HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU của CÔNG TY cổ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN bắc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ

BÀI TẬP NHĨM

HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT CHU
TRÌNH DOANH THU CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN
KINH DOANH THAN MIỀN BẮC

MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN 2

NHĨM
HỌ VÀ TÊN
1. Nguyễn Huỳnh Như
2. Trần Thị Hồng Như
3. Nguyễn Kim Thi
4. Trương Thị Mỹ Tuyền
5. Lê Anh Khoa

MSSV
B1801368
B1901533
B1901543
B1901560
B1901593

Tháng 04 năm 2022

TỶ LỆ ĐÓNG GÓP
100%
100%

100%
100%
100%


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH
THAN MIỀN BẮC
1. Giới thiệu tổng quát
2. Đôi nét về cơng ty
3. Lĩnh vực kinh doanh
CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN KINH DOAN THAN MIỀN BẮC
1. Các hoạt động trong chu trình
2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ
3. Tổ chức hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách
4. Xác lập mơ hình dữ liệu REA
5. Tổ chức kiểm sốt hoạt động và kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn &
minh họa thủ tục kiểm soát trong phần mềm kế toán
6. Đánh giá vấn đề kiểm soát
7. Đưa ra các đề nghị phù hợp

2


CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH
THAN MIỀN BẮC
1. Giới thiệu tổng quát
Tên công ty: Công ty cổ phần Kinh doanh Than Miền Bắc – Vinacomin
Tên giao dịch quốc tế: Vinacomin Northern Coal Trading Joint stock Company

Trụ sở chính: 5 Phan Đình Giót, Phường Phương Liệt, Quận Thanh Xuân, Thành
phố Hà Nội
Năm thành lập: 01/01/1974
Mã số thuế: 0100100689
Mã chứng khoán: TMB
Điện thoại: 024-38642793
Fax: 024-38642792
Email:
Website: />2. Đôi nét về công ty
Tiền thân là Tổng công ty quản lý và phân phối than được thành lập năm 1974.
Sau nhiều lần chuyển đổi, đến năm 2003, công ty trở thành Công ty TNHH MTV
chế biến và kinh doanh than Miền Bắc trực thuộc Tập đồn cơng nghiệp than Khống sản Việt Nam. Năm 2005, cơng ty nhận quyết định CP hóa và chính thức
trở thành cơng ty CP với tên giao dịch là Công ty CP kinh doanh than Miền Bắc
(VNTC) vào năm 2007. Công ty CP Kinh doanh than Miền Bắc được đánh giá là
một trong những mắt xích quan trọng trong dây chuyền sản xuất, chế biến và tiêu
thụ than của Tập đồn Than - Khống sản Việt Nam. Công ty đã thực hiện đúng
kế hoạch Tập đoàn giao làm dịch vụ giao nhận than hộ lớn và các hộ xi măng lò
đứng, đảm bảo cung cấp đủ than cho nhu cầu sản xuất của khách hàng, chấp hành
đúng kỷ luật tiêu thụ than và quy định thanh tốn của khách hàng. Đặc biệt, Cơng
ty đã và đang đẩy mạnh cơng tác xuất khẩu than, tìm kiếm khách hàng thị trường
Trung Quốc, huy động mọi tiềm năng để tăng xất khẩu tiểu ngạch. Trong năm
vừa qua, mặc dù phải đối mặt với rất nhiều những khó khăn thách thức, công ty
vẫn đạt được kết quả kinh doanh khả quan và tăng trưởng so với năm trước. Với
mục tiêu sẽ trở thành một công ty than phát triển mạnh ở phía Bắc và là đơn vị
thành viên xuất sắc của Tập đồn Than - Khống sản Việt Nam, Cơng ty ln nỗ
lực để có những bước phát trển nhanh, nâng tầm vị thế doanh nghiệp trong
ngành.
3. Lĩnh vực kinh doanh:
3

Hoạt động chủ yếu: Công ty CPKD Than Miền Bắc - Vinacomin là đơn vị thành
viên của Tập đồn Cơng nghiệp than khống sản Việt nam (Vinacomin), là một
mắt xích nằm trong dây chuyển sản xuất, chế biến và tiêu thụ than của Tập đoàn
Vinacomin. Hoạt động chủ yếu của Công ty là bán than tại địa bàn các tỉnh phía
bắc từ Hà Tĩnh trở ra.
Các lĩnh vực kinh doanh:
- Than: Kinh doanh, chế biến và xuất khẩu than các loại
- Vận tải: Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, bốc xếp hàng hóa.
- Khống sản: Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ, bốc xếp hàng hóa.
- Thiết bị, nhà xưởng: Kinh doanh cho thuê thiết bị, nhà xưởng, kho bãi, bến
cảng
- Cơng trình: Xây dựng cơng trình giao thông, công nghiệp và dân dụng
- Bất động sản: Kinh doanh cơ sở hạ tầng, bất động sản và cho thuê văn phòng
- Khách sạn, du lịch: Kinh doanh khách sạn, du lịch trong nước và lữ hành quốc
tế, ăn uống, rượu bia, nước giải khát
- Vật liệu: Kinh doanh, nhập khẩu ủy thác vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây
dựng, nguyên liệu phi quặng
- Các ngành nghề khác được pháp luật cho phép

4


CHƯƠNG 2: CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN KINH DOAN THAN MIỀN BẮC
Hoạt động bán hàng thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian
lận, sai sót. Việc xây dựng kiểm sốt nội bộ hữu hiệu với chu trình bán hàng sẽ
bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm
chất lượng tốt... từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh của
doanh nghiệp trên thị trường.

1. Các hoạt động trong chu trình
Chu trình doanh thu là một tập hợp các nghiệp vụ kinh doanh xảy ra thường
xuyên và các xử lý thông tin liên quan đến việc bán hàng, hay cung cấp dịch vụ
cho khách hàng và thu tiền thanh tốn.
Chu trình doanh thu tại một doanh nghiệp gồm có 4 hoạt động xảy ra theo trình
tự sau:
1.
2.
3.
4.

Nhận đặt hàng và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng
Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ
Thu tiền bán hàng từ khách hàng

1.1 Hoạt động nhận đặt hàng và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Hoạt động đầu tiên bắt đầu cho chu trình doanh thu là hoạt động nhận đặt hàng.
Hoạt động này có 3 chức năng sau:
- Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.
- Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu chuấn do doanh
nghiệp quy định (khả năng thanh toán, giới hạn nợ,…) dựa trên dữ liệu về tình
trạng cơng nợ của khách hàng.
- Lập lệnh bán hàng và thông báo kết quả xử lý đơn đặt hàng. Nếu chấp thuận
đơn hàng của khách thì lập lệnh bán hàng làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo
của chu trình bán hàng, ngược lại nếu khơng chấp nhận đơn hàng thì cần có
thơng báo trả lời khách hàng.
1.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng
Cơ sở để thực hiện hoạt động này là lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng
gửi đến.

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho
khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của q trình
cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Hoạt động này thực hiện các công việc sau:
5


- Xuất kho hàng hóa, dịch vụ: tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh
bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho
bằng phiếu xuất kho. Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực
hiện công việc tiếp theo.
- Giao hàng cho khách hàng: tiến hành giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch
vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của
q trình giao hàng hóa, dịch vụ bằng phiếu giao hàng. Khách hàng sẽ nhận được
hàng hóa kèm phiếu giao hàng. Một liên nữa của phiếu giao hàng sẽ được gửi
cho bộ phận lập hóa đơn.
1.3 Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu
Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã
được thực hiện, đồng thời theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (hàng
bán bị trả lại, giảm giá, khuyến mãi) làm cơ sở theo dõi công nợ phải thu của
khách hàng. Hoạt động này giúp doanh nghiệp có thể xác nhận, theo dõi, quản lý
và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Cơ sở để thực hiện hoạt động này gồm có:
- Lệnh bán hàng: cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện, do bộ phận xử lý
đơn hàng chuyển đến.
- Phiếu giao hàng: xác nhận nội dung công việc giao hàng thực tế đã thực hiện,
do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến.
Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu thực hiện các công
việc sau đây:
- Đối chiếu xác nhận: xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế giữa doanh

nghiệp với khách hàng, thông qua việc đối chiếu kiểm tra các tài liệu, chứng từ
do các bộ phận khác gửi đến, cụ thể lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng,
phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ gửi
đến.
- Lập hóa đơn bán hàng: thực hiện việc ghi nhận lại nội dung nghiệp vụ bán hàng
đã thực hiện với khách hàng bằng hóa đơn bán hàng.
- Theo dõi công nợ phải thu: tổ chức theo dõi nghiệp vụ sau bán hàng như hàng
bán bị trả lại, giảm giá… giúp theo dõi cơng nợ phải thu/nghĩa vụ thanh tốn của
khách hàng.
1.4 Hoạt động thu tiền bán hàng
Hoạt động này thực hiện công việc thu tiền bán hàng và phản ánh đúng thực tế
tình hình thanh tốn của khách hàng.
Cơ sở để thực hiện hoạt động thu tiền gồm có:
- Tình trạng cơng nợ của khách hàng: do bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo
dõi cơng nợ chuyển đến.
6


- Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
Hoạt động thu tiền thực hiện các công việc sau đây:
- Lựa chọn thanh toán: Lựa chọn thanh toán được thực hiện thơng qua việc đối
chiếu kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng và xác nhận nội dung thanh
tốn của khách hàng, làm cơ sở cho cơng việc lập phiếu thu.
- Lập chứng từ thu: Đây là chứng từ được lập cho nội dung thanh toán của khách
hàng. Phiếu thu được lập làm 2 liên, trong đó 1 liên được gửi cho khách hàng, 1
liên được chuyển cho kế toán ghi sổ.
- Xác nhận thu tiền: Thực hiện ghi nhận thực tế thanh toán của từng khách hàng,
chi tiết theo từng phiếu thu. Sau khi thu tiền từ khách hàng, một xác nhận thu tiền
được chuyển cho khách hàng.

HT lương

Đặt hàng 1.0

Chu trình chi phí

Khách hàng

Ngân hàng

Chu trình sản xuất

Hãng vận tải

Giao hàng 2.0

Thu tiền 4.0

Lập hóa đơn 3.0

Ht sổ cái

Sơ đồ dòng dự liệu cấp 1 của chu trình doanh thu

2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ
7


Đối với chu trình doanh thu – Họat động bán hàng, thu tiền, quá trình luân
chuyển chứng từ cơ bản trong chu trình có thể được trình bày như sau:

a/ Nhận và xử lí đơn đặt hàng:
Mỗi ngày, khi Phịng kinh doanh nhận Đơn đặt hàng (ĐĐH) từ Khách hàng. Bộ
phận kho sẽ kiểm tra hàng tồn kho và nhận thấy đủ điều kiện để cung cấp hàng
hóa cho Khách hàng thì Bộ phận kho sẽ xác nhận với Phịng kinh doanh.
Sau đó, Phịng kinh doanh sẽ dựa trên ĐĐH lập Lệnh bán hàng (LBH) gồm nhiều
liên: 1 liên được gửi cho BP giao hàng, 1 liên gửi cho BP lập hóa đơn, 1 liên lưu
tại đơn vị theo số thứ tự và gửi 3 liên cho Phịng tín dụng để tiến hành kiểm tra
hạn mức tín dụng và xét duyệt LBH. Phịng tín dụng sẽ gửi 1 liên LBH cho bộ
phận kho, 1 liên cho Khách hàng để thông báo và liên cịn lại thì lưu tại bộ phận
theo hồ sơ khách hàng.
b/ Giao hàng
Sau khi Bộ phận kho nhận 1 liên LBH từ Phịng tín dụng tiến hành lập phiếu xuất
kho (PXK) gồm 4 liên, gửi 1 liên PXK cho BP lập hóa đơn, 1 liên gửi cho Khách
hàng, 1 liên gửi cho BP giao hàng và lưu tại đơn vị 1 liên theo số chứng từ, sắp
xếp ngày giao hàng.
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như LBH. BP giao hàng
dựa trên LBH, ĐĐH, PXK đối chiếu với nhau tiến hành lập Phiếu giao hàng
(PGH) cho Khách hàng gồm 3 liên: 1 liên gửi cho BP lập hóa đơn, 1 liên lưu tại
đơn vị theo số chứng từ. Sau đó, BP giao hàng sẽ tiến hành đóng gói và gửi hàng
kèm theo 1 liên PGH cho Khách hàng theo địa điểm đã chỉ định.
c/ Lập hóa đơn, ghi nhận nợ phải thu
Lúc này, Bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động
bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan, lập hóa đơn bán hàng (HĐ) và ghi vào sổ nhật ký bán hàng.
HĐ được lập gồm có 4 liên gửi cho các bộ phận sau: Kế tốn cơng nợ, Kế tốn
thanh tốn, KH và lưu 1 liên tại đơn vị,
Kế tốn cơng nợ dựa trên HĐ nhận được để ghi nhận nợ phải thu và ghi vào sổ
chi tiết công nợ.
d/ Thu tiền
Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng:

Kế tốn cơng nợ theo dõi cơng nợ khách hàng. Khi Khách hàng thanh tốn, Kế
tốn thanh tốn nhận được Giấy báo Có từ Ngân hàng về số tiền mà Khách hàng
đã thanh toán. Sau đó sẽ gửi 1 bản photo Giấy báo có cho Kế tốn cơng nợ đối
chiếu, kiểm tra tình hình thu hồi công nợ tiến hành cập nhật số liệu
Nếu thu bằng tiền mặt:
8


Khi trả tiền, Khách hàng gửi Giấy báo trả tiền (GBTT) kèm theo tiền mặt để xác
nhân số tiền đã thanh toán và nội dung thanh toán.
Kế toán thanh toán khi tiếp nhận GBTT và tiền mặt của KH, sẽ tiến hành lập
phiếu thu (PT) gồm 3 liên và gửi cả 3 liên này kèm số tiền thu được đến cho Thủ
quỹ, cịn GBTT sẽ gửi đến cho Kế tốn công nợ.
Thủ quỹ tiếp nhận 3 liên phiếu thu kèm tiền mặt và tiến hành kiểm tra, đối chiếu,
ký duyệt cũng như phân loại số tiền thu được, ghi sổ quỹ. Đồng thời tiền mặt sẽ
được lưu lại và thực hiện các thủ tục gửi vào ngân hàng sau đó. Sau khi kí duyệt
xong Thủ quỹ sẽ gửi 1 liên PT cho Kế tốn cơng nợ, 1 liên cho Kế tốn thanh
tốn và liên cịn lại của cho Khách hàng.
Kế tốn thanh tốn nhận 1 liên phiếu thu đã kí duyệt, dựa trên chứng từ này, kế
toán thanh toán tiến hành ghi nhận vào nhật kí thu tiền
Kế tốn cơng nợ nhận GBTT thì tạm lưu, sau khi nhận được PT đã ký duyệt, tiến
hành đối chiếu với GBTT và ghi nhận vào sổ chi tiết công nợ để giảm công nợ
cho Khách hàng.Cuối ngày lập Bảng tổng hợp thanh toán đưa cho Kế toán tổng
hợp

9


BỘ PHẬN KINH DOANH

BỘ PHẬN KHO

BỘ PHẬN LẬP HÓA ĐƠN

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

B

Bắt đầu

PGH
HHH

LBH đã duyệt

KH hàng

Phiếu xuất kho

ĐĐH

A

Lập LBH

LBH

Kiểm tra, đối chiếu, lập HĐ, ghi NKBH

B

LBH

ĐĐH(đã duyệt)

Đối chiếu
Lập PXK

Phiếu XK

N

LBH
A
PTD

EE

PXK

LBH
N

PXK

LBH

Lập PXK

HĐ

PXK

PGH

KH

KH
HHH

N

C
KH

Kiểm tra, xét duyệt

LBH
Khách
hàng

C

10

NKBH
D


PT đã duyệt

G

11


3. Tổ chức hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách kế tốn trong chu trình
3.1 Chứng từ
ST
T

1

2

3

4

Tên
chứng
từ
Đơn đặt
hàng

Nội dung dữ
liệu thu thập

Thơng
tin
khách

hàng,tên
hàng,
số
lượng hàng,
thời gian, địa
điểm
giao
hàng,
u
cầu về điều
kiện
thanh
tốn và điều
kiện
vận
chuyển.
Lệnh
Thơng
tin
bán hàng khách hàng,
tên mặt hàng,
số lượng, giá
bán.

Nơi
lập

Nơi
duyệt

Mục đích sử dụng

Khách
hàng

Trưởng
phịng
kinh
doanh

- Ghi nhận u cầu
mua hàng của khách
hàng.Từ đó kiểm tra
cơng nợ khách hàng
cũng như tình trạng
hàng hóa để xét
duyệt đơn đặt hàng.
- Dựa vào đơn đặt
hàng đã duyệt để lập
hợp đồng bán hàng
và làm căn cứ để lập
hóa đơn.

Phịng
kinh
doanh

Kế tốn
trưởng,
Giám

đốc, Bộ
phận tín
dụng
Giám đốc

- Làm căn cứ để
xuất kho, đóng gói
hàng.
- Làm căn cứ để lập
hóa đơn.

Trưởng
phịng
kinh
doanh

- Thơng báo cho bộ
phận kho kiểm tra
và chuẩn bị hàng
hóa để xuất kho.
- Làm căn cứ để lập

Hợp
Thơng
tin Phịng
đồng bán khách hàng, kinh
hàng
tên mặt hàng, doanh
số
lượng,

đơn
giá,
thành
tiền,
thời
gian
giao hàng, trả
tiền, phương
thức
bán
hàng,hình
thức thanh
tốn.
Lệnh
Chủng loại, Phịng
xuất kho tên mặt hàng, kinh
số
lượng, doanh
mục
đích
xuất kho.
12

- Thỏa thuận, xác
lập về quyền và
nghĩa vụ trong quan
hệ mua bán.
- Làm căn cứ để lập
hóa đơn và phiếu
xuất kho.

Phiếu
xuất kho
5

Phiếu
giao
hàng
6

7

8

Tên và địa Kế
chỉ
người toán
nhận, tên mặt kho
hàng, chủng
loại,
số
lượng, đơn
giá,
thành
tiền.

Ngày
giao
hàng , thơng

tin
khách
hàng,
tên
hàng,
số
lượng, đơn
giá,
thành
tiền, địa chỉ
nhận hàng,
phương thức
giao hàng.
Hóa đơn Tên hàng, số
vận
lượng, trọng
chuyển
lượng hàng
hóa, đơn giá,
số tiền , địa
chỉ
nhận
hàng, địa chỉ
giao hàng.
Hóa đơn Thơng
tin
bán hàng khách hàng,
tên hàng hóa,
chủng loại,
số

lượng,
đơn
giá,
thành
tiền,
điều
kiện
thanh tốn...

Bộ
phận
giao
hàng

Kế tốn
bán hàng

Bộ phận
lập hóa
đơn,
Khách
hàng

phiếu xuất kho.
-u cầu xuất kho
hàng hóa.
- Làm căn cứ lập
hóa đơn bán hàng.
- Kiểm tra, đối
chiếu, căn cứ để

hạch toán và theo
dõi hàng tồn kho
- Căn cứ xác nhận
khách đã nhận hàng,
chấp nhận thanh
toán.
- Làm căn cứ để lập
hóa đơn.

Nhà
vận
chuyển

- Xác nhận hợp
đồng vận tải
- Căn cứ để thanh
tốn chi phí vận
chuyển.

Bộ
Kế tốn
phận
trưởng
lập hóa
đơn

-Kiểm tra, đối chiếu
các chứng từ có liên
quan
- Xác lập quyền sở

hữu đã chuyển giao
cho người mua và
nghĩa vụ thanh toán
của người mua.
- Dùng để ghi nhận
doanh thu và xác
định nghĩa vụ thuế
phải nộp.

13


9

10

11

12

13

Giấy báo Thơng
tin
trả tiền
khách hàng,
thơng tin về
hàng hóa, nội
dung thanh
tốn, số tiền

thanh tốn,
thời
hạn
thanh tốn.
Séc
Thơng
tin
thanh
khách hàng,
tốn
số tài khoản,
số tiền.
Phiếu
Thơng
tin
thu
khách hàng,
số tiền.

Bộ
phận
lập hóa
đơn

Khách
hàng
Kế
tốn
tiền

Giấy báo Số tài khoản, Ngân
có
số tiền giao hàng
dịch, đơn vị
trả tiền.
Chứng
từ điều
chỉnh
giảm

Thơng tin về
khách hàng,
chủng loại,
số
lượng,
đơn giá, số
tiền..

Kế
tốn
phải
thu

- u cầu người
mua thực hiện nghĩa
vụ trả tiền

Ngân
hàng

- Ghi nhận khách
hàng thanh toán cho
doanh nghiệp các
khoản nợ bằng séc
Kế toán
Ghi nhận khách
trưởng,
hàng thanh toán cho
Giám đốc doanh nghiệp các
khoản nợ bằng tiền
mặt
Ghi nhận khách
hàng thanh toán cho
doanh nghiệp các
khoản nợ bằng tiền
gửi ngân hàng.
Kế tốn
- Ghi nhân các
cơng nợ
khoản điều chỉnh
giảm tài khoản phải
thu.
- Cơ sở cho các
nghiệp vụ điều
chỉnh do ghi sổ sai

3.2 Báo cáo
STT
1

Tên báo
cáo
Báo cáo
tổng hợp
công nợ
khách hàng

Nội dung dữ
Nơi lập
liệu thu nhập
Mã
khách Kế tốn
hàng,
tên cơng nợ
khách hàng,
số dư nợ đầu
kì, số phát
sinh trong kỳ,
số dư nợ cuối
14

Nơi
Mục đich sử
duyệt
dụng
Kế toán
Kiểm soát chặt
trưởng,
chẽ các khoản nợ
Giám đốc phải thu của khách

hàng, từ đó đưa ra
kế hoạch thu hồi,
thanh tốn cơng
nợ


Báo cáo nợ
phải thu
theo tuổi
nợ
2

Bảng kê
thu tiền
thanh toán

Mã
khách Nhân
hàng,
tên viên
khách hàng, nhận thư
số chứng từ,
số tiền thanh
toán.

Báo cáo
bán hàng
theo từng
khách
hàng.

Mã
khách Kế toán
hàng,
tên bán hàng
khách hàng,
doanh số bán,
giá vốn, lãi
gộp.

Báo cáo
bán hàng
theo từng
mặt hàng.

Tên hàng, số Kế toán
lượng
bán, bán hàng
doanh số bán,
giá vốn, lãi
gộp.

Báo cáo
xuất kho

Mã hàng, tên Kế tốn
hàng,
số kho

3

4

5

6

kì.
Số chứng từ, Kế tốn
mã
khách cơng nợ
hàng,
tên
khách hàng,
số dư nợ, hạn
cơng nợ, ngày
đến hạn, nợ
trong hạn, nợ
đến hạn, nợ
quá hạn

15

Kế toán
- Xem xét về uy
trưởng,
tín thanh tốn của
Giám đốc người mua để có
những biện pháp
địi nợ hoặc điều

kiện tín dụng phù
hợp.
- Làm căn cứ để
phân tích xác định
nợ phải thu khó
địi.
Kế toán
- Tổng hợp và
trưởng,
kiểm soát tổng số
Giám
tiền mà khách
đốc.
hàng thanh toán
trong ngày.
- Kiểm tra và đối
chiếu với các số
liệu ghi giảm nợ
phải thu trên tài
khoản phải thu
khách hàng.
Kế toán
- Phân tích tình
trưởng,
hình doanh số theo
Giám đốc từng khách hàng.
Từ đó cho thấy
được khách hàng
tiềm năng đưa ra
những chính sách

ưu đãi phù hợp.
Kế tốn
- Phân tích tình
trưởng,
hình doanh số theo
Giám đốc từng mặt hàng.
- Giúp Quản lý,
Giám đốc biết
được từng loại
hàng đang được
bán như nào để có
chính sách bán
hàng kịp thời.
Kế tốn
Quản lý được số
trưởng,
lượng hàng hóa


bán hàng
theo kho

lượng,
giá,
tiền.

đơn
thành

Giám đốc xuất kho, từ đó

đưa ra những
chiến lược kinh
doanh phù hợp.

3.3 Sổ sách
STT
1

Tên sổ
sách
Sổ Nhật ký
chung

2

Sổ nhật ký
bán hàng

3

Sổ nhật ký
thu tiền

4

Sổ Cái

5

Sổ chi tiết

Nội dung dữ
liệu thu nhập
Số chứng từ,
tài khoản đối
ứng, số phát
sinh nợ, số
phát sinh có
Số chứng từ,
ghi Nợ phải
thu từ người
mua, ghi Có
tài
khoản
doanh thu.
Số chứng từ,
tài
khoản
Nợ/Có.
Tên tài khoản,
số hiệu tài
khoản
đối
ứng, Số tiền
bên Nợ/ bên
Có

Nơi lập
Kế tốn
tổng hợp

Nơi
Mục đich sử
duyệt
dụng
Kế tốn
Làm căn cứ để ghi
trưởng,
sổ Cái
Giám đốc

Kế toán
tổng hợp

Kế toán
Ghi chép các
trưởng,
nghiệp vụ bán
Giám đốc hàng (phát sinh
nhiều)

Kế toán
tổng hợp

Kế toán
trưởng,
Giám đốc
Kế toán
trưởng,
Giám đốc

Kế toán
tổng hợp

Kế toán
viên

16

Ghi chép các
nghiệp vụ thu tiền
(phát sinh nhiều)
Làm căn cứ để lập
Bảng cân đối số
phát sinh và báo
cáo tài chính

- Cung cấp các
Kế tốn
trưởng,
thơng tin phục
Giám đốc vụ cho việc
quản lý từng
loại tài sản,
nguồn
vốn,
doanh thu, chi
phí chưa được
phản ánh trên
sổ Nhật ký và

Sổ Cái


4. Mơ hình dữ liệu REA
Đặt hàng
n

Hàng hóa n

n

n

1

1

n Lệnh bán hàng

n

n

1

1

1
1

1
Sổ chi tiết hàng tồn kho
1

n
nn

1
Phiếu xuất kho
n

n

n
1

Tài khoản

n
n
n

1
Bộ phận giao hàng

n

Giấy giao hàng

n

1

Kế tốn kho

Nhân viên
1

n
1
Hóa đơn n
n
1

1
Nhật ký bán hàng

1

1

1

1
n

Khách hàng

1 BP lập hóa đơn (KTBH)

n
1
Phiếu thu n
n
1

17

Thủ quỹ


5. Tổ chức kiểm soát hoạt động và kiểm soát hệ thống
5.1 Kiểm soát hoạt động (kiểm soát nội bộ trong chu trình)
– Sự phân chia trách nhiệm: Trong thực tế, mỗi DN thường có một cơ cấu
KSNB riêng về chu trình bán hàng. Tuy vậy, một hệ thống KSNB chuẩn và
hữu hiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải
tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác
nhau phụ trách. Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị
phát hiện thơng qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối
chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu được các
hành vi gian lận và sai sót. Đồng thời, mức độ phân nhiệm cùng hợp lý thì sẽ
tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận và do đó các thủ tục kiểm sốt
được thiết lập càng trở nên có hiệu quả. Như vậy, việc phân chia trách nhiệm
là công việc trọng yếu trong KSNB để ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo
ngun tắc phân cơng, phân nhiệm.
– Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc KSNB
thường thấy và tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được phê
chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra. Hàng hóa chỉ được gửi đi
sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ. Giá bán được duyệt bao gồm cả
chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu.

- Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng
vừa để phịng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi số bán
hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng
và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm sốt có
hiệu quả.
- Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa
giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm sốt
cơng việc bán hàng và thu tiền. Do các bảng cân đối này có liên quan đến
người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan
hệ mua bán đã phát sinh trong tháng. Đây được xem là cơng việc KSNB hữu
ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư khơng được
nêu đúng.
– An tồn tài sản: Ngồi ra, cần có những biện pháp kiểm sốt thích hợp để
bảo vệ an toàn tài sản. Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt cịn phải
kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng của công ty. Tuỳ từng trường hợp mà sử
dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm… hay kết hợp giữa các
thiết bị này. Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp. Để
tránh những rủi ro, yêu cầu trong kinh doanh là phải mua bảo hiểm ở mức độ

18


thích hợp, giữ tiền ở mức tối thiểu. Đồng thời, sổ sách của cơng ty ở các niên
độ kế tốn trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy.
 Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Khi đơn đặt hàng được gửi đến qua email, fax,…phịng kinh doanh tiếp nhận.
Kiểm tra thơng tin đặt hàng của khách hàng về mặt hàng, số lượng, giá cả,
phương thức thanh tốn, sau đó kiểm tra tình hình cơng nợ của khách hàng và
kiểm tra tình trạng hàng hóa để có thể chấp nhận hoặc từ chối đơn đặt hàng.

Nếu đơn đặt hàng được chấp nhận phòng kinh doanh lập lệnh bán hàng
chuyển cho các bộ phận có liên quan tiến hành các hoạt động tiếp theo.
 Kiểm sốt hoạt động kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu

Cơng ty có chính sách riêng áp dụng dành cho việc bán chịu cho doanh nghiệp
mình. Xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng
khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay tồn bộ lơ hàng.
Hoạt động này thuộc trách nhiệm của bộ phận bán hàng và bộ phận bán chịu.
Việc bán chịu này phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ
xảy ra.
Bộ phận kho bảo quản hàng trước khi việc bán chịu được xét duyệt.
Kế toán phải thu ghi sổ cái và theo dõi các khoản phải thu ghi chép việc bán
chịu.
 Kiểm soát hoạt động xuất kho và cung cấp hàng hóa

Khi nhận được lệnh bán hàng, bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng hóa theo
đúng mặt hàng, số lượng,…lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và tiến hành
giao hàng đúng thời gian, địa chỉ khách hàng yêu cầu.
 Kiểm sốt hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu

Sau khi hoàn tất các thủ tục nhận hàng, kiểm kê hàng hóa và có sự xác nhận
bán hàng hợp lệ thực tế của doanh nghiệp và khách hàng từ khách hàng, bộ
phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn ghi nhận nghiệp vụ đã thực hiện và
giao cho khách hàng. Tổ chức theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán
hàng: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, phải thu khách hàng như sau:
- Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ xử lý các nghiệp vụ hàng hóa bị trả lại và
giảm giá hàng bán.
- Bộ phận kho có nhiệm vụ bảo quản hàng bị trả lại.
- Kế toán theo dõi chi tiết khách hàng và ghi sổ cái các nghiệp vụ này.
19

Vào giữa tháng và cuối tháng kế tốn cơng nợ lập báo cáo công nợ đối chiếu
với bộ phận kinh doanh để kiểm tra, đối chiếu chính xác cơng nợ, nhằm đôn
đốc các khoản nợ từ khách hàng. Bộ phận kinh doanh cũng cập nhật nghiệp vụ
bán hàng từng ngày để có thể đối chiếu với bộ phận kế tốn.
 Kiểm sốt hoạt động thu tiền

Quy trình xử lý:
1. Xác nhận nội dung nghĩa vụ thanh toán của khách hàng
2. Lập chứng từ cho nội dung thanh toán của khách hàng
3. Xác nhận thực tế thanh toán của khách hàng
4. Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng
- Đối với khách hàng nộp tiền trực tiếp tại Công ty: tại Cơng ty vấn đề kiểm
sốt tiền mặt được quản lý chặt chẽ. Tất cả các khoản thu tiền mặt từ khách
hàng đều được phịng kế tốn ghi nhận lại.
- Đối với khách hàng thanh toán tại kho: hằng ngày sẽ có nhân viên cơng ty
đến kho thu tiền về để nộp lại cho thủ quỹ.
- Đối với hoạt động thu tiền từ chỗ khách hàng (khách hàng là đại lý): hàng
tuần sẽ có nhân viên thu nợ đến các đại lý để thu tiền mặt về nộp lại cho thủ
quỹ hoặc nộp vào tài khoản ngân hàng của công ty.
- Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: hằng ngày, kế tốn
thanh tốn cập nhật thơng tin về khách hàng chuyển trả tiền qua Internet
Banking. Kế toán ngân hàng nhận tất cả chứng từ phát sinh trong ngày hôm
trước từ ngân hàng để kiểm tra đối chiếu.
 Kiểm sốt hoạt động xóa nợ phải thu khó địi

Kế tốn cơng nợ theo dõi phải thu và ghi sổ cái ghi chép tiền và nợ khó địi.
Nhân viên ở bộ phận bán chịu được ủy quyền xóa nợ khó địi và phải được
trưởng phịng tài vụ chấp nhận việc xóa nợ này.

5.2 Kiểm sốt chung và kiểm sốt ứng dụng
 Kiểm soát chung:

Người quản lý đã nghiên cứu các nhân tố về mơi trường, vế tính phức tạp, về
bản chất, phạm vi hoạt động kinh doanh khi chọn lựa thiết lập các hoạt động
kiểm sốt. Cơng ty đảm bảo được các thủ tục, chính sách kiểm sốt áp dụng
chung cho tồn bộ mơi trường xử lí thơng tin, biện pháp thực hiện nhằm ngăn
20


chặn, phát hiện sai sót và gian lận trong tồn bộ hệ thống thơng tin kế tốn là
kiểm sốt chung. Kiểm sốt chung ảnh hưởng đến tất cả chu trình kế toán và
tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế tốn.
Kiểm sốt lưu trữ
- Tách biệt các chức năng xử lí thơng tin với các bộ phận chức năng khác,
không để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một chu trình
Dựa trên chính sách kiểm soát đã được thiết lập, người quản lý phải thiết kế
các thủ tục kiểm sốt, trong đó phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của
từng cá nhân (kể cả trách nhiệm báo cáo cho từng cấp quản lý). Muốn hệ
thống kiểm sốt vận hành tốt, cần có các nhân viên có năng lực, thực hiện các
thủ tục kiểm sốt đã được thiết lập. Định kỳ, người quản lý cấp cao phải duyệt
xét lại các hoạt động kiểm soát để xem xét liệu chúng có cịn thích hợp và thay
thế chúng khi cần thiết.
- Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lí thơng tin:
Thực tế hiện nay, tại các doanh nghiệp do muốn tinh giảm bộ máy để hạn chế
bớt sự cồng kềnh trong làm việc, vì vậy một số đơn vị thực hiện việc lồng
ghép, cho kiêm nhiệm một số chức năng trong hệ thống. Việc kiêm nhiệm là
có thể, tuy nhiên đối với chu trình doanh thu, có những phần khơng thể kiêm
nhiệm được. Giả sử khâu nhận đơn hàng phải được kiểm soát bởi khâu duyệt
mức tín dụng và hồn tồn độc lập với phía tiêu thụ, để đảm bảo là khâu nhận

đơn hàng không bị sai lệch với đơn hàng, phân chia trách nhiệm giữa giữa
người giữ hàng tồn kho với việc ghi sổ và kiểm tra làm giảm rủi ro mất mát
hàng tồn kho do khơng ghi sổ .
Kiểm sốt dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu
Đôi khi người dùng là nguyên nhân chính gây ra tình trạng mất mát dữ liệu.
Với các thao tác vơ tình xóa nhầm hay vơ tình tạo điều kiện cho virus tấn công
vào ổ cứng của bạn. Những file dữ liệu chắc chắn sẽ bị tấn công. Bởi vậy,
không thể chắc chắn rằng dữ liệu của bạn được an tồn khi chưa sử dụng.
Chính vì thế cơng ty ln thực hiện việc kiểm sốt lưu trữ dữ liệu bao gồm các
thủ tục kiểm soát thiết bị lưu trữ, kiểm sốt sao lưu dự phịng trong các hệ
thống xử lí theo lơ, hệ thống xử lí theo thời gian thực hay trong hệ thống có sử
dụng mạng nội bộ để đảm bảo tránh tình trạng mất dữ liệu do những tác động
không mong muốn.
- Sao lưu dự phòng

21


Doanh nghiệp quy định rõ ràng, cụ thể đối với các cá nhân; đồng thời, tổ chức
kế hoạch về thời gian sao lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao
lưu.
Tuân thủ quy trình: quá trình thực hiện các thao tác trên hệ thống cần tuân
thủ quy trình đã được xác định. Một chức năng sẽ không thực hiện được, nếu
chức năng trước đó khơng được thực hiện. Do vậy, các bộ phận, phòng ban
chức năng cần nắm rõ chức năng nhiệm vụ của mình và thực hiện theo đúng
quy trình đã được quy định.
 Kiểm sốt ứng dụng

Là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm sốt chỉ ảnh hưởng đến một hệ

thống con,một ứng dụng cụ thể, ví dụ như hệ thống thu tiền, hệ thống hàng tồn
kho. Kiểm soát ứng dụng được thực hiện trên sự phân chia trách nhiệm và các
thủ tục kiểm soát:
Phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc: người ghi chép sổ sách
không kiêm nhiệm việc giữ tài sản, người ghi sổ chi tiết phải khác người ghi
sổ tổng hợp.
Các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên việc lập, xét duyệt, luân chuyển, lưu
trữ chứng từ, báo cáo kế toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ kế
toán...tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định.
Trong hệ thống thông tin kế tốn trên nền máy tính, kiểm sốt ứng dụng ảnh
hưởng đến các ứng dụng cụ thể như nhận đơn đặt hàng, thanh tốn cơng nợ...
Kiểm sốt ứng dụng gồm 3 dạng kiểm soát ứng dụng nhằm ngăn chặn và phát
hiện sai sót xảy ra.
*Kiểm sốt nhập liệu (kiểm sốt dầu vào): được thực hiện từ khi có nguồn dữ
liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống, gồm kiểm soát nguồn dữ
liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu, nhằm đảm bảo dữ liệu nhập vào là đầy
đủ, hợp lệ và chính xác.
•

Kiểm sốt nguồn dữ liệu

- Đánh số trước và liên tục các chứng từ gốc: Sử dụng chứng từ có đánh số
thứ tự có tác dụng vừa để phịng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các
khoản ghi số bán hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có
mục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để
việc kiểm sốt có hiệu quả.
- Kiểm sốt chứng từ sổ sách, sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và trong sổ sách kế tốn. Vì thế,
chứng từ, sổ sách kế tốn và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các

22


nghiệp vụ. Mỗi DN có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế tốn thích hợp,
tuy nhiên phải tn thủ theo quy định của Bộ Tài chính.
- Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ: Mọi chứng từ được xem là hợp pháp phải
có chữ ký phê duyệt. Việc kiểm tra sự phê duyệt này giúp hạn chế rủi ro ghi sổ
những chứng từ có sai phạm, gian lận trong doanh nghiệp, tránh mất mát tài
sản của công ty.
- Đánh dấu chứng từ đã sử dụng: Tránh việc nhập liệu lần thứ hai một chứng
từ vào hệ thống.
- Sử dụng các chứng từ luân chuyển và thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời
điểm phát sinh nghiệp vụ: tránh tối đa việc sai sót do nhập dữ liệu bằng tay.
•

Kiểm sốt q trình nhập liệu

Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu là kiểm sốt tính hợp lệ của dữ liệu nhập như
kiểu vùng dữ liệu, dung lượng vùng dữ liệu, giới hạn dữ liệu, trình tự dữ liệu,
tính đầy đủ, tính hợp lý của dữ liệu, chức năng tạo số tự động và giá trị mặc
định, kiểm tra số học, kiểm tra dấu của dữ liệu kiểu số.
Hệ thống
Thủ tục kiểm soát
Nhận và xử lý - Kiểm tra hợp lý.
đơn đặt hàng
- Kiểm tra sự đầy đủ, đảm bảo rằng tất cả các thông tin
quan trọng trên một mẫu tin đều được nhập vào.
Gửi hàng
- Kiểm tra tính hợp lý: kiểm tra chắc chắn rằng ngày giao
hàng nằm trong phạm vi ngày tháng hợp lý của lịch.

Lập hóa đơn
- Kiểm tra sự hợp lý.
- Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra dữ liệu nhập có đủ nội
dung các vùng như: mã nghiệp vụ, ngày nghiệp vụ, số lệnh
bán hàng, mã hàng, đơn giá sản phẩm, số lượng sản phẩm,
tổng số tiền.
Nhận tiền
- Kiểm tra sự hợp lý.
- Đảm bảo tất cả các vùng trong tập tin đều có dữ liệu.
- Kiểm sốt q trình xử lý dữ liệu và kiểm sốt bảo trì tập tin: nhằm để kiểm
tra sự chính xác của thơng tin trong q trình xử lý dữ liệu: kiểm soát sắp xếp
theo thứ tự, kiểm soát từng bước xử lý, đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống,
đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết, các kiểm sốt được lập trình, nhận biết tập
tin một các hữu hình.
- Kiểm sốt kết quả xử lý (kiểm sốt đầu ra, kiểm sốt kết xuất): kiểm tra bằng
mắt tính logic, hợp lệ của dữ liệu, thiết lập quy trình chuyển và nhận báo cáo,
quy định người dùng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và
trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin và báo cáo.
23


Thủ tục kiểm sốt cho q trình nhập liệu một số chứng từ có liên quan.
Tên chứng từ
dữ liệu nhập

Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu

Lệnh bán hàng

X

X
X

X
X
X
X

X
X
X
X

X

X

X

X

X

X

X

X
X

Đầy
đủ

Mặc
định

Hợp
lý

Số LBH
Mã số đơn hàng
Mã khách hàng
Tên khách hàng
Địa chỉ khách
hàng
Nhân viên bán
hàng
Ngày giao hàng
Địa chỉ giao
hàng
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền

Giới
hạn

Kiểm

tra
dâu

Chọn
DS

X

X

X

X

X

X
X

X
X

X
X
X
X
X

X

Tự
động

X

X
X
X
X

Chọn
Phiếu xuất
danh
kho
sách

Hợ
p lí

Số phiếu
Ngày xuất
Mã kho
Tên kho
Số LBH
Người xuất
Mã hàng
Tên hàng
SL đặt
SL xuất
Giá xuất

X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
X
X

X

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
24

Kiểm Mặc
tra
địn
dấu
h

Tự
động

Kiểu
dữ
liệu
X

X
X
X
X

X
X
X

X

Một số thủ tục kiểm soát thủ tục nhập liệu
Đầy
đủ

KT
số
học

X

Tên chứng
từ/dữ liệu
nhập

Giớ
i
hạn

Kiểu
dữ
liệu

X
X
X

KT
số
họ
c

X

TK nợ/có
Thành tiền

X

X
X

X
X

X

X

X

*Minh họa thủ tục kiểm sốt trong phần mềm kế toán MISA

=> Phần mềm báo lỗi khi người dùng nhập thiếu Mã hàng: phần mềm kiểm
sốt tính đầy đủ của dữ liệu nhập vào, kiểm tra tính hợp lý giữa Tên hàng và
Mã hàng, việc nhập một đơn đặt hàng mà thiếu Mã hàng là không hợp lệ và
nghiệp vụ sẽ không được ghi nhận.

=> Phần mềm báo lỗi khi người dùng nhập sai dữ liệu Ngày hạch tốn: kiểm
sốt tính hợp lý của dữ liệu nhập vào, tránh việc ghi nhận nghiệp vụ sai thời
gian. Việc nhập dữ liệu ngày cao hơn ngày khóa sổ của năm tài chính sẽ khơng
được chấp nhận.

25