Truyền thông nội bộ

NỘI DUNG NHÓM 1: PR NỘI BỘ
THÀNH VIÊN NHÓM:
Đặng Thị Quỳnh Ngân: 60DVH11113
Lê Thị Ngọc:
Nguyễn khánh Vy:
Nguyễn Thu Phương:
Hoàng Văn Tuấn:

1.

PR
a, khái niệm
PRSA - Hiệp hội Quan hệ công chúng của Mỹ có định nghĩa “PR là q trình
giao tiếp mang tính chiến lược nhằm xây dựng mối quan hệ cùng có lợi giữa tổ
chức/doanh nghiệp và cơng chúng”. Ta có thể hiểu PR viết tắt của từ Public
Relation- quan hệ công chúng là tập hợp những biện pháp đem lại thông tin tốt
về sản phẩm và doanh nghiệp thông qua báo chí hay các phương tiện đại chúng,
từ đó làm tăng uy tín về thương hiệu cũng như sản phẩm. Đối với công chúng,
đây là một công cụ mang tính khách quan và miễn phí.
b, PR nội bộ
PR nội bộ trong tiếng Anh gọi là Internal Public Relations. PR nội bộ hay quan
hệ công chúng nội bộ là chức năng quản lí của một tổ chức, nhằm thiết lập và
duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng và thành viên trong nội
bộ tổ chức; trên cơ sở đó hồn thành tốt nhất mục tiêu và đảm bảo sự thành công
của tổ chức.

2. Chức năng, nhiệm vụ của pr nội bộ
Chức năng của Pr nội bộ:
Thiết lập cơ chế thông tin trong tổ chức
Tư vấn cho lãnh đạo các vấn đề: Văn hoá DN, hệ thống nhận diện , truyền
thơng…

 Theo dõi thơng tin bên ngồi và nội bộ










Nhiệm vụ của Pr nội bộ:
Xác định mục tiêu của hoạt động Pr nội bộ
Xây dựng kế hoạch thực hiện chương trình pr nội bộ
Tổ chức thực hiện và kiểm tra

3. Các mối quan hệ cơ bản của PR nội bộ

 Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên.
 Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng trong cơ chế quản lý doanh
nghiệp.
 Mối quan hệ trong nội bộ từng nhóm cơng chúng: Mối quan hệ giữa nhân
viên với nhân viên, lãnh đạo với lãnh đạo,…

4. Các kỹ thuật chủ yếu của PR Nội Bộ
4.1. Truyền thông nội bộ
 Nhiệm vụ:
 Cung cấp thông tin: Nhiệm vụ công tác từng thời kỳ, thay đổi chính sách
và bộ máy
 Tuyên truyền và giáo dục: Đường lối, chính sách, pháp luật, truyền thống.

 Xây dựng mối quan hệ nội bộ
 Khích lệ, động viên và thi đua: Tấm gương, các phong trào, hoạt động xã
hội.
 Các phương tiện truyền thông nội bộ:
 Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ, các bản tin, sách về tổ chức, . .)
 Các bảng thông báo
 Mạng Internet nội bộ
 Phim ảnh tài liệu về tổ chức
 Đài truyền thanh nội bộ
 Các cuộc họp và giao ban nội bộ
 Nội dung của truyền thông nội bộ:












Tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự của cơng ty
Sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh
Truyền thống và các thành tựu đạt được
Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời kỳ
Các sáng kiến và giải pháp cải tiến
Tấm gương người tốt việc tốt
Các hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm

Các chương trình tài trợ, từ thiện
Các văn bản pháp luật mới

4.2. Giao tiếp nội bộ
Giao tiếp là một q trình con người trao đổi thơng tin cho nhau để hiểu được
nhau và hành động ứng xử cho phù hợp với từng hoàn cảnh nhất định

 Những mối quan hệ trong giao tiếp nội bộ:
 Giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên
 Giao tiếp giữa các nhân viên với nhau


 Giao tiếp trong các mối quan hệ chức năng công việc.
 Mối quan hệ biểu hiện nề nếp quản lý và văn hóa của cơng ty, tạo ra mối
quan hệ tình cảm tốt đẹp giữa các thành viên. Đó chính là động lực
khuyến khích các hoạt động sáng tạo, hướng tới hoàn thành xuất sắc
nhiệm vụ của tổ chức.
 Tiêu chuẩn đánh giá giao tiếp nội bộ
 Sự tin cậy và tôn trọng giữa lãnh đạo và nhân viên
 Khả năng cống hiến và phát huy năng lực của mỗi cá nhân
 Sự quan tâm đến các vấn đề chung của công ty đối với các thành viên
 Mối đoàn kết thống nhất trong nội bộ
 Nguyên tắc trong giao tiếp nội bộ:
 Tính mục đích: Giao tiếp hướng tới những mục tiêu nhất định, không
giao tiếp theo lối tự do, tùy tiện và thiếu trách nhiệm, phù hợp với từng
mối quan hệ giao tiếp.
 Tính tổ chức: Giao tiếp theo đúng chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ
được giao, chấp hành và tôn trọng những nội quy và cam kết của cơng
ty.
 Tính chuẩn mực: Giao tiếp trên cơ sở tôn trọng quy định của pháp luật,

tuân theo những chuẩn mực văn hóa, lịch thiệp.
 Tính thân thiện: Giao tiếp phải xây dựng được mối quan hệ tin cậy và
thân thiết trong nội bộ tổ chức.
 Phân loại giao tiếp nội bộ:
 Xét theo tính chất của cuộc giao tiếp: Giao tiếp chính thức (Đề cao tính
cơng vụ và thực hiện đúng nghi thức) và Giao tiếp không chính thức
( Mang tính cá nhân, khơng quan trọng hình thức).
 Xét theo số lượng các chủ thể tham gia giao tiếp: Giao tiếp giữa các cá
nhân và Giao tiếp tập thể.
 Xét theo tính chất cuộc tiếp xúc: Giao tiếp trực tiếp và Giao tiếp gián
tiếp
 Xét theo công cụ giao tiếp: Giao tiếp bằng ngơn ngữ nói / viết/ biểu
cảm/ hành vi/ . . .

4.3. Tổ chức sự kiện PR nội bộ
Event nội bộ góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ công ty.

Các loại hình event nội bộ:

Tổ chức các đại hội và hội nghị

Các hoạt động gặp mặt giao lưu nội bộ















Tổ chức các lễ kỷ niệm, đón nhận danh hiệu
Tổ chức lễ phát động và tổng kết phong trào thi đua
Các hoạt động văn nghệ, thể dục thể thao
Các hoạt động tài trợ và từ thiện nội bộ
Các bước trong tổ chức sự kiện nội bộ:
Quyết định 5W + 1H
Chú ý đến từng chi tiết cơ bản, khơng bỏ sót
Lên kế hoạch cụ thể
Thiết kế sự kiện (ấn phẩm, trang trí, địa điểm , . . )
Chuẩn bị hậu trường (an ninh, y tế, rủi ro . . .)
Theo dõi sau sự kiện (đánh giá, cảm ơn, kinh phí . . .)

4.4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp


















Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, niềm tin, nhận thức và
phương pháp tư duy được xây dựng nên và gìn giữ trong quá trình phát triển của
doanh nghiệp; Nó ảnh hưởng và chi phối đến tình cảm, suy nghĩ và thái độ hành
vi ứng xử của mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Chức năng của văn hóa doanh nghiệp:
Tạo động lực phát triển và tính thống nhất
Điều chỉnh hành vi các thành viên
Giảm bớt xung đột
Xây dựng nguồn lực
Xây dựng thương hiệu
Tạo lợi thế cạnh tranh
Tài sản vơ hình quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp
Thành phần của văn hóa doanh nghiệp
Các yếu tố thực thể hữu hình: Hệ thống quy tắc ứng xử, Lễ hội, Slogan, ấn
phẩm. . .
Những nét văn hóa truyền thống
Những nền tảng và giá trị cốt lõi
Nội dung xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Hịa nhập bên trong: Hệ thống các giá trị quan niệm chung, chuẩn mực văn
hóa giao tiếp, cơ chế thưởng phạt, mối quan hệ các cấp. . .
Thích ứng bên ngồi: Chọn lọc những nền văn hóa dân tộc điển hình, phát
triển thành những quy chuẩn cho doanh nghiệp.

5. Công thức SMART trong PR nội bộ
SMART là khung tiêu chí để xác định, xây dựng và tiến hành mục tiêu hiệu quả
hơn. Năm tiêu chí của SMART bao gồm:
(1) Specific: rõ ràng, cụ thể
(2) Measurable: có thể đo lường được
(3) Achievable: có thể đạt được
(4) Realizable: có tính thực tế
(5) Timetable: thời gian cụ thể
Chúng ta có thể định nghĩa mục tiêu SMART trong PR là việc thiết lập mục tiêu
đảm bảo tính cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan, đúng thời điểm nhằm chủ
động xây dựng hình ảnh tích cực về cơng ty.
Dù ở góc độ nào thì mục tiêu SMART trong PR cũng cần thật sự cụ thể, rõ ràng,
tránh nhầm lẫn.
Mục tiêu gắn với các số liệu: Điều này sẽ chúng ta biết rõ khi nào mình đã đạt,
vượt mục tiêu hoặc khi nào vẫn chưa hồn thành mục tiêu. Ta cũng có thể chia
nhỏ mục tiêu PR của mình thành các giai đoạn nhỏ hơn để kiểm soát, đo lường
kết quả dễ dàng hơn.
Đảm bảo tính khả thi: Team PR của cần nỗ lực cao độ mới hoàn thành được mục
tiêu nhưng mục tiêu nên được thiết lập không vượt ngưỡng và trở thành bất khả
thi.
Mục tiêu liên quan: Mục tiêu nên liên kết và thích hợp với các mục tiêu của
team khác và mục tiêu lâu dài của tồn cơng ty. Mục tiêu PR hồn thành cũng để
góp phần giúp gia tăng hình ảnh tích cực của cơng ty hoặc hướng đến cộng
hưởng cùng các mục tiêu chung khác.
Thiết lập đúng thời điểm: Các kết quả đạt được cần đúng thời điểm thích hợp, cụ
thể mới phát huy được hiệu quả cao nhất. Ví dụ như các kết quả, hiệu ứng PR về
hình ảnh tích cực của cty.

6. Xây dựng kế hoạch pr nội bộ
Xác định nội dung các công việc cần phải tiến hành.

• Phương thức thực hiện từng cơng việc.
• Thời gian tiến hành từng cơng việc.
• Phân cấp quản lý và người chịu trách nhiệm các cơng việc.
• Kinh phí cần thiết cho các hoạt động.
Các tiêu chí sau làm cơ sở đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ:

Mức độ tương tác của nhân viên đối với thông tin?





Sự thay đổi trong suy nghĩ / hành vi của nhân viên sau thông tin?
Các chỉ số về tỉ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng của nhân viên trong
công việc,...

7. PR nội bộ với chiến lược PR chung:









Sự cam kết: Một công cụ hoặc môi trường (website, diễn đàn nội bộ….) để
truyền đạt các thông điệp của doanh nghiệp đến nhân viên (những người tham
gia) tạo nên một lực lượng lao động hiệu quả hơn, kết quả kinh doanh tốt hơn.
Các nghiên cứu khảo sát đã cho thấy: những nhân viên tích cực tham gia vào

mạng lưới liên kết nội bộ mang lại doanh thu gấp đôi so với những người có
mức độ tham gia thấp.
Thơng tin chính xác: Marketing nội bộ cho phép nhân viên ln biết được
nguồn tin chính thống từ cơng ty trước tiên- mà không phải từ các phương tiện
truyền thông. Điều này khơng chỉ giúp xây dựng ý thức về lịng trung thành của
nhân viên mà cịn giúp kiểm sốt cách truyền tải thông điệp đến nhân viên một
cách hợp lý.
Giữ chân nhân viên: Một chiến lược PR nội bộ hiệu quả sẽ thu hút các
chun gia có trình độ chun mơn cao hơn và giữ họ lại công ty nhờ các chính
sách phù hợp. Ngồi năng suất làm việc, các nghiên cứu cho thấy những nhân
viên tích cực tham gia vào các liên kết nội bộ có khả năng nghỉ việc thấp hơn
87% so với những nhân viên khác.
Công tác quản trị: Marketing nội bộ tốt đảm bảo sự giao tiếp rõ ràng hơn với
nhân viên của bạn, để nhắc nhở, thông báo và nhiều hơn thế nữa.
Xây dựng được nền nếp quản trị doanh nghiệp, dựa trên cơ sở nhân văn, sự
hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo ra những giá trị văn hoá truyền thống.

8. Các phương tiện pr nội bộ
Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các
bài phát biểu...) và file và tài liệu đính kèm Các bảng thơng báo vì đây vẫn là
phương tiện truyền thơng được các doanh nghiệp sử dụng nhiều và có hiệu quả
nhất Mạng lưới internet nội bộ doanh nghiệp Các dữ liệu về tổ chức như phim,
video, ảnh, phóng sự, các giấy tờ, báo chí,... Đài phát thanh nội bộ Các cuộc họp
giao ban nội bộ và các hội thảo đào tạo Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ
tại công ty
Kênh truyền thông website của doanh nghiệp, các group facebook, zalo,
fanpage,… có sức mạnh lớn với việc truyền thơng nội bộ trong doanh nghiệp