TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG lưu TRỮ tại một cơ QUAN tổ CHỨC NHẬN xét và đề XUẤT BIỆN PHÁP để NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG tác lưu TRỮ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ……………………………………

TÊN ĐỀ TÀI
TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC.
NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư lưu trữ
Mã phách:………………………………

NĂM 2022

TIEU LUAN MOI download :


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................ 1
NỘI DUNG................................................................................................................................. 2
1.1. Khái quát chung về lưu trữ và tài liệu lưu trữ.................................................. 2
1.1.1. Khái niệm lưu trữ.............................................................................................. 2
1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ............................................................................... 2
1.2. Vai trị của cơng tác lưu trữ....................................................................................... 3
2.1. Tìm hiểu chung về lịch sử hình thành................................................................... 4
2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân
dân thành phố Mỹ Tho......................................................................................................... 5
2.2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho.............5
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho6
3.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ
Tho.................................................................................................................................................. 7

3.1.1. Cán bộ làm cơng tác lưu trữ............................................................ 7
3.1.2. Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài
liệu......................................................................................................................................... 8
3.1.3. Trách nhiệm quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ...................9
3.2. Công tác thực hiện hoạt động lưu trữ................................................................ 10
3.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
10
3.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.................................. 10
3.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.................................................. 11
3.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu................................................................ 12
4.1. Nhận xét, dánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân
dân thành phố Mỹ Tho....................................................................................................... 13
4.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu................................ 14

TIEU LUAN MOI download :


KẾT LUẬN.............................................................................................................................. 16
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................. 17

TIEU LUAN MOI download :


LỜI MỞ ĐẦU
Với sự phát triển của xã hội ngày nay, công tác văn thư vẫn luôn là hoạt
động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm tồn bộ
các cơng việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình
thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội; tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang
nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức).

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trị quan trọng trong
việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển cho kinh
tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Vai trị và vị trí của cơng tác
văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng do đó thời gian
qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với
đó là hệ thống các cơ quan quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ
quốc gia đã được xây dựng và đang từng bước được kiện tồn.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công
việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng và với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, đề tài nàynghiên cứu về thực trạng hoạt
động lưu trữ tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, Tiền Giang để tìm hiểu
thêm về cách thức lưu trữ của cơ quan và đề xuất những biện để nâng cao hiệu
quả của cơng tác lưu trữ. Vì vậy, với những lý do trên, tơi xin chọn đề tài:
“Tìm hiểu hoạt động lưu trữ tại một cơ quan, tổ chức. Nhận xét và đề xuất
các biện pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ”.

1

TIEU LUAN MOI download :


NỘI DUNG
1. Tổng quan về công tác lưu trữ và hoạt động của công tác lưu
trữ
1.1.

Khái quát chung về lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1.1.1. Khái niệm lưu trữ
Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư
liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân
để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ khi cần thiết.
Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức.
1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong q trình cơng tác của mỗi
cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học kỹ thuật, phim
ảnh, ảnh, dây ghi âm,… Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và
sắp xếp thành hồ sơ đem vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra
cứu và sử dụng khi cần thiết được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch
sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của
nhân dân qua các thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ
hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Ngoài các khái niệm trên, tại khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011
như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì
được thay bằng bản sao hợp pháp”.
2


TIEU LUAN MOI download :

1.2. Vai trị của cơng tác lưu trữ
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế văn hóa, xã. Đồng thời, cung cấp những thơng tin trong quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu
của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra
cơng việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra đúc
rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành
chính nhà nước của nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các cơ
quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ
quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

3

TIEU LUAN MOI download :


Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công
tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thơng suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà
nước và thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy,
mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về
vị trí và vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp

phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề
nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian
qua cơng tác văn thư lưu trữ cịn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ
quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt đôngr thuộc
lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu
về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế…
2. Sơ lược về Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, Tiền Giang
2.1.

Tìm hiểu chung về lịch sử hình thành

Thành phố Mỹ Tho là đô thị loại I trực thuộc tỉnh Tiền Giang, có diện
tích là 82.2407km2. Thành phố Mỹ Tho có 17 đơn vị hành chính cơ sở (gồm 11
phường và 6 xã). Dân số có 229.721 người, có 4 nhóm tộc người chính: Kinh,
Hoa, Ấn và Khơme và có 4 tơn giáo chính là Cơng giáo, Tin lành, Phật giáo và
Cao đài.
Trong thành phố có con rạch quan trọng là Bảo Định chia thành phố Mỹ
Tho thành 2 khu vực tả ngạn và hữu ngạn. Trong nội ô thành phố có hồ nước
Mỹ Tho được đào năm 1927, hiện đang là cơng viên Tết Mậu Thân, nơi điều
hịa nhiệt độ và là lá phổi của thành phố. Cảnh quan thành phố càng nên thơ
hơn với sự tiếp nối đan xen giữa phố phường, vườn cây, đồng ruộng với ưu thế
trên, ngay từ những năm đầu mới hình thành đô thị Mỹ Tho, cũng như
4

TIEU LUAN MOI download :


hôm nay thành phố Mỹ Tho luôn là trung tâm kinh tế chính trị, văn hóa của
tồn tỉnh, đồng thời là trung tâm giao lưu quan trọng của miền Trung Nam bộ,

đã từng là trung đô của Trung Nam bộ, là cầu nối giữa các tỉnh vùng đồng
bằng sông Cửu Long với thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh miền Đông Nam
bộ.
Cơ cấu kinh tế của thành phố chuyển dịch theo hướng công nghiệp - tiểu
thủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ, nông nghiệp và thủy sản. Tốc độ phát
triển kinh tế bình quân 13,34%/năm; thu nhập bình quân đầu người
1728USD/năm.
Ở

vị trí chiến lược quan trọng, thành phố Mỹ Tho là nơi tập hợp nhiều

anh hùng hào kiệt kháng chiến chống phong kiến, chống thực dân pháp ngay
khi chúng vừa đặt chân lên đất Nam kỳ. Qua các giai đoạn lịch sử, bao giờ
thành phố Mỹ Tho cũng là nơi đụng đầu ác liệt gồm lực lượng cách mạng
chính nghĩa với các thế lực thực dân, đế quốc và phản động. Nhân dân thành
phố Mỹ Tho mang trong mình truyền thống yêu nước, truyền thống đấu tranh
anh dũng của dân tộc trong xây dựng và bảo vệ đất nước, đã xây dựng trên quê
hương Mỹ Tho nếp sinh hoạt văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc và nêu cao tinh
thần đấu tranh kiên cường bất khuất hơn 3 thế kỷ qua.
Trải qua hơn 330 năm hình thành và phát triển Đô thị Mỹ Tho, nhân dân
thành phố Mỹ Tho luôn nêu cao tinh thần đấu tranh kiên cường, bất khuất và
viết lên nhiều trang sử hào hùng, góp phần làm phong phú thiên lịch sử tỉnh
Tiền Giang.
2.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban
Nhân dân thành phố Mỹ Tho.
2.2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho
Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân thành phố gồm có:

5

TIEU LUAN MOI download :


- Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân: Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Ơng Nguyễn Thành Cơng, Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố - Ông
Nguyễn Hữu Đức, ông Nguyễn Quang Thành và bà Lê Thị Bé Phượng.
-

Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho có các phịng, ban và đơn vị sự

nghiệp như sau:
Có 12 Phịng, ban gồm có: Phịng Nội vụ, Phịng Tư pháp, Phịng Tài
chính - Kế hoạch, Phịng Tài ngun và Mơi trường, Phòng Lao động, Thương
binh và Xã hội, Phòng Văn hóa và Thơng tin, Phịng Giáo dục và Đào tạo,
Thanh tra thành phố Mỹ Tho, Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân
dân thành phố, Phòng Kinh tế, Phịng Quản lý đơ thị.
Các đơn vị sự nghiệp gồm có: Đài Truyền thanh - Truyền hình thành
phố, Ban Quản lý dự án và Phát triển quỹ đất, Trung tâm Văn hóa - Thể thao
và Du lịch, Ban Quản lý chợ và Ban Quản lý dự án nâng cấp đô thị thành phố
Mỹ Tho.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ
Tho
1.

Xây dựng, trình Hội đồng Nhân dân thành phố quyết định các nội

dung quy định tại các điểm a,v,c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26
của Luật Tổ chức chính quyền địa phương và Tổ chức thực hiện các nghị
quyết của Hội đồng Nhân dân thành phố.
2.

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố.
3.

Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố, thực hiện các nhiệm vụ phát

triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mai, dịch vụ,
du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây
dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài
nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng
6

TIEU LUAN MOI download :


biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn thành phố
theo quy định của pháp luật.
4.

Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến

pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào
tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động,
chính sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã
hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo
quy định của pháp luật.
5.

Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân

cấp, ủy quyền.
6.

Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức

khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố.

3. Hoạt động công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ
Tho

3.1.
Tổng quan về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân
thành phố
Mỹ Tho
Công tác bảo quản lưu trữ tài liệu là một trong những hoạt động quan
trọng trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu, là quá trình áp dụng các biện pháp
khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu
trữ. Hoạt động lưu trữ là vơ cùng cần thiết vì đó là nguồn sử liệu chính xác, là
chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh lại tồn bộ lịch sử hình
thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của địa
phương.
Về công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho chính là q
trình khơng thể thiếu đối với sự hình thành và phát triển của cơ quan mà
7


TIEU LUAN MOI download :

còn là bước đệm hỗ trợ cho tỉnh Tiền Giang phát triển với việc lưu trữ những
sử liệu quan trọng gắn liền với bề dày lịch sử cho đến ngày nay trong q trình
xây dựng cũng như góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tac lưu
trữ hiện nay.
3.1.1. Cán bộ làm công tác lưu trữ
Để xây dựng đội ngũ cán bộ ngành văn thư lưu trữ có trình độ chun
mơn đáp ứng u cầu trước mắt cũng như lâu dài. Ủy ban Nhân dân thành phố
Mỹ Tho đã đề ra những yêu cầu nhất định đối với cán bộ ngành văn thư lưu trữ
và nhằm để tạo điều kiện cho cán bộ có thể phát triển hơn nữa Ủy ban Nhân
dân thành phố cũng đưa cán bộ đi bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư. Có thể nói,
cán bộ văn thư vừa có chun mơn cơng tác văn thư, vừa có kinh nghiệm trong
nghề, hiểu được rõ vị trí, ý nghĩa của ngành cơng tác văn thư và hoàn thành
xuất sắc nhiệm vụ được giao. Các cán bộ làm việc tại Ủy ban được đào tạo qua
lớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chun mơn qua các lớp tập
huấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chun mơn cao, tác phong
làm việc có khoa học.
Sau q trình tìm hiểu, trong thời gian qua công tác văn thư của Ủy ban
Nhân dân thành phố được duy trì thường xun và có nề nếp, qua đó nâng cao
nhận thức và trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn.
Việc đảm bảo phương tiện cho hoạt động nghiệp vụ của ngành văn thư lưu trữ
ln được thường xun quan tâm, ngồi kinh phí đảm bảo thường xun thì
Ủy ban cịn hỗ trợ máy photocopy, máy vi tính, bàn văn thư và các thiết bị
chuyên dụng. Các cán bộ văn thư của cơ quan đã đảm nhận được chức năng
nhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu đổi mới phù hợp với yêu cầu hiện tại.
3.1.2. Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa
học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài
8

TIEU LUAN MOI download :

tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài
liệu. Với mục đích bảo quản tài liệu lâu dài phục vụ Ủy ban Nhân dân thành
phố Mỹ Tho cho việc tra cứu luôn được trang bị đầy đủ và hiện đại tạo các
điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ
tài liệu bao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết
bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng
các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ
sinh, an ninh trong các tòa nhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện
pháp đặc biệt để bảo quản và vận chuyển tài liệu lưu trữ. Nội dung của bảo
quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo
quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối
với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. Ủy ban Nhân dân
Thành phố Mỹ Tho có áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại nhằm
hạn chế đến mức tối đa các q trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi
thọ của chúng.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì Ủy ban
Nhân dân thành phố áp dụng các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo
hiểm cho các tài liệu đó và hơn hết Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho
thường xuyên cung cấp các trang thiết bị nhằm mục đích bảo quản tài liệu. Chủ
tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho luôn hướng dẫn, theo sát, chỉ đạo
việc hoạt động lưu trữ ở cơ quan để các công tác văn thư lưu trữ đều ở trong
trạng thái tốt nhất. Và trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
như hiện nay, cơng tác lưu trữ ở cơ quan cũng dần được đơn giản hơn và thuận
lợi hơn nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc.
3.1.3. Trách nhiệm quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ

9

TIEU LUAN MOI download :


Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho chỉ đạo chung việc thực
hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Kiểm tra việc
thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị
trực thuộc, Ủy ban Nhân dân các xã, thị trấn giải quyết khiếu nại, tố cáo vi
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Cán bộ làm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham
mưu giúp Trưởng phòng Nội vụ triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước
về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời quản lý Kho lưu trữ và thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban, đơn
vị thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho, chỉnh lý tài liệu, lập hồ sơ đưa
vào lưu trữ, hệ thống hóa hồ sơ và xây dựng công cụ tra cứu phục vụ và khai
thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Văn thư cơ quan thuộc Ủy ban Nhân dân thành phố có trách nhiệm:
-

Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc

chuyển phát văn bản đi.
-

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyên giao văn bản đến.

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn
bản.
-

Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị;

các loại con dấu khác nhau theo quy định.
Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trong quá trình theo
dõi, giải quyết các cơng việc được giao phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng
việc mình giải quyết và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
3.2. Công tác thực hiện hoạt động lưu trữ
3.2.1. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Trưởng phòng Nội vụ tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành
phố trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
10


TIEU LUAN MOI download :


tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban Nhân dân
thành phố Mỹ Tho.
Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ
sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu
trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi
nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. Cơ quan, đơn vị và cá nhân trong cơ quan, đơn vị
có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản
từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
3.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công viêcr thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hồn
thiện của một Phơng lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể tách rời với các
nghiệp vụ lưu trữ khác như chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu... Do vậy,

công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng không kém so với các khâu
nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ. Do đó, hàng năm nhiệm vụ của người làm
cơng tác lưu trữ là phải tổ chức thu thập những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử
để bổ sung vào kho lưu trữ hiện đang bảo quản, cụ thể các công đoạn như: Lập
kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu; phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cán bộ,
công chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập
"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu; tổ chức tiếp nhận hồ sơ tài liệu, kiểm tra đối
chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập "Biên bản
giao nhận tài liệu".
Hàng năm cán bộ, cơng chức, viên chức có nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài
liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân thành phố cụ thể
là lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các cơ quan, đơn vị, công
chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho
11

TIEU LUAN MOI download :


lưu trữ của Ủy ban Nhân dân thành phố; cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; đơn vị tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với
thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Ngoài ra hàng năm Ủy ban
Nhân dân thành phố Mỹ tho có lập kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm tiếp
theo đối với các cơ quan, đơn vị.
3.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích qui định thời hạn bảo quản
tài liệu, lọai ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết gía trị, như vậy sẽ đảm bảo giữ
gìn được những tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều

kiện để sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu là việc xác định đánh giá giá trị tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có
thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và
tài liệu hết giá trị, cụ thể như:
-

Xác định giá trị tài liệu phải được bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch

sử, toàn diện và tổng hợp.
-

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống,

phân tích chức năng, thông tin và sử dụng liệu học.
-

Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý
nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ tồn vẹn
của phơng lưu trữ; hình thức của tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu.
Công việc thường xuyên của nghiệp vụ công tác văn thư tại Ủy ban
Nhân dân thành phố Mỹ Tho chính là xác định giá trị tài liệu, là việc xác định

12

TIEU LUAN MOI download :

thời hạn bảo quản tài liệu và loại ra những tài liệu là bản nháp, bản thảo hoặc
những bản hết giá trị để tiến hành tiêu hủy theo quy định của nhà nước.
Trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thành lập hội đồng xác định
giá trị tài liệu, thành phần gồm:
-

Chánh Văn phòng HĐND&UBND thành phố - Chủ tịch

-

Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa ra xét hủy - Ủy viên

-

Đại diện Lưu trữ cơ quan - Ủy viên

3.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu
đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trị to lớn với
công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban Nhân dân thành phố. Bởi sau khi được tiến
hành chỉnh lý thì tại liệu lưu trữ trong nhiều năm của Ủy ban Nhân dân thành
phố Mỹ Tho được phân loại cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ cho công tác nghiên cứu đạt được hiệu quả cao. Nếu làm công tác
chỉnh lý tốt ở cơ quan thì sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện tốt cho các khâu nghiệp
vụ tiếp theo.
Trong quá trình tìm hiểu trong vài năm về trước hoạt động của Ủy ban
Nhân dân thành phố Mỹ Tho đã sản sinh ra một khối lượng hồ sơ tài liệu khá
lớn và do nhiều ngun nhân, tài liệu ở Ủy ban cịn ở tình trạng lộn xộn gây
khó khăn cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ và sử dụng tài liệu trong thực tế.

Tuy nhiên, thời gian gần đây Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho đã cố gắng
chỉnh lý tài liệu tương đối gọn gàng, trật tự giúp cho việc sử dụng tài liệu để
giải quyết các yêu cầu kinh tế - xã hội ở địa phương trên địa bàn thành phố.
4. Nhận xét và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ

13

TIEU LUAN MOI download :


4.1. Nhận xét, dánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban
Nhân dân thành phố Mỹ Tho
Công tác lưu trữ được xác định là nhiệm vụ, là khâu quyết định trong
chỉ đạo, quản lý mọi hoạt động của UBND huyện và các phịng, ban chun
mơn. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ luôn được lãnh đạo UBND huyện quan
tâm, chỉ đạo, sáng tạo và thực hiện. Nhìn chung lãnh đạo các cơ quan, đơn vị
đã quan tâm và chỉ đạo kịp thời đối với công tác văn thư, lưu trữ.
Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho đã triển khai tốt các văn bản chỉ
đạo và ban hành các văn bản quản lý và hướng dẫnn thực hiện công tác văn thư
lưu trữ. Ủy ban đã xây dựng được các phòng ban đảm nhiệm các chức năng
chuyên trách riêng bảo đảm tính khoa học và chuyên môn cao. Đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn và thường xun được
đào tạo để nâng cao khả năng nghiệp vụ đối với công tác lưu trữ. Và cung cấp
được đầy đủ hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ, thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ được quan tâm đặc biệt trong công tác chỉnh lý tài liệu.
Nói đến thực trạng đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ
cán bộ, số lượng cán bộ vẫn cịn khá, tình trạng cán bộ làm cơng tác văn thư
kiêm nhiệm lưu trữ vẫn cịn nhiều mặt hạn chế và với lượng công việc lớn nên
mọi thứ vẫn còn khá nặng nề và chưa đáp ứng kịp với yêu cầu về thời gian.

Đồng thời, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ
nhưng vẫn chưa áp dụng được hết công suất và vẫn cịn một số khâu trong
cơng tác văn thư lưu trữ vẫn phải áp dụng theo cách truyền thống.
Bên cạnh đó cịn có những ngun nhân khách quan như công tác đào
tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cho các cán bộ công chức
thành phố vẫn chưa đạt được yêu cầu. Do kinh phí lớp học cịn gặp khó khăn
nên các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ thường được tổ chức
14

TIEU LUAN MOI download :


với số lượng q đơng trong thời gian ngắn có thể đã không truyền tải được hết
những kiến thức và kỹ năng như yêu cầu mong muốn.
Những khó khăn được nêu trên cần đòi hỏi sự đồng thuận và chia sẻ
giữa các cơ quan đơn vị nhà nước về công tác văn thư lưu trữ. Cần tận dụng tối
đa mọi nguồn lực, đầu tư hơn nữa để công tác văn thư lưu trữ phát huy được
hết vai trò và vị trí vốn có của mình.
4.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác lưu
Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư lưu trữ
Ngày 07/04/2020, Ủy ban Nhân dân tỉnh Tiền Giang đã ban hành Kế
hoạch số 84/KH-UBND về việc phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ ở tỉnh Tiền
Giang đến năm 2025. Với nội dung phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh
Tiền Giang đến năm 2025 cụ thể, gồm: xây dựng hệ thống văn bản quản lý,
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ; dự báo các chi tiêu hoạt
động văn thư, lưu trữ; tổ chức bộ máy, nhân lực ngành Văn thư, Lưu trữ; cơ sở
vật chất, kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ.
Tăng cường tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến cán bộ, công chức, viên
chức các cơ quan tổ chức về vai trị, vị trí của cơng tác văn thư, lưu trữ. Từ đó
nâng cao ý thức trách nhiệm của người đứng đầu trong việc tổ chức thực hiện

cơng tác văn thư lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử nói riêng. Đẩy mạnh việc ứng dụng
khoa học cơng nghệ vào cơng tác văn thư, lưu trữ sử dụng có hiệu quả phần
mềm quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, đồng thời tăng cường công tác bảo
mật phần mềm trong cơng tác văn thư, lưu trữ,…
Bố trí, tuyển dụng công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
Bố trí lựa chọn cơng chức kiêm nhiệm cơng tác văn thư thực hiện các
công việc lưu trữ. Theo thực tế hiện nay văn thư chun trách thuộc Văn
phịng chỉ có 1 người. Khi công chức văn thư chuyên trách nghỉ phép, nghỉ
15

TIEU LUAN MOI download :


việc riêng hoặc ốm đau sẽ khơng có cơng chức đủ tiêu chuẩn làm công tác văn
thư, dẫn đến việc phải bố trí cơng chức khác khơng có chun mơn nghiệp vụ
văn thư làm công tác này nên thường dẫn đến sai sót.
Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin
Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn thì việc tổ chức khai thác và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện
hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ
được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình thức lưu
trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ
Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số
biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài
liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng
hay khơng, nếu khơng đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác
kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt
còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.

Thực hiện chính sách khen thưởng những cơng chức hồn thành tốt
nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc.
Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức vi phạm các quy
định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo các tài liệu mật trong ngành
Kiểm sát nhân dân

16

TIEU LUAN MOI download :


KẾT LUẬN
Công tác văn thư, lưu trữ là một nội dung quan trọng trong công tác
quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị; có ảnh
hưởng trực tiếp đến việc giải quyết cơng việc hàng ngày và chất lượng, hiệu
quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Đảng, Nhà nước, đặc biệt là Chủ tịch
Hồ Chí Minh ln đánh giá cao vai trị, tầm quan trọng của cơng tác văn thư,
lưu trữ; đồng thời, ban hành nhiều văn bản, quyết định quan trọng, tạo cơ sở
pháp lý cho việc thiết lập, quản lý và thực hiện hiệu quả cơng tác này.
Có thể thấy công tác văn thư lưu trữ là công cụ đắc lực trong công tác
quản lý, điều hành của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân thành phố Mỹ Tho. Và là
công cụ quan trọng trong sự nghiệp phát triển đất nước nói chung và tỉnh Tiền
Giang nói riêng trong tương lai.
Vì vậy tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quan trọng
vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng
tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và
góp phần quan trọng trong việc hồn thành các chỉ tiêu kế hoạch cơng tác của
mỗi cơ quan, tổ chức.

17

TIEU LUAN MOI download :


TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]Luật Lưu trữ (2012);
[2]Hoàng Lê Minh (2015), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Thông
tin;
[3]

Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2011), Soạn thảo

văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Tổng hợp TP.HCM;
[4]Cổng thơng tin điện tử Viện kiểm sốt Nhân dân tỉnh Sơn La.

18


TIEU LUAN MOI download :