hoàn thiện công tác lập kế hoạch nhân sự tại công ty TNHH tự động hóa và thiết bị giáo dục đông dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ HOẠCH VÀ PHÁT TRIỂN
----------

CHUN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:

HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI
CÔNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HĨA VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC
ĐƠNG DƯƠNG

Giáo viên hướng dẫn

: PGS.TS Đặng Thị Lệ Xuân

Sinh viên thực hiện

: Lý Thu Hương

Lớp

: Kế hoạch 56B

Mã sinh viên

: 11142092

Hà Nội, tháng 5 - 2018


i

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của mình dưới sự hướng dẫn
của PGS. TS. Đặng Thị Lệ Xn, khơng có sự sao chép ngun bản từ bất cứ luận
văn hay chuyên đề nghiên cứu nào khác. Các số liệu trung thực, những kết luận
trong chuyên đề chưa được công bố ở bất kỳ tài tài liệu nào.
Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy định của khoa, tơi xin hồn tồn
chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2018
Sinh viên
Lý Thu Hương

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


ii

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài chuyên đề, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tơi cịn nhận
được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều tập thể, cá nhân trong và ngồi trường.
Lời đầu tiên, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến tồn thể q thầy cơ khoa Kế
hoạch - Phát triển, trường Đại học Kinh tế quốc dân đã hỗ trợ mọi điều kiện để tơi
có một mơi trường học tập tốt nhất. Cảm ơn các thầy cô đã hết lòng quan tâm và
dạy dỗ, trang bị cho tôi những kiến thức và hành trang quý báu. Với vốn kiến thức
được tiếp thu trong q trình học khơng chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu
chuyên đề tốt nghiệp mà còn là hành trang quý báu cho tôi tự tin vững chắc bước
vào công việc sau này.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Giảng viên hướng dẫn PGS.TS Đặng Thị Lệ Xuân đã tạo mọi điều kiện, tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tơi

rất nhiều trong q trình nghiên cứu. Sự hiểu biết sâu sắc về khoa học cũng như
kinh nghiệm quý báu của cơ đã là tiền đề giúp tơi hồn thành chuyên đề tốt nhất.
Đồng thời tôi cũng muốn bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các anh chị, các cơ
chú trong phịng Hành chính nhân sự và ban lãnh đạo cơng ty TNHH Tự động hóa
và Thiết bị giáo dục Đông Dương đã cho phép, tạo điều kiện cho em được thực tập
tại cơng ty, trong q trình thực tập các anh chị, các cô chú đã tạo nhiều điều kiện
thuận lợi, giúp đỡ và hướng dẫn rất nhiều để em hoàn thành tốt trong thời gian thực
tập cũng như hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp.
Dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do giới hạn về trình độ nghiên cứu và thời
gian nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tơi rất mong nhận
được sự đóng góp của của thầy cơ giáo.
Cuối cùng em kính chúc q Thầy, Cơ cùng các anh chị, cơ chú tổng Công
ty dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp của mình!
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


iii

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................... vi
DANH MỤC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ .......................................................... vii
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................. 2
4. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 2

5. Bố cục chuyền đề .......................................................................................... 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN
SỰ TRONG DOANH NGHIỆP ....................................................................... 4
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH
NGHIỆP ............................................................................................................ 4
1.1.1. Các khái niệm .......................................................................................... 4
1.1.1.1. Khái niệm về Kế hoạch ........................................................................ 4
1.1.1.2. Một số khái niệm khác ......................................................................... 4
1.1.2. Chức năng quản lý nhân sự ..................................................................... 5
1.1.3. Vai trò của Kế hoạch nhân sự ................................................................. 6
1.2. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 7
1.2.1 Nội dung ................................................................................................... 7
1.2.2. Quy trình ................................................................................................. 8
1.2.3. Tổ chức bộ máy lập kế hoạch ............................................................... 17
1.2.3.1. Phịng Hành chính nhân sự ................................................................ 17
1.2.3.2. Phòng kế hoạch .................................................................................. 17
1.2.3.3. Ban quản lý ........................................................................................ 17
1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP ......................................................... 18
1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp ........................................................... 18
1.3.1.1. Hệ thống mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp ............................. 18
1.3.1.2. Dự báo bán hàng và sản xuất ............................................................ 18
SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


iv

1.3.1.5. Thông tin và các thiết bị phục vụ cho lập kế hoạch ........................... 19

1.3.2. Nhân tố bên ngoài ................................................................................. 20
1.3.2.1. Kinh tế ................................................................................................ 20
1.3.2.2. Chính trị và pháp luật ........................................................................ 20
1.3.2.3. Văn hóa – Xã hội ................................................................................ 20
1.3.2.5. Cạnh tranh ......................................................................................... 21
1.3.2.6. Sự hội nhập với thị trường quốc tế .................................................... 21
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ
TẠI CƠNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HĨA VÀ THIẾT BỊ GIÁO DỤC ĐÔNG
DƯƠNG .......................................................................................................... 22
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY ................................................... 22
2.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.......................... 22
2.1.3.1. Giới thiệu về phịng Hành chính – Nhân sự....................................... 24
2.1.3.2. Tình hình nhân sự của Cơng ty .......................................................... 24
2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LẬP KÊ HOẠCH NHÂN SỰ TẠI CÔNG
TY.................................................................................................................... 27
2.2.1. Hệ thống kế hoạch của công ty ............................................................. 27
2.2.2. Căn cứ lập kế hoạch .............................................................................. 28
2.2.2.1. Kế hoạch và chiến lược sản xuất kinh doanh của Cơng ty ................ 28
2.2.2.2. Phân tích tình hình nhân sự ............................................................... 28
2.2.3. Nội dung ................................................................................................ 28
2.2.3.1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ............................................................ 28
2.2.3.2. Kế hoạch đào tạo nhân lực tại công ty .............................................. 31
2.2.3.3. Kế hoạch về các chính sách đãi ngộ .................................................. 33
2.2.4. Quy trình ............................................................................................... 35
2.2.5. Tổ chức bộ máy, con người xây dựng kế hoạch nhân sự ..................... 37
2.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY............................................................................. 37
2.3.1. Nhân tố bên trong .................................................................................. 37
2.3.1.1. Kế hoạch và chiến lược kinh doanh của Công ty .............................. 37
2.3.1.2. Dự báo bán hàng ................................................................................ 37

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


v

2.3.1.3. Nguồn lực tài chính ............................................................................ 38
2.3.1.4. Sự biến động nhân sự ......................................................................... 38
2.3.1.5. Thông tin và các thiết bị phục vụ cho công tác lập kế hoạch nhân sự
......................................................................................................................... 38
2.3.2. Nhân tố bên ngoài ................................................................................. 38
2.4. ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CỦA CÔNG
TY.................................................................................................................... 39
2.4.1. Những kết quả đạt được ........................................................................ 39
2.4.2. Những điểm còn tồn tại và nguyên nhân .............................................. 40
2.4.2.1. Về nội dung ........................................................................................ 40
2.4.2.2. Về quy trình ........................................................................................ 42
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG
TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CƠNG TY TNHH TỰ ĐỘNG HĨA VÀ
THIẾT BỊ GIÁO DỤC ĐÔNG DƯƠNG ....................................................... 45
3.1. CĂN CỨ XÁC ĐINH PHƯƠNG HƯỚNG ............................................ 45
3.1.1. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới......................... 45
3.1.1.1. Bối cảnh.............................................................................................. 45
3.1.1.2. Kế hoạch kinh doanh của công ty ...................................................... 46
3.1.2. Căn cứ lý luận và thực tiễn ................................................................... 47
3.1.3. Quan điểm, phương hướng, mục tiêu đổi mới công tác lập kế hoạch ở
công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương ................................................. 47
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY ............................................ 48
3.2.1. Về nội dung ........................................................................................... 48
3.2.2. Về quy trình........................................................................................... 49
3.3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỚI CÔNG TY ..................................................... 50
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 52
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 53

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CBCNV

Cán bộ công nhân viên

KH

Kế hoạch

KHNS

Kế hoạch nhân sự

HCNS

Hành chính nhân sự

NCNS

Nhu cầu nhân sự

TĐH & TBGD

Tự động hóa và Thiết bị giáo dục

THPT

Trung học phổ thông

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 1: Quy trình lập Kế hoạch nhân sự ......................................................... 8
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH TĐH&TBGD Đông Dương . 23

Bảng 2.1. Kết quả kinh doanh của Công ty .................................................... 22
Bảng 2.2. Báo cáo phân loại nhân sự theo vị trí cơng việc ............................. 25

Bảng 2.3. Báo cáo phân loại nhân sự theo bằng cấp/ trình độ học vấn .......... 26
Bảng 2.4. Báo cáo phân loại nhân sự theo giới tính ....................................... 27
Bảng 2.5. Dự báo nhu cầu sử dụng nhân lực năm 2018 ................................. 29
Báng 2.6. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự năm 2017........................................ 29
Bảng 2.7. Bảng đánh giá công tác lập Kế hoạch nhân sự tại công ty TNHH
TĐH & TBGD Đông Dương .......................................................................... 44

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

1

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Sau hơn 30 năm đổi mới, dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, nền kinh
tế Việt Nam đã và đang đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ. Sự thay đổi cơ chế
kinh tế từ cơ chế bao cấp sang nền kinh tế thị trường cũng đã dẫn đến sự đổi mới
trong cơ chế quản lý của các doanh nghiệp. Nhiều nhà quản lý đã xóa bỏ đi các
cơng cụ quản lý cũ và cho rằng khơng cịn phù hợp và khơng hiệu quả trong cơ chế
thị trường hiện nay, đặc biệt là công cụ kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
Tuy vậy, thực tế đã cho thấy rằng việc thực hiện kế hoạch hóa là không thể
thiếu được trong việc ra quyết định ngay cả trong nền kinh tế thị trường. Ngoài việc
quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh bằng chiến lược, các doanh nghiệp vẫn
cần thiết phải xây dựng và thực hiện theo kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch kinh

doanh là sự cụ thể hóa của chiến lược kinh doanh, nó giúp các doanh nghiệp thực
hiện được những mục tiêu cụ thể mà mình đặt ra.
Trong xu thế hội nhập hiện nay, doanh nghiệp có thêm nhiều cơ hội để phát
triển và bên cạnh đó là phải đối diện với những thách thức. Vì vậy doanh nghiệp
cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho hoạt động kinh doanh của mình nếu khơng sẽ bị
đào thải khỏi thị trường. Để có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng thì các doanh nghiệp cần
lập cho mình kế hoạch kinh doanh để thể hiện định hướng và những mục tiêu trong
tương lai của doanh nghiệp, đồng thời phải có các kế hoạch (KH) về nguồn lực như:
vốn, đất đai, máy móc hay lao động. Lao động là một nhân tố quan trọng trong
doanh nghiệp nên việc lập Kế hoạch nhân sự (KHNS) là rất cần thiết đối với doanh
nghiệp để có được một đội ngũ nhân lực đủ về số lượng và đúng về chất lượng, đáp
ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Cơng ty TNHH Tự động hóa và Thiết bị giáo dục (TNHH TĐH & TBGD)
Đông Dương sản xuất phụ tùng và kinh doanh nhập khẩu hoá chất; các dụng cụ,
thiết bị điều khiển; thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị giáo dục, thiết bị phịng thí
nghiệm và chuyển giao cơng nghệ, do địi hỏi của nhu cầu thị trường trong nước và
tình trạng mặt hàng này ở nước ta hiện nay đang cấp bách và rất cần thiết. Sau hơn
10 năm hình thành và phát triển, hiện tại công ty đã đạt được những kết quả kinh
doanh tốt. Để đạt được điều này là nhờ ban giám đốc công ty đã chú trọng và việc
xây dựng cũng như thực hiện các KH kinh doanh hợp lý đối với từng giai đoạn.

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

2

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

Tuy nhiên, trên cơ sở những kiến thức về công tác lập KHNS mà em đã được
học và nghiên cứu tại trường, trong thời gian thực tập ở Công ty TNHH TĐH &
TBGD Đơng Dương, em nhận thấy cơng tác lập KHNS cịn một số điểm bất hợp lý
và thiếu sót gây khó khăn cho sự phát triển của cơng ty. Vì vậy, cùng với những
kiến thức chuyên ngành đã được học trong trường, hiểu được tầm quan trọng của
KHNS, đặc biệt là KHNS đối với sự phát triển doanh nghiệp, tôi đã quyết định thực
hiện đề tài: “Hồn thiện cơng tác lập Kế hoạch nhân sự tại Cơng ty TNHH Tự
động hóa và Thiết bị giáo dục Đông Dương”
2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát:
Nghiên cứu và đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lập KHNS
của Cơng ty TNHH TĐH & TBGD Đơng Dương.


Mục tiêu cụ thể:


Trình bày hệ thống cơ sở lý thuyết và các phương pháp luận về cơng
tác lập KHNS.


Tìm hiểu cụ thể thực trạng nội dung, quy trình, phương pháp và cách

thức tổ chức cơng tác lập KHNS của cơng ty, dựa vào đó để phân tích và tìm ra
những ưu nhược điểm. Từ đó, tìm ra những giải pháp tối ưu hơn nhắm khắc phục
những hạn chế cịn tồn tại trong Cơng tác lập KH.


Đề xuất các phương hướng và giải pháp phù hợp để hồn thiện cơng
tác lập KHNS trong thời gian tới.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:
Công tác lập KHNS của Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương

Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi hoạt độngkinh doanh của
Công ty TNHH TĐH & TBGD Đông Dương từ năm 2007 đến nay và công tác lập
KHNS tại công ty năm 2016-2017. Đồng thời, bài nghiên cứu cũng tập trung đề
xuất những kiến nghị về việc đổi mới công tác lập KHNS trong thời gian tới.
4. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp:
Bài luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

3

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân


Phương pháp nghiên cứu tại bàn: sử dụng trong nghiên cứu tài liệu lý

thuyết, các báo cáo, văn bản, các tài liệu nghiên cứu liên quan tới đề tài. Nhờ
phương pháp này, chuyên đề đã hình thành nên khung lý thuyết của mình.

Phương pháp thống kê, tổng hợp: được sử dụng để thu thập và tổng
hợp các liệu về Công ty.

Phương pháp phân tích: từ các tài liệu được tổng hợp, em đưa ra các
nhận định, đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong công tác lập KHNS của Công ty


Phương pháp so sánh: được sử dụng để so sánh kết quả thực hiện với

chỉ tiêu KHNS trong các năm vừa qua, so sánh giữa thực tiễn với lý luận chung về
công tác lập KHNS để đánh giá thực trạng hiện nay tại Công ty.

Số liệu

Nguồn số liệu chủ yếu được thu thập từ các số liệu thứ cấp là: các báo
cáo, đánh giá thực hiện KH, các số liệu thống kê đã được xử lý...

Nguồn số liệu sơ cấp là những thông tin, số liệu thu thập được nhờ
việc khảo sát thực tế tại Công ty
5. Bố cục chuyền đề
Chuyên đề gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác lập Kế hoạch nhân sự trong doanh
nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác lập Kế hoạch nhân sự tại Công ty TNHH Tự
động hóa và Thiết bị giáo dục Đơng Dương
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hồn thiện cơng tác lập Kế hoạch
nhân sự Công ty TNHH Tự động hóa và Thiết bị giáo dục Đơng Dương

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

4

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ
HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Các khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm về Kế hoạch
Khái niệm Kế hoạch:
“Hiểu theo cách chung nhất, kế hoạch là sự thể hiện mục đích, kết quả cũng
như cách thức, giải pháp thực hiện cho một hoạt động trong tương lai. Cách hiểu
tổng quát này đúng cho các loại kế hoạch, có thể là kế hoạch cho một hoạt động,
một công việc, một dự án, gọi là kế hoạch hoạt động; có thể đó là kế hoạch cho sự
phát triển tương lai của cá nhân, gia đình hay một tổ chức kinh tế, xã hội, gọi là kế
hoạch phát triển. Tuy nhiên, dù là kế hoạch hoạt động hay kế hoạch phát triển thì
bản chất của kế hoạch chính là sự hướng tới tương lai.” (Giáo trình “Kế hoạch hóa
phát triển” – PGS.TS. Ngơ Thắng Lợi)
Khái niệm Kế hoạch kinh doanh:
“Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là một phương thức quản lý doanh
nghiệp theo mục tiêu, nó bao gồm toàn bộ các hành vi can thiệp một cách có chủ

định của các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp vào các hoạt động của doanh
nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.” (Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” –
TS. Bùi Đức Tuân)
1.1.1.2. Một số khái niệm khác

Nhân sự
Nhân sự được hiểu là tất cả những người mà tham gia vào các hoạt động của
tổ chức, bất kể họ làm cơng việc gì hay giữ vị trí hoặc cương vị gì trong tổ chức đó.
Nhân sự trong một tổ chức có vai trị rất quan trọng, bất kỳ tổ chức, doanh
nghiệp nào hoạt động cũng cần đến con người và không thể tách rời con người ra
khỏi hoạt động của tổ chức. Con người vừa là một trong những yếu tố tham gia cấu
thành nên tổ chức và vừa là chủ thể chính trong các q trình hoạt động của tổ chức.

Quản lý nhân sự
Theo giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” của trường Đại học Kinh tếQuốc
dân do TS. Bùi Đức Tuân chủ biên, thì:

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

5

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

“Quản lý nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản
lý doanh nghiệp, bởi quản lý con người là một trong những yếu tố quan trọng nhất

của doanh nghiệp, khơng thể thiếu đối với mọi loại hình doanh nghiệp.”
Theo đó thì: “Quản lý nhân sự bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động
quản lý doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên. Mục tiêu hàng đầu của quản lý nhân sự
là giúp doanh nghiệp dảm bảo một số lượng thích hợp những người lao động với
mức trình độ và kỹ năng phù hợp và đúng vị trí và đúng thời điểm, nhằm hoàn
thành các mục tiêu của mình.”

Kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nhân sự (KHNS) là bản phân tích liên tục yêu cầu nhân sự của
doanh nghiệp nhằm mục đích đáp ứng các nhu cầu về nhân sự mà lực lượng hiện tại
không thể đáp ứng được.
Lập KHNS là quá trình phân tích và xác định cầu về lao động (số lượng, cơ
cấu nghề nghiệp và trình độ) phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng thời kì trên
cơ sở khai thác hợp lí và có hiệu quả khả năng lao động của họ, đảm bảo hoàn thành
nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp với hiệu quả cao nhất.
Việc lập KHNS dựa trên KH kinh doanh của doanh nghiệp nhằm dự báo nhu
cầu nhân sự (NCNS) và khả năng cung ứng nhân sự trong tương lai.
1.1.2. Chức năng quản lý nhân sự
Chức năng của công tác quản lý nhân sự liên quan đến các mảng công việc
sau đây:
Đào tạo và phát triển: Là quá trình đánh giá, phát triển kỹ năng và kiến thức
của nhân viên một cách liên tục nhằm đáp ứng các nhu cầu về nhân sự hiện tại và
trong tương lai của công ty.
Kế hoạch hóa nhân sự: Đây là q trình phân tích liên tục những nhu cầu
về nhân sự của doanh nghiệp. Quá trình này nhằm đáp ứng các mục tiêu kinh doanh
của doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng nhân sự là một trong những bước chính
trong KHNS với mục đich nhằm để đáp ứng các nhu cầu mà lực lượng lao động của
doanh nghiệp hiện tại chưa đáp ứng được.
Duy trì và quản lý: Ở bất cứ doanh nghiệp nào thì tinh thần và mơi trường
làm việc có vai trị rất quan trọng đối với việc quyết định ở lại làm việc tại doanh

nghiệp của mỗi nhân viên, cũng như ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc.
Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc năng động, tích cực bằng cách

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

6

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

quản lý một cách cơng bằng, nhất qn vàlncó sự quan tâm đến các nhu cầu,
mong muốn của mỗi người lao động.
Hệ thống thơng tin: Cơng tác quản lý nhân sự có vai trị rất quan trọng trong
việc duy trì hệ thống thơng tin quản lý, cập nhật về tình hình nhân sự và hồ sơ nhân
viên.
Quản lý nguồn nhân sự cịn đóng vai trò chịu trách nhiệm về các mối quan
hệ giữa các nhân viên với nhau, về tiêu chuẩn công việc cũng nhưquản lý các lợi
ích, chính sách đãi ngộ mà doanh nghiệp đem lại cho người lao động.
1.1.3. Vai trò của Kế hoạch nhân sự
KHNS có vai trị rất quan trọng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp
Thứ nhất, KHNS là một yếu tố cơ bản đểdoanh nghiệpcó thể thực hiện
được những mục tiêu và nhiệm vụ đã được đặt ra trong kỳ KH.
Thứ hai, thơng qua q trình lập KHNS, doanh nghiệp có thể biết thực
trạng về chất lượng cũng như trình độ chun mơn của người lao động, từ đó tìm ra
các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhu cầu về lao
động trong từng thời kỳ tại doanh nghiệp có sự khác biệt về trình độ chun mơn,

giới tính… Khác với các nguồn lực khác, nguồn nhân lực không phải bất cứ khi nào
cũng có thể sử dụng được ngay mà cần phải có KH nhằm thỏa mãn các nhu cầu về
nhân sự hiện tại và trong tương lai.
Thứ ba, KHNS được xem là cơ sở để xây dựng KH đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực. Doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần phải thực hiện một cách
hợp lý và có hiệu quả các chương trình đó nhằm đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao
về lao động trước sự thay đổi của KH sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay từ
sự biến động từ các nhân tố bên ngoài như khoa học kỹ thuật.
Thứ tư, nhờ có KHNS mà doanh nghiệp có thể sử dụng một cách hợp lý lực
lượng lao động sẵn có và từ đó tính tốn ra số tiền cơng mà doanh nghiệp cần trả
cho người lao động.
Thứ tư, KHNS giúp doanh nghiệp biết được được số lượng nhân sự cần bổ
sung khi doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh và số lao động cần phải thay
thế do vấn đề xã hội, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp được diễn ra liên tục.
Thứ sáu, doanh nghiệp có thể tìm kiếm được những tài năng phù hợp với
NCNS của mình từ thị trường lao động. Doanh nghiệp cũng cần đưa ra những giải

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

7

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

pháp để phát triển những nhân viên tiềm năng có sẵn để doanh nghiệp có thể đáp

ứng được những NCNS trong tương lai thơng qua việc lập KHNS.
Thứ bảy, KHNS chính là cơ sở để thiết lập hệ thống thông tin về nguồn nhân
lực giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực và hoạt động sản xuất kinh
doanh một cách có hiệu quả.
1.2. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1 Nội dung
Để có được mộtbản KHNS tốt thì doanh nghiệp cần thể hiệnđúng và đầy đủ
các nội dung của KHNS đồng thời cần lựa chọn các phương pháp xác định nhu cầu
vềnhân sự phù hợp với doanh nghiệp mình. Cơng tác lập KHNS của một doanh
nghiệp có thể được lập dựa trên cơ sở sau:
Thứ nhất là KHNS tổng thể bao gồm 5 nội dung:
Xác định nhu cầu về nhân sự
Xác định nguồn cung về nhân sự (nhân lực hiện có và tuyển dụng
mới)
-

Cân đối cung cầu nhân sự
Xây dựng KH để đáp ứng nhu cầu về nhân sự
Kiểm tra, báo cáo

Thứ hai là các kế hoạch bổ trợ:
KH tuyển dụng
KH bồi dưỡng đào tạo và phát triển nhân lực
KH về các chính sách đãi ngộ

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092

Chuyên đề thực tập

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

8

1.2.2. Quy trình
HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
So sánh giữa nhu cầu và khả năng
sẵn có

Dự báo nhu
cầu nhân sự

Cung = Cầu

Dư thừa nhân sự

Khả năng sẵn
có về nhân sự

Thiếu hụt nhân sự

Đề ra kế hoạch và chính
sách

Khơng

hành động

- Hạn chế tuyển dụng
- Giảm giờ làm
- Về hưu sớm
- Nghỉ việc tạm thời

Tuyển mộ

Tuyển chọn

- Thuyên chuyển
- Thăng chức
- Giáng chức
- Đào tạo phát triển

Kiểm sốt, đánh giá

Sơ đồ 1: Quy trình lập Kế hoạch nhân sự
(Theo Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” – TS. Bùi Đức Tn)
Bước 1: Phân tích mơi trường kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp
Sau khi phân tích những đặc điểm về mơi trường và hoạt động kinh doanh
của mình, doanh nghiệp sẽ dự báo được nhu cầu sử dụng lao động của mình trong
kỳ KH. Doanh nghiệp sẽ dựa vào những mục tiêu và chỉ tiêu kinh doanh cần đạt
được để xác định nhu cầu về nhân sự cần thiết để hoàn thành các mục tiêu chiến
SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092

Chuyên đề thực tập

9

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

lược đã đặt ra. Việc dự báo nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp biết họ cần những
nhân viên với kỹ năng gì, số lượng là bao nhiêu và thời gian mà họ cần có những
nhân viên đó.
Dự báo NCNS
Mục đích của cơng tác dự báo này là để biết được các nhu cầu về nhân sự
của doanh nghiệp trong kỳ KH, từ đó đưa ra những KH nhằm đáp ứng nhu cầu ấy
để thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Có hai phương pháp dự
báo cơ bản thường được sử dụng đó là phương pháp định lượng và phương pháp
định tính.
i. Theo phương pháp định lượng

Phương pháp dự báo xu hướng:
Đây được xem là phương pháp dự báo nhanh nhất từ trước tới nay. Cơ sở
của phương pháp dự báo này là dựa vào xu hướng tuyển dụng nhân sự của doanh
nghiệp qua các năm trong quá khứ. Mục đích của phương pháp là xác định xu
hướng tuyển dụng nhân sự mà các nhà quản lý nhân sự cho rằng sẽ tiếp diễn trong
tương lai. Dự báo xu hướng gồm hai phương pháp:
Ngoại suy: Đây là phương pháp mà nhà quản lý sẽ dựa trên xu hướng tuyển
dụng nhân sự trong quá khứ, họ áp dụng tỷ lệ thay đổi nhân sự trong quá khứ và dự
tính số lượng nhân sự trong tương lai.
Chỉ số: Phương pháp này được thực hiện bằng cách ước lượng NCNS bằng
cách áp cho sự tăng trưởng của NCNS một chỉ số.
Trong dài hạn, những ước lượng từ hai phương pháp này có độ chính xác rất
thấp nên thường chỉ được thực hiện dự báo trong ngắn hạn. Vì vậy cần có những

phương pháp với kỹ thuật tính tốn phức tạp hơn để dự báo chính xác những thay
đổi về NCNS trong tương lai.

Phương pháp phân tích tương quan
Trong Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh” TS. Bùi Đức Tuấn chủ biên đã đưa
ra: “Phương pháp phân tích tương quan dựa vào mối quan hệ giữa hai biến số,
trong đó một biến là NCNS và một biến có thể là doanh số bán hàng, quy mơ doanh
nghiệp. Nếu có sự tương quan, nhà quản trị nhân sự có thể dự báo NCNS dựa trên
sự thay đổi của biến NCNS theo quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh.”
ii. Theo phương pháp chuyên gia
Phương pháp chuyên gia được thực hiện thông qua việc lấy ý kiến của các
chuyên gia về nhân sự để dự báo được NCNS trong tương lai. Điều tra chính lãnh
SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

10

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

đạo, quản lý các bộ phận của công ty là cách đơn giản nhất mà vẫn đem lại hiệu
quả.
Phương pháp này có thể được thực hiện thông qua kỹ thuật NGT (Nominal
group technique) hoặc kỹ thuật Dephil.
Kỹ thuật NGT
Kỹ thuật NGT được thực hiện trên các nhân viên phòng HCNS cùng ban
quản lý. Các vấn đề về nhân sự được đưa ra đối cho nhóm, và sau đó mỗi người sẽ

phải đưa ra câu trả lời về những vấn đề đó. Sau đó, các câu trả lời này sẽ được đem
ra thảo luận và một số ý tưởng sẽ được thống nhất từ những câu trả lời đó.
Kỹ thuật Delphi
Kỹ thuật Delphi là một kỹ thuật nhằm đạt được sự thống nhất giữa các
chuyên gia được thực hiện thông qua việc sử dụng các bảng câu hỏi để phỏng vấn
họ. Những chuyên gia này sẽ không được biết ai tham gia phỏng vấn. Kỹ thuật này
gồm bốn bước:
Bước 1: Mỗi chuyên gia sẽ nhận được một bảng phỏng vấn về các nhu cầu
nguồn nhân lực hiện tại và họ được yêu cầu đưa ra câu trả lời cho bảng phỏng vấn
đó.
Bước 2: Các chuyên gia sẽ điển câu trả lời vào mẫu rồi nộp lại.
Bước 3: Kết quả sẽ được thu thập và chuyển đến cho các chuyên gia khác
theo bảng câu hỏi đã được hiệu đính lại.
Bước 4: Các chuyên gia đưa ra câu trả lời vào bảng câu hỏi đã được hiệu
đính.
Quy trình này được lặp lại cho tới khi các chuyên gia thống nhất được với
nhau về những vấn đề được đưa ra.
iii. Một số phương pháp khác
Thứ nhất là phương pháp tiếp cận ngân sách
Với mỗi doanh nghiệp thì ngân sách ảnh hưởng tới mọi hoạt động diễn ra
trong doanh nghiệp và đây là nguồn cung tài chính cho những hoạt động đó. Chính
vì vây, các nhà quản lý nhân sự của doanh nghiệp luôn cố gắng làm cho các KH
được thực hiệc trong giới hạn mà ngân sách cho phép. Ngân sách là một nhân tố tác
động rất lớn tới nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp nên việc phân tích ngân sách
giúp nhà quản lý làm rõ các ràng buộc tài chính liên quan đến khả năng tăng/ giảm
số lượng lao động trong tương lai, cùng với thơng tin về những thay đổi nhân sự có
thể đưa ra một con số dự báo về NCNS của doanh nghiệp trong tương lai.
SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092

Chuyên đề thực tập

11

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

Thứ hai là dự định kinh doanh mới
Đây được coi là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến sự thay đổi nhu cầu về nhân sự
của doanh nghiệp. Các dự định kinh doanh mới có thể làm thay đổi q trình lập
KHNS của doanh nghiệp và các nhà KH có thể dự báo NCNS bằng cách tham khảo
số lượng lao động cần thiết để thực hiện dự định mới từ những doanh nghiệp đã và
đang hoạt động trong lĩnh vực mà mình dự định kinh doanh.
Thứ ba là mơ hình máy tính
Mơ hình máy tính là phương pháp dự báo NCNS phức tạp nhất. Phương
pháp này bao gồm hàng nhiều cơng thức tốn học và phải sử dụng cùng lúc nhiều
phương pháp như: phương pháp ngoại suy, chỉ số, ...
Bước 2: Phân tích thực trạng nhân sự hiện tại
Việc phân tích này nhằm dự đoán lượng cung nhân sự hiện tại của doanh
nghiệp để xem xét liệu nguồn nhân sự hiện tại có thỏa mãn được các NCNS đã xác
định hay không. Doanh nghiệp phải cập nhật thường xuyên số lượng cũng như trình
độ nhân sự hiện tại, giúp doanh nghiệp nắm rõ được nhân viên của họ hiện có bao
nhiêu người, kỹ năng và trình độ chun mơn của họ có ra sao. Việc phân tích thực
trạng về nhân sự của doanh nghiệp hiện tại giúp theo dõi việc đào tạo, sự tích lũy
kinh nghiệm làm việc của nhân viên.
Dự báo khả năng cung ứng nhân sự
Để thỏa mãn NCNS nêu trên, doanh nghiệp cần phải báo nguồn cung để thỏa
mãn nhu cầu ấy từ hai nguồn cung: nguồn cung nội bộ và nguồn cung bên ngoài.
Nguồn cung nhân sự nội bộ đó là những người có mặt trong doanh nghiệp và có khả

năng thăng chức thăng chức, thuyên chuyển, ... Nguồn cung bên ngoài là những
người hiện chưa làm việc cho doanh nghiệp và đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm.
Để dự báochính xác nguồn cung nhân thì người lập KH cần phải tính đến các
xu hướng biến động về cung nhân sự trong quá khứ và sự phát triển trong tương lai,
để có được cái nhìn tổng thể về khả năng cung ứng nguồn nhân sự hiện tại của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định xem có bao nhiêu nhân viên mới, bao
nhiêu người sẽ rời khỏi doanh nghiệp trong tương lai, tính tốn sự biến động về
nhân sự (đề bạt, luân chuyển, ...). Ngoài ra, nguồn nhân sự hiện tại và các chính
sách quản lý nhân sự sẽ ảnh hưởng đến cung nhân sự trong tương lai.
i.

Dự báo cung nhân sự nội bộ

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

12

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

Để dự báo nguồn cung nhân sự nội bộ, các nhà KH phải phân tích tình hình
nhân sự hiện tại để làm rõ năng lực của mỗi nhân viên. Từ đó, nhà KH sẽ dự tính
được nhân sự hiện tại của doanh nghiệp có thể thỏa mãn được nhu cầu đã đề ra như
thế nào. Phân tích nhân sự và sơ đồ thuyên chuyển là những thông tin rất quan trọng
cho công tác lập KHNS. Khi có sự hiểu rõ hơn về từng nhân viên, bộ phận nhân sự
có thể lập những KH tuyển dụng, đào tạo nhân viên một cách có hiệu quả hơn và

giúp cho việc thực hiện KH hành động về nhân sự của mình bằng cách xác định
xem các ứng viên nội bộ có đáp ứng được các nhu cầu về nhân sự của doanh
nghiệp.

Phân tích nhân sự
Việc phân tích này giúp nhà KH nắm bắt đượctrình độ chun môn và kỹ
năng của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp. Ở những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ,
cán bộ quản lý hầu như biết hết nhân viên. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp
lớn hoặc khi doanh nghiệp mở rộng quy mơ thì việc nhà quản lý biết rõ các nhân
viên là điều không thể nên doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thơng tin nhân sự
cho phép đánh giá nội bộ nhân sự một cách khoa học.
Việc đánh giá nội bộ này thường chia làm hai đối tượng là: cán bộ quản lý và
nhân viên. Nhà KH sẽ cung cấp một bản liệt kê các kỹ năng và năng lực của mỗi cá
nhân.
Đối với nhân viên
Mỗi nhân viên sẽ được phát một bảng tóm tắt để họ hồn thành những thơng
tin của mình về:
Phần 1: Thơng tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc (có thể thu thập thơng qua
hồ sơ nhân viên
Phần 2: Trình độ chun mơn và kỹ năng
Phần này bao gồm những thông tin về kỹ năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và
trình độ học vấn của nhân viên. Những thông tin này giúp cho người làm KH hiểu
rõ về tổng thể năng lực của đội ngũ nhân viên. Các doanh nghiệp thường yêu cầu
nhân viên của mình cập nhật thơng tin về trình độ chun mơn và kỹ năng của họ
khi có những thay đổi lớn nên thơng tin này có thể được thu thập khá dễ dàng. Nếu
khơng, phịng nhân sự của cơng có thể thu thập những thông tin này bằng cách
phỏng vấn, hoặc gửi các bảng câu hỏi thường kỳ đến các nhân viên trực tiếp hoặc
thông qua các mẫu hỏi điện tử.

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

13

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

Phần 3: Thành tích, khả năng thăng tiến và những điểm yếu của nhân viên
Thơng tin trong phần này sẽ được hồn thành cả bởi cán bộ quản lý trực tiếp
và nhân viên: Những thành tích đã đạt được trong cơng việc và những yếu điểm cịn
tồn tại của của mình thì nhân viên sẽ tự ghi; Tiềm năng, khả năng thăng tiến của
nhân viên sẽ được đánh giá bởi cán bộ quản lý trực tiêp của mình. Ở phần này sẽ có
sự xác nhận của người giám sát trực tiếp - người hiểu nhân viên của mình hơn các
chuyên gia nhân sự nên sẽ đảm bảo độ chính xác của thơng tin.
Phần 4: Nhận xét và đánh giá bởi bộ phận quản lý nhân sự
Phần này được xem như một sự hoàn chỉnh cuối cùng của bản tóm tắt và cập
nhật những đánh giá mới nhất về nhân viên, qua đó cho phép hiểu biết rõ hơn
những thành tích quá khứ của họ.
Từ những thơng tin có được thơng quan bản tóm tắt, phòng nhân sự sẽ xử lý
và cập nhật lên hệ thơng thơng tin nhân sự để họ có thể cập nhật thường xuyên và
sắp xếp công việc phù hợp với từng nhân viên. Nhờ các phần mềm máy tính mà mỗi
hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhật thường xuyên, bao gồm các trình độ học vấn, kỹ
năng mới, mức độ hồn thành cơng việc hoặc nhiệm vụ cơng việc được thay đổi.
Nếu những thôn tin trên không cập nhật kịp thời có thể dẫn đến việc nhân viên lỡ
mất các cơ hội về công việc trong doanh nghiệp.
Đối với cán bộ quản lý
Cán bộ quản lý cần có những cập nhật thông tin về nhân sự một cách thường

xun vì nó có ý nghĩa rất quan trọng trong việc ra các quyết định về nhân sự. Cán
bộ quản lý cũng phải hồn thành bản tóm tắt thơng tingiống như nhân viên. Tuy
nhiên, hồ sơ của cán bộ quản lý cịn u cầu những thơng tin liên quan đến các hoạt
động quản lý như: Ngân sách được quản lý; Số lượng nhân viên mà mình quản lý;
Thành tích của nhân viên dưới quyền; Kinh nghiệm và đào tạo về quản lý, ...
Các doanh nghiệp những thông tin của cán bộ quản lýthường nhấn mạnh vào
những kỹ năng quan trọng và cần thiết như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao dịch và
đàm phán, trình độ ngoại ngữ, ... Trong thời điểm nền kinh tế hội nhập hiện nay thì
những kỹ năng này là vô cùng quan trọng và được quan tâm đặc biêt.
ii.
Dự báo cung nhân sự từ bên ngồi
Doanh nghiệp khơng phải bất cứ khi nào cũng đáp ứng được nhu cầu về
nhân sự bằng nguồn cung nhân sự nội bộ, do sự thiếu hụt về số lượng cũng như chất
lượng nhân sự. Bên cạnh đó, việc sử dụng nguồn nhân sự nội bộ đôi khi sẽ gặp phải

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

14

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

một số khó khăn. Khi đó, doanh nghiệp cần tìm đến nguồn cung nhân sự từ bên
ngoài. Việc dự báo cung nhân sự bên ngồi gồm hai bước chính đó là:
Bước 1: Xác định NCNS từ bên ngoài
Nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân sự từ bên ngoài là do

sự phát triển về quy mô hay sự thay đổi về cơ cấu trong doanh nghiệp. Sự mở rộng
về quy mô của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp làm nhu cầu
về nhân sự tăng thêm. NCNS bên ngồi cũng phụ thuộc vào chính sách nhân sự của
doanh nghiệp trong việc thực hiệncác chính sách đãi ngộ cũng như các chính sách
đào tạo và phát triển đối với nhân viên. Những nhân viên mới họ sẽ không sẵn sàng
tham gia vào lực lượng lao động của doanh nghiệp nếu họ khơng được khuyến
khích phát triển khả năng của mình thì có thể họ sẽ khơng sẵn sàng cho việc lấp đầy
sự thiếu hụt nhân sự. Ngoài ra, việc thiếu nhân viên có năng lực để đề bạt cũng là
một nguyên nhân tạo ra nhu cầu tìm kiếm nguồn cung nhân sự từ bên ngoài doanh
nghiệp.
Việc thỏa mãn NCNS từ bên ngoài phụ thuộc vào các nguồn cung nhân sự từ
bên ngồi. Để có thể tìm kiếm nguồn cung nhân sự từ bên ngoài phù hợp với nhu
cầu phát triển nhân sự của mình, doanh nghiệp phải có các công cụ để dự báo các
nguồn cung khác nhau. Dự báo nguồn cung nhân sự bên ngoài thường dựa trên cơ
sở dự báo tình hình phát triển kinh tế, tình hình thị trường lao động hiện tại. Từ dự
báo đó, các nhà KH sẽ đưa ra các KH hành động cụ thể về mặt hoạch định nhân sự.
Bước 2: Dự báo cung nhân sự từ thị trường lao động
Dự báo cung nhân sự bên ngoài phụ thuộc nhiều vào việc phân tích thị
trường lao động và năng lực của cán bộ quản lý và phụ trách lập KHNS.
Tùy theo nhu cầu tìm kiểm lao động của mỗi doanh nghiệp mà phạm vi tìm
kiếm là khác nhau. Đối với những cơng việc địi hỏi chun mơn và kỹ năng cao thì
phảm vi tìm kiếm rộng. Và ngược lại đối với những nhu cầu tuyển dụng lao động
phổ thơng thì phạm vi sẽ thu hẹp lại do nhu cầu này có thể được đáp ứng một cách
dễ dàng. Doanh nghiệp cũng cần phân tích khả năng cung cấp nhân sự cho một số
ngành đặc biệt (kỹ sư, kế toán, …) trên cơ sở dự báo các điều kiện của thị trường
lao động hay các KH đào tạo của các trường Đại học, Cao đẳng, Nghề, … trong khu
vực.
Để dự báo cung nhân sự từ thị trường lao động thì bên cạnh việc phân tích
thị trường lao động, các nhà KH cũng cần tính đến xu hướng biến động của dân cư
trong khu vực. Trong dài hạn, xu hướng biến động này có ảnh hưởng đến khả năng

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

15

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

cung ứng lao động từ thị trường lao động. Tỷ lệ tăng dân số qua các năm tại các
nước công nghiệp phát triển thường có xu hướng giảm dần, do vậy doanh nghiệp ở
những quốc gia này phải tính đến việc gia tăng sử dụng lao động là người nhập cư.
Bước 3: Phân tích sự mất cân đối về cung – cầu nhân sự
Thông qua việc so sánh giữa dự báo về NCNS trong tương lai với thực trạng
nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định được đội ngũ nhân viên hiện tại đáp ứng nhu
cầu được đến đâu, cần được đào tạo thêm những kỹ năng, kiến thức gì.
Bước 4: Lập KH điều chỉnh nội bộ
Sau khi phân tích những mất cân đối về nhân sự, nhà kê hoạch sẽ lập KH
điều chỉnh nội bộ thông qua: KH đề bạt, Sơ đồ thuyên chuyển, …
KH đề bạt
KH đề bạt sẽ được đưa ra dựa trên cơ sở dữ liệu có được từ việc phân tích
nhân sự. Những thơng tin này sẽ được sử dụng cho việc đánh giá khả năng thăng
tiến hoặc thuyên chuyển công tác của nhân sự trong doanh nghiệp.
KH đề bạt là quy trình mà các nhân viên phụ trách công tácKHNS cùngcác
cán bộ quản lý sử dụng để chuyển đổi các thông tin về nhân sự hiện tại thành các
quyết định về sắp xếp nhân sự nội bộ trong tương lai. Hiện nay, với những hệ thống
thông tin nhân sự hiên đại, việc tìm kiếm và xác định các các NCNS cần thiết đơn
giản và dễ dàng hơn trước rất nhiều. Bộ phận nhân sự chỉ giữ vai trò cố vấn còn

việc quyết định thăng tiến hay sắp xếp nhân sự như thế nào là do cán bộ quản lý
thực hiên. Do việc thực hiên KH này khó khăn và tốn nhiều thời gian nên KH đề bạt
thường chỉ được áp dụng đối với những các nhân viên chủ chốt và tiềm năng trong
dài hạn.
KH đề bạt tạo ra một môi trường làm việc ổn định, giúp nhân viên cảm thấy
yên tâm hơn khi làm việc, công tác tại doanh nghiệp. Các ứng viên được chuẩn bị
sẵn sàng cho một công việc mới với một trách nhiệm lớn hơn, thông qua việc đào
tạo phát triển nhân sự.
Từ việc sử dụng những thông tin trong hệ hế thống thông tin nhân sự để sắp
xếp lại nhân sự nội bộ, thông qua việc thực hiện KH đề bạt, nhà KH cũng có thể
phát hiện sự thiếu hụt nhân sự và những kỹ mà nhân viên còn đang yếu kém hoặc
chưa có để tìm những biện pháp khắc phục sớm.
Sơ đồ thuyên chuyển nhân sự
Các sơ đồ thuyên chuyển nhân sự là kết hợp các kết quả của phân tích nhân
sự và KH đề bạt. Bộ phận nhân sự và các cán bộ cấp cao sẽ tiến hành thảo luận và
SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

16

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

đưa ra các sơ đồ thuyên chuyển nhân sự hợp lý với tình hình nhân sự hiện tại của
doanh nghiệp.
Sơ đồ thuyên chuyển nhân sự thể hiện khả năng thay thế về nhân sự của các
nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp nếu phát sinh nhu cầu về nhân sự. Kết quả của

việc phân tích nhân sự sẽ là cơ sở để nhà KH xây dựng sơ đồ thuyên chuyển. Bên
cạnh đó, kết quả nàythể hiện mức độ hồn thành cơng việc hiện tại và những tiềm
năng thăng tiến của những nhân viên sẽ thay thế những vị trí quan trọng trong
doanh nghiệp như Trưởng phịng, Phó phịng, ...
Các thơng tin cần thiết cần phải được thể hiện đầy đủ trong sơ đồ thuyên
chuyển nhân sự. Sơ đồ này tương tự như một sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
bao gồm những vị trí khác nhau trong doanh nghiệp và những thơng tin về những
thành tích đã đạt được và khả năng thăng tiếntrong tương lai của các ứng viên.
Về những thành tích đã đạt được: Xác định bởi ý kiến đánh giá của cấp trên
trực tiếp quản lý nhân viên đó. Ngoài ra, để khách quan hơn trong việc đánh giá thì
nhà KH có thể tham khảo các ý kiến của những đồng nghiệp hay cấp dưới của nhân
viên đó.
Về khả năng thăng tiến trong tương lai: Xác định dựa trên cơ sở những
thành tích đã đạt đượccùng những ý kiến đánh giá từ cấp trên trực tiếp quản lý của
nhân viên về khả năng thành công trong cương vị mới. Thông qua các bài kiểm tra
đánh giá năng lực, phỏng vấn nhân viên đó thì bộ phận nhân sự cũng có thể nắm
được những thơng tin về khả năng thăng tiến và tham gia đánh giá cùng nhà quản
lý.
Do những thuận lợi là có đầy đủ thơng tin về các ứng viên nên việc sử dụng
nguồn cung nội bộ luôn được các doanh nghiệp ưu tiên để thỏa mãn những nhu cầu
về nhân sự. Bên cạnh đó, việc sử dụng nguồn cung nhân sự nội bộ còn tạo ra sự cố
gắng trong cơng việccủa nhân viên trong cơng ty, khích lệ họ làm việc với năng suất
và hiệu quả công việc cao hơn. Ngoài ra, các nhân viên được thuyên chuyển sẽ có
điều kiện thuận lợi hơn trong việc thích nghi với môi trường làm việcđể thực hiện
những nhiệm vụ mới một cách hiệu quả nhất. Mặt khác, nhân viên của công ty cũng
là người đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc và tinh thần
trách nhiệm nên cơng ty có thể tin tưởng và giao những công việc quan trọng của
công ty cho những nhân viên này

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092


Chuyên đề thực tập

17

GVHD: Đặng Thị Lệ Xuân

Bước 5: Lập KH điều chỉnh bên ngoài
Sau khi lập KH điều chỉnh nội bộ mà vẫn chưa đáp ứng được NCNS thì nhà
KH cần đưa ra KH điều chỉnh bên ngồi thơng qua việc tuyển dụng nhân sự.
Bước 6: Kiểm tra và đánh giá
Đây là một bước quan trọng trong mọi công tác, và cũng không ngoại trừ đối
với công tác lập KHNS. Trong từng giai đoạn KH, nhà quản lý cần phải thường
xuyên kiểm tra và đánh giá xem KHNS mà doanh nghiệp đưa ra đã phù hợp chưa để
đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
1.2.3. Tổ chức bộ máy lập kế hoạch
Trong mỗi doanh nghiệp, phòng KH và phòng Hành chính nhân sự (HCNS)
sẽ là nơi thực hiện cơng tác lập KHNS. Dựa trên các số liệu từ các phòng ban chức
năng khác, bộ phận này tổng hợp, sử dụng các phương pháp định tính, định lượng
và dự báo để đưa ra những dự báo về NCNS cần thiết trong kỳ KH. Các KH về
nhân sự này thường được đưa ra sau khi Chiến lược kinh doanh của công ty được
đưa ra.
1.2.3.1. Phịng Hành chính nhân sự
Phịng HCNS tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược kinh doanh tổng
thể của cơng ty.
Từ chiến lược kinh doanh, phịng HCNS sẽ xác định và lựa chọn KHNS phù
hợp để thực hiện chiến lược kinh doanh.

Sau đó, phịng HCNS thiết kế các hệ thống thông tin, dữ liệu phục vụ cho
việc lập KHNS.
Phịng HCNS sẽ tính tốn và phân tích các số liệu mà các phịng ban cung
cấp để tính tốn nhu cầu về nhân sự.
Triển khai KHNS sau khi bản KH được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo cơng ty.
1.2.3.2. Phịng kế hoạch
Phòng KH cùng Ban giám đốc và các trưởng phịng ban khác thực hiện cơng
tác lập KH kinh doanh tổng thể cho cơng ty. Phịng KH có nhiệm vụ soạn lập và
theo dõi việc thực hiện KH kinh doanh.
Phòng KH cũng tham gia thực hiện công tác lập KHNS với tư cách cố vấn,
giúp tìm ra những KH về nhân sự tốt nhất để đáp ứng được NCNS trong tương lai.
1.2.3.3. Ban quản lý
Xác định lượng cung cầu nhân sự tại bộ phận mình quản lý.

SV: Lý Thu Hương

MSV: 11142092