BÀI GIẢNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1 KHÁI NIỆM ĐƠN VỊ KẾ TOÁN
Theo Điều 4 - Luật kế toán Việt Nam ban hành ngày 17/06/2003: “Kế toán là việc thu
thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị,
thời gian và hiện vật lao động”. Kế toán đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động
kinh doanh và là công cụ không thể thiếu được trong hệ thống công cụ quản lý của các đơn
vị kế toán.
Đơn vị kế toán là một thực thể kinh tế (thực thể kinh doanh) có tài
sản riêng, chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và kiểm soát tài sản đó và phải lập các báo cáo
tài chính.
Khái niệm đơn vị kế toán chỉ ra phạm vi kinh tế của kế toán. Đơn vị kế toán có sự
khác biệt với một thực thể pháp lý. Một đơn vị kế toán có thể đồng thời là một thực thể pháp
lý, trong một đơn vị pháp lý có thể bao gồm nhiều đơn vị kế toán và ngược lại một đơn vị kế
toán cũng có thể bao gồm nhiều thực tế pháp lý bên trong. Thông qua khái niệm đơn vị kế
toán cho thấy sự tách biệt giữa đơn vị kế toán với các bên liên quan và chủ sở hữu. Đơn vị
kế toán bao gồm tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại
diện doanh nhiệp nước ngoài,… có thực hiện công việc kế toán như lập và xử lý chứng từ kế
toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán và
thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật.
1.2 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý hoạt
động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một
cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan
tâm.
Xuất phát từ bản chất kế toán là một hệ thông thông tin kinh tế, tài chính của doanh
nghiệp và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp bằng hệ thống các
phương pháp của mình, có thể thấy : Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các
phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực
hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin
về hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kê toán trong doanh nghiệp phải giải

quyêt được cả 2 phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc
kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế
toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác kế
toán trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai
trò và nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp, đáp ứng và thỏa mãn tốt được thông tin kinh
tế tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng quan tâm.
1.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Nội dung tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm những công việc cơ
bản sau:
1


- Tổ chức thu nhận thông tin kế toán về nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ đó. Muốn thực
hiện được điều đó phải tổ chức hạch toán ban đầu đề ghi nhận thông tin vào chứng từ kế
toán và tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi số kế toán kịp thời.
- Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng được những yêu cầu
của thông tin kế toán . Muốn thực hiện được điều đó phải tổ chức thực hiện các phương
pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán, tổ chức hệ thống sổ kế toán để có thể hệ thống hóa
thông tin kế toán.
- Tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài chính vĩ mô và vi
mô. Muốn thực hiện được điều đó phải tổ chức việc lập báo cáo kế toán định kỳ, báo cáo kế
toán nội bộ, bao gồm cả các báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh theo yêu cầu quản lý của Nhà
nước và của nội bộ doanh nghiệp.
- Tổ chức bộ máy kế toán ở tổ chức để thực hiện toàn bộ công việc kế toán ở doanh
nghiệp; Tổ chức trang bị sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán nhằm nân cao hiệu suất
của nhân viên kế toán, tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ nghề nghiệp cho các nhân viên
kế toán.
- Tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ nhằm đảm bảo thực hiện đúng đắn các chế độ về
quản lý kinh tế, tài chính nói chung và Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán nói riêng.

Nắm chắc các công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán là điều kiện cần thiết để
có thể tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở đơn vị mình.
1.4 Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Việc tổ chức tốt công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ mang lại các ý nghĩa cụ thể
như sau:
- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế, tài chính của
đơn vị cho các đối tượng quan tâm, giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn kịp thời.
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại tài sản, nguồn
vốn kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nguồn
vốn trong các doanh nghiệp.
- Giúp cho kê toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ
thống các công cụ quản lý.
- Giúp cho doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, nâng cao hiệu
suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và đảm bảo thực hiện tốt
nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo chấp hành tốt các
nguyên tắc, các chính sách chế độ, thể lệ và các quy định pháp luật hiện hành.
- Tổ chức công tác kê toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản
lý và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
2


- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý,mức độ trang bị
các phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ
của kế toán trong doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng quan tâm.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm.
1.5 NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.

Xuất phát từ các yêu cầu về tổ chức công tác đã nêu trên, việc tổ chức công tác kế
toán trong doanh nghiệp cần phải tuân thủ và kết hợp tốt giữa các nguyên tắc cơ bản như
sau:
- Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các quy định
của pháp luật về kế toán và các quy định của Hiệp hội nghề nghiệp kế toán. Với mục đích
tạo ra một một môi trường pháp lý cho hoạt động của kế toán, mỗi quốc gia sẽ ban hành một
hệ thống các quy định pháp luật cho hoạt động của kế toán. Vì vậy, để đảm bảo tuân thủ luật
pháp tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các quy định về pháp luật kế toán của
từng quốc gia mà doanh nghiệp đang hoạt động.Mặt khác, để thống nhất hóa công tác kế
toán các hiệp hội nghề nghiệp về kế toán trên toàn thế giơi, tại các quốc gia và vùng lãnh thổ
sẽ ban hành các quy định mang tính chất nguyên tắc mà những người tham gia các hiệp hội
nghề nghiệp này khi thực hiện công tác kế toán phải tuân thủ, vì vậy tổ chức công tác kế
toán cũng phải tuân thủ các quy định của các hiệp hội nghề nghiệp này.
Tại Việt Nam hiện nay, hầu hết các quy định về kế toán đề dược thực hiện bằng các
quy định của Pháp luật, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ Luật kế toán,
Chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các quy định pháp luật có liên quan khác.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất. Tổ chức công tác kế
toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo được tính thông nhất giữa các bộ phận kế toán trong
đơn vị, giữa các đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức
công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty con.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo sự thống nhất giữa kế
toán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp. Kế toán là một trong các công cụ
quản lý thuộc hệ thống các công cụ quản lý chung của toàn doanh nghiệp. Vì vậy để phát
huy hết vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong hệ thống quản lý chung khi tổ chức công tác
kế toán phải chú ý đến mối quan hệ của kế toán với các bộ phận quản lý khác nhằm đảm bảo
tính thống nhất trong xử lý, cung cấp thông tin, kiểm soát, điều hành các hoạt động của
doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cũng phải đảm bảo sự thống nhất giữa
các nội dung của công tác kế toán, đảm bảo sự thống nhất giữa đối tượng, phương pháp,
hình thức tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp.

- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh
nghiệp. Tổ chức công tác kế toán phảo đảm bảo phù hơp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm
tổ chức sản xuất, đặc điểm quản lý của doanh nghiệp, ngoài ra cần phải phù hợp với yêu cầu,
trình độ quản lý, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. Mặt khác
3


tổ chức công tác kế toán cũng cần phù hợp với trang thiết bị, phương tiện tính toán và các
trang thiết bị khác phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý chung.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Việc tổ chức tốt công tác kế toán sẽ đảm bảo kế toán thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ
của mình trong doanh nghiệp, mang lại các ý nghĩa cụ thể sau:
- Đảm bảo cung cấp chính xác, kịp thời và đầy đủ các thông tin kinh tế tài chính của
đơn vị cho các đối tượng quan tâm giúp họ đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời.
- Đảm bảo ghi chép, theo dõi, phản ánh và giám sát chặt chẽ các loại sản phẩm, nguồn
vốn kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong các
doanh nghiệp.
- Giúp kế toán thực hiện tốt yêu cầu, chức năng, nhiệm vụ của mình trong hệ thống
các công cụ quản lý.
- Giúp cho các doanh nghiệp có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả,
nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu suất.

4


Chương 2 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP
2.1 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Đề tổ chức thu nhân, xử lý và cung cấp thông tin, đáp ứng nhu cầu của các đối tượng sử
dụng, một trong những khâu quan trọng là khâu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở doanh

nghiệp là bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp
hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy
việc lựa chọn và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau.
Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể
và được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán. Hình thức tổ chức công tác kế
toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác
kế toán . Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của
từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp.
Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa
và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của
doanh nghiệp, làm giảm được khối lượng công tác kế toán, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh. Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
- Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp (vừa phân tán vừa tập trung)
Việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và xây dựng mô hinh tổ chức bộ máy kế
toán của doanh nghiệp phải được dựa và các căn cứ sau:
- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh; quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp; lĩnh
vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp.
- Biên chế bộ máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán.
- Tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin trong công tác kế toán
của doanh nghiệp.
2.1.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
KẾ TOÁN TRƯỞNG

BP
tài chính

BP kế toán

tiền lương
…

BP kế toán
thanh toán
…

BP kế toán
chi phí…

Bộ phận kế
toán
…

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình tập trung
5

Bộ phận
kế toán
tổng hợp


Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) chỉ tổ chức một
phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty,…) còn ở các đơn vị phụ thuộc
đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp, chịu trách
nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế,
tài chính của doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu

kế toán của doanh nghiệp.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp ứng yêu
cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp.
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội,…), phòng kế toán trung tâm bố
trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra
chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn vị phụ
thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều,
phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành
công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ
gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với các đơn vị kế toán có
quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. Hình thức này không phù hợp với đơn vị kế toán
có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa phương.
2.1.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP TRÊN
Kế toán trưởng

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài
chính ở đơn vị kế toán cấp trên

Bộ phận kế toán
tổng hợp

Bộ phận kiểm tra
kế toán

KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP DƯỚI
Đơn vị 1

Bộ phận kế

toán
…

Đơn vị 2

Bộ phận kế
toán
…

Đơn vị 3

Bộ phận kế
toán
…

Đơn vị 4

Bộ phận kế
toán
…

……

Bộ phận kế
toán
…

Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị cấp dưới

Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán mô hình phân tán

6

Bộ phận kế
toán
tổng hợp


Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp
(công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng trên
nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng. Hình thức này không phù hợp đối với
các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh hẹp. Doanh nghiệp
lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thường là những doanh nghiệp đã phân cấp
quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân
phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các
đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…)
thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên) ở văn phòng của doanh nghiệp
(công ty, tổng công ty,…); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng
(đơn vị kế toán cấp cơ sở).
Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp được phân công
như sau:
* Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và
công tác tài chính của doanh nghiệp.
- Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở.
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên và
cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo
cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp.
* Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở:
- Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức

thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình để lập được các báo
cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.
- Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng thực hiện chức trách,
nhiệm vụ như các bộ kế toán tương ứng ở phòng kế toán trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh
hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị
mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho phù hợp.
2.1.3 Hình thức tổ chức công tác kế toán hỗn hợp

7


Đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán trưởng

Bộ phận kế
toán tổng
hợp

Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị kế
toán cấp trên
Bộ phận
kế toán…

Bộ phận
kế toán…

Bộ phận
kế toán…

Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở
Bộ phận
kế toán…

Bộ phận
kế toán…

Bộ phận
kế toán…

Bộ phận
kế toán..

Bộ phận
kiểm tra kế
toán

Nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ
thuộc không
tổ chức kế toán riêng

Bộ phận
kế toán..

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán hỗn hợp
Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường phù hợp với
các doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,…) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ
sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản
lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn thành lập

phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳ thuộc vào quy mô, yêu
cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức
kế toán riêng. Đơn vị nào được tổ chức kế toán riêng thi được thành lập phòng kế toán để
thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập báo cáo tài chính
gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị nào không được tổ chức kế toán riêng thi chỉ bố
trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra
chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
Trong trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp.
- Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở
các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng.
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên và
cùng với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo
cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp.
Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng, vì vậy cần phải
lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức hoạt
động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp. Có
8


như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán và sử dụng họ
hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở doanh nghiệp.
2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để thực hiện được công việc thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế
toán của toàn doanh nghiệp thì người tổ chức kế toán phải tiến hành phân chia công việc kế
toán trong phòng kế toán thành các phần hành công việc kế toán, mỗi phần hành giao cho
một người hoặc một nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện.
Căn cứ để phân chia công việc kế toán trong một phòng (ban) kế toán thành các bộ
phận kế toán là dựa vào các điều kiện cụ thể của mình như quy mô hoạt động; trình độ cán

bộ kế toán; đặc điểm sản xuất, kinh doanh; yêu cầu quản lý doanh nghiệp; phương tiện kỹ
thuật trang bị phục vụ cho công tác kế toán;... mà phân chia cho phù hợp.
Cơ quan tài chính không bắt buộc doanh nghiệp phải phân chia công việc kế toán
trong phòng kế toán thành bao nhiêu bộ phận kế toán và mỗi bộ phận đảm nhiệm công việc
gì?. Công việc này do người tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp thực hiện sao cho tinh
gọn, hiệu quả và phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của doanh nghiệp.
Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường bao gồm:
- Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Bộ phận kế toán này làm công việc chủ yếu
là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp,... cho cán bộ công nhân viên
trong doanh nghiệp.
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc nhập,
xuất, kiểm kê,… các kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm.
- Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm,
trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp.
- Bộ phận kế toán thanh toán-công nợ: Bộ phận này hằng ngày lập các chứng từ thu,
chi và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng thiếu doanh nghiệp cũng như những
khoản nợ của doanh nghiệp còn thiếu ngân hàng, các tổ chức tài chính và của những người
cung cấp.
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Bộ phận này nhằm
theo dõi và tập hợp các khoản chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tính giá thành sản
phẩm.
- Bộ phận kế toán tổng hợp: Đây là bộ phận kế toán tổng hợp của tất cả các bộ phận
kế toán trên. Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi chung tất cả các số liệu trên các tài
khoản kế toán trong sổ cái và lập các báo cáo tài chính.
* Khi tổ chức các bộ phận kế toán, người tổ chức công tác kế toán cần phải tổ chức
theo hướng kết hợp giữa công việc kế toán tài chính với công tác kế toán quản trị cho các bộ
phận kế toán.
- Hình thức kết hợp: Tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị theo
từng phần hành kế toán: Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành, kế toán bán hàng,…Kế
9

toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán
quản trị phần hành đó. Ngoài ra, doanh nghiệp phải bố trí người thực hiện các nội dung kế
toán quản trị chung khác, như: Thu thập, phân tích các thông tin phục vụ việc lập dự toán và
phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Các nội
dung công việc này có thể bố trí cho kế toán tổng hợp hoặc do kế toán trưởng đảm nhiệm.
- Hình thức tách biệt: Tổ chức thành một bộ phận kế toán quản trị riêng biệt với bộ
phận kế toán tài chính trong phòng kế toán của doanh nghiệp. Hình thức này chỉ thích hợp
với các doanh nghiệp có quy mô lớn, như: Tổng công ty, tập đoàn kinh tế,...
- Hình thức hỗn hợp: Là hình thức kết hợp hai hình thức trên như: Tổ chức bộ phận
kế toán quản trị chi phí giá thành riêng, còn các nội dung khác thì theo hình thức kết hợp.
2.2.2 Người làm kế toán
Khi tổ chức bộ máy kế toán, doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán đúng theo
tiêu chuẩn, điều kiện quy định, nếu không bố trí được thì phải thuê làm kế toán. Người thực
hiện công việc kế toán cần đạt được những tiêu chuẩn nhất định và có quyền lợi cũng như
trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc kế toán như sau:
Luật kế toán - Điều 50. ( Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế
toán) quy định như sau:
1. Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:
a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành
pháp luật;
b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán.
2. Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
3. Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán,
thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của
mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao
công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải
chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.
Những người không được làm kế toán theo quy định của Luật kế toán Việt Nam theo

Điều 51. Những người không được làm kế toán
1. Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người
đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính.
2. Người đang bị cấm hành nghề, cấm làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của
Tòa án; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù
hoặc đã bị kết án về một trong các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán
mà chưa được xóa án tích.
3. Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều
hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp
nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử
10


dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân
sách nhà nước.
4. Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán là doanh
nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức
có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí
ngân sách nhà nước.
2.2.3 Thay đổi người làm kế toán
* Các trường hợp kế toán bị thay đổi:
- Vi phạm về tiêu chuẩn người làm kế toán, bị buộc thôi việc, chuyển công tác.
- Có nhu cầu làm công việc khác và được chấp nhận.
- Không thực hiện đúng hợp đồng thuê dịch vụ làm kế toán (làm thuê kế toán).
* Thủ tục thực hiện khi thay đổi người làm kế toán.
- Bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu kế toán cho người kế toán mới.
- Lập Biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của Kế toán trưởng, kế toán cũ và kế
toán mới.
2.2.4 Thuê làm kế toán
Các quy định trong việc thuê làm kế toán:

a.Bên đi thuê làm kế toán:
- Được thuê làm kế toán với các doanh nghiệp, cá nhân đăng ký kinh doanh cung cấp
dịch vụ thuê làm kế toán.
- Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên.
- Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên
quan đến công việc thuê làm kế toán.
- Thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ làm kế toán theo hợp đồng.
b.Bên cung cấp dịch vụ làm kế toán: Chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán
theo thoả thuận trong hợp đồng.
2.3 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG DOANH NGHIỆP
2.3.1 Bổ nhiệm kế toán trưởng và nhiệm vụ của kế toán trưởng
a) Bổ nhiệm Kế toán trưởng.
- Tất cả các đơn vị kế toán đều phải bố trí người làm kế toán trưởng, trừ Văn phòng đại
diện doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động tại Việt nam, Hộ kinh doanh cá thể và Tổ hợp
tác.
- Khi thành lập doanh nghiệp phải bố trí người làm kế toán trưởng, nếu trường hợp
chưa bố trí được thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng.
Đối với doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp có
vốn đầu tư nước ngoài, Hợp tác xã chỉ được cử người phụ trách kế toán không được quá 1
năm tài chính, sau đó phải bố trí kế toán trưởng.
b) Chức danh Kế toán trưởng. Là người đứng đầu bộ máy kế toán doanh nghiệp.
11


c) Nhiệm vụ của Kế toán trưởng:
- Tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp.
- Kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm tài chính,
bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu
quản lý doanh nghiệp.

- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định.
2.3.2 Trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn của Kế toán trưởng doanh nghiệp.
a) Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng.
+ Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán trong doanh nghiệp.
+ Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán doanh nghiệp.
+ Lập Báo cáo tài chính.
- Quyền hạn kế toán trưởng: Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
Riêng đối với Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước ngoài quyền trên còn có quyền thêm:
+ Có ý kiến bằng văn bản về tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ
luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ thuộc quyền quản lý của mình.
+ Yêu cầu các bộ phận phòng, ban khác của đơn vị cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu
liên quan đến kế toán, giám sát tài chính của doanh nghiệp khi KTT có yêu cầu.
+ Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người
ra quyết định.
+ Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán khi phát
hiện những hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán trong đơn vị.
Trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của
người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không phải chịu trách
nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
b) Tiêu chuẩn và điều kiện của Kế toán trưởng doanh nghiệp
- Tiêu chuẩn kế toán trưởng:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành luật
pháp.
+ Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo quy định sau:
Kế toán trưởng doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, doanh
nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì phải có trình độ từ đại học trở lên, thời gian công tác
thực tế về kế toán ít nhất 2 năm; trường hợp nếu trình độ cao đẳng thì thời gian công tác thực
tế kế toán ít nhất là 3 năm.
Kế toán trưởng Công ty hợp doanh, Doanh nghiệp tư nhân, Chi nhánh doanh nghiệp
nước ngoài hoạt động tại Việt nam, Hợp tác xã thì phải có trình độ trung cấp, cao đẳng, thời

gian công tác thực tế kế toán ít nhất 3 năm.
12


Kế toán trưởng đơn vị có các đơn vị cấp cơ sở và kế toán trưởng Tổng công ty Nhà
nước: trình độ từ đại học trở lên, thời gian công tác thực tế kế toán ít nhất 5 năm.
-.Điều kiện để được bố trí làm Kế toán trưởng. Không thuộc đối tượng sau:
+ Chưa thành niên, mất năng lực hành vi dân sự, đang đưa vào cơ sở giáo dục, chữa
bệnh, bị quản chế hành chính.
+ Người đang bị cấm hành nghề kế toán, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị phạt tù.
+ Cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người đang điều hành đơn vị, kể cả
kế toán trưởng ở doanh nghiệp Nhà nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã, cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách, tổ chức không có sử dụng kinh phí
ngân sách.
+ Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng đơn vị là doanh nghiệp Nhà
nước, Công ty cổ phần, Hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng
kinh phí ngân sách, tổ chức không có sử dụng kinh phí ngân sách.
- Đã qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng và được cấp chứng chỉ bồi dưỡng kế toán
trưởng theo quy định tại quyết định số 43/2004/QĐ-BTC ngày 26/04/2004 của BTC.
2.3.3 Tổ chức thuê làm kế toán trưởng
- Đối với bên đi thuê Kế toán trưởng.
+ Được thuê làm kế toán với các doanh nghiệp, cá nhân đăng ký kinh doanh cung cấp
dịch vụ thuê làm kế toán.
+ Thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế giữa 2 bên.
+ Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực mọi thông tin, tài liệu liên
quan đến công việc thuê làm kế toán.
+ Thanh toán đầy đủ, kịp thời phí dịch vụ làm kế toán theo hợp đồng.
- Bên cung cấp dịch vụ làm kế toán trưởng:
+ Chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu kế toán theo thoả thuận trong hợp đồng.
+ Tiêu chuẩn, điều kiện, trách nhiệm và quyền của người được thuê làm KTT.

+ Tiêu chuẩn: đủ tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với KTT.
+ Điều kiện: Có chứng chỉ hành nghề kế toán; Có chứng chỉ bồi dưỡng KTT; Có đăng
ký kinh doanh dịch vụ hoặc đăng ký hành nghề kế toán;

13


+ Người được thuê làm KTT có trách nhiệm, quyền hạn của KTT theo quy định.
2.3.4 Chế độ đãi ngộ đối với Kế toán trưởng
* Đối với các công ty nhà nước thì kế toán trưởng được xếp lương chức vụ theo hạng
công ty quy định tại bảng lương của Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và kế
toán trưởng ban hành kèm theo Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính
phủ.
Trường hợp các công ty nhà nước nêu trên bổ nhiệm người làm phụ trách kế toán thì
người phụ trách kế toán được xếp lương chuyên môn, nghiệp vụ và hưởng phụ cấp giữ chức
vụ như Trưởng phòng doanh nghiệp cùng hạng quy định tại mục 6 Điều 3 Nghị định số
205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ.
* Đối với các tổ chức hoạt động kinh doanh ngoài doanh nghiệp Nhà nước thì tiền
lương của kế toán trưởng, phụ trách kế toán được hai bên thỏa thuận ghi trong hợp đồng lao
động theo hệ thống thang lương, bảng lương do doanh nghiệp, hợp tác xã quyết định.

14


Chương 3 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
3.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Nội dung của chứng từ kế toán được quy định tại Điều 17( Nội dung chứng từ kế
toán) - Luật kế toán Việt Nam phải có các nội dung chủ yếu sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế - tài chính ghi bằng số; tổng số
tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền thì ghi cả bằng số và bằng chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến
chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có
thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ kế toán.
3.2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Khi tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên
tắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế - tài chính trên chứng từ kế toán; Kiểm tra
chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; Xử lý vi phạm đã được quy
định trong luật kế toán về chế độ chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt
nam, cụ thể thực hiện các công việc sau:
3.2.1 Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
a. Tổ chức việc lập chứng từ kế toán
Nội dung tổ chức việc lập chứng từ kế toán được thực hiện theo Điều 19 – Luật kế
toán Việt Nam:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp
đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.

15


- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời, chính xác theo
nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì
doanh nghiệp được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định trên

một chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá, sửa chữa; số tiền viết bằng chữ phải khớp,
đúng với số tiền viết bằng số; khi viết phải dùng bút mực; số và chữ viết phải liên tục, không
ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị
thanh toán và không được sử dụng ghi sổ kế toán. Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế
toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với
chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng
máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên
nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm
bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho
chứng từ kế toán.
- Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài
doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của doanh nghiệp.
b.Tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán.
Nội dung tổ chức ký duyệt chứng từ kế toán được thực hiện theo Điều 20 – Luật kế
toán Việt Nam:
“ 1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký
bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
2. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ
quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách
nhiệm của người ký.
3. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán
trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán
dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật”
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới

có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp
luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không
được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống
nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký
thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế
toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký
16


của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng
nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ
phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế
toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền kế toán trưởng) không được ký “thừa uỷ
quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp, người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại
cho người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân
viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ
quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị
(hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký
mẫu trong sổ đăng ký.
- Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền được quyền ký chứng từ, không được
ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của
người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) đơn vị quy
định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán

trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán
dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải
chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
3.2.2. Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn và xây
dựng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp.
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế
toán hướng dẫn.
- Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền (Bộ Tài Chính) quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp
phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống
nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể.
- Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền (Bộ Tài Chính) quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung
thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản
lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
- Căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp
dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào
mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài Chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù
hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mà xây dựng hệ thống chứng từ kế toán cho doanh
17


nghiệp mình. Những sửa đổi, bổ sung các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội
dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký người chịu trách nhiệm phê duyệt và những
người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.2.3 Tổ chức thực hiện hoá đơn bán hàng
3.2.3.1. Giới thiệu chung về hóa đơn bán hàng
Theo quy định tại Điều 21 – Luật kế toán, mọi tổ chức hoặc cá nhân khi bán hàng hóa
hay cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng trừ một số trường hợp

ngoại lệ.
* Các loại hóa đơn:
a) Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành
kèm theo Thông tư này) là loại hoá đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị
gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;
- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
b) Hoá đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:
- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán
hàng hoá, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như
xuất khẩu (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào
nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế
quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”
(mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).
c) Hoá đơn xuất khẩu là loại hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu
hàng hoá, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và
quy định của pháp luật về thương mại (mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư
này).
Ví dụ:
- Doanh nghiệp A là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu
trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài. Doanh
nghiệp A sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng trong nước. Đối với hoạt
động xuất khẩu ra nước ngoài, doanh nghiệp A sử dụng hoá đơn xuất khẩu.
- Doanh nghiệp B là doanh nghiệp là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động bán hàng
cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Doanh nghiệp B sử dụng hoá đơn GTGT cho
hoạt động bán hàng trong nước và cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan.
- Doanh nghiệp C là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa thì sử dụng hóa đơn

bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”. Khi bán
18


hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam), doanh nghiệp C sử dụng hóa đơn xuất
khẩu.
- Doanh nghiệp D là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực
tiếp, khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nước và cho khu phi thuế quan, doanh nghiệp D sử
dụng hoá đơn bán hàng, khi xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài, doanh nghiệp D sử dụng hoá
đơn xuất khẩu.
d) Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế;
chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế
và các quy định của pháp luật có liên quan.
4. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.5 và 5.6 Phụ lục
5 ban hành kèm theo Thông tư này).
3.2.3.2. Tổ chức thực hiện hoá đơn bán hàng.
Nội dung trên hóa đơn đã lập
1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.
a) Tên loại hoá đơn
Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hoá đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA
TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…
Trường hợp hoá đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế
toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hoá
đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
- PHIẾU BẢO HÀNH, HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA
ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(PHIẾU THU TIỀN) …
Đối với hoá đơn xuất khẩu, thể hiện tên loại hoá đơn là HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU

hoặc tên gọi khác theo thông lệ, tập quán thương mại. Ví dụ: HOÁ ĐƠN XUẤT KHẨU,
INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…
b) Ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn.
Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ
tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).
Ký hiệu hoá đơn là dấu hiệu phân biệt hoá đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02
chữ số cuối của năm.
Đối với hoá đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hoá đơn đặt in. Đối với hoá
đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hoá đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc
năm hoá đơn được in ra.
Ví dụ: Doanh nghiệp X thông báo phát hành hoá đơn tự in vào ngày 7/6/2013 với số
lượng hoá đơn là 500 số, từ số 201 đến hết số 700. Đến hết năm 2013, doanh nghiệp X chưa
19


sử dụng hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát hành. Năm 2014, doanh nghiệp X được tiếp
tục sử dụng cho đến hết 500 số hoá đơn đã thông báo phát nêu trên.
Trường hợp doanh nghiệp X không muốn tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành
nhưng chưa sử dụng thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo
phát hành hoá đơn mới theo quy định.
c) Tên liên hóa đơn
Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên
trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
+ Liên 1: Lưu.
+ Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn
quy định. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại
cơ quan thuế.
Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có
thẩm quyền thì tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu,

quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền tạo, phát hành hoá đơn có từ 3 liên trở lên, trong
đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký
quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
Trường hợp tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu,
quyền sử dụng chỉ tạo hoá đơn 2 liên thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng
ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của
hoá đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử
dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân
sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hoá đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng
từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải
đăng ký.
d) Số thứ tự hoá đơn
Số thứ tự của hoá đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hoá đơn, gồm 7
chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền
ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia
tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải
thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng,
năm lập hoá đơn.
20


i) Tên tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử.
Trên hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử phải thể hiện tên, mã số thuế của
tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tổ chức trung gian cung

cấp giải pháp hoá đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hoá đơn đặt in,
tự cung ứng phần mềm tự in hoá đơn, tự cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử.
k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài
thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt
và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4,
5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.);
nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên
là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm
(.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt
không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu
và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên. Dòng tổng tiền
thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải
đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết
trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu
phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau
chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan
thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ
viết, chữ số đã đăng ký.
Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ
trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ
dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).
Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung đã lập trên hoá đơn xuất khẩu phải bao gồm: số
thứ tự hoá đơn; ký hiệu mẫu số hoá đơn; ký hiệu hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị
xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn
giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu (tham khảo mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm
theo Thông tư này). Trường hợp trên hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngoại ngữ thì sử
dụng chữ tiếng Anh.
2. Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập
a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức, cá nhân

kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo
lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.
b) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che
khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

21


a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoá
đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau:
hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp
ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ
trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ
các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:
- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập
theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của
người mua, dấu của người bán.
- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký
người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.
- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật
thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập
hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có
văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.
- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Hướng dẫn lập hóa đơn theo quy định tại Điều 14 – Thông tư 64/2013:
c.Tổ chức thực hiện chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17
của Luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay

đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các
loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải
được mã hoá đảm bảo an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.
Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ,
các loại thẻ thanh toán, mạng truyền tin,….
Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong
quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức khai
thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được bảo quản, quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó
được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đầy đủ thiết bị phù hợp sử dụng khi cần thiết.
3.3 TỔ CHỨC THU NHÂN THÔNG TIN PHẢN ÁNH TRÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu
nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán
trưởng cần phải xác định rõ việc lựa chọn sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối
với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp,
xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh
trên chứng từ kế toán.
22


Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung thực,
chính xác của thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán quyết định tính trung thực, chính xác
của số liệu kế toán. Vì vậy, tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng
công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Yêu cầu về việc thu nhận thông tin kế toán đầy đủ và kịp thời trong doanh nghiệp để
phục vụ cho quá trình kế toán buộc các doanh nghiệp phải xây dựng nên trình tự luân
chuyển của các chứng từ. Đôi với mỗi phần hành kế toán khác nhau, doanh nghiệp xây dựng
chu trình luân chuyển của các loại chứng từ thuộc phần hành đó sao cho phù hợp nhất với

điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà vẫn tuân thủ theo quy định của pháp
luật.
3.3.1. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán tiền
Căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có
và các chứng từ khác liên quan như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, giấy đề nghị tạm ứng…kế
toán tiến hành thu nhận thông tin kế toán tiền. Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán
để thu nhân thông tin kế toán tiền thể hiện thông qua một số sơ đồ như sau:
Sơ đồ 001 - Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
- Bắt đầu người nộp tiền chuẩn bị tiền
(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)
(2) Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt (3 liên)
(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên) – lưu liên 1
(4) Chuyển liên 2 và 3 cho thủ quỹ
(5) Thủ quỹ thu tiền và ký nhân vào 2 liên phiếu thu
(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (người nộp tiền giữ lại liên 3,
chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi sổ quỹ)
(8) thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán tiền mặt
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt
(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ sau đó chuyển trả phiếu thu
về cho kế toán tiền mặt.
(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu
Sơ đồ 002: Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
- Bắt đầu, các bộ phận liên quan (người nhận tiền) chuẩn bị các giấy tờ cần thiết liên
quan đến chi tiền
(1) Bộ phân liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi. Bộ phận này duyệt chi
(2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên)
(3) Kế toán trưởng, chủ tài khoản ký duyệt phiếu chi (3 liên).
(4) Kế toán tiền mặt nhận lại phiếu chi đã ký, lưu liên 1
(5) Chuyển phiếu chi liên 2,3 cho thủ quỹ
23

(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký phiếu chi (liên 2,3)
(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ lại liên 3 chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ, thủ quỹ
ghi sổ quỹ.
(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt
(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt, chuyển phiếu chi cho bộ phận kế toán
liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt.
(10) Lưu phiếu chi ở bộ phận kế toán tiền mặt.
B – Kết thúc
Sơ đồ 001 - Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
Người nộp
tiền
Bắt
đầu

Kế toán tiền
mặt

Kế toán
trưởng

(1)

(2)

Kế toán liên
quan

A

Viết
Tiền

3
Phiếu thu
(3 liên)

Thủ quỹ

(4)

Duyệt - ký
3
Phiếu thu

2,3
Phiếu thu

(3)
(5)
3

Thu tiền
Ký nhận

Phiếu thu

(5)

Nộp tiền
2,3

2,3

(6)

Phiếu thu

Phiếu thu

2
Phiếu thu
(9)

(8)

Lưu chứng

2
Phiếu thu

(10)

Ghi sổ kế toán
tiền mặt

(7)

(12)

(11)

2
Phiếu thu

(7)

24

B

Ghi sổ kế tóan
Liên quan

Ghi sổ quỹ


Sơ đồ 002
Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt
Bộ phận liên quan
(người nhận tiền)

Bộ phân duyệt chi

Bộ phận kế toán
liên quan

Kế toán trưởng
Chủ tài khoản

Kế toán tiền

Thủ quỹ

Bắt đầu
A
Bộ phân mua hàng
HĐMH

(1)

Các chứng từ
duyệt chi

Viết

(2)

(3)

Phiếu chi 3
(3 liên)

3
Phiếu chi

(4)
Người tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng

(5)

Phiếu chi

2.3
Phiếu chi

(7)
2.3

Xuấtt kho

(6)

Phiếu chi

Nhân tiền – ký nhận

(7)

Phiếu chi

(6)

3

Bộ phận liên quan khác
- Chứng từ thanh tóan
- Giấy nộp tiến

2.3

Ký – duyệt

2

(9)

Phiếu chi

2
Phiếu chi

Ghi sổ kế
toán tiền
mặt
Lưu chứng từ

(10)

Ghi sổ kế
toán liên
quan

25

(7)
(8)

Phiếu chi

2
(7)
Ghi sổ quỹ