báo cáo thực tập nhận thức công việc trợ lý giám đốc tại công ty tnhh thương mại quốc tế unicoh

Trường Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
i


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI

Báo cáo thực tập nhận thức

CÔNG VIỆC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TẠI CÔNG
TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH

Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh
Giảng viên hƣớng dẫn: Tô Thị Tú Trang
Họ và tên sinh viên : Thái Bá Thành
MSSV : 091879
Lớp : KN0911
Thời gian thực tập : 07/01/2013 - 11/03/2013
Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013
Ngƣời nhận báo cáo: ………………………………

Tp. Hồ Chí Minh, Tháng 3/2013
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
ii

Nhận xét của cơ quan thực tập

Họ tên nguời nhận xét
Ký tên
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
iii

Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập

Họ tên GVHD
Ký tên
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
iv

Trích yếu
Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang đối mặt với nhiều khó khăn nhƣ hiện nay, vấn
đề cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng càng trở nên gay gắt, đòi hỏi đối với một ứng
viên không còn dừng lại ở các kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng mềm, mà bên cạnh đó
là những trải nghiệm, kinh nghiệm mà họ đúc kết đƣợc qua quá trình làm việc, tiếp cận
thực tế. Và đối với một sinh viên thì những yếu tố đó thƣờng chỉ có thể đúc kết đƣợc qua
quá trình thực tập.
Hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc tiếp cận thực tế, trƣờng Đại học Hoa Sen, ngoài kì
thực tập tốt nghiệp, còn tổ chức một kì thực tập nhận thức, nhằm giúp sinh viên bƣớc đầu
định hình đƣợc môi trƣờng làm việc thực tế ngoài xã hội, thấy đƣợc sự khó khăn cũng
nhƣ thuận lợi và quan trọng hơn cả là xác định đƣợc “mình đang đứng ở đâu!”, để từ đó
có thể lập ra các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm hoàn thiện bản thân và trên hết là
đạt mục tiêu thành công trong sự nghiệp tƣơng lai.


Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
v

Mục lục
Nhận xét của cơ quan thực tập II
Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập III
Trích yếu IV
Mục lục V
Lời cảm ơn 1

Dẫn nhập 3
Danh mục hình ảnh 5
1. Tổng quan về công ty tnhh thƣơng mại quốc tế unicoh 6
1.1 SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY 6
1.1.1 tổng quan 6
1.1.2 sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ 7
1.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 8
1.3 CHỨC NĂNG CÁC PHÕNG BAN 10
1.3.1 phòng kinh doanh 10
1.3.2 phòng marketing 10
1.3.3 phòng kỹ thuật 10
1.3.4 phòng chăm sóc khách hàng 10
1.3.5 phòng kế toán 11
1.3.6 trợ lý 11
2. Các công việc đã làm và đƣợc hƣớng dẫn trong quá trình thực tập nhận thức 13
2.1 LÀM QUEN, TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY VÀ CÁC SẢN PHẨM, DỊCH VỤ KINH DOANH. 13
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
vi

2.2 NHÂN SỰ 15
2.2.1 soạn thảo tin tuyển dụng 15
2.2.2 tìm kiếm nhân sự 16
2.2.3 xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn 17
2.2.4 đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới 18
2.2.5 soạn thảo hợp đồng lao động 18
2.2.6 soạn thảo các form phục vụ cho bộ phận nhân sự 19
2.3 HÀNH CHÍNH – VĂN PHÕNG 20
2.3.1 sắp xếp, thay mới và lưu trữ hồ sơ khách hàng. 20
2.3.2 đóng dấu tài liệu, hợp đồng 20
2.3.3 mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết. 21

2.3.4 soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp 22
2.4 CÁC CÔNG VIỆC KHÁC 22
2.4.1 gửi đơn trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận 1 về vấn đề biến động nhân sự
22
2.4.2 kiểm tra sổ phụ, chuyển tiền xuống kho và cho các đối tượng được yêu cầu 23
2.4.3 kiểm tra lịch sử giao dịch tài khoản của công ty 25
2.4.4 theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu
thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn. 25
2.4.5 hoàn thành bảng tổng hợp chi tiết chi tiêu 27
2.4.6 được hướng dẫn xem xét và theo dõi báo cáo xuất nhập tồn kho 28
2.4.7 công việc tiếp đón ban lãnh đạo, các kỹ sư từ tổng công ty sang xem xét và làm
việc. 29
3. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực 31
3.1 THUẬN LỢI 31
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
vii

3.2 KHÓ KHĂN 32
4. Tự đánh giá bản thân 33
5. Nhận thức môi trƣờng làm việc trong công ty và bài học kinh nghiệm đúc kết cho
bản thân 35
6. Kế hoạch 36
7. Kết luận 37
Tài liệu tham khảo 39
Phụ lục 40



Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
1

Lời cảm ơn
Trong suốt quá trình từ lúc trƣớc, trong khi thực tập tại công ty cho đến lúc hoàn thành
báo cáo, tôi nhận đƣợc sự trợ giúp của rất nhiều ngƣời. Sau đây tôi xin lần lƣợt gửi lời
cảm ơn đến những ai đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình vừa qua:
Về phía nhà trƣờng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo trƣờng Đại học Hoa Sen đã
tạo điều kiện cho tôi tham gia đợt thực tập nhận thức đầy bổ ích này, tôi biết rằng nếu
không có đợt thực tập tôi sẽ không có những cơ hội tiếp cận tốt nhƣ thế, tôi thực sự cảm
thấy mình trƣởng thành và vững tin hơn vào bản thân sau đợt thực tập.
Lời cảm ơn thứ hai tôi chân thành gửi đến Cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hƣớng dẫn
của tôi, tôi thực sự cảm nhận đƣợc sự tận tâm của cô đối với sinh viên chúng tôi, cô
không chỉ làm rất tốt vai trò hƣớng dẫn mà bên cạnh đó cô còn kiên nhẫn chỉnh sửa từng
lỗi nhỏ để chúng tôi có thể hoàn thành một cách tốt nhất. Tôi luôn ghi nhớ điều cô dạy
cùng những kinh nghiệm cô chia sẻ, đó sẽ là những yếu tố không chỉ giúp tôi thành công
trong kỳ thực tập nhận thức, mà còn giúp tôi định hình “con đƣờng” mà mình phải đi sau
này. Một lần nữa “em” xin cảm ơn Cô!
Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn Quốc cùng các anh chị công tác tại trƣờng đã
cung cấp thông tin cần thiết, hƣớng dẫn tôi trong việc chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu, cũng
nhƣ cách thức chuẩn bị và thực hiện quá trình thực tập.
Về phía công ty, tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Hạnh, Giám đốc công ty Unicoh đã chấp
nhận cho tôi vào thực tập tại công ty và tạo mọi điều kiện cho tôi tiếp xúc công việc. Đặc
biệt tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Dung và anh Hùng, hai ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tôi
trong quá trình thực tập, đã tận tình chỉ bảo, cung cấp tài liệu cho tôi, góp phần giúp tôi
hoàn thành tốt kỳ thực tập.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
2

Lời cảm ơn cuối cùng dành cho Giảng viên đang đọc báo cáo này của tôi, đã dành thời
gian xem xét và góp ý, đánh giá “nỗ lực” của tôi. Dù kết quả có là những lởi phê bình thì
đó cũng sẽ là những gì tôi mong đợi, vì tôi biết cho dù có nỗ lực đến đâu nhƣng là một

sinh viên thì sai sót là điều mà tôi không thể tránh khỏi, tôi mong đợi những góp ý thẳng
thắn từ Giảng viên, để tôi lấy đó mà phấn đấu nhằm hoàn thiện hơn ở những lần sau.
Xin chân thành cảm ơn!

Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
3

Dẫn nhập
Hiểu đƣợc tầm quan trọng của kỳ thực tập nhận thức, tôi đã “bƣớc từng bƣớc” thật cẩn
thận trong quá trình thực tập – Ngay từ bƣớc đầu chọn nơi thực tập, dù là một sinh viên
chuyên ngành ngân hàng, nhƣng với suy nghĩ “biết ngƣời biết ta trăm trận trăm thắng”,
tôi xác định rõ công ty, doanh nghiệp mới là đối tƣợng tôi hƣớng tới, họ sẽ là khách hàng
của tôi trong tƣơng lai, và để phục vụ khách hàng của mình tốt hơn thì phải hiểu họ. Bên
cạnh đó, tôi tự hiểu rằng nếu vào ngân hàng, tôi sẽ khó có cơ hội tiếp cận với cấp lãnh
đạo – trong khi họ là những con ngƣời mà mình có thể học hỏi đƣợc rất nhiều điều hay, là
những hình mẫu mà tôi luôn phấn đấu để có thể đạt đƣợc trong tƣơng lai. Các yếu tố trên
đã thôi thúc tôi xác định vị trí mà tôi muốn thực tập đó là trợ lý của một cấp lãnh đạo tại
một công ty.
Với suy nghĩ rằng vị trí của tôi mong muốn sẽ khó có thể đƣợc chấp nhận tại các công ty
lớn, vì thế tôi hƣớng sang các công ty vừa và nhỏ. May mắn thay, cuối cùng tôi cũng
đƣợc chấp nhận vào vị trí trợ lý Giám đốc tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế
Unicoh, đây là công ty trực thuộc một công ty tại Hàn Quốc. Tôi thầm nghĩ đây sẽ là cơ
hội cho mình trải nghiệm trong một môi trƣờng làm việc vừa có ngƣời Việt và ngƣời
nƣớc ngoài, chắc chắn sẽ có nhiều điều để tôi học hỏi. Ngay từ khi đƣợc thông báo chấp
nhận, với thời gian chỉ 7 tuần nên tôi đã đặt ra cho mình các mục tiêu cụ thể nhằm có thể
“thu hoạch” đƣợc thật nhiều kiến thức cũng nhƣ những gì bổ ích cho tôi, các mục tiêu cụ
thể nhƣ sau:
Mục tiêu đầu tiên mà tôi xác định là phải hoàn thành thật tốt các công việc mà mình đƣợc
giao trong quá trình thực tập, điều này không ngoài mục đích nhận đƣợc tin tƣởng và tín
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

4

nhiệm, khi đó chẳng những tôi sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc, tích lũy đƣợc
nhiều kinh nghiệm, mà còn có thể thu thập đƣợc nhiều tài liệu hơn nhằm hoàn thành báo
cáo thực tập nhận thức một cách tốt nhất có thể, khi đó sác xuất đạt kết quả tốt sẽ cao hơn
vì đối với bản thân tôi thành tích cao là một trong những lợi thế rất lớn cho tôi sau này.
Mục tiêu thứ hai tôi hƣớng đến là hiểu rõ về công ty mình vào thực tập, mà cụ thể tôi
muốn tìm hiểu một công ty kinh doanh thì cần phải có “những gì” để hình thành và phát
triển - Điều này cần thiết cho “kế hoạch dài hạn” của tôi trong tƣơng lai.
Mục tiêu thứ ba tôi muốn bổ sung cho mình các kiến thức về những nghiệp vụ căn bản
mà một trợ lý cần có, để sau này có cơ hội làm việc tôi sẽ không bỡ ngỡ và lúng túng.
Mục tiêu thứ tƣ của tôi là tạo mối quan hệ tốt đẹp với các anh chị nhân viên trong công
ty, nhằm học tập tác phong làm việc chuyên nghiệp và cách đối nhân xử thế của họ, trong
đó tôi đặc biệt chú ý đến các cấp lãnh đạo – những ngƣời mà với vị trí trợ lý thực tập, tôi
sẽ có cơ hội tiếp xúc nhiều nhất, cũng là hình mẫu mà tôi khâm phục và cố gắng nỗ lực
hƣớng đến.
Mục tiêu cuối cùng tôi hy vọng đạt đƣợc là sau đợt thực tập, tôi có thể xác định rõ ràng
hơn đƣợc những điểm mạnh và những gì mình còn thiếu trong một môi trƣờng làm việc
thực tế, nhẳm bổ sung và hoàn thiện mình hơn – không ngoài mục đích tạo cho bản thân
lợi thế trong việc thực hiện các “kế hoạch” sau này.



Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
5

Danh mục hình ảnh

Hình 1 – Logo tổng công ty UNICOH.
Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp.

Hình 3 – Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh.
Hình 4 – Một góc phòng thí nghiệm của công ty.
Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty.
Hình 6 – Ngân hàng CommonwealthBank.
Hình 7 – Một phần bảng theo dõi công nợ.
Hình 8 – Một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
6

1. Tổng quan về công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế
Unicoh

Hình 1 – Logo Tổng công ty UNICOH.
(nguồn: tài liệu công ty cung cấp)
1.1 Sơ lƣợc về công ty
1.1.1 Tổng quan

Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH
Tên tiếng Anh : UNICOH INTERNATIONAL CO,LTD
Giám đốc : Trƣơng Thị Mỹ Hạnh
Địa chỉ : 123 Lê Lợi, P. Bến Thành, Q. 1, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại : 84-8-39142257
Fax : 84-8-39142207
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
7

1.1.2 Sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ
Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp.
(Nguồn: từ Website của Tổng công ty)
Unicoh International Co.,Ltd (UIC) là công ty con của công ty hoá chất Unicoh (Hàn

Quốc). Công ty UIC đã tham gia vào thị trƣờng Việt đƣợc 7 năm, chuyên cung cấp sỉ lẻ
các loại hoá chất trong ngành công nhiệp nhƣ: hoá chất cho ngành xử lý nƣớc, môi
trƣờng, nồi hơi, các loại hoá chất cho xi mạ, giấy, dệt nhuộm, thép cán nguội, xây dựng,
khai khoáng,…
Ngoài cung cấp hoá chất còn có dịch vụ súc tẩy hoá chất làm sạch các hệ thống đƣờng
ống trong tháp giải nhiệt, nồi hơi, hệ thống làm lạnh,… trong các nhà máy. Bên cạnh đó
còn cung cấp hoá chất và xử lý các loại nƣớc thải công nghiệp cho công ty và các khu
công nghiệp.
Tại Việt Nam, sản phẩm đã và đang đƣợc một số khách hàng lớn tín nhiệm và tin dùng từ
lâu, vì thế trong kinh doanh công ty luôn lấy chữ tín làm đầu và luôn đồng hành với chất
lƣợng sản phẩm của khách hàng.
Với phƣơng châm “cam kết cho chất lƣợng và hiệu quả” Unicoh luôn đồng hành cùng
với sự phát triển của khách hàng!
Đặc biệt, công ty có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận nơi, cụ thể:
UIC chuyên cung cấp sỉ và lẻ các loại hoá chất cho các ngành công nghiệp, dịch vụ giao
hàng tận nơi trong phạm vi nội thành.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
8

Ngoài ra khi khách hàng tiến hành thử nghiệm, công ty có kỹ sƣ qua hƣớng dẫn và chỉ
cách kiểm soát hoá chất một cách hiệu quả nhất.
UIC còn tƣ vấn kỹ thuật và cách kiểm soát hoá chất cho khách hàng khi có yêu cầu để
sản phẩm đầu ra đạt chất lƣợng cao nhất.
Chính vì thế công ty chúng tôi không chỉ chuyên cung cấp hoá chất xử lý nƣớc thải mà
còn tƣ vấn cách xử lý và quản lý ngay từ ban đầu để tránh ảnh hƣởng đến môi trƣờng về
sau cho các công ty.
Hiện tại chúng tôi có dịch vụ xử lý nƣớc cung cấp trong khu công nghiệp, nƣớc thải sản
xuất của các ngành xi mạ, dệt nhuộm, giấy và giày da,… Vệ sinh đƣờng ống tháp giải
nhiệt, nồi hơi tháp giải nhiệt, nồi hơi là những thiết bị rất quan trọng cho các công ty, nhà
máy sản xuất liên tục. Nó gồm các hệ thống ống chứa nƣớc giải nhiệt cho nhà máy và tạo

ra năng lƣợng đốt nóng cho sản xuất. Nếu một khi hệ thống đƣờng ống bị cáu cặn hay bị
nghẽn do cặn bã, vi sinh vật lâu ngày sẽ làm tắc nghẽn lƣu thông đƣờng nƣớc và hệ thống
ống bị ăn mòn thì sẽ không tránh khỏi những trục trặc trong sản xuất. Chính vì thế, chúng
ta cần phải sử dụng hoá chất để ngăn chặn và bảo vệ đƣờng ống ngay từ đầu và thƣờng
xuyên súc tẩy theo định kỳ.
(Nguồn: tài liệu giới thiệu do công ty cung cấp)
1.2 Sơ đồ tổ chức




Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
9

GIÁM
ĐỐC
Kinh doanh
Marketing
Kỹ Thuật
Trợ lý
Chăm sóc
Khách Hàng
Kế toán




Hình 3 - Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh.
(Nguồn: tác giả)
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức

10

1.3 Chức năng các phòng ban
1.3.1 Phòng Kinh doanh
Tìm kiếm khách hàng.
Theo dõi hoạt động các hợp đồng đã ký.
Thăm hỏi, duy trì các mối quan hệ với khách hàng cũ và hiện thời.
Lên các kế hoạch tƣ vấn, báo giá, phác thảo các hợp đồng cho từng khách hàng cụ
thể.
Soạn thảo, chuẩn bị các tài liệu cần thiết phục vụ cho việc tƣ vấn dịch vụ cho khách.
Liên lạc với khách, giới thiệu và tƣ vấn các sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Báo cáo kết quả kinh doanh định kì.
1.3.2 Phòng Marketing
Lập chiến lƣợc quảng bá hình ảnh công ty và các sản phẩm, dịch vụ.
Tổ chức các chƣơng trình Marketing khi có cần thiết.
1.3.3 Phòng Kỹ thuật
Tìm hiểu, thí nghiệm, phát triển các sản phẩm mới cho công ty.
Cung cấp các dịch vụ về kỹ thuật hóa chất.
Chăm sóc, tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của khách hàng về phần kỹ thuật.
Trực tiếp khảo sát các công trƣờng, xí nghiệp của khách.
Thiết kế các quy trình phù hợp với từng khách hàng cụ thể.
1.3.4 Phòng Chăm sóc khách hàng
Chăm sóc và duy trì quan hệ đối với các khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ cùa
công ty thƣờng xuyên.
Hỗ trợ cho khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Tiếp nhận các vấn đề khách hàng gặp phải khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
11

Trực tiếp làm việc với đội ngũ trong kho và giao hàng.

Trực tiếp lắng nghe và ghi nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng.
Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng nhằm phục vụ tốt hơn.
1.3.5 Phòng Kế toán
Tính toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Quản lý công văn, chứng từ, hóa đơn mua bán.
Quyết toán sổ sách và thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
Quyết toán thuế và quản lý các khoản thu chi.
Lập báo cáo thống kê tài chính và hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của công ty
theo đúng quy định.
1.3.6 Trợ lý
Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc.
Tiếp nhận các cuộc gọi, thƣ tín,… từ trong và ngoài công ty của Giám Đốc, sắp xếp,
phân loại và báo cáo lại.
Lên lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ cần thiết cho Giám đốc thƣờng ngày và
trong thời gian đi công tác hay tham gia các cuộc họp, hội nghị,…
Hỗ trợ Giám đốc trong việc xem xét hoạt động của các phòng ban.
Xem xét các báo cáo kết quả từ các phòng ban và báo cáo Giám đốc.
Làm nhiệm vụ thu – mua các thiết bị cần thiết cho công ty.
Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh cho công ty với từng khách hàng cụ thể.
Quản lý công nợ.
Soạn thảo hợp đồng lao động cho nhân viên mới.
Thanh toán lƣơng cho từng phòng ban.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
12

Soạn thảo tin tuyển dụng và đăng tuyển nhân sự.
Xếp lịch hẹn phỏng vấn cho ứng viên đủ điều kiện.
Hƣớng dẫn các điều cơ bản cho nhân viên mới.
Xem xét năng lực của nhân viên mới trong thời gian thử việc.
Sắp xếp, lƣu trữ và quản lý hồ sơ công ty.

Chuẩn bị các thủ tục, tài liệu cần thiết khi có các khách hàng cũng nhƣ đồng nghiệp từ
Tổng công ty qua xem xét và làm việc.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
13

2. Các công việc đã làm và đƣợc hƣớng dẫn trong quá trình
thực tập nhận thức
Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh là một công ty trực thuộc nƣớc ngoài, nên
môi trƣờng làm việc nơi đây rất năng động và đặc biệt công ty rất chú trọng trong việc
đào tạo “ngƣời mới”. Ngay từ ngày đầu vào thực tập, tôi đã có cảm giác họ không xem
tôi là một sinh viên thực tập mà nhƣ là một nhân viên mới. Các anh, chị đã hƣớng dẫn tôi
rất tận tình, không ngoài mục đích hy vọng tôi có làm việc làm hiệu quả, góp phần “giảm
tải” công việc của họ, bù lại tôi đã học đƣợc rất nhiều kinh nghiệm làm việc. Tôi thực sự
ấn tƣợng các cung cách làm việc trong công ty, mỗi cá nhân nơi đây đều làm việc, tận
dụng tất cả thời gian trong công ty. Vì lẽ đó, tôi đƣợc giao hầu nhƣ tất cả những việc mà
một “sinh viên chƣa có chuyên môn” có thể làm đƣợc. Sau đây là một số công việc mà
theo tôi là đáng ghi nhận.
2.1 Làm quen, tìm hiểu về công ty và các sản phẩm, dịch vụ kinh
doanh.
Cách thực hiện:
Đọc các tài liệu đƣợc cung cấp miêu tả sơ nét về công ty, lên website công ty tìm
kiếm tài liệu về sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp.
Đƣợc hƣớng dẫn tham quan và làm quen với các phòng ban trực thuộc khác.
Tham quan phòng nghiên cứu thí nghiệm, xem xét tận mắt các sản phẩm, đọc các
tài liệu về quy trình sản xuất sản phẩm.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
14

Đọc quy định và nguyên tắc lảm việc tại công ty, đƣợc hƣớng dẫn sử dụng các loại
thiết bị cơ bản của văn phòng, cách tra cứu tài liệu, cách sử dụng, đăng nhập vào

máy tại công ty,…

Hình 4 – một góc phòng thí nghiệm của công ty.
(Nguồn: tác giả)
Kết quả:
Bƣớc đầu làm quen với môi trƣờng làm việc tại công ty, hiểu biết về các phòng
ban, biết rõ nhƣng quy định, nguyên tắc trong công ty, cách sử dụng các thiết bị
văn phòng theo đúng quy định,…
Về mặt sản phẩm hóa chất và quy trình sản xuất, do không có kiến thức chuyên
môn, nên chỉ hiểu sơ lƣợc về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Kinh nghiệm:
Cẩn phải chủ động tìm kiếm thông tin về công ty thông qua các website trƣớc để
không mất thời gian trong công ty, đặc biệt là các thông tin sản phẩm để nắm bắt
rõ hơn và nhanh hơn khi đƣợc nghe thuyết minh.
Mạnh dạn hỏi những gì mình chƣa hiểu rõ để tránh sai sót trong quá trình làm việc
và có thể hiểu biết thêm những thông tin không có trong tài liệu.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
15

2.2 Nhân sự
2.2.1 Soạn thảo tin tuyển dụng
Cách thực hiện:
Xem xét các yêu cầu cơ bản cần thiết về vị trí tuyển dụng nhƣ trình độ, kỹ năng,
bằng cấp, thời gian làm việc,… do công ty cung cấp.
Tham khảo các tin tuyển dụng cũ của công ty và bên ngoài, kết hợp với thông tin
yêu cầu đƣợc cung cấp, soạn thảo thành tin tuyển dụng hoàn chỉnh.
Gửi cho anh hƣớng dẫn sau khi hoàn thành, để anh chỉnh sửa và có thể đăng tuyển
ra ngoài.
Kết quả:
Thiết kế đƣợc hai tin tuyển dụng cho vị trí nhân viên kinh doanh và thƣ ký văn

phòng
Thiết kế form tin tuyển dụng bằng tiếng Anh cho vị trí cần thiết.
Do chƣa có kinh nghiệm nên đã hoàn thành trong thời gian khá dài.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
16


Hình 5 – Một phần mẩu tin tuyển dụng của công ty.
(Nguồn: Website công ty)
Kinh nghiệm:
Cần hoàn thành công việc soạn thảo nhanh chóng hơn, không cần quá chú ý đến
hình thức mà làm mất thời gian.
Cần chủ động đƣa ra ý kiến về những điều bất hợp lý trong yêu cầu tuyển dụng.
2.2.2 Tìm kiếm nhân sự
Cách thực hiện:
Tra cứu các hồ sơ, CV đăng trên các Website việc làm, đọc và tìm kiếm các ứng
viên phù hợp.
Chủ động liên lạc thông qua hình thức điện thoại với các ứng viên phù hợp, mời
họ gửi hồ sơ và tham gia phỏng vấn vào công ty.


Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
17

Kết quả:
Tìm kiếm và nhận đƣợc hai sự đồng ý tham gia phỏng vấn của hai ứng viên vào vị
trí nhân viên kinh doanh và thƣ ký văn phòng.
Kinh nghiệm:
Cần chú ý tìm hiểu kỹ các thông tin hồ sơ, CV trên Website để tránh mất thời gian
liên lạc.

Chuẩn bị thông tin đầy đủ hơn để có thể trả lời những thắc mắc từ các ứng viên.
2.2.3 Xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn
Cách thực hiện:
Đọc hồ sơ và CV của các ứng viên, dựa trên các yêu cầu cụ thể của từng vị trí mà
công ty yêu cầu, lựa chọn ra những hồ sơ phù hợp.
Gửi thƣ mời phỏng vấn đến các ứng viên phù hợp qua email.
Thông báo lịch hẹn phỏng vấn đến các ứng viên nhằm xác định lại thời gian hẹn
phỏng vấn, tiếp nhận ý kiến phản hồi.
Sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn phù hợp cho ngƣời phỏng vấn và ứng viên.
Kết quả:
Tuyển đƣợc đủ vị trí yêu cầu trong thời hạn công ty đặt ra.
Kinh nghiệm:
Trong quá trình lựa chọn ứng viên, ngoài phù hợp yêu cầu, cần đọc thƣ xin việc để
dựa vào cách thức viết phần nào đánh giá đƣợc sự nghiêm túc, tính cẩn thận cũng
nhƣ một số tính cách khác của ứng viên.
Kiểm tra kỹ các thông tin khi gửi thƣ mời phỏng vấn cũng nhƣ khi sắp xếp lịch
hẹn nhằm tránh sai sót không đáng có.
Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức
18

Phải điện thoại xác nhận lại lịch hẹn, tránh trƣờng hợp ứng viên không nhận đƣợc
email hay không có ý tham gia vào buổi phỏng vấn.
2.2.4 Đào tạo, hƣớng dẫn nhân viên mới
Cách thực hiện:
Cung cấp đầy đủ các tài liệu, thông tin cần thiết cho nhân viên mới.
Ngoài công việc cụ thể, hƣớng dẫn nhân viên mới những điều cơ bản, những quy
định, nguyên tắc khi làm việc trong công ty.
Sau khi hƣớng dẫn các điều cơ bản, thì đƣa họ đến các bộ phận đƣợc bổ nhiệm để
đƣợc trƣởng bộ phận hƣớng dẫn chuyên môn.
Theo dõi, giám sát cũng nhƣ đánh giá năng lực của nhân viên mới do bản thân trực

tiếp hƣớng dẫn, còn đối với các nhân viên mới khác thì tiếp nhận đánh giá từ cấp
trên trực thuộc của họ.
Báo cáo kết quả lên cho Giám Đốc.
Kết quả:
Đánh giá đƣợc năng lực của các nhân viên mới trong thời gian thử việc.
Gửi “Thƣ thôi việc” cho nhân viên kinh doanh mới dựa trên yêu cầu từ trƣởng
phòng kinh doanh và sự chấp nhận của Giám đốc.
Kinh nghiệm:
Cần phải đề ra hƣớng giải quyết phù hợp kịp thời để tránh gây mất thời gian cho
công ty và bản thân nhân viên mới.
2.2.5 Soạn thảo hợp đồng lao động
Cách thực hiện:
Dựa theo Form hợp đồng lao động có sẵn, điền đầy đủ thông tin và điều chỉnh một
số điều khoản cho phù hợp.