1821050801 nguyễn thị nga BTL môn PTTKHT (1)

1


Mục lục

Trang

Phần 1: Khảo sát và mơ tả bài tốn
1.
2.

u cầu chung của bài toán quản lý..............................................................3
Yêu cầu cụ thể của bài tốn..........................................................................3
2.1.
Quản trị hệ thống...............................................................................3
2.2.
Quản lý hàng hóa...............................................................................4
2.3.
Quản lý kho........................................................................................4
2.4.
Quản lý khách hàng............................................................................8
2.5.
Báo cáo thống kê................................................................................8

Phần 2 : phân tích và thiết kế hệ thống
1.
2.
3.

Phân tích các chức năng................................................................................9
Sơ đồ phân rã chức năng..............................................................................11

Biểu đồ
3.1.
Biểu đồ mức ngữ cảnh.......................................................................12
3.2.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0..............................................................13
3.3.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1..............................................................14

Phần 3 : Phân tích và thiết kế dữ liệu
1.

2.
3.

Mơ hình thực thể liên kết.
1.1.
Xác định thực thể và thuộc tính........................................................17
1.2.
Xác định các mối quan hệ..................................................................17
1.3.
Mơ hình thực thể liên kết..................................................................18
Thiết kế các bảng dữ liệu.............................................................................18
Mơ hình quan hệ .........................................................................................21

2


Phần 1: Khảo sát và mơ tả bài tốn.
Hiện trạng quản lý:
Kho hàng là một bộ phận không thể thiếu của các cơng ty để phục vụ các loại hình dịch

vụ đáp ứng cho việc kinh doanh của các công ty nhanh chóng, tiện lợi.
- Quản lý kho hàng của các công ty tương đối phức tạp. Đã áp dụng công nghệ thông tin
tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng công cụ đơn thuần là Exel. Hiện nay phương
pháp quản lý hàng hóa tại kho hàng của các công ty chủ yếu vẫn dựa vào phương pháp
thủ cơng.
1. u cầu chung của bài tốn quản lý .
Một doanh nghiệp muốn tin học hóa q trình quản lý của mình, cụ thể là các phần
sau: quản lý sản phẩm, quản lý kho, quản trị hệ thống, quản lý thơng tin cá nhân... Thì
việc quản lý phải đảm bảo phân loại sản phẩm được theo các loại, nhãn hiệu, ngành của
sản phẩm. Đồng thời tạo ra được quan hệ giữa sản phẩm.
Chương trình cịn có chức năng quản trị hệ thống, dùng để: quản lý tài khoản, nhóm tài
khoản, nhân quyền. Chương trình cũng có phần tạo ra các báo cáo theo mẫu của doanh
nghiệp.
Chương trình phải sử dụng được cho tất ca mọi nhân viên trong doanh nghiệp đó và mỗi
người dùng trong chương trình chỉ có một số quyền và chỉ được thao tác một số phần
nhất định được chỉ ra trước. Chương trình cần thực sự dễ dùng đối với ngay cả người có
trình độ tin học khơng cao.
2. u cầu cụ thể của bài tốn.
Quy trình nghiệp vụ quản lý kho được áp dụng cho tồn bộ q trình xuất và nhập
hàng của bộ phận kho, quá trình quản lý sắp xếp, phân bố vị trí kho. Cơng việc chính của
bộ phận kho gồm: nhập hàng, xuất hàng, phân bố vị trí trong kho, quản lý thơng tin hàng
trong kho, hàng tồn. Hàng hóa tuộc kho không chỉ là các hàng doanh nghiệp, đơn vị khác
mà cả hàng hóa sản phẩm tồn chưa bán được, hàng hóa là tài sản cố định của cơng ty.
Chương trình xây dựng nhằm mục đích phục vụ cơng việc quản lý kho tại cơng ty máy
tính bao gồm những nghiệp vụ chính sau:
2.1. Quản trị hệ thống.
Quản trị hệ thống có chức năng:
- Quản trị tài khoản người dùng
- Phân quyền cho người dùng
- Phân việc cho các user

-

2.2. Quản lý hàng hóa.
• Quản lý thơng tin sản phẩm: Nhân viên sẽ tạo ra danh sách những sản phẩm

mới bao gồm giá cả, nguồn gốc, nhà cung cấp, mã sản phẩm, loại thuế.

3


Quản lý mẫu sản phẩm: Mỗi sản phẩm phải thuộc vào một nhóm sản phẩm
xác định, nhằm tạo sự dễ dàng trong quá trình quản lý và phân phối, nhân
viên có thể thêm nhóm mới và cập nhật thơng tin nhóm hàng.
• Quản lý thơng tin nhà cung cấp: thơng tin nhà cung cấp là điều bắt buộc phải
có, nhằm tạo thuận lợi để thống kê và xác định được một mặt hàng là của
nhà cung cấp nào cung cấp.
• Quản lý nhà sản xuất.
2.3. Quản lý kho.
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng,
theo dõi số lượng hàng tồn kho.
Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hóa bị hư hỏng,
sắp hết hay quá hạn, khi đó phải đề xuất ban điều hành có kế hoạch xử lý.
 Quy trình nhập kho
• Mơ tả: Quản lý thơng tin về hàng hóa.
- Thơng tin vào: Các thông tin cơ bản về mặt hàng: Mã hàng, tên
hầng, giá cả, số lượng, nhà cung cấp...
- Thông tin ra: Hóa đơn nhập hàng ( dùng để lưu thơng tin nhập
hàng) , báo cáo nhập.
• Điều kiện nhập hàng:
 Bộ phận nhập hàng đã có hàng , giấy tờ liên quan như: hợp đồng,

phụ lục hợp đồng nếu có, các hóa đơn, chứng từ, danh sách các
mặt hàng.
 Bộ phận kế tốn, bộ phận kinh doanh biết các thơng tin số hàng
nhập, số hàng tồn, số chứa trong kho.
 Bộ phận kho nhận được các chứng từ, thông báo, hợp đồng... về
số hàng cần nhập.
• Nhập sơ bộ:
 Hàng được lập với ngun hiện trạng trong lơ, gói, liêm phong lại
 Bộ phận quản lý kho và bộ phận nhập khẩu thực hiện các bộ phận
chuyển giao như kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, báo cáo sơ bộ về
việc kiểm tra của đơn vị nhập hàng.
 Nếu một tình huống bất định xảy ra như: bộ phận quản lý kho, bộ
phận nhập hàng không thực hiện việc chuyển giao, hàng sẽ bị
niêm phong, bộ phận kho sẽ khiếu nại với bộ phận liên quan
• Kiểm tra trạng thái hàng:
 Bộ phận kho sẽ kiểm tra chi tiết với các sản phẩm: tình trạng sản
phẩm, số lượng, mã số đã có, cấu hình và chi tiết các thành phần.
Việc kiểm tra sẽ phụ thuộc vào mức độ tin cậy lẫn nhau giữa hai
bên.
 Nếu các sản phẩm đầy đủ các thông tin giống hóa đơn thì thực
hiện việc tạo mã cho sản phẩm để lưu vào kho.
•

4


 Nếu các sản phẩm: Sai về mã số hàng, tình trạng, cấu hình, các

•

•

•

•

thành phần khơng đúng với hóa đơn xuất thực hiện thông báo lại
cho các bộ phận nhập hàng, kế tốn, thơng báo cho cơ quan vận
chuyển, chuyển Fax, nhà cung cấp. Có thể lưu sản phẩm đó lại
hoặc gửi trả đối với nhà cung cấp.
Nhập thơng tin hàng:
 Mã số hàng có thể được đánh bằng tay hoặc bằng barcode. Mã số
phải đánh chuẩn. Đối với việc tạo mã bằng barcode thì mã số
được tạo ngay khi kiểm tra sản phẩm, mã này được tạo và lưu
ngay khi đọc. Với một số loại sản phẩm giá trị nhỏ,kích thước, cấu
hình khơng lớn cho phép tạo mã theo nhóm, loại. Việc tạo mã có
thể khơng cần thiết khi hai bên nhập và xuất thống nhất tải file dữ
liệu cho nhau hoặc truy xuất dữ liệu giữa hệ thống hai bên.(khi
bên xuất đã niêm phong lô hàng hoặc đóng gói và chắc chắn gói
hàng đó đã tạo mã việc tạo mã sẽ không phải thực hiện).
 Nhập thông tin hàng vào hệ thống, nhập với tất cả các thông tin và
hiện trạng của hàng.
Bộ phận kho đưa hàng vào kho và phân bố vị trí:
 Điều kiện trước khi đưa vào kho: Các sản phẩm phải có mã số đầy
đủ đúng quy định. Nếu sai sản phẩm đó sẽ được đưa ra ngoài để
tạo lại mã.
 Cách phân phối sản phẩm trong kho: Các sản phẩm được phân
phối trong kho theo nguyên tắc: dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy, bố trí
ngăn nắp, phân chia theo các khu vực cụ thể và tùy theo tính chất
nhạy cảm của cơng việc theo dòng, loại sản phẩm.

 Tạo sơ đồ bố trí sản phẩm để dễ thấy và dễ tìm.
Lập báo cáo
 Báo cáo thống kê các hàng mới vào, báo cáo thống kê các hàng cũ
đã xuất trong kho theo ngày cho phụ trách văn phòng.
 Báo cáo cho phòng kinh doanh.
 Báo cáo thống kê về sản phẩm nhập, tình trạng, sản phẩm xuất,
liệt kê phân loại các sản phẩm sai, hỏng cho bộ phận kế toán để
họ cân đối.
Điều kiện bổ sung:
 Sẽ xảy ra trường hợp khi hàng chưa được đưa vào kho sẽ phải
xuất. Trong trường hợp này hàng sẽ được kiểm tra và đưa ra xuất
với điều kiện có sự xác nhận của trưởng phịng. Khi đó các thủ tục
sẽ được giải quyết.
 Nếu các đơn vị, kho trong cùng một công ty việc xuất nhập hàng
chỉ cần các chứng từ xuất và chuyển giao đến đơn vị đó. Nếu là

5


•

các đơn vị hoặc các kho ở các công ty hoặc các nơi khác nhau buộc
phải có hóa đơn xuất và chứng từ liên quan.
Mẫu phiếu nhập kho ( mẫu 01-VT):

 Quy trình xuất kho:
• Mơ tả: Việc xuất hàng có thể có nhiều hình thức khác nhau:
 Xuất hàng theo đơn đặt hàng.
 Xuất hàng tồn kho, thanh lý các hàng hóa sản phẩm bị hỏng.
 Xuất hàng phục vụ cho quá trình giới thiệu quảng cáo, tư vấn sản

phẩm.
 Xuất hàng trả lại nhà cung cấp khi hàng đã nhập không đủ tiêu

chuẩn hoặc do hỏng trong thời gian bảo hành....
 Do tính chất cơng việc kinh doanh trong một doanh nghiệp các bộ
phận khác như bộ phận kinh doanh, bộ phận sửa chữa, bộ phận
bảo hành, bộ phận kế tốn phải liên tục cập nhật các thơng tin từ
kho. Khi các bộ phận có nhu cầu về hàng hóa vật tư các đơn vị sẽ
lập phiếu dự trù vật tư nộp cho bộ phận kho có sự xác nhận của
bộ phận kế toán. Bộ phận kho xem xét và duyệt các thông tin về số
lượng, chủng loại vật tư, quy cách , thời gian cung cấp.
6


Nếu trong kho có đầy đủ các thơng tin u cầu:
+ Bộ phận kho thực hiện làm phiếu xuất kho hàng, kiểm tra
hàng, đóng gói, chuyển và xác nhận đã giao hàng cho bộ
phận giao hàng hoặc các bộ phận khác liên quan.
- Nếu trong kho khơng có đầy đủ các thông tin yêu cầu:
+ Bộ phận kho thực hiện gửi các thơng tin về tình hình nhu
cầu và hiện tại kho cho cấp trên. Lập phiếu mua hàng gửi
nhà cung cấp về số lượng, chủng loại, chất lượng, quy
cách, thời gian giao hàng. Bộ phận kho thực hiện việc nhập
kho và bảo quản vật tư để chuẩn bị cung ứng vật tư cho
các đơn vị liên quan. Thực hiện xuất kho cho các đơn vị có
nhu cầu.
+ Các phiếu xuất thường có sự xác nhận của thủ kho và các
bộ phận liên quan như kế tốn, phịng kinh doanh. Các
phiếu xuất khi chưa có sự xác nhận của thủ kho thì hàng

chưa được xuất kho ra ngồi.
Mẫu phiếu xuất kho:
-

•

 Tính tốn sản phẩm tồn kho.
• Mơ tả:
 Trên cơ sở thông tin hàng nhập, thông tin hàng xuất, thời gian quy

định lưu trữ, thời gian bảo hành, thời gian tính khấu hao... Bộ
phận kho cân đối về tính ra là hàng tồn kho.

7


 Kiểm tra: Nhân viên kho hoặc thủ kho kiểm tra các thông tin thực

về các mặt hàng sản phẩm trong kho.
 Thống kê: Nhân viên thống kê tổng hợp và chi tiết các hàng hóa,
sản phẩm trong kho tính tốn trên cơ sở các thơng tin hàng nhập
vào, hàng xuất ra, các sản phẩm lưu đọng hàng tuần, hàng tháng...
 Báo cáo: Trên cơ sở thông tin đã thống kê của nhân viên kho lập
các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết về hàng tồn kho gửi cấp
trên theo tuần, tháng hoặc quý.
2.4. Quản lý khách hàng.
• Quản lý thông tin về khách hàng khi mua hàng của cơng ty, để từ đó ta có
thơng tin chính xác về sản phẩm đã được bán cho ai từ đó có kế hoạch
bảo hành.
2.5. Báo cáo thống kê.

• Thống kê được lượng hàng nhập vào kho, nhập từ đơn vị nào, cơng ty
nào.
• Thống kê được lượng hàng xuất, xuất cho khách hàng nào, cơng ty nào.
• Thống kê sản phẩm đang có trong kho.

Phần 2: Phân tích và thiết kê hệ thống.
1. Phân tích các chức năng.
1.1. Quản trị hệ thống.
• Chức năng quản lý vai trị:

Quản lý các vai trò sử dụng trong hệ thống:
- Thêm vai trò
- Sửa vai trị
- Xóa vai trị
- Phân chức năng cho vai trị.
• Thay đổi mật khẩu:cho phép người sử dụng đổi mật khẩu để bảo mật hơn, yêu cầu
người dùng phải nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới khi thay đổi.
• Lưu lịch sử hoạt động người dùng:
Cho phép quản lý mọi hoạt động của người dùng trong hê thống, thông tin hoạt động
cụ thể của người dùng trong hệ thống: thời gian, chức năng thực hiện của người dùng
cụ thể trong chương trình theo tài khoản mà người dùng đăng nhập trong hệ thống.
1.2. Quản lý sản phẩm.
• Quản lý mẫu sản phẩm: Quản lý các thông tin liên quan đến sản phẩm như loại
sản phẩm, các nhóm sản phẩm, các thuộc tính chung của nhóm sản phẩm, các hỗ
trợ đi kèm, các linh kiện, phụ kiện tương thích với sản phẩm,các thơng tin lịch sử
sản phẩm.
• Quản lý nhãn hiệu sản phẩm : Phân chia theo nhãn hiệu sản phẩm.
• Quản lý thuộc tính sản phẩm : Các tính chất chung của sản phẩm hoặc nhóm sản
phẩm như màu sắc, hình dáng, cân nặng, số seri, mã số, giá, nhà cung cấp, nơi sản
xuất( nhãn hiệu của nhà sản xuất…).

8


•

Quản lý nhà sản xuất : Thực hiện việc quản lý các thông tin của nhà sản xuất. Đặc
biệt là các thông tin liên hệ với nhà sản xuất là cơ sở cho các tác vụ bảo hành và
sửa chữa.
• Quản ly nhà cung cấp : Thực hiện việc quản lý danh mục nhà cung cấp cho phép
lưu trữ các thơng tin về nhà cung cấp hàng hóa sản phẩm cho doanh nghiệp, phục
vụ cho các tác vụ lập các hóa đơn chứng từ liên quan đến nhà cung cấp, theo dõi
hợp đồng.
• Linh kiện : Các thành phần cấu thành nên sản phẩm. Linh kiện có thể như một sản
phẩm có chức năng riêng và được sử dụng trong sản phẩm khác hoặc độc lập sử
dụng. Linh kiện là đơn vị có thể coi là nhỏ nhất cấu thành nên sản phẩm.
1.3. Quản lý kho.
• Nhập kho : Nhập sản phẩm hoặc linh kiện vào kho theo phiếu nhập kho, số lượng
nhập, sản phẩm nhập, nhãn hiệu sản phẩm, nơi sản xuât, nơi cung cấp, ngày nhập
kho.
• Xuất kho : Nhận yêu cầu xuất, lập phiếu xuất, ngày xuất, sản phẩm xuất, số lượng
xuất, xuất cho đơn vị nào, cho cơng ty nào, người xuất.
• Thống kê sản phẩm trong kho : Kiểm kê sản phẩm tồn kho.
• Thống kê linh kiện trong kho : Kiểm kê linh kiện cịn trong kho.
1.4. Quản lý khách hàng.
• Thơng Tin Khách Hàng : Nhân viên sẽ lưu lại thông tin cơ bản của những khách
hàng đang hợp tác , nhân viên có thể cập nhật thơng tin của khách hàng .
• Nhóm Khách Hàng : Sẽ có những nhóm khách hàng khách nhau,mỗi khách hàng
phải thuộc 1 nhóm khách hàng xác định,nhóm khách hàng xác định %giảm giá
trên mỗi hóa đơn của khách hàng, và xác định thời gian tối đa để thanh tốn 1 hóa
đơn của khách hàng đó.

• Hạn mức nợ : mỡi khách hàng sẽ có 1 hạn mức nợ khách nhau,nhân viên sẽ cập
nhật hạng mức nợ này cho mỗi khách hàng.Việc tạo ra 1 hạn mức nợ hay cập nhật
nó là điều phải làm.
1.5. Báo cáo thống kê.
Báo cáo quá trình nhập xuất, ngày nhâp và xuất sản phẩm, thông tin về sản phẩm, sản
phẩm nhập và xuất do ai phụ trách, thống kê sản phẩm cịn trong kho để từ đó người quản
lý biết được sản phẩm trong kho còn hay hết để đưa ra biện pháp nhâp hàng mới

9


2. Sơ đồ phân rã chức năng.

Quản lý kho

Quản trị
hệ thống
Quản lý
vai trò

Báo cáo
thống kê
Thống kê
sản phẩm

Quản lý
Thống kê
người dùng
linh kiện
Thay đổi

mật
Lưu lịch sử
người

Quản lý sản
phẩm
Mẫu sản phẩm
Nhãn hiệu
sản phẩm
Thuộc tính
sản phẩm
Nhà cung
cấp sản
Nhà sản xuất
Linh kiện

Quản lý kho

Nhập kho
Lập phiếu
nhập kho
Xuất kho
Lập phiếu
xuất kho
Nhập lại hàng
sau khi bán

Quản lý khách
hàng
Thơng tin

khách
Lập
khách
Nhập thơng
tin khách
Nhóm khách
hàng
Xem danh
sách nhóm
khách hàng
Cập nhật nhóm
khách hàng

Hạn mức nợ

Cập nhật
thơng tin
Thêm
nhóm hạn

10


3. Biểu đồ
3.1. Biểu đồ mức ngữ cảnh

Hình 1 : Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý kho hàng

11

3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 2 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

12


3.3.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

a. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ” 1.0 Phục vụ khách”

Hình 3 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình Phục vụ khách

13


b. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ” 2.0 Lấy hàng ”

Hình 4 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình lấy hàng

14


c. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ” 3.0 Tổng hợp, báo cáo ”

Hình 5 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình Tổng hợp, báo cáo

15


Phần 3: Phân tích và thiết kế dữ liệu
1. Mơ hình thực thể liên kết

1.1.

Xác định thực thể và thuộc tính

STT
1
2
3
4

Thực thể
Hàng hóa
Khách hàng
Kho
Thủ kho

Thuộc tính
Mã hàng,Tên hàng, Đơn vị tính, số lượng, đơn giá
Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại
Mã kho, tên kho, địa điểm
Mã thủ kho, tên thủ kho

1.2.
Xác định các mối quan hệ

- HÀNG HĨA thuộc NHĨM HÀNG
-

Thuộc

Hàng hóa

-

Nhóm hàng

THỦ KHO nhập HÀNG HĨA vào KHO
1

n

Nhập

Thủ kho

Hàng hóa

1
Kho

-

THỦ KHO chuyển HÀNG HĨA từ KHO

Thủ kho

1

Chuyển

1
Kho

16

n

Hàng hóa


1.3.

Mơ hình thực thể liên kết.

2. Thiết kế các bảng dữ liệu.

2.1.

Bảng “ctpx” (Chi tiết phiếu xuất).

STT
1
2
3
4

2.2.

Tên trường
sophieuxuat
mamh
soluong
dongia

Loại
Character
Character
Number
Number

Bảng “ctpn” (Chi tiết phiếu nhập).

17

Độ rộng
5
5
8
10

Diễn giải
Số phiếu nhập
Mã mặt hàng
Số lượng
Đơn giá nhập

STT
1
2
3
4

2.3.

Tên trường
Sophieunhap
Mamh
soluong
dongia

Loại
Character
Character
Number
Number

Độ rộng
5
5
8
10

Diễn giải
Số phiếu nhập

Mã mặt hàng
Số lượng
Đơn giá nhập

Loại
Character
Character
Character
Date

Độ rộng
5
5
5

Diễn giải
Số phiếu nhập
Mã mặt hàng
Mã kho
Ngày lập

Loại
Character
Character
Character
Date

Độ rộng
5
5

5

Diễn giải
Số phiếu xuất
Mã mặt hàng
Mã kho
Ngày lập

Loại
Character
Character

Độ rộng
5
30

Diễn Giải
Mã khách hàng
Tên Khách hàng

Character
Character

50
12

Địa chỉ
Điện thoại

Loại

Character
Character
Character
Character

Độ rộng
5
40
5
6

Diễn giải
Mã mặt hàng
Tên mặt hàng
Mã kho
Đơn vị tính

Bảng phieu_nhap ( Phiếu nhập)
STT
1
2
3
4

2.4.

Tên trường
sophieunhap
mamh
makho

ngaylap

Bảng phieu_xuat ( phiếu xuất)
STT
1
2
3
4

2.5.

Tên trường
sophieuxuat
mamh
makho
ngaylap

Bảng khach_hang (khách hàng).
STT
1
2
3
4

2.6.
STT
1
2
3
4

Tên trường
makh
tenkh
diachi
dienthoai
Bảng mat_hang (mặt hàng).
Tên trường
mamh
tenmh
makho
dvt
18


2.7.

Bảng ton (Tồn kho).
STT
1
2
3
4

2.8.

Tên trường
makho
mamh
soluong

dongia

Loại
Character
Character
Number
Number

Độ rộng
5
5
8
10

Diễn giải
Mã kho
Mã mặt hàng
Số lượng
Đơn giá

Loại
Character
Character
Character
Character

Độ rộng
5
30
50

12

Diễn giải
Mã kho
Tên kho
Địa chỉ
Tên thủ kho

Bảng Kho
STT
1
2
3
4

Tên trường
makho
tenkho
diachi
thukho

3. Mơ hình quan hệ

19


20


21