hoạt động và quá trình làm việc của một nhân viên hành chính phòng tuyển dụng nhân sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI
NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG


Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức
HOẠT ĐỘNG VÀ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC
CỦA MỘT NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH
PHÒNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ.


Tên cơ quan thực tập: CareerBuilder Viet Nam (VON co.,ltd)
Thời gian thực tập: 7/1/2013-28/2/2013
Người hướng dẫn: Võ Thụy Vy – Admin executive cum GM secretary
Sinh viên thực tập: Trần Vĩ Thành MSSV:104562
Lớp: TC2010





<02/2013>
Thực Tập Nhận Thức

1


NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP

Chữ ký người hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

Thực Tập Nhận Thức

2


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Chữ ký giảng viên hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm …

Thực Tập Nhận Thức

3

MỤC LỤC
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP……………………………………………… 1
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN………………………………… 2
MỤC LỤC…………………………………………………………………………… 3
LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………… 4
LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………… 5
DẪN NHẬP…………………………………………………………………………… 6
1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREERBUILDER (VON)……………… 7
1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của CareerBuilderVietNam (VON)……………… 7
1.1.1.Giới thiệu về công ty……………………………………………………………… 7
1.1.2.Quá trình phát triển và sát nhập với CareerBuilder……………………………… 9

1.1.3.Lĩnh vực hoạt động……………………………………………………………… 12
1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính………………………………………… 12
1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam)…………………………………… 14
1.2.Phân tích S.W.O.T………………………………………………………………… 18
2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY:……………………………………………21
2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính………………………………………… 21
2.2.Công việc hỗ trợ các team………………………………………………………… 25
3.CẢM NHẬN VÀ KINH NGHIỆM ĐÚC KẾT ĐƯỢC KHI THỰC TẬP…………….34
3.1.Hòa nhập môi trường và các hoạt động khác trong quá trình thực tập………………34
3.2.Thuận lợi và khó khăn khi làm việc……………………………………………… 36
3.3.Bài học kinh nghiệm………………………………………………………………….37
3.4.Kế hoạch bản thân và định hướng tương lai………………………………………….37
4.KẾT LUẬN…………………………………………………………………………… 38

Thực Tập Nhận Thức

4


LỜI MỞ ĐẦU

Là một sinh viên thuộc ngành Tài Chính Ngân Hàng Đại Học Hoa Sen.Tôi
muốn tận dụng cơ hội về đợt thực tập nhận thức mà trường tổ chức để trải nghiệm
mình ở một môi trường làm việc mới mẻ và không kém phần chuyên nghiệp.
Chuyên ngành thực tập về nhân sự mà tôi đã được trải nghiệm thông qua đợt
thực tập nhận thức này thực sự mang đến cho bản thân tôi những kinh nghiệm quý
báu cùng một nhận thức rõ ràng hơn về công việc thực tiễn.Một khía cạnh khác với
những gì mình đang học tập,hứa hẹn sẽ là một cơ sở rất tốt hỗ trợ cho chính những
gì tôi đang theo đuổi cũng như công việc tương lai sau này.

Thực Tập Nhận Thức

5

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, tôi xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đền trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều
kiện cho sinh viên chúng em có được một đợt thực tập bổ ích và đáng giá.
Cảm ơn cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hướng dẫn báo cáo đã rất nhiệt tình và
trách nhiệm khi chỉ dẫn em.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể công ty cổ phần VON và anh
Paul Hung Nguyen – CEO ;Chị Yến Johnston – General Manager HR VietNam đã
tiếp nhận và tạo điều kiện cho em được có điều kiện tham gia thực tập và học hỏi
tại công ty.
Cảm ơn chị Võ Thụy Vy đã hướng dẫn và giúp đỡ em tận tình trong suốt thời
gian thực tập tại công ty.
Cảm ơn anh Lân,chị Vy Triệu,chị Trúc,chị Thủy,chị Ngọc,chị Linh,chị Thùy,chị
Phương,chị Hương,chị Hằng cùng tập thể phòng HeadHunt trong suốt thời gian
qua đã nhiệt tình chia sẻ và hướng em đến những kiến thức cũng như kinh nghiệm
thật quý báu và hữu ích,cùng khoảng thời gian rất vui và gắn bó với nhau như một
gia đình
Chúc quý công ty cùng mọi người sẽ bay cao và phát triển hơn nữa trong tương
lai,đạt được những thành công mới và là trụ cốt vững chắc cho quốc gia

Do kiến thức sinh viên còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh được những sai
sót.Rất mong nhận được những đóng góp và ý kiến từ quý thầy cô để có thể hoàn
thiện tốt hơn nữa ở chính bản thân cũng như những bài báo cáo sau.
Xin chân thành cảm ơn !
Thực Tập Nhận Thức

6

DẪN NHẬP
Công việc là một phần cực kì thiết yếu cấu thành nên cuộc sống của mỗi người
hiện nay.
Nhịp độ phát triển của xã hội ngày một nhanh hơn và tân tiến hơn,kéo theo nhu cầu
về công việc và quản lý công việc tăng lên đáng kể.Giải pháp về các nguồn tuyển
dụng nhân sự cho các công ty cũng như tìm kiếm nhân tài là tiêu chí hàng đầu mà
các doanh nghiệp hướng đến để phát triển chính mình.
Thành lập từ năm 2006, VietNam Online NetWork (VON .Ltd) nhanh chóng phát
triển trở thành một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực tư vấn các giải pháp
nhân sự,tuyển dụng nhân sự và cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến
thông qua website.Với chất lượng và uy tín của mình,VON luôn là ưu tiên hàng
đầu của những doanh nghiệp tuyển dụng và mỗi cá nhân khi có nhu cầu về việc
làm.
May mắn được thực tập trải nghiệm tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp và
năng động như VON giúp tôi có cái nhìn khác hơn về một môi trường làm việc
thực thụ,đồng thời mở rộng hơn những kiến thức về lĩnh vực nhân sự nói chung
cũng như quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực nói riêng.
Khi bắt tay vào quá trình thực tập này tôi đã đặt ra các mục tiêu:
 Tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, học hỏi kinh nghiệm làm việc
nâng cao khả năng giao tiếp.
 Hoàn thành các công việc tại công ty thực tập.
 Học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng làm việc thực tiễn trong văn phòng

nói riêng và hoạt động của công ty nói chung;
 Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty.

Thực Tập Nhận Thức

7


1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREER BUILDER (VON):
1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của công ty Career Builder VietNam (VON):
1.1.1.Giới thiệu về công ty:


Trụ sở chính của VON Ltd tại 139 Pasteur,Quận 3 TP.HCM
Thực Tập Nhận Thức

8

 Công ty Cổ phần VON (Vietnam Online Network Joint Stock Company)
được chính thức thành lập từ tháng 7 năm 2006 (chuyển đổi từ Công ty
TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Kiếm Việc) là một trong những Công ty
hàng đầu trong lãnh vực tư vấn các giải pháp Nhân sự, tư vấn và tuyển dụng
nhân sự, cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến thông qua trang web
www.hrvietnam.com, www.kiemviec.com. Bên cạnh đó, Công ty cũng đang
sở hữu cổng thông tin lớn nhất tại Việt Nam, đó là website
www.timnhanh.com với môi trường làm việc trẻ trung, năng động.
 90 % nhân viên ở độ tuổi từ 22 đến 30 tuổi.
 Ứng dụng công nghệ web tiên tiến nhất Việt Nam (Web 2.0).
 Lượng user truy cập 2.6 triệu lượt/ ngày.
 Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc hiện đại.

 Cơ hội phát huy năng lực cá nhân.
 Trụ sở chính đặt tại văn phòng đại diện,tòa nhà 139 Pasteur,phường 6,quận 3
Thành Phố Hồ Chí Minh
 Điện thoại liên lạc: (84-8) 3822-6060
 Fax: (84-8) 3824-1866
 Tax code: 0303284985
 Người đại diện cho công ty: CEO Paul Hung Nguyen
 Đại diện cho HR VietNam-điều phối và chịu trách nhiệm chính cho công tác
tuyển dụng nhân sự: General Manager Yen Johnston

Thực Tập Nhận Thức

9


1.1.2.Quá trình phát triển và sáp nhập với Career Buider:
Qua hơn 7 năm thành lập và phát triển,VON đã xây dựng được thương hiệu vững
mạnh của mình trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.Là đối tác hàng đầu và tin tưởng
của rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm cho mình giải pháp nhân sự tối ưu,với lượng
khách hàng và khối lượng công việc tuyển dụng tăng mạnh qua từng năm
Văn phòng đại diện của VON Ltd
Thực Tập Nhận Thức

10


Ngày 21/2/2013 đánh dấu một bước phát triển mới của công ty cổ phần VON,khi
CareerBuilder - công ty đứng đầu toàn cầu về giải pháp nguồn nhân lực, chuyên về
các dịch vụ tìm kiến và thu hút các ứng viên tài năng cho các nhà tuyển dụng, tiếp
tục mở rộng khai thác thị trường Châu Á bằng việc công bố trở thành đối tác chiến

lược với công ty tại Việt Nam.

Ông Hunter Arnold, Chủ tịch của CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cho
biết: “Việc trở thành đối tác chiến lược với VON sẽ đẩy mạnh bước tiến của
CareerBulder vào thị trường Việt Nam – cũng là một bước quan trọng trong việc
Ông Hunter Arnold- Chủ tịch CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cùng
ông Paul Hung Nguyen-CEO VietNam Online Network cùng kí vào thỏa
thuận đôi bên tại lễ ký kết chuyển nhượng.
Thực Tập Nhận Thức

11

mở rộng thị trường Châu Á của chúng tôi. Việc kết hợp giữa sự thấu hiểu nhu cầu
của nhà tuyển dụng Việt Nam từ VON với công nghệ, dịch vụ tiên tiến cùng sự
tiếp cận toàn cầu của CareerBuilder sẽ đem lại tiềm năng tăng trưởng cao.”
Ông Paul Nguyễn – Tổng Giám đốc của KiemViec.com và HR Vietnam cho biết:
“Chúng tôi rất vui mừng khi gia nhập cùng gia đình CareerBuilder, nơi có các dịch
vụ phù hợp sâu rộng và mạng lưới phân phối rộng khắp, sẽ giúp chúng tôi cung cấp
các giải pháp tuyển dụng tốt nhất cho khách hàng và người dùng. Giống như
CareerBuilder, KiemViec.com không chỉ là một cổng thông tin việc làm, chúng tôi
còn mong muốn tiếp tục đem đến cho khách hàng những tài năng phù hợp cũng
như người dùng có thể tìm thấy cơ hội của mình thông qua những sản phẩm và giải
pháp mới.”
Với việc trở thành đối tác với Công ty cổ phần VON, CareerBuilder hiện đang khai
thác tại 22 thị trường ngoài Mỹ, qua các quan hệ đối tác, CareerBuilder đã có mặt
tại hơn 60 thị trường toàn cầu.
Với sự kiện này, CareerBuilder và VON sẽ mang lại cho nhà tuyển dụng và các
ứng viên tại Việt Nam một nguồn lực rộng hơn về tuyển dụng cũng như tìm kiếm
việc làm.

Thực Tập Nhận Thức

12



1.1.3.Lĩnh vực hoạt động:
o Tư vấn các giải pháp nhân sự.
o Tìm kiếm việc làm và hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho các vị trí
cấp cao.
o Tư vấn và tuyển dụng nhân sự
o Cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến
o Cung cấp dịch vụ mạng thông tin Blog lớn nhất Việt Nam hiện nay
o Cung cấp các giải pháp trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng và thu
hút nhân tài nhân sự.
1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính:
Sơ đồ phòng ban đặt tại tầng trệt 139 Pasteur
Thực Tập Nhận Thức

13

Sơ đồ bố trí phòng ban VON

Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban:
 ROD: Hỗ trợ đăng thông tin tuyển dụng của các doanh nghiệp (Doanh
nghiệp tự đăng) trên trang web kiemviec.com
 Headhunt Dept: hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân
sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người), thông tin tuyển dụng
trên hrvietnam.com
 Multimedia Art Design: phòng hỗ trợ công ty về Marketing
 IT: hỗ trợ IT và các thiết bị văn phòng
 Accounting: Hỗ trợ về sổ sách,các loại chứng từ và kiểm soát ngân quỹ.
 Admin Dept: phòng hành chánh,quản lý và thực thi các quy chế công ty.
BAN GIÁM ĐỐC
HEADHUNT
DEPT. (HR
VIETNAM)
RECRUITMENT
ONLINE DEPT
(ROD)
ADMIN
DEPT
Multimedia
Art Design
INFORMATION
TECHNOLOGY
ACCOUNTING

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Thực Tập Nhận Thức

14

1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam):

Hoạt động làm việc của Headhunting – Outsourcing Department
Thực Tập Nhận Thức

15

Headhunt Dept là một trong 2 phòng ban chính của VON,với target doanh thu
cao nhất và là nguồn doanh số chính của công ty (với target 10 tỷ/năm/phòng).
Nhiệm vụ chính của Headhunt Dept là hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và
tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người) và cập nhật thông tin
tuyển dụng 2 chiều trên hrvietnam.com.
1.1.5.1/ Quy trình làm việc của Headhunt Dept:
QUY TRÌNH LÀM VIỆC





 Phân tích các yếu tố công việc: là bước khởi điểm mang lại cho các doanh
nghiệp tuyển dụng.Phòng ban hỗ trợ việc khảo sát cáo yếu tố công việc từ

những yêu cầu cho vị trí mà doanh nghiệp đã lập ra cho ứng viên (như yếu
tố về thời gian,địa điểm,tính chất công việc,lương thỏa thuận,v v….).Tất cả
được ghi nhận vào bảng mô tả công việc để minh bạch và dễ dàng hơn trong
việc tìm kiếm và giúp đỡ ứng viên có được vị trí tuyển dụng thích hợp.Bản
mô tả công việc thường được tóm tắt sơ và cân bằng giữa những quy định
mà doanh nghiệp đề ra,cũng như yêu sách của ứng viên ứng tuyển (vè các
yếu tố công việc,trách nhiệm chính-phụ,quyền hạn,yêu cần về kiến thức,kĩ
năng,v v…) cũng là cơ sở để phòng ban đánh giá về thành tích của ứng
viên.Hồ sơ có thể thay đổi tùy theo tính chất và yêu cầu công việc
PHÂN TÍCH
CÁC YẾU TỐ
CÔNG VIỆC
TÌM NGUỒN
NHÂN SỰ
SÀNG LỌC VÀ
TUYỂN DỤNG
THÔNG QUA
CÁC GIẢI
PHÁP NHÂN
SỰ
HỖ TRỢ HỘI
NHẬP VÀ TƯ
VẤN GIẢI PHÁP
NHÂN SỰ
Thực Tập Nhận Thức

16

 Tìm nguồn nhân sự: Sau khi tiến hành phân tích yếu tố công việc,phòng
ban sẽ bắt tay vào tìm kiếm nguồn nhân sự là những ứng viên có tiềm năng

cho vị trí ứng tuyển.Đối tượng có thể là những ứng viên đã từng kinh qua vị
trí tương tự cho những công ty khác,hay những người hội đủ tố chất để ứng
tuyển cho vị trí đang được yêu cầu.Tất cả đều được lưu trữ trong hồ sơ hệ
thống của công ty.
 Sàng lọc và tuyển dụng thông qua các giải pháp nhân sự: Xác định rõ
được nguồn nhân sự nhắm đến thông qua bước trên,phòng ban tiến hành
bước sàng lọc để chọn ra những hình mẫu tốt nhất phù hợp với yêu cầu công
việc và tiêu chí được doanh nghiệp lựa chọn.Một số giải pháp có thể thông
qua như Quick Interview,quick Test hay trao đổi trực tiếp với ứng viên để có
được personality nhất định,.v v là phép thử đầu tiên trước khi chọn được
những con người phù hợp nhất và chuyển giao cho doanh nghiệp với những
quy trình tuyển dụng chuyên môn,đúng với chuyên ngành cần tìm.
 Hỗ trợ hội nhập và tư vấn giải pháp nhân sự: Ngoài việc “săn đầu
người”,phòng ban có những giaỉ pháp nhân sự hỗ trợ những ứng viên mới
thích nghi với môi trường làm việc thông qua các biện pháp nhân sự kết hợp
voi chính sách của doanh nghiệp để hòa nhập tốt hơn.
1.1.5.2/ Các team chính và chức năng,nhiệm vụ của từng team:
 Headhunt Dept cấu thành có 4 team chính, bao gồm: team Peace,team
Industries,team Global,team Trading và 2 team hỗ trợ: team Outsourcing
( hiện tại đã tách ra thành một bộ phận riêng biệt của công ty) và team
Admin
 Về cơ bản,nhiệm vụ chính của cả 4 team chính đều là tuyển dụng,nhưng mỗi
team sẽ chịu trách nhiệm về một mảng tuyển dụng khác nhau.
Thực Tập Nhận Thức

17


Sơ đồ cấu thành các team của Headhunt Dept

HR VIET
NAM
INDUSTRIES
ADMIN
PEACE
GLOBAL
OUTSOURCING
TRADING
Bảng tuyên dương vả bảng chỉ số KPI nhân viên tại
phòng ban
Thực Tập Nhận Thức

18

 Team Admin: Hỗ trợ phòng về các sự kiện hành chính,nhập dữ
liệu,event,internship.
 Team Outsourcing:Hỗ trợ về các chính sách bảo hiểm,ngân quỹ,tương tác
trực tiếp với phòng kế toán,hỗ trợ về các hợp đồng lao động,thử việc,thời
vụ,sales target.
 Team Industries: chịu trách nhiệm chính về các mảng tuyển dụng công

nghiệp như kĩ sư,cơ khí,sản xuất,máy móc.
 Team Trading: chịu trách nhiệm về các mảng như đầu tư ngân hàng,môi
giới,giao dịch,FMCG,sales.
 Team Peace: chịu trách nhiệm chính về các mảng môi trường,hóa
học,HSE,công nghiệp.
 Team Global: chịu trách nhiệm về các mảng tuyển dụng đa ngành nghề,là
hội tụ các mảng chính của 3 team trên cộng thêm các mảng tuyển dụng khác.
1.2.Phân tích về S.W.O.T của công ty:
VON – môi trường tuyển dụng năng động và tiện dụng
nhất nhì tại Việt Nam
Thực Tập Nhận Thức

19

Điểm mạnh: Khởi nghiệp từ kiemviec.com từ năm 2004,sau đó 2 năm cho ra đời
HR VietNam.VON trở thành một thương hiệu mạnh và chất lượng nhất trong
mảng ngành tuyển dụng nhân sự và săn nhân tài ở thị trường Việt Nam,nhất là khu
vực miền Nam.
Với thị phần khá lớn cùng những mảng ngành nghể đa dạng,phong phú.VON là lựa
chọn hàng đầu của rất nhiều công ty trong và ngoài nước,các tập đoàn đa quốc
gia.Đội ngũ nhân viên cùng lãnh đạo trẻ,năng động và nhiệt huyết cùng mảng kiến
thức chuyên sâu đóng góp vào thành công rất lớn của VON.Ngoài yếu tố con
người,sở hữu và dẫn đầu về thị phần thông tin cũng như kiếm việc trực tuyến là
một điểm mạnh mà VON khai thác triệt để.Bằng chứng qua 2 trang tuyển dụng
trực tuyến chủ lực là hrvietnam.com và kiemviec.com cùng những blog,mạng xã
hội trực tuyến cho nhân sự chuyên nghiệp cấp cao như linked-in v v Doanh số
tăng trưởng qua mỗi năm,hơn 30% của năm 2011 so với 2010 và hơn 10% của
năm 2012 so với cùng kì 2012 với những số liệu cụ thể là minh chứng rõ ràng nhất
cho sự phát triển và tồn tại của VON.

Điểm yếu: Do thị phần và đặc thù chủ yếu vẫn là tuyển dụng và tư vấn các giải
pháp nhân sự online.VON thiếu đi sự đầu tư vào các giải pháp nhân sự trực tiếp mà
hiện tại những đối thủ cạnh tranh đang nắm bắt khá khốc liệt như
Navigos,Talentnet,HRAlliance,v v
Một phần do cấu thành và thương hiệu từ lâu đã hình thành.VON cần nhân sự và
chú trọng hơn nữa vào đầu tư nhân sự trực tiếp trong tương lai.
Thực Tập Nhận Thức

20

Cơ hội: Năm 2013 thực sự là cú nhảy vọt đối với tập thể VON Ltd,khi Career
Builder- thương hiệu tuyễn dụng nhân sự số 1 tại Mỹ tiến hành thâu tóm,đầu tư
vào thị trường nhân sự Việt Nam và VON là tập đoàn có được vinh dự này.
Sự hợp tác và phát triển cùng Career Builder không chỉ mang đến cho VON cơ hội
mở rộng thương hiệu và mảng ngành nghề của mình (không chỉ giới hạn ở các lĩnh
vực và tập đoàn đa quốc gia trong nước nữa) ra toàn thể Châu Á.Là bước đệm giúp
cơ cấu lại quy trình cũng như hỗ trợ những nhân viên có được một môi trường làm
việc chuyên nghiệp và hướng ngoại hơn.Đồng thời thu hút được sự chú ý của các
doanh nghiệp lớn hơn có xu hướng đầu tư và phát triển vào lĩnh vực tuyển dụng
nhân sự cấp cao.
Thách thức: Thách thức về hội nhập luôn là bài toán cho những doanh nghiệp sau
M&A,và VON cũng không ngoại lệ.Một bước phát triển lên thành một tập đoàn
mang tầm cỡ quốc tế.trước tình hình kinh tế đang suy giảm và chính trị bất ổn giữa
các nước trong khu vực là thử thách khá lớn cho VON để có thể học hỏi và bắt kịp
tiến độ chuyên nghiệp của một tập đoàn mạnh như CareerBuilder,đòi hỏi những
thay đổi về quy trình và cung cách để có thể xứng tầm quốc tế.


Thực Tập Nhận Thức

21

2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY:
2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính:
Với vai trò là thực tập sinh-nhân viên hành chính của phòng ban Headhunt,tôi có 2
nhiệm vụ chính:
 Lưu trữ và nâng cấp hồ sơ,CV của ứng viên vào Ekentic System của HR
VietNam:

 Mô tả công việc:
Với lưu lượng công việc và hồ sơ dự tuyển mỗi ngày rất nhiều,việc nhập liệu và
lưu trữ hồ sơ có đòi hỏi rát cao và quan trọng cho quá trình tuyển dụng của công
Tìm kiếm thông tin ứng viên bằng hệ thống lưu trữ dử liệu Ekentic System
(Ảnh chụp màn hình)
Thực Tập Nhận Thức

22

ty.Ekentic System là hệ thống đáp ứng được nhu cầu đó với quy trình lưu trữ thông
tin đa dạng và logic:
Lưu trữ thông tin cá nhân ứng viên qua 4 mục chính: Thông tin cá nhân,trình độ
học vấn,các kĩ năng huấn luyện và kinh nghiệm làm việc.Bên cạnh đó có thể có
những khía cạnh bổ trợ (Như người giới thiệu v v )
 Thông tin cá nhân được lưu trữ như họ tên,năm sinh,quê quán địa chỉ,chức
vụ hiện tại,mức lương đòi hỏi,v v…tùy thuộc vào hồ sơ cá nhân.
 Trình độ học vấn được quy định theo niên khóa và các bằng cấp đạt
được,theo chuyên môn ngành nghề,trực thuộc những nơi mà ứng viên đã học
và được huấn luyện (như BA,MBA,College,Diploma,v v…)
 Kĩ năng huấn luyện được cập nhật như :các kĩ năng mềm (các khóa huấn

luyện về dịch vụ,phản xạ,v…v…),kĩ năng thiết yếu (như vi tính văn
phòng,ngoại ngữ,các kĩ năng về giao tiếp ) hay các kĩ năng chuyên môn
(như chuyên môn về các lĩnh vực như cơ khí,hàng hải,v…v
 Kinh nghiệm làm việc là mục được chú trọng nhiều nhất,phản ánh trình độ
cũng như thâm niên làm việc của ứng viên qua các vị trí được giao.Chuyên
viên có thể tìm hiểu và trao đổi với ứng viên tốt hơn thông qua hồ sơ kinh
nghiệm làm việc,dễ dàng thích nghi với vị trí công việc khao khát hơn.Qua
đánh giá về kinh nghiệm làm việc cũng phản ánh đặc thù về phong cách làm
việc của ứng viên (đa ngành nghề.năng động hay nhảy việc quá nhiều v v )
Kết thúc lưu trữ hồ sơ qua 4 bước trên sẽ được tổng hợp ở một tệp tin chỉ dành
riêng cho chuyên viên của HR VietNam.Là nơi tóm tắt cũng như ghi chú những
điểm mạnh yếu,độ trải của ứng viên để dễ dàng phục vụ cho quá trình phỏng vấn
nhanh hay trao đổi trực tiếp.Đồng thời,mỗi ứng viên sẽ có một mã số riêng biệt
Thực Tập Nhận Thức

23

được lưu trữ lại nhằm dễ tìm kiếm và cập nhật thông tin nếu có hồ sơ bổ sung sau
này.
Đối với một nhân viên thực tập như tôi,chỉ tiêu hồ sơ quy định là 200 hồ sơ trong
suốt kì thực tập.
 Các bước làm việc: Tôi thực hiện các thao tác cập nhật và lưu trữ hồ sơ trên
máy tính.Hồ sơ được chuyển giao trực tiếp từ nhân viên chính thức qua hệ
Outlook.
Sau khi nhận được hồ sơ ứng viên,tôi tiến hành thực hiện các bước sau.
 Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Ekentic của HR VietNam bằng tài khoản
chuyên dụng.
 Bước 2: Có 2 nội dung chính cần thực hiện đối với bước này,tùy theo hồ sơ
ứng viên,phải xác định được hồ sơ cần lưu trữ hay cập nhật (lưu trữ đối với
ứng viên mới và cập nhật đối với ứng viên cũ)

 Bước 3: chăt lọc thông tin và ghi nhận đầy đủ thông tin 4 yếu tố trên theo
mô tả công việc theo từng tệp của hệ thống Ekentic.
 Bước 4: Hoàn tất quá trình và lưu trữ hồ sơ đã cập nhật theo một mã số vào
file Excel hàng ngày.Tóm tắt sơ về quá trình làm việc cũng như ghi chú lại
thông tin nhân viên chịu trách nhiệm về hồ sơ.
 Kết quả công việc:
Về cơ bản,tôi đã hoàn thành đúng tiêu chuẩn của công việc đưa ra dù khoảng thời
gian đầu còn vướng vấp và sai dữ liệu.Nhưng dần dà tôi đã khắc phục được và
hoàn thành tốt công việc cũng như chỉ tiêu hồ sơ được giao trong kì thực tập.
 Nhận xét:
Thực Tập Nhận Thức

24

Là công việc đặc thù của một nhân viên văn phòng,nhập liệu và lưu trữ hồ sơ qua
một hệ thống mạng đa dụng giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về cách xử lý cũng như
nhìn nhận thông tin.Bên cạnh đó,các kĩ năng về tin học văn phòng mà tôi đã được
học ở Hoa Sen được củng cố hơn (về nhập liệu,điều chỉnh bằng Word,lưu trữ bằng
Excel hay gửi nhận thông tin qua Outlook ).Đặc biệt,tiếp xúc với hồ sơ xin việc
mỗi ngày giúp tôi có phản xạ nhanh hơn thông qua việc nhìn nhận và chắt lọc
thông tin từ hồ sơ,đồng thời rèn cho tôi hiểu được cách thức trình bày của một hồ
sơ cao cấp là như thế nào.Điều này sẽ giúp ích cho tôi rất nhiều trong tương lai.

 Tổng hợp khối lượng công việc online của công ty và đối thủ.Đăng tải công
việc lên kiemviec.com:
Kiemviec.com-website việc làm lớn nhất trực thuộc VON
với lưu lượng công việc đa dạng,trung bình trên 5000
công việc mỗi ngày đăng tuyển