Tài liệu Lưu ý với các thiết bị công nghệ nơi công sở docx

Lưu ý với các thiết bị công nghệ nơi
công sở
Các công cụ công nghệ như tin nhắn tức thời (instant message – IM), hội
nghị truyền hình hay smartphone đang được sử dụng nhiều trong văn
phòng. Nhưng, hãy sử dụng chúng một cách khôn ngoan, đừng để “lợi bất
cập hại”.
Các công cụ này mang lại nhiều tiện nghi, nhưng cũng có thể khiến công
việc của bạn trở nên tệ hơn, thậm chí bạn bị sa thải.
Lưu ý khi “chat” (IM)

Nguyên tắc 1: Gõ cửa trước khi vào. Hầu hết mọi người đều hiểu nguyên
tắc khi bước vào văn phòng của một ai đó, là gõ cửa. Điều này cũng được
áp dụng với IM. Trước khi bắt đầu cuộc hội thoại, hãy gửi một tín hiệu lịch
sự “ping” để hỏi xem người đó có sẵn sàng cho một cuộc nói chuyện
nhanh chóng không. Nếu bạn là người nhận tín hiệu gõ cửa đó, hãy học
cách nói không nếu bạn không thể bị làm phiền vào lúc đó và cho cho
người kia một thời gian khác để nói chuyện.
Nguyên tắc 2: ngắn gọn. IM rất tốt cho những câu hỏi nhanh và cập nhật
nhanh. Nếu thông điệp dài dòng, phức tạp và phải mất mấy câu liền mới
giải trình xong, hãy nhấc điện thoại lên hoặc bước ra khỏi ghế và đến tận
nơi để thảo luận.

Nguyên tắc 3: treo biển “Không làm phiền”, nếu bạn không thể IM vào lúc
đó, hoặc đơn giản hãy chuyển tình trạng của bạn sang “invisible”.

Hội nghị truyền hình (video conferencing)

Nguyên tắc 1: hội nghị truyền hình được sử dụng rộng rãi trong những
năm gần đây, nhằm tiết kiệm chi phí đi lại. Tốt nhất luôn bật chế độ
microphone và camera lên. Và như thế, hãy nhớ đừng làm hay nói bất cứ
gì mà bạn không muốn nó “lồ lộ” trên camera.

Nguyên tắc 2: Hãy ngồi yên trong suốt cuộc hội nghị truyền hình. Nếu một
ai đó luôn ngọ nguậy trên ghế ra vẻ bồn chồn, bạn có thể muốn buộc họ
chặt trên chiếc ghế. Đơn giản, những cử động thái quá có thể khiến người
khác sao nhãng trong cuộc hội thoại này, và hãy tránh rung lắc cơ thể,
nhịp nhịp chân hay bất cứ cử chỉ không cần thiết nào khác.

Nguyên tắc 3: Tránh mặc quần áo sáng chói, lấp lánh.

Loa

Nguyên tắc 1: Đừng để một ai đó nói vào loa mà không giới thiệu với mọi
người liên quan. Đừng cho rằng mọi người đã biết ai đang nói. Một việc
làm cần thiết để dùng tính năng hội nghị là những người tham dự phải
công bố, giới thiệu bản thân khi tham gia.

Nguyên tắc 2: Tránh ăn các loại đồ ăn gây tiếng động như bim bim, hay
nhóp nhép nhai kẹo cao su, hoặc gây ồn ào với các thiết bị văn phòng.

Nguyên tắc 3: Đừng nói to trên loa. Ngày nay các loại điện thoại công
nghệ cao đặc biệt nhạy cảm và bạn có thể vô tình nói to hơn bạn nghĩ.

Khi sử dụng smartphone

Nguyên tắc 1: Không sử dụng loa ngoài. Dường như đang hình thành một
xu hướng người dùng điện thoại di động sử dụng loa ngoài khi nói chuyện,
nó khiến bất cứ ai xung quanh cũng khó chịu.

Nguyên tắc 2: Thận trọng với những gì bạn nói ra nơi làm việc. Bạn không
bao giờ biết có ai đó vô tình, cố ý nghe bạn nói chuyện, và tệ hơn đó lại là

trao đổi những thông tin mật với khách hàng. Đừng nghĩ mọi người xung
quanh không để ý đến những gì bạn nói qua điện thoại.