thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty

Lời mở đầu
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế
thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và t duy. Trớc yêu
cầu của cơ chế thị trờng các tổ chức cũng nh các doanh nghiệp
phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn
thông tin cho chính mình Để tìm kiếm đ ợc nguồn thông tin thì
việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi
luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh
nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức
mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định
đề ra.
Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng
hoá đợc tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị điều đơng nhiên. ứng dụng CNTT sẽ
mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất
là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu
thế giới tại các nớc Âu Mỹ đạt đợc nhiều thành công một phần
cũng do không ngừng đầu t, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm
phần cứng cũng nh phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh.
Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của
Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh
nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm
phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh
của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công
1
ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang
cố gắng từng bớc tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn
cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình .
Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết đ ợc yêu
cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo

hớng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài :
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý
Bán Hàng tại công ty BK4
Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chơng :
Chơng I : Giới thiệu công ty Thơng mại và Phát Triển
Công Nghệ Bách Khoa 4.
Chơng II : Cơ sở lý thuyết và phơng pháp luận chung về
xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
Chơng III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán
hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty.
2
Phần nội dung
Chơng I
Giới thiệu về công ty thơng mại và phát triển
công nghệ Bách Khoa 4
1.Giới thiệu sơ lợc về công ty thơng mại và
phát triển công nghệ bách khoa 4
Công ty Thơng Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là
doanh nghiệp t nhân, đợc Sở Kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nội
cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo quyết
định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
Tên công ty
Công ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách
Khoa 4
Tên viết tắt: BK4
Tên giao dịch
CôngTy Thơng Mại và Phát Triển Công Nghệ
Bách Khoa 4
Trụ sở công ty
Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội

Giám đốc : Nguyễn văn Phớc
Tel: (04)9161100 (04)5584098 0912028282.
Fax: (04) 5584098
Email: BK4@fpt. vn
2. Lĩnh vực hoạt động chính BK4 đăng kí
3
- Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều
khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lờng.
- Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học.
- Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử bu chính viễn thông.
- Dịch vụ sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành các thiết bị điện tử,
tin học, thông tin, máy văn phòng.
- Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện,
điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng.
3. cơ cấu tổ chức của BK4
Mô hình quản lý của BK4 có dạng nh sau :
Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ
phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty. Nhân viên của các phòng ban một bộ
phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thờng đợc điều
động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty.
Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các
phòng ban cũng nh giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty.
4
Ban Giám
Đốc
Phòng
Maketing
Phòng
Hành
Chính

Phòng
Kế Hoạch
Phòng
Kỹ Thuật
Phòng
Kế Toán
+ Các cơ sở chính của bk4
+ Nhà số : 69 Phố Vọng Quận Hai Bà Trng TP Hà Nội.
Tel: (04)6281595-0912423118.
+ Nhà số : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội
Tel: (04)5584097.
+ Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa Hà Nội.
Tel: 5623298 - 5623299 0903446224.
+Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa Hà Nội.
Tel: (04)5584098.
Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực
hiện việc kinh doanh lu chuyển hàng đợc nhập tại kho hàng 29
Cầu Hoà Mục.
4. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
4.1. ban Giám đốc công ty
Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò
rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lợc kinh doanh của toàn công ty.
Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh
doanh của toàn công ty.
Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là :
Nghiên cứu và đề ra các chiến lợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho
công ty.
Ra các quyết định quản lý.
Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn.
Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dới.

4.2. Phòng Kế hoạch
5
Tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lợc và kế hoạch
phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lợc phát triển kinh
doanh và chiến lợc quản lý trong từng giai đoạn.
Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao
hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh.
Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật t, hàng hoá tại trụ sở
chính cuả công ty.
Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiên
cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánh
mới.
Tại phòng này các chiến lợc kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng nh
trong dài hạn đề đợc đề xuất và nghiên cứu. Những thành viên thuộc phòng
này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể
là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác.
4.3. Phòng kinh doanh
Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lợng nhân viên thuộc
phòng này là tơng đối lớn. Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tại
trụ sở công ty cũng nh có thể làm việc tại các chi nhánh. Phòng Maketing th-
ờng phải phụ trách các công việc nh sau :
Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho
các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực.
Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và
ngoài khu vực.
Cố vấn, tham mu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới
thiệu sản phẩm.
Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán
hàng hoá.
6

Thực hiện các công việc khác đợc giám đốc giao cho
4.4. Phòng Kế toán
Đề xuất, tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản lý,
tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán,
báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lơng của toàn công ty
sao cho phù hợp với quy định nhà nớc.
Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng nh tại các chi
nhánh của công ty.
Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lơng cho công ty.
Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài
chính kế toán khi có yêu cầu.
4.5. Phòng Kỹ thuật
Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho
công ty.
Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch
nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất lợng
của hàng hoá đợc bán ra ngoài thị trờng.
Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và
lắp ráp, thực hiện các giao dịch.
Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho
các trụ sở cũng nh các chi nhánh.
Phối hợp với phòng lu trữ vận hành và phục hồi dữ liệu trong
việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao dữ
liệu.
Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý
tổ chức nhân sự, tiền lơng; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài
7
sản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyên
dùng
Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máy

móc của toàn công ty.
Thực hiện các chơng trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộ
cho các chi nhánh.
Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện
cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và
kỹ thuật.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
4.6. Phòng Hành chính
Phòng hành chính luôn luôn thờng trực tại công ty, phòng hành
chính thờng đảm nhiệm các công việc sau :
Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch
buôn bán hàng hoá.
Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc
hàng ngày.
Thiết lập lịch công tác thờng nhật cho các nhân viên.
Hỗ trợ, tham mu cùng giám đốc trong các vấn đề khác
5. Lĩnh vực hoạt động hiện nay của BK4
Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực mà
công ty đang hoạt động cũng nh mục tiêu và phơng hớng trong t-
ơnglai của BK4.
Công ty đang cố gắng dần tạo ra một thị trờng trong các lĩnh
vực :
8
Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy
photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số lợng không
hạn chế.
Sửa chữa, bảo dỡng, nâng cấp các loại máy tính.
Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng
thể về mạng.
Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán

6. Phơng hớng hoạt động trong tơng lai
Tiến hành mở rộng đầu t, mua sắm các phơng tiện, trang
thiết bị cho các cơ sở của mình. Qua đó sẽ tạo đợc sự gắn
kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng nh giữa
các chi nhánh với nhau.
Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ dàng
hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình.
Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc
nhất là đối với khu vực phí Bắc. Các đại lý này sẽ tiến
hành nhập hàng hoá tại trụ sở nhng sẽ độc lập trong các
giao dịch của mình. Qua mức hàng hoá nhập vào của
mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có đợc thông
qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng hoá.
Từng bớc thiết lập một thị trờng thống nhất trong lĩnh vực kinh
doanh máy tính.
7. Sự cần thiết và những chức năng chính của
phần mềm qlbh
Nh đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty
BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính. Vấn
đề nghiên cứu xây dựng một hệ thống thông tin, quản lý l ợng hàng
9
hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan trọng.
Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một phần mềm
quản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong giao dịch
buôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông tin mang
tính chiến lợc. Phần mềm đợc xây dựng với mục đích đầu tiên là
quản lý lợng hàng nhập xuất, giảm bớt các thao tác thủ công trong
hoạt kinh doanh. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các thông tin
về tình hình xuất nhập của các loại thiết bị, biến động của l ợng
hàng nhập xuất, tìm kiếm các thông tin trợ giúp, giải đáp ý kiến

khách hàng cũng nh ngời quản lý. Việc sử dụng phần mềm quản
lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của công ty với khách
hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt đợc nhiều thao tác thủ công,
dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhập
thông tin về lợng hàng nhập xuất, lợng hàng tồn kho, nhà cung cấp
và thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu quả công
tác sản xuất kinh doanh. Công việc của ng ời quản lý là cập nhật
thông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý
của khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả,
bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung
cấp
Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả của
các hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhân
qua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo công
ty
Các chức năng chính cần phải có của phần mềm
1. Hoá đơn nhập xuất hàng hoá:
10
Phần môdule này hàng hoá nhập xuất của công ty sẽ đợc tiến
hành nhập số liệu. Công việc này có thể tiến hành ở phòng
Maketing tại trụ sở của công ty cũng nh tại các chi nhánh.
2. Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hàng
hoá theo tháng quý, năm :
Thông qua các thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdule
này sẽ tự động tra cứu trong cơ sở dữ liệu những thông tin phù hợp
nhất cung cấp cho ngời sử dụng.
3. Tìm kiếm hàng theo: mã hàng, tên hàng, lợng nhập
xuất
Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ đợc máy tính tự động
tìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ đợc đa ra.

4. Cập nhật khách hàng.
Tại đây chúng ta có thể tiến hành nhập thêm một khách hàng mới
cũng nh có thể chỉnh sửa theo ý muốn.
6. Lên danh sách khách hàng.
Khi chúng ta muốn lên một danh sách khách hàng theo một tiêu
chí nào đó thì phần môdule này sẽ giúp tạo ra một bảng danh sách
khách hàng.
7. Lên danh sách nhân viên
Phần môdule này hỗ trợ việc tạo và in ra một bảng danh sách các
nhân viên trong cả công ty.
8. Lập danh sách các loại hàng bán
Tại đây thì danh sách của các loại hàng bán sẽ đợc lập và in ra
theo một tiêu chí nhất định
9. Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mã khách, tên khách,
địa chỉ, điện thoại.
11
10. In hóa đơn bán hàng, nhập hàng
Các hoá đơn đợc lập tại phần môdule nhập xuất hàng hoá sẽ đợc
in ra từ phầ môdule này.
11. Lập hóa đơn thanh toán
12. Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn
Từ các thông tin tra cứu đợc nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ trợ
ngời sử dụng để tìm kiếm đợc một thông tin phù hợp
13. Thống kê
Chơng II
Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông
tin
I. Tổng quan về hệ thống thông tin
1. Khái niệm về Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ng ời, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập,
lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc
đợc gọi là môi trờng.
Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và
thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào(Inputs) của hệ
thống thông tin đợc lấy từ các nguồn(Sources) và đợc xử lý bởi
hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc.
Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination)
hoặc cập nhập vào kho dữ liệu(Storage).
Mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận : bộ phận đ a dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra. Ta có
12
thể thấy rõ hơn đợc vấn đề trên thông qua hình vẽ minh hoạ sau
:
Ví dụ 1
Hệ thống trả lơng truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian đã
làm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền đ ợc ghi trên
các hồ sơ, tạo ra các tờ séc trả l ơng hoặc thực hiện việc gửi tiền
tự động vào các tài khoản của nhân viên ăn lơng và chuyển các
thông tin về khoản tiền đó cho ngời đợc lĩnh. Vây đây là một hệ
thống thông tin.
Hệ thống trả lơng có thể đợc thực hiện một cách thủ công hoặc
bằng phơng tiện máy móc. Đó có thể là phơng tiện cha tự động
hoá hoặc tự động hoá hoàn toàn nh maý tính bỏ túi và máy chữ,
hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với một số đĩa từ và
máy in laser. Hệ thống thông tin này cũng chịu sự ràng buộc có
thể là những thoả thuận giữa chủ và nhân viên, các thoả thuận
về thời điểm trả lơng cho từng nhóm công nhân.
Ví dụ 2
Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của

cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ
trong công việc. Việc sử dụng những ghi chép đó vào những
13
Nguồn
Thu thập
Kho dữ liệu
Xử lý và l_u giữ Phân Phát
Đích
thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét
tăng lơng tạo ra một hệ thống thông tin. Trong tr ờng hợp này
ông chủ tịch vừa là ngời sử dụng thông tin vừa là ngời tạo ra
thông tin. Phơng tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi
chép cá nhân. Mặc dù vậy thì đây vẫn đợc coi là một hệ thống
thông tin hội đầy đủ các tiêu chuẩn về hệ thống thông tin.
Qua hai ví dụ trên ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tin
khác nhau (1)Hệ thống chính thức, (2) Hệ thống không chính
thức.
Một hệ thống thông tin chính thức thờng bao gồm một tập hợp
các quy tắc và các phơng thức làm việc có văn bản rõ ràng hoặc
ít ra là đợc thiết lập theo truyền thống . Đó là hệ thống trả l ơng
nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và
tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch
ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính
của những cơ hội mua bán khác nhau cũng nh những hệ thống
chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức.
2. Phân loại hệ thống thông tin tại trong một
tổ chức :
Có hai cách phân loại hệ thống thông tin hay đ ợc dùng trong
các tổ chức. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu
ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm

cơ sở để phân loại.
2. 1 phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin
đầu ra :
14
Mặc dù rằng các hệ thống thờng sử dụng các công nghệ
khác nhau nhng chúng phân biệt nhau trớc hết bởi loại hoạt
động mà nó trợ giúp. Theo cách này có năm loại :
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch.
Hệ thống thông tin quản lý.
Hệ thống trợ giúp và ra quyết định.
Hệ chuyên gia .
Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh.
a. Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction
Processing System)
Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tỏ
chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những ng ời
cho vay hoặc những nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh
ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó . Các
hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho
phép theo dõi các hoạt đông của tổ chức . Chúng trợ giúp các
hoạt động của tổ chức ở mức tác nghiệp. Có thể kể đến các
hệ thống thuộc loại này nh :Hệ thống trả lơng, lập đơn đặt
hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung
cấp, đăng kí môn học của sinh viên, cho m ợn sách và tài liệu
trong một th viện, cập nhập tài khoản ngân hàng và tính thuế
phải trả của những ngời nộp thuế.
b. hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment
information System)
Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển

quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào
15
các cơ sở dũ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh
từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo ra các
báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu
cầu. Các báo cáo này thờng có tính chất so sánh, chúng làm t-
ơng phản tình hình hiện tại với một tình hình đã đợc dự kiến tr-
ớc, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của
một công ty trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện
thời và các dữ liệu lịch sử.
c. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS(Decision
Support System)
là hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các
hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định th ờng đợc mô
tả nh một quy trình đợc tạo thành từ 3 giai đoạn : xác định vấn
đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải quyết và lựa chọn
một phơng án .
d. Hệ thống chuyên gia ES(expert system)
đó là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ ngiên cứu trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học
những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó .
e. Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh
tranh ISCA(information system for competitive
advantage)
Hệ thống loại này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc . Khi
nghiên cứu một Hệ Thống Thông Tin mà không tính đến môi
trờng trong đó nó đợc phát triển, ta nghĩ rằng nó chỉ đơn giản
là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thông thông tin quản lý, hệ
thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia .
16

Hệ thống thông tin tăng cơng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế
cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức, có thể là
một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là tổ chức khác
của ngành công nghiệp Nêú nh những hệ thống đợc xác định
trớc đây có mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động quản lý
của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sức cạnh tranh là những
công cụ thực hiện các ý đồ chiến lợc(vì vậy có thể gọi là Hệ
Thống Thông Tin chiến lợc). Chúng cho phép tổ chúc thành
công trong việc đối đầu với các lực l ợng cạnh tranh thể hiện
qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh
mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong
cùng một ngành công nghiệp.
2. 2. Phân loại Hệ Thống Thông Tin tại công ty BK4
Các thông tin trong công ty BK4 đợc phân chia theo cấp quản
lý, đồng thời chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục
vụ. Để hiểu rõ thêm về cách phân chia này ta đi xem xét bảng
phân loại các hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp BK4.
Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra
quyết định tại công ty BK4:
Tài
Chính
chiến
lợc
Marke
ting
chiến
lợc
Kinh
doanh
chiến

lợc
Tài
chính
chiến
thuật
Marke
ting
chiến
thuật
Kinh
doanh
chiến
thuật
Hệ
thống
thông
tin
17
văn
phòng
Tài
chính
chiến
tác
nghiệ
p
Marke
ting
tác
nghiệ

p
Kinh
doanh
tác
nghiệ
p
3. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ
theo quan điểm của ngời mô tả. Có ba mô hình đã đợc đề cập tới
để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô
hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
3.1 Mô hình logic
Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập,
xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ
liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản
sinh ra. Mô hình này trả lời cầu hỏi Cái gì? và Để làm gì?.
Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm
hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý.
3.2 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đ -
ợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả
cũng nh hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao
18
tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và vị trí
công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh
những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình
hoặc bàn phím đợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời
gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động
xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở
đâu? và Khi nào?

3.4 Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý
của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của ng ời sử dụng
mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn, đó là những thông tin
liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống,
dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý
của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các ch ơng trình và ngôn
ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào?
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình
logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết
quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của
góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô
hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi
nhất.
19
Mô hình ổn định nhất
Mô hình hay thay đổi nhất
Mô hình logic
(góc nhìn quản lý)
Mô hình vật lý ngoài
(góc nhìn sử dụng)
Mô hình vật lý trong
(góc nhìn kỹ thuật)
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì? ở đâu? Khi
nào
Nh. thế nào?
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
4. Công cụ mô hình hóa
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ

thờng dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về
hệ thống. Sau đây là các ký pháp của hai loại sơ đồ này.
Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin
theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc
xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
- Xử lý:
- Kho lu trữ dữ liệu
20
Thủ công Giao tác ng.ời - máy Tin học hoá hoàn toàn
Thủ công
Tin học hóa
- Dòng thông tin
- Điều khiển
L

u ý:
- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có
mũi tên chỉ hớng.
- Có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn hình, đĩa từ.
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống
thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng ở trên góc độ trừu tợng.
Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ
dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi chốn hay
thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu
chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Sau đây là các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

(DFD), ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp
cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
21
Tài liệu
Tên ng.ời/bộ phận
phát/nhận tin
Nguồn hoặc đích
Dòng dữ liệu
Tên dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý
Kho dữ liệu
Tên tiến
trình xử lý
Tệp dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát
nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào
chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung
chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có
thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ
khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân
rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ng ời ta phân
rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1
Một số qui ớc và qui tắc liên quan tới DFD
1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên, trừ luồng giữa xử lý và
kho dữ liệu
2. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nh ng luôn luôn đi
cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.

3. Xử lý luôn phải đợc đánh mã số.
4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau.
5. Tên kho xử lý phải là một động từ.
22
6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào
phải khác với luồng ra từ một xử lý.
7. Đối với việc phân rã DFD, thông thờng, một xử lý mà
logic xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc
chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức
phân rã.
10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một
DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD
con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hon nào
đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của
DFD.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ
đợc phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau,
cho bất kỳ qui mô dự án cũng nh kích cỡ của tổ chức nào. Ngày
nay, một số công cụ đợc tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm
cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số
phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ
luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp
các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan
giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện
thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện ra lỗi trên sơ
đồ vẫn thuộc trách nhiệm của nhà phân tích.
Động Tĩnh
23

Vật lý
IFD
(Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thông tin
SD
(System Dictionary)
Từ điển hệ thống,
Các phích vật lý
Logic
DFD
(Data Flow Dagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu
SD
(System Dictionary)
Từ điển hệ thống,
Các phích vật lý
II. Các giai đoạn để phân tích, thiết kế HTTT
Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả
của một giai đoạn, có thể (và đôi khi là cần thiết) phải quay về
giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm
vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho
giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá
dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây mô tả sơ lợc
các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2. Làm rõ yêu cầu
1.3. Đánh giá tính khả thi
1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu
cấu

24
Các công cụ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2. Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4. Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5. Đánh giá lại tính khả thi
2.6. Sửa đổi đề xuất của dự án
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi
tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
3. 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2. Thiết kế xử lý
3.3. Thiết kế các dòng vào
3.4. Hoàn chỉnh tài liệu logic
3.5. Hợp thức hoá mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải
pháp
4.1. Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin
học
4.2. Xây dựng các phơng án của giải pháp
4.3. Đánh giá các phơng án của giải pháp
4.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phơng
án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3. Thiết kế phơng thức giao tác với phần tin
học hoá

25