Tài liệu Những thủ thuật sử dụng hộp thư Gmail pptx

Những thủ thuật sử dụng
hộp thư Gmail

So với những dịch vụ email khác, Gmail
của Google đang được nhiều người tin
dùng vì tốc độ ổn định, tương thích tốt
với các mail-client và có nhiều tính năng rất hữu ích.

Với gần 7GB lưu trữ và còn tiếp tục tăng thêm dung lượng theo
từng ngày, Gmail có phần thua kém hơn so với dịch vụ email của
Yahoo! (Yahoo! Mail có dung lương lưu trữ không giới hạn), tuy
nhiên 7GB là 1 con số không nhỏ dùng để lưu trữ email. Ngoài
ra, so với các dịch vụ email khác thì Gmail tương thích tốt với
các mail-cleint và quan trọng hơn là Gmail cung cấp cho bạn 1
hệ thống các tính năng nổi trội mà các dịch vụ email khác khó
sánh bằng.

Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn sử dụng và khai thác các tính
năng đó của Gmail.

Tính năng ghi lại “nhật kí sử dụng” Gmail

Có những dấu hiệu khiến bạn nghi ngờ hộp thư Gmail của bạn đã
bị ăn cắp mật khẩu và có những kẻ khác đang sử dụng trái phép
cũng như đọc trộm email của bạn? Vậy làm sao để biết được tài
khoản Gmail bạn đang sử dụng có bị hack hay không? Để kiểm
tra điều này, Google đã đưa thêm một tính năng mới rất hữu ích
vào trong Gmail cho phép bạn có thể truy tìm dấu vết của những
ai đã đăng nhập trái phép vào tài khoản của bạn.

Đầu tiên đăng nhập vào tài khoản Gmail và kéo xuống dưới
cùng. Tại đây, bạn sẽ thấy một dòng chữ “Last account
activity” và sau đó là những thông tin về lần đăng nhập cuối
cùng và thời gian bao lâu.

Nếu một ai đó cũng đang đăng nhập vào tài khoản này ở một
máy tính khác trong khi bạn cũng đang đăng nhập, thì nó sẽ đưa
ra thông tin với địa chỉ IP cùng với 1 thông báo rằng tài khoản
đang được sử dụng tại 1 máy vi tính khác.

Như bạn có thể thấy ở hình trên, có một người đang sử dụng tài
khoản Gmail này ở một máy tính khác và tại địa chỉ IP là
209.177.243.246. Nếu người đó đăng nhập mà không có quyền
cho phép của bạn thì bạn có thể kích vào Details và sau đó kích
vào ô Sign out all other sessions để đẩy kẻ đang sử dụng trái
phép kia ra khỏi hộp thư.

Khi bạn kích vào Details, sẽ có một cửa sổ Activity
Information sẽ hiện ra với nhiều thông tin chi tiết hơn bao gồm
hình thức truy cập vào tài khoản Gmail (bằng trình duyệt web, di
động hay POP3…), cùng với đó là địa chỉ IP và thời gian tương
ứng của những lần truy cập này.

Nếu bạn thấy có bất cứ sự nghi ngờ nào về địa chỉ IP được liệt kê
trong cửa sổ Activity Information, bạn có thể kiểm tra thông tin
về địa chỉ IP đó
tại Bạn
chỉ việc truy cập vào địa chỉ trên, copy và dán những địa chỉ IP
nghi vấn vào mục IP Address to locate và nhấn Submit. Lập

tức các thông tin liên quan đến địa chỉ IP đó như thông tin về nhà
cung cấp dịch vụ, quốc gia, địa chỉ… đều được hiển thị. Thậm
chí kèm theo đó là bản đồ chi tiết của hiển thị vị tri đang sử dụng
IP đó trên Google Map. Dựa vào những thông tin này, bạn hoàn
tòan có thể biết được có ai ngòai mình đã sử dụng hộp thư Gmail
hay không.

Cuối cùng, nếu phát hiện ra bất kỳ dấu hiệu bất thường nào từ
những bước kiểm tra ở trên thì cách tốt nhất là bạn nên thay mật
khẩu của mình ngay lập tức. Đây thực sự là một tính năng vô
cùng hữu ích bởi vì nó có thể nhanh chóng trong việc tìm ra
đựợc tài khoản của bạn có bị sử dụng và truy cập 1 cách trái
phép hay không, 1 tính năng tạo nên sự khác biệt của Gmail với
các dịch vụ email khác.

Lưu ý: Tính năng này chỉ hoạt động trên FireFox, Internet
Explorer 7 trở lên cùng một số trình duyệt tương tự. Người dùng
Internet Explorer 6 hoặc cũ hơn không được hỗ trợ.

Thông báo nhận email từ Gmail bằng Yahoo! Messenger

So với Gtalk thì Y!M được nhiều người Việt Nam sử dụng nhiều
và thông dụng hơn. Và một đặc tính rất hay của Y!M đó là thông
báo cho bạn biết mỗi khi có 1 email mới được gửi vào hộp thư
Yahoo! của bạn. Bạn cũng có thể tận dụng đặc tính này của Y!M
để nhận thông báo nếu hộp thư Gmail của bạn nhận được 1 email
mới.

- Đầu tiên, bạn đăng nhập vào tài khỏan Gmail. Tiếp theo, bạn
click vào mục Settings (nằm ở góc trên bên phải).

- Sau khi chọn Settings, bạn chọn tiếp mục Forwarding and
POP/IMAP.

- Tại mục Forwarding, bạn chọn tùy chọn Forward a copy of
incoming mail to “ ” and keep Gmail’s copy in the inbox. Với
mục “ ” chính là địa chỉ email của hộp thư Yahoo! Mail mà bạn
thường xuyên sử dụng để đăng nhập vào Y!M.

Bây giờ, trong khi bạn sử dụng Y!M để chat và nói chuyện với
bạn bè của mình, nếu có 1 email mới được gửi vào hòm thư
Gmail của bạn, 1 bản sao của email đó sẽ được gửi vào hộp thư
Yahoo! Mail của bạn, và Y!M của bạn sẽ thông báo cho bạn biết
để có thể kiểm tra bức email đó ngay. Như vậy, bạn vừa có thể
sử dụng Y!M mà vừa đảm bảo rằng biết được hộp thư Gmail của
mình có email nào mới hay không mà không cần cứ phải đăng
nhập vào hộp thư Gmail của mình để kiểm tra như trước.

Sử dụng Gmail làm mail-client, quản lí và sao lưu email từ
nhiều tài khoản email khác nhau

Ngày nay chắc hẳn mỗi người đều có nhiều hơn một tài khoản
email cho riêng mình. Việc có nhiều hơn 1 tài khoản email sẽ
giúp bạn dễ dàng quản lí các email hơn với những mục đích khác
nhau, chẳng hạn 1 email dùng để liên lạc bạn bè, 1 email dùng để
làm việc, 1 email dùng để đăng kí ở các website… Thông
thường, phần lớn chúng ta đều sử dụng các mail-cleint như
Outlook, Thunderbird, Seamonkey… để kiểm tra và quản lí tất
cả các tài khoản của mình một cách dễ dàng hơn.

Nếu bạn cảm thấy các chương trình mail-client sử dụng đã quá
ổn, thì sẽ không có vấn đề gì. Tuy nhiên, hạn chế của các mail-
client đó là phụ thuộc vào các tùy chọn và thiết lập ở 1 máy tính
cố định, nghĩa là nếu bạn sử dụng chương trình mail-client của 1
máy tính khác để quản lí email thì bạn sẽ phải cài đặt lại các thiết
lập và tùy chọn của mình. Vậy bạn nghĩ sao nếu biến tài khoản
Gmail thành 1 mail-client để quản lí các tài khỏan email khác
nhau 1 cách dễ dàng?

Đầu tiên, đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn và kích vào
mục Settings ở phía góc bên phải của cửa sổ hộp thư.

Bây giờ, kích vào mục Accounts và chọn Add another email
account ở mục Get mail from other accounts heading.

Một cửa sổ mới hiện ra, nơi có thể điền địa chỉ email của tài
khoản mà bạn muốn sử dụng Gmail để quản lí như 1 chương
trình mail-client. Điều đáng nói ở đây là bạn không phải lo lắng
về việc tìm kiếm pop sever và tên sever smtp cho ISP của bạn
như những chương trình mail-client thường yêu cầu mà Gmail sẽ
tự động thử để xác định sever cho bạn dựa trên địa chỉ email, sẽ
đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều với những ai không thực sự
thông thạo về mạng và máy tính.

Sau khi nhập vào địa chỉ email và nhấn Next Step, Gmail sẽ tự
động xác định tên Pop sever và thông số port. Tất cả những gì
bạn phải làm là nhập password của địa chỉ email để xác minh
rằng đây là email của bạn chứ không phải của 1 ai khác.

Bạn cũng có thể có tùy chọn để sao chép trong tài khoản email

đã được khai báo ở trên, dán nhãn cho những message từ tài
khoản khác nhau vì thế ban có thể phân loại chúng nhanh chóng,
và lưu giữ trực tiếp chúng ở những vị trí khác nhau trên Gmail
mà không cần thiết phải hiển thị chúng trong Inbox.

Thậm chí nếu bạn không muốn sử dụng Gmail như một chương
trình quản lí email hiệu quả, thì tiện ích này vẫn là một cách thức
tốt để sao lưu tất cả các tài khoản email của bạn từ những hộp
thư khác nhau, thuận tiện hơn nếu phải sử dụng các mail-client
cài đặt trên máy tính.

Bằng cách này, bạn có thể tiếp tục kiểm tra tất cả các email
thông qua các chương trình mail-client như thông thương, nhưng
tất cả email đó vẫn được cập nhập ở Gmail. Nếu máy tính của
bạn có sự cố và bạn mất tất cả dữ liệu trong của chương trình thì
những email này vẫn được tìm thấy ở Gmail. Một cách thức hoàn
hảo để quản lí và sao lưu email.