MÔN HỌC: PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài : Phát triển hệ thống thông tin quản lý khách sạn

TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN CNTT & KTS
-----□□□□ -----

BÀI TẬP LỚN
MÔN HỌC:
PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài : Phát triển hệ thống thông tin quản lý khách sạn

Lớp học phần
Sinh viên thực hiện

: Phát triển các HTTTQL 12101.
: Nhóm 4.

Hà Nội, 11/2021


MỤC LỤC


PHẦN 1: ĐỀ CƯƠNG DỰ ÁN
Tên dự án: Phát triển HTTT quản lý khách sạn A&EM VILLA 
Mục đích: Tạo ra một hệ thống để hỗ trợ khách sạn trong việc quản  lý  phòng
và cho th phịng, quản lý thơng tin và dữ liệu nhân viên, khách hàng, quản lý
dịch vụ tiện nghi, trang thiết bị phòng, bảo trì sửa chữa khách sạn và thực hiện
các kế hoạch dài hạn
Cơ quan chủ đầu tư: Khách sạn A&EM VILLA 

Cơ quan chủ trì: Nhóm 4

Tổng kinh phí dự kiến: 620.000.000 VNĐ (sáu trăm hai mươi triệu
đồng)
Thời hạn: 4 tháng (Từ 01/09/2021 đến 07/01/2022)
I. Thực trạng và giải pháp HTTT của khách sạn
1.  Mô tả về khách sạn A&EM VILLA 
● Tọa lạc tại thành phố Hà Nội, cách trung tâm thương mại Vincom Center
Nguyễn Chí Thanh 2,8km, A&EM VILLA cung cấp chỗ nghỉ với sân
hiên và chỗ đỗ xe riêng. Chỗ nghỉ này nằm trong bán kính 3km từ Văn
Miếu - Quốc Tử Giám, 3,2 km từ Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam và 3,6km
từ Nhà Thờ Lớn. Chỗ nghỉ có lễ tân 24 giờ và dịch vụ phòng cho khách.
A&EM VILLA nằm cách Chùa Một Cột 3,6km và trung tâm thương mại
Tràng Tiền Plaza 3,7km. Sân bay gần nhất là sân bay quốc tế Nội Bài,
nằm trong bán kính 24 km từ chỗ nghỉ.
● Phòng nghỉ của khách sạn được trang bị máy điều hịa, truyền hình cáp
màn hình phẳng, ấm đun nước, chậu rửa vệ sinh (bidet), máy sấy tóc và
bàn làm việc. Tất cả các phịng cịn có tủ để quần áo và phòng tắm riêng.
● Các tiện nghi được ưa chuộng nhất
- Wi-Fi miễn phi
- Chỗ đỗ xe
- Lễ tân 24 giờ
- Sân thượng/ hiên
- Dịch vụ phòng
- Điều hịa nhiệt độ
● Quy mơ khách sạn: 6 tầng
- Tầng hầm: Gara để
- Tầng 1: Nhà bếp và kho để đồ dùng và phòng cho nhân viên
- Tầng 2: 3 phịng đơi + 3 phịng đơn + 2 phịng VIP
- Tầng 3: 3 phịng đơi + 3 phịng đơn + 2 phịng VIP
- Tầng 4: 4 phịng đơi + 4 phịng đơn
- Tầng 5: 4 phịng đơi + 4 phịng đơn

Tầng 6: Sân thượng gồm quán cafe và chỗ phơi đồ của khách sạn
Loại phịng:
- Phịng đơi: 18-22 m
- Phịng đơn: 15-18 m
- Phòng VIP: 25 m
Giá phòng:
- Phòng đơn: 250.000-300.000 VND
- Phịng đơi: 350.000-500.000 VND
- Phịng VIP: 600.000 VND
Đối tượng: Khách sạn hướng tới những đối tượng là giới trẻ và trung niên
ưa phong cách mới mẻ, ấm áp và cá tính. Khách sạn phù hợp với cả
những cặp đôi hay chỉ là những cá nhân đi du lịch thuê ở trong một thời
gian ngắn. Khách sạn hướng tới những đối tượng bình dân.
Cơ cấu tổ chức: Khách sạn bao gồm bốn bộ phận được quản lý bởi chủ
khách sạn:
- Bộ phận lễ tân: tiếp khách và lên thông tin hóa đơn cho khách
- Bộ phận buồng phịng: vệ sinh và kiểm tra chất lượng của phòng
- Bộ phận ẩm thực: cung cấp dịch vụ đồ ăn, thức uống
- Bộ phận kỹ thuật và bảo vệ: theo dõi, quản lý và bảo trì các thiết bị và
đảm bảo an ninh cho khách sạn
- Bộ phận hành chính
Số lượng nhân viên:
- Quản lý: 1 người
- Bộ phận lễ tân: 4 nhân viên
- Bộ phận buồng phòng: 5 nhân viên
- Bộ phận ẩm thực: 5 nhân viên
- Bộ phận kỹ thuật và bảo vệ: 5 nhân viên
- Bộ phận hành chính: 3 nhân viên

-

●

2

2

2

●

●

●

●

2. Mô tả về HTTT hiện thời tại khách sạn
Khi khách sạn mới mở chủ yếu sử dụng công cụ Excel dùng phương pháp
thủ công trong việc quản lý khách sạn tuy nhiên khi đi vào vận hành một thời
gian khách sạn trở nên đông khách dẫn đến một số khó khăn trong cơng tác
quản lý. Hiện tại khách sạn vẫn cịn dùng ba chiếc máy tính và một chiếc máy in
để nhập thông tin khách hàng thông tin hóa đơn, thơng tin nhân viên… trên
 Excel. 
Mơ tả các bước làm việc hiện tại
● Bước 1: Khách hàng yêu cầu đặt phòng
● Bước 2: Bộ phận xác nhận yêu cầu đặt phòng và tạo phiếu thuế phòng
bằng máy in thủ công
● Bước 3: Nhân viên lấy thông tin khách hàng và nhập thông tin vào excel

● Bước 4: Khách hàng nhận thơng tin phịng, thẻ phịng và gửi lại CMND
hoặc hộ chiếu


●
●

Bước 5: Khách yêu cầu trả phòng, nhân viên xuất hóa đơn và thu tiền
Bước 6: Nhân viên lập báo cáo qua excel rồi gửi cho chủ khách sạn

3. Thực  trạng bài toán và vấn đề  ứng  dụng  tin  học  tại  khách
Khách sạn được thành lập và đi vào hoạt động đã lâu nhưng hoạt động
vẫn mang tính thủ cơng dựa vào kinh nghiệm của nhân viên do lượng khách
ngày càng lớn việc, việc full phòng ngày càng nhiều hơn nên công tác quản lý
dữ liệu về khách hàng nhân viên doanh thu tốn rất nhiều thời gian và có thể
khơng chính xác. Điều này gây thiệt hại lớn tới khách sạn
● Các dữ liệu hồn tồn rời rạc và khơng có sự liên kết cần thiết để truy vấn
thơng tin một các nhanh chóng
● Khách sạn chưa có phần mềm quản lý nên việc xử lý và truy vấn thông
tin gặp nhiều khó khăn và sai sót
● Khó lập báo cáo và nắm bắt doanh thu
● Khó nắm bắt tình trạng phịng
● Dễ lộ thơng tin khách hàng
● Số  lượng  khách  hàng  quá  lớn, thông tin khách hàng thay đổi làm cho
khách sạn không tiếp cận khách hàng kịp thời, tra cứu thơng tin mất rất
nhiều thời gian.
● Khơng chính xác thông tin dẫn đến để mất khách hàng, dữ liệu khách
hàng bị trùng lặp, khiến công việc trở nên khó khăn
● Việc ghi chép số liệu nhiều khi khơng nhất quán, tình trạng đổ lỗi cho
nhau của các nhân viên khi bị lỗi vẫn còn xảy ra thường xuyên

● Việc lập hố đơn thủ cơng sẽ mất nhiều thời gian, thiếu chuyên nghiệp và
dễ mắc sai lầm
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để quản lý được dữ liệu khách hàng quản lý
doanh thu cũng như lập các báo cáo nhanh chóng dễ dàng phù hợp với phương
thức hoạt động của khách sạn. Để từ đó có thể thu thập được thông tin phục vụ
kinh doanh một cách hiệu quả
Với xu thế ứng dụng công nghệ trong quản lý hiện nay việc tạo ra một
phần mềm giúp tính tốn chính xác lưu trữ thơng tin số liệu trong q trình kinh
doanh và có thể sử dụng một cách dễ hiểu khoa học là vô cùng cần thiết. Hơn
nhiều so với việc làm thủ công trên Excel bằng giấy tờ.
4. Giải pháp
Để khắc phục được những nhược điểm từ phương pháp thủ công mang
lại, việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý khách sạn là giải pháp tối ưu nhất
giúp khách sạn giải quyết được các vấn đề trên một cách tự động nhanh chóng,
chính xác mà lại có tính bảo mật cao.
Hệ thống giúp quản lý, vận hành toàn diện giúp tăng hiệu suất làm việc,
giảm tối đa mọi chi phí. Với sự kết hợp tuyệt vời giữa con người và công nghệ,
ngay khi ứng dụng hệ thống quản lý khách sạn vào công tác vận hành, kinh
doanh, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt mọi thông tin, điều phối hoạt động


dễ dàng, đồng thời tăng hiệu suất làm việc, các dịch vụ, tiền phịng được thực
hiện chính xác, tránh mọi sai sót khơng đáng có. Hơn nữa việc ứng dụng giải
pháp này còn tiết kiệm được thời gian vận hành, nhanh chóng giải quyết những
yêu cầu, thắc mắc của khách thuê khách sạn. Từ đó nâng cao chất lượng, dịch
vụ của khách sạn, đem đến nguồn khách hàng ổn định.
Mô tả các bước làm việc khi có hệ thống quản lý khách sạn
● Bước 1: Khách hàng yêu cầu đặt phòng
● Bước 2: Lễ tân truy cập hệ thống kiểm tra phòng
● Bước 3: Bộ phận xác nhận yêu cầu đặt phòng và tạo phiếu thuê

phòng
● Bước 4: Nhân viên lấy thông tin khách hàng và nhập thông tin vào
phiếu th
● Bước 5: Khách hàng nhận thơng tin phịng, thẻ phòng và gửi lại
CMND hoặc hộ chiếu
● Bước 6: Khi khách hàng sử dụng dịch vụ, nhân viên cập nhật vào
phiếu thu
● Bước 7: Khách yêu cầu trả phòng, nhân viên xuất hóa đơn và thu
tiền
● Bước 8: Kết thúc ca làm việc, nhân viên lập báo cáo
● Bước 9: Chủ khách sạn nhận báo cáo, xem kiểm kê để nắm bắt tình
hình
Hệ thống quản lý khách sạn giúp:
● Quản lý thơng tin khách hàng chính xác và nhanh chóng giúp nhà quản lý
và nhân viên cập nhật nhu cầu và phản hồi của khách hàng.
● Quản lý phòng ốc dễ dàng hơn. Truy cập hệ thống ta có thể nhìn thấy
ngay cịn phịng phịng mà khách u cầu khơng. Hoặc nếu hết thì có thể
offer một phịng khác thay thế ngay lập tức.
● Quản lý vật dụng và đồ dùng trong từng phịng một cách nhanh chóng để
kịp thời bổ sung vào từng phịng khi thiếu đồ tránh tình trạng thiếu đồ
trong phòng mà ở kho cũng hết đồ làm ảnh hưởng tới trải nghiệm khách
hàng.
● Quản lý nhân viên tốt hơn biết ca nào, phòng nào, nhân viên nào trực và
chịu trách nhiệm. Đặc biệt là khi khách hàng bị mất đồ hay có vấn đề gì
đó sau khi sử dụng xong dịch vụ của khách sạn, khách sạn có thể phối
hợp với cơ quan điều tra để giúp khách hàng một cách nhanh chóng nhất.
Từ đó uy tín của khách sạn được nâng cao.
● Quản lý doanh thu và lợi nhuận tốt hơn khi chỉ có phần mềm chỉ cần vài
cái click chuột là có thể lập báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm
tiện lợi và cực kì chính xác. Tốt hơn nhiều so với việc làm thủ công trên

excel.
● Quản lý nhà cung cấp tốt hơn để thuận lợi nắm bắt thông tin của các nhà
cung cấp để có thể mua được hàng hóa thuận lợi với mức tốt hơn, chất


lượng hơn bằng việc so sánh các nhà cung cấp với nhau để chọn nhà cung
cấp phù hợp nhất

II. Các hoạt động của dự án
Hoạt động 1. Thu thập thông tin, khảo sát hiện trạng
· Mục tiêu: Khảo sát nhân viên, khách hàng để từ đó xác định phương
hướng xây dựng hệ thống hỗ trợ phù hợp với việc quản lý khách sạn
· Phát triển phần mềm: Thiết lập 1 trang web/phần mềm/form online cho
phép truy cập và kê khai thơng tin cần thiết cho q trình khảo sát và nghiên
cứu xây dựng hệ thống.
· Phát triển nhân lực: Đào tạo và hướng dẫn nhân viên, khách hàng cách
truy cập và sử dụng bảng khảo sát trên có hiệu quả.
· Xây dựng quy chế và tổ chức: Cán bộ nhân viên/Chun viên cơng nghệ
phối hợp phân tích các thơng tin cần thiết để thiết lập câu hỏi bảng khảo sát
nhằm xây dựng hệ thống phù hợp và chính xác.
Hoạt động 2: Lập kế hoạch chi tiết, tổng thể cho dự án
· Mục tiêu:
+ Phân bổ thời gian, công việc cho từng thành viên rõ ràng, hợp lý nhằm có
cái nhìn tổng quan về trình tự những hoạt động cần phải làm trong từng giai
đoạn
+ Xác định chi phí dự kiến và công cụ đầy đủ trước khi tiến hành
+ Xây dựng hệ thống tiện lợi, vững chắc, phù hợp và có ích trong việc quản
lý khách sạn
· Phát triển nhân lực: Phân bổ nhân lực hợp lý cho từng bộ phận/hoạt động
tránh lãng phí nguồn nhân lực đang có, bổ sung nhân lực kịp thời cho các

hoạt động hạn chế về chuyên môn.
Hoạt động 3: Phát triển phần cứng và viễn thơng dựa trên kế hoạch tổng
thể
· Mục tiêu: Có cơng cụ hữu hình giúp lưu trữ các thơng tin khách hàng như
số phòng, tên phòng, loại phòng, ngày đến, ngày đi,… và các thơng tin quản
lý phịng liên quan đến đặt phòng, trả phòng,… cùng các danh mục tiêu biểu
· Phát triển phần cứng và viễn thông: Các loại máy tính có lượng lưu trữ dữ
liệu của khách hàng và cho phép ban quản lý, nhân viên truy cập vào với chế
độ bảo mật cao thông qua 1 website/phần mềm/hệ thống. Ngồi ra ln ln
nâng cấp máy chủ, máy chủ cần có khả năng lưu trữ số lượng thơng tin lớn,
xử lý nhanh hỗ trợ việc truy xuất, tìm kiếm, cập nhật thông tin khách hàng.
Đầu tư nâng cấp đường truyền viễn thông hỗ trợ khách hàng và nhà quản lý
truy cập hệ thống mượt mà hơn.
· Phát triển nhân lực: Kết hợp cùng nhân lực của Viện Công Nghệ Thông
Tin và Kinh tế số hoặc thuê chuyên viên ngồi có khả năng tư vấn máy móc
và duy trì hệ thống cũng như sửa chữa kịp thời.


Hoạt động 4: Xây dựng, phát triển các mô hình logic và cơ sở dữ liệu và
phần mềm hệ thống hỗ trợ quản lý khách sạn
· Mục tiêu: Xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống
mới thực hiện. Đồng thời xây dựng cơ sở dữ đủ dữ liệu cần thiết đáp ứng yêu
cầu xử lý và tạo thông tin đầu ra. Trở thành công cụ phục vụ cho nhà quản lý,
nhân viên và khách hàng dễ dàng sử dụng, thân thiện với người dùng.
· Phát triển phần mềm: Thiết lập 1 trang web/phần mềm quản lý các dịch
vụ đăng ký thuê phòng, quản lý thơng tin nhận phịng, quản lý việc trả phịng,
quản lý khách hàng, quản lý các dịch vụ của khách sạn, quản lý phịng,…
Hoạt động 5: Hồn thành hệ thống để thử nghiệm
· Mục tiêu:
+ Giúp quá trình sử dụng hệ thống được nhanh chóng, thuận tiện, khơng bị

vướng mắc đem lại cả lợi ích cho khách hàng và nhân viên
+ Cải thiện chất lượng giao diện phần mềm đơn giản, dễ nhìn và tập hợp đầy
đủ chức năng hệ thống
· Xây dựng quy chế và tổ chức: Bên phát triển phần mềm dựa trên bản mơ
phỏng phần mềm hồn thành chi tiết, nhân sự của bên phát triển phần mềm
tiến hành các hoạt động kiểm tra phần mềm, sửa lỗi và đưa ra bản hồn thiện
cho phía ban quản lý khách sạn.
· Một hệ thống máy chủ lớn đáp ứng đủ yêu cầu nhằm thực hiện được các
dịch vụ khác nhau và hệ thống máy trạm các thiết bị cung cấp đầu vào như
máy quét, máy sao dữ liệu, mã vạch,...
Hoạt động 6: Đưa hệ thống vào thử nghiệm và sửa lỗi
· Mục tiêu: Quá trình thử nghiệm nhằm phát hiện ra các lỗi, những bất tiện
mà người dùng gặp phải từ đó chỉnh sửa lại phần mềm để giúp cho phần mềm
hoàn chỉnh hơn và thân thiện với người dùng
· Phần cứng và viễn thông: Thử nghiệm hiệu quả và khả năng hiệu quả của
phần cứng có đủ đáp ứng các nhu cầu tiếp nhận, lưu trữ, xử lý thơng tin của
khách hàng hay khơng để có phương án xử lý kịp thời
Hoạt động 7: Cài đặt và lập kế hoạch bảo trì
· Mục tiêu:
+Áp dụng hệ thống vào quản lý khách sạn để tiết kiệm thời, gian chi phí,
nguồn nhân lực. Tăng năng suất làm việc và sự hài lòng của khách hàng
+ Đảm bảo thực hiện bảo trì hiệu chỉnh ngay khi đưa hệ thống vào sử dụng
+ Lập kế hoạch chi tiết nhằm đáp ứng được với những thay đổi của hệ thống
trong quá trình sử dụng
· Phương thức thực hiện
+ Đánh giá và lựa chọn phương thức chuyển đổi phù hợp
+Nhóm xây dựng (bảo trì) theo dõi hệ thống. đánh giá hiệu quả hệ thống và
tiến hành bảo trì hiệu chỉnh nhanh chóng
Hoạt động 8: Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng

· Mục tiêu: Hướng dẫn người sử dụng thành thạo các tính năng của hệ
thống để có thể sử dụng được hiệu quả tối đa, nhanh chóng những chức năng
mà hệ thống có một cách dễ dàng
· Phương thức thực hiện
+ Soạn thảo, thiết kế tài liệu chi tiết hướng dẫn từng bước sử dụng, các thức
hoạt động đối với các đối tượng khác nhau
+ Tổ chức buổi học trực tiếp giới thiệu để hướng dẫn và giải đáp một cách rõ
ràng hơn

III. Bảng dự trù kinh phí
Bảng 1: Bảng dự trù kinh phí chi tiết của dự án
TT Cơng việc/Hàng hóa/Tư vấn

Thành tiền

Thời hạn giải
ngân

1

Thu thập thơng tin, khảo sát hiện trạng.

55.000.000

01/09/202107/09/2021

2

Phát triển phần cứng và viễn thông dựa trên 160.000.000

kế hoạch tổng thể dự án.

01/09/202108/10/2021

3

Xây dựng, phát triển các mơ hình logic, cơ sở 250.000.000
dữ liệu và phần mềm hệ thống hỗ trợ quản lý
khách sạn.

15/10/202115/11/2021

4

Hoàn thành hệ thống để thử nghiệm.

25.000.000

10/11/202108/12/2021

5

Đưa hệ thống vào thử nghiệm và sửa lỗi.

45.000.000

02/12/202117/12/2021

6

Cài đặt và lập kế hoạch bảo trì.

50.000.000

11/12/202131/12/2021

7

Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng.

70.000.000

08/01/202211/01/2022

Tổng:

620.000.000


IV. Đối tượng hưởng lợi và các lợi ích được hưởng
Bảng 3: Lợi ích của dự án đối với các đối tượng
TT Tên đối tượng
được hưởng lợi

Lợi ích từ dự án

1

Chủ khách sạn

+ Truy xuất dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng, kịp thời đề ra
chiến lược quản lý doanh thu có lợi.
+ Được cung cấp các báo cáo về tình hình hoạt động của
khách sạn, hạn chế các thủ tục rườm rà và tiết kiệm thời
gian, thay vì chờ đợi nhân viên lập báo cáo thủ cơng tốn
vài tiếng thì qua hệ thống xử lý có thể nhận báo cáo ngay
sau vài thao tác đơn giản.
+ Tiếp cận dễ dàng đến khách hàng và nhà cung ứng, sẽ
mang lại nhiều lợi ích về kinh tế và thương hiệu cho
khách sạn.
+ Hệ thống tương thích trên nhiều thiết bị điện tử, giúp
quản lý và điều hành công việc từ xa mà không cần túc
trực thường xuyên.

2

Các nhà quản lý

+ Giảm thời gian dành cho các cơng việc hành chính, hệ
thống giúp xử lý cơng việc tự động hóa, tiết kiệm thời
gian, có thêm thời gian nghiên cứu hướng đi mới.
+ Cung cấp tiến độ làm việc của nhân viên, giúp nhà
quản lý nắm bắt được tình hình, và điều này ảnh hưởng
đến việc duy trì sự hài lịng và năng suất của nhân viên.
+ Dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của
khách sạn và kịp thời giải quyết các vấn đề...
+ Có thể xem xét và theo dõi các loại khách hàng, xem
các chiến lược tiếp thị của mình có nhắm đến đúng khách
hàng hay khơng.

3

Bộ phận hành + Tiết kiệm thời gian cho công việc nhờ hệ thống đã tự
chính
động hóa xử lý một phần cơng việc.
+ Các loại văn bản, báo cáo, tài liệu khác được cung cấp
kịp thời.


4

Nhân viên

+ Dễ dàng sử dụng, tìm kiếm thơng tin đáp ứng nhu cầu
của khách hàng và nhà quản lý.
+ Việc nhập liệu thủ công tốn nhiều thời gian để tính
tốn và ghi chép để xuất hóa đơn, báo cáo. Đặc biệt khi
lượng khách check-in, check-out quá lớn khiến nhân viên
dễ nhầm lẫn, sai sót. Với hệ thống quản lý khách sạn,
nhân viên khơng cịn vất vả như thế nữa, việc nhập liệu
chỉ cần một lần duy nhất và hệ thống sẽ tự xuất hóa đơn
và báo cáo.

5

Khách hàng

+ Khách hàng có thể đăng ký phịng online, khơng cần
chờ đợi q lâu để đặt phịng trực tiếp.
+ Có hệ thống chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc

và phục vụ khách hàng tốt hơn.

6

Đối
tác/Nhà + Hệ thống cung cấp thông tin cần thiết để đối tác/ nhà
cung cấp
cung cấp hiểu rõ hơn về khách sạn, gia tăng sự tin
tưởng...

7

Cơ quan QLNN

+ Theo dõi một số tình hình của khách sạn như về việc
đóng thuế, kinh doanh đúng hợp pháp khơng,...

V. Kết luận, đề xuất và kiến nghị
1. Đánh giá chung về dự án
●

●

●

Dự án của khách sạn A&EM VILLA là một dự án cấp thiết và đầy triển
vọng, giúp giải quyết các vấn đề tồn tại của tổ chức về lập hóa đơn, quản
lý nhân viên, thơng tin khách hàng…và là nền tảng quan trọng phát triển
thêm những dự án quản lý khách sạn trong tương lai
Dự án mang lại lợi ích to lớn cho tổ chức và các đối tượng tham gia vào

hệ thống: không những giúp giảm áp lực của nghiệp vụ thuê phòng cho
nhân viên khách sạn mà cịn tập trung vào quản lý thơng tin khách hàng,
nhân sự, dịch vụ một cách thuận lợi, dễ dàng, để tổ chức đi vào hoạt động
với công suất và hiệu suất cao
Dự án có tính thực tiễn lớn, đặc biệt là trong cuộc cách mạng công nghệ
4.0 hiện nay


2. Phương hướng mở rộng và phát triển
●

●

Đưa hoạt động của khách sạn ngày càng phát triển hơn nữa: với mục tiêu tăng
lượt khách thêm 100 lượt/ngày, nâng cao chất lượng quản lý với việc áp dụng
công nghệ thông tin, nắm bắt thông tin khách hàng cũng như thị trường để đưa
ra chiến lược marketing phù hợp, chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ
Đảm bảo sự phát triển bền vững và hoạt động ổn định của hệ thống, dự kiến
trong năm 2023 sẽ mở thêm 1 chi nhánh khách sạn
3. Đề xuất của dự án

●
●
●

Đề xuất về thời gian: Tổng thời gian dự kiến: 4 tháng (Từ 01/09/2021 đến
07/01/2022)
Đề xuất về chi phí: Tổng kinh phí dự kiến: 620 triệu đồng
Đề xuất các nhiệm vụ cần thực hiện:
- Thu thập thông tin, khảo sát hiện trạng

- Phát triển phần cứng và viễn thông dựa trên kế hoạch tổng thể dự án
- Xây dựng, phát triển các mơ hình logic, cơ sở dữ liệu và phần mềm hệ
thống hỗ trợ quản lý khách sạn
- Hoàn thành hệ thống để thử nghiệm
- Đưa hệ thống vào thử nghiệm và sửa lỗi
- Cài đặt và lập kế hoạch bảo trì
- Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng
4. Kiến nghị với các cấp
Từ thực trạng hiện nay là số lượt khách thuê phòng ngày một tăng, việc phát
triển hệ thống sẽ đáp ứng được toàn bộ vấn đề mà nhà quản lý cũng như nhân
viên đang gặp phải. Vậy nên tơi có 1 số kiến nghị sau đây nhằm phát triển hệ
thống hiện tại một cách tốt nhất:
- Nhà quản lý phải cập nhật liên tục những bất cập trong khâu quản lý để
đưa ra phương án phù hợp phát triển hệ thống cũng như cập nhật yêu cầu
của thực tiễn khi khi hệ thống được đưa vào vận hành
- Nhân viên cần được hướng dẫn, đào tạo chi tiết về cách sử dụng hệ
thống, phương pháp xử lý khi gặp lỗi, cần phối hợp với Ban quản lý dễ
dàng hơn trong việc giải quyết yêu cầu của hệ thống gặp nhiều vấn đề
khác nảy sinh
- Hệ thống cần được bảo trì định kỳ, nâng cấp cao hơn để hoàn thiện và
tương lai sẽ tích hợp thêm nhiều chức năng mới


PHẦN 2: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN NGHIÊN CỨU SƠ BỘ
I. Bảng tiến độ và phân công thời gian nhân sự


II. Bảng dự trù kinh phí và lợi nhuận của dự án
Đơn vị: triệu đồng

Chi phí phát
triển

Năm 0

Năm 1

Năm 2

Năm 3

Chi phí lương
nhóm phát triển

200

0

0

0

Phí tư vấn

35

0

0

0

Chi phí đào tạo
phát triển

50

0

0

0

Phần cứng và
phần mềm

250

0

0

0

Cài đặt nhà cung
cấp

25

0

0

0

Khơng gian văn
phịng và thiết bị

35

0

0

0

Chi phí chuyển
đổi dữ liệu

25

0

0

0

Tổng

620

0

0

0

Chi phí vận
hành

Năm 0

Năm 1

Năm 2

Năm 3

Nâng cấp phần
mềm

0

45

70

85

Phí cấp phép

phần mềm

3

0

0

0

Sửa chữa phần
cứng

0

35

45

50

Nâng cấp phần
cứng

0

15

30

40

Chi phí nhóm
vận hành

0

50

70

80

Chi phí liên lạc

10

10

30

30

Hướng dẫn người
dùng

7

5

5

5

Tổng

20

160

250

290


Lợi ích hữu
hình

Năm 0

Năm 1

Năm 2

Năm 3

Tăng doanh số

0

100

137

188

Giảm số lượng
nhân viên

0

100

0

0

Giảm hàng số
phịng trống

0

90

100

180

Giảm chi phí
cơng nghệ thơng

tin

0

20

5

20

Giá của nhà cung
cấp tốt hơn

0

30

50

70

Tổng

0

320

292

458

Lợi ích vơ hình

Năm 0

Năm 1

Năm 2

Năm 3

Tăng thị phần

0

10 (tăng
0,0001%)

14 ( tăng
0,00014%)

16 (tăng 0,00016%)

10 (tăng
0,0001%)

14 ( tăng
0,00014%)

16 (tăng 0,00016%)

Tăng khả năng
nhận diện thương
hiệu
Tăng chất lượng
sản phẩm

0

20

60 (tăng 6%)

70 (tăng 7%)

Tăng dịch vụ
khách hàng

0

20

60 (tăng 6%)

70 (tăng 7%)

Quan hệ nhà
cung cấp tốt hơn

0

20

60 (tăng 6%)

70 (tăng 7%)

Tổng

0

80

208

242

YEAR

0

1

2

3 Total

Total Costs

620

160

250

290

1320

Present value of
total costs

620

145.454.545

2.066.115.702

217.881.292

118.994.741


Total Benefits

0

400

500

700

1600

Present value of
total benefits

0

363.636.364

4.132.231.405

525.920.361

130.277.986

Net Benefits

-620

240

250

410

Cumulative Net
Cash Flow

-620

-380

-130

280

ROI=(Total
Benefits-Total
Costs)/Total Cost

ROI =

21%

BEP=

231.707.317

Rate =
NPV =

irr=

10%
112.832.457

19%

Lưu ý: Tất cả chỉ số là so với năm đầu tiên (Năm 0)


PHẦN 3: BÁO CÁO GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH CHI TIẾT
I. Bảng phân tích đối tượng hưởng lợi từ hệ thống
Đối tượng

Chủ
BQL khách
khách sạn
sạn

Chức năng
chính

Nhân
viên
khách
sạn

Khách
hàng

Quản lý
phịng

X

X

X

X

Quản lý cho
th phịng

X

X

X

X

Quản lý
khách hàng

Đối tác/ Nhà
cung cấp

X

Quản lý nhân
viên

X

X

Quản lý khiếu
kiện

X

X

Quản lý nhà
cung cấp

X

X

Lập báo cáo

X

X

Cơ quan
QLNN

X

X

X
X

II. Sơ đồ luồng thông tin IFD
1. IFD quản lý cho thuê phòng


2. IFD thanh toán lương nhân viên


3. IFD phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp

4. IFD quản lý khiếu nại


5. IFD Quản lý trả phòng



III. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

IV. Sơ đồ ngữ cảnh CD


V. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
1. Sơ đồ DFD mức 0


2. Sơ đồ DFD mức 1
2.1 DFD Quản lý thuê phòng

2.2 DFD Quản lý dịch vụ.