Bài giảng Tổ chức công tác kế toán: Phần 1 - Trường ĐH Lâm nghiệp

TS. HONG V HI
ThS. NGUYN MINH THY

Tổ CHứC CÔNG TáC KÕ TO¸N

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2020


TS. HOÀNG VŨ HẢI - ThS. NGUYỄN MINH THÙY

BÀI GIẢNG

TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2020



MỤC LỤC

Mục lục ........................................................................................................................ i
Danh mục các chữ viết tắt ......................................................................................... iv
Danh mục các bảng .................................................................................................... v
Danh mục các sơ đồ .................................................................................................. vi
Lời mở đầu ................................................................................................................. 1
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP........................................................................................... 3
1.1. Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp ........................................ 3
1.1.1. Sự cần thiết của công tác kế toán .............................................................. 3
1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán ................................................................................ 3
1.1.3. u cầu cơ bản của thơng tin kế tốn ....................................................... 4

1.2. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản................................................... 4
1.2.1. Các khái niệm kế toán cơ bản ................................................................... 4
1.2.2. Các nguyên tắc kế toán cơ bản ................................................................. 6
1.3. Nội dung, căn cứ, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong
doanh nghiệp ........................................................................................................... 8
1.3.1. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp ........................ 8
1.3.2. Căn cứ vào nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ...... 11
1.3.3. Nội dung chủ yếu của tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp ..... 12
Câu hỏi ôn tập........................................................................................................... 12
Chương 2. TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN .......................... 13
2.1. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn ............................................................... 13
2.1.1. Thơng tin kế toán và yêu cầu của việc thu nhận thơng tin kế tốn ......... 13
2.1.2. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn bằng các chứng từ kế tốn ............. 13
2.2. Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ chức
hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp .................................................... 15
2.2.1. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để xây dựng danh
mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán ............................................................. 15
2.2.2. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức lập, kiểm
tra và luân chuyển chứng từ kế toán ................................................................. 17
2.2.3. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức bảo
quản, lưu trữ và tiêu hủy các chứng từ kế toán................................................. 19
i


2.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán để thu thập thơng tin kế tốn một số
nghiệp vụ chủ yếu ..................................................................................................20
2.3.1. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn tiền...................................................20
2.3.2. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn hàng tồn kho ....................................27
2.3.3. Tổ chức thu nhận thông tin kế tốn bán hàng..........................................31
Câu hỏi ơn tập ...........................................................................................................34

Chương 3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG HĨA, XỬ LÝ THƠNG TIN KẾ TỐN
TRONG DOANH NGHIỆP ...................................................................................35
3.1. u cầu hệ thống hóa, xử lý thơng tin kế tốn ...............................................35
3.2. Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn ...........................................35
3.2.1. Vận dụng phương pháp tính giá để xử lý thơng tin kế tốn .....................35
3.2.2. Vận dụng phương pháp tính giá để tính giá trị tài sản và xử lý thơng tin
kế tốn ................................................................................................................36
3.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa và xử lý thơng tin
kế tốn ................................................................................................................39
3.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn để hệ thống hóa thơng tin kế tốn ..............45
3.3. Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán hiện nay ở Việt Nam để tổ chức
hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế toán ................................................................46
3.3.1. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để quy định các
nguyên tắc và phương pháp tính giá ..................................................................46
3.3.2. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức hệ thống
tài khoản kế toán ................................................................................................47
3.3.3. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để tổ chức hệ thống
sổ kế toán ............................................................................................................48
3.3.4. Tổ chức hệ thống hóa, xử lý thơng tin kế tốn một số phần hành kế tốn
theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chung ................................66
Câu hỏi ôn tập ...........................................................................................................71
Chương 4. TỔ CHỨC CUNG CẤP THƠNG TIN KẾ TỐN ...........................75
4.1. Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn ................................................................75
4.1.1. Đối tượng cần sử dụng thơng tin kế tốn và u cầu của thơng tin kế tốn
cần sử dụng ........................................................................................................75
4.1.2. Tổ chức kiểm tra thơng tin kế tốn...........................................................76
4.1.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán ...........................................................77
4.1.4. Tổ chức phân tích thơng tin kế tốn .........................................................81
ii

4.2. Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ chức
và cung cấp thơng tin kế tốn ............................................................................... 82
4.2.1. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để lập Báo cáo kế
tốn tài chính ..................................................................................................... 82
4.2.2. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để lập BCKT quản
trị ....................................................................................................................... 91
4.2.3. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để cung cấp các
thơng tin kế tốn ................................................................................................ 93
Câu hỏi ơn tập........................................................................................................... 96
Chương 5. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP....................... 97
5.1. Lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn.................................................... 97
5.1.1. Căn cứ để lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn ............................. 97
5.1.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế tốn .................................................... 97
5.2. Mơ hình tổ chức kế tốn tài chính và kế tốn quản trị ................................ 102
5.2.1. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn riêng biệt ......................................... 103
5.2.2. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn kết hợp ............................................ 104
5.2.3. Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tài chính và kế tốn quản trị hỗn
hợp ....................................................................................................... 106
5.3. Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán ............................................. 107
5.3.1. Kế toán viên ........................................................................................... 107
5.3.2. Hành nghề kế toán................................................................................. 108
5.3.3. Kế toán trưởng doanh nghiệp ............................................................... 109
5.4. Tổ chức kiểm tra kế toán ............................................................................. 111
5.4.1. Trách nhiệm của doanh nghiệp ............................................................. 112
5.4.2. Quyền của doanh nghiệp ....................................................................... 112
5.4.3. Cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán ............................ 112
5.4.4. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế tốn .............................................. 112
Câu hỏi ôn tập......................................................................................................... 113
Tài liệu tham khảo .................................................................................................. 114

iii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Nghĩa của từ viết tắt

BCTC

Báo cáo tài chính

BCĐKT

Bảng cân đối kế tốn

BCKQKD

Báo cáo kết quả kinh doanh

BCLCTT

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

CĐKT

Chế độ kế tốn

HH

Hàng hóa

QĐ

Quyết định

GTGT

Giá trị gia tăng

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TM

Tiền mặt

TMBCTC

Thuyết minh báo cáo tài chính

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

TK

Tài khoản

TKKT

Tài khoản kế toán

TSCĐ

Tài sản cố định

TGNH

Tiền gửi ngân hàng

UNC

Ủy nhiệm chi

UNT

Ủy nhiệm thu

iv


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1. Bảng kê (ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK liên quan) ............................... 55
Bảng 3.2. Chứng từ ghi sổ ........................................................................................ 56
Bảng 3.3. Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ ..................................................................... 56
Bảng 3.3. (Trích) Sổ cái TK tiền mặt ....................................................................... 57

Bảng 3.4. (Trích) Sổ cái TK tạm ứng ....................................................................... 57
Bảng 3.5. (Trích) Sổ quỹ tiền mặt ............................................................................ 61
Bảng 3.6. (Trích) Sổ tiền gửi ngân hàng .................................................................. 61
Bảng 3.7. (Trích) Sổ nhật ký chung ......................................................................... 62
Bảng 3.8. (Trích) Sổ cái TK tiền mặt ....................................................................... 62
Bảng 3.9. (Trích) Sổ cái TK tiền gửi ngân hàng ...................................................... 63
Bảng 4.1. Đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn ....................................................... 75
Bảng 4.2. So sánh BCTC và BCQT ......................................................................... 79
Bảng 4.3. Nơi nhận BCTC ....................................................................................... 95
Bảng 4.4. Kết quả kinh doanh của DN năm N ......................................................... 96
Bảng 5.1. Tổ chức công tác kế tốn riêng biệt ....................................................... 104
Bảng 5.2. Tổ chức cơng tác kế toán kết hợp .......................................................... 105

v


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt ..................................21
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt ..................................23
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng .................25
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi TGNH ....................................26
Sơ đồ 2.5. Xử lý và luân chuyển chứng từ nhập vật tư, sản phẩm hàng hóa do doanh
nghiệp sản xuất ..........................................................................................................28
Sơ đồ 2.6. xử lý và luân chuyển chứng từ xuất vật tư...............................................30
Sơ đồ 2.7. Quy trình bán hàng ..................................................................................32
Sơ đồ 2.8. xử lý và luân chuyển chứng từ ở bộ phận bán lẻ .....................................33
Sơ đồ 3.1. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái ............52
Sơ đồ 3.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ .............54
Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung ................59
Sơ đồ 3.4. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ ........65

Sơ đồ 3.5. Sơ đồ quy trình tự ghi sổ kế toán thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ....66
Sơ đồ 3.6. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn tài sản cố định (Hình thức NKC) ..............67
Sơ đồ 3.7. Sơ đồ quy trình ghi sổ kế tốn CPSX tính giá thành sản phẩm ...............68
Sơ đồ 3.8. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn bán hàng (Kế tốn thủ cơng - Hình thức
chứng từ ghi sổ) .........................................................................................................69
Sơ đồ 3.9. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn bán hàng (Kế tốn thủ cơng - Hình thức
nhật ký chung) ...........................................................................................................69
Sơ đồ 3.10. Sơ đồ xử lý và luân chuyển các sổ kế toán tổng hợp kế tốn bán hàng và
xác định kết quả kinh doanh (hình thức Nhật ký chung) ..........................................70
Sơ đồ 5.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn DN áp dụng hình thức tổ chức cơng tác
kế tốn tập trung ........................................................................................................98
Sơ đồ 5.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ
chức cơng tác kế tốn phân tán ...............................................................................100
Sơ đồ 5.3. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn ở doanh nghiệp áp dụng hình thức tổ
chức cơng tác kế tốn hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) .................................102
vi


LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời gian qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự đổi mới sâu
sắc cơ chế quản lý kinh tế tài chính, đặc biệt là chính sách chủ động mở cửa, hội
nhập đã giúp nước ta phát triển nhanh chóng, nâng cao hiệu quả của cơng tác quản
lý kinh tế tài chính. Trong xu thế đó, hệ thống pháp lý về kế tốn ở Việt Nam không
ngừng được đổi mới và phát triển đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế, tiếp cận với các
chuẩn mực kế tốn quốc tế. Trên cơ sở đó, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức cơng
tác kế tốn phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình.Tổ chức cơng tác kế toán
trong doanh nghiệp là nội dung trọng tâm, xuyên suốt trong quá trình xây dựng và
vận dụng hệ thống pháp lý về kế toán vào từng doanh nghiệp cụ thể.
Nhận thức được điều đó, mơn Tổ chức cơng tác kế tốn đã được đưa vào

khung chương trình đào tạo của ngành kế toán và các ngành kinh tế khác của
Trường Đại học Lâm nghiệp. Mục tiêu của môn học giúp sinh viên nắm được
những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm tổ
chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán, tổ chức hệ thống tài
khoản kế toán, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế tốn trong các
loại hình đơn vị sản xuất kinh doanh. Sinh viên sẽ được thực hành các kỹ năng,
vận dụng các quy định của chế độ tài chính kế tốn hiện hành trong việc xử lý các
khâu công việc của công tác tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo
cáo kế tốn.
Bài giảng mơn Tổ chức cơng tác kế tốn được tổ chức biên soạn trong nền
kinh tế chuyển biến theo yêu cầu hội nhập, hành lang pháp lý về các nội dung tổ
chức cơng tác kế tốn đang trong q trình hồn thiện từng bước phù hợp với các
chuẩn mực kế toán quốc tế, đặc biệt chế độ kế toán hiện nay theo Thông tư
200/2014/TT-BTC ra ngày 22/12/2014 đã đổi mới hơn nhiều so với trước kia.
Bài giảng Tổ chức cơng tác kế tốn do TS. Hồng Vũ Hải và ThS. Nguyễn
Minh Thùy biên soạn, các tác giả đã có nhiều cố gắng để bài giảng đảm bảo tính
khoa học, hiện đại, gắn với thực tiễn kế toán Việt Nam. Tuy nhiên, nội dung và hình
thức bài giảng khơng tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Các tác giả mong
nhận được ý kiến đóng góp chân thành của các nhà khoa học, độc giả quan tâm để
bài giảng được sửa chữa, bổ sung và hồn thiện hơn.
Nhóm tác giả

1


2


Chương 1
KHÁI QT VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN

TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1.1. Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Sự cần thiết của công tác kế toán
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành
từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày càng phát
triển và hình thành các hình thức kế tốn như ngày nay.
Ngày nay, sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc
gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của mơi trường
kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế tốn, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt
động tài chính.
Hạch tốn kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ
quản lý kinh tế tài chính, có vai trị tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm
soát các hoạt động kinh tế.
Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế tốn là một lĩnh vực gắn
liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trị cung cấp thơng tin có ích cho
các quyết định kinh tế.
Vì vậy, kế tốn có vai trị đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính nhà
nước và rất cần thiết và quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán là việc thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thơng tin kinh tế, tài
chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán
- Thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng
việc kế tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản,
phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế tốn.
- Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ
yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế tốn.
- Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật.
3

1.1.3. u cầu cơ bản của thơng tin kế tốn
Thơng tin kế tốn là thơng tin về hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp
phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định có liên quan
đến hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, thơng tin kế tốn địi hỏi phải có độ tin
cậy, phù hợp với yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau.
Các yêu cầu cơ bản của thơng tin kế tốn như sau:
- Đầy đủ: Thơng tin kế toán phải phản ảnh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong doanh nghiệp;
- Kịp thời: Thơng tin kế tốn phải được phản ánh kịp thời, đúng thời gian
quy định;
- Rõ ràng, dễ hiểu;
- Trung thực: Thơng tin kế tốn phải phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất
sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
- Liên tục: Thơng tin, số liệu kế toán phải phản ánh liên tục từ khi phát sinh
đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt
động của doanh nghiệp, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp số liệu kế toán
kỳ trước;
- Phân loại, sắp xếp theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được.
1.2. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản
1.2.1. Các khái niệm kế toán cơ bản
Đơn vị kế toán: Là một thực thể kinh tế có tài sản riêng, chịu trách nhiệm quản
lý, sử dụng và kiểm sốt tài sản đó và phải lập các báo cáo tài chính.
Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế tốn. Đơn vị kế tốn có
sự khác biệt với một thực thể pháp lý. Một đơn vị kế tốn có thể đồng thời là một
thực thể pháp lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và
ngược lại một đơn vị kế toán cũng có thể bao gồm nhiều thực thể pháp lý bên trong.
Theo khoản 4 điều 3 của Luật kế toán (Luật số 88/2015/QH13 của Quốc Hội)
Đơn vị kế toán gồm cơ quan, tổ chức, đơn vị có lập báo cáo tài chính sau:

+ Cơ quan có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp;
+ Cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước;
+ Tổ chức, đơn vị sự nghiệp không sử dụng ngân sách nhà nước;
4


+ Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi
nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
+ Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
Thước đo tiền tệ: Thơng tin kế tốn là thơng tin kinh tế tài chính với thước đo
chủ yếu và bắt buộc là thước đo tiền tệ. Chỉ nghiệp vụ kinh tế, tài chính biểu hiện
bằng tiền mới là đối tượng ghi chép của kế toán.
Theo điều 10 của Luật kế toán (Luật số 88/2015/QH13 của Quốc Hội): Đơn vị
tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu
quốc tế là “VND”. Trong trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng
ngoại tệ, thì đơn vị kế tốn phải ghi theo ngun tệ và Đồng Việt Nam theo tỷ giá
hối đoái thực tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; đối với loại ngoại tệ
khơng có tỷ giá hối đối với Đồng Việt Nam thì phải quy đổi thơng qua một loại
ngoại tệ có tỷ giá hối đối với Đồng Việt Nam.
Đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng một loại ngoại tệ thì được tự lựa chọn
loại ngoại tệ đó làm đơn vị tiền tệ để kế tốn, chịu trách nhiệm trước pháp luật và
thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Khi lập báo cáo tài chính sử dụng tại
Việt Nam, đơn vị kế tốn phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đối thực
tế, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Kỳ kế toán: Là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu
ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế tốn, khóa sổ kế tốn để lập báo
cáo tài chính.
Theo Điều 12 Luật Kế toán: Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý,
kỳ kế toán tháng và được quy định như sau:
- Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31

tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị kế tốn có đặc thù về tổ chức, hoạt động được
chọn kỳ kế tốn năm là 12 tháng trịn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01
tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và
phải thông báo cho cơ quan tài chính, cơ quan thuế;
- Kỳ kế tốn q là 03 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày
cuối cùng của tháng cuối quý;
- Kỳ kế tốn tháng là 01 tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng
của tháng.
Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời
gian ngắn hơn 90 ngày thì được phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng
5


với kỳ kế tốn năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm; kỳ kế toán năm đầu
tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn 15 tháng.
1.2.2. Các nguyên tắc kế toán cơ bản
* Cơ sở dồn tích
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ
phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế tốn vào thời
điểm phát sinh, khơng căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc
tương đương tiền.
Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của
doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Kế tốn dựa trên cơ sở dồn tích ngược với kế tốn quỹ.
Ví dụ: Doanh nghiệp A bán 1 lơ hàng trị giá 100 triệu đồng ngày 15/3/N cho
khách hàng. Khách hàng đã nhận đủ hàng, thanh toán 50 triệu, số nợ còn lại cam kết
trả vào ngày 20/3/N. Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu của lơ hàng sẽ được
kế tốn ghi nhận vào ngày bán lơ hàng, tức ngày 15/3/N chứ không phụ thuộc vào
ngày khách hàng thanh tốn tiền.
* Hoạt động liên tục

Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt
động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần,
nghĩa là doanh nghiệp khơng có ý định cũng như khơng buộc phải ngừng hoạt động
hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mơ hoạt động của mình.
Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài
chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo
cáo tài chính.
* Giá gốc
Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số
tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài
sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản khơng được thay
đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế tốn cụ thể.
Ví dụ: Cơng ty A tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Ngày 5/7/N,
cơng ty mua máy điều hịa trị giá 30 triệu chưa thuế GTGT 10%. Chi phí vận
chuyển 3,3 triệu đã gồm thuế GTGT 10%, chi phí lắp đặt chạy thử 1 triệu.
6


Như vậy, theo nguyên tắc giá gốc, nguyên giá của máy điều hịa = trị giá + chi
phí vận chuyển + chi phí lắp đặt chạy thử (khơng gồm thuế GTGT).
 Nguyên giá của máy điều hòa = 30 + 3 + 1 = 34 triệu đồng.
* Phù hợp
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau: Khi ghi nhận một
khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến
việc tạo ra doanh thu đó.
Chi phí tương ứng với doanh thu gồm:
+ Chi phí của kỳ tạo ra doanh thu;
+ Chi phí của các kỳ trước (Chi phí trả trước);
+ Chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Ví dụ: Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu từ cung cấp dịch vụ tư vấn khách

hàng năm 2018. Doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí liên quan tới việc tạo ra doanh
thu đó như: Chi phí nhân cơng: lương, bảo hiểm, thưởng…; chi phí khấu hao
TSCĐ; chi phí ăn ở, đi lại… Các chi phí này có thể bao gồm:
- Chi phí đã phát sinh từ năm 2017 nhưng khi đó doanh thu chưa được ghi nhận;
- Chi phí đã phát sinh năm 2018;
- Chi phí phát sinh năm 2019 nhưng liên quan đến doanh thu được ghi nhận.
* Nhất quán
Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp
dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính
sách và phương pháp kế tốn đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự
thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Thực hiện ngun tắc này đảm bảo thơng tin kế toán trung thực, khách quan,
thống nhất giữa các niên độ, đảm bảo yêu cầu có thể so sánh được của kế toán.
* Thận trọng
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính
kế tốn trong các điều kiện khơng chắc chắn. Ngun tắc thận trọng đòi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phịng nhưng khơng lập q lớn;
- Khơng đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
7


- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về
khả năng thu được lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng
về khả năng phát sinh chi phí.
* Trọng yếu
Thơng tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thơng tin hoặc
thiếu chính xác của thơng tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm
ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính.
Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thơng tin hoặc các sai sót

được đánh giá trong hồn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem
xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
1.3. Nội dung, căn cứ, nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế tốn trong
doanh nghiệp
1.3.1. Ngun tắc tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp
Tổ chức cơng tác kế tốn được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách
thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế
toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế tốn đó là: Phản ánh, đo lường,
giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối
tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Tổ chức cơng tác kế tốn là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế tốn để
liên kết các yếu tố cấu thành, các cơng việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các
nhiệm vụ của kế tốn trong doanh nghiệp.
Tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp
thông tin về hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức cơng tác kế tốn trong DN phải
giải quyết được hai phương diện:
+ Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán... nhằm
đạt mục đích của cơng tác kế tốn;
+ Tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt
cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp.
Như vậy, tổ chức cơng tác kế tốn một cách khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo kế
toán thực hiện tốt vai trị và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và
thỏa mãn tốt được thông tin kinh tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng
quan tâm.
8


Việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp sẽ mang lại các ý nghĩa
cụ thể sau:
- Thu thập, hệ thống hóa thơng tin kế tốn một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời,

đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ;
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp
luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp;
- Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế tốn
giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn trùng lặp, tiết kiệm được chi phí, đồng thời
giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và
đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thể trong nền kinh
tế thị trường.
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và đảm bảo thực hiện
tốt nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp thì tổ chức cơng tác kế tốn trong
doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Chấp hành tốt các nguyên tắc, chính sách chế độ, thể lệ và các quy định của
pháp luật hiện hành;
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
- Phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý, mức độ trang thiết bị, phương tiện
phục vụ cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp;
- Phải đảm bảo được thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của kế tốn;
- Phải đảm bảo tính tiết kiệm.
Xuất phát từ các ý nghĩa, yêu cầu trên, tổ chức công tác kế toán trong doanh
nghiệp phải tuân thủ tốt các nguyên tắc cơ bản sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật
về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghề nghiệp về kế toán.
Đối với Nhà nước, kế tốn là một cơng cụ quan trọng để tính tốn, xây dựng
và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của nhà nước, điều hành nền
kinh tế quốc dân. Do đó, trước hết tổ chức cơng tác kế toán phải theo đúng những
quy định về nội dung cơng tác kế tốn, về tổ chức chỉ đạo cơng tác kế toán ghi trong
Luật kế toán và Chuẩn mực kế toán.
Việc ban hành chế độ, thể lệ kế toán của Nhà nước nhằm mục đích quản lý
thống nhất cơng tác kế tốn trong tồn bộ nền kinh tế quốc dân. Vì vậy, tổ chức

9


cơng tác kế tốn phải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế
toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước quy định để vận dụng
một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước trong từng
thời kỳ. Có như vậy việc tổ chức cơng tác kế tốn mới khơng vi phạm những
ngun tắc, chế độ quy định chung của nhà nước, đảm bảo việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của kế tốn góp phần tăng cường quản lý kinh tế của các cấp, các
ngành, góp phần tăng cường quản lý kinh tế - tài chính của các cấp, các ngành, thực
hiện việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước đối với hoạt động sản xuất kinh doanh
trong doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất:
+ Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý doanh
nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác;
+ Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các chế độ
kế toán hiện hành;
+ Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm bảo sự
so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh;
+ Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán (phương
pháp kế toán hành tồn kho, phương pháp kế toán tính giá thành, phương pháp hạch
tốn ngoại tệ).
- Tổ chức cơng tác kế tốn phải phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất,
kinh doanh, hoạt động quản lý và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp:
+ Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ
chức quản lý của doanh nghiệp;
+ Phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý, phù hợp với trình độ quản lý, trình độ
nhân viên kế tốn;
+ Phù hợp trình độ trang thiết bị, phương tiện tính tốn và các thiết bị khác
phục vụ cho cơng tác kế tốn và cơng tác quản lý chung tồn doanh nghiệp.

- Tổ chức cơng tác kế tốn phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả:
Tiết kiệm, hiệu quả là ngun tắc của cơng tác tổ chức nói chung và tổ chức cơng
tác kế tốn nói riêng do đó thực hiện nguyên tắc này phải đảm bảo tổ chức cơng tác
kế tốn khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng
cao chất lượng cơng tác kế tốn, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính tốn và đo lường
chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
10


Những nguyên tắc trên phải được thực hiện một cách đồng bộ mới có thể
tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kế tốn trong
doanh nghiệp.
Thực chất của việc tổ chức cơng tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ
chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
những nội dung cơng tác kế tốn bằng phương pháp khoa học của kế toán, phù hợp
với các chính sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình
cụ thể của doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế tốn
trong quản lý vĩ mơ và vi mơ nền kinh tế.
Tóm lại: Tổ chức tốt cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp khơng những đảm bảo
cho việc thu thập, hệ thống hóa thơng tin kế tốn một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời,
đáng tin cậy phục vụ cho cơng tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp cho doanh
nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản
của doanh nghiệp.
1.3.2. Căn cứ vào nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp
* Căn cứ để tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán doanh nghiệp
- Căn cứ vào chế độ tài chính kế tốn của nhà nước, Luật kế tốn, chuẩn mực
kế tốn...
- Căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động và mục đích hoạt động của
doanh nghiệp, quy mơ và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp bộ máy quản lý
doanh nghiệp.

- Căn cứ vào trình độ và khả năng của đội ngũ cán bộ kế tốn hiện có của
doanh nghiệp.
- Căn cứ vào trình độ trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn ở
doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ của tổ chức cơng tác kế tốn
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện được tồn bộ cơng việc kế tốn
với sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng cơng cụ kế tốn cho từng bộ phận, từng
người trong bộ máy kế toán.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế
độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế tốn hợp lý, phương tiện kỹ
thuật tính tốn hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thơng tin kế tốn.
- Xác định rõ mối quan hệ của các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ
phận quản lý khác trong tổ chức về các cơng việc có liên quan đến cơng tác kế toán
ở tổ chức.
11


- Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý
kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế tốn nói riêng và chế độ kiểm tra kế toán
nội bộ.
1.3.3. Nội dung chủ yếu của tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp
* Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn về nội dung các nghiệp vụ tài chính phát
sinh trong doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các nghiệp vụ.
* Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thơng tin kế tốn
Nhằm đáp ứng được những u cầu của thơng tin, kế toán phải tổ chức thực
hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế
tốn... để có thể hệ thống hóa thơng tin kế tốn.
* Tổ chức cung cấp thơng tin kế tốn
Tổ chức việc lập các báo cáo kế toán định kỳ, các báo cáo kế toán nội bộ, bao

gồm cả báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà nước và
nội bộ doanh nghiệp nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính vĩ mơ và vi mơ.
* Tổ chức bộ máy kế tốn
Để thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần tổ
chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên, tổ chức trang bị sử dụng các phương
tiện kỹ thuật tính tốn... nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và trình độ của nhân viên.
* Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ
Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ
về quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế
tốn nói riêng.
Nắm chắc các cơng việc chủ yếu của tổ chức cơng tác kế tốn là điều kiện cần
thiết để có thể tổ chức khoa học, hợp lý cơng tác kế tốn ở đơn vị mình.
CÂU HỎI ƠN TẬP
1. Trình bày các ngun tắc kế tốn cơ bản?
2. Nêu yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?
3. Nêu căn cứ, nhiệm vụ của tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp?
4. Trình bày nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp?
12


Chương 2
TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
2.1. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn
2.1.1. Thơng tin kế tốn và u cầu của việc thu nhận thơng tin kế tốn
Thơng tin kế tốn là những thơng tin về sự vận động của các đối tượng kế
tốn. Đó là các thơng tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực
sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Thu nhận thơng tin kế tốn là thu nhận thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh ở đơn vị nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Do
đó, việc thu nhận thơng tin kế tốn cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh;
- Ghi nhận, phản ánh rõ tên và địa chỉ của những người thực hiện nghiệp vụ;
- Ghi nhận và phản ánh rõ các chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị;
- Việc ghi nhận thông tin kế toán phải kịp thời nhằm phản ánh đúng thực tình
hình tài sản và sự vận động tài sản.
2.1.2. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn bằng các chứng từ kế tốn
Thu nhận thơng tin kế tốn là cơng việc khởi đầu của tồn bộ quy trình kế
tốn, có ý nghĩa quyết định tới tính trung thực, khách quan của thơng tin kế tốn
cung cấp. Để thực hiện được điều này thì cơng việc đầu tiên là phải thiết lập hệ
thống chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán vừa là giấy tờ, vật mang tin ghi chép phản ánh lại nghiệp
vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn trong
doanh nghiệp. Việc thu nhập thơng tin kế tốn thực chất là việc tổ chức chứng từ.
Việc thu nhận thông tin kế tốn phản ánh vào các chứng từ có một ý nghĩa quyết
định đối với tính trung thực, tính hợp lý và đáng tin cậy của thông tin kế tốn đồng
thời cũng là căn cứ khơng thể thiếu để kiểm tốn, kiểm tra hoạt động kinh tế tài
chính ở doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ là quá trình vận dụng chế độ chứng từ vào đặc thù riêng của
doanh nghiệp. Quá trình gồm việc xác định chủng loại, số lượng, nội dung kết cấu
và quy chế quản lý sử dụng chứng từ. Tiếp theo là việc thiết lập các bước thủ tục
13


cần thiết để hình thành bộ chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phát sinh gắn với từng
đối tượng kế tốn nhằm thiết lập thơng tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho
việc quản lý, tác nghiệp hàng ngày và ghi sổ kế toán. Cụ thể nội dung tổ chức thu
nhận thơng tin vào chứng từ kế tốn:
* Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp
và các biểu mẫu chứng từ kế tốn

- Doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ nhất định, xác
định những chứng từ nào dùng cho kế toán quản trị, những chứng từ nào dùng cho
kế tốn tài chính, chứng từ nào dùng cho một nghiệp vụ cụ thể.
- Xây dựng biểu mẫu chứng từ phù hợp, nội dung và phương pháp ghi chép
chứng từ phải đảm bảo tính thống nhất.
* Tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở tất cả bộ phận và mọi người lao
động trong đơn vị, do vậy việc tổ chức hạch tốn ban đầu của quy trình kế tốn
khơng hồn tồn do người làm kế tốn thực hiện mà do mọi người lao động trong
đơn vị thực hiện. Nội dung công việc chủ yếu gồm:
- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để ghi đầy đủ nội dung thông tin nghiệp vụ
phù hợp với yêu cầu;
- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở
từng bộ phận trong đơn vị. Hướng dẫn cách ghi nhận thông tin vào chứng từ, đảm
bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế tốn và có thể kiểm
tra, kiểm sốt được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ.
* Tổ chức kiểm tra, hoàn thiện chứng từ kế tốn
Đây là cơng việc quan trọng của người làm kế tốn trước khi ghi sổ kế tốn,
nó quyết định tính trung thực của số liệu kế tốn. Nội dung kiểm tra gồm:
- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị
nhằm loại trừ sai sót, hiện tượng giả mạo chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh
trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, chế độ kế toán, quy
định của nhà nước;
14


- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong

chứng từ kế tốn đảm bảo thơng tin phù hợp với kế hoạch, dự toán, định mức kinh
tế, kỹ thuật, giá cả thị trường;
- Kiểm tra tính trung thực, chính xác của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị nhằm
đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn;
- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính
pháp lý của chứng từ kế tốn.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Cần xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, đảm bảo cho
chứng từ kế toán vận động qua các khâu nhanh nhất, tránh được khâu trung gian,
dựa vào các căn cứ sau:
- Căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp;
- Căn cứ vào tình hình tổ chức bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa các bộ phận
trong bộ máy kế toán;
- Căn cứ vào đặc điểm của từng loại chứng từ và các loại nghiệp vụ kinh tế.
* Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán
- Đơn vị kế toán cần phải thực hiện về loại chứng từ lưu trữ, địa điểm lưu trữ
và thời hạn lưu trữ. Tuyệt đối khơng để hư hỏng, mất mát, đảm bảo có thể sử dụng
khi cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán, thanh tra kinh tế.
- Mọi trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với bộ phận chức năng
để xử lý kịp thời.
- Chứng từ hết thời hạn lưu trữ được phép tiêu hủy theo quy định.
2.2. Vận dụng các quy định pháp luật về kế toán ở Việt Nam hiện nay để tổ
chức hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp
2.2.1. Tổ chức vận dụng các quy định pháp luật về kế toán để xây dựng danh
mục và biểu mẫu các chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu và tài liệu kế toán. Thơng
tin kinh tế tài chính của kế tốn chỉ có giá trị pháp lý khi có chứng từ kế tốn
chứng minh.
Theo quy định kế toán hiện hành, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

trong hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập chứng từ kế toán. Theo Luật Kế
15


toán và chế độ kế toán Nhà nước ban hành, hệ thống chứng từ kế toán đều là hệ
thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ kế toán
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn:
+ Là những chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp;
+ Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các doanh nghiệp
trên cơ sở đó vận dụng;
+ Có thể thay thế một số chỉ tiêu, thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, Bảng chấm cơng, giấy đi
đường, bảng kê mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản thanh lý tài sản
cố định…
Các doanh nghiệp tùy đặc điểm, cơ chế quản lý cũng như số lượng các loại
nghiệp vụ KTTC phát sinh để lựa chọn sử dụng các loại chứng từ kế toán sao cho
phù hợp với điều kiện cụ thể của mình. Trường hợp chứng từ kế tốn chưa có mẫu
quy định thì đơn vị kế tốn được tự lập mẫu chứng từ nhưng phải có đầy đủ các nội
dung của chứng từ.

* Nội dung chứng từ kế toán gồm: (Điều 16 và 17 Luật kế toán số 88/2015/QH13):
- Tên và số hiệu chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;
- Chữ ký, họ, tên người lập, người duyệt, người liên quan tới chứng từ kế toán.

Lưu ý: Đối với chứng từ điện tử, Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế
tốn khi có các nội dung quy định như trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện
tử, được mã hóa mà khơng bị thay đổi trong q trình truyền qua mạng máy
tính, mạng viễn thơng hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh
toán. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin
trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức
16