Tài liệu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán docx

1
1
H thng thông tin
k toán- Hc phn 2
Chng 4: T chc H
thng thông tin k toán
trong doanh nghip
ThS. NguynPhcBo n
2
Mc tiêu chng
 Hiu v chu k phát trin h thng
 Nm bt quy trình t chc H thng
thông tin k toán trong điu kin tin
hc hoá
 Phân tích, thit k h thng k toán
trong điu kin tin hc hoá công tác
k toán
 Quy trình và cách thc đánh giá,
lc chn, trin khai phn mm k
toán trong doanh nghip
3
Ni dung
 Chu k phát trin
h thng
 Phân tích h thng
 Thit k h thng
 Thc hin h
thng
 Vn hành- bo trì
h thng
Thit k

Vn hành
Phân tích
Thc hin
2
4
Chu k phát trin h thng thông tin
k toán
 H thng thông tin
k toán luôn thay đi
 Tip cn chu k phát
trin hê thng
 Các vn đ liên quan
đn quá trình phát
trin h thng thông
tin k toán
 Nhân s tham gia
d án
5
Chu k phát trin h thng thông tin
k toán
Thit k
Vn hành
Phân tích
Thc hin
K

h
o

c

h

c
h
i

n

l


c
N
h
u

c

u

p
h
á
t

t
r
i

n

H
T
T
T
K
T
Hot đng ca doanh nghip
6
Tipcn chu kì phát trinh thng
thông tin k toán
 Chia nh quá trình phát trin thành
nhiugiaiđon
 Xác đnh mctiêumigiaiđon
 Xác đnh các công vicc th và
công c thchincamigiaiđon
 Ktqu camigiaiđon
 Thông tin phnhi
3
7
Các vn đ liên quan đn phát trinH
thng thông tin k toán
 Chinlcpháttrin
caDN
 c đimca quá
trình snxutKD
 H thng x lý k
toán
 Môi trng CNTT
trong doanh nghip

8
Nhân s tham gia phát trinh
thng thông tin k toán
 Lãnh đo DN:
 Có thđng đu nhóm phát trin đ thunlicho
các hot đng liên quan đn phát trinh thng
 Ngis dng h thng:
 Các k toán viên, ngis dng AIS
 Chuyên gia phân tích, t vnh thng:
 Kim toán viên nib, đclp, chuyên gia phát
trinh thng
9
Phân tích h thng
 Mc tiêu phân tích h
thng
 Kho sát s b
 ánh giá gii pháp
kh thi
 Báo cáo phân tích h
thng
 Kt qu phân tích h
thng
4
10
Mc tiêu phân tích h thng
 t đc s hiu bit v
h thng hin ti
 Nhn dng vn đ cn
gii quyt
 Nhn dng thông tin cn

thit
 a ra các yêu cu cho
h thng mi
 Thit lp mi quan h
vi ngi s dng
11
Nguyên nhân phân tích h thng
 Nhc đim h
thng hin hành
 Nhu cu mi v
thông tin, v kim
soát
 Tin b công ngh
thông tin
12
Kho sát s b
 Mc đích: Nhn dng vn đ cn gii
quyt
 Ni dung:
 Dòng d liu
 S hu hiu và hiu qu
 Kim soát ni b
  xut gii pháp
5
13
Kho sát s b
 Công vic:
 Tìm hiu và đánh giá chung
 c đim hot đng doanh
nghip

 Yêu cu qun lý
 Yêu cu thông tin
 nh hng phát trin
 Kho sát h thng k toán và
đ xut các gii pháp
14
Kho sát h thng k toán
 Hch toán ban đu
 Quá trình x lý
 Cung cp thông tin k toán
 H thng máy tính và thit b
tin hc
 Phn mm k toán và phn
mm h tr
 Kho sát b máy k toán
15
Hch toán ban đu
 i tng k toán-
đi tng qun lý chi
tit
 H thng chng t
k toán- quy trình
lp- luân chuyn
chng t
 Khai báo ban đu
 Nhp liu trên phn
mm hin hành
H thng hin hành có đ
kh nng ghi nhn đy đ,
trung thc, kp thi các

hot đng- nghip v ti
doanh nghip hay không
6
16
X lý d liu
 Mc đích: ánh giá kh nng x lý
chính xác, nhanh chóng, kp thi và
trung thc các d liu k toán
 Ni dung:
 Phng pháp k toán hin đang áp dng
 Kh nng x lý ca phn mm
 Quy trình x lý ca h thng
 Kim soát x lý
17
Cung cp thông tin k toán
 Mc đích: ánh giá h thng báo cáo k
toán hin ti có đáp ng đc yêu
cu thông tin k toán ca doanh
nghip hay không.
 Ni dung:
 Kho sát nhu cu thông tin
 H thng báo cáo tài chính
 Báo cáo k toán qun tr
 Các báo cáo ni b khác
18
H thng máy tính và thit b tin hc
 Kho sát và đánh giá
nng lc, công sut,
s hu hiu, hiu
qu ca h thng

 An ninh h thng
máy tính
 ánh giá kh nng
nâng cp
7
19
Phn mm k toán và các phn
mm h tr
 ánh giá mc đ
đáp ng yêu cu
ngi dùng
 ánh giá tính kim
soát
 Các đ xut thay đi
h thng
20
Kho sát b máy k toán
 C cu b máy k
toán
 Phân quyn, phân
chia trách nhim
 Trình đ, nng lc
ca nhân viên
 Các đòi hi khác v
chuyên môn và k
nng tin hc
 Chính sách nhân s
21
Kho sát s b
 Các đ xut cho h thng

mi
 D liu
 Cu trúc d liu
 u ra
 u vào
 Quá trình x lý
 Chng t/tài liu liên quan
 Các gii hn
 Yêu cu kim soát
 Yêu cu t chc
8
22
Kho sát s b
 Cách tip cn
 Theo phn hành k toán
 Theo chu trình kinh doanh
 Công c
 Phng vn
 Bng câu hi
 Thu thp tài liu
 Lu đ, s đ dòng d liu
23
Các công c khosáts b
 Các k thutthuthpthôngtin
Tn nhiuthigian
Không sncóhoc không d
tìm kim
Mô t khái quát quá trình làm
viccah thng
Tinli cho phân tích

Tra
cutài
liu
Tn nhiuthigianLàm sáng t câu hi “How”
Hiurõsâuv h thng
Quan
sát
Thôngtin thuthp ít, không sâu
Ko tos quan tâm cangi
phng vn
Titkimthi gian, chi phí
Ngitr licóthigiansuy
ngh
Bng
câu hi
Tn nhiuthigian
nh hng caý kincánhân
ch quan
Làm rõ nhiu thông tin (why)
Xây dng mi quan h ttvi
ngis dng h thng
Phng
vn
Nhc đimu đim
Công
c
24
Các công c khosáts b
 Các công c mô t, phân tích
 Sđdòng d liu

 Lu đ chng t, lu đ h thng…
 Mô hình d liu (REA, E-R )
 Các công c qunlýd án (PERT, GANT)
 Các công c phân tích tài chính (IRR,
NPV…
9
25
ánh giá gii pháp kh thi
 H thng không th thc hin đc nu
các gii pháp không kh thi.
 Kh thi v k thut công ngh
Công ngh phi phù
hp vi mc tiêu và
trong tm tay
26
ánh giá gii pháp kh thi
 Kh thi v thi gian thc
hin
 ánh giá: h thng mi
phi đc hoàn thành
trong gii hn thi gian
hp lý
 Công c: các công c
qun tr d án
 Kh thi v t chc vn
hành
 S s hãi, s chng
đi
 Quyt tâm thc hin
 H tr t ban lãnh đo

27
ánh giá gii pháp kh thi
 Kh thi v kinh t
 c tính chi phí
 Phân tích li ích
 ánh giá kh thi
 ROI
 IRR
 NPV
 …
10
28
Phân tích h thng
 Báo cáo phân tích h thng
 Tng quan
 Phm vi ca d án
 S vn hành ca h thng hin
hành
 Các hn ch ca h thng hin
hành
 Các yêu cu v h thng mi
 ánh giá tính kh thi
 Nhn đnh tng hp và kt lun
 Ph lc (tài liu h thng, lu đ,
s đ, bng câu hi, )
29
Phân tích h thng
 Kt lun ca BL
doanh nghip
 Gi nguyên h

thng
 Ci tin h thng
 Thit k h thng
mi
Thc ra chng có
gì nghiêm trng
30
Thit k h thng
 Tm quan trng
ca thit k h
thng
 Thit k s b
 Thit k chi tit
 Báo cáo thit k
h thng
Mt h thng phi đc to ra, chuyn các ý tng
thành các gii pháp c th trc khi thc hin
11
31
Tm quan trng ca thit k h thng
 Mô t, trình bày h thng trc khi t
chc thc hin
 Chn la có hay không vic thc hin
h thng
 Chnh sa d dàng vi chi phí thp
 ánh giá kim soát
 Tài liu h thng
32
Thit k s b
 Thit k s b các

yêu cu ca h
thng mi
 u ra
 D liu
 Nhp liu
 Quá trình x lý
 Kim soát h thng
33
Thit k s b
 La chn phng
án hình thành phn
mm
 T vit phn mm
 Thuê vit
 Mua phn mm
đóng gói
12
34
La chn phng án hình thành
phn mm
áp ng yêu
cu
Xác đnh
yêu cu
Lp danh
sách phn
mm
Y
N
Có th điu

chnh
N
T vit/
Thuê vit
Liên h
NCC
Y
ánh giá
áp ng yêu
cu
La chnY
N
35
Thit k chi tit
 Thit k chi tit các yêu cu ca h
thng
 Thit k chi tit đu ra
 Thit k chi tit nhp liu
 Thit k chi tit quá trình x lý
 Thit k chi tit th tc kim soát
 La chn- đánh giá phn mm
36
Thit k chi tit đu ra
 Yêu cu:
 Tính hu dng và mc đích s dng: ai s s
dng kt xut, ti sao li cn đn kt xut và các thông tin,
các quyt đnh có đc t vic s dng kt xut.
 Phng thc lu tr và phng thc trình bày: trên
giy, trên màn hình, lu trên đa, …
 nh dng và hình thc trình bày: hình nh, đ th, bng

biu, các mu biu tn ti khác.
 In đc mu trng hay không? Ví d các mu Lnh bán
hàng, đn đt hàng cn đc in trc, sau đó khi nghip v
phát sinh s đin thêm các thông tin phù hp.
13
37
Thit k chi tit đu ra
 Yêu cu:
 Ni gi/ ni nhn/ ni lu tr cn đc
th hin rõ ràng và đy đ
 Truy cp và kim soát: ngi lp, ngi
duyt, ngi truy cp, s liên, …
 Các ni dung chi tit ca kt xut phi đy đ,
rõ ràng, d nhp liu hay truy xut và d kim tra.
 Tính kp thi ca kt xut
 Khi lng kt xut cn đc x lý trong nm
và chi phí to ra kt xut
38
Thit k chi tit đu ra
 Ví d:
 Doanh nghip có theo dõi thanh toán theo
tng chng t, cn qun lý cht ch n
phi thu.
 Báo cáo cn thit k: Báo cáo n phi thu
theo tui n
 Thit k?
39
Thit k chi tit nhp liu
 Xây dng danh mc đi
tng k toán và đi

tng qun lý chi tit
 H thng chng t và
quy trình lp luân chuyn
chng t
 Nhp liu
 H thng tài khon k
toán
14
40
Xây dng danh mc đi tng k toán
 i tng k toán là : …
 Cn c đ xây dng danh mc đi tng k
toán
 Danh mc đi tng k toán
Tài khon ngân
hàng
Tin gi ngân hàng
Tin mt
Tin
Theo dõi chi titNhóm- TênSTT
41
Xây dng danh mc đi tng k toán
 Danh mc đi tng qun lý chi tit
Nhân viên
Vt t hàng
hoá
Khách hàng-
Nhà cung
cp
Tài khon

NH
Phng
pháp mã hoá
Ni dung
qun lý
Ni dung
mô t
TênSTT
42
Xây dng h thng chng t
 Chng t là …
 Cn c đ xây dng h thng chng t
 H thng chng t k toán theo ch đ k
toán Vit Nam
 c đim các đi tng k toán- đi tng
qun lý
 c đim hot đng kinh doanh
 Yêu cu qun lý ca doanh nghip
15
43
Xây dng h thng chng t
 Danh mc chng t
Mc đích s
dng
Ni
duyt
Ni lpTên- s
hiu
chng t
S

T
T
44
Xây dng h thng chng t
 Thit k biu mu
chng t
 Hng dn phng
pháp lp
 Mô t quy trình x lý
nghip v
 Lu đ chng t
45
Chi tit nhp liu
 Ngun d liu: Chng t làm c s
nhp liu, chng t tham chiu, chng
t đc in sau khi kt thúc vic nhp
liu
 Kim soát ngun d liu
 Mô t d liu nhp- phng thc nhp
liu và kim soát quá trình nhp liu
 Màn hình nhp liu
16
46
T chc vn dng h thng TK k toán
 Xác đnh các TK cn s dng
 Xây dng danh mc TK tng hp và TK chi tit
 Hng dn phng pháp ghi chép, x lý trên các TK
 Danh mc tài khon
Ghi chúi tng theo
dõi chi tit

Tên Tài khonS
hiu
47
Thit k chi tit quá trình x lý
 Mô t và trình bày
chi tit các phng
pháp k toán
 S dng ngôn ng
gi, s đ cu trúc
trình bày quy trình và
yêu cu x lý ca
phn mm k toán
48
Thit k chi tit kim soát h thng
 Chính sách- quy đnh kim soát chung:
chính sách kim soát chung và các tính
nng kim soát chung trên phn mm
 Gii pháp k thut h tr: Kim soát c
s d liu, phn mm chng virus,
firewalls, …
 Chi tit kim soát ng dng
 C ch giám sát
17
49
La chn- đánh giá phn mm k toán
 Tiêu chí chung đánh
giá phn mm
 Ni dung cn chun
b khi trao đi vi
nhà cung cp phn

mm
 Quy trình đánh giá
phn mm k toán
50
Tiêu chí chung đánh giá phn mm
 áp ng yêu cu ca ngi s dng
 Phù hp vi các quy đnh ca lut pháp và chính sách, ch
đ k toán doanh nghip đã đng ký,
 Phù hp vi đc đim t chc qun lý sn xut kinh doanh
ca doanh nghip
 Phù hp vi quy mô doanh nghip và đc đim t chc b
máy k toán ca doanh nghip.
 Phù hp vi yêu cu x lý và cung cp thông tin k toán.
 Phù hp vi yêu cu tích hp d liu và hp nht báo cáo tài
chính
 Phù hp vi yêu cu v tc đ, thi gian x lý, thi đim
cung cp thông tin.
 Phn mm phi h tr tt nht cho ngi dùng trong quá
trình làm vic.
 Phn mm phi thân thin, d s dng, d kim tra, d truy
xut thông tin.
51
Tiêu chí chung đánh giá phn mm
 Phn mm phi có tính kim soát cao
 Tính linh hot ca phn mm
 Phn mm phi ph bin và có tính n
đnh cao
 Giá phí ca phn mm
18
52

Ni dung cn chun b khi trao đi
vi nhà cung cp phn mm
 Các chi tit v kt xut, nhp liu, d liu nhp.
 Khi lng nghip v kinh t phát sinh, loi nghip
v, và khi lng d liu cn x lý.
 Các yêu cu v tc đ x lý, v các thi đim phi
cung cp thông tin.
 Yêu cu v phng thc x lý: theo lô hay trc
tuyn theo thi gian thc.
 Các yêu cu nâng cp hay m rng h thng.
 Các mi quan h ni b doanh nghip.
 Các chính sách tài chính k toán.
53
Quy trình đánh giá phn mm k toán
 Chun b: D liu th nghim đã hoàn chnh
cho 1 hay nhiu k k toán, phn mm (phiên
bn th nghim), các kt qu thit k chi tit
 Khai báo, nhp liu, in các báo cáo, đi chiu
đ đánh giá mc đ đáp ng yêu cu
 ánh giá tính kim soát ca phn mm
 ánh giá các tiêu chí khác
 Ghi chú kt qu th nghim và trao đi vi
nhà cung cp phn mm
54
Thit k h thng
 Báo cáo giai đon thit k h thng
 Trình bày kt qu thit k và điu chnh
ni dung thit k theo yêu cu ban qun
lý
19

55
Thc hin h thng
 Mua sm trang
thit b
 Lp trình/ mua và
cài đt phn mm
 Hun luyn
 Kim tra
 Chuyn đi
56
Mua sm và cài đt trang b
 Công vic…
 Cn lu ý:…
57
Mua và cài đt phn mm
 Hp đng mua phn mm trn gói
 T cài đt phn mm
20
58
Hun luyn
 Hun luyn s dng phn mm
 Hun luyn vn hành h thng
 Lu ý:…
59
Kim tra h thng
 Kim tra dung lng và kh nng x lý
 Kim tra tính tng thích
 ánh giá kim soát h thng
60
Chuyn đi h thng

 Chuyn đi d liu
 Khai báo thông tin chung
 Khai báo thông s h thng
 Khai báo các chính sách k toán
 Khai báo danh mc: danh mc tài khon, danh mc
đi tng chi tit
 Nhp s d
 Kim tra d liu sau khi khai báo
 Tu bin các chc nng ca h thng: nhp liu,
báo cáo,…
 Phân quyn truy cp h thng
21
61
Phân quyn truy cp
 Cn c:
 T chc b máy k
toán
 Các phn hành k toán
 Bng mô t công vic
 Nng lc nhân viên
 Thc hin:
 Phân quyn theo chc
nng
 Phân quyn theo đi
tng
 Phân quyn kt hp
62
Thc hin h thng
 Thay đi h thng làm vic
 Chuyn đi trc tip

 Vn hành song song
 Chuyn đi tng giai đon
 H thng th nghim
 u – nhc đim và điu kin vn
dng?
63
Thc hin h thng
 Trin khai các chính
sách, các quy đnh
 Lp tài liu h thng
 Nghim thu
22
64
Vn hành và bo trì h thng
 Xem xét và đánh giá
sau khi chuyn đi
 S dng h thng
 Bo trì- ci tin và tái
phát trin h thng
 K toán chi phí phát
trin h thng
65
Xem xét- đánh giá sau chuyn đi
 Nhng nhân t cn xem xét và đánh giá:
 Mc tiêu và đi tng ca h thng
 S hài lòng ca ngi dùng
 Li ích ca h thng
 Chi phí phát trin h thng
 Tính hu ích và đáng tin cy ca thông tin
 Kim soát và an ninh ca h thng

 Tài liu h thng
66
S dng h thng
 Lu ý:
 Ghi chú các nhc đim, li h thng hay
các yêu cu mi
 Hun luyn nhân viên mi
 Sp xp b máy k toán trong quá trình vn
hành
23
67
Bo trì- ci tin và tái phát trin h thng
 Nguyên nhân:
 Li h thng
 Thay đi nhu cu thông tin
 Phiên bn phn mm mi
 Lu ý
 ánh giá tính cp thit
 ánh giá chi phí
 La chn gii pháp mi
68
 K toán chi phí phát trin h thng thông
tin k toán
 Chi phí trong giai đon phân tích, thit k,
thc hin h thng
 Chi phí vn hành
 Chi phí bo trì, nâng cp
Vn hành và bo trì h thng
69
AIS 2

Chng 4: T chc h thng
thông tin k toán trong doanh
nghip