Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức

Tiểu luận tổ chức quản lý
A-LỜINÓIĐẦU
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam đang phát triển hiện nay thì dù
là bất cứ hoạt động nào đi chăng nữa cũng cần phải lựa chọn và sắp xếp tổ
chức và cơ cấu nào là phù hợp sao cho có thểđạt hiệu quả cao nhất. Mặc dù
ta đã nói nhiều về doanh nghiệp sản xuất, nhưng phải công nhận rằng những
điểm trình bày dưới tiêu chí của một tổ chức và lập kế hoạch đều có thểáp
dụng tót cho công ty không sản xuất, Ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng bách
hoá và công ty đường sắt là những ví dụ về các kiểu doang nghiệp khác
nhau, và mặc dù chức năng ở các doanh nghiệp này có thể khác xa chức
năng của nhiều doanhh nghiệp sản xuất, nhưng nhu cầu sắp xếp tổ chức và
lựa chọn một mô hình tổ chức là hoàn toàn giống nhau.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức và lựa chọn cơ cấu tổ chức
trong doanh nghiệp. Em đã quyết tâm thực hiện đề tài: "Cơ cấu chính thức
và cơ cấu không chính thức. Vai trò và mối quan hệ giữa chúng. Áp
dụng thực tiễn vào doanh nghiệp.”
Trong quá trình thực hiện đề tài này, em xin chân thành cảm ơn giảng
viên Phạm Văn Minh đã hướng dẫn và giúp đỡ tận tình để em hoàn thành đề
tài này.
1
Tiểu luận tổ chức quản lý
B- NỘIDUNG
I. KHÁINIỆM TỔCHỨCVÀ TỔCHỨCQUẢNLÝ
1.Tổ chức là gì?
-Tổ chức (trong từđiển Tiếng việt) là tạo thành một chính thể có cấu
tạo và chức năng nhất định hoạt động có trật tự và nề nếp làm những việc
cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệu quả tập hợp một số người hoạt
động vì quyền lợi chung.
-Tổ chức (Chester Borard) là một hệ thống các hoạt động hay những
nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách cóý thức.
Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính

thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu
chung thì tổ chức sẽđược hình thành.
Ví dụ khi chúng ta nói:” Tổ chức một cuộc mít tinh”, “Tổ chức một
cuộc vận động”, “Tổ chức một cuộc quân đội”,”Tổ chức chính quyền nhà
nước”, thì chúng ta cũng có thể hiểu được rằng dù là tổ chức gìđi chăng nữa
thì tổ chức cũng phải có:
. Thứ nhất: có một kế hoạch hoặc một lý tưởng nhất định.
. Thứ hai: có một tổ chức cóđặc tính làđủ khả năng đạt tới và thực
hiện được những yêu cầu của lý tưởng.
. Thứ ba: có lao động, tiền vốn, vật liệu , máy móc và phương pháp
tạo khả năng cho tổ chức đạt được vầ hoàn thành nhiệm vụ.
. Thứ tư: có những cán bộ lãnh đạo đủ năng lực buộc tổ chức thực
hiện được lý tưởng đề ra với số người và phương tiện cho trước.
.Như vậy khi thực hiện một tổ chức, cần phải đặt ra cho mình câu hỏi:
thực hiện công tác tổ chức để làm gì? Muốn dùng tổ chức đểđạt tới mục đích
gì? Đề ra chương trình như thế nào cho các cán bộ? Chỉ có một khái niệm
2
Tiểu luận tổ chức quản lý
rõ rệt về mục tiêu của tổ chức mới tạo ra khả năng xây dựng một cách đúng
đắn bản thân tổ chức và thực hiện mọi công tác về sau.
Như vậy chúng ta có thể phân ra 7 yếu tố cơ bản của một tổ chức là:
- Mục tiêu.
- Loại hình tổ chức: lựa chọn loại hình tổ chức nào là thích hợp nhất.
- Phương pháp: vận dụng những phương pháp nào để thực hiện được
mục tiêu
- Con người: cần một lượng nhân lực như thế nào để thực hiện công
tác.
- Phương tiện vật chất: lựa chọn loại vật liệu nào có thể hoàn thành
công việc.
- Thời gian: trong khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành công việc.

- Kiểm tra: nắm tình hình công tác và tổ chức kiểm tra.
2. Tổ chức quản lý là gì?
Trong kinh doanh, cần có sự phân biệt giữa tổ chức sản xuất, tổ chức
quản lý và tổ chức lao động.
- Tổ chức quản lý là việc xem xét trong việc xây dựng cơ cấu các mối
quan hệ trong một tổ chức và việc bố trí con người vào trong cơ cấu đó.
- Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn, các khâu trong cả dây
chuyền nhằm thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” đến “đầu ra”.
Ví dụ tổ chức các phân xưởng, các bộ phận dịch vụ trong doanh
nghiệp vàđó là các đối tượng của tổ chức quản lý.
- Tổ chức lao động là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lượng lao
động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất.
Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu, vầ cơ chế
vận hành.
3
Tiểu luận tổ chức quản lý
Trong chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức đựoc
khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện các
mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu là phưong tiện( thực thể) để thực hiện chức năng, bao gồm các
bộ phận hợp thành tổ chức.
Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu thực hiện đúng chức năng.
Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức
quản lý phụ thuộc cả ba yếu tố nói trên. Chức năng không rõ sẽ không phụ
vụđúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng. Cơ
chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu.
Nếu xét tổ chức quản lýở trạng thái tĩnh là nói về phương diện cơ cấu
của tổ chức quản ly, thể hiện ở kết cấu bộ máy quản lý- điều hành. Đây là
phần “ cứng”, bộ khung của tổ chức dược thể hiện trên sơđồ hệ thống tổ
chức mỗi đơn vị với các vị trí xác định theo nguyên tắc nhất định

Nếu xét tổ chức ở trạng thái động là nói về cung cách vận hành của
bộ khung đãđược tạo dựng; bao gồm chức năng từng bộ phận và cơ chế vận
hành của cả guồng máy. Cơ chế vận hành này bao gồm từ trách nhiệm,
quyền hạn, chếđộ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ trong nội bộ tổ chức
và các quan hệ với bên ngoài.
Tóm lại, có thể coi mặt tĩnh là” thể xác”( thực thể) các tổ chức và mặt
động là “ phần hồn” của tổ chức.
II. CƠCẤUVÀPHÂNLOẠICƠCẤU.
1. Cơ cấu là gì?
- Cơ cấu tổ chức là sự bố trí giữa các phòng ban, phân xưởng, các bộ
phận, chức danh một cách hợp lý nhằm tạo thành một hệ thống hoạt động ăn
khớp nhịp nhàng theo sựđiều khiển của một trung tâm( người đứng đầu).
4
Tiểu luận tổ chức quản lý
- Cơ cấu tổ chức cũng có thể hiểu rằng nó là tổng hợp các bộ phận,
đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được
bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các
chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh
nghiệp.
Như vậy, mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống
chính thức gồm các vai trò nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện, sao cho
họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau đểđạt đựoc các mục tiêu của
doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý
các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa
các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn gắn liền với những cá
nhân, phân hệ cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các luồng
thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.
2. Phân loại cơ cấu tổ chức.
Mỗi hệ thống tổ chức dùđược xây dựng theo loại hình nào đi chăng

nữa cũng bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức, bởi lẽ chỉ
riêng cơ cấu chính thức không thể hiện đầy đủ các chức năng và các mối
quan hệđa dạng trong quản lý. Trong đó, cơ cấu chính thức là bộ khung của
tổ chức, làm nền móng cho hoạt động quản lý, được thể hiện qua sơđồ tổ
chức.
- Cơ cấu chính thức được ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp
lý, điều lệ của tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp không được
ghi thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền thống, được moị
người ghi nhận như là thể chế.
- Cơ cấu không chính thức là hình thức tổ chức “ phi hình thể” nhằm
thực hiện những mối liên hệ “ mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân
5