tìm hiểu vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổng hợp thuộc chi cục thủy sản – sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh tuyên quang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (299.22 KB, 51 trang )
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM
NGUYỄN THỊ THU HẰNG
Tên đề tài:
TÌM HIỂU VAI TRÕ, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA PHÕNG
HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP THUỘC CHI CỤC THỦY SẢN
SỞ NƠNG NGHIỆP VÀ PTNT TỈNH TUN QUANG
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Hệ đào tạo:
Chun ngành:
Khoa:
Khóa học:
Chính Quy
Kinh tế nơng nghiệp
Kinh tế & PTNT
2014 - 2018
Thái Nguyên, năm 2018
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM
NGUYỄN THỊ THU HẰNG
Tên đề tài:
TÌM HIỂU VAI TRÕ, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ
CỦA PHÕNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP THUỘC CHI
CỤC THỦY SẢN SỞ NƠNG NGHIỆP VÀ PTNT TỈNH
TUN QUANG
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Hệ đào tạo:
Chính Quy
Chun ngành:
Kinh tế nơng nghiệp
Lớp:
K46 - Kinh tế & PTNT
Khoa:
Kinh tế & PTNT
Khóa học:
2014 - 2018
Giáo viên hƣớng dẫn : TS. Bùi Thị Thanh Tâm
Thái Nguyên, năm 2018
i
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, với lòng biết ơn
chân thành nhất, em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo - giảng viên
hƣớng dẫn: TS. Bùi Thị Thanh Tâm đã tận tình hƣớng dẫn, quan tâm động
viên và giúp đỡ em trong quá trình thực hiện báo cáo tốt nghiệp một cách sâu
sắc nhất.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tồn thể cán bộ, cơng chức tại phịng Hành
chính tổng hợp của Chi cục Thủy Sản, Sở Nông nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên
Quang, đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ bảo và chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức cho
em trong thời gian em thực tập tại đây. Qua đó, em đƣợc tìm hiểu kỹ chức
năng nhiệm vụ của phịng, của các cán bộ chuyên môn, sƣu tầm các tài liệu
liên quan đến chuyên đề thực tập.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo nhà trƣờng cùng các
thầy cô khoa Kinh tế Phát triển nông thôn đã hƣớng dẫn, chỉ bảo em hoàn
thành báo cáo thực tập này.
Đƣợc sự phân công của thầy cô khoa KT&PTNT, em đã nghiên cứu đề tài:
“Tìm hiểu vai trị, chức năng và nhiệm vụ của phịng Hành chính tổng hợp
thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang”.
Do chƣa có kinh nghiệm thực tiễn cũng nhƣ thời gian thực tập cịn hạn chế, nên
khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến
qúy báu của các cán bộ, công chức tại phịng Hành chính tổng hợp của Chi cục
Thủy sản, các thầy cô giáo và các bạn để báo cáo này đƣợc hoàn thiện hơn.
Và cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, những ngƣời
đã động viên, chia sẻ, hết lòng quan tâm giúp đỡ em trong suốt thời gian thực
tập để em đạt đƣợc những kiến thức và kinh nghiệm hoàn thành tốt nhất bài
báo cáo thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày….. tháng……năm 2018
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Hằng
ii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCH:
Ban chấp hành
CBCC:
Cán bộ công chức
CCTS:
Chi cục thủy sản
Đ/c:
Đồng chí
HC - TH:
Hành chính – Tổng hợp
NĐ:
Nghị định
PTNT:
Phát triển nông thôn
iii
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN................................................................................................... i
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.................................................................ii
MỤC LỤC....................................................................................................... iii
PHẦN 1: MỞ ĐẦU..........................................................................................1
1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI...............................................................1
1.2. MỤC TIÊU.................................................................................................2
1.2.1. Mục tiêu chung........................................................................................ 2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể........................................................................................ 2
1.2.3. Về chuyên môn........................................................................................3
1.2.4. Về thái độ.................................................................................................3
1.2.5. Yêu cầu về tác phong, ứng xử................................................................. 3
1.2.6. Yêu cầu về kết quả đạt đƣợc................................................................... 3
1.2.7. Về kĩ năng sống, kĩ năng làm việc...........................................................4
1.2.8. Yêu cầu khác............................................................................................4
1.3. NỘI DUNG VÀ PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN......................................4
1.3.1. Nội dung..................................................................................................4
1.3.2. Phƣơng pháp thực hiện........................................................................... 5
1.3.3. Thời gian và địa điểm thực tập................................................................6
PHẦN 2:TỔNG QUAN TÀI LIỆU................................................................ 7
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN...................................................................................... 7
2.1.1. Khái niệm cơ bản về phịng Hành chính tổng hợp..................................7
2.1.2. Vai trị của phịng Hành chính tổng hợp..................................................7
2.1.3. Chức năng của phịng Hành chính tổng hợp............................................7
2.1.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của phịng Hành chính tổng hợp..........................8
2.1.5. Cơ cấu tổ chức và biên chế của phịng Hành chính - Tổng hợp............11
2.1.6. Nhiệm vụ chung và nhiệm vụ cụ thể của phịng Hành chính tổng hợp. 11
iv
2.1.7. Các nhân tố ảnh hƣởng tới năng lực của cán bộ trong phịng Hành
chính tổng hợp................................................................................................. 13
2.1.8. Các văn bản pháp lý liên quan tới nội dung TT....................................16
2.2. CƠ SỞ THỰC TIỄN................................................................................ 17
2.2.1. Nội dung làm việc của phòng Hành chính tổng hợp.............................17
2.2.2. Chế độ hội họp, báo cáo, phát ngơn và bảo mật, đi cơng tác của
phịng Hành chính - Tổng hợp.........................................................................19
PHẦN 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP.................................................................21
3.1. KHÁI QUÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP.....................................................21
3.1.2. Sơ lƣợc lịch sử của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..............21
3.1.3. Giới thiệu chung về phịng Hành chính Tổng hợp................................ 28
3.1.4. Đánh giá chung......................................................................................29
3.1.5. Những thuận lợi và khó khăn liên quan đến nội dung thực tập.............33
3.1.6. Những giải pháp để phát huy ƣu điểm, khắc phục nhƣợc điểm của
phịng Hành chính tổng hợp............................................................................ 34
3.2. KẾT QUẢ THỰC TẬP............................................................................ 36
3.2.1. Mô tả nội dung thực tập và những công việc cụ thể tại cơ sở thực tập. 36
3.2.2. Tóm tắt kết quả thực tập........................................................................36
3.2.3. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lƣơngg̣ đào taọ vàbồi dƣỡng cán bơ g̣
phịng Hành chính - Tổng hợp.........................................................................39
PHẦN 4: KẾT LUẬN....................................................................................43
4.1. KẾT LUẬN.............................................................................................. 43
4.2. KIẾN NGHỊ..............................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................45
1
PHẦN 1
MỞ ĐẦU
1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Nhƣ chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nhà nƣớc nào cũng đều có
một văn phịng Hành chính tổng hợp. Phịng Hành chính là tổ chức có trách
nhiệm thu thập và xử lí thơng tin và tổng hợp mọi thơng tin để phục vụ lãnh đạo.
Phịng Hành chính tổng hợp có vai trị quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Cơng
tác của phịng Hành chính thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngƣợc lại, cơng
tác của phịng Hành chính thực hiện khơng tốt sẽ dẫn tới nhiều khó khăn, hiệu
quả đạt đƣợc khơng nhƣ mong muốn. Bởi vậy, hành chính văn phòng là một bộ
phận quan trọng đặc biệt và không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ
quan nhà nƣớc. Nó đƣợc gắn liền với q trình ra đời, tồn tại và phát triển của
cơ quan, đơn vị, có vị trí và cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
Phịng hành chính khơng chỉ đơn thuần thực hiện các cơng việc giấy tờ,
hành chính mà cịn đƣợc giao nhiều nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc tham
mƣu, vừa đôn đốc, kiểm tra. Phịng hành chính của một cơ quan là một đầu
mối công việc đƣợc lãnh đạo, thủ trƣởng cơ quan, đơn vị ủy quyền “thừa
lệnh” trong triển khai, giải quyết nhiều nội dung công việc quan trọng và hiệu
quả của hoạt động phịng hành chính ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng,
hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, đơn vị…Qua đó, ta có thể
thấy rằng phịng hành chính có tầm quan trọng ảnh hƣởng lớn tới một cơ
quan, đơn vị đó.
Trong bối cảnh chung của các đơn vị cơ quan nhà nƣớc ta hiện nay,
phòng hành chính trong một cơ quan cịn nhiều mặt hạn chế và chƣa phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ và khối lƣợng công việc của từng tổ chức. Công tác
quản lý, sử dụng biên chế của phịng Hành chính tổng hợp còn thiếu sự chặt
2
chẽ và khoa học. Bên cạnh đó, các lãnh đạo cấp trên cịn chƣa rà sốt thƣờng
xun năng lực cán bộ của mình, dẫn đến một số cơng chức cịn chƣa xác định
đƣợc vai trị, vị trí, trách nhiệm và nhận thức đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ của
mình trong cơng tác, dẫn tới tình trạng bỏ xót nhiệm vụ; thực hiện còn cầm
chừng, đùn đẩy, việc dễ làm việc khó bỏ; thối thác nhiệm vụ hoặc chỉ tập trung
giải quyết cơng việc mang tính sự vụ, thiếu tập trung vào những cơng tác quản lý
mang tính vĩ mơ, cơ bản hoặc chỉ tập trung vào các cơ chế chính sách quan trọng
mang tính bền vững đối với ngành, lĩnh vực công tác đƣợc giao. Từ những điểm
yếu kém và bất cập trong thực tiễn nêu trên, chƣa đƣợc sự phân cơng rõ ràng và
đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ của một cá nhân trong thực thi nhiệm vụ
đƣợc giao, nên em tiến hành thực hiện đề tài “Tìm hiểu vai trị, chức năng và
nhiệm vụ của phịng Hành chính tổng hợp thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở
Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang”.
1.2. MỤC TIÊU
1.2.1. Mục tiêu chung
Tìm hiểu vai trị, chức năng và nhiệm vụ của phịng Hành chính tổng hợp
thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở Nông nghiệp và PTNT tại tỉnh Tuyên Quang.
Từ đó đề suất các giải pháp để nâng cao năng lực, hiệu quả làm việc của
phịng Hành chính tổng hợp thuộc Chi cục Thủy Sản – Sở Nông Nghiệp và
PTNT tỉnh Tuyên Quang.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
-
Khái quát những vấn đề liên quan tới cán bộ trong phòng Hành chính
tổng hợp.
-
Phân tích và nắm rõ vai trị quan trọng của phịng Hành chính tổng hợp.
-
Tìm hiểu vị trí, chức năng, đánh giá về thực trạng của phòng đối với
Chi cục Thủy Sản.
-
Nêu những thuận lợi và khó khăn của phịng Hành chính – Tổng Hợp
3
-
Xây dựng và đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao chất lƣợng
và năng lực hiệu quả công việc trong thời kì cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
1.2.3. Về chuyên môn
-
Thâm nhập vào môi trƣờng thực tế.
-
Nâng cao nhận thức đối với trách nhiệm đối với ngành nghề của mình
-
Tiếp cận và làm quen với các cơng việc liên quan tới ngành mà mình
đang theo học.
-
Tham gia làm các cơng việc mà đơn vị thực tập phân cơng.
-
Tìm hiểu những hoạt động cơ quan, đơn vị liên quan đến chuyên ngành.
1.2.4. Về thái độ
-
Chấp hành phân công của khoa Kinh tế và Phát triển Nông thôn, giáo viên
hƣớng dẫn, quy chế thực tập của trƣờng và các quy định của nơi thực tập.
-
Làm việc nhƣ một nhân viên thực thụ theo giờ giấc đúng quy định,
chấp hành mọi phân công của nơi thực tập.
-
Đảm bảo kỷ luật lao động, có trách nhiệm trong cơng việc.
-
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ngƣời hƣớng dẫn tại nơi thực tập.
-
Không đƣợc tự ý thay đổi chỗ thực tập, khi chƣa đƣợc sự đồng ý của
Ban Chủ nhiệm khoa và giáo viên hƣớng dẫn chấp nhận.
1.2.5. Yêu cầu về tác phong, ứng xử
-
Tạo mối quan hệ thân thiện với mọi ngƣời trong cơ quan.
-
Chấp hành, tơn trọng, hịa nhã với các nhân viên, cán bộ tại nơi thực tập.
-
Chủ động tiếp cận cơng việc và sắn sàng hỗ trợ phịng để có thể hồn
thành các cơng việc chung, tự khẳng định năng lực của bản thân.
-
Phong cách, trang phục luôn chỉnh tề, phù hợp, lịch sự.
1.2.6. Yêu cầu về kết quả đạt đƣợc
-
Rèn luyện đƣợc các kiến thức bản thân trong ghế nhà trƣờng .
-
Hiểu rõ đƣợc vị trí, vai trị, chức năng và nhiệm vụ của phịng Hành
chính – Tổng hợp, thuộc Chi cục Thủy sản.
4
-
Học đƣợc các kĩ năng cơ bản, để trở thành một cán bộ chun viên
trong phịng hành chính tại cơ sở thực tập.
1.2.7. Về kĩ năng sống, kĩ năng làm việc
-
Về kĩ năng sống: Thơng qua q trình thực tập đã học đƣợc kỹ năng
sống nhƣ: Bản thân thấy tự tin hơn khi giao tiếp, biết lắng nghe và thu thập
thông tin và xác định đƣợc mục tiêu phù hợp với bản thân.
-
Kỹ năng làm việc: Bản thân tích lũy đƣợc những kỹ năng làm việc nhƣ:
+ Cách xử lý công việc sao cho một cách khoa học và nhanh nhất tiết
kiệm thời gian và tiền bạc.
+
Biết chủ động hơn trong thời gian làm việc, thu xếp thời gian một cách
hợp lý, biết ƣu tiên thứ tự công việc, sắp xếp công việc nào quan trọng hơn
xử lý trƣớc công việc ít quan trọng xử lý sau.
1.2.8. Yêu cầu khác
- Ghi nhật ký thực tập đầy đủ để có tƣ liệu viết báo cáo.
- Trình cho ngƣời hƣớng dẫn ký tên trong nhật ký thực tập hàng tuần để
xác nhận, sự chuyên cần cũng nhƣ quá trình thực tập của sinh viên.
- Dự họp phản ánh thực tập theo đúng lịch và kịp thời báo cáo với Khoa
và giáo viên hƣớng dẫn.
1.3. NỘI DUNG VÀ PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN
1.3.1. Nội dung
Thực tập tại Chi cục Thủy Sản tỉnh Tuyên Quang dƣới sự đồng ý của
Ban Chủ nhiệm khoa và Trƣởng phịng Hành chính tổng hợp và đƣợc giao
các nhiệm vụ:
+
Khái qt chung về cơ sở thực tập
+
Tìm hiểu vai trị, chức năng của phịng
+
Nêu những thuận lợi và khó khăn của phịng Hành chính – Tổng hợp.
+
Đƣa ra các đề xuất nâng cao năng lực, hiệu quả công tác trong phòng.
5
1.3.2. Phƣơng pháp thực hiện
1.3.2.1. Phương pháp thu thập thông tin
-
Phương pháp lý luận: Phƣơng pháp nghiên cứu lý thuyết là phƣơng
pháp thu thập thông tin thông qua đọc sách báo, tài liệu nhằm mục đích tìm
chọn những khái niệm và tƣ tƣởng cơ bản là cơ sở cho lý luận của đề tài,
hình thành giả thuyết khoa học, dự đốn về những thuộc tính của đối tƣợng
nghiên cứu, xây dựng những mơ hình lý thuyết hay thực nghiệm ban đầu.
Cụ thể: Nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu, giáo trình, báo viết và các nguồn
thơng tin có chọn lọc trên Internet có liên quan tới q trình cơng tác của Phòng
HC - TH cũng nhƣ tham khảo các số liệu thống kê, chính sách liên quan
Sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu lý thuyết (còn gọi là phƣơng pháp
nghiên cứu tài liệu), ngƣời nghiên cứu cần hƣớng vào thu thập và xử lý những
thông tin sau:
+
Cơ sở lý thuyết liên quan đến chủ đề nghiên cứu của mình
+
Thành tựu lý thuyết đã đạt đƣợc liên quan trực tiếp đến chủ đề nghiên
+
Các kết quả nghiên cứu cụ thể đã công bố trên các ấn phẩm
+
Số liệu thống kê
+
Chủ trƣơng, chính sách liên quan đến nội dung nghiên cứu
+
Nguồn tài liệu
-
Phương pháp tiếp cận nhận thức: Tiếp cận công việc theo phƣơng
cứu
pháp nhận thức quan niệm rằng con ngƣời không phải là sinh vật chủ yếu thụ
động, duy nhất nằm dƣới sự kiểm tra của môi trƣờng. Cung cách con ngƣời
phản ứng với các tình huống và các sự kiện gặp phải sinh ra từ sự hiểu biết và
nhận thức về công việc.
-
Phương pháp thảo luận: Là phƣơng pháp dùng lời nói trong đó trƣởng
nhóm gợi mở động viên và tổ chức cho mọi ngƣời tham gia ý kiến về một vấn
đề mở, trên cơ sở đó rút ra kết luận, kiến thức mới, xác định và làm sáng tỏ
6
vấn đề, trao đổi ý kiến, tin tức liên quan đến thực hiện, chuẩn bị cho một kế
hoạch tìm tịi và nghiên cứu vấn đề…
-
Phương pháp thống kê mô tả: Là phƣơng pháp nghiên cứu các hiện
tƣợng kinh tế, xã hội bằng việc mô tả thông qua các số liệu thu thập đƣợc.
Phƣơng pháp đƣợc sử dụng để phân tích thực trạng công tác thanh niên.
-
Phương pháp tuyên truyền: Tuyên truyền theo nghĩa rộng là hoạt động
có mục đích của chủ thể nhằm truyền bá những tri thức, giá trị tinh thần, tƣ
tƣởng đến đối tƣợng, biến những kiến thức, giá trị tinh thần đó thành nhận
thức, niềm tin, tình cảm của đối tƣợng, thôi thúc đối tƣợng hành động theo
những định hƣớng, những mục tiêu do chủ thể tuyên truyền đặt ra.
-
Phương pháp thực tiễn: Sử dụng các phƣơng pháp thu thập xử, lý
thông tin; phƣơng pháp tổng hợp; phƣơng pháp phân tích; điều tra, khảo sát,
so sánh, sử dụng số liệu và nội dung báo cáo.
1.3.2.2. Phương pháp xử lý thông tin
Những thông tin, số liệu thu thập đƣợc tổng hợp, phân loại và xử lý
thông qua phần mềm Microsoft Excel, Word.
1.3.3. Thời gian và địa điểm thực tập
Thời gian: Từ ngày 14/8/2017 đến ngày 21/12/2017.
Địa điểm: Phòng Hành chính tổng hợp – Chi cục Thủy Sản thuộc Sở
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Tuyên Quang.
7
PHẦN 2
TỔNG QUAN TÀI LIỆU
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Khái niệm cơ bản về phịng Hành chính tổng hợp
Phịng hành chính tổng hợp là bao gồm những cơng việc hàng ngày nhƣ
quản lý, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, đảm bảo tốt các cơ sở vật chất, trang
thiết bị cho cơ quan đơn vị làm việc. Là nơi tham mƣu, giúp lãnh đạo trong các
công tác quản lý, điều hành, giải quyết các nhiệm vụ chung của đơn vị, cơ quan.
2.1.2. Vai trị của phịng Hành chính tổng hợp
Phịng Hành chính tổng hợp là phịng tham mƣu cho lãnh đạo về cơng tác
nhân sự, chế độ chính sách, lao động tiền lƣơng và có trách nhiệm hồn thành
các nhiệm vụ lƣu trữ, văn thƣ hành chính và quản lý tài sản cho cơ quan.
2.1.3. Chức năng của phòng Hành chính tổng hợp
2.1.3.1. Chức năng tổng hợp - tham mưu
*
Thể hiện qua hai mặt:
-
Mặt tổng hợp: Phịng hành chính là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong
việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới các hoạt động
của cơ quan, phòng thiết lập cơ chế thu thập thơng tin và qua đó xử lí thông
tin, thực hiện theo dõi, nắm bắt, tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của
cơ quan. Thông qua đó, lãnh đạo cấp trên sẽ nắm rõ đƣợc các thơng tin và từ
đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành chính xác
và hợp lí.
-
Mặt tham mƣu: Với vị trí là giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn
phòng đƣợc coi là bộ phận tham mƣu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý
và điều hành cơng tác hành chính của cơ quan. Trên cơ sở thông tin đã đƣợc
thu thập, xử lí, phân tích và tổng hợp với lãnh đạo, phịng hành chính trong
phạm vi quyền hạn cịn nghiên cứu tình hình, tham mƣu, đề xuất các biện
8
pháp hợp lí giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định
nhằm giải quyết các cơng việc một cách hợp lí.
2.1.3.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
-
Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo đƣợc coi là những chức
năng quan trọng nhất của phịng hành chính. Căn cứ vào những quyết định
hay chủ trƣơng của lãnh đạo cơ quan, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc
tham gia xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể các
chủ trƣơng. Trong quá trình tổ chức thực hiện chƣơng trình, kế hoạch đã
đƣợc lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý đôn đốc
việc trên thực tế, theo dõi và nắm bắt sát sao các vấn đề phát sinh trong q
trình thực hiện, thơng tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh.
2.1.3.3. Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, phịng hành chính tiến hành các công việc đảm bảo đầy
đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đảm bảo các trang
thiết bị, phƣơng tiện làm việc đƣợc an tồn, thống nhất. Để thực hiện cơng
việc này, phịng hành chính phải tham mƣu cho lãnh đạo trong việc xây dựng
các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phƣơng tiện làm
việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan. Việc đảm
bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an tồn... cũng là những cơng việc mà
văn phòng tiến hành thực hiện thƣờng xuyên, phục vụ hiểu quả cho các hoạt
động của cơ quan.
2.1.3.4. Chức năng hỗ trợ
Trong các hoạt động chung của cơ quan thì phịng hành chính tổng hợp
khơng những phải giải quyết các cơng việc của phòng mà còn phải tham gia
vào các hoạt động chung một cách tích cực và hiệu quả.
2.1.4. Nhiệm vụ, quyền hạn của phịng Hành chính tổng hợp
Để thực hiện tốt các chức năng đã trình bày ở trên, phịng hành chính
phải thực hiện nhiều cơng việc khác nhau, với phạm vi rộng. Có thể chia làm
các nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể :
9
2.1.4.1. Nhiệm vụ cơng việc hành chính
-
Tổ chức cơng việc lễ tân, trực điện thoại…
-
Tổ chức quản lý và thực hiện các công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ;
hƣớng dẫn các đơn vị trong cơ quan thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng
quy định.
- Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của phịng.
-
Thực hiện các thủ tục pháp lí liên quan tới các cơ quan hành chính nhà
nƣớc, đảm bảo các hoạt động của cơ quan, đúng quy định của pháp luật.
2.1.4.2. Nhiệm vụ thực hiện chức năng tổng hợp - tham mưu
-
Tổng hợp, soạn thảo các báo cáo định kì và đột xuất trình lãnh đạo về
các mặt. Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn
chế, vƣớng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan
-
Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy làm việc,
thỏa ƣớc lao động, quy chế tài chính, quy chế phúc lợi..)
-
Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới các công tác hành
chính, quản lý, báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các
quy định, quy chế trong cơ quan để phù hợp với những thay đổi của pháp luật.
-
Tham mƣu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản
của cơ quan ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.
-
Theo dõi về công tác nhân sự, tham mƣu cho lãnh đạo trong công việc
đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm điều động (đối với những chức danh theo thẩm
quyền), luân chuyển nhân sự. Tham mƣu và tổ chức thực hiện các công tác thi
đua, khen thƣởng trong cơ quan.
-
Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất các đơn vị, phòng ban và của
đối tác và tham mƣu cho lãnh đạo các biện pháp xử lí.
-
Xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch làm việc, soạn thảo kế hoạch tổ
chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan.
10
-
Nghiên cứu và tham mƣu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành
chính, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu
chuẩn.
2.1.4.3. Nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
-
Xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch làm việc chung, lập kế hoạch tổ
chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
-
Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt. Đôn
đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi
và nắm bắt các vƣớng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo, đề
suất lãnh đạo xử lí kịp thời.
-
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của
các phòng để tổ chức theo chƣơng trình, kế hoạch cơng tác. Trao đổi với các
đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.
-
Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp
lí liên quan trong trƣờng hợp lãnh đạo, cán bộ đi cơng tác ở nƣớc ngồi.
-
Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết
định, mệnh lệnh của lãnh đạo để các đơn vị, cá nhân nắm rõ kịp thời theo dõi
và báo cáo thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó.
-
Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong
trƣờng hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
2.1.4.4. Nhiệm vụ thực hiện hiện chức năng hậu cần
-
Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trƣờng cơ quan và sắp
xếp bố trí nơi làm việc cho các phòng ban.
-
Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động, hội nghị, lễ hội,
các sự kiện của cơ quan.
-
Tổ chức xây dựng sửa chữa, bảo dƣỡng, bảo trì các phƣơng tiện, thiết
bị làm theo kế hoạch đã đƣợc lãnh đạo phê duyệt.
11
-
Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nƣớc, vệ sinh, phƣơng
tiện phục vụ lãnh đạo và nhu cầu cơng việc của các đơn vị, phịng ban.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức và biên chế của phòng Hành chính - Tổng hợp
Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính tổng hợp là kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là kiểu đƣợc áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều cơ quan hiện
nay. Theo cơ cấu này, ngƣời lãnh đạo đƣợc sự giúp sức của lãnh đạo chức
năng để chuẩn bị các quyết định, hƣớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết
định.
Trưởng phòng
Bộ phận văn thư, lưu trữ
Chuyên viên
Sơ đồ 2.1 : cơ cấu tổ chức phòng HC – TH
2.1.6. Nhiệm vụ chung và nhiệm vụ cụ thể của phịng Hành chính tổng hợp
2.1.6.1. Nhiệm vụ chung
-
Giúp Chi cục trƣởng quản lý công tác tổ chức bộ máy, biên chế, quản
lý cán bộ, công chức; theo dõi, thực hiện các chế độ, chính sách về lao động,
tiền lƣơng, các loại BHXH, BHYT; xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng
đối với cán bộ, công chức trong Chi cục;
-
Thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, công chức,
viên chức theo thẩm quyền;
-
Xây dựng, thực hiện kế hoạch dự tốn chi phí; quản lý, sử dụng kinh
phí, tài sản của Chi cục theo quy định Luật Kế toán, Luật Ngân sách và các
văn bản hƣớng dẫn thi hành;
-
Quản lý, thực hiện cơng tác hành chính, quản trị phục vụ yêu cầu
nhiệm vụ công tác của đơn vị. Trực tiếp quản lý, theo dõi, cung cấp, đăng tải
thông tin của Chi cục lên trang thông tin điện tử của Sở theo sự phân công của
12
lãnh đạo Chi cục. Thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản lý các con dấu
theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc;
-
Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; đề xuất, tham mƣu, theo dõi
và triển khai có hiệu quả hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO
9001: 2008;
-
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Chi cục giao.
2.1.6.2. Nhiệm vụ cụ thể
+
Trưởng phòng Hành chính tổng hợp - Đ/c Trần Thị Việt Hà
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phòng trƣớc
Chi cục trƣởng;
+
Tiếp nhận xử lí các văn bản đi, đến và các chỉ đạo của lãnh đạo Chi
cục; triển khai, phân công nhiệm vụ, kiểm tra, đôn đốc các cán bộ thuộc
phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ đƣợc giao;
+
Trực tiếp quản lý các công tác tổ chức bộ máy, biên chế, quản lý cán
bộ, công chức, viên chức; theo dõi công tác thi đua, khen thƣởng, kỉ luật cán
bộ công chức, viên chức, thực hiện các chế độ chính sách về lao động, tiền
lƣơng, BHXH; đào tạo bồi dƣỡng đối với cán bộ, công chức trong Chi cục;
+
Xây dựng các kế hoạch, chƣơng trình cơng tác hàng tháng, hàng q,
hàng năm của phịng; kế hoạch dự tốn chi phí, quản lý, sử dụng kinh phí, tài
sản của Chi cục theo quy định của Luật Kế toán và Luật Ngân sách;
+
Quản lý, thực hiện cơng tác hành chính, quản trị phục vụ yêu cầu
nhiệm vụ công tác của đơn vị;
+
Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính : đề xuất, tham mƣu, theo dõi
và triển khai có hiệu quả hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO
9001: 2008;
+
Quản lý cán bộ thuộc phòng; quản lý và sử dụng tiết kiệm có hiệu quả
tài sản, trang thiết bị phục vụ cơng tác của phịng;
+
Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Chi cục giao.
13
+
Bộ phận văn thư, thủ quỹ - Đ/c Hà Thị Thu Huyền
Tham mƣu, thực hiện các cơng tác hành chính; xây dựng kế hoạch về
cơng tác phịng chống tham nhũng, lãng phí hàng năm theo quy định;
+
Phối hợp với Phịng nuôi trồng, khai thác và phát triển nguồn lợi thủy
sản tham gia và thực hiện các cơng trình cơng tác, các đề tài, dự án thuộc
ngân sách tỉnh và ngân sách trung ƣơng;
+
Trực tiếp quản lý, theo dõi, cung cấp, đăng tải thông tin của Chi cục
lên trang thông tin điện tử của Sở theo phân công của lãnh đạo Chi cục;
+
Tổng hợp báo cáo của Chi bộ, Cơng đồn hàng tháng;
-
Nhân viên lái xe - Đ/c Phùng Anh Tuấn
+
Trực tiếp tiếp nhận, quản lý, vận hành ô tô phục vụ lãnh đạo cơ quan
theo đúng quy định của pháp luật và chấp hành nghiêm quy chế sử dụng xe ô
tô của cơ quan;
+
Bảo quản và giữ gìn xe tốt, đảm bảo xe luôn sạch sẽ; kiểm tra xe
thƣờng xuyên nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hƣ hỏng, bảo trì xe
theo định kì; đảm bảo an tồn trong quá trình vận hành xe;
+
Phối hợp với cán bộ trong phịng tham gia thực hiện các chƣơng trình
cơng tác, các đề tài, dự án thuộc ngân sách tỉnh và trung ƣơng;
+
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trƣởng phòng giao.
Trên đây là nội dung phân công nhiệm vụ cho cán bộ Phịng Hành chính
Tổng hợp.
2.1.7. Các nhân tố ảnh hƣởng tới năng lực của cán bộ trong phịng Hành
chính tổng hợp
Các nhân tố ảnh hƣởng tới năng lực, chất lƣợng cơng chức hành chính
bao gồm các nhân tố chủ quan và khách quan, nhƣ sau:
2.1.7.1. Nhân tố khách quan
-
Tuổi cán bộ: Tuổi cán bộ có vai trị lớn trong việc tiếp thu khoa học
công nghệ, tuổi tác ảnh hƣởng khơng nhỏ tới q trình cơng tác, làm việc của
14
các cán bộ. Những cán bộ mới đƣợc biên chế thƣờng nhanh nhẹn hơn trong
cơng việc, có nhiều ý tƣởng tƣ duy, phát huy đƣợc nhiều yếu tố của tuổi trẻ
nhƣng lại ít có kinh nghiệm trong cơng tác quản lý hơn cán bộ công tác lâu
năm. Các cán bộ công tác lâu năm độ tuổi của họ càng ngày càng cao nên ít
nhanh nhẹn hơn các bộ có tuổi trẻ, đổi lại họ có kinh nghiệm trong cơng tác
quản lý cũng nhƣ các vấn đề liên quan tới lĩnh vực của họ đều đƣợc xử lý
một cách nhanh chóng, hiệu quả.
-
Chế độ chính sách: Chế độ, chính sách đối với đội ngũ công chức là hệ
thống các quy định do nhà nƣớc, địa phƣơng đặt ra để tạo nguồn và nâng cao
chất lƣợng đội ngũ công chức. Chế độ, chính sách đối với cơng chức bao gồm
các quy định về ƣu tiên tuyển dụng, ƣu đãi, thu hút nhân tài vào đội ngũ công
chức; các quy định nhằm tạo điều kiện để cán bộ, cơng chức có điều kiện học
tập, nâng cao trình độ, điều kiện bảo đảm mơi trƣờng làm việc thuận lợi, từng
bƣớc hiện đại hóa cơng sở, nhà công vụ, trang thiết bị làm việc trong công sở,
phƣơng tiện để thi hành công vụ, bảo đảm sự quan tâm, hỗ trợ về vật chất khi
công chức gặp rủi ro trong công việc, đảm bảo chế độ tiền lƣơng, bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế.. Chế độ, chính sách đối với cơng chức là nhân tố ảnh
hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng công chức. Chế độ, chính sách là do con
ngƣời tạo ra, nhƣng đồng thời lại tác động mạnh mẽ đến hoạt động của con
ngƣời. Chế độ, chính sách hợp lý có thể mở đƣờng, là động lực thúc đẩy tích
cực, tài năng, sáng tạo, nhiệt tình, trách nhiệm của mỗi ngƣời, nhƣng cũng có
thể kìm hãm hoạt động, làm thui chột tài năng, sáng tạo của cơng chức. Vì
vậy, việc nâng cao chất lƣợng công chức phải gắn liền với đổi mới hệ thống
cơ chế, chính sách. Trong đó tiền lƣơng là một yếu tố quan trọng bậc nhất của
quyền lợi công chức.
Thứ nhất, về khen thưởng:
Trong các cơ quan hành chính, thành cơng của ngƣời lãnh đạo quản lý
chủ yếu là do hiệu suất và hiệu quả thực thi công vụ của từng cán bộ, công
15
chức. Tuy nhiên, với đặc điểm là hoạt động bằng ngân sách nhà nƣớc, ràng
buộc chặt chẽ về cấp bậc và chế độ chức nghiệp gần nhƣ trọn đời, nên đây là
một mơi trƣờng dễ nảy sinh sự trì trệ, thiếu sáng tạo trong đội ngũ cơng chức.
Chính vì thế công tác thi đua, khen thƣởng là công cụ trực tiếp tác động đến
động lực làm việc của đội ngũ công chức trong nền công vụ.
Thứ hai, về kỷ luật:
Quy chế làm việc, chất lƣợng công việc đƣợc giao là yếu tố khơng thể
thiếu trong việc duy trì nề nếp làm việc, kỷ cƣơng trật tự xã hội. Chính phủ
đã ban hành Nghị định số 34/2011/NĐ - CP ngày 07 tháng 05 năm 2011 của
Chính phủ Quy định về xử lý kỷ luật đối với công chức, nhằm hệ thống hóa
lại các quy định chung liên quan đến việc xem xét xử lý kỷ luật cán bộ, công
chức. Theo Điều 3 Nghị định này, việc xử lý kỷ luật công chức đƣợc áp dụng
trong các trƣờng hợp sau đây:
-
Vi phạm việc thực hiện nghĩa vụ, đạo đức và văn hóa giao tiếp của
công chức trong thi hành công vụ, những việc công chức không đƣợc làm
quy định tại Luật Cán bộ, cơng chức.
-
Vi phạm pháp luật bị Tịa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật.
-
Vi phạm quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng, thực
hành tiết kiệm, chống lãng phí, bình đẳng giới, phịng, chống tệ nạn mại dâm
và các quy định khác của pháp luật liên quan đến công chức nhƣng chƣa đến
mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
2.1.7.2. Nhân tố chủ quan
-
Các nhân tố chủ quan ảnh hƣởng tới chất lƣợng làm việc của đội ngũ
cán bộ trong phịng Hành chính tổng hợp :
+
Tinh thần trách nhiệm trong công tác
Trách nhiệm trong công tác của công chức là việc công chức phải làm
trong thực thi công vụ. Trách nhiệm công vụ là một khái niệm mang tính chất
chính trị, đó là việc cán bộ, công chức tự ý thức về quyền và nhiệm vụ đƣợc
16
phân công cũng nhƣ bổn phận phải thực hiện các quyền và nhiệm vụ đó.
Trách nhiệm trong hoạt động cơng vụ của cơng chức có mối quan hệ chặt chẽ
với kết quả hoạt động công vụ. Kết quả công vụ và trách nhiệm công vụ tạo
nên hiệu lực, hiệu quả của các cơ quan, tổ chức. Hai nhân tố này ln có mối
quan hệ biện chứng với nhau.
+
Ý thức tổ chức kỷ luật của công chức
Ý
thức tổ chức kỷ luật của công chức thể hiện qua việc công chức phải
thực hiện tốt các nội dung công việc: Chấp hành và sử dụng có hiệu quả thời
giờ làm việc theo quy định của pháp luật, nội quy, quy định của cơ quan, đơn
vị, tổ chức, không sử dụng thời giờ làm việc vào việc riêng, không đi muộn về
sớm, không chơi game trong giờ làm việc, không uống rƣợu bị trƣớc, trong
giờ làm việc, kể cả vào bữa ăn giữa hai ca trong ngày làm việc và ngày trực,
phải có mặt đúng giờ tại cơng sở theo giờ hành chính hoặc theo quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
2.1.8. Các văn bản pháp lý liên quan tới nội dung TT
* Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của Trung ƣơng:
Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/04/2014 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ƣơng;
Thông tƣ liên tịch số 14/2015/TTLT-BNNPTNT-BNV ngày 25/3/2015
của Bộ Nông Nghiệp và PTNT – Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và phát
triển nông thôn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện;
Thông tƣ số 15/2015/TT-BNNPTNT ngày 26/3/2015 của Bộ Nông
nghiệp và PTNT hƣớng dẫn nhiệm vụ các Chi cục và tổ chức sự nghiệp trực
thuộc Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Đề án số 2107/SNN-ĐA ngày 16/9/2015 thẩm định quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông Nghiệp và Phát triển
nông thôn tỉnh Tuyên Quang;
17
* Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của sở Nông nghiệp và PTNT:
Quyết định số 32/2013/QĐ-UBND ngày 20/12/2013 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Tuyên Quang về ban hành Quy định phân cấp quản lý cán bộ, công chức;
Quyết định số 33/2013/QĐ-UBND ngày 20/12/2013 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Tuyên Quang ban hành Quy định phân cấp quản lý viên chức;
Quyết định số 362/QĐ-UBND ngày 09/12/2015 của UBND tỉnh về quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông nghiệp
và PTNT tỉnh Tuyên Quang;
Quyết định số 50/QĐ-SNN ngày 03/02/2016 của Sở Nông nghiệp và
PTNT về quy chế làm việc của Sở Nông nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang;
2.2. CƠ SỞ THỰC TIỄN
2.2.1. Nội dung làm việc của phịng Hành chính tổng hợp
2.2.1.1. Những quy định chung
-
Cán bộ cơng chức, viên chức phịng TH- HC ln chấp hành quyết
định của các cấp có thẩm quyền. Cán bộ cơng chức, viên chức trong phịng
thƣờng xun phối hợp với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
-
Luôn chấp hành quyết định của cấp quản lý trực tiếp mình và báo cáo
cấp quản lý trực tiếp mình về việc thực hiện quyết định đó.
-
Cán bộ, lãnh đạo phịng ln sát sao, kiểm tra việc thực hiện các quyết
định của cán bộ công chức, viên chức cấp dƣới thuộc lĩnh vực đƣợc giao.
-
Cán bộ công chức, viên chức phịng Hành chính tổng hợp ln ln chấp
hành quy định của cơ quan nhƣ đi làm đúng giờ, ăn mặc gọn gàng, lịch sự.
-
Cán bộ cơng chức, viên chức phịng ln có thái độ lịch sự, hịa nhã,
văn minh trong giao tiếp.
-
Các lãnh đạo phịng ln nắm bắt tâm lý cán bộ trong phịng, có cách
thức điều hành phù hợp với từng đối tƣợng nhằm phát huy khả năng, kinh
nghiệm, tính sáng tạo và chủ động trong cơng việc. Lãnh đạo phịng ln tạo
điều kiện trong học tập và tạo niềm tin cho cán bộ trong phòng.
18
-
Mỗi cán bô ,g̣ công chƣƣ́c , viên chƣƣ́c trong phịng phải nắm chắc chun
mơn, nghiêpg̣ vu,g̣sâu sát với cơ sở, lắng nghe ýkiến đóng góp của quần chúng
và đồng nghiệp ; có ý thức học tập khơng ngừng nâng cao trình độ chun
mơn, nghiêpg̣ vu;g̣ tích cực rèn luyện , tu dƣỡng phẩm chất đaọ đƣƣ́c nhằm hoàn
thành tốt nhất nhiệm vụ đƣợc giao.
2.2.1.2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết cơng việc và mối quan hệ cơng tác
của phịng Hành chính Tổng hợp
-
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết cơng việc của trƣởng phòng : +
Trƣởng phòng chịu trách nhiệm trƣớc Chi cục trƣởng, và trƣớc pháp luật về
toàn bộ hoạt động của phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc các
sở ngành có liên quan về thực hiện các mặt cơng tác chun mơn của phịng.
+
Chỉ đạo giải quyết các nội dung cơng việc cịn chƣa thống nhất giữa các
cán bộ trong phịng . Phân cơng nhiêṃ vu cg̣ ho các cán bô ,g̣ công chƣƣ́c, viên
chƣƣ́c trong phòng.
+
Trƣởng phòng căn cứ các quy định của pháp luật và phân công của
Chi cục trƣởng xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo của cơ
quan và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó.
+
Triêụ tâpg̣ vàchủtrìcác phiên hopg̣ của phịng.
đung cac văn ban quy phaṃ phap luâṭ
ƣ́
đaọ điều hanh cua Chi cục Thủy sản.
+
+ Đôn đốc , kiểm tra cac măṭcông tac c
ƣ́
̀
Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Văn thƣ, Thủ quỹ :
Chủ động tham mƣu , đề xuất , trƣcg̣ tiếp chỉđaọ vàchiụ trách nhiêṃ
trƣớc Trƣởng phòng vàcấp trên vềcác linhh̃ vƣcg̣ công tác đƣơcg̣ phân công.
+
Đối với những vấn đề vƣợt quá vi phạm thẩm quyền , thì phải báo cáo
Trƣởng phòng để thống nhất chỉ đạo , giải quyết . Ký các văn bản của phòng
theo quy đinḥ.
19
+
Chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng phòng và trƣớc pháp luật về các
nhiệm vụ đƣợc phân công, các thủ tục văn thƣ nếu nhƣ làm sai phạm.
- Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của nhân viên, lái xe:
+
Chịu trách nhiệm trƣớc Trƣởng phòng về các nhiệm vụ đƣợc giao.
+
Bảo quản và giữ gìn xe tốt, đảm bảo xe ln sạch sẽ; kiểm tra xe
thƣờng xuyên nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hƣ hỏng, bảo trì xe
theo định kì; đảm bảo an tồn trong q trình vận hành xe.
+
Quản lý, vận hành ô tô phục vụ lãnh đạo cơ quan theo đúng quy định
của pháp luật và chát hành nghiêm quy chế sử dụng xe ô tô của cơ quan.
2.2.2. Chế độ hội họp, báo cáo, phát ngơn và bảo mật, đi cơng tác của
phịng Hành chính - Tổng hợp
2.2.2.1. Chế độ hội họp
- Cán bộ đƣợc giao trách nhiệm chuẩn bị văn bản phục vụ cuộc họp phải
gửi các văn bản dự thảo văn bản qua hộp thƣ điện tử của phòng trƣớc 02 ngày
làm việc để các cán bộ nghiên cứu,chuẩn bị ý kiến khi tham gia cuộc họp.
- Tồn thể cán bộ, cơng chƣƣ́c, viên chƣƣ́c của phòng họp định kỳ 01
lần/01 tháng (vào ngày đầu tháng ) để kiểm điểm tiến độ thực hiện các cơng
việc của Phịng theo kế hoạch, ngày họp cụ thể do trƣởng phòng quyết định.
- Trƣởng phòng chủ trì cuộc họp
- Chuẩn bị biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp.
2.2.2.2. Chế độ thông tin báo cáo
- Trƣởng phịng có trách nhiệm lĩnh hội, phổ biến các chủ trƣơng do
lãnh đạo, chỉ đạo của chi cục và các văn bản do cấp trên có liên quan tới các
cán bơ,g̣cơng chƣƣ́c, viên chƣƣ́c trong phịng.
- Mọi thông tin, tài liệu, trƣớc khi cung cấp cho các cơ quan tổ chức
khác phải đƣợc sự đồng ý của lãnh đạo phòng.
- Những cán bộ, viên chức trong phòng nếu có vƣớng mắc, khó khăn gì
cần giải quyết có thể đề đạt lên trƣởng phòng xem xét để giải quyết vấn đề đó
một cách cụ thể nhanh chóng.
