TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC YẾU TỐ CỦA QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH

Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh

PHẦN III: TỔ CHỨC KẾ TỐN CÁC YẾU TỐ CỦA Q TRÌNH
SẢN XUẤT KINH DOANH
BÀI 5: TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN VẬT TƯ
(NGUN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ)
Nội dung








Mục tiêu








Khái niệm và các loại hàng tồn kho nói
chung và vật tư nói riêng.
Yêu cầu của người quản lý đối với việc
kế toán hàng tồn kho nói chung và vật tư
nói riêng.
Các nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn
vật tư và hàng tồn kho.

Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn vật tư
và hàng tồn kho trong đơn vị kế toán
cơ sở.

Hiểu được khái niệm, đặc điểm hàng tồn
kho nói chung và vật tư nói riêng.
Hiểu được yêu cầu của quản lý đối với
cơng tác kế tốn hàng tồn kho.
Hiểu được các ngun tắc tổ chức kế
toán hàng tồn kho.
Hiểu được các nội dung cơ bản liên quan
đến tổ chức công tác kế tốn hàng tồn
kho bao gồm phân loại và tính giá, kế
toán ban đầu, kế toán chi tiết, và kế toán
tổng hợp.

Thời lượng học


v1.0

6 tiết.

61


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống dẫn nhập
Công ty may 10XYZ sử dụng 100 loại vật liệu chính và phụ
và được bảo quản lưu trữ tại ba kho. Doanh nghiệp đang cần
tư vấn xây dựng danh điểm vật liệu, phương pháp tính
giá nhập xuất, hệ thống sổ kế toán chi tiết, cách ghi sổ tổng
hợp theo hình thức sổ Chứng từ ghi sổ.

Câu hỏi
Các anh/chị có thể giúp ban giám đốc cơng ty khơng?

62

v1.0


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

5.1.

Khái niệm kế tốn vật tư và yêu cầu chung của quản lý

5.1.1.

Khái niệm và phân loại vật tư

Vật tư là một loại tài sản ngắn hạn có hình thái vật
chất và có thể ln chuyển qua kho. Khác với
TSCĐ, vật tư chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
nhất định. Vật tư bao gồm:
 Các loại nguyên liệu, vật liệu dự trữ cho sản xuất.

 Các loại công cụ, dụng cụ (vật rẻ tiền, mau hỏng).
5.1.2.

Yêu cầu chung của quản lý

Quản lý yêu cầu hạch tốn kế tốn phải cung cấp các thơng tin sau về vật tư:
 Số lượng, chủng loại, chất lượng các loại vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập, xuất, tồn
kho theo từng loại, từng thứ, từng kho khác nhau, từng nguồn nhập, từng mục đích
xuất và tình trạng tồn vật tư.
 Cung cấp các thông tin về giá trị vật tư nhập, xuất tồn kho theo giá thực tế để từ đó
có kế hoạch quản lý vốn lưu động của doanh nghiệp.
 Cung cấp thơng tin về tình trạng quản lý vật tư trong quá trình sử dụng và dự trữ
trên cơ sở định mức tiêu hao, định mức tồn kho từ đó phát hiện các trường hợp vật
tư thừa, thiếu, kém phẩm chất để có được biện pháp quản lý phù hợp.
5.1.3.

Nhiệm vụ tổ chức kế toán vật tư

 Tổ chức phân loại và đánh giá thống nhất, đúng theo chế độ các loại vật tư trong
doanh nghiệp.
 Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phương pháp hạch toán
hàng tồn kho thích hợp trong điều kiện thực tế của đơn vị hạch toán và đặc điểm
vật tư của đơn vị hạch toán.
 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư theo các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trên các
báo cáo theo yêu cầu quản lý.
5.2.

Nội dung tổ chức công tác kế toán vật tư

5.2.1.

Tổ chức phân loại và đánh giá vật tư

 Phân loại vật tư: Việc phân loại vật tư nhằm
mục đích thống nhất đối tượng quản lý. Việc
phân loại tạo điều kiện cho việc lập các danh
điểm vật tư một cách khoa học và hiệu quả.
Việc phân loại vật tư bao gồm các nội dung như:
Lựa chọn tiêu thức phân loại; thực hiện việc
phân loại theo cách thức đã lựa chọn; lập danh
điểm và tổ chức quản lý khoa học hệ thống danh
điểm vật tư đã lập. Việc phân loại này còn bao gồm quy định trách nhiệm của cá
nhân liên quan đến việc phân loại và quản lý danh điểm vật tư.
v1.0

63


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh

 Đánh giá vật tư: Về nguyên tắc, các loại vật tư nhập, xuất, tồn phải được phản ánh
theo giá thực tế. Do vậy việc đánh giá các loại vật tư phải phản ánh được chỉ tiêu
này phục vụ cho việc ghi sổ và lập báo cáo kế toán.
Đối với hàng nhập, giá thực tế vật tư được xác định tùy thuộc vào từng nguồn
nhập. Nguyên tắc chung, giá thực tế hàng nhập bao gồm giá mua (khơng có thuế
GTGT) cùng các khoản chi phí khác phát sinh thực tế để đưa số hàng đó đến trạng
thái sẵn sàng cho sử dụng.
Đối với vật tư xuất, giá thực tế được xác định theo một trong các phương pháp như:
o

Phương pháp giá đơn vị bình quân (bao gồm bình quân cuối kỳ trước, bình
quân sau mỗi lần nhập, và bình quân cả kỳ dự trữ).

o

Phương pháp FIFO.

o

Phương pháp LIFO.

o

Phương pháp giá thực tế đích danh.

o

Phương pháp hệ số giá.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá xuất phù hợp với đơn vị. Cơ sở
để lựa chọn phương pháp tính giá xuất vật tư gồm:
o

Đặc điểm hàng luân chuyển.

o

Yêu cầu và khả năng quản lý, tính giá xuất vật tư.

o

Trình độ kế tốn và điều kiện lao động kế tốn.

Việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất nào phải tuân thủ các yêu cầu sau:
o

o
o

Tôn trọng nguyên tắc nhất quán trong việc áp dụng phương pháp tính giá cho
kỳ hạch tốn, kỳ báo cáo.
Bảo đảm đơn giản, chính xác và khách quan.
Bảo đảm khả năng bù đắp chi phí tối đa trong kỳ và dự trữ tối thiểu trong kỳ
(giá trị xuất kho lớn và giá trị tồn kho là nhỏ) để tránh rủi ro cho số tồn kho,
đẩy nhanh vòng quay vốn hợp lý về nội dung và kết cấu.

Để thuận lợi cho việc tính giá thực tế vật tư nhập, xuất kế toán nên thiết kế bảng kê
tính giá nhập, xuất vật tư. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kê tính giá theo một
trong hai mẫu sau:
Mẫu 1: Áp dụng cho các phương pháp tính giá thực tế
BẢNG KÊ TÍNH GIÁ
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)

Tháng....... năm........
Loại vật tư
Chủng loại, quy cách...................... Đơn vị tính
Nhập

Ngày
tháng

Nội dung

Xuất

Tồn

Số
Đơn Thành Số
Đơn Thành Số
Đơn Thành
lượng giá
tiền lượng giá
tiền lượng giá
tiền

…………
Cộng

64

v1.0


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh

Bảng kê này được lập riêng cho từng loại vật tư (Mỗi loại hàng lập một bảng riêng).
Cơ sở để ghi bảng kê là các phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác có liên quan,
các chứng từ được ghi theo trình tự thời gian. Bảng kê này là cơ sở lập bảng phân bổ
vật tư.

Mẫu 2: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp hệ số giá.
BẢNG KÊ SỐ 3
Bảng tính giá ngun vật liệu và cơng cụ, dụng cụ

Tháng........ năm.........
Loại vật tư
Chỉ tiêu

Vật liệu A
Hạch toán

Thực tế

Vật liệu B
Hạch tốn

Thực tế

Cơng cụ, dụng cụ
Hạch tốn

Thực tế

I. Tồn đầu kỳ
II. Nhập trong kỳ
- TK 111
- TK 112
…..
III. Tổng tồn và nhập
IV. Hệ số giá

V. Xuất dùng trong kỳ
- TK 621
- TK 623
- ...
VI. Tồn cuối kỳ (III - V)

Bảng này được lập chung cho các loại hàng. Chỉ tiêu V trên bảng kê được xác định
bằng cách lấy giá hạch toán nhân với hệ số giá. Chỉ tiêu V là cơ sở để lập bảng phân
bổ vật liệu (Bảng phân bổ số 2).
5.2.2.

Tổ chức chứng từ hàng tồn kho

5.2.2.1. Tổ chức chứng từ nhập kho

Các loại chứng từ sử dụng:
 Các chứng từ gốc: Là chứng từ phản ánh nguồn
nhập như mua, tự sản xuất, nhận vốn góp hoặc
cấp phát...
 Biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hóa
(Mẫu số 03/VT).
o

v1.0

Là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung
cấp, người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý cung ứng về số lượng,
chủng loại, chất lượng.
65

Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh

Biên bản kiểm nhận vật tư có thể sử dụng cho mọi nghiệp vụ để tăng cường
tính kiểm sốt chặt chẽ cho nghiệp vụ. Trên thực tế, biên bản kiểm nhận
thường được lập trong những trường hợp sau:

o

 Hàng nhập với khối lượng lớn.
 Hàng nhập có tính chất rời, khơng ngun đai, ngun kiện.
 Hàng nhập có tính cơ lý hóa phức tạp.
 Hàng nhập thực tế phát sinh sai lệch so với chứng từ hoặc hợp đồng...
 Phiếu nhập kho (Mẫu số 01/VT).
o

Là chứng từ phản ánh hàng được nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán.

o

Tất cả các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho đều phải lập phiếu nhập kho.

o

Phiếu nhập kho có thể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập.

o

Phiếu này được lập thành 3 liên để luân chuyển, trong đó:
 Liên 1: để lưu.

 Liên 2, 3 dùng để luân chuyển. Sau khi hồn thành nghiệp vụ thì Liên 2
được giao cho người nhập hàng, Liên 3 thủ kho sau khi ghi thẻ kho sẽ
chuyển về cho kế toán.
Trên phiếu nhập kho, trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được quy định như sau:

o

 Số lượng, chủng loại nhập theo yêu cầu do người lập phiếu nhập kho ghi
(trên cơ sở chứng từ gốc).
 Số lượng, chất lượng, quy cách thực nhập kho do thủ kho ghi.
 Chỉ tiêu giá trị của lượng hàng nhập kho (thực tế, thừa thiếu so với chứng
từ) do kế tốn vật tư ghi.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập hàng có thể được khái quát qua sơ đồ sau:(1)
Người
giao
hàng

Nghiệp
vụ
nhập
vật tư

Ban
kiểm
nhận

Cán bộ
cung
ứng

1

2

3

Đề nghị
nhập

Lập
biên bản
kiểm
nghiệm

Lập
phiếu
nhập
kho

Phụ
trách
phòng

Thủ kho

4

Ký phiếu
nhập
kho

5

Kiểm
nhận
hàng

Kế tốn
hàng
tồn kho

6

Bảo
quản,
lưu trữ

Ghi sổ

Sơ đồ 5.1: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nhập vật tư

(1 )

66

Tham khảo bài giảng tổ chức hạch toán kế toán, khoa kế toán ĐH Kinh tế quốc dân, 2003.
v1.0


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

Ví dụ 5.1: Một số loại chứng từ kế toán thường được sử dụng trong doanh nghiệp:(1)1:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV KDNS Nam Định
Địa chỉ: 55B_ Cù Chính Lan_ TP Nam Định

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
- Căn cứ vào hóa đơn số 136 ngày 05 tháng 01 năm 2009 của Công ty TNHH Sao Mai.
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông : Trần Anh Tú

Trưởng ban

Bà

Ủy viên

: Hồng Thi Lan

Ơng : Lê Văn Tân

Ủy viên

Đã kiểm nghiệm:
Tên nhãn hiệu
quy cách
Mã
STT
nguyên vật liệu, số
công cụ, dụng cụ
A

B

1

Clorua lỏng

Phương
thức
kiểm
nghiệm

C

D

Kết quả kiểm nghiệm
Đơn Số lượng
Số lượng
Số lượng
vị
theo
khơng đúng
tính chứng từ đúng quy cách
quy cách
phẩm chất
phẩm chất
E

1

2

3

500

500

0

Ghi
chú

4

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: clorua lỏng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng nhập kho.
Đại diện kỹ thuật

Thủ kho

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

Trưởng ban

(ký, họ tên)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 05 tháng 01 năm 2009
Số: 36
- Họ và tên người giao hàng: Trần Anh Tú
- Theo hóa đơn số 136 ngày 05 tháng 01 năm 2009 của Công ty TNHH Sao Mai
- Nhập tại kho: kho Ơng Tú

STT

1

Nhãn hiệu
quy cách
phẩm chất

Mã số

Clorua lỏng

Số lượng

Đơn
vị
tính

Theo
chứng từ

Thực
nhập

Đơn giá

Kg

500

500

15.000

Thành tiền

7.500.000

Cộng

7.500.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu năm trăm nghìn đồng

Số chứng từ gốc kèm theo: 136

Ngày 05 tháng 01 năm 2009
Người lập phiếu

Người giao hàng

Thủ kho

Kế toán trưởng

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

(1)1

Tài liệu được lấy từ Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Nhàn - Đại học Lương Thế Vinh.

v1.0

67


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh

5.2.2.2. Tổ chức chứng từ xuất kho

Các loại chứng từ sử dụng:
 Chứng từ gốc: Phản ánh mục đích xuất kho, bao gồm: (1) Chứng từ xin xuất hàng;
(2) Chứng từ duyệt xuất (Tùy theo yêu cầu quản lý).
 Phiếu xuất kho: là chứng từ dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, sản phẩm,
hàng hóa xuất kho cho sản xuất, cho tiêu thụ hoặc gửi bán. Phiếu xuất kho là căn
cứ để kế tốn tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, tính định mức tiêu hao vật
tư. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho như sau:(1)
Thủ
trưởng,

kế toán
trưởng

Người có
nhu cầu
hàng
Nghiệp vụ
xuất vật tư
sản phẩm,
hàng hóa

1

Bộ phận
cung ứng

2

Lập
chứng từ
xin xuất

3

Lập biên
bản kiểm
nhận

Kế toán
hàng tồn

kho

Thủ
kho

4

Lập phiếu
xuất kho

7

Bảo quản
lưu trữ

6

Xuất kho

Ghi sổ

Sơ đồ 5.2: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ xuất kho vật tư

Ví dụ 5.2: Một số loại chứng từ kế toán sử dụng trong việc xuất vật tư:(2)
PHIẾU XIN LĨNH VẬT TƯ
Họ và tên: Nguyễn Văn Hà
Đơn vị sử dụng: Xí nghiệp sản xuất nước Cổ Lễ
Lý do lĩnh vật tư: Sản xuất nước sạch tại Xí nghiệp sản xuất nước Cổ Lễ
STT

Tên, quy cách vật tư

Đơn vị
tính

Số lượng

1

Clorua lỏng

kg

400

2

Phèn

kg

100

3

PANC

kg

300

Ghi chú

Ngày 05 tháng 01 năm 2009
Giám đốc

Kế toán trưởng

Người lập

(Đã ký)

(Đã ký)

(Đã ký)

(1)

Tham khảo bài giảng tổ chức hạch toán kế toán, khoa kế toán ĐH Kinh tế quốc dân, 2003.
Tài liệu được lấy từ Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Nhàn - Đại học Lương Thế Vinh và sinh viên
Nguyễn Thị Bình- K9- Đại học KTQD.

(2)

68

v1.0


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

Đơn vị: Cơng ty TNHH MTV KDNS Nam Định
55B_ Cù Chính Lan_ TP Nam Định

PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 01 năm 2009

Nợ TK: 621
Có TK: 1521

Số: 40
STT

Tên nhãn hiệu quy
Mã số
cách phẩm chất vật tư

A

B

1

C

ĐVT

Số lượng
Yêu cầu Thực xuất

Đơn giá

Thành tiền
4

D

1

2

3

Clorua lỏng

Kg

100
300

100
300

14.500
15.000

1.450.000
4.500.000

2

Phèn

Kg

500

500

5.000

2.500.000

3

PANC

Kg

200
100
200

200
100
200

8.000
8.500
8.500

1.600.000
850.000
1.700.000

Cộng

12.600.000

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu sáu trăm nghìn
Số chứng từ gốc kèm theo: PXK 40

Ngày 20 tháng 01 năm 2009
Người lập phiếu

Người nhận hàng

Thủ kho

Giám đốc

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)

(Đã ký)

Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng 18

BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ
Q I năm 2010

Đơn vị tính: đồng
TT
1

2

Ghi có các TK
Ghi nợ các TK
Tài khoản 621

4,398,357,296

CT đường 34

3,345,298,000

CT nhà máy xi măng Tân Kỳ

11,239,983,499

CT nhà máy xi măng Đô Lương

19,987,236,919

CT khu đô thị Đô Lương

18,883,726,419

CT thủy điện Bản Vẽ

25,895,793,934

Tài khoản 627

Tài khoản 153

83,750,396,067

CT cầu Thanh Trì

150,027,280

200,695,265

CT cầu Thanh Trì

22,320,500

31,258,400

CT đường 34

11,293,000

17,897,000

CT nhà máy xi măng Tân Kỳ

43,107,200

36,982,793

CT nhà máy xi măng Đô Lương

27,392,090

41,923,772

9,190,600

7,340,000

36,723,890

65,293,300

CT khu đô thị Đô Lương
CT thủy điện Bản Vẽ
3

Tài khoản 152

Tài khoản 642

………

…………

………

Tổng cộng

v1.0

69


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

5.2.3.

Tổ chức kế tốn chi tiết vật tư

Để theo dõi chi tiết hàng tồn kho nói chung và vật tư nói riêng doanh nghiệp có thể sử
dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết, gồm (1) phương pháp thẻ song song,
(2) phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, (3) phương pháp sổ số dư.
Trong ba phương pháp kế toán chi tiết nêu trên, phương pháp thẻ song song được áp
dụng phổ biến bởi kết cấu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu và kiểm tra. Tính phổ
biến cịn bởi vì phương pháp này phù hợp với mọi trình độ kế tốn, trình độ quản lý.
Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là ghi chép cịn trùng lặp, thơng tin sẽ
khơng kịp thời nếu doanh nghiệp có nhiều loại hàng, dự trữ tại nhiều kho và thường
xuyên được nhập, xuất kho. Xuất phát từ tính thuận tiện, trong cuốn sách này chỉ phân
tích cụ thể phương pháp này.
Trình tự ghi sổ theo phương pháp thẻ song song có thể được khái quát qua sơ đồ sau:

Phiếu nhập
Sổ kế toán
tổng hợp

Bảng tổng hợp
Nhập – Xuất – Tồn

Sổ kế toán chi tiết

Thẻ kho

Phiếu xuất

Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu

Sơ đồ 5.3: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Các sổ sách sử dụng để kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song bao gồm:
 Thẻ kho:
o Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật tư về mặt số lượng.
o Thẻ kho được mở cho từng thứ vật tư (từng danh điểm vật tư), và theo từng kho.
o Thẻ kho do thủ kho ghi. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất, mỗi
chứng từ được ghi một dòng trên thẻ.
o Cuối tháng thủ kho phải tiến hành cộng nhập, xuất tính tồn trên từng thẻ.

Mẫu: Thẻ kho
Năm........
- Loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Chủng loại, quy cách.......... đơn vị tính
Chứng từ

Ngày
tháng

Nhập

Xuất

1

2

3

Nội dung
4

Số lượng
Nhập

Xuất

Tồn

5

6

7

Ghi chú
8

Tồn kho đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ
Cộng phát sinh
Tồn kho cuối kỳ

70

v1.0


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

Ví dụ 5.3: Cách thức lập thẻ kho cho một loại hàng: (1)
Đơn vị: Công ty TNHH MTV KDNS Nam Định
55B_Cù Chính Lan_TP Nam Định

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

THẺ KHO
Ngày lập thẻ 31/01/2009
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Clorua lỏng

Đơn vị tính: kg
Mã số

STT

Chứng từ
Ngày
tháng Nhập Xuất

1

03/01

2

05/01

3

20/01

136
40

Số lượng
Diễn giải

Ngày

Tồn đầu kỳ

03/01

Mua của Cơng ty TNHH
Sao Mai

05/01

Xuất cho Xí nghiệp Cổ Lễ

20/01

Cộng

Nhập

Xuất

Tồn

Xác nhận
của kế
toán

100
500
400

500

400

100

Ngày 30 tháng 01 năm 2009
Thủ kho

Kế toán trưởng

Giám đốc

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)
(Đã ký)

 Sổ kế toán chi tiết vật tư
o Sổ kế toán chi tiết do kế toán mở và mở theo kho do mình phụ trách, tương ứng
với thẻ kho.
o Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ghi theo cả chỉ tiêu
số lượng và giá trị.
o Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho về mặt hiện vật, đối chiếu với kế toán tổng
hợp về mặt giá trị.
o Cuối tháng lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư (Bảng kê N, X, T)
Mẫu: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CCDC (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)

Năm ………
Tài khoản: ……………………… Tên kho…………
Tên quy cách vật liệu (Sản phẩm, hàng hóa): ………………………………
Chứng từ
SH

NT

1

2

Nhập

Xuất

Tồn

Diễn giải

TK
đối ứng

Đơn
giá

SL

TT

SL

TT

SL

TT

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Ghi chú
12

Số dư đầu kỳ

Phát sinh trong kỳ

Cộng phát sinh
Số dư cuối kỳ

(1)

Tài liệu được lấy từ Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Nhàn - Đại học Lương Thế Vinh

v1.0

71


Cơng ty TNHH MTV KDNS Nam Định(1)
55B_ Cù Chính Lan_ TP Nam Định

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HĨA
Năm 2009
Tài khoản: 152

Tên kho: Kho Cơng ty

Tên quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa): Clorua lỏng

Đơn vị tính: Triệu đồng
Chứng từ
SH

NT

A

B

Nhập

Diễn giải

TK
đối
ứng

Đơn
giá

C

D

1

03/01

Tồn đầu kỳ

05/01

Nhập kho

20/01

Xuất cho xí
nghiệp Cổ Lễ

15

Tồn

Số
lượng

Thành
tiền

Số
lượng

Thành
tiền

Số
lượng

Thành
tiền

2

3

4

5

6

7

100

1.450

100

1.450

500

Cộng

Xuất

Ghi
chú

8

7.500

500

7.500

400

5.950

400

5.950

Ngày 30 tháng 01 năm 2009
Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)

(ký, họ tên)



Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho
o Do kế toán chi tiết lập cuối kỳ.
o Cơ sở để lập: lấy tổng cộng nhập xuất và chỉ tiêu dư đầu kỳ, dư cuối kỳ trên sổ

chi tiết, mỗi loại hàng ghi một dòng trên bảng theo cả chỉ tiêu số lượng và
giá trị.
o Số tổng cộng về giá trị được đối chiếu với kế toán tổng hợp.

Mẫu: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ (sản phẩm, hàng hóa)

Tháng........ năm………
Số phát sinh
Danh
điểm
vật tư

Tên
vật liệu

Đơn vị
tính

Số dư đầu kỳ

Số dư cuối kỳ
Nhập

Xuất

Số lượng Trị giá Số lượng Trị giá Số lượng Trị giá Số lượng Trị giá
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Cộng

(1)

Tài liệu được lấy từ Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Nhàn - Đại học Lương Thế Vinh.

72

v1.0

V1.0

Cơng ty TNHH MTV KDNS Nam Định1
55B_ Cù Chính Lan_ TP Nam Định

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN
Tháng 01 năm 2009
Tài khoản 152
Tồn đầu kỳ
STT

Tên vật liệu, công cụ,
dụng cụ hàng hóa

Đơn
vị tính

Nhập trong kỳ

Xuất trong kỳ

Tồn cuối kỳ

Số
lượng

Thành tiền

Số
lượng

Thành tiền

Số
lượng

Thành tiền

Số
lượng

Thành tiền

Clorua lỏng

kg

100

1.450.000

500

7.500.000

400

5.950.000

200

3.000.000

2

PACN

Kg

200

1.600.000

300

2.550.000

500

4.150.000

0

0

3

Phèn

Kg

200

1.000.000

800

4.000.000

500

2.500.000

500

2.500.000

4

Ống PE 20

M

500

3.000.000

1000

6.500.000

1500

9.500.000

0

0

Cộng

7.050.000

20.550.000

22.100.000

5.500.000

Ngày 30 tháng 01 năm 2009

73

1

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)
(Đã ký)

(ký, họ tên)
(Đã ký)

Tài liệu được lấy từ Chuyên đề tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Nhàn - Đại học Lương Thế Vinh

Phần III: Tổ chức kế tốn các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

1



Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

5.2.4.

Tổ chức kế tốn tổng hợp theo các hình thức sổ

Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký,
sổ cái và quy trình ghi sổ thích hợp. Trình tự ghi sổ theo cả hệ thống sổ tổng hợp và
chi tiết được khái quát qua các sơ đồ dưới đây.
 Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì các loại sổ sử dụng
và trình tự ghi sổ như sau:
Chứng từ vật tư

Bảng phân bổ
vật tư

Nhật ký mua vật tư

Nhật ký chung

Sổ chi tiết vật tư

Sổ cái TK 152, 153

Bảng tổng hợp
chi tiết

Bảng cân đối
số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu

Sơ đồ 5.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

 Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký - Sổ cái.

Bảng kê
tính giá vật tư

Chứng từ vật tư

Sổ kế toán chi tiết
vật tư TK 152, 153

Bảng phân bổ
vật tư

Nhật ký – Sổ cái
TK 152, 153

Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu

Sơ đồ 5.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
74

v1.0

Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh



Nếu đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì quy trình hạch toán tổng hợp nghiệp
vụ nhập, xuất vật tư như sau:
Chứng từ vật tư

Bảng phân bổ
vật tư
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Sổ kế toán
chi tiết vật tư

Sổ cái TK 152, 153

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu

Sơ đồ 5.6: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ



Nếu đơn vị áp dụng hình thức sổ Nhật ký – Chứng từ thì hạch tốn nhập, xuất vật tư được
hạch tốn theo quy trình sau:
Chứng từ vật tư

Bảng phân bổ số 2
NK – CT liên quan
1, 2, 4, 5, 7, 10

Sổ chi tiết 331
Bảng kê 4, 5, 6
NK – CT 5, 6

Bảng kê 3
NK – CT 7
Sổ cái TK 152, 153

Báo cáo tài chính

Ghi chú:
Ghi hàng ngày

Ghi cuối kỳ

Đối chiếu

Sơ đồ 5.7: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ

v1.0

75


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

TĨM LƯỢC CUỐI BÀI

 Hàng tồn kho nói chung và vật tư nói riêng là một bộ phận tài sản quan trọng trong các doanh
nghiệp, các đơn vị. Việc theo dõi hàng tồn kho theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị theo từng
loại hàng, từng nhóm hàng, và từng thứ hàng là rất quan trọng và ý nghĩa cho người quản lý.
 Việc tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho trước hết là việc phân loại và tính giá cho từng
loại hàng, từng nhóm hàng theo các phương pháp tính giá xuất mà đơn vị cơ sở có thể áp
dụng. Tiếp theo, một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức kế toán hàng tồn kho là việc
lập và luân chuyển các chứng từ liên quan. Hơn nữa, xuất phát từ tính đa dạng của hàng tồn
kho và yêu cầu của quản lý, bài này cũng đã nêu một cách cụ thể kế toán chi tiết hàng tồn kho
theo phương pháp thẻ song song - phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay.
 Phần cuối của bài và cũng là một nội dung tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho, là việc tổ
chức kế toán tổng hợp theo các hình thức sổ. Trong bài này cách thức kế tốn theo từng hình
thức sổ được khái qt bằng những sơ đồ dễ hiểu và dễ áp dụng.

76

v1.0


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của q trình sản xuất kinh doanh

CÂU HỎI ƠN TẬP

1.

Vật tư là gì? Hãy nêu yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức cơng tác kế tốn vật tư.

2.

Hãy nêu mục đích của việc phân loại vật tư. Có những phương pháp tính giá xuất vật tư
nào? Việc lựa chọn phương pháp tính giá cần tn thủ những u cầu gì?

3.

Để tổ chức chứng từ nhập kho và xuất kho, cần sử dụng những loại chứng từ nào? Hãy nêu
trình tự lập và luân chuyển chứng từ nhập và xuất vật tư.

4.

Để theo dõi chi tiết hàng tồn kho nói riêng và vật tư nói chung, doanh nghiệp cần tổ chức kế
tốn chi tiết như thế nào?

5.

Hãy nêu trình tự ghi sổ tổng hợp của tổ chức kế toán vật tư theo hình thức Nhật ký chung,

Nhật ký – Sổ cái, Nhật ký chứng từ và Chứng từ ghi sổ.

v1.0

77


Phần III: Tổ chức kế toán các yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Cho tài liệu sau về tồn kho, nhập, xuất nguyên vật liệu tại cơng ty NEM (Đơn vị tính: 1.000đ):
 Vật liệu chính A tồn kho: 100.000 kg, đơn giá 12/kg.
 Vật liệu chính B tồn kho: 500.000kg, đơn giá 20/kg.
 Trong tháng 8/2010 doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất sau:
o

o

o

o

o

o

o

o

Ngày 3/8 nhập mua 250.000kg vật liệu A, giá mua chưa thuế GTGT 12,5/kg, thuế
GTGT 10% (hóa đơn GTGT số 02500123). Doanh nghiệp đã thanh tốn tồn bộ tiền
hàng bằng chuyển khoản. Chi phí vận chuyển bốc dỡ trả bằng tiền mặt 10.500, trong đó
giá chưa thuế 10.000, thuế GTGT 5% (hóa đơn vận chuyển số 0250156). Hàng đã được
ban kiểm nghiệm hàng thực hiện việc kiểm nghiệm (có biên bản kiểm nghiệm số 096)
và cho nhập kho, phiếu nhập kho số 03/8.
Ngày 5/8 phiếu nhập kho số 10/8, nhập kho 50.000kg vật liệu B, giá mua chưa thuế
GTGT là 19,5/kg, thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp chưa thanh toán tiền hàng cho
người bán.
Ngày 7/8 theo phiếu xuất kho số 015/8, xuất kho 180.000 kg vật liệu A cho sản xuất
sản phẩm.
Ngày 8/8 theo yêu cầu của bộ phận sản xuất (có phiếu yêu cầu vật tư) phiếu xuất kho số
016/8 xuất kho 400.000kg vật liệu B cho sản xuất sản phẩm.
Ngày 15/8 nhập kho 50.000 kg vật liệu A, giá mua chưa thuế GTGT là 12/kg. Doanh
nghiệp đã nhập kho hàng (phiếu nhập kho số 018/8) và chưa thanh toán cho người bán.
Ngày 17/8 xuất kho 200.000kg vật liệu A cho sản xuất sản phẩm, phiếu xuất kho
số 20/8.
Ngày 19/8 nhập kho 70.000kg vật liệu B, giá mua chưa thuế 21/kg, thuế GTGT 10%.
Doanh nghiệp đã nhập kho hàng theo phiếu nhập kho số 25/8, thanh toán cho người bán
bằng vay ngắn hạn ngân hàng.
Ngày 25/8 xuất kho vật liệu B cho sản xuất sản phẩm, phiếu xuất kho số 22/8.

Yêu cầu:
1) Hãy tổ chức lập và luân chuyển chứng từ cho nghiệp vụ mua hàng ngày 3/8.
2) Hãy tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ xuất hàng ngày 8/8.
3) Hãy tổ chức tính giá vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước; nhập sau xuất trước;
bình quân cả kỳ dự trữ; phương pháp giá hạch toán (giả sử giá tồn đầu kỳ cũng là giá
hạch toán).
4) Hãy tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song.

5) Hãy tổ chức ghi sổ tổng hợp theo hình thức sổ nhật ký chung, hình thức chứng từ ghi sổ.

78

v1.0