Tài liệu LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ - Chuyên đề: Quản lý dự án Xây dựng pot

LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ
Đỗ Thị Xuân Lan
Tháng 3 - 2005
Chuyên đề: Quản lý dự án Xây dựng
Project Planning & Scheduling
LẬP KẾ HOẠCH VÀ TIẾN ĐỘ
 1. Giới thiệu
 2. Hoạch định dự án
 3. Lập tiến độ dự án:
 Nguyên tắc chung
 Các loại tiến độ: tiến độ ngang, tiến độ ma trận, tiến độ
mạng
 3. Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
 Định nghĩa
 Lập sơ đồ mạng từ cơ cấu phân chia công việc
 Hệ thống mã hoá
THEO DÒNG THỜI SỰ
 “Có dự án như tuyến đường Hà Đông – Ba La
(Hà Tây) khởi động suốt từ thời bộ trưởng (bộ
GTVT) Đồng Sĩ Nguyên (trải qua bốn đời bộ
trưởng) đến nay vẫn chưa xong… Chỗ này cũng
là lãng phí, thất thoát… (Phát biểu của thứ
trưởng bộ GTVT Ngô Thịnh tại hội nghị GTVT
hôm 05.01.2005 – Báo TT, 06.01.2005)
 Sáng nay tôi vừa nhận được bức thư của người
dân kêu ca việc các công trình xây dựng của thành
phố rất bết bát chưa khắc phục được tình trạng
chậm tiến độ, yếu kém về chất lượng… Nhưng tại
sao không khắc phục được (Phó chủ tịch UBND
TP.HCM Nguyễn Văn Đua đặt vấn đề tại hội nghị
chấn chỉnh và tăng cường chất lượng hồ sơ khảo

sát, thiêt kế và dự toán các công trình xây dựng
trên địa bàn thành phố hôm 08.04.2004 – Báo TT,
08.04.2004)
 “Theo bộ Xây dựng, có rất nhiều nguyên nhân dẫn
đến việc chậm trễ các dự án xi măng, trong đó
nguyên nhân chính là do việc bồi thường đất đai,
quản lý dự án kém…” (Tất cả 10 dự án xi măng
đều chậm tiến độ, www.ashui.com, ngày
11.11.2004)
GIỚI THIỆU
Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (1)
 Dự án hoàn thành đúng hạn
 Các công việc không bị gián đoạn / chậm trễ
 Giảm thiểu các công việc phải làm lại
 Hạn chế nhầm lẫn và sai lầm
 Tăng mức độ hiểu biết của mọi người về tình trạng của
dự án
 Báo cáo tiến trình dự án có ý nghĩa và đúng hạn
 Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển
GIỚI THIỆU
Lợi ích của việc lập kế hoạch và tiến độ (2)
 Có thể điều khiển dự án thay vì bị dự án điều khiển
 Biết được thời gian thực hiện các phần việc chính của dự
án
 Biết được cách thức phân phối chi phí của dự án
 Xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của mọi người
 Biết rõ ai làm? làm gì? khi nào? và chi phí bao nhiêu
 Hợp nhất các công việc để đảm bảo chất lượng dự án
theo yêu cầu của chủ đầu tư
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Quá trình xem xét ban đầu của chủ nhiệm dự án
 Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo nghiên cứu
khả thi, hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ được quy
mô công việc, đảm bảo kinh phí được duyệt và tiến độ thể
hiện được đầy đủ các mốc thời gian quan trọng
 Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt động của dự
án: trả lời các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời
gian thực hiện dự án
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian
 Quy mô: Thiếu những yêu cầu gì? Có hợp lý không? Cách
làm tốt nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần
chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượng mà
chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn và quy định nào?
 Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự toán được
lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi nào dự toán được lập?
Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán
đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?
 Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã được lập như
thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày
hoàn thành dự án đã xác định chưa? Có quy định những
khoản thưởng và phạt nào không?
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Cách thức thực hiện
 Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án bằng cách
thu thập các thông tin từ các thành viên thực hiện dự án
thông qua bản thiết kế phương án thực hiện công việc cụ
thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô, chi phí và
thời gian thực hiện công việc
 Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng dồn từ tất cả

các bản phương án thực hiện công việc cụ thể
 Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp nhất từ tất cả
các bản phương án thực hiện công việc cụ thể
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án
(1)
 Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu và quy mô của
dự án, sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án
 Công việc:
 Danh mục chi tiết liệt kê các công việc
 Phân nhóm các công việc
 Các công việc cụ thể (Work packages)
 Tiến độ
 Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc
 Thời gian dự kiến thực hiện công việc
 Ngày khởi công và hoàn thành các công việc
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án
(2)
 Chi phí
 Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng công
việc
 Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc
 Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh toán hàng
tháng
 Đo lường tiến trình thực hiện
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Những nguyên tắc của việc lập kế hoạch và tiến độ
 Bắt đầu lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc
 Hãy để những thành viên dự án tham gia vào quá trình lập

kế hoạch và tiến độ
 Chú trọng các mặt của dự án: quy mô, chi phí, thời gian
và chất lượng
 Dự trù thời gian cho những thay đổi, xét duyệt và phê
chuẩn
 Phải hiểu rằng tiến đôï là kế hoạch thực hiện công việc và
tiến độ sẽ không bao giờ đúng chính xác
 Kế hoạch cần đơn giản, loại bỏ những chi tiết không phù
hợp
 Phổ biến kế hoạch tới các bên tham gia dự án, nếu không
thì kế hoạch sẽ trở nên vô dụng
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Trách nhiệm của các bên
 Chủ đầu tư: xác định ngày hoàn thành dự án, xác định mức
độ ưu tiên của các công việc
 Đơn vị thiết kế: lập tiến đôï thiết kế phù hợp với tiến độ
của bên chủ đầu tư có xét đến mức độ ưu tiên của công
việc
 Nhà thầu thi công: lập tiến độ cho tất cả công tác thi công
theo yêu cầu của hợp đồng bao gồm cả công tác cung ứng
và vận chuyển vật tư (có xét đến mối quan hệ qua lại giữa
các thầu phụ và phối hợp sử dụng nhân công, máy thi
công)
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Những việc cần làm
Giai đoạn hình thành dự án
 Có sự ủng hộ của đội ngũ thực hiện dự án
 Xác định thời hạn cập nhật, phản hồi, mức độâ chi tiết
 Xác định mức độ áp dụng máy tính
 Xác định quy mô công việc

LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Những việc cần làm
Giai đoạn chuẩn bị thực hiện dự án
 Thiết lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS)
 Liên kết cơ cấu phân công tổ chức OBS với cơ cấu phân
chia công việc WBS
 Xây dựng hệ thống mã hoá
 Xác định các công viêc cụ thể
 Lập tiến độ
 Phân bổ tài nguyên, xác định thời gian chờ đợi cần thiết
cho việc cung ứng vật tư và thiết bị
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Những việc cần làm
Giai đoạn hoàn chỉnh thiết kế
 So sánh tiến độ dự án tổng thể với tiến độ của các bên
 Thiết lập hệ thống theo dõi dựa trên tiến độ được duyệt
 Rà soát lại thời gian và chi phí dự trù
 Quan tâm đến yêu cầu cung ứng
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Những việc cần làm
Giai đoạn thi công
 So sánh tiến độ dự án tổng thể với tiến độ của các bên
 Thiết lập hệ thống theo dõi dựa trên tiến độ được duyệt
 Theo dõi tài nguyên phân phối để xác định mức độ đáp
ứng tài nguyên có phù hợp với quy mô công việc và chi
phí ước tính
 Thiết lập thủ tục xử lý các thay đổi
 Thiết lập tiêu chí đánh giá công việc
 Xem lại kích cỡ tổ đội và yêu cầu nhân lực
 Thiết lập hệ thống nhận biết tình hình vượt chi phí và chậm

tiến độ
 Thiết lập luồng trao đổi thông tin giữa bộ phận lập dự toán,
tiến độ, cung ứng và giám sát
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Cơ sở để lập kế hoạch và tiến độ
 Khả năng đáp ứng thiết bị thi công
 Điều kiện công trường và kho bãi
 Thời gian thi công và thời tiết
 Các cản trở ảnh hưởng đến công việc có thể xảy ra
 Tình hình vật tư hiện có và xu hướng thị trường
 Nhân lực sẵn có và năng suất lao động trong thi công
 Yêu cầu và các dạng công trình tạm
 Quy định và điều luật áp dụng
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Các loại tiến độ
 Phụ thuộc vào kích thước của dự án
 Mức độ phức tạp của dự án
 Thời gian hoàn thành dự án
 Tiến độ ngang
 Tiến độ ma trận
 Tiến độ mạng
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Các loại tiến độ – Tiến độ ngang
Công việc Tuần lễ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Chuẩn bò
Hệ thống thoát nước
Móng đường
Nền đường

Mặt đường

LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Các loại tiến độ – Tiến độ ngang
 dễ đọc, dễ hiểu nhưng khó cập nhật
 không thể hiện mối quan hệ giữa các công tác
 là phương pháp hiệu quả lập tiến độ tổng thể
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Các loại tiến độ – Tiến độ ma trận
Trình tự thao tác mỗi tầng
B
e
â
t
o
â
n
g
c
o
ät
T
r
a
àn
t
r
e
o
S

ơ
n
v
a
ø
l
a
ù
t
g
a
ï
c
h
B
e
â
t
o
ân
g
d
a
à
m
,
s
a
ø
n

Các
công
tác
khác
1
0
9
5
4
3
2
1
B1
Số tầng
19/06/04
21/06/04
3
20/06/04
23/06/04
4
Ngày bắt đầu dự kiến
Ngày kết thúc dự kiến
Thời gian dự kiến
Ngày bắt đầu thực tế
Ngày kết thúc thực tế
Thời gian thực tế
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Các loại tiến độ – Tiến độ ma trận
 Sử dụng đối với nhà nhiều tầng
 Dễ hiểu, dễ sử dụng

 Thuận tiện để báo cáo, cập nhật
 Thể hiện được trình tự thực hiện công việc
LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Các loại tiến độ – Tiến độ mạng
 đòi hỏi nhiều kỹ thuật để lập và sử dụng
 cung cấp nhiều thông tn chi tiết hơn
 có 3 loại:
 Sơ đồ mạng công việc trên mũi tên (Activity on
arrow - AOA)
 Sơ đồ mạng công việc trên nút (Activity on node -
AON)
 Sơ đồ mạng theo quan hệ (Precedence Diagramming
Method PDM)