Tài liệu 7 bước huấn luyện nhân viên hiệu quả ppt

7 bước huấn luyện nhân viên hiệu quả
Thông qua quá trình đào tạo, huấn luyện, chủ doanh nghiệp tạo điều kiện
cho nhân viên phát triển thêm các kiến thức và kỹ năng mới, từ đó nâng
cao năng suất lao động. Bên cạnh đó, phản hồi, tư vấn và định hướng là
những việc mà các trưởng bộ phận, trưởng nhóm cần thực hiện thường
xuyên để đảm bảo mỗi nhân viên nắm được mục tiêu, yêu cầu và qui trình
làm việc.
Sau đây là 7 bước giúp nhà quản lý tạo môi trường đào tao, huấn luyện
tích cực cho nhân viên.
Bước 1: Xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau
Bước đầu tiên quyết định thành công cho quá trình đào tạo là xây dựng sự
tôn trọng, tin tưởng giữa cấp trên và nhân viên. Đây không phải là các
khóa học ngắn ngày với giảng viên thuê ngoài mà là quá trình điều chỉnh,
học hỏi lâu dài lẫn nhau giữa cả hai phía. Nếu không xây dựng được mối
quan hệ này, việc đào tạo khó đạt được kết quả như ý.
Bước 2: Xác định mục tiêu và lý do đào tạo
Trước khi tổ chức các buổi đào tạo, điều quan trọng mà một nhà quản lý
cần làm là đưa ra mục tiêu cũng như lý do tích cực của khóa đào tạo.
Không nên đưa ra những lý do như : gần đây doanh số bán hàng quá
kém, kỷ luật làm việc lỏng lẻo, năng suất làm việc thấp (dù đây là tình
trạng thực tế). Để nhân viên biết trước lý do nặng nề sẽ khiến buổi học
kém hiệu quả, nhân viên xuống tinh thần, không thể tập trung tiếp thu kiến
thức cũng như làm việc thiếu hiệu quả torng những ngày trước đó. Những
chi tiết cụ thể của vấn đề, cấp trên và nhân viên sẽ cùng trao đổi thẳng
thắn trong buổi học.
Bước 3: Thỏa thuận về những hành vi thích hợp, không thích hợp,
hậu quả và mục tiêu
Có lẽ bước quan trọng nhất trong quá trình huấn luyện là thuyết phục
được nhân viên chấp nhận rằng đang những vấn đề nhất định tồn tại trong
công việc.Tránh đề cập thẳng đến các vấn đề trong công việc vì cho rằng
nhân viên có thể tựnhận ra là sai lầm điển hình của người quản lý. Lưu ý

là đề cập thẳng vào vấn đề không phải là chỉ trích. Vai trò chính của nhà
quản lý là hướng dẫn nhân viên và cải thiện năng suất làm việc, không
phải là bắt lỗi và xử phạt.
Để thuyết phục một nhân viên chấp nhận vấn đề đang tồn tại, người quản
lý phải có khả năng để xác định bản chất của vấn đề và giúp nhân viên
hiểu được hậu quả của việc không thay đổi hành vi. Để giúp nhân viên
nắm được các vấn đề này, nhà quản lý phải xác định hành động và làm rõ
các hậu quả.
Làm rõ các hành động:
1. Trích dẫn các ví dụ cụ thể liên quan đến vấn đề đang tồn tại.
2. Làm rõ yêu cầu, mục tiêu mà nhà quản lý muốn nhân viên đạt được
trong tình huống đó.
3. Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về vấn đề này.
Làm rõ hậu quả:
1. Yêu cầu nhân viên đưa ra ý kiến riêng về các hậu quả các vấn đề tồn tại
gây nên.
2. Yêu cầu nhân viên đưa ra thỏa thuận về vấn đề này.
Bước 4: Đưa ra các phương án thay thế
Sau khi đã xác định được vấn đề cũng như đạt được sự đồng thuận về
mục tiêu, bước tiếp theo là khuyến khích nhân viên tự đưa ra các giải
pháp khác nhau để giải quyết vấn đề. Nhà quản lý không nên xen ngang
với các ý tưởng của mình. Hãy để nhân viên chủ động sáng tạo và có ý
kiến góp ý sau cùng. Hướng nhân viên đưa ra các giáp pháp cụ thể cho
từng vấn đề, không đưa ra giải pháp chung chung.
Mục tiêu cuối cùng của bước này không phải là để chọn ra một giải pháp
thay thế mà để tối đa hóa số lượng các sự lựa chọn, cho phép người lao
động xem xét,thảo luận về ưu điểm và nhược điểm của họ. Nhà quản lý
nên chấp nhận gợi ý của nhân viên, thảo luận về những lợi ích cũng như
hạn chế của những gợi ý đó, cung cấp thêm các gợi ý và yêu cầu nhân
viên giải thích làm thế nào mà những gợi ý này có thể giải quyết vấn đề.

Bước 5: Cam kết hành động
Đây mới là lúc nhà quản lý hỗ trợ nhân viên chọn ra một phương án thay
thế. Để thực hiện bước này, người quản lý phải có cam kết với nhân viên
về những việc cần làm khi nào nó sẽ được thực hiện cũng như hoàn
thành. Đừng lựa chọn thay nhận viên mà thay vào đó là thúc đẩy và hỗ trợ
và khen ngợi.
Bước 6: Kiểm soát các lời bào chữa
Trong quá trình thảo luận cũng như huấn luyện, nhân viên sẽ đưa ra lời
bào chữa, biện minh cho các hành động của mình. Để tránh cho tình hình
trở nên căng thẳng, hãy trình bày mục tiêu của nhà quản lý khi đưa ra
những điểm này là để cải thiện chất lượng công việc, không nhằm bài xích
cá nhân và thái độ cởi mở, thẳng thắn, công bằng khi đưa ra các vấn đề.
Mặt khác, hãy tích cực ghi nhận lại các ý kiến này, bày tò sự cảm thông và
thấu hiểu đối với hành vi bào chữa cũng như nội dung mà nhân viên đề
cập tới.