Tình hình ứng dụng phần mềm quản lý thư viện hiện nay

TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN HIỆN NAY
Phạm Thị Yến
Phó Giám đốc Cơng ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Hiện Đại
Lời mở đầu
Thế kỷ 21 với sự phát triển của máy tính cá nhân và mạng Internet đã làm thay đổi
mọi hoạt động của con người và xã hội, hoạt động thông tin thư viện cũng khơng nằm
ngồi sự thay đổi đó. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và mạng truyền
thông, các phương thức hoạt động truyền thống của thư viện cũng như các phương thức
truyền tải, tiếp nhận thông tin và tri thức giữa thư viện với con người đã thay đổi hồn
tồn. Ngày nay chỉ cần máy tính cá nhân có nối mạng là có thể truy cập tới các thông tin
lưu trữ ở khắp nơi trên thế giới.
Góp phần vào sự thay đổi mạnh mẽ đó là sự ra đời của phần mềm quản lý thư
viện. Từ giữa những năm 90 của thế kỷ 20, trên thị trường đã có rất nhiều phần mềm thư
viện điện tử của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Có phần mềm nội địa đóng gói chỉ cần
vận dụng ngay vào hoạt động thư viện như ILIB của Công ty CMC, LIBOL của Công ty
Tinh Vân, KIPOS của Công ty Hiện Đại; có phần mềm nước ngồi được các Cơng ty
cung cấp như VIRTUAL của Cơng ty Nam Hồng, ALEPH của Cơng ty TED; có phần
mềm mã nguồn mở để các thư viện có thể tự chỉnh sửa phù hợp với thư viện mình như
KOHA, DSPACE,…
Với sự đa dạng của phần mềm như vậy khiến cho việc lựa chọn áp dụng phần
mềm trong hoạt động thông tin thư viện của các cơ quan thư viện tương đối khó khăn.
Đánh giá và lựa chọn phần mềm luôn là một vấn đề phức tạp.


Nội dung
1. Các loại phần mềm quản lý thư viện hiện nay
Trong hoạt động thư viện hiện nay, các thư viện đang sử dụng 3 loại phần mềm để
quản lý các hoạt động của mình là: Phần mềm tư liệu, Phần mềm tích hợp quản trị thư
viện; Phần mềm quản lý tài liệu tập số.
Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu đồng
thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Đối tượng quản lý của phần mềm tư liệu là

các tài liệu như sách, báo, tạp chí, bài trích, … CSDL được tạo ra bởi phần mềm tư liệu
là CSDL thư mục, đó chính là bộ máy tra cứu thơng tin tự động hóa.
CDS/ISIS là một phần mềm tư liệu đã được sử dụng rộng rãi ở nước ta trong giai đoạn
đầu ứng dụng tin học. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ thông tin, sự xuất hiện
của Internet thì phần mềm tư liệu đơn lẻ khơng cịn phù hợp với thực tế hoạt động thơng
tin thư viện hiện nay.
Phần mềm tích hợp quản trị thư viện: là phần mềm có khả năng thực hiện tồn
diện các chức năng quản lý của thư viện như theo dõi việc bổ sung tài liệu, tổ chức biên
mục tự động, cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc, quản lý việc
mượn tài liệu của bạn đọc, quản lý kho, quản lý lưu thông tài liệu, trao dổi thông tin thư
mục với các hệ thống khác, v.v… Hiện nay có một số phần mềm tích hợp quản trị thư
viện đang dùng phổ biến ở Việt Nam như Libol, Ilib, phần mềm nước ngoài như ALEPH
do Công ty TED phân phối và cung cấp, phần mềm mã nguồn mở KOHA,…
Phần mềm quản lý tài liệu số: là phần mềm chuyên nghiệp quản lý toàn bộ tài liệu
số hóa của thư viện có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được
nội dung tồn văn của chúng từ xa thơng qua hệ thống mạng thơng tin và các phương tiện
truyền thơng,…Có một số phần mềm quản lý tài liệu số như ContentPro, ROSSETA,
DSPACE, LIBOL DIGITAL, DLIB,…


Với ba loại phần mềm quản lý thư viện trên, các thư viện phải lựa chọn cho mình
những phần mềm quản lý ưu việt nhất để quản lý mọi hoạt động thông tin thư viện.

2. Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý thư viện hiện nay
Việc đánh giá và lựa chọn phần mềm cho một thư viện cụ thể cần phải dựa trên hệ
thống các tiêu chí khách quan mà cụ thể từ trước đến nay các thư viện vẫn thường dựa
theo 3 nhóm tiêu chí chủ yếu: về các phân hệ chức năng, về các chuẩn nghiệp vụ TT-TV
và về CNTT và truyền thông.
Vào đầu những năm 90 khi hiện đại hóa hoạt động thơng tin thư viện là một nhu
cầu tất yếu khơng thể nằm ngồi xu hướng tác động của khoa học công nghệ trong mọi

lĩnh vực của cuộc sống, các thư viện đã bắt đầu ứng dụng phần mềm quản lý thư viện vào
hoạt động của mình.
Có thể nói lịch sử phát triển phần mềm quản lý thư viện cũng như lịch sử ứng
dụng phần mềm vào quản lý hoạt động thông tin thư viện của các thư viện ở nước ta được
sắp xếp theo đúng trình tự của các loại phần mềm kể trên.
Thời kỳ sơ khai của việc ứng dụng phần mềm là khi các thư viện quản lý hoạt
động thư viện bằng phần mềm CDS/ISIS. Với các tính năng cơ bản hỗ trợ cho việc quản
lý và tra cứu tài liệu, các thư viện có thể nhập được thơng tin tài liệu vào phần mềm, in
được các phích phiếu thay vì làm thủ cơng, và việc tìm kiếm tài liệu trên máy tính nhanh
chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm thủ cơng từ các danh mục, phích
phiếu. Tại thời điểm đó CDS/ISIS đã mở ra một giai đoạn mới cho sự phát triển của thư
viện khi chuyển đổi từ thư viện truyền thống hoàn toàn và bước đầu ứng dụng Công nghệ
thông tin vào hoạt động thư viện
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin, mạng
Internet, một phần mềm đơn lẻ chỉ quản lý được tài liệu như CDS/ISIS đã không còn phù
hợp với nhu cầu của thực tế của hoạt động thơng tin thư viện. Nhìn thấy được những vấn


đề tât yếu trong việc phải tự động hóa tồn bộ hoạt động thông tin thư viện, các thư viện
đã bắt đầu tìm đến những nhà cung cấp phần mềm trong nước và nước ngoài về một giải
pháp phần mềm tích hợp hệ thống. Nổi bật trong thời gian đó là giải pháp LIBOL, ILIB,
VEBRARY,… của các công ty trong nước, hay phần mềm nước ngoài như VIRTUAL,
ALEHP, hoặc phần mềm mã nguồn mở như KOHA. Những giải pháp phần mềm này đáp
ứng đúng các tiêu chí mà các thư viện đã đưa ra về chức năng phần mềm với các phân hệ
quản lý hoạt động bổ sung, biên mục, tra cứu khai thác và lưu thông tài liệu; về các tiêu
chuẩn nghiệp vụ như chuẩn mô tả tài liệu theo ISBD hoặc AACR2, chuẩn biên mục tài
liệu theo MARC 21, chuẩn tìm kiếm theo giao thức Z39.50,…; về Cơng nghệ thông tin
và truyền thông. Những giải pháp này đã giúp cho lịch sử nghề thư viện bước sang một
giai đoạn hồn tồn mới, giai đoạn tự động hóa tồn bộ các hoạt động thông tin thư viện.
Khoa học kỹ thuật sẽ ngày càng phát triển mạnh mẽ, nhu cầu của bạn đọc ngày

càng cao, hoạt động thông tin thư viện cũng phải thay đổi và chuyển mình theo xu hướng
phát triển của thời đại để kịp hòa nhập vào thế giới và hơn hết là để đáp ứng được nhu
cầu của bạn đọc. Không chỉ vậy, sự phát triển mạnh mẽ và đa dạng của tài liệu khi xuất
hiện các loại tài liệu điện tử, tài liệu đa phương tiện, địi hỏi thư viện phải có cơng cụ để
quản lý những loại tài liệu này. Và đó là nhu cầu tât yếu cho sự ra đời của một phần mềm
quản lý thư viện số. Một số giải pháp quản lý thư viện số điển hình phải kể đến như phần
mềm mã nguồn mở GREEN STONE, DSPACE, phần mềm nước ngoài như ContenPro,
ROSETTA, một số phần mềm quản lý thư viện số nội địa như Libol Digital, DLib,…
Thực tế hiện nay cho thấy các thư viện không chỉ sử dụng đơn thuần một giải pháp
phần mềm đơn lẻ, mà sử dụng đến 2 hoặc nhiều hơn 2 giải pháp phần mềm để quản lý
tồn bộ hoạt động thơng tin thư viện. Sở dĩ phải lựa chọn như vậy cũng là một điều dễ
hiểu, bởi lộ trình phát triển của hoạt động thông tin thư viện từ thư viện truyền thống đến
thư viện lai (khái niệm thư viên lai có thể hiểu là việc tự động hóa hoạt động thơng tin
thư viện) và đến thư viện số. Tại mỗi thời điểm, nhu cầu quản lý của thư viện là khác
nhau và việc lựa chọn giải pháp phần mềm cũng sẽ phù hợp với nhu cầu của thời điểm
đó. Đầu những năm 90 của thế kỷ 20 nhu cầu quản lý tự động hóa hoạt động thơng tin


thư viện là tất yếu và việc sử dụng phần mềm tích hợp quan trọng hơn hết, nhưng đến thế
kỷ 21 với sự bùng nổ của thư viện số, các thư viện cần đến một giải pháp phần mềm quản
lý thư viện số. Một điểm đặc biệt là mặc dù thư viện số phát triển mạnh mẽ như vậy, các
thư viện cũng không thể một bước nhảy vọt sang thư viện số mà vẫn phải duy trì quản lý
thư viện truyền thống song song với thư viện số. Do vậy đồng thời tồn tại cả 2 giải pháp
phần mềm trong một cơ quan thông tin thư viện cũng là điều dễ hiểu và đúng theo lộ
trình phát triển của hoạt động thư viện.
Chúng ta có thể thấy, lớn mạnh như Trung tâm thông tin thư viện của trường Đại
học Quốc gia Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội cũng đang sử dụng phần mềm Virtual
nước ngoài để quản lý thư viện truyền thống; sử dụng phần mềm Dspace, ContentPro để
quản lý hoạt động thư viện số; hay thư viện trường Đại học Nguyễn Tất Thành, Hồ Chí
Minh, trường Đại học Công nghệ Đồng Nai,.. sử dụng phần mềm LIBOL để quản lý thư

viện truyền thống và dùng DSPACE hoặc liên kết với trang Tailieu.vn để quản lý thư
viện số,… hay có thư viện dùng KOHA đê quản lý thư viện truyền thống và dùng
DSPACE để quản lý thư viện số,…
Và rõ ràng, với một hệ thống thư viện mà sử dụng đến nhiều phần mềm tách biệt
để quản lý hoạt động thư viện như vậy thì chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề bất cập và khó
khăn. Trong bài viết này tác giả sẽ đề cập đến các khó khăn đối với cán bộ thư viện và
đối với bạn đọc
Với hai hệ thống phần mềm tách biệt, Cơ sở dữ liệu (CSDL) của thư viện sẽ chia tách hai
CSDL thư mục quản lý thông tin tài liệu số và CSDL tài liệu số. Khi chia thành 2 CSDL
tách biệt, việc quản lý của thư viện sẽ không đồng nhất và tập trung. Cán bộ thư viện có
đến 2 tài khoản đăng nhập vào 2 hệ thống phần mềm khác nhau để làm việc; Cán bộ thư
viện sẽ phải biên mục tài liệu 2 lần cho 1 đối tượng tài liệu ở 2 định dạng: tài liệu in và
tài liệu số. Thậm chí biểu ghi mơ tả tài liệu sẽ không thống nhất: Sử dụng 01 biểu ghi
MARC21 cho định dạng truyền thống: 01 biểu ghi Dublin-Core cho tài liệu số. Như vậy
sẽ rất tốn công sức cho việc biên mục. MARC 21 đã và đang được lựa chọn và sử dụng


trong việc biên mục thông tin mô tả của tài liệu, hơn nữa Dublin Core chỉ là giản lược
các yếu tố mô tả của MARC 21. Do vậy, chỉ cần sử dụng 01 tiêu chuẩn cho siêu dữ
liệu mô tả tài liệu truyền thống và số, dùng chung trong một cơ sở dữ liệu thư mục là
phương án tối ưu nhất.
Và các vấn đề này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả tìm kiếm và khai thác tài liệu
của bạn đọc. Thực tế việc tìm kiếm tài liệu của bạn đọc sẽ bị phân tán trên các trang khai
thác khác nhau, hiển thị thông tin tài liệu không đồng nhất ở một biểu ghi mô tả, các hoạt
động của bạn đọc với thư viện sẽ được quản lý ở hai hệ thống phần mềm riêng biệt đòi
hỏi bạn đọc phải có tài khoản ở mỗi hệ thống riêng. Đó là chưa kể đến khó khăn trong
việc xây dựng chính sách lưu thông đồng bộ giữa tài liệu in và tài liệu số. Rõ ràng có rất
nhiều vấn đề đặt ra cần giải quyết để có thể giúp cho bạn đọc khai thác và sử dụng thư
viện một cách thuận tiện và hiệu quả.
Những yêu cầu đặt ra như trên thì giải pháp cài đặt riêng từng phần mềm liệu có

phải là một giải pháp tối ưu nhất?
3. Xu hướng phần mềm quản lý thư viện
Vấn đề khó khăn trong việc sử dụng nhiều giải pháp phần mềm khác nhau để quản
lý không phải các thư viện không nắm được, mà cũng đã cố gắng cùng với các nhà cung
cấp để đưa ra một giải pháp tối ưu nhất.
Qua việc khảo sát thực tiễn ứng dụng phần mềm của các thư viện hiện nay, tác giả
nhận thấy có 2 xu hướng mà các thư viện đang hướng đến. Một là cài đặt riêng các hệ
thống phần mềm rồi sau đó tích hợp với nhau. Hai là sử dụng một giải pháp phần mềm
tổng thể quản lý 3 hệ thống thư viện truyền thống, thư viện số và cổng thông tin.
Xu hướng cài đặt riêng và sau đó tích hợp các hệ thống với nhau đang được nhiều
đơn vị thư viện áp dụng. Tuy nhiên việc tích hợp được với nhau hay khơng là một vấn đề
rất khó khăn, bởi ngay từ đầu được xây dựng, các phần mềm đó đã khơng được định
nghĩa để tích hợp được với nhau. Các thư viện có thể sử dụng một cổng thơng tin thay thế


cho các trang OPAC của mỗi phần mềm để tích hợp tổng thể việc tìm kiếm của bạn đọc
trên cùng một giao diện; Các thư viện có thể sử dụng cơ chế Single Sign On để giải quyết
vấn đề tài khoản của cán bộ thư viện, của bạn đọc nhưng cơ sở dữ liệu của thư viện chắc
chắn vẫn bị phân tán thành các CSDL riêng biệt, không đồng nhất. Và tất nhiên, chi phí
cho việc tích hợp đó khơng phải là nhỏ và chi phí để duy trì bảo hành hệ thống đó cũng
tương đối lớn.
Ở xu hướng thứ 2, sử dụng một giải pháp phần mềm tổng thể để quản lý cho toàn
bộ hoạt động của thư viện có lẽ là phương án tối ưu nhất. Khi sử dụng phương án này,
các vấn đề khó khăn của thư viện sẽ được giải quyết. Sẽ thống nhất và đồng bộ tồn bộ
q trình hoạt động của thư viện trong một phần mềm quản lý, sử dụng duy nhất một biểu
ghi mô tả cho các định dạng của tài liệu, bạn đọc tìm kiếm và khai thác tập trung,… Và
hơn hết, xu hướng hiện nay là mỗi thư viện cần có một trang cổng thơng tin để bạn đọc
có thể kết nối với thư viện thông qua các diễn đàn trao đổi, tin tức, sự kiện của thư
viện,… Thực tế đã có rất nhiều các thư viện tiên phong trong việc sử dụng một giải pháp
thư viện tổng thể như Thư viện trường Đại học Nha Trang, Viện đại học Mở, trường Đại

học Luật Hà Nội,…
Kết luận
Nhìn vào tiến trình phát triển và ứng dụng phần mềm quản lý thư viện, ta thấy xu
hướng lựa chọn một giải pháp phần mềm quản lý thư viện tổng thể là một điều tất yếu và
đúng với quy luật của sự phát triển. Tuy nhiên để làm được việc này đòi hỏi các thư viện
phải dũng cảm đoạn tuyệt cái cũ để bước sang chặng đường mới.
Tài liệu tham khảo

1. Tạ Bá Hưng (2005). Các tiêu chí đánh giá và lựa chọn phần mềm cho thư
viện điện tử ở Việt Nam. Tạp chí thông tin và tư liệu, số 2
2. Cao Minh Kiểm (2000). Thư viện số: định nghĩa và vấn đề. Tạp chí thơng
tin và tư liệu, số 3. tr. 5-11


3. Wiliam Y. Arms(2000), Digital Library, MIT Press