Tài liệu Chân dung nhân viên quan hệ công chúng docx

Chân dung nhân viên quan hệ công chúng

Họ là những nhân viên năng động với lịch làm việc dày đặc. Họ gặp gỡ và tiếp
xúc với rất nhiều người thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ giới truyền thông, cơ quan
chính quyền, công ty dịch vụ, đại lý công ty và cả khách hàng ... Hầu hết các cuộc gặp
bắt đầu bằng những cái bắt tay thân thiện và kết thúc trong sự hiểu biết. Đó chính là
hình ảnh về các nhân viên quan hệ công chúng (Public Relation – PR).
Ngày nay, vị trí
của bộ phận Quan hệ công chúng (PR) đang ngày càng được chú ý nhiều hơn và nó
cũng chiếm một vai trò quan trọng hơn trong các công ty. Quan hệ công chúng được
định nghĩa là các phương pháp và hoạt động giao tiếp do một cá nhân, tổ chức hoặc
chính phủ sử dụng để nâng cao sự hiểu biết và xây dựng mối quan hệ tích cực với các
đối tượng bên ngoài. Nghề PR xuất hiện muộn và còn khá mới mẻ bởi tính đặc thù của
nó. Với một chuyên gia PR giỏi và “biết việc” thì công ty sẽ có được rất nhiều lợi ích.


Các nhân viên PR thường xuyên bận rộn với đủ thứ công việc, nào là lập kế
hoạch khuếch trương hình ảnh công ty, triển khai hành động, xem xét các nguy cơ có
thể xảy ra từ một hoạt động nào đó, tìm cách giải quyết những rắc rối liên quan tới
hình ảnh công ty... Trong quá trình làm việc, các nhân viên PR luôn nhận thức rõ rằng
“Xây dựng và cải thiện các mối quan hệ là một phần quan trọng trong công việc của
mình. Những mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp cho nhân viên nâng cao hiệu quả công việc”-
Kevin Belson, một nhân viên PR làm việc tại P&G cho biết.
Từ con đường vào nghề với những phẩm chất riêng ...
Với nhiều người, con đường dẫn đến nghề PR bắt đầu từ các điểm … bán hàng.
Họ đã bán đồ chơi, đã bán rượu mạnh, hoặc bán đồ nội thất giao tận nhà... Việc giao
dịch với nhiều khách hàng khác nhau hàng ngày đã dạy cho họ đôi điều căn bản về
giao tiếp. “Những công việc đó dạy tôi nhìn nhận mọi việc theo quan điểm khách hàng
và lắng nghe các yêu cầu của họ, cả hai đều là những kỹ năng rất quan trọng trong lĩnh
vực PR”- Noka Hastsu, một nhân viên trong lĩnh vực PR của Nhật Bản cho biết.
Lại có nhiều người đến với lĩnh vực này theo những cách hoàn toàn khác. Sau

khi tốt nghiệp đại học chuyên ngành quốc tế học ở Trường Georgetown University,
Washington D.C., Peter Dean đến làm việc cho một viện nghiên cứu hàng đầu chuyên
về các dự án kỹ thuật. Peter chuyển dần từ vị trí nhân viên viết báo cáo cho chính phủ
sang làm người chịu trách nhiệm ra thông cáo báo chí cho Pubcom, và rồi kế tiếp là
vai trò nhân viên PR tại Pubcom. “Quan hệ công chúng là một nghề thú vị, đó là cách
thức tuyệt vời để học hỏi văn hoá của đất nước nơi bạn đang công tác”- Peter cho
biết,- “bởi khách hàng của bạn chủ yếu là các tổ chức thương mại, phi chính phủ hoặc
văn hoá nghệ thuật”.
Với mặt bằng kiến thức chuyên môn vào nghề khác nhau, các nhân viên PR cho
biết làm việc trong lĩnh vực này chú trọng vào kỹ năng nhiều hơn là trình độ học vấn.
“Không có loại bằng cấp đặc biệt nào có thể giúp bạn làm ngay được các công việc về
PR”, vì thế, các nhân viên PR có bằng đại học thuộc nhiều lĩnh vực từ nghệ thuật,
ngôn ngữ đến kế toán hay luật.
Một nhân viên PR có tiềm năng phải có kỹ năng viết và giao tiếp tốt. Họ còn
phải biết quan hệ ngoại giao và “cảm thấy thoải mái trong các tình huống không thoải
mái”. Một vài kinh nghiệm về tiếp thị cũng rất quan trọng, còn kỹ năng tiếp thị thì có
thể đúc kết được từ kinh nghiệm sống. Một nhân viên PR cho biết: “Tìm ra những cơ
hội trong những vị trí khác nhau là điều cần thiết. Hãy học kinh nghiệm tiếp thị từ
công việc của bạn, cho dù bạn đang ở trong một cửa hàng tranh nghệ thuật hay là một
người phục vụ quán ăn”. Còn các chuyên gia PR thì khuyên những sinh viên muốn
bước chân vào lĩnh vực này là nên bắt đầu thiết lập quan hệ ngay từ thời gian còn đi
học. Xây dựng quan hệ nhiều các mối quan hệ và tham gia các công việc tình nguyện
khác nhau sẽ giúp bạn có được những kỹ năng tốt. Một nhân viên lý tưởng trong
ngành PR phải có tính sáng tạo cao và có nhiều sáng kiến. Họ còn phải có khả năng
giao tiếp với một khách hàng và bán bất kỳ thứ gì, bất kỳ ý tưởng, hình ảnh hay kế
hoạch nào. Ngoài ra, họ còn phải có khả năng làm việc như một thành viên trong một
nhóm.
Vị trí công việc khởi đầu trong ngành PR thường là làm cán bộ khách hàng tập
sự. Những công việc này yêu cầu bạn viết các thông cáo báo chí, chuẩn bị các bài
thuyết trình, nghiên cứu, tư vấn và làm việc với khách hàng. Công việc tiếp theo là làm

cán bộ khách hàng chính thức. Lúc này, bạn sẽ có thêm trách nhiệm về một dự án hoặc
khách hàng cụ thể (ở nhiều công ty PR, mỗi dự án có một nhóm nhỏ các chuyên gia
PR đảm nhiệm).
... đến việc trở thành chiếc cầu nối với thế giới bên ngoài
Tuỳ theo chức năng và phạm vi hoạt động ở mỗi công ty, các nhân viên PR còn
được gọi là CORA (Corporate and Regulatory Affairs – Công việc đoàn thể và điều
tiết) hay là EA (External Affairs – Công việc đối ngoại). Trong hầu hết các sự kiện có
tính chất quan trọng nổi bật tại công ty, người ta đều thấy sự tham gia của các nhân
viên PR. “Họ có thể chỉ như một thành viên trong dàn, nhạc nhưng cũng có thể là nhạc
trưởng. Dù ở vị trí nào thì hoạt động của họ cũng có một vai trò đặc biệt- Đó là tạo ra
cho công ty một hình ảnh lành mạnh với những cam kết làm ăn lâu dài”- Howard
Deam, giáo sư môn PR tại đại học Boston, Mỹ, cho biết.
Trong các doanh nghiệp hiện nay, phạm vi hoạt động của nhân viên PR rất
rộng, nhưng đa phần tập trung ở các mảng: tổ chức các sự kiện đặc biệt, khắc phục
những bất ổn, quan hệ với giới truyền thông, với các cơ quan hữu trách... Bên cạnh đó,
PR còn làm các công việc như trích lục thông tin, tài trợ, từ thiện, đối nội...
Bằng việc tổ chức các sự kiện đặc biệt như họp báo, giới thiệu sản phẩm mới,
hội nghị khách hàng, các cuộc thi..., nhân viên PR sẽ thu hút được sự quan tâm của
những người có liên quan và báo giới, và công ty nhờ vậy có thể được nhanh chóng
quảng bá tới công chúng. Đối với những công ty đang tìm cách thâm nhập thị trường
mới hoặc cung cấp những sản phẩm bị hạn chế quảng cáo (rượu mạnh, thuốc lá..), thì
hoạt động PR trong lĩnh vực này là không thể thiếu.
Bên cạnh đó, sự tích cực quan hệ với báo giới và cơ quan chính quyền của nhân
viên PR sẽ giúp công ty kịp thời ngăn ngừa hoặc giải quyết các rắc rối hoặc khủng
hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra. Ví dụ, một bức thư khiếu nại về chất lượng hay một bài
báo thiếu thiện chí về một sản phẩm nào đó có thể sẽ không xuất hiện trên mặt báo,
nếu nhân viên PR của công ty biết sớm thông tin này và tiến hành đàm phán với các
bên có liên quan. Khi làm nhiệm vụ trích lục thông tin, nhân viên PR sẽ theo dõi báo
chí thường xuyên và kịp thời phản ánh những thông tin bất lợi để công ty có những
quyết sách hợp lý.

Còn trong một cuộc điều tra mới đây, hơn 70% giám đốc tiếp thị và giám đốc
thương hiệu ở Mỹ và châu Âu tin rằng hoạt động PR giữ vai trò rất quan trọng trong
việc xây dựng và quảng bá thương hiệu. Theo họ, PR là một công cụ giao tiếp rất linh
hoạt trong lĩnh vực tiếp thị như bán hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại, các hoạt động
tài trợ, triển lãm... Vai trò chính của nhân viên PR trong hoạt động xúc tiến thương
mại là giúp công ty truyền tải các thông điệp đến khách hàng và những nhóm công
chúng quan trọng của họ. Khi truyền đi các thông điệp này, các nhân viên PR giúp sản
phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng, hay cụ thể hơn là giúp khách hàng dễ dàng
liên tưởng tới sản phẩm công ty mỗi khi đối diện với một thương hiệu nào đó.
Đối với mọi doanh nghiệp, danh tiếng và hình ảnh là thứ “tài sản” có giá trị rất
lớn. Chính vì vậy, hoạt động PR còn được nhiều công ty đánh giá như một công cụ
hiệu quả để xây dựng hình ảnh với chi phí thấp. Theo ước tính, chi phí PR trong các
công ty ở Mỹ và châu Âu, nơi ngành PR phát triển mạnh mẽ nhất hiện nay, thông
thường chỉ bằng khoảng 1/10 chi phí vẫn dành quảng cáo.
Thời gian gần đây, mặc dù đa số các công ty đều thành lập một bộ phận riêng
để phụ trách hoạt động PR, nhưng do tính phức tạp và chuyên nghiệp của công việc
nên không ít công ty vẫn cần dịch vụ hỗ trợ của các công ty PR bên ngoài với. Các
công ty chuyên về PR này, với một danh mục dịch vụ khá rộng, luôn được đông đảo
khách hàng tìm đến. Đòi hỏi của khách hàng cũng thật muôn màu, muôn vẻ: xây dựng
các chiến dịch truyền thông hướng đến các đối tượng khách hàng khác nhau, quản lý
các sự kiện đặc biệt như họp báo, ra mắt sản phẩm mới, tổ chức các buổi lễ khai
trương và lễ khánh thành, viết tài liệu giới thiệu, bản tin và thông cáo báo chí, dịch các
tài liệu và theo dõi báo chí trong nước và quốc tế...
Về phía các nhân viên PR, mảnh đất tiến thân đang ngày càng trở nên màu mỡ
hơn khi mà các công ty đang hiểu ra tầm quan trọng của hoạt động như một phần trong
các kế hoạch giao tiếp lớn của họ. “Tương lai của ngành này chỉ có một con đường, và
đó là con đường đi lên”- Howard Deam nhận định.