văn tốt nghiệp
1.2.1.2. Phù hợp với thực tế, với nhu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế -
xã hội của đất nớc.
Đây là một nguyên tắc quan trọng của việc xây dựng các thủ tục hành chính.
Nói cách khác, thủ tục hành chính đợc xây dựng trên cơ sở nhận thức đợc yêu cầu
khách quan của tiến trình phát triển xã hội. Hiện nay đất nớc ta bớc vào một thời kỳ
đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nớc trên cơ sở nền kinh tế hàng hóa
nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định
hớng xã hội chủ nghĩa, một nền kinh tế mở, đa phơng hoá và đa dạng hóa quan hệ
đối ngoại. Cùng với tác dụng tích cực và to lớn của nó, cơ chế thị trờng đòi hỏi quản
lý nhà nớc phải ngăn ngừa và hạn chế, khắc phục các mặt tiêu cực của nó. Cơ chế
mới đòi hỏi phải kịp thời xây dựng và hoàn thiện các công cụ pháp luật, cần có
những thiết chế mới thích hợp. Thủ tục hành chính của chúng ta tạo điều kiện cho cơ
chế thị trờng hoạt động hữu hiệu. Nếu thiếu hiểu biết khách quan, tự mình đặt ra thủ
tục hành chính trái với xu thế chung thì chắc chắn nhà quản lý sẽ thất bại.
Cần kịp thời sửa đổi, bãi bỏ những thủ tục không còn hiệu lực để tạo điều kiện
tốt cho các hoạt động của nền kinh tế thị trờng phát triển.
1.2.1.3. Đơn giản, dễ hiểu, công khai, công khai, thuận lợi cho việc thực hiện.
Thủ tục đơn giản sẽ cho phép tiết kiệm sức lực, tiền của của nhân dân trong việc thực hiện
nghĩa vụ của mình. Nó cũng hạn chế việc lợi dụng chức quyền vi phạm tự do của công dân.
Cần bảo đảm rằng mọi thủ tục hành chính đều đợc công khai cho mọi ngời dân
biết để tuân thủ khi thực hiện một nhiệm vụ nào đó và để có thể kiểm tra đợc tính
nghiêm túc của cơ quan nhà nớc khi giải quyết các công việc có liên quan đến tổ

chức, công dân. Nếu dân không đợc biết các thủ tục hành chính đầy đủ thì sẽ là cơ
hội tốt cho những cán bộ không tốt lợi dụng để sách nhiễu.
1.2.2. Các nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính:
- Trớc hết khi thực hiện các thủ tục hành chính phải bảo đảm chính xác, công
minh. Điều này đợc đảm bảo bởi hoạt động của cơ quan tiến hành thủ tục. Cơ quan
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
24
Luận văn tốt nghiệp
tiến hành thủ tục phải có đủ tài liệu, chứng cứ và có thẩm quyền đòi hỏi việc giải
trình, cung cấp thông tin, áp dụng các biện pháp cần thiết. Các công chức và cơ quan
hữu quan trong khi thực hiện thủ tục hành chính phải có trách nhiệm cung cấp thông
tin , t liệu cần thiết để việc thực hiện thủ tục hành chính đợc thuận lợi, chính xác.
- Các bên tham gia thủ tục hành chính bình đẳng trớc pháp luật. Nguyên tắc này
thể hiện ở chỗ, các cơ quan hành chính nhà nớc phải giải quyết quyền và quyền lợi
hợp pháp của công dân, tổ chức khi đề nghị của họ có đủ điều kiện do luật định và ra
lệnh đối với các bên hữu quan bảo đảm quyền, sự tự do, lợi ích hợp pháp của các đ-
ơng sự.
- Giải quyết nhanh chóng và gọn các yêu cầu của dân, đồng thời tăng cờng chặt
chẽ sự quản lý của các cơ quan nhà nớc để tránh sơ hở và lợi dụng thủ tục hành chính
gây phiền hà cho dân.
Cần phải tránh tình trạng yêu cầu của dân gửi đến cơ quan nhà nớc không đợc
giải quyết kịp thời, mặc dù thủ tục hoàn toàn đầy đủ và chính xác. Đồng thời không
nên đa ra các quy định chung chung, sơ hở vì nó sẽ tạo điều kiện cho một số cán bộ
lợi dụng khi làm việc với dân.
Bởi vậy, nguyên tắc đang nói đến về thực hiện các thủ tục hành chính là rất cần
thiết để chấm dứt tình trạng trì trệ trong điều hành chính hiện nay.
1.3. Cải cách một bớc thủ tục hành chính.
1.3.1. Sự cần thiết và mục tiêu, yêu cầu của cải cách một bớc thủ tục hành
chính.

Hiện nay thủ tục hành chính ở nớc ta còn những nhợc điểm, cụ thể là:
- Hình thức: đòi hỏi quá nhiều giấy tờ, gây phiền hà cho nhân dân, nhất là đối
với những ngời ít hiểu biết các quy định về lề lối làm việc trong cơ quan nhà nớc.
- Nặng nề, nhiều cửa, nhiều cấp trung gian không cần thiết, rờm rà, không rõ
ràng về trách nhiệm.
Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng
Lớp : KTB 42 - ĐH
25