Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty NUPLEX RRESINS

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, TP HỒ CHÍ MINH


ĐINH THỤY NGÂN TRANG



HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS
VIỆT NAM



LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ


Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Anh Hoa


TP Hồ Chí Minh – Năm 2007


MỤC LỤC
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các sơ đồ
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ.......................... 4

1.1

Khái niệm kiểm soát nội bộ........................................................................ 4

1.1.1

Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ. ............................... 5

1.1.2

Môi trường kiểm soát......................................................................... 5

1.1.2.1

Đònh nghóa....................................................................................5

1.1.2.2

Trách nhiệm .................................................................................5

1.1.2.3

Các yếu tố của môi trường kiểm soát...........................................6

1.1.3

Đánh giá rủi ro................................................................................... 8

1.1.3.1

Đònh nghóa....................................................................................8

1.1.3.2

Trách nhiệm .................................................................................9

1.1.3.3

Các yếu tố đánh giá rủi ro...........................................................9

1.1.4

Hoạt động kiểm soát........................................................................ 10

1.1.4.1

Đònh nghóa..................................................................................10

1.1.4.2

Trách nhiệm ...............................................................................10

1.1.4.3

Các yếu tố của hoạt động kiểm soát ..........................................10

1.1.5

Thông tin và truyền thông ............................................................... 13

1.1.5.1

Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin..........................13

1.1.5.2

Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài.............................14



1.1.6

Giám sát........................................................................................... 14

1.1.6.1

Giám sát thường xuyên...............................................................15

1.1.6.2

Giám sát đònh kỳ ........................................................................15

1.2

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ............................................................... 15

1.2.1

Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin....................... 15

1.2.2

Bảo đảm sự tuân thủ........................................................................ 15

1.2.3

Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp..................................................... 15

1.2.4

Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh
nghiệp. .......................................................................................................... 15

1.3

Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử.................... 16

1.3.1

Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử............................... 16

1.3.2

Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu ............................................. 17

1.3.2.1

Phương pháp tổ chức dữ liệu......................................................17

1.3.2.2

Phương pháp xử lý dữ liệu..........................................................17

1.3.3

Tổ chức hệ thống thông tin.............................................................. 18

1.3.4

Những thách thức của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp........................................................................................ 21

1.3.5

Thủ tục kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử... 23

1.4

Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................ 25

1.4.1

Hệ thống kiểm soát nội bộ được tiến hành bởi con người............... 25

1.4.2

Quan hệ giữa lợi ích và chi phí........................................................ 26

1.4.3

Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro
không lường trước...........................................................................................26


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................................................. 28
CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM ............................................ 28

2.1

Tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam ...................................... 28

2.1.1

Lòch sử hình thành và phát triển của công ty................................... 28

2.1.1.1

Lòch sử hình thành......................................................................28

2.1.1.2

Lónh vực hoạt động.....................................................................28

2.1.1.3

Đòa điểm hoạt động....................................................................28

2.1.2

Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex ................................................... 28

2.1.3

Tổ chức thông tin và báo cáo kế toán ............................................. 31

2.2

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins ...... 35

2.2.1

Thực trạng về môi trường kiểm soát ............................................... 36

2.2.1.1

Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. ...................36

2.2.1.2

Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm..................................37

2.2.1.3

Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên...........37

2.2.1.4

Ban kiểm soát nội bộ..................................................................38

2.2.2

Thủ tục kiểm soát của các chu trình nghiệp vụ tại công ty Nuplex
Resins Việt Nam............................................................................................ 38

2.2.2.1

Chu trình mua hàng và thanh toán.............................................38

2.2.2.2

Chu trình sản xuất......................................................................43

2.2.2.3

Chu trình bán hàng và thu tiền...................................................49

2.3

Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ...................................... 54

2.3.1

Môi trường kiểm soát....................................................................... 54

2.3.2

Hoạt động kiểm soát........................................................................ 54

2.3.3

Thông tin và truyền thông ............................................................... 55



2.4

Các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty Nuplex Resins...................................................................................... 55

2.4.1

Đối với môi trường kiểm soát.......................................................... 55

2.4.1.1

Cơ cấu tổ chức, sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn...........55

2.4.1.2

Chính sách nhân sự và năng lực làm việc của nhân viên...........56

2.4.2

Đối với hoạt động kiểm soát ........................................................... 56

2.4.2.1

Chu trình mua hàng – trả tiền....................................................56

2.4.2.2

Chu trình sản xuất......................................................................57

2.4.2.3

Chu trình bán hàng – thu tiền. ...................................................57

2.4.3

Đối với thông tin và truyền thông.................................................... 58

2.5

Nguyên nhân của các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm
soát nội bộ..........................................................................................................59
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................... 61
CHƯƠNG 3:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM................... 61

3.1

Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp .......................................... 61

3.2

Giải pháp về hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Nuplex Resins..62

3.2.1

Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát.................................... 62

3.2.1.1

Thiết lập cơ cấu tổ chức và sự phân chia trách nhiệm hợp lý....62

3.2.1.2

Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên. ........................64

3.2.1.3

Quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý...............65

3.2.2

Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát.................................... 66

3.2.2.1

Chu trình mua hàng và thanh toán.............................................66

3.2.2.2

Chu trình sản xuất......................................................................71

3.2.2.3

Chu trình bán hàng – thu tiền ....................................................72



3.2.3

Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin......................................... 74

3.2.4

Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan...................................74
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................... 76
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập và nghiên cứu, luận văn “Một số giải pháp
hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam”
đã được hoàn thành. Ngoài những cố gắng hết mình của bản thân, tác giả đã
nhận được sự khích lệ và hỗ trợ rất nhiều từ phía thầy cô, gia đình, đồng
nghiệp và bạn bè.
Trước hết tác giả xin cảm ơn gia đình đã động viên và tạo điều kiện
cho tác giả học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.
Tác giả cảm ơn thầy cô trường Đại học Kinh Tế, Tp Hồ Chí Minh
đã truyền đạt những kiến thức quý báu trong thời gian tác giả học tập tại
trường. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới cô Trần Anh
Hoa, người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong quá trình làm
luận văn tốt nghiệp này.
Xin cảm ơn giám đốc tài chính công ty Nuplex Resins Việt Nam và
đồng nghiệp công ty TNHH ATI, nơi tác giả công tác, đã tạo điều kiện
thuận lợi để tác giả hoàn thành luận văn.

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
KSNB: Kiểm soát nội bộ
GTGT: Giá trò gia tăng
KH & ĐT: K
ế hoạch và Đầu tư
MS: Main System
UBKHNN: y Ban Kế Hoạch Nhà Nước

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bò vi tính liên quan đến hệ thống..................17
S
ơ đđồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thông tin .................. 21
Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex............................................ 30
Sơ đồ 2.2 – Cấu trúc tài khoản của công ty Nuplex .................................... 33
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính............................................37
Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh tốn ................................................42
Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất ..........................................................................47
Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền.......................................................53
Sơ đồ 3.1 – Q trình mua hàng (kiến nghị) .....................................................71
Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System ...............................................vii
Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ..........................................ix



- 1 -

LỜI MỞ ĐẦU
Sự cần thiết của đề tài
Trên thế giới, khái niệm kiểm soát nội bộ ra đời đã lâu và đặc biệt phát
triển khi đạo luật Sarbanes-Oxley của Mỹ ra đời năm 2002. Hiện nay với kênh
thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội bộ cũng không còn xa lạ đối với các
doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển
mạnh mẽ, và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trước tình hình này,
các nhà quản lý doanh nghiệp rất cần phải quan tâm tới hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp
các cấp lãnh đạo có thể biết được sự kém hiệu quả xảy ra ở những khâu cụ thể
và những nguyên nhân của nó. Họ cũng có thể xác đònh rõ ràng trách nhiệm
thuộc về ai.
Theo các báo chí hiện nay, đa số các sự thua lỗ, tham nhũng trong các
doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ
thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo. Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh
trong môi trường cạnh tranh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu
quả. Theo ông Chris Freund, Tổng giám đốc, Quỹ Đầu tư Mekong Capital: “Khi
đầu tư vào các công ty tư nhân, chúng tôi cho rằng vấn đề lớn nhất về quản trò
doanh nghiệp là tính minh bạch thấp của công ty này. Cụ thể là phần lớn hệ
thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của các công ty chưa được phát
triển, điều này khiến cho các cổ đông khó nắm được chính xác tình hình tài
chính của công ty.” (1). Hơn nữa để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế
hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên
báo cáo tài chính đã được kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải
kiểm soát được hoạt động chính mình, biết được vò trí của doanh nghiệp trên thò
trường. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể sử dụng đồng vốn một cách có
hiệu quả.


- 2 -

Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi
ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không
có qui đònh để hướng người lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình
mà làm tổn hại để lợi ích chung của toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường
và rủi ro kinh doanh luôn thay đổi. Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải
vận động biến đổi theo. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để
phù hợp với các thay đổi là một yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh
nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex
Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm
soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân tố đó. Thông qua kết quả tìm
hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội
bộ.
Nội dung nghiên cứu
Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào các
vấn đề sau:
− Tìm hiểu và đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
trong công ty Nuplex Resins Việt Nam
− Xác đònh các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ và nguyên nhân của các nhân tố đó.
− Đề ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát
nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
Phân chia hoạt động công ty Nuplex Resins Việt Nam thành các chu
trình kinh tế: chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình doanh thu và chu


- 3 -

trình tài chính. Tập trung vào nghiên cứu chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi
và chu trình doanh thu.
Đánh giá và tìm nguyên nhân, các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của
môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.
Đề tài không đề cập đến kiểm soát nội bộ của chu trình tài chính. Phần
đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông và giám sát chỉ được đề cập một cách sơ
lược.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng để hệ thống
hóa cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu tại công ty. Từ đó đưa ra các giải
pháp hoàn thiện hệ thống.
Bố cục của luận văn như sau:
Lời mở đầu.
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins
Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty
Nuplex Resins Việt Nam
Kết luận.
Tài liệu tham khảo
Phụ lục







- 4 -

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các
nhân viên của đơn vò chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp
lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
− Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
− Các luật lệ và qui đònh được tuân thủ.
− Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả. (4, 70).
Khái niệm trên nhấn mạnh đến 3 vấn đề sau:
Một là, mọi người thuộc mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động
đến kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo 1 mức độ nào đó, là
trách nhiệm của mọi người. Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu hệ thống
kiểm soát nội bộ trong phạm vi trách nhiệm của họ. Mỗi một nhân viên đóng
một vai trò nhất đònh trong qui trình kiểm soát nội bộ.
Hai là, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt
được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ. Hệ thống
kiểm soát nội bộ là một bộ phận cấu thành của cả một qui trình quản lý (bao
gồm lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát …). Nó giữ cho một tổ chức
luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ và tối thiểu hóa
các yếu tố không mong đợi trong quá trình hoạt động.
Ba là, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu chứ không phải là sự đảm bảo chắc
chắn. Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu nhưng không có nghóa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Có


- 5 -
nhiều lý do tại sao hệ thống kiểm soát nội bộ không thể cho một sự đảm bảo
chắc chắn. Các lý do đó sẽ được đề cập đến trong mục hạn chế của kiểm soát
nội bộ của luận văn này.

1.1.1 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp do có
sự khác biệt về qui mô, đặc điểm kinh doanh, văn hóa… Nhưng một hệ thống
kiểm soát nội bộ được coi là hữu hiệu cần bao gồm 5 yếu tố sau:
− Môi trường kiểm soát
− Đánh giá rủi ro
− Thủ tục kiểm soát
− Thông tin và truyền thông
− Giám sát
1.1.2 Môi trường kiểm soát
1.1.2.1
Đònh nghóa
Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ
phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử và cấu
trúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trò đạo đức.
Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người
có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và họ thành
thạo và tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách.
1.1.2.2
Trách nhiệm
Các nhà quản lý chòu trách nhiệm trong việc “tạo không khí” cho tổ
chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và
thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trò đạo đức và tiêu


- 6 -
chuẩn cư xử. Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ cư
xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều
phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra.
1.1.2.3

Các yếu tố của môi trường kiểm soát

Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người
quản lý. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của
họ khi điều hành đơn vò. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
được thể hiện qua các yếu tố điển hình như:
− Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận. Cụ thể là các nhà
quản lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ
bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro.
− Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt
động, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những đòa
điểm có sự cách biệt đòa lý.
− Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo
luận về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các
chính sách kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoái mái, các nguyên tắc
có được áp dụng? các thông tin kế toán quan trọng có được khai
báo?...)
Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường
kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vò.

Cách phân quyền hạn và trách nhiệm
Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vò. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên


- 7 -
phải xác đònh được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng
hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinh thực
hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn

giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác đònh mối quan hệ
trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức phân chia
trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác đònh số lượng nhân viên
thích hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác đònh kỹ năng cần thiết có liên
quan, xem xét tới qui mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức độ phức
tạp của các hoạt động.

Tính chính trực và giá trò đạo đức
Tính chính trực và giá trò đạo đức liên quan đến tất cả con người tham
gia trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên
tắc cư xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong
tổ chức thực hiện các hành vi bò coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính
trực và giá trò đạo đức còn bao gồm cả việc làm gương của nhà quản lý về việc
cư xử đúng đắn, tuân thủ các chuẩn mực và giảm các áp lực thỏa mãn các mục
tiêu hão huyền.

Năng lực làm việc
Đó là sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với
trình độ và kỹ năng của từng người. Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các
công việc đều có sự mô tả chi tiết và có phân tích những yêu cầu về kiến thức,
kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố
trí công việc thích hợp.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Đó
là sự xác đònh trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên


- 8 -
trong doanh nghiệp. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác đònh được các vò trí
then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng. Một cơ cấu tổ chức

hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động trong
doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát.

Chính sách nhân sự
Là các qui đònh và qui trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm,
thăng tiến và xử phạt nhân viên. Chính sách nhân sự cần có sự liên hệ chắc chẽ
với nhân tố giá trò đạo đức và đảm bảo năng lực để có thể tuyển dụng những
nhân viên tốt cho doanh nghiệp. Vì vậy một chính sách nhân sự đúng đắn có
thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi đó
môi trường kiểm soát là tập thể con người, là giá trò của mỗi con người trong tổ
chức. Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống
kiểm soát nội bộ. Nói như vậy không có nghóa là môi trường kiểm soát tốt hay
xấu sẽ quyết đònh hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hay không. Thực chất
thông qua đó chỉ xác đònh được chi phí cho duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ
trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi.
1.1.3 Đánh giá rủi ro
1.1.3.1
Đònh nghóa
Đánh giá rủi ro là việc xác đònh và phân tích các rủi ro liên quan đến
việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo các tài chính đáng tin cậy
và sự tuân thủ các qui đònh. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết
đònh quản lý rủi ro như thế nào.


- 9 -
1.1.3.2 Trách nhiệm
Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác
đònh mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp
nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho

phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. Sự thất
bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt động,
báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được.
1.1.3.3
Các yếu tố đánh giá rủi ro

Nhận diện rủi ro sau khi xác đònh các mục tiêu
Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó.
Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện. Khi
nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong vả rủi ro bên ngoài. Các nhà
quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ như: Có
thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm
sao biết được chúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không? …

Phân tích rủi ro
Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó. Để sắp xếp thứ
tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các
rủi ro. Sau đó tiến hành đònh tính và đònh lượng tổn thất khi rủi ro xảy ra. Từ đó
xác đònh hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro.
Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải
quyết các rủi ro có ảnh hưởng đáng kể.


- 10 -
1.1.4 Hoạt động kiểm soát
1.1.4.1 Đònh nghóa
Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính
sách và thủ tục mà khi được thực hiện thích hợp và đúng lúc sẽ giúp quản lý
hoặc giảm thiểu các rủi ro đã được nhận diện.
1.1.4.2

Trách nhiệm
Một khi các nhà quản lý chòu trách nhiệm chính trong việc nhận diện
rủi ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách
nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát
để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó.
1.1.4.3
Các yếu tố của hoạt động kiểm soát

Qui trình phê chuẩn, ủy quyền
Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn, ủy quyền là
việc cấp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất đònh nào đó.
Nó bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể. Việc cho phép một phòng
ban chi tiêu một số tiền nhất đònh từ ngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung.
Qui trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ đơn
lẻ, có nghóa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩn
điện tử của người có thẩm quyền.
Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê
chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất
thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh
cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản trắng là
tuyệt đối bò ngăn cấm.


- 11 -
Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũng
không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê
chuẩn. Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê
chuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác.

Công tác đối chiếu

Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau,
nhận diện và tìm ra sự khác biệt và có các chỉnh sửa khi cần thiết để giải quyết
sự khác biệt. Hoạt động kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác và đầy đủ
của nghiệp vụ. Một ví dụ của đối chiếu là so sánh số dư lương phép, lương
bệnh của từng phòng ban với số dư lương phép, lương bệnh của hệ thống tính
lương. Nhân tố chủ chốt của qui trình đối chiếu là phát hiện và giải quyết sự
khác biệt. Nếu chỉ ghi nhận sự khác biệt mà không làm gì cả thì đối chiếu cũng
vô ích. Việc đối chiếu phải có chứng từ và được phê chuẩn bởi cấp quản lý.

Soát xét lại công việc đã thực hiện
Việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép đối chiếu và
các thông tin khác có liên quan cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng.
Cấp quản lý nên xem xét lại tính chắc chắn và hợp lý của thông tin. Việc soát
xét lại quá trình thực hiện cung cấp cơ sở để phát hiện các vấn đề cần phải giải
quyết. Trong hoạt động soát xét lại, cấp quản lý sẽ so sánh số liệu thực tế với
số liệu kế hoạch, dự toán, dự báo, hoặc số liệu giữa các kỳ với nhau. Nó làm
căn cứ để đo lường mức độ đạt được mục tiêu và để nhận diện những kết quả
không mong đợi cần phải tiếp tục giải quyết. Cũng như công tác đối chiếu, việc
soát xét lại báo cáo, đối chiếu và các thông tin khác nên được ghi chép thành
tài liệu.

Bảo vệ tài sản


- 12 -
Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác
nhau, các tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo mật
phải được bảo quản cận thận. Cụ thể, sử dụng các kiểm soát tiếp cận là cách
tốt nhất để bảo vệ các tài sản này. Ví dụ về kiểm soát tiếp cận là: khóa cửa, hệ
thống quẹt thẻ, mật mã máy tính..

Trong hoạt động bảo vệ tài sản, đối với hàng tồn kho quan trọng, có giá
trò lớn thì phải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào và xuất ra. Đònh kỳ,
các mặt hàng phải được kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thu mua,
ủy quyền và thủ kho. Kết quả kiểm kê phải được so sánh với số dư trên sổ ghi
chép thường xuyên. Những mặt hàng bò thiếu hụt cần được phân tích và tìm
hiểu nguyên và từ đó đề ra biện pháp giải quyết.

Phân chia trách nhiệm
Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu. Nó giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một nguyên tắc chung
là chức năng phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải
được tách riêng biệt. Khi các chức năng này không thể tách biệt do qui mô nhỏ,
thì việc giám sát chi tiết các hoạt động có liên quan cần phải có như là một
hoạt động kiểm soát bù đắp. Phân chia trách nhiệm là cũng là hoạt động ngăn
ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải có sự thông đồng với nhiều nhân viên
khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận.
Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là:
− Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩn
việc mua hàng.
− Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu các
báo cáo tài chính hàng tháng


- 13 -
− Người nhận thông tin và lên danh sách các phiếu thu đã nhận không
đồng thời là người nhận tiền
− …

Kiểm tra hệ thống thông tin
Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ

thuộc vào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của các ứng
dụng có trên hệ thống. Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thông thông tin:
kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng. Phần này sẽ được trình bày chi tiết
trong mục 1.4.5 của chương này.
1.1.5 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông có nghóa là các thông tin về kế hoạch, môi
trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng
đều phải được báo cáo lên trên, xuống dưới và ngang cấp trong một doanh
nghiệp. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là
hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo trong nội bộ
và bên ngoài.
1.1.5.1
Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin
Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về
các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần
thiết. Qua đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro. Trong đó, hệ thống thông
tin kế toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán
quản trò và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng. Các nhân viên kế toán cần
được trang bò kiến thức về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ
vào sổ. Mục tiêu của hệ thống kế toán là:
− Xác đònh và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.


- 14 -
− Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trò của
chúng.
− Xác đònh đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh
một cách đúng đắn.
1.1.5.2
Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng…
bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông thông tin
đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân
viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ
có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin
đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện
truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và
thống nhất trong toàn đơn vò. Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài
chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận. Việc
thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức
cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức.
1.1.6 Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc
đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc giám sát là xem
xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đầy đủ và được thực hiện hợp lý
và hiệu quả hay không. Trong khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một
quá trình thì việc đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện từng thời điểm riêng
lẻ. Nó được tiến hành thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên và giám
sát đònh kỳ.


- 15 -
1.1.6.1 Giám sát thường xuyên
Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng,
nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến
động bất thường.
1.1.6.2
Giám sát đònh kỳ

Được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán đònh kỳ do các kiểm toán
viên nội bộ hoặc do kiểm toán việc độc lập thực hiện.
1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được xem là hữu hiệu khi nó đảm bảo
được các mục tiêu sau:
1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào sổ kế toán phải có chứng từ
gốc hợp lệ chứng minh là có thật, không giả tạo.
1.2.2 Bảo đảm sự tuân thủ.
Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với hành vi
không tuân thủ. Do đó kiểm soát nội bộ phải hướng mọi thành viên trong doanh
nghiệp phải tuân thủ các chính sách, qui đònh trong nội bộ doanh nghiệp và của
nhà nước.
1.2.3 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Việc sử dụng các tài sản và truy cập hệ thống thông tin phải được quản
lý và cấp quyền cho những người thích hợp.
1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp.
Các nguồn nhân lực và vật lực phải được sử dụng hợp lý, đúng người,
đúng việc.


- 16 -
1.3 Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử
1.3.1 Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử
Các thành phần của hệ thống thông tin bao gồm
Phần cứng: Gồm các thiết bò, linh kiện cấu thành bộ máy. Các thiết bò
này được chia làm 3 nhóm: thiết bò đầu vào; bộ xử lý trung tâm và lưu trữ; thiết
bò đầu ra
.
Phần mềm: Là các chương trình hệ thống, tiện ích hoặc các ứng dụng

được diễn giải theo một ngôn ngữ mà máy tính có thể đọc được.
Phần mềm hệ thống là các chương trình nhằm mục đích kiểm soát và
phối hợp những bộ phận của phần cứng và cung cấp các hỗ trợ cho những phần
mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống bao gồm phần mềm quản lý thiết bò phần
cứng và hệ điều hành. Hệ điều hành giữ vai trò quan trọng vì nó điều khiển
mọi hoạt động của máy tính. Hệ điều hành sau khi được khởi động sẽ thiết lập
các thông số giao tiếp và điều khiển bằng những thiết bò ngoại vi, đồng thời
tiến hành kiểm tra, quản lý đóa và các tập tin dữ liệu trên đóa. (4, 238)


- 17 -
Tiện ích là một loại chương trình giúp duy trì và hoàn thiện hiệu quả
của hệ máy tính. Các tiện ích thực hiện một số nhiệm vụ như nén tập tin, xóa,
phục hồi xóa, kiểm tra virus …
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để hoàn thành
một số công việc cụ thể. Tùy theo công việc mà nó được thiết kế, một ứng
dụng có thể điều tác văn bản, con số hoặc đồ họa…
1.3.2 Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu
1.3.2.1
Phương pháp tổ chức dữ liệu
Phương pháp truyền thống: Theo phương pháp này, dữ liệu trong tập
tin chính và tập tin nghiệp vụ được tạo ra và duy trì cho từng chương trình ứng
dụng riêng lẽ. Điều này khiến cho có thể có sự trùng lắp dữ liệu với các ứng
dụng khác. Phương pháp lưu trữ này có nhiều bất lợi như nhập liệu và lưu trữ
trùng lắp hoặc mỗi khi cập nhật phải thực hiện trên tất cả các tập tin dữ liệu có
liên quan vì néu không sẽ dẫn đến tình trạng dữ liệu không thống nhất. (4, 240)
Phương pháp tổ chức bằng hệ quản trò cơ sở dữ liệu: Phương pháp
này ra đời nhằm khắc phục nhược điểm của phương pháp truyền thống. Dữ liệu
được tạo ra và duy trì cho nhiều chương trình ứng dụng. Phương pháp tổ chức dữ
liệu này gặp phải rủi ro bò truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu để sửa đổi dữ

liệu mà không để lại dấu vết. Do đó, doanh nghiệp cần phải có thủ tục kiểm
soát đối với việc nhập liệu, xử lý và lưu trữ dữ liệu.
1.3.2.2
Phương pháp xử lý dữ liệu
Xử lý theo nhóm (lô): là phương pháp mà các dữ liệu không được xử
lý ngay khi nhập vào máy. Các dữ liệu này khi nhập vào máy sẽ được phân tích
thành các nhóm dữ liệu. Đònh kỳ các dữ liệu này sẽ được truyền về máy tính