Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

Mục Lục
Phần Mở Đầu.....................................................................................................3
Chương I.Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long...................................4
I.Tổng quan về công ty Cổ phần Hạ Long......................................................4
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty...................................................4
2.Chức năng hoạt động của công ty....................................................................4
3.Sơ đồ tổ chức của công ty................................................................................4
4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong công ty.........................................5
II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu...................................................................7
1.Lý do lựa chọn đề tài........................................................................................7
2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu...........................................................................7
Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ Bản
Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình......................................................8
I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản......................................................8
1.Tổ chức và thông tin trong tổ chức..................................................................8
2.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức.............................................9
3Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin................................................9
3.1.Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin........................9
3.2.Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin...................................9
4.Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức............................................10
5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin........................................12
II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình...13
1.Các phương pháp thu thập thông tin..............................................................13
2.Các công cụ mô hình hóa..............................................................................13
2.1.Sơ đồ luồng thông tin (IFD)......................................................................13
2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)..........................................................................14
III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý..........................................16
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu................................................................16
Trang 1
2.Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu..........................................................17
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin ra...........................................................17

2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa...............................18
3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access................................19
Chương III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cán Bộ
Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long......................................................................21
I.Phân tích hệ thống.........................................................................................21
1.Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ.............................................21
2.Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ..............22
3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý cán bộ................................24
4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống........................................................24
4.1.Sơ đồ ngữ cảnh............................................................................................24
4.2.Sơ đồ DFD mức 0........................................................................................26
4.3.Sơ đồ DFD mức 1........................................................................................27
II.Thiết kế cơ sở dữ liệu..................................................................................29
1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra..............................................29
2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access................................................35
3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể.............................................................39
4.Thiết kế giải thuật của chương trình..............................................................40
Kết Luận..........................................................................................................44
Danh mục các tài liệu tham khảo..................................................................45
Trang 2
Phần Mở Đầu

Trang 3
Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến
đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách
mạng thông tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi
mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế
giúp ta nắm bắt thông tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao
hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong quá
trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông

tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn
nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh
với thị trường trong và ngoài nước .
Qua quá trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ
thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp cho doanh
nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu cầu
của công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực
khách sạn ,ngoài ra công ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành
chuyên tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương
mại ...Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển
,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của công ty .Vì vậy ,ứng dụng tin học
vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu quả của đội
ngũ cán bộ để công ty hoạt động có hiệu quả .Do đó em lựa chọn đề tài: "Phân tích
và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long”.
Em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Văn Thư đã tận tình chỉ bảo hướng
dẫn ,giúp đỡ em hoàn thành đề án này.

Trang 4

Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long
1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ .Tiền
thân là một chi nhánh của công ty than Uông Bí tại Hà Nội.
Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc công
ty Than Uông Bí .
Tháng 5/1999 khách sạn được đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long”
trực thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắc

thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long được đổi tên thành “Công ty cổ
phần Hạ Long “trực thuộc công ty du lịch và thương mại Than Việt Nam.
Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyền quản
lý của công ty than Uông Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 của
chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.
Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịp
với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn ,nhu
cầu của công ty và của du khách .
Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách
sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22
nam .Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng với cơ
sở vật chất kĩ thuật hiện đại .Như vậy ,công ty đã đạt được những thành tựu không
nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành công như trên đã tạo cho công ty
một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ.
2.Chức năng hoạt động của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của công ty than Uông
Bí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là
kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đây là
nguồn doanh thu chủ yếu của công ty.Ngoài kinh doanh khách sạn ,công ty cũng
hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du
lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất
Trang 5
nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của công
ty
4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong công ty
a.Phòng tổ chức _hành chính:
Chức năng:
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện
trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính.
Trang 6

Đại Hội Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Giám Đốc Công Ty
Phó Giám Đốc Công Ty
Phòng
Tổ
Chức
Hành
Chính
Phòng
Kế
Toán
Tài
Chính
Phòng
Thương
Mại
Phòng
Kinh
Doanh
Khách
Sạn
Phòng
Du
Lịch
Lữ
Hành
Đội Xe
Vận

Tải
Đại Hội Cổ Đông
Nhiệm vụ:
Tổ chức bộ máy của công ty.
Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí công việc
.Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các yêu cầu về trình độ chuyên môn cho
các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo.
Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao
động ,an toàn vệ sinh lao động .
Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động
Tổ chức thực hiện công tác quản trị ,hành chính.
b.Phòng Tài chính _Kế toán:
Chức năng:
Tham mưu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện công tác kế toán
tài chính .
Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt
động về tài chính kế toán ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong công ty đảm bảo theo
đúng chế độ,chính sách phù hợp với công ty.
Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặt
tài chính.
c.Phòng Kinh doanh thương mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm ,dịch
vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong
tương lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.
d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:

Nắm được lịch trình ,tính chất đoàn khách đi hướng dẫn,thông cho khách cùng
thống nhất .
Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.
Trang 7
Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể
chương trình ,yêu cầu của đoàn khách .
Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết
hợp đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác
,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo dưỡng...
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ
khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự
tính phòng khách và công việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp
thông tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách.
II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
1.Lý do lựa chọn đề tài:
Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,công ty tạo ra lợi
nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó
việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản lý
sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ công nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ có
thể phát huy hết khả năng đóng góp cho công ty.
Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của công ty giúp ích cho việc tìm kiếm,
tổng hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thì
việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài
này.
2 .ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :
Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
một cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của
mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm

rõ thông tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là thời đại
của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ
không còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy em
thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình.
Trang 8
Nếu chúng ta không có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khó
khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt động ta
có thể giảm bớt được một lượng giấy tờ trong công ty và các phòng ban có thể linh
hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định về nhân sự như
từ chức, thôi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí này sang vị
trí khác......sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh được những sai sót
trong quá trình làm việc.
Trang 9
Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để
Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình
I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà
chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu
biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
thông tin

Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, các
thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử
lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường.

Trang 10
Nguồn Đích

Thu thập
Phân phát
Xử lý và lưu giữ
Kho dữ liệu
Chủ thể
phản ánh
Đối tượng
tiếp nhận
Mô hình hệ thống thông tin
-Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thông tin có hiệu
quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền...., phần cứng), các
chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người.
-Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động
quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà
còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và xử lý
dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.
2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:
_Thu thập
_Lưu trữ
_Xử lý
-Phân Phối
3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học công nghệ ,thông tin.Hệ thống thông
tin ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng đến việc ra
quyết định và chất lượng của quyết định .Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là
một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng

cao .Nhờ có các quyết định này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân
phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầu khách
hàng,góp phần vào sự thành công của cơ quan hay tổ chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên
của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là
bộ phận không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.
Trang 11
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin :
1.Những vấn đề về quản lý
2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý
3.Sự thay đổi của công nghệ
4.Thay đổi sách lược chính trị.
3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn
tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó .Phân tích một hệ
thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn
đoán về tình hình thực tế .Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống
mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic,mô hình
vật lý ngoài của hệ thống đó .Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây
dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ
tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức .
Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc
để phát triển một hệ thống thông tin :
Nguyên tắc 1:Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3:Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ
mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai
đoạn .Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin .

Giai đoạn 1:Đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu
quả của dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2.Làm rõ yêu cầu
1.3.Đánh giá khả năng thực thi
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Trang 12
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà
hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi
tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm
những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây:
2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4.Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5.Đánh giá lại tính khả thi
2.6.Thay đổi đề xuất của dự án
2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được
những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn trước. Mô hình lôgíc của hệ thống
mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội
dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức

hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được chấp nhận vào (các
Inputs).Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết
kế lôgíc bao gồm các công đoạn sau:
3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.Thiết kế xử lý
3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc
3.5.Hợp thức hóa mô hình lôgíc
Giai đoan 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Trang 13
Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống sẽ làm. Khi mô hình này
được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân
tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này.Đó là việc xây
dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình lôgíc. Mỗi một phương án là
một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả
chi tiết. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải
pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn. Thiết kế
vật lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả
các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài
liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với
những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của quá trình thiết kế vật lý ngoài :
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

5.4.Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của
hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai
đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng
như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực
hiện kỹ thuật hệ thống như sau:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2.Thiết kế vật lý trong
6.3.Lập trình
Trang 14
6.4.Thử nghiệm hệ thống
6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
được thực hiện. Để chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải
lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn:
7.1.Lập kế hoạch cài đặt
7.2.Chuyển đổi
7.3.Khai thác và bảo trì
7.4.Đánh giá
5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thông tin
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do
các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra .Từ sự hoạt động kém của một hệ
thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.Hoạt động
tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thông tin
mà nó cung cấp .
Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần
đạt được .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin .

_Độ tin cậy
_Tính đầy đủ
_Tính thích hợp và dễ hiểu
_Tính được bảo vệ
II.Các Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình
1.Các phương pháp thu thập thông tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thông tin trước hết chúng ta phải thu thập
thông tin về hệ thống đó. Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các
phương pháp thu thập thông tin sau:
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thông tin. Đó là cách
đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng vấn cho
phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những
Trang 15
người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trong văn
bản tổ chức. Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về hệ thống
mà khó có thể thu thập được qua nghiên cứu tài liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước
- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức
như: lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của
các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy
tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các
đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ
ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
d.Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc
qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, do
ai quản lý...
2.Các công cụ mô hình hóa
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các công cụ mô
hình hóa để mô tả lại hệ thống thông tin hiện tại.Một số công cụ mô hình hóa
thường được sử dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động.
Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý
bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
-Xử lý
Trang 16
Thủ công Giao tác người – máy Tin học hóa hoàn toàn
-Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hóa
-Dòng thông tin

-Điều khiển
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng
thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,
các xử lý, các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin
làm gì và để làm gì
Trang 17
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ
nhật, được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay

một phần của hệ thống.Tác nhân có thể là:
+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần của
hệ thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.
+Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống.
+Các hệ thống thông tin khác có trao đổi thông tin với hệ thống.
Nguồn hoặc đích
-Dòng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ
thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tên là
tên của dòng dữ liệu.
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
-Tiến trình (Process) là một công việc hay một hành động có tác động lên các dữ
liệu làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối. Được
biểu diễn bằng một hình tròn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện
khái quát công việc mà nó thực hiện.
Tiến trình xử lý
Trang 18
Tên người/Bộ phận
phát/nhân tin
Tên tiến
trình xử lý
-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu
được dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.
Tệp dữ liệu Kho dữ liệu
Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần
nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ
nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh
còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ
đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau
mức 0 là mức 1.....
III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơ
bản liên quan đến cơ sở dữ liệu.
Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưu
trữ, xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổ
sách, trong các phích bằng cứng, hộc Catalog....thậm chí ngay trong trí não của
những nhân viên làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không
gian nhớ và rất vất vả khi tìm kiếm tính toán. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi
và nặng nhọc và kết quả các báo cáo thường là không đầy đủ và không chính xác.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
(HQTCSDL) để giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một
phần mềm ứng dụng giúp chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ
Trang 19
một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là
những ví dụ về HQTCSDL thông dụng trên các máy tính cá nhân.
Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:
- Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm
bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có vẻ vật chất
như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên......còn một số thực thể khác
chỉ là những khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ công
tác.....
- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính
(attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ
được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể
mà ta muốn lưu trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họ
tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, quê quán.......

- Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh
sách cán bộ.....ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.
-Mỗi bảng có những dòng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record)
bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt của thực
thể.
-Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột còn được gọi là một trường (field).
Giao giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính
của cá thể trên dòng đó.
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan đến
nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu
(Database System).
2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở
dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình
hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bước1.Xác định các thông tin đầu ra
Trang 20
Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra
từng đầu ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các
phần tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh.........được gọi là các
thuộc tính. Ta phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các
thuộc tính lặp – là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu như
HS_Lương....
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán hoặc suy
ra từ các thuộc tính khác như thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra.
*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)

-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép
chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp
đó ra thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh
riêng và thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.
*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính
phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần
của khóa. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc
hàm vào một bộ phận của khóa thành một danh sách con mới.
-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này
một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự
phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc
tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ
Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X.
-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa
Trang 21
Theo phương pháp này ta không mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ
dùng các mô hình để biểu diễn. Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.
Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình lôgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn
các đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông
tin về chúng.
VD: nhân viên, phòng ban......
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các
thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết
được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực
thể.

VD:
Các mức của liên kết
1@1 Liên kết loại Một – Một
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B
và ngược lại.
1 1
1@1 Liên kết loại Một – Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B
và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.
1 N
Trang 22
Phòng ban
Nhân viên
có
Trưởng phòng Phòng công tác
lãnh
đạo
Nhân viên
Giấy khen thưởng
có

N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của
thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất
của thực thể A.
N M
Một phòng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thời
gian làm ở nhiều phòng ban khác nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa các
thực thể người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều.
1 N 1 N

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft
Office do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là hệ
quản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới,
phiên bản đầu tiên của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên
bản khác nhau của Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1,......2.0 rồi đến
Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP.
Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB
hoặc *.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với
nhau, ta có thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh
SQL.Các báo cáo của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển.
Trang 23
Phòng ban
Nhân viên
có
Phòng ban
Chức vụ
Nhân viên
c
ó
c
ó
Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất
trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual
FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ
sở dữ liệu là người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase.......Dùng FoxPro trong quản
lý hầu như ta có thể yên tâm vì FoxPro có thể làm được mọi việc.Tuy nhiên nếu đi
sâu vào tìm hiểu Access ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính
ưu việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tính đơn giản và hiệu quả. Access có thể đáp
ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân

thiện và dễ sử dụng cả cho người lập trình và cho người sử dụng. Các khái niệm lý
thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ trong Access. Nó là một hệ thống có tính
hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thống mạng để chia sẻ với nhiều người
dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty đã nối mạng để mở rộng phạm
vi và môi trường kinh doanh của mình. Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ
thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày.
Trên đây là những ưu điểm của Microsoft Access so với các phần mềm khác.
Chắc rằng trong thời gian sắp tới người tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phá ra những
ưu điểm này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ biến hơn.
ChươngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản
Trang 24
Lý Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I Phân Tích Hệ Thống
1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý cán bộ:
Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mô tả như sau:
Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự
Danh mục chức vụ Danh sách nhân viên
Danh mục dân tộc theo đơn vị
Lý lịch cá nhân Báo cáo tổng hợp lương
Danh mục trình độ VH Báo cáo tổng hợp
Danh mục phòng ban trình độ văn hóa
........................ ..........................
Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chương trình
cần quản lý. Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh
mục các phòng ban, danh mục chức vụ, các thông tin được nêu trong hồ sơ cán bộ
như mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình.......ngoài ra
còn có các thông tin về bản thân như tình trạng sức khỏe, hôn nhân, trình độ chính
trị....
Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và
doanh nghiệp. Thông thường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưng

theo một số tiêu chí nhất định. Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáo
quan trọng nhất, bắt buộc phải có. Ngoài ra còn có các báo cáo về lương, quá trình
làm việc, kỉ luật, khen thưởng.....
Các hệ thống không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ các
thông tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng
quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung
cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện
các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác.
Trang 25
HỆ CHƯƠNG
TRÌNH QUẢN
LÝ CÁN BỘ
TRONG CƠ
QUAN