Một số biện pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Vietcombank Hà Nội

Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
Lời cảm ơn
Để hoàn thành luận văn này, cùng với sự nỗ lực của bản thân, sự chỉ bảo
tận tình của giáo viên hớng dẫn, tác giả còn đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy
cô, gia đình và các cô, chú làm việc tại Ngân hàng ngoại thơng Hà nội .
Tác giả xin đợc bày tỏ lòng biết ơn tới Thạc sỹ Nguyễn Đăng Khoa đã trực
tiếp hớng dẫn, giúp đỡ và cung cấp các tài lịêu thông tin khoa học cho luân
văn này.
Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các anh chị thuộc
khoa Hành chính doanh nghiệp Trờng Đại học Dân lập quản trị kinh doanh đã
giảng dạy, giúp đỡ tác giả trong học tập cũng nh trong quá trình hoàn thành
luận văn.
Mặc dù rất cố gắng bằng toàn bộ kiến thức đã học để hoàn thành khoá
luận, song do thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên khoá
luận này chắc chắn còn nhiều thiếu sót cần đợc bổ sung. Tác giả mong nhận đ-
ợc ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để luận văn đợc hoàn thiện hơn.
Trang 1
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
Phần mở đầu
1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu.
Hiện nay, chúng ta đang thực hiện công cuộc đổi mới đất nớc một cách
sâu sắc, toàn diện, trong đó đổi mới kinh tế là trọng tâm. Nền kinh tế đang
chuyển từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng theo định h-
ớng xã hội chủ nghĩa. Việc cải cách và hiện đại hoá ngân hàng còn gặp nhiều
khó khăn, cha đáp ứng đợc những yêu cầu của sự nghiệp đổi mới.Vì thế,
chúng ta cần tập trung xây dựng một hệ thống ngân hàng hữu hiệu và hoạt
động có hiệu quả phục vụ tốt cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng là khâu đột phá
cho việc cải cách và hiện đại hoá ngân hàng. ứng dụng công nghệ thông tin
nhằm nâng cao chất lợng hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nâng cao năng
suất lao động và hiệu quả trong quản lý.

Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động ngân hàng, dựa trên những hoạt động thực tiễn, em đã nhận đề
tài " Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng
ngoại thơng Hà nội " làm luận văn tốt nghiệp ngành Hành chính Doanh
nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Đề tài: " Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân
hàng ngoại thơng Hà nội " xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ phát triển của
ngân hàng. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là :
- Nghiên cứu thực trạng các luồng thông tin trong hoạt động của ngân
hàng ngoại thơng Hà Nội
Trang 2
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Trên cơ sở đó đề xuất một số biện pháp đảm bảo thông tin giúp cho việc
quản lý và hoạt động có hiệu quả của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội
3. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đề tài chủ yếu tập trung trình bày và phân tích những vấn đề lý luận về
Thu thập và xử lý thông tin trong ngành ngân hàng với nhiều cấp độ khác nhau
quả là vấn đề rộng và đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu. Do khuôn khổ của
đề tài nên đề tài chủ yếu tập trung vào một ngân hàng cấp thành phố, đó là
ngân hàng ngoại thơng Hà Nội, trên cơ sở đó phân tích và đánh giá thực trạng
hệ thống thông tin hiện nay của ngân hàng ngoại thơng Hà Nội, làm rõ những
vấn đề còn tồn tại để từ đó đa ra một số biện pháp đảm bảo thông tin trong
hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội nhằm đáp ứng với yêu cầu đổi
mới hiện nay.
Đề tài chủ yếu tập trung vào những nội dung cơ bản về thu thập và xử lý
thông tin trong ngân hàng ngoại thơng Hà Nội việc nghiên cứu về kỹ thuật lập
các chơng trình hay thiết kế hệ thống thông tin trong ngân hàng là công việc
dành cho dự án tin học hoá phục vụ ngành ngân hàng
4. Phơng pháp nghiên cứu.

Phơng pháp nghiên cứu của đề tài dựa trên cơ sở phơng pháp luận và quan
điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng. Sử dụng phép biện chứng duy vật để
xem xét, nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trên quan điểm lịch sử cụ thể,
quan điểm toàn diện và phát triển.
Về lý luận sẽ nghiên cứu các tài liệu, liên quan đến thu thập và xử lý thông
tin trong Doanh nghiệp.
Trang 3
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
Sau khi phân tích, đánh giá các vấn đề, những ý kiến, đề xuất đợc đặt
trong bối cảnh cụ thể thực tiễn và có tính đến xu hớng vận động của nền kinh
tế thị trờng, trong đó sử dụng các phơng pháp hệ thống hoá, phân tích, so sánh,
đối chiếu để nghiên cứu các nội dung đã đặt ra trong đề tài.
Về thực tiễn, dùng phơng pháp thống kê thực nghiệm để tiến hành khảo
xát tình hình thực tế, dùng phơng pháp phâ tích để đánh giá những tác dụng
tích cực và hạn chế của thực tiễn. Từ đó có những kiến nghị nhằm đảm bảo
thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội trong điều kiện
ứng dụng tin học hiện nay.
5. Bố cục của luận văn.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm các phần chính sau:
Chơng I: Một số lý luận chung về thông tin trong Doanh nghiệp.
Chơng II: Phân tích và đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin ở Ngân
hàng ngoại thơng Hà nội .
Chơng III: Phơng hớng và những biện pháp nhằm bảo đảm thông tin trong
hoạt động của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội .

Chơng I: Một số lý luận chung về thông tin
trong doanh nghiệp
Trang 4
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
I. Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:

1. Khái niệm về thông tin:
Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể
của sự vật, hiện tợng của tự nhiên, xã hội, con ngời, nó giúp cho đối tợng
tiếp nhận đa ra đợc những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu,
mục đích mà họ mong muốn ( Thông tin là tất cả những gì có thể mang lại
cho con ngời sự hiểu biết về đối tợng mà họ quan tâm tới)
- Khái niệm về hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là tập hợp các qui tắc, kỹ năng, phơng pháp và ph-
ơng tiện thông tin đợc chủ thể quản lý qui định rõ ràng, thể hiện sự liên hệ
chặt chẽ giữa chúng với nhau, trong việc thu thập và phân tích dữ liệu
thông tin nhằm tạo ra các thông tin cần thiết giúp chủ thể quản lý ra quyết
định quản lý trong quá trình quản lý và điều hành Doanh nghiệp.
2. Vai trò bao trùm của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp.
- Thông tin đóng vai trò quyết định sự thành công của Doanh nghiệp .
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp lãnh đạo Doanh nghiệp trong quá
trình quản lý.
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực
hiện các thơng vụ đạt hiệu quả cao.
- Thông tin giúp trực tiếp cho các tác nghiệp hàng ngày
Trang 5
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính
toán, thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn nh : Sản xuất
kinh doanh sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu
thụ, mở rộng và khai thác các dịch vụ thông tin, ngày càng khẳng định vai
trò tích cực có tính quyết định đối với các hoạt động quản lý điều hành,
nhất là trong môi trờng kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt trong
mỗi nớc, trong khu vực và trên thế giới.
2.1. Vai trò của Hệ thống thông tin đối với quản lý, điều hành
Doanh nghiệp .

- Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp ... phục vụ
cho việc ra quyết định quản lý.
Đây là vai trò trớc tiên của con ngời trông đợi ở hệ thống thông tin,
nhằm trợ giúp trong những hoạt động thờng xuyên nh : thu thập thông tin,
phân tích sắp xếp và loại trừ những thông tin không cần thiết. Tính toán,
phân tích để rút ra những thông tin bổ ích, hữu dụng, chuẩn bị các thông
tin đáp ứng nhu cầu ttrớc mắt và lâu dài.
- Vai trò th ký trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà
lãnh đạo và quản lý các cấp.
Đối với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay
đã thể hiện và khẳng định vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế đợc.
Bằng các phơng tiện thông tin đa dạng, con ngời có thể thờng xuyên thâu
tóm đợc đầy đủ các thông tin cần thiết, từ thông tin thô, mới phát sinh đến
những thông tin đã qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bớc phân tích tổng hợp
phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý và điều hành nhanh chóng kịp
thời và có hiệu quả cao.
Trang 6
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều
hành sản xuất kinh doanh.
Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý
những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trớc mà còn góp phần
gợi mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn, quyết định tối u
chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình
hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u chính xác
hơn.Vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác
định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, qui định các điều kiện
ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích hợp . Các hệ hỗ trợ quyết định
hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia... đợc sử dụng thờng xuyên để làm
tốt vai trò cố vấn của mình.

2.2. Vai trò của thông tin trong Doanh nghiệp .
- Phản ánh mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội.
Là chức năng cơ bản, thể hiện bản chất của thông tin. Sự phản ánh vừa
là sự tồn tại tất yếu khách quan, vừa là yêu cầu của đời sống kinh tế xã hội.
Thông tin ra đời và phát triển cùng với sự ra đời của và phát triển của xã
hội loài ngời.Thông tin ngày nay là lực lợng sản xuất trực tiếp, là sức
mạnh trong cạnh tranh.
- Triển khai các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nớc.
Trong một thế giới bùng nổ thông tin nh hiện nay, trong mỗi nớc, giữa
các nớc, giữa các khu vực, trên toàn cầu đều có các mối quan hệ phức
tạp... thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời... giúp cho các nhà lãnh đạo đất
nớc vạch ra đờng lối chiến lợc, sách lợc đối ngoại đúng đắn, giúp ổn định
Trang 7
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
tình hình trong khu vực và thế giới cùng hợp tác song phơng, đa phơng
trong phát triển kinh tế- khoa học- kỹ thuật.
- Xây dựng xã hội, bảo vệ di sản văn hoá dân tộc, tuyên truyền lối
sống mới, xây dựng con ngời mới Xã hội chủ nghĩa.
Thông tin góp phần giữ gìn phát huy những di sản văn hoá truyền
thống tốt đẹp trong quá trình phát triển đất nớc. Truyền bá những tiêu
chuẩn và giá trị tinh thần đợc xã hội công nhận, đồng thời xây dựng ý thức
công nhân, đồng thời xây dựng ý thức công dân, chống lại những quan
điểm và hành động lệch lạc với chuẩn mực đạo đức, phong tục tập quán
của nớc ta cũng nh phong cách sống của ngời Phơng đông. Qua đó giúp
cho mọi ngời tự hoàn thiện mình và để các quan hệ xã hội phát triển lành
mạnh, tạo điều kiện hình thành và phát triển con ngời xã hội chủ nghĩa.
Phát triển và nâng cao chất lợng văn hoá nghệ thuật.
Thông tin về văn hoá nghệ thuật phải đảm bảo nhiệm vụ:
Đảm bảo chất lợng thông tin văn hoá nghệ thuật của các thể loại,
loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật.

Phải hỗ trợ, nâng đỡ các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật
phát triển.Trong điều kiện mới với sự phát triển của khoa học kỹ
thuật, có thể nâng đỡ và phát huy hiệu quả của các loại hình hoạt
động văn hoá nghệ thuật khác.
Phát triển và nâng cao chất lợng giáo dục đào tạo.
Trang 8
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
Cùng với sự phát triển của thông tin nói chung, ngày nay nhiều phơng
tiện kỹ thuật thông tin hiện đạI đợc sử dụng trong quy trình giáo dục đào
tạo đang tạo ra một cuộc cách mạng về phơng thức giáo dục - đào tạo.
Phục vụ công tác quản lý và phát triển sản xuất
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, thông tin kịp thời chính xác là
sức mạnh tạo nên thắng lợi trong cạnh tranh.
Nâng cao chất lợng giải trí
Ngày nay, trong bối cảnh nền văn minh công nghiệp phát triển nh vũ
bão, khối lợng và nhịp độ lao động trí óc gia tăng. Do đó nhu cầu giải trí
th giãn có tính văn hoá của con ngời trở thành cấp thiết. Những thông tin
vui vẻ, bổ ích sẽ đáp ứng nhu cầu giải trí về văn hoá tinh thần ngày càng
cao hơn của xã hội.
II. Thu thập và xử lý thông tin
1. Yêu cầu của thông tin trong Doanh nghiệp
- Thông tin phải đúng: Nghĩa là phải chính xác, khách quan. Điều này,
đòi hỏi phải có phơng pháp thu thập thông tin một cách khoa học, muốn
vậy cần phải có đủ 3 yếu tố
- Con ngời
- Trang thiết bị
- Phơng pháp thu thập
Trang 9
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Thông tin phải đủ: Nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả các khía cạnh

cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến
diện, méo mó, lệch lạc về đối tợng đang đợc quan tâm đến.
- Thông tin phải kịp thời : Nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh
đúng thực trạng của đối tợng để con ngời có đủ thời gian phân tích, phán
đoán, xử lý ngay nếu cần thiết.
- Thông tin phải đợc gắn theo mạch thời gian : Nghĩa là phải nằm
trong một xâu chuỗi có trình tự hợp lý, thiết thực trợ giúp cho hoạt động t
duy của con ngời. Nếu xét trong một hệ thống thông tin tự động, việc gắn
theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng.
- Thông tin phải có chất lợng : Nghĩa là phải có giá trị đóng góp cho
việc phân tích, thống kê ra quyết định.
2. Phân loại thông tin.
* Theo thời gian .
- Quá khứ : Các thông tin đã có trong quá khứ
- Hiện tại : Các loại thông tin mang tính thời sự
- Tơng lai : Các thông tin mang tính dự báo dự đoán
* Theo nguồn thông tin
- Nguồn thông tin bên ngoài
+ thông tin vĩ mô: những thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp
luật, các chính sách định hớng của nhà nớc
Trang 10
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
+ Thông tin vi mô: Những thông tin về thị trờng mà Doanh nghiệp
đang hoạt động
- Nguồn thông tin nội bộ: Những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán,
tài chính, sản xuất, dự trữ.
* Theo các luồng thông tin
- Luồng thông tin qui phạm pháp luật
- Luồng thông tin tức
- Luồng thông tin kinh tế

- Luồng thông tin khoa học kỹ thuật công nghệ
- Luồng thông tinchính trị xã hội
- Luồng thông tin về an ninh quốc phòng, thông tin văn hoá.
* Theo mức độ.
- Thông thờng
- Mật
- Tuyệt mật
- Thông tin xử lý ngay
- Thông tin cha cần xử lý ngay
* Phân loại theo đối tợng
* Phân loạitheo nội dung
* Phân loại theo qui trình
* Phân loại theo tính chất
3. Xử lý thông tin
Thông tin qua xử lý ( trớc hết phải đáp ứng đợc 5 yêu cầu )
Trang 11
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Ngắn gọn
- Rõ ràng
- Có ý nghĩa mục tiêu xác định
- Gắn với tình thực tiễn khách quan
Việc thu thập và xử lý thông tin qua các loại hình thông tin trong văn
phòng.
- Thông tin dạng văn bản: Văn bản là một phơng tiên thông tin ghi
nhận về các sự kiện, sự việc, hiện tợng và diễn tả những suy nghĩ, quyết
định của con ngời.
- Thông tin truyền đạt qua hội họp: Chính là nội dung các nghị quyết
đợc phổ biến tới những đối tợng cần thiết. Nó đợc hình thành qua bàn bạc
và tập trung ý kiến của các thành viên nhằm giải quyết mục tiêu đề ra.
- Thông tin ghi nhận và thu thập qua d luận: Luồng thông tin này bị

nhiễu nhiều nhất và hay bị biến dạng qua truyền đạt. Tuy nhiên khi xác
định đợc bản chất thông tin loại này nó sẽ giúp cho việc phát giác nhiều
vấn đề quan trọng trong đời sống và an ninh trong Doanh nghiệp .
- Thông tin dự báo: Đợc hình thành bởi t duy tiên lợng, dự đoán và
khả năng tổng hợp cao của các nhà quản lý. Nó phụ thuộc rất nhiều vài
trình độ tổng hợp, phân tích tình hình và phán đoán của nhà lãnh đạo quản
lý.
- Thu thập và xử lý thông tin từ tác nghiệp trớc mắt: Nguyên vật liệu,
máy móc, thiết bị, sản xuất, sản phẩm, thị trờng, giá cả, tài chính, lao động
tiền lơng.
Trang 12
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Thông tin từ các phơng tiện thông tin đại chúng.
Đài phát thanh, đài truyền hình, báo chí, mạng Internet... Những thông
tin này mang tính thời sự cao, lợng thông tin phong phú. Đòi hỏi cập nhật
thờng xuyên, phải có sự phân tích nhạy bén, cũng nh tính quyết đoán có cơ
sở khoa học của ngời lãnh đạo, nhà quản lý.
Trang 13
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
Chơng ii: Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống
thông tin ở ngân hàng ngoạI thơng Hà Nội
I. Khái quát về sự ra đời và phát triển của ngân hàng ngoại thơng
Hà Nội
1. Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ của ngân ngoại thơng Hà
Nội
1.1. Giới thiệu khái quát về Ngân hàng ngoại thơng Hà nội .
Ngân hàng ngoại thơng Hà nội đợc thành lập ngày 01/03/1985 trong
bối cảnh kinh tế nớc ta đang có rất nhiều khó khăn về kinh tế và xã hội,
lạm pháp phi mã đồng tiền Việt Nam mất giá nhanh, tỷ giá giữa đồng Việt
Nam và đô la Mỹ biến động mạnh. Đợc thành lập với t cách là một trong

những chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam,
Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội đã phát triển không ngừng từ ngân hàng
một cấp sang ngân hàng hai cấp. Ngân hàng ngoại thơng Việt Nam có vai
trò quan trọng trong định hớng chiến lợc phát triển của Ngân hàng ngoại
thơng Việt nam và có nhiệm vụ chủ động đóng góp vào sự nghiệp xây
dựng và phát triển kinh tế trên địa bàn thủ đô.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội.
- Thu hút vốn đầu t và tiếp nhận đầu t vốn đối với khách hàng.
- Cung cấp các loại dịch vụ ngân hàng tín dụng, tài khoản, tiết kiệm,
kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển tiền trong và ngoài nớc, thanh toán thẻ.
Trang 14
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà Nội và
chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội
(trang sau)
* Giám đốc: có nhiệm vụ phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các
phòng và một số công việc sau:
- Phòng tín dụng- tổng hợp
- Phòng thanh toán xuất nhập khẩu
- Công tác tổ chức cán bộ và duyệt các tờ trình về chi tiêu mua sắm
của chi nhánh.
- Tổ kiểm tra và kiểm soát nội bộ.
- Chủ tịch hội đồng tín dụng, hội đồng thi đua, hội đồng xử lý rủi ro
của chi nhánh.
- Phụ trách công tác đối ngoại và công tác bảo vệ nội bộ
- Phụ trách công tác khách hàng.
*Phó giám đốc 1: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác
sau:
- Phòng dịch vụ ngân hàng

- Phòng giao dịch số 2 Hàng Bài
- Phòng ngân quỹ
- Công tác đảng và công tác nữ công của chi nhánh.
*Phó giám đốc 2: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác
sau:
- Phòng kế toán và tài chính
- Phòng tin học
Trang 15
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Phòng hành chính nhân sự (công tác hành chính quản trị)
- Công tác công đoàn và đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
- Phụ trách lực lợng tự vệ
Mỗi phòng do Trởng phòng điều hành và một số Phó phòng giúp việc
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Trởng phòng:
- Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh ngân
hàng ngoại thơng Hà nội về mọi mặt công tác của phòng .
- Xây dựng chơng trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của phòng.
- Có trách nhiệm tham mu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chi nhanh. Đề xuất những kiến nghị
với ngân hàng ngoại thơng VN, chính quyền địa phơng trong quá trình
thực thi các chế độ chính sách có liên quan tới công việc của phòng mình
phụ trách.
- Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác của chi nhánh khi
xử lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan.
- Ký trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản nghiệp vụ giao dịch (theo biên
bản số 32/BB.NHNTHNngày18/01/2000 phân công, phân nhiệm công tác
và thông báo số144/NHNTHN ngày 01/06/2000 về phân cấp giải quyết
các công việc của Ban Giám Đốc, của các Trởng phó phòng và sử dụng
con dấu chi nhánh NHNTHN).

- Phối hợp với các tổ chức đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực
hiện các chế độ chính sách, quản lý đối với công chức, viên chức. Động
Trang 16
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
viên công chức viên chức tích cực hởng ứng các phong trào thi đua của cơ
quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị chuyên môn.
- Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp. Xây dựng nội quy
làm việc và phơng thức điều hành hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu
nhiệm vụ đợc giao.
- Phân công trách nhiệm cho các phó Trởng phòng và các thành viên
trong phòng.
- Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo chế độ quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám Đốc chi nhánh ngân
hàng Ngoại thơng Hà Nội giao.
*Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trởng phòng:
- Giúp Trởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Trởng
phòng phân công và chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng và Ban Giám Đốc
chi nhánh về các nhiệm vụ đợc giao.
- Ký thay Trởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch
thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban Giám Đốc theo sự uỷ quyền của
Trởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc chi nhánh
NHNTHN.
- Khi Trởng phòng đi vắng, một phó Trởng phòng đợc uỷ quyền thay
mặt Trởng phòng để giải quyết công việc chung của phòng và phải chịu
trách nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian đợc uỷ quyền.
Sau đó phải báo cáo Trởng phòng về những công việc đã giải quyết.
Trang 17
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Tham gia ý kiến với Trởng phòng trong việc thực hiện các mặt công
tác của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ.

2.2. Các phòng ban chi nhánh của ngân hàng ngoại thơng hà nội
có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau:
2.2.1 Phòng tín dụng tổng hợp
- Tham mu, giúp Ban Giám Đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện
chính sách, chủ trơng của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam về tiền tệ, tín
dụng, ngân hàng....
- Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phơng, giúp Ban Giám Đốc tham
gia xây dựng chơng trình kế hoạch kinh tế-xã hội của thành phố và Ngân
hàng ngoại thơng Việt nam
- Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, 6 tháng và năm của chi
nhánh để báo cáo Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, UBND thành phố HN,
ngân hàng nhà nớc thành phố HN và giúp giám đốc xây dựng chơng trình
công tác quý 6 tháng và năm của chi nhánh.
Giúp Ban Giám Đốc về công tác pháp chế của chi nhanh và thực hiện
nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng.
- Thực hiện ngiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật
ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp
đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ.
- Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký
quỹ dới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó
Trang 18
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
chuyển cho các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành th bảo lãnh trong
hoặc ngoài nớc.
- Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt nam.
- Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm.
- Công bố và lu giữ tỉ giá mua bán ngoại tệ hàng ngay, lu trữ và thông
báo tỉ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay Việt nam đồng và
ngoại tệ.
- Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ

chức kinh tế.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.2 Phòng kế toán và tài chính
a. Bộ phận Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền:
Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ
phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan
đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm:
- Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên
hàng Ngân hàng nhà nớc
- Hạch toán điện đến từ nớc ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ
bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng nhà nớc và chuyển báo có cho phòng
dịch vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hởng hoặc mời khách đến nhận tiền
Trang 19
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nớc và
nớc ngoài, séc đích danh.
- Tạo các bảng kê trả lơng tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền
tự động(AFT), các giao dịch đầu t tự động
- Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line,Off-line)
- Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình.
b. Bộ phận quản lý tài khoản
Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ
trong và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng) bao
gồm:
- Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê
để chấm và đối chiếu tài khoản.
- Chấm, đối chiếu lần lợt từng tài khoản mà mình phụ trách
- Sau khi kiểm tra đối chiếu và tính lãi định kỳ cho từng khách hàng
trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả
(bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho bộ phận quản lý

thông tin khách hàng để trả cho khách hàng
- Đóng và lu nhật ký chứng từ
- Tra soát, đối chiếu tài khoản.
Trang 20
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái
phiếu, kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương, các tổ
chức tín dụng khác và kho bạc nhà nớc.
- Thực hiện nhiệm vụ mật mã (Xử lý điện qua Telex và Swift)
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm) theo quy
định.
c. Bộ phận quản lý chi tiêu nội bộ
Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ
khác nh:
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều
chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung ơng
- Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao
động,tính toán kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ
- Quản lý thu nhập, chi phí của chi nhánh
- Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tệ
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.3 Phòng thanh toán Xuất nhập khẩu:
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất, nhập khẩu
hàng hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm
chứng từ
Trang 21
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Phát hành th bảo lãnh đối với nớc ngoài kể cả việc mở và thanh toán
L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín
dụng - Tổng hợp thẩm định chuyển đến

- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nớc ngoài của khách hàng
- Quản lý và kiểm tra mẫu chữ ký của các ngân hàng nớc ngoài
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.4 Phòng Hành chính- Nhân sự
a. Công tác tổ chức cán bộ
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc bố trí, điều động,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ
thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng ngoại th-
ơng Việt nam
- Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ hàng năm và theo dõi
triển khai thực hiện kế hoạch đó
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc xây dựng quy
hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam, ngân
hàng nhà nớc Thành phố và của Thành uỷ Hà Nội
- Hàng năm nhận xét đánh giá, phân loại cán bộ theo quy định của
Ngân hàng ngoại thơng Việt nam
- Thực hiện các chế độ chính sách đối với các cán bộ nhân viên trong
cơ quan
Trang 22
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Lu giữ quản lý hồ sơ cán bộ theo chế độ quy định
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ và công tác quân sự của
cơ quan
- Thờng trực công tác thi đua, khen thởng của cơ quan
b. Công tác hành chính và quản trị
- Tham mu giúp việc cho Ban Giám Đốc về những vấn đề chung của
công tác hành chính, quản trị, xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, vật liệu,
thực hiện hợp đồng về điện nớc, điện thoại, sửa chữa và xây dựng nhỏ của
cơ quan
- Trực tiếp quản lý con dấu của cơ quan.Thực hiện công tác hàng

chính, văn th, lu trữ, in ấn, telex, fax. Quản lý tài liệu mật và bảo quản tài
liệu lu trữ tại kho
- Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhánh, ô tô, kho vật liệu dự trữ của
cơ quan theo đúng chế độ quy định
- Thực hiện công tác lễ tân, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ
quan
- Thực hiện công tác bảo vệ cơ quan (có phối hợp với các phòng có
liên quan và ngành nội chính)
- Quản lý quỹ chi tiêu nội bộ của cơ quan
2.2.5 Phòng ngân quỹ
- Thu chi tiền ĐVN, ngân phiếu thanh toán
Trang 23
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
- Thu chi các loaị ngoại tệ: tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật
tiền giả
- Chuyển tiền mặt và séc du lịch đi tiêu thụ nớc ngoài qua Ngân hàng
ngoại thơng Việt nam
- Quản lý kho tiền, quỹ nghiệp vụ, tài sản thế chấp, chứng từ có giá
- Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu chi tiền mặt, VNĐ, ngoại
tệ, ngân phiếu và séc
- Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VNĐ,
ngoại tệ, ngân phiếu và séc
- Xử lý các loại tiền mặt thanh toán đã hết hạn hoặc không đủ tiêu
chuẩn lu thông
2.2.6 Phòng tin học
- Thực hiện công tác nghiên cứu và phát triển công nghệ ngân hàng
cải tiến, bổ sung các chơng trình phần mềm hiện có và lập các ch-
ơng trình phần mềm mới phục vụ cho các hoạt động của chi nhánh
Ngân hàng ngoại thơng Hà nội
- Quản lý và bảo quản, bảo dỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi

nhánh.Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của
Tổng Giám đốc Ngân hàng ngoại thơng Việt nam ban hành
- Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chơng trình phần mềm ứng
dụng nghiệp vụ của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam để triển khai tại chi
Trang 24
Luận văn tốt nghiệp Lê Hoài Bắc 3A12
nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm nh các tài sản khác của cơ
quan
- Xây dựng kế hoạch vật t, trang bị mới và bảo hành thiết bị tin học
nhằm phục vụ cho hoạt động hàng ngày và phát triển kỹ thuật tin học tại
chi nhánh
- Là đầu mối quan hệ với phòng tin học Ngân hàng ngoại thơng Việt
nam, các ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học
- Thực hiện công tác công nghệ tin học, quản lý các chuẩn về mẫu tin,
mã hoá đối với các ngân hàng trên địa bàn về công tác thanh toán và thông
tin báo cáo
- Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng. Cài đặt các ch-
ơng trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ
thống mạng theo chỉ đạo của ban Giám Đốc
- Truyền và tiếp nhận thông tin trong nội bộ cơ quan theo chế độ quy
định của Ngân hàng ngoại thơng Việt nam và chi nhánh
- Chịu trách nhiệm phổ biến và hớng dẫn nghiệp vụ tin học cho các
phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao
2.2.7 Phòng dịch vụ ngân hàng
a. Bộ phận thông tin khách hàng
- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới (Hồ sơ CIF)
Trang 25