Thực tâp nghiệp vụ (Kho Thành phẩm – Nhà máy Bia Heineken Hà Nội)

THỰC TẬP NGHIỆP VỤ
(Kho Thành phẩm – Nhà máy Bia Heineken Hà Nội)

.


I.
Giới thiệu, Cơ cấu tổ chức của nhà máy
1. Giới thiệu về Nhà máy Bia Heineken Hà Nội
1.1.
Quá trình hình thành
- Tập đoàn Asia Pacific Breweries Ltd (APDL) là

một trong những tập đồn

then chốt của ngành cơng nghiệp bia. Hiện nay, tập đoàn đang vận hành
mạng lưới tiếp thị khắp toàn cầu, trải rộng qua 70 quốc gia và hiện thời được
hậu thuẫn bởi nhiều nhà máy ở các quốc gia như Singapore, Campuchia,
Trung Quốc, Ấn Độ, Lào, Malaysia, Mongolia, Tây Ban Nha, Papua New
-

Guinea, Sri Lanka, Thái Lan và Việt Nam.
Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) – APBHN
là cơng ty 100% vốn đầu tư nước ngoài của Tập đoàn Các nhà máy Bia
Châu Á Thái Bình Dương (Singapore), một Tập đồn thuộc sở hữu của
Heineken N.V. Hà Lan. Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình
Dương (Hà Nội) được thành lập năm 1996 và bắt đầu sản xuất mẻ bia đầu

-

tiên vào năm 2003.

Nhà máy ở Việt Nam hiện nay được đặt ở đường 427, Vân Tảo, Thường Tín,
Hà Nội với tổng diện tích trên 30000 m2. Địa chỉ trụ sở cơng ty đặt tại Tịa
nhà Hàn Việt, số 203 Minh Khai, Phường Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng,

-

Hà Nội.
Công ty TNHH Nhà máy Bia Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội) sở hữu
một cơ sở vật chất hoàn hảo, bao gồm nhà nấu, dây chuyền đóng gói, khu xử
lý nước, phịng thí nghiệm, bệnh xá, khu vui chơi thể thao hiện đại và một
cảnh quan xanh tươi. Tổng vốn đầu tư ban đầu của Công ty là 70 triệu đơ la
Mỹ. Có khoảng 380 nhân viên làm việc tại Cơng ty TNHH Nhà máy Bia
Châu Á Thái Bình Dương (Hà Nội), trong đó 200 người thuộc bộ phận
marketing và bán hàng, 90 người thuộc bộ phận sản xuất và số cịn lại thuộc

-

các phịng Tài chính, Hành chính và Nhân sự.
Tổng công suất của APBHN là khoảng 80 triệu lít/năm, APBHN được đánh
giá là nhà máy đẹp và hiện đại nhất Đông Nam Á.


-

Hiện tại các sản phẩm: Tiger, Heineken và Larue đang được sản xuất tại nhà
máy bia có cơng suất 50 triệu lít/năm của APB Hà Nội. Tọa lạc trên mảnh
đất rộng 30 héc ta tại Hà Nội, nhà máy bia hiện đại này sử dụng quy trình ủ
bia kỹ thuật tiên tiến nhất, gần 100% dây chuyền sản xuất được tự động hoá
kể từ khâu xay/nghiền lúa mạch cho tới khâu ủ men và lọc bia. Triệt để tuân
theo quy trình sản xuất tiêu chuẩn quốc tế, kiểm sốt chất lượng nghiêm ngặt

và tiến hành hơn 200 cuộc kiểm tra chất lượng trong suốt quy trình, các loại
bia của APB Hà Nội được sản xuất dưới sự giám sát của các chuyên gia kỹ
thuật Tập đoàn Heineken.

-

APB Hà Nội đã được BM STRADA có trụ sở tại Vương quốc Anh trao giấy
chứng nhận HACCP cho hệ thống quản lý và tích hợp cao cấp của nhà máy.
Tận tâm mang đến các loại bia chất lượng, hàng năm nhà máy bia cũng đã
nhận được chứng chỉ ISO 9001 – 2000 quy trình và các hệ thống của nhà
máy. Hai sản phẩm Tiger và Heneken của APB Hà Nội, đã được đánh giá
cao bởi chất lượng bia tuyệt hảo và tiếp tục đón nhận sự ủng hộ ngày một

-

lên cao của khách hàng.
Các sản phẩm của công ty chủ yếu được tiêu thụ tại thị trường miền Bắc. Từ
Quảng Bình trở vào Nam do một cơng ty khác cùng tập đồn - Công ty liên
doanh Nhà máy bia Việt Nam đảm trách.


1.2.

Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận

Tổng Giám Đốc

Giám đốc

Giám đốc

Giám đốc

Giám đốc

Sản xuất

Thương mại

Tài chính

Nhân sự


- Tổng giám đốc: người quản lý trực tiếp các phòng ban, người giữ vai trò cao
nhất, người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật. Là người có quyền cao
nhất trong việc phân bổ nguồn lực, tổ chức hay cách thức thực hiện, kiểm tra, giám
sát mọi hoạt động cũng như tổ chức lại công ty.
- Giám đốc sản xuất: nhiệm vụ chính là phụ trách sản xuất (bao gồm nhà nấu, khu
đóng gói,…) và các dự án phát triển sản xuất của nhà máy bao gồm việc thiết kế,
hoạch định, tổ chức, điều phối, kiểm soát và cải tiến hiệu quả nhà máy sản xuất đến
việc nâng cao chất lượng quản lý, quá trình sản xuất cũng như những kỹ năng đối
với con người trong quá trình làm việc.
- Giám đốc thương mại: quản lý phịng bán hàng, phòng Marketing và phòng
Logistics (Kho thành phẩm) . Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc
phân bố nguồn hàng, tổ chức chương trình, hoạt động tạo ra doanh số cho cơng ty.
+ Phịng bán hàng: chịu trách nhiệm chính về hoạt động kinh doanh của cơng ty,
tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, giao dịch với khách hàng, tổ chức bán
hàng, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
+ Phòng marketing: nhiệm vụ chủ yếu là truyền thông về công ty và sản phẩm, hỗ

trợ tích cực cho hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ là đề xuất và thực hiện các chiến
lược, chương trình truyền thơng cho sản phẩm, thiết kế bao bì, nhãn mác…Như
vậy chức năng của phịng là kích thích tiêu thụ và nâng cao thương hiệu, vị thế của
công ty trên thị trường. Hoạt động marketing cho sản phẩm hiện tại không chỉ là
cơng việc riêng của phịng marketing mà do cá nhân của bộ phận bán hàng đảm
nhận.
+ Kho thành phẩm: lưu kho và bảo quản hàng hóa từ khi hồn thành khâu sản xuất
cho đến khi giao cho khách hàng. Kho cũng có nhiệm vụ lên kế hoạch, điều vận,


làm việc trực tiếp với các công ty vận tải để giao hàng đến các đại lý, điểm phân
phối nhanh chóng và tiết kiệm nhất.
-

Giám đốc tài chính: quản lý bộ phận tài chính, kế tốn, hệ thống mạng và
phần mềm quản lý của cơng ty. Phịng tài chính kế tốn có nhiệm vụ theo dõi
tình hình hoạt động kinh doanh qua các chỉ tiêu kinh doanh, từ đó phân tích
và đánh giá hoạt động Tài Chính của cơng ty trong từng thời kỳ và có những
biện pháp khắc phục những thiếu sót trong khi sử dụng tài chính của cơng ty

-

để hiểu quả tài chính đạt hiệu quả cao.
Giám đốc nhân sự: quản lý bộ phận đào tạo, nhân sự, hành chính và an ninh.
Ngồi tài chính, nhân sự là nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp.
+ Phòng nhân sự: tuyển chọn và đào tạo nhân viên mới cho cơng ty.
+ Phịng hành chính: đề xuất mơ hình tổ chức, phân bố nhân sự cho phù hợp,
hiệu quả, giúp đỡ các phòng ban thực hiện đúng nguyên tắc, chế độ, thủ tục
hành chính,…
+ Phịng an ninh: hoạt động chủ yếu của nhà máy. Đảm bảo quá trình sản

-

xuất được liền mạch, tránh những gián đoạn khơng đáng có.
Mỗi phịng ban lại có các bộ phận nhỏ hơn do các trưởng bộ phận quản lý.
Ví dụ: Trưởng phịng đóng gói, xử lý nước thải,…

I.
-

Quy trình xuất hàng của Kho Thành phẩm (Warehouse)
Mục đích: xuất bia thành phẩm từ Kho chính của nhà máy đến Kho chứa
(Vinh Depot); đến các nhà phân phối, điểm bán lẻ (Outlets); xuất khẩu bia

-

hoặc xuất hàng cho VBL (Nhà máy khu vực phía Nam).
Phạm vi: Áp dụng cho tất cả các sản phẩm được sản xuất bởi Bộ phận sản
xuất (Packaging) và đã vượt qua kiểm tra chất lượng hoặc được mua từ

-

nguồn khác (VBL).
Trách nhiệm: Tất cả các nhân viên thuộc Kho thành phẩm đều có trách
nhiệm thực hiện đúng thủ tục này.


-

Nguồn: Quy trình này được tham khảo từ các tài liệu nội bộ và được sự chấp

thuận của Bộ phận Logistics - Công ty TNHH Nhà máy bia Heineken Hà
Nội.

Quy trình thực hiện: Được áp dụng cho tất cả bia thành phẩm được sự chấp
thuận của Bộ phận kiểm tra chất lượng.

1.
-

Xuất hàng đến Kho Vinh:
Kho Vinh gửi yêu cầu đến Kho Vân Tảo (Kho chính của Nhà Máy)
Nhân viên kho làm việc với nhân viên Sales để in hóa đơn, chuyển hàng hóa
trên hệ thống từ Kho 11 đến Kho 118 (Mỗi kho chứa sẽ được mã hóa trên hệ
thống của Nhà máy).
Sau đó, nhân viên kho thơng báo với nhà vận tải để sắp xếp xe (Do chủ yếu
phục vụ cho thị trường phía Bắc nên hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng

-

đường bộ - ô tô).
Dựa theo hóa đơn, nhân viên kho in ITN (Internal Transfer Note – Hóa đơn

-

xuất nội bộ) và chuyển lại cho nhân viên Sales.
Thủ kho (SC - Store Keeper) kiểm tra trạng thái xe.
Nếu khơng có vấn đề, thủ kho chuẩn bị biên bản (In từ Freight Charge – hệ
thống nội bộ). Trên biên bản biểu thị rõ loại hàng, vị trí và số lượng dựa theo
nguyên tắc LIFO (Last in First out – Vào sau ra trước).
Sau đó biên bản sẽ được chuyển lại cho lái xe nâng (FLD – Forklift Driver)

-

-

-

để lấy hàng.
Lái xe nâng (FLD) có trách nhiệm lấy hàng đúng vị trí, số lượng và vận
chuyển lên xe tải (kiểm tra lần 1).
Thủ kho và bảo vệ:
+ Thủ kho đếm số hàng được chuyển lên xe (kiểm tra lần 2).
+ Bảo vệ đếm lại một lần nữa và chuẩn bị giấy ra cổng (kiểm tra lần 3).
Thủ kho và bảo vệ đối chiếu số lượng trên giấy ra cổng và ITN.
Nếu khơng có vấn đề, nhân viên kho xác nhận hàng hóa đã được chuyển trên
hệ thống (People Soft – hệ thống nội bộ).


-

Kết thúc quy trình.

2.
-

Xuất hàng cho Nhà phân phối:
Nhân viên Sales in hóa đơn và chuyển cho Kho thành phẩm (WH –

-

Warehouse).
Nhân viên kho thông báo với nhà vận tải để sắp xếp xe.
Tiếp tục in DN (Delivery Note – Biên bản giao hàng kiêm phiếu thu vỏ) dựa

-

trên thông tin xe (Nhà vận tải, biển số xe, họ tên lái xe,…).
Thủ kho nhận DN từ nhân viên kho và kí vào DN.
Thủ kho kiểm tra trạng thái xe.
Nếu khơng có vấn đề thì sẽ chuyển DN cho lái xe nâng (FLD) để lấy hàng

-

dựa theo nguyên tắc FIFO (First in First out – Vào trước ra trước).
Lái xe nâng (FLD) có trách nhiệm lấy hàng đúng vị trí, số lượng và vận

-

chuyển lên xe tải (kiểm tra lần 1).
Thủ kho và bảo vệ:
+ Thủ kho đếm số hàng được chuyển lên xe (kiểm tra lần 2).
+ Bảo vệ đếm lại một lần nữa và chuẩn bị giấy ra cổng (kiểm tra lần 3).
Thủ kho và bảo vệ đối chiếu số lượng trên giấy ra cổng và ITN.
Nếu khơng có vấn đề, nhân viên kho xác nhận hàng hóa đã được chuyển trên

-

hệ thống People Soft (Hệ thống nội bộ).
Kết thúc quy trình.

-

3.
-

-

-

Quy trình xuất hàng cho VBL và hàng xuất khẩu (Exports):
Nhân viên Sales/ Nhân viên Kho:
+ Nhân viên Kho in hóa đơn (Đối với hàng xuất cho VBL).
+ Nhân viên Sales in hóa đơn (Đối với hàng xuất khẩu – Exports).
VBL gửi thông tin nhà vận tải cho Kho thành phẩm.
Phịng mua bán hàng (Purchasing) gửi thơng tin hàng (đối với hàng xuất
khẩu).
Xe container đến Kho Vân Tảo.
Thủ kho kiểm tra trạng thái xe.
Nếu khơng có vấn đề, Thủ kho in GIN (Goods Issue Note – Biên bản xuất
hàng). Trên biên bản biểu thị rõ loại hàng, vị trí và số lượng dựa theo nguyên
tắc FIFO (First in First out – Vào trước ra trước).


Sau đó biên bản sẽ được chuyển lại cho lái xe nâng (FLD – Forklift Driver)
-

để lấy hàng.
Lái xe nâng (FLD) có trách nhiệm lấy hàng đúng vị trí, số lượng và vận

-

chuyển lên xe tải (kiểm tra lần 1).
Thủ kho và bảo vệ:
+ Thủ kho đếm số hàng được chuyển lên xe (kiểm tra lần 2).
+ Bảo vệ đếm lại một lần nữa và chuẩn bị giấy ra cổng (kiểm tra lần 3).
Thủ kho và bảo vệ đối chiếu số lượng trên giấy ra cổng và GIN.
Nếu khơng có vấn đề, nhân viên kho xác nhận hàng hóa đã được chuyển trên

-

hệ thống (People Soft – hệ thống nội bộ).
Kết thúc quy trình.

-

*Ghi chú: Các cơng đoạn của đóng container xuất khẩu như kẹp chì, khai
báo hải quan,… sẽ do 3PL (Bên cung cấp dịch vụ logistics thứ 3) phụ trách
nên sẽ không đề cập đến trong báo cáo.

II.

Quy trình nhận vỏ rỗng về từ thị trường:

- Mục đích: Nhận vỏ từ các kho chung chuyển, khách hàng và từ phịng đóng
gói.
- Phạm vi: Áp dụng cho tồn bộ các loại vỏ 2 chiều.
- Trách nhiệm: Toàn bộ nhận viên kho vỏ bao gồm thủ kho, giám sát và
trưởng phịng Logistics.
Nhân viên kho vỏ có trách nhiệm kiểm tra, kiểm đếm hàng trước khi nhập
kho, lưu giữ, bảo quản theo sơ đồ kho.

- Tham chiếu:
Storage conditions and retention time for packaging
TEC.SD.09.002.04

materials – Điều kiện bảo quản và thời gian lưu giữ
vật liệu đóng gói.


1.
-

Quy trình nhận vỏ từ đại lý:
Lái xe tải điều khiển xe chứa vỏ rỗng đến khu vực dỡ hàng.
Lái xe tải bàn giao EIRN (Biên bản giao nhận) cho thủ kho hoặc lái xe nâng.
Lái xe nâng cần xác minh đúng loại xe, biển số xe, số lượng và loại vỏ rỗng
đã được ghi trên EIRN.
Nếu không đúng cần báo lại cho Thủ kho. Nếu thủ kho không giải quyết đc,
tham khảo ý kiến của WM (Warehouse Manager – Trưởng phòng Kho thành

-

phẩm) để giải quyết vấn đề này.
Nếu khơng có vấn đề, lái xe nâng dỡ vỏ rỗng và xếp lại vào kho tạm thời.
Lái xe nâng ghi lại vào EIRN và kí vào đó.
Sau đó lái xe nâng kiểm tra lại một lần nữa rồi xếp vào vị trí có sẵn tại Kho
vỏ rỗng (Empty Store).
Nếu xảy ra đổ vỡ hoặc thiếu hụt, ghi lại số lượng vào biên bản rồi báo cho

-

WM và thủ kho và lái xe đã chuyển vỏ và biên bản đến Kho.
Nếu không xảy ra vấn đề, thủ kho nhập số liệu thực tế vào hệ thống People
Soft (đã đề cập trong phần Quy trình xuất hàng) rồi in ra ERN (Biên bản

-

giao nhận hàng).
Cần có sự xác nhận của Lái xe tải và Thủ kho trong ERN.
Thủ kho lưu ERN, sau đó gửi 1 bản sao cho nhà phân phối để xác minh số
lượng nhập thực tế tại kho.
Dự liệu về nhập kho hàng ngày sẽ được hiển thị trong Báo cáo dao động tồn
kho. (Stock Movement Report).

2.
-

Quy trình nhận vỏ rỗng từ các kho trung chuyển:
Lái xe tải điều khiển xe chứa vỏ rỗng đến khu vực dỡ hàng.
Lái xe tải bàn giao IERN (Phiếu trả vỏ nội bộ - Xuất từ Kho trung chuyển)

-

cho thủ kho.
Thủ kho sẽ báo cho lái xe nâng số lượng, loại vỏ cần dỡ.
Lái xe nâng dỡ vỏ rỗng và xếp lại vào kho tạm thời.
Thủ kho kiểm tra lại một lần nữa rồi xếp vào vị trí có sẵn tại Kho vỏ rỗng
(Empty Store).


Nếu xảy ra đổ vỡ hoặc thiếu hụt, ghi lại số lượng vào biên bản rồi nhập phần

-

thiếu hụt vào hệ thống People Soft.
Nếu không xảy ra vấn đề, thủ kho nhập số liệu thực tế vào hệ thống People

-

Soft rồi in ra PRP (Purchase Receiver Print - Biên bản người mua hàng).
Thủ kho kí vào IERN và lưu cùng với PRP.
Dự liệu về nhập kho hàng ngày sẽ được hiển thị trong Báo cáo dao động tồn
kho. (Stock Movement Report).

3.
-

-

-

-

Quy trình nhận vỏ từ Bộ phận Packaging sau sản xuất:
Nhân viên sản xuất chuyển vỏ rỗng từ Bộ phận sản xuất (Packaging) sau
mỗi kế hoạch sản xuất hàng tuần.
Vỏ nhận về Kho thành phẩm sẽ được phân loại theo 3 tiêu chí sau:
+ Vỏ tốt sẵn sàng cho sản xuất.
+ Vỏ cần làm sạch hoặc sửa chữa và cấp lại cho Packaging.
+ Vỏ loại bỏ không thể sử dụng nữa.
Thủ kho lập EIRN (Biên bản giao nhận) có ghi rõ 3 tiêu chí phân loại sau đó
lấy chữ kí của Nhân viên Sản xuất và thủ kho.

Quy trình phân loại vỏ được chia thành 3 loại:
+ Với vỏ tốt, thủ kho hướng dẫn lái xe nâng xếp vào hàng và sẵn sàng xuất
cho Packaging.
+ Với vỏ cần làm sạch, thủ kho giám sát nhân cơng thời vụ hồn thành q
trình. Sau đó hướng dẫn lái xe nâng xếp vào hàng và sẵn sàng xuất cho
Packaging.
+ Với vỏ hủy bỏ, thủ kho để riêng tại khu vực hủy.
Biên bản hủy vỏ sẽ do Trưởng phòng Kho thành phẩm chuẩn bị. Sau đó biên
bản sẽ được gửi cho BM (Brewery Manger – Giám đốc nhà máy), FM
(Finance Manager – Trưởng phòng tài chính) và GM (General Manager –
Tổng giám đốc) để nhận sự chấp thuận. Trưởng phòng Kho thành phẩm sẽ

-

trực tiếp theo dõi quá trình đã được nêu trong Biên bản hủy vỏ.
Thủ kho nhập số liệu vào hệ thống People Soft.
+ In ra ITR (Inventory Transaction Report – Báo cáo giao dịch tồn kho).
+ In ra GRN (Goods Receive Note – Biên bản nhận hàng) và lưu lại.


-

Kết thúc quy trình.

Bảng danh mục viết tắt:
-

VBL: Cơng ty TNHH Nhà máy Bia Việt Nam
ITN: Hóa đơn xuất nội bộ
FLD: Lái xe nâng

SC: Thủ kho
WH: Kho thành phẩm
DN: Biên bản giao hàng kiêm phiếu thu vỏ


-

GIN: Biên bản xuất hàng
GRN: Biên bản nhận hàng
EIRN : Biên bản giao nhận
IERN : Phiếu trả vỏ nội bộ
ERN : Biên bản giao nhận hàng
PRP: Biên bản người mua hàng
GM: Tổng giám đốc
BM: Giám đốc nhà máy
FM: Trưởng phòng tài chính
ITR: Báo cáo giao dịch tồn kho
GRN: Biên bản nhận hàng
FIFO: First in First out – Vào trước ra trước
LIFO: Last in First out – Vào sau ra trước