tài thảo luận Các lý thuyết về chu trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán.docx

Phụ lục
1
LỜI NÓI ĐẦU
Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới,
cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất
lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay
gắt. Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua
việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh,...tiết giảm chi phí,
nâng cao năng suất, hiệu quả... luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều
hơn.
Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng
có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực
tế trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có
khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định
phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư. .
Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình
doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết
vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị.
Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, tìm hiểu và nghiên cứu lý thuyết về “chu
trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán “sau thời gian nghiên cứu và qua thử
nghiệm, các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp Hệ
thống phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp… là một giải pháp tối ưu
giúp các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu
quả quản lý doanh nghiệp như ngày nay.
2
I. Tổng Quan hệ Thống Thông Tin Kế Toán
1.1 . Thông tin (Information):
• Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu, những ví dụ về dữ
liệu trên có thông tin như sau:
Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/ 02

với số lượng 18
• Thông tin = Dữ liệu + Xử lý
• Thông tin giá trị có các đặc điểm :
- Đúng lúc - Cập nhật
- Thường xuyên - Có liên quan
- Đầy đủ - Chính xác
- Rõ ràng - Chi tiết
- Thứ tự …
1.2. Hệ thống
• Khái niệm
• Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử tương tác, có các mối quan hệ
ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung
Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau:
 Cácyếutốđầuvào(Inputs)
 Xửlý, chếbiến(Processing)
 Cácyếutốđầura(Outputs)
- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình).
- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định.
- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.
Lý thuyết hệ thống có đưa ra những khái niệm liên quan như sau:
• Ví dụ 1
• Khái niệm hệ thống được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày
• Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại
học v..v
• Ví dụ: 2
3
• Hệ thống xí nghiệp: Các phần tử là tập hợp nhân viên, những nguyên vật
liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách tổ chức thống nhất nhằm đạt mục
tiêu lợi nhuận tối đa.
• Hệ thống cơ quan hành chính sự nghiệp: ( Uỷ ban Nhân dân Phường ...),

nhân viên, văn bản pháp quy, quy định các tập luật, … là các thành phần của hệ
thống, mục tiêu là phục vụ nhân dân
• Hệ thống chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra
• Một tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với môi trường.
Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài
• Các tổ chức đều là những hệ thống sống và phát triển
4
• Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một
thành phần trong một hệ thống khác (cha)
• Một xí nghiệp/ hệ thống kinh doanh có thể phân làm ba hệ thống con
• Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, và các
phương pháp tham gia đề xuất quyết định
1.3. Hệ thống thông tin
Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem
“hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các
mục tiêu”.
Hệ thống con và hệ thống cha
Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành
phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Các thành phần của nó
5
cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp
hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành
phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ
thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.
- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ
thống giao thông đường thủy…
+Đương biên và nơi giao tiếp
*Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con,
đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ
thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.

*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con. Nơi giao tiếp nối
kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.
+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loại
thành bốn dạng cơ bản sau:
* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường. Nó không có nơi giao tiếp với bên
ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác
động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác
động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau.
*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trường, có nơi giao tiếp với
bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình. Quan hệ ở đây được
thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.
* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường.
Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường bị nhiều
loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý của nó. Hệ thống được
thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn.
- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó.
Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau. Ví
dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ
thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.
6
• Hệ thống thông tin, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,
truyền, và phát thông tin trong một tổ chức.
• Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút.
• Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng,
phần mềm) và các công nghệ thông tin khác
• Hệ thống thông tin hiện đại (tự động) hóa có các đặc điểm:
• Tổ chức lưu trữ, xử lý, và truyền bá thông tin
• Cung cấp thông tin cho tổ chức theo yêu cầu một cách chính xác và nhanh
chóng.
Bao gồm : phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và quy trình xử lý

Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống
thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà
doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề
cần giải quyết, cácquy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải
pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với
kiến thức về hệ thống thôn tin.
Phân loại hệ thống thông tin
 Theo mụcđích phục vụ của thông tin đầu ra:
 + Hệ thống xử lý giao dịch
 + Hệ thống thông tin quản lý
 + Hệ thống trợ giúp ra quyết định
 + Hệ thống chuyên gia
 + Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh.
 -Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, nhân lực, marketing, sản
xuất kinh doanh, văn phòng
Cấu trúc của hệ thống thông tin
7