Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm sốt nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà
quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình
như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền
tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh
nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh tốn có một vai trị rất quan trọng trong bất kỳ
một cơng ty nào,vì vậy việc kiểm sốt chu trình là một việc rất cần thiết và quan
trọng. Hơn nữa, công ty Vinatex lại là một công ty dệt may nên khâu mua hàng là hết
sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà cơng ty khơng chỉ mua trong nước mà cịn
nhập khẩu từ nước ngồi. Do đó, em thấy khâu mua hàng là rất quan trọng nó quyết
định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất của công ty, cho nên nó địi hỏi cơng ty cần
phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra,
đảm bảo giá cả hợp lý để cơng ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên
thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với việc nghiên cứu tại công ty cổ phần Vinatex,
em nhận thấy vấn đề kiểm sốt về chu trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty là cần
thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài về kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng và thanh tốn và áp dụng thực tiễn tại tại cơng ty cổ phần vinatex Đà Nẵng.
Do thời gian và kiến thức còn nhiều hạn chế, em rất mong nhận được ý kiến
đóng góp của Thầy cơ, để bài làm của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn

2

NỘI DUNG
1. Chu trình mua hàng và thanh tốn
1.1. Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm
khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ
thuộc vào bản chất của hàng hố dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức năng này
vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn
của cơng ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần
thiết.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ
phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản:
giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng giao hàng. Sau khi lựa chọn
nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp
đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc
giao hàng. Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm
cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.
1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng
hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng,
sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến bộ
phận liên quan (bộ phận mua hàng và phịng kế tốn) theo quy định. Sau khi kiểm
nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm
thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý
hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng.
1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế tốn thanh tốn kiểm
tra tính hợp lý, hợp lệ và tính tốn trên Hố đơn mua hàng. Sau đó, tiến hành đối
chiếu các thơng tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá...) trên Hoá đơn
bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng,

Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ
3


mua vào; cịn Hố đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa
thanh toán).
1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến
khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi
làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được
lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ chi phải
kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những
chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh tốn thì cần được đánh dấu “đã thanh
tốn” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại. Giấy báo Nợ của ngân hàng
hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán. Trong hầu hết các
trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng
đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như
một sổ nhật ký chi tiền mặt.
2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh tốn
 Người khơng có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
 Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.
 Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng

hoặc chiết khấu thương mại.
 Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng,
chất lượng hay quy cách.
 .Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hố đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn
đúp.
 Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh

tốn nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất
thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai
lần liền.
 Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên

một công ty khơng có thật.
3. Mục tiêu kiểm sốt nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh tốn
3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng được
ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện.
4


Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi sổ đầy
đủ.
Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên
cơ sở giá gốc.
Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài
khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán.
Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với
quy định của chuẩn mực kiểm toán.
3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng
mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ.
Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng
được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế tốn.
4. Ví dụ về Kiểm sốt chu trình mua hàng thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Vinatex
4.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:

5


Lưu đồ mua hàng tại cơng ty:
PHỊNG KD

KHO

Đơn đặt hàng

BỘ PHẬN QA

Nhận hàng hoá

Kiểm tra chất lượng

Sao chép
(3 bản)

Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL

PHỊNG KTCN

KT CƠNG NỢ

A
Lấy mẫu NPL từ kho

Kiểm tra số lượng

Gửi cho nhà cung
cấp

Bảng phối màu
Nhập kho và lập phiếu nhập kho

A

1

Phiếu NK 3
Nhận BCKTCLNPL và
Bảng phối màu

2

Ghi sổ kế toán

Ghi thẻ kho
Kiểm tra

A
Nhận Hoá đơn GTGT, tờ khai
NK, Packing List từ KH

Sao chép
Kiểm tra, đối chiếu

6

4.2. Xét duyệt mua hàng
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho cơng ty và
phịng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phịng
cơng nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các
xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của cơng ty có thể đáp ứng được thời hạn
giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại
lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phịng cơng
nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với
phịng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký
duyệt, sau đó chuyển thơng báo lại cho khách hàng.
Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO với
BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các
nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức ngun
phụ liệu của phịng cơng nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua.
Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối với hàng mua
trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phịng kinh doanh, cịn đối với hàng nhập khẩu thì
sẽ do trưởng phịng kinh doanh ký duyệt..Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi
cho kế tốn cơng nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng
làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh.
Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận
đơn đặt hàng của cơng ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán)
cho công ty và tiến hành làm hợp đồng.
Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt:

Vinatex
Danang
TO: Ms. Thuy
Company: Ly Minh

Tel: 08.8912888 Fax: 08.8918088
CC: Jennifer/sarah
From: Ms.Trang
Email:

VINATEX DANANG COMPANY
25 Tran Quy Cap Str, DaNang City, Viet Nam
Tel: 0511.863757 Fax: 0511.823367
Email:
BM/KDXNK/7.4-03; 01/11/2004; LSD: 02; TR: 1/1
PURCHASE ORDER
PO # : S083000014
Date: AUG 22/2008

7


4.3. Nhận hàng
Khi hàng về, có bốn bộ phận tham gia nhận hàng:
Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing List,
Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không. Lúc này, thủ kho chỉ
kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong vòng ba ngày sau khi hàng nhập kho, thủ kho
cần kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng của
những nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng
nguyên phụ liệu (tổng hợp) dựa trên cơ sở Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL của bộ phận
Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biên
bản tạm nhập cho lơ hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn
cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế tốn để lấy Hóa đơn.
Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho Thủ

kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm
thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của
bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở mặt
sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế tốn cơng nợ làm cơ
sở để hạch toán.
Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn,
Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lơ hàng và nhanh chóng thơng
báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chỉ nhập số
thực nhận, cịn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của Packing list hay Hóa đơn và
xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.
Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm xuất ghi
rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan.
Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và kế
tốn. Khi có một vấn đề ngồi thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề xuất có chữ
ký của người có thẩm quyền có liên quan.

8


Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) tại kho: Kiểm tra chất lượng của lơ hàng có
đúng u cầu hay khơng, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu và
chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp.
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:
Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng
bằng đinh ghim hay dán keo).
Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách
sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao khơng bị nhòe,
mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích
thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,…

Các loại nút thường: Kiểm tra thơng số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm tra
thơng tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có
biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút.
Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo.
Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vịng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để
kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cotton
trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây.
Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo
yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra.
Nếu phát hiện các phụ kiện khơng phù hợp thì phải để riêng ra và ghi rõ phụ liệu
không đạt.
Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của
lô phụ liệu:
Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sản
phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó,
cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phịng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ
phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phịng QA.
Nếu khơng chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất
lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu).
Sau đó, trình lãnh đạo phịng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý.
Phụ liệu không đạt u cầu thì khơng được nhập kho.
9


VINATEX DANANG
PHÒNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

BÁO CÁO KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG NGUN PHỤ LIỆU
Hơm nay, vào lúc…giờ…ngày…tháng…năm…
o:… đại diện phịng KD và phịng QA cơng ty tiến hành kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho của mã hàng:………

Khách hàng:………..kết quả như sau:
Ý kiến đề nghị:
THỦ KHOĐẠI DIỆN P.KDĐẠI DIỆN P.QA



Bộ phận Kỹ thuật cơng nghệ: Kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ liệu và lấy
mẫu đưa vào Bảng phối màu.
Vinatex DaNangBảng phối màuMã số: BM/KTCN/7.5-03
Lần sửa đổi: 00
Ngày hiệu lực: 30/07/2001
Trang 01/02
BẢNG PHÔI MÀU
Khách hàng: ReSources
Mẫu hàng:Quần dài (Wrinkle FREE)
Mã hàng:Body : 21261 (PO#1009508/09)
WS :21912 MX
Số lượng:61,184 pcs
Đơn vị SX:XN II B (Lưu)
Đã Nẵng, ngày 03 tháng 03 năm 2008Phòng KTCN

10




Bộ phận Sales: Kiểm tra lơ hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ
vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA và Bảng phối màu từ phòng
KTCN.
Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trên trang bìa của Bảng

phối màu với hàng thực nhận. Phần bên trong của Bảng phối màu là những nguyên phụ
liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn cứ để đối chiếu với
hàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã hàng mua.
Đối với các lơ hàng khơng đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ được nhân viên phòng
Kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng khơng phù
hợp. Từ đó sẽ giải quyết ngay với ngun phụ liệu khơng phù hợp đó hoặc kịp thời khiếu
nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất nhằm bảo đảm an toàn cho sản xuất.
4.4. Nhập kho và ghi sổ
Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì tiến
hành nhập kho hàng hóa. Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ vào các
chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ:
Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên bản tạm nhập, Biên
bản nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có).
Kế tốn kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (người
bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Biên bản thừa thiếu,
Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu.
Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối chiếu
các mục trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan. Khi thấy phù
hợp sẽ tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu
hoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Căn cứ trên Hóa
đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán kho sẽ kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi trên
hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng
phải có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc công ty.
Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để truy
cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã
nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp

11

hàng mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà cơng ty đã mã hóa thì kế tốn
kho phải báo cho phòng Kinh doanh để tạo thêm danh mục mặt hàng mới vào danh sách.
Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nó sẽ tự động kết chuyển số liệu
vào các sổ sách và báo cáo liên quan (sổ cái TK152, chứng từ ghi sổ TK 152, Bảng cân
đối kế tốn,…) theo chương trình được lập trình sẵn. Định kỳ, kế tốn kho sẽ đối chiếu số
dư cuối kỳ của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập, nếu
có chênh lệch thì kế tốn kho sẽ kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có đúng khơng
hay là do việc định khoản chưa chính xác để sửa chữa lại trực tiếp trên máy cho phù hợp.
Tuy nhiên, do sử dụng phần mềm kế toán nên đơi khi cũng khơng tránh khỏi sai sót do lỗi
phần mềm, khi đó kế tốn kho khơng thể tiến hành sửa chữa trực tiếp trên máy được, lúc
này kế toán kho sẽ phải lập bảng tổng hợp sai sót do lỗi chương trình và trình cho phịng
kinh doanh kiểm tra, xem xét.
5. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
5.1. Kiểm soát nợ phải trả
Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng chứng minh việc
mua hàng đã hoàn tất. Do vậy, sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ chứng từ
gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai nhập khẩu…
và chuyển cho kế tốn cơng nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi)
để làm căn cứ thanh toán tiền hàng.
-

Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người nhận hàng (chứng
tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho (chứng tỏ hàng đã nhận đúng số lượng) để
thanh tốn đúng theo số hàng thực nhận.

-

Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc công ty để chứng
minh việc mua hàng là có thật.

-

Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi ở
mặt sau của hóa đơn.

-

Tờ khai nhập khẩu sẽ được đối chiếu với hợp đồng về số, ngày, ngày hết hạn của
hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) về số lượng hàng nhập
và số tiền phải trả. Mục đích là để khơng thanh tốn vượt quá số lượng hàng đặt mua và
số lượng hàng thực nhận.

12


Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua giữa cơng ty với nhà cung cấp thì
khơng có văn bản chính thức, cơng ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua
hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp trên hóa đơn cho cơng ty. Chính
vì vậy, đây có thể coi là một nhược điểm của cơng ty trong việc kiểm sốt các khoản giảm
giá, chiết khấu; dễ có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng với nhà cung cấp trong
việc thực hiện giảm giá trên hóa đơn, có thể có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế
mua.
Kế tốn cơng nợ dựa vào Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn vận tải,… (người bán là có
thật) và Đơn đặt hàng đã được phê chuẩn làm căn cứ ghi sổ. Khi nhận được đầy đủ bộ
chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua hàng do kế tốn kho cung cấp thì kế tốn
cơng nợ tiến hành kiểm tra định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thơng tin trên hóa đơn
với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ, mục đích là để khơng
thanh tốn vượt q số lượng hàng đặt mua.
Mỗi nhà cung cấp được sẽ mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ
các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Dữ liệu về khoản nợ phải

trả người bán được kế tốn cơng nợ nhập vào máy theo chương trình kế tốn máy (Pro
Accounting). Sau đó, chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng
kê các khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế tốn cơng nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi
tiết người bán với Sổ cái do kế tốn tổng hợp lập thơng qua bảng tổng hợp cân đối số phát
sinh. Trong bộ phận kế tốn có sự phân quyền rõ ràng nên kế tốn cơng nợ có User và
Password riêng để truy cập vào hệ thống dữ liệu liên quan đến các khoản phải trả, không
được phép truy cập vào Sổ Cái hay các Bảng tổng hợp khác.
Cơng ty cần phải có sự kiểm sốt chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo
việc cân đối nguồn vốn. Với phương châm “đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu” công
ty thường trả nợ đúng hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định trên hợp đồng và không
để nợ tồn quá hạn.
Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính nên
nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế tốn cơng nợ lưu giữ
bộ chứng từ thanh tốn chỉ là các bản sao, cho nên trên mỗi bản sao cần phải có đóng dấu
“sao y bản chính” kèm theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền như: Trưởng phịng kinh
doanh, Tổng giám đốc cơng ty…
13


5.2. Kiểm soát việc chi tiền thanh toán
5.2.1. Kiểm soát việc chi tiền mặt
Lưu đồ kiểm sốt chu trình thanh tốn:
PHỊNG KD

KT THANH TỐN

Lập giấy đề xuất

KT TRƯỞNG

THỦ QUỸ

Lập giấy thanh toán

Kiểm tra, xem xét

Lập phiếu chi
2
Phiếu chi 1

Kiểm tra, xét duyệt

A
Nhận HĐGGT, bảng báo giá

Chi tiền

Phiếu chi 2
Các chứng từ liên quan

Ghi sổ quỹ

Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua khơng lớn lắm thì cơng ty sẽ
lập Phiếu chi để thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, Giấy thanh tốn, Hóa
đơn GTGT, Phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan.
Giấy đề xuất: Do phó phịng Kinh doanh lập nhưng phải có sự xét duyệt của Ban

-

Giám Đốc cơng ty. Sau đó, Giấy đề xuất được chuyển cho phịng kế tốn giải quyết và
thực hiện việc chi tiền. Trường hợp số tiền cần chi là lớn thì địi hỏi phải có Bảng báo giá
từ nhà cung cấp kèm theo Hóa đơn GTGT thì mới chấp nhận lời đề nghị từ phòng kinh
doanh.

14


CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ XUẤT
Kính gửi: - Giám Đốc Cơng Ty Vinatex Danang
- Phịng kế tốn
Tên tơi

: THÁI BÌNH THU TRANG

Đơn vị cơng tác

: Phịng KD

Xin đề xuất: Thanh tốn tiền cho Cơng ty TNHH & DV Sơn Trà
Lý do thanh toán: Mua nguyên phụ liệu sử dụng cho các PO#1009508/09
Số tiền thanh toán: 101.283.270
( Một trăm lẻ một triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y)
Phương thức thanh toán: Chuyển khoản (hàng đã nhận về kho, đã cho sản
xuất)
Qua ngân hàng: Ngân hàng đầu tư và phát triển TPHCM
Địa chỉ: 134 Nguyễn Công Trữ, P.Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM

A/C No: 310-10-00-001361-8
Người thụ hưởng: Cơng ty TNHH TM & DV Sơn Trà
Vậy, kính đề nghị ban giám đốc và phịng kế tốn quan tâm giải quyết
Ý KIẾN GIÁM ĐỐC

Đà Nẵng, ngày 31 tháng 9 năm 2020
NGƯỜI ĐỀ XUẤT
THÁI BÌNH THU TRANG

-

Giấy thanh tốn: Khi Giấy đề xuất được chấp nhận thì kế tốn thanh tốn sẽ tiến
hành lập Giấy thanh tốn, trên đó có ghi rõ số tiền cần chi và định khoản. Sau đó, kế tốn
thanh tốn sẽ kiểm tra, đối chiếu số tiền và định khoản trên giấy thanh toán với các chứng
từ đã được duyệt, nếu thấy phù hợp thì sẽ chuyển lên cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký
duyệt trước khi tiến hành lập phiếu chi.

15


VINATEX DANANG

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
GIẤY THANH TỐN

Kính gửi
: Tổng Giám Đốc cơng ty Vinatex Đà Nẵng
Tên tơi
: Nguyễn Thị Hợp

Nội dung thanh tốn: Thanh tốn tiền hàng mua ngun phụ liệu cho cơng ty TNHH
TM & DV Sơn Trà.
Tổng cộng số tiền thanh toán bằng số: 101.283.270 đ
Số tiền bằng chữ: Một trăm lẻ một triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi
đồng y.
Giám đốc

-

Kế toán trưởng

Phụ trách bộ phận Người xin thanh toán

Phiếu chi được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực sự phát sinh),
Biên bản nhận hàng và Hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã thực nhận)… Kế toán trưởng và
kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng
từ chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán thanh
toán sẽ lưu. Thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền trên Phiếu chi với chứng từ gốc đi kèm (Hóa đơn
GTGT), xác nhận các chữ ký trên phiếu chi là chính xác thì sẽ tiến hành chi trả tiền cho
nhà cung cấp.

-

Cần phải chú ý là không được ký khống trên chứng từ chi với lý do người có thẩm
quyền phê duyệt đi vắng trong những lúc cần thiết. Hơn nữa, các chứng từ chi cần được
đánh số thứ tự và ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu và ghi trùng, cịn các
hóa đơn bán hàng thì cần được đóng dấu đã thanh tốn sau khi đã thanh toán để tránh
trường hợp sử dụng lại.

-

Các nghiệp vụ chi tiền cần được chi đúng với số tiền đã duyệt chi căn cứ trên hóa
đơn và các chứng từ khác có liên quan. Sau khi nghiệp vụ chi tiền hồn thành thì kế tốn
thanh tốn cần ghi giảm ngay một khoản tiền tương ứng để tránh gian lận.
Cuối tháng, các phiếu chi sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước khi đóng
thành tập để lưu trữ và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra một lần nữa số tiền từng phiếu chi
với Sổ quỹ chi tiền; liệt kê các phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền để tiến hành giải
quyết sau.
16


Vinatex Danang
25 Tran Quy Cap-DN
ĐKKD: 113403
Số thuế: 040.041.0498

Mẫu số 02-TT
Ban hành theo QĐ số 1141-TC/QĐCĐKT
Ngày 1/11/95 của Bộ Tài Chính

Số phiếu: 18.03
Liên 1
PHIẾU CHI
Ghi nợ: 111101
11/03/2008
Người nhận tiền: Công ty TNHH TM & DV Sơn TràGhi có: 33115

Địa chỉ: 134 Nguyễn Cơng Trữ, P.Nguyễn Thái Bình, Quận 1, HCM
Về khoản: Mua nguyên phụ liệu sử dụng cho các PO#1009508/09..
Số tiền: 101.283.270 đ

Bằng chữ: Một trăm lẻ một triệu, hai trăm tám ba nghìn, hai trăm bảy mươi đồng y.
Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vịKế toán trưởngKế toán thanh toán
Nhận đủ tiền:
Ngày… tháng… năm
Thủ quỹNgười nhận tiền

5.2.2. Kiểm sốt việc chi tiền thơng qua ngân hàng
NGÂN HÀNG

KT TIỀN GỬI

BỘ PHẬN KHÁC

Thông báo từ NH

Đối chiếu,
Nhận
kiểm
bộ chứng
tra
từ gốc, giấy đề xuất từ KT kho và phòng KD
Sổ phụ NH
Giấy báo Nợ

Cập nhật vào máy

17

Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì cơng ty thường thanh
tốn qua ngân hàng. Các hình thức thanh tốn mà cơng ty thường áp dụng là: ủy nhiệm
chi, L/C và T/T (gồm trả trước và sau).
Khi có nhu cầu phải thanh tốn, phịng Kinh doanh sẽ lập một Giấy đề xuất gửi cho
bộ phận kế tốn xem xét. Nếu đồng ý thì kế tốn tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập ủy
nhiệm chi hoặc tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức thanh tốn đã đề cập trong
hợp đồng.
Sau khi hồn tất việc thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ và sổ phụ
ngân hàng về cho công ty. Kế toán tiền gửi sẽ căn cứ vào bộ chứng từ gốc mua hàng, giấy
đề xuất thanh toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy
báo Nợ và sổ phụ kế toán có khớp với nhau hay khơng, nếu đúng thì kế toán tiền gửi sẽ
dùng User và Password để truy cập hệ thống và cập nhật số liệu và máy tính.
5.3. Kiểm sốt trong mơi trường xử lí thơng tin bằng máy tính
Cơng ty sử dụng phần mềm Pro Accounting trong cơng tác kế tốn. Để đảm bảo
việc cung cấp thơng tin là trung thực và chính xác thì cần thiết phải có kiểm sốt kế tốn
trong điều kiện tin học hóa.
5.3.1. Kiểm sốt chung
3.3.1.1. Kiểm sốt việc truy cập hệ thống
Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán sử dụng tại cơng ty cho phép phân quyền
sử dụng. Theo đó, mỗi nhân viên kế tốn sẽ có User và Password riêng để truy cập vào hệ
thống và chỉ được phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… trên phần hành mà mình đảm nhận.
Riêng kế tốn tổng hợp và kế tốn trưởng được phép truy cập vào dữ liệu của tất cả các
phần hành. Kế toán các phần hành chỉ được phép truy nhập vào các báo cáo hay các sổ
sách tổng hợp của những năm đã quyết toán xong.
5.3.1.2. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
-

Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính năng tự động lưu trữ dữ liệu mới nhập vào sau
một khoảng thời gian nhất định để tránh những trục trặc bất ngờ đột xuất.

-

Cuối tháng, các kế toán viên tiến hành in ấn các sổ sách trên máy rồi đối chiếu với
chứng từ gốc, sau đó đóng thành tập và lưu trữ. Mỗi kế tốn viên có trách nhiệm lưu trữ
chứng từ và sổ sách liên quan tới phần hành của mình.
5.3.2. Kiểm sốt ứng dụng
18


5.3.2.1. Kiểm soát nhập liệu
-

Kế toán chỉ cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, rồi chương trình sẽ tự động
hiển thị thơng tin có liên quan đã được thiết kế từ trước. Trong quá trình thiết kế mã nhà
cung cấp hay mã hàng nếu có sự trùng lắp thì phần mềm sẽ tự báo lỗi.

-

Chứng từ gốc sẽ được đánh số thứ tự trước khi nhập vào máy để hạn chế việc ghi
trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. Khi nhập xong, nhân viên kế toán phần hành sẽ đánh dấu là
đã được sử dụng để tránh tình trạng dữ liệu được nhập hai lần.

-

Dữ liệu trước khi nhập vào máy đều được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
5.3.2.2. Kiểm sốt xử lý dữ liệu

-

Cơng ty chỉ mới áp dụng kế toán máy từ năm 2006 nên dữ liệu lưu trong máy tính

chưa nhiều, do đó mà cơng ty cũng chưa có quy định cụ thể về thời gian lưu trữ dữ liệu và
nếu vượt quá một thời hạn nào đó thì dữ liệu sẽ được chuyển sang lưu trữ ở những thiết bị
lưu trữ khác như thế nào.

-

Dữ liệu trên chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện phải phù hợp với nhau.

-

Hệ thống được thiết kế đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và
ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi đã chuyển Sổ Cái.
5.3.2.3. Kiểm soát thông tin đầu ra

-

Cần phải kiểm tra và xem xét kỹ càng các sổ sách và báo cáo được in ra để đảm
bảo thơng tin được cung cấp là chính xác, trung thực và hợp lý; hơn nữa phải đảm bảo
hình thức của các sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định của chế độ kế toán Việt Nam.

19


KẾT LUẬN
Qua q trình tìm hiểu về kiểm sốt nội bộ nói chung và kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng và thanh tốn nói riêng, em thấy vấn đề kiểm soát cần được sự quan tâm của
các cấp lãnh đạo của cơng ty để có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, đảm bảo hoạt động
sản xuất kinh doanh được thơng suốt và có hiệu quả.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng, dưới sự hướng dẫn
của thầy Nguyễn Công Phương, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong phịng Kế

tốn, phịng Kinh doanh, Kho, phòng QA, phòng KTCN đã giúp em có điều kiện tìm hiểu
về cơng tác hạch tốn kế toán cũng như các vấn đề khác liên quan tới đề tài. Cùng với
những kiến thức đã học và quá trình tìm hiểu, quan sát thực tế đã giúp em hồn thiện đề
tài này.
Tuy vậy, đề tài cũng khơng thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em
rất mong nhận được sự góp ý của thầy cơ và các anh chị trong phịng kế tốn của cơng ty.
Em xin chân thành cảm ơn.

20


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 GS.TS.Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngơ Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm tốn tài chính,tái bản

lần 2, Nhà xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, 2006
2 ThS.Thái Phúc Huy chủ biên, Hệ thống thơng tin kế tốn, tái bản lần thứ 2, Nhà xuất

bản thống kê, 2004
3 Bài giảng kiểm tốn tài chính, Khoa kế tốn, Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng.

21


22


23