Giáo trình Tin học kế toán (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: TIN HỌC KẾ TỐN
NGÀNH, NGHỀ: KẾ TỐN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm 2017 của
Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2017


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

i


LỜI GIỚI THIỆU
Kế tốn là một cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu trong q trình quản lý hoạt
động của một tổ chức. Với mong muốn cung cấp đầy đủ kiến thức về các vấn đề xử lý
thông tin kế tốn, tổ chức, đánh giá một hệ thống thơng tin kế tốn trong cả hai mơi
trường xử lý bằng tay và xử lý bằng máy, môn học Ứng dụng phần mềm trong kế toán
được thiết kế giảng dạy cho sinh viên chun ngành kế tốn bao gồm 5 chương trình
bày những kiến thức cơ bản về cách xử lý thông tin kế toán bằng phần mềm MS Excel
trong điều kiện áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung.
Tài liệu này được biên soạn nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên

cứu. Đồng thời cịn có ý nghĩa:
-Giúp sinh viên làm quen với quá trình xử lý kế tốn thơng qua việc sử dụng
phần mềm Excel.
-Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin
học hóa.
-Giúp sinh viên tiếp cận cơng tác kế toán trên thực tế trong điều kiện giả định
doanh nghiệp đã tin học hóa cơng tác kế tốn.
Để đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu, yêu cầu thực tiển trang bị
các kiến thức cơ bản về thống kê doanh nghiệp cho học sinh, sinh viên khối ngành kinh
tế đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Khoa
Kinh tế - Xã hội và Nhân văn trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp biên soạn Giáo
trình Thống kê doanh nghiệp (dùng cho trình độ trung cấp và cao đẳng)
Giáo trình được thiết kế gồm 5 chương như sau:
Chương 1:

Tổ chức dữ liệu

Chương 2:

Lập sổ nhật ký

ii


Chương 3:

Sổ cái và Sổ chi tiêt

Chương 4:

Lập bảng cân đối số phát sinh

Chương 5:

Lập báo cáo tài chính

Trong quá trình biên soạn, tác giả đả tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các
trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp và cập nhật nhửng kiến thức mới nhất.
`Tác giả chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đã giúp đỡ trong quá trình biên
soạn giáo trình này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do lần đầu biên soạn và nguồn
tài liệu tham khảo có hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả rất mong nhận
được sự đóng góp ý kiến của các đồng nghiệp và bạn đọc để lần tái bản sau giáo trình
được hồn thiện hơn.
Xin trân trọng cám ơn.
Đồng Tháp, ngày

tháng

Chủ biên
PHAN VĂN ĐẠT

iii

năm 2017


MỤC LỤC
Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ..............................................................................................i

LỜI GIỚI THIỆU .............................................................................................................ii
MỤC LỤC .......................................................................................................................iv
GIÁO TRÌNH MƠN HỌC ........................................................................................... viii
CHƯƠNG 1 ..................................................................................................................... 1
TỔ CHỨC DỮ LIỆU ....................................................................................................... 1
1. Ôn tập và bổ sung một số kiến thức căn bản về Execl: ........................................... 1
1.1. Nhóm hàm số học: ............................................................................................ 1
1.2. Nhóm hàm logic: .............................................................................................. 1
1.3. Nhóm hàm thống kê: ........................................................................................ 2
1.4. Nhóm hàm xử lý chuỗi: .................................................................................... 3
1.5. Nhóm hàm tìm kiếm: ........................................................................................ 4
1.6. Nhóm hàm về thời gian: ................................................................................... 6
1.7. Nhóm hàm khác: ............................................................................................... 7
2. Hình thức kế tốn: .................................................................................................... 9
2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung. ................................. 9
Bảng 1.3: Danh mục sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung ................................... 9
2.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung ...................... 11
3. Tổ chức dữ liệu kế toán: ........................................................................................ 13
3.1. Tổ chức tập tin dữ liệu:................................................................................... 13
3.2. Tổ chức bảng tính: .......................................................................................... 14
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 1 ............................................................................ 15
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 2 ............................................................................ 15
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ ......................... 17
CHƯƠNG 2 ................................................................................................................... 32

iv


LẬP SỔ NHẬT KÝ ....................................................................................................... 32
1. Lập sổ nhật ký chung: ............................................................................................ 32

1.1. Mẫu báo biểu: ................................................................................................. 32
Bảng 2.1: Bảng nhật ký chung .............................................................................. 32
NHẬT KÝ CHUNG .............................................................................................. 32
1.2. Sơ đồ lập: ........................................................................................................ 34
NHẬT KÝ CHUNG .............................................................................................. 34
1.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 37
1.5. Thay đổi thời gian khác: ................................................................................ 37
2. Lập sổ nhật ký thu tiền:......................................................................................... 37
2.1 Mẫu báo cáo: .................................................................................................. 37
NHẬT KÝ THU TIỀN .......................................................................................... 38
2.2. Sơ đồ lập: ....................................................................................................... 38
NHẬT KÝ THU TIỀN .......................................................................................... 39
2.3. Cách lập: ........................................................................................................ 39
2.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 42
3. Lập sổ nhật ký chi tiền .......................................................................................... 43
3.1. Mẫu báo cáo................................................................................................... 43
Bảng 2.3: Nhật ký chi tiền ..................................................................................... 43
NHẬT KÝ CHI TIỀN ........................................................................................... 43
3.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 44
NHẬT KÝ CHI TIỀN ........................................................................................... 44
3.3. Cách lập ......................................................................................................... 44
3.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 47
3.5. Thay đổi tài khoản, thời gian khác: ............................................................... 48
CHƯƠNG 3 ................................................................................................................... 50
LẬP SỔ SỔ CÁI, CHI TIẾT.......................................................................................... 50

v


1. Lập sổ Cái ............................................................................................................. 50

1.1. Mẫu báo cáo................................................................................................... 50
Bảng 3.1: Sổ cái ..................................................................................................... 51
SỔ CÁI .................................................................................................................. 51
1.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 51
SỔ CÁI .................................................................................................................. 52
1.3. Cách lập ......................................................................................................... 52
1.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 56
1.5. Thay đổi tài khoản, thời gian khác: ............................................................... 56
2. Lập sổ chi tiết ........................................................................................................ 57
2.1. Mẫu báo biểu ................................................................................................. 57
SỔ CHI TIẾT......................................................................................................... 57
2.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 58
SỔ CHI TIẾT......................................................................................................... 58
2.3. Cách lập ......................................................................................................... 59
2.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 62
2.5. Thay đổi tài khoản, thời gian khác: ............................................................... 63
SỔ TIỀN GỬI NGẦN HÀNG ................................................................................... 64
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ ..................................................................... 65
CHƯƠNG 4 ................................................................................................................... 66
LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH ...................................................................... 66
1. Lập bảng cân đối số phát sinh ............................................................................... 66
1.1. Mẫu báo biểu ................................................................................................. 66
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH ...................................................................... 66
1.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 67
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH ...................................................................... 67
1.3 Cách lập .......................................................................................................... 67

vi

1.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 70
2. Lập bảng tổng hợp chi tiết .................................................................................... 70
2.1. Mẫu báo biểu ................................................................................................. 70
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT ............................................................................. 70
2.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 71
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT ............................................................................. 71
2.3. Cách lập ......................................................................................................... 72
2.4. Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: .......................................... 74
BẢO CÁO NHẬP XUẤT TỒN ............................................................................ 76
CHƯƠNG 5 ................................................................................................................... 77
LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH ........................................................................................ 77
1. Lập bảng cân đối kế toán ...................................................................................... 77
1.1. Mẫu báo biểu ................................................................................................. 77
1.3. Cách lập ......................................................................................................... 78
1.4. Tạo sheet mới đặt tên BCDKT ...................................................................... 79
2. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .......................................................... 82
2.1 Mẩu báo biểu .................................................................................................. 82
2.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 83
2.3. Cách lập ......................................................................................................... 83
3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. ................................................................................... 86
3.1. Mẫu báo biểu ................................................................................................. 86
3.2. Sơ đồ lập ........................................................................................................ 88
4. Mở sổ cho kỳ kế toán sau: ..................................................................................... 92
4.1 Đối với Bảng cân đối kế toán .......................................................................... 92
4.2 Đối với Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh .............................................. 92
4.3 Đối với Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ................................................................. 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. 94

vii

GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: TIN HỌC KẾ TỐN
Mã môn học: MH25KX6340301
Thời gian thực hiện môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành, thí nghiệm,thảo
luận, bài tập: 25 giờ; Thi/kiểm tra kết thúc môn học: 5 giờ, hình thức: thực hành)
I. Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: Mơn học Tin học kế tốn thuộc nhóm các mơn chun mơn được bố trí giảng
dạy sau khi đã học xong các môn chuyên môn của nghề.
- Tính chất: Mơn học Tin học kế tốn là mơn học sử dụng bảng tính Exel ứng dụng vào
thực hành cơng tác kế tốn.
II. Mục tiêu mơn học:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được các hàm cơ bản trong phần mềm Excel có lien quan đến mơn
học.
+ Trình bày được các bước luân chuyển chứng từ kế toán, tạo lập các báo cáo tài
chính trên phần mềm Excel.
- Về kỹ năng:
+ Vận dụng được phần mềm Excel vào công tác kế toán.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Nghiêm túc khi nghiên cứu
+ Có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động sáng tạo,
có kỷ luật và tác phong cơng nghiệp.
III. Nội dung môn học:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:

Stt

1

Nội dung

Chương 1: TỔ CHỨC DỮ LIỆU

viii

Tổng
số

Lý
thuyết

3

3

Thực
hành,
thí
nghiệm,
thảo
luận, bài
tập
0

Kiểm
tra

0

2

1. Ôn tập và Bổ sung một số kiến
thức căn bản về Excel.
2. Hình thức kế tốn.
3. Tổ chức dữ liệu kế toán.
Chương 2: LẬP SỔ NHẬT KÝ
1. Lập sổ nhật ký chung
2. Lập sổ nhật ký thu tiền
3. Lập sổ nhật ký chi tiền
Chương 3: SỔ CÁI – SỔ CHI TIẾT

10

3

7

10

3

7

8

3

5

3

4

5

1. Sổ cái
2. Sổ chi tiết
Chương 4: LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH
1. Lập bảng cân đối số phát sinh
2. Lập bảng tổng hợp chi tiết
Kiểm tra
Chương 5: LẬP BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
1. Lập bảng cân đối kế tốn
2. Lập báo cáo kết quả kinh doanh
3. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Ôn tập
Thi/kiểm tra
Cộng

ix

2
10

1
2

45

2
3

15

7

25

1
2
5


CHƯƠNG 1
TỔ CHỨC DỮ LIỆU
Mã Chương: MH 25-01
Mục tiêu:
Giúp người học cũng cố lại một số hàm về số học, logic, thống kê, chuỗi, dị
tìm… làm tiền đề cho việc thiết lập và tính tốn các biểu bản trong cơng tác lập báo
cáo tài chính trong doanh nghiệp.
Tổ chức dữ liệu kế tốn trên bảng tính Excel.
1. Ơn tập và bổ sung một số kiến thức căn bản về Execl:
1.1. Nhóm hàm số học:
+ Abs(số): trả về giá trị tuyệt đối của một số.
Ví dụ: =Abs(10)
=Abs(-10)
+ Int(số):



10



10

trả về phần nguyên của một số.


5

=Abs(5.65) 

5

Ví dụ: =Int(5.45)

+ Mod(số bị chia, số chia):

trả về phần dư của phép chia nguyên



1

Ví dụ: =Mod(11,3) 

2

Ví dụ: =Mod(7,3)

+ Round(số cần làm trịn, vị trí làm trịn): là trịn số theo vị trí chỉ định
VD:

ROUND(123.456,2)=123.46
ROUND(123.456,0)=124
ROUND(123.456,-1)=120

1.2. Nhóm hàm logic:
+ Not(giá trị logic): trả về giá trị phủ định.
Ví dụ: ơ A1 chứa 5, ơ A2 chứa 8
=A1>A2



False

=Not(A1>A2)



True

+ And(giá trị logic 1, giá trị logic 2, …):

1

Trả về True, nếu tất cả mọi đối số đều là True
Trả về False, nếu có ít nhất một đối số của nó là False
Ví dụ:

=AND(5>3, 15<18) 

True

=AND(5>3, 15<10) ,



False

+ Or(giá trị logic 1, giá trị logic 2, …):
Trả về False, nếu tất cả mọi đối số đều là False.
Trả về True, nếu có ít nhất một đối số của nó là True.
Ví dụ:



True

=Or(5<3, 15<10) , 

False

=Or(5>3, 15<10)

+ If(điều kiện, biểu thức 1, biểu thức 2):
Nếu điều kiện cho kết quả là đúng, thì hàm trả về biểu thức 1.
Nếu điều kiện cho kết quả là sai, thì hàm trả về biểu thức 2.
Ví dụ:

=If(5>3,”năm lớn hơn ba”,”năm nhỏ hơn ba”)

1.3. Nhóm hàm thống kê:
+ Average(số 1, số 2, …) : trả về giá trị trung bình cộng
Ví dụ:

=Average(4, 5, 6)



5

+ Max(số 1, số 2, …) : trả về giá trị lớn nhất
Ví dụ:

=Max(4, 5, 6)



6

+ Min(số 1, số 2, …) : trả về giá trị nhỏ nhất
Ví dụ:

=Average(4, 5, 6)



4



15

+ Sum(số 1, số 2, …) : trả về tổng số.
Ví dụ:

=Sum(4, 5, 6)

+ Count(số 1, số 2, …) : đếm các ơ chứa giá trị số.
Ví dụ:

=Count(4, “A”, 6)



2

+ CountA(số 1, số 2, …) : đếm các ô chứa giá trị.
Ví dụ:

=Count(4, “A”, 6)



3

=Count(4, “A”, 6, “”)



3

+ SumIf(Khối chỉ mục, Điều kiện, Khối tính tổng) : tính tổng có điều kiện.

2


 Khối chỉ mục:

Khối được so sánh với điều kiện.

 Điều kiện:

Có thể là một giá trị hay một chuỗi chứa biểu thức so sánh.

 Khối tính tổng:

Khối được tính tổng.

+ CountIf(Khối chỉ mục, Điều kiện) : đếm các ô thỏa mãn điều kiện.
 Khối chỉ mục:

Khối được so sánh với điều kiện.

 Điều kiện:

Có thể là một giá trị hay một chuỗi chứa biểu thức so sánh.

Ví dụ: Lập cơng thức tính tổng số tiền và số lượt bán cho bảng tổng hợp theo
Tên mặt hàng.
Bảng 1.1: Bảng tổng hợp tên mặt hang - 01
A

B

C

D

E

Bảng kê

1
2

Tên mặt hang

Loại

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

3

Gạo

2

5

55

275

4

Nếp

1

4

75

300

5

Gạo

1

6

65

390

6

Gạo

2

4

55

220

7

Nếp

1

12

75

900

8
Bảng tổng hợp

9
10

Tên mặt hàng

Tổng tiền

Số lượt bán

11

Gạo

885

3

12

Nếp

Công thức cho ô B11:
=SumIf($A$3:$A$7,A11,$F$3:$F$7)  275+390+220 = 885
Công thức cho ô C11:
=CountIf($A$3:$A$7,A11)  3

1.4. Nhóm hàm xử lý chuỗi:
+ Len(chuỗi): trả về số cho biết độ dài của chuỗi.

3


Ví dụ: =Len(“Nguyen Van An”) 

13

+ Left(chuỗi, n): t rích (lấy) ra n ký tự tính từ bên trái của chuỗi.
Ví dụ: =Left(“CĐCĐ Đồng Tháp,4)  “CĐCĐ”
+ Right(chuỗi, n): trích (lấy) ra n ký tự tính từ bên phải của chuỗi.
Ví dụ: =Right(“CĐCĐ Đồng Tháp”,9) 

“Đồng Tháp”

+ Mid(chuỗi, m, n): trích (lấy) ra n ký tự bắt đầu tại vị trí m trong chuỗi.
Ví dụ: =Mid(“CĐCĐ Đồng Tháp”,6,4) 

“Đồng”

+ Trim(chuỗi): cắt bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi.
Ví dụ: =Len(“Nguyen

Van

=Len(Trim(“Nguyen

An”)

Van



An”))

19


13

+ Lower(chuỗi): chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành chữ thường:
Ví dụ: =Lower(“ĐỒNG THÁP”) 

“đồng tháp”

+ Upper(chuỗi): Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự in hoa.
Ví dụ: =Upper(“Đồng Tháp”)  “ĐỒNG THÁP”
+ Proper(chuỗi): chuyển các chữ đầu mỗi từ thành chữ hoa
Ví dụ: =Proper(“chào các bạn”) 

“Chào Các Bạn”

=Proper(“CHÀO CÁC BẠN”)  “Chào Các Bạn”
+ Value(chuỗi): đổi chuỗi ra số
Ví dụ: =Value(“123”)
+ Text(Value, format_text):
VD:



123

Dùng để đổi số thành chuỗi theo dạng format_text.

TEXT(2800,”$0.00”) là $2800.00

1.5. Nhóm hàm tìm kiếm:
+ Vlookup(gía trị tìm, bảng dữ liệu, cột khai thác, mã dị tìm): hàm dị tìm một giá
trị trong cột bên trái của bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng trong cột khai thác.
 Giá trị tìm: là giá trị được dùng để dị tìm trong cột bên trái của bảng dữ
liệu.
 Bảng dữ liệu: là vùng chứa dữ liệu được dị tìm lẫn khai thác.

4


 Cột khai thác: là số thứ tự của cột khai thác trong bảng dữ liệu, nơi hàm sẽ
lấy giá trị trả về.
 Mã dị tìm: xác định ta muốn chọn cách dị tìm chính xác hay gần đúng:
1 (hoặc bỏ qua): hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng hoặc nhỏ kề với
giá trị dùng để dị tìm. Điều kiện là cột dử liệu bên trái của bảng dữ liệu phải xếp thứ tự
tăng dần.
0: hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng với giá trị dùng để dị tìm.
+ Hlookup(gía trị tìm, bảng dữ liệu, dịng khai thác, mã dị tìm): hàm dị tìm một
giá trị trên dòng đầu tiên của bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng trong dòng khai
thác.
 Giá trị tìm: là giá trị được dùng để dị tìm trong dòng đầu tiên của bảng dữ
liệu.
 Bảng dữ liệu: là vùng chứa dữ liệu được dị tìm lẫn khai thác.

 Dòng khai thác: là số thứ tự của dòng khai thác trong bảng dữ liệu, nơi hàm
sẽ lấy giá trị trả về.
 Mã dị tìm: xác định ta muốn chọn cách dị tìm chính xác hay gần đúng:
1 (hoặc bỏ qua): hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng hoặc nhỏ kề với
giá trị dùng để dị tìm. Điều kiện là cột dử liệu bên trái của bảng dữ liệu phải xếp thứ tự
tăng dần.
0: hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng với giá trị dùng để dị tìm.
+ Index(bảng dữ liệu, dịng, cột): hàm truy xuất giá trị trong bảng dữ liệu, nếu biết
thứ tự dòng và cột của ơ chứa giá trị đó.
 Bảng dữ liệu: là vùng dữ liệu được tham chiếu.
 Dòng: xác định thứ tự dịng của ơ chứa dử liệu cần truy xuất.
 Cột: xác định thứ tự cột của ô chứa dử liệu cần truy xuất
+ Match(giá trị tìm, khối chỉ mục, mã dị tìm): hàm dị tìm một giá trị trong khối chỉ
mục và trả về vị trí của giá trị tìm thấy.
 Giá trị tìm: là giá trị được dùng để dị tìm trong khối chỉ mục..

5


 Khối chỉ mục: là vùng chứa dữ liệu được dị tìm (khối chỉ mục là 1 dịng hay
1 cơt).
 Mã dị tìm: xác định ta muốn chọn cách dị tìm chính xác hay gần đúng:
1 (hoặc bỏ qua): hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng hoặc nhỏ kề với
giá trị dùng để dị tìm. Điều kiện là khối chỉ mục phải xếp thứ tự tăng dần.
-1 : hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng hoặc lớn hơn kề với giá trị dùng
để dị tìm. Điều kiện là khối chỉ mục phải xếp thứ tự giảm dần.
0: hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng với giá trị dùng để dị tìm.
Ví dụ: Lập cơng thức tính đơn giá cho bảng kê như sau dựa vào Tên mặt hàng
và Loại.
Bảng 1.2: Bảng tổng hợp tên mặt hang - 02

A

B

C

D

E

Bảng giá

1
2

Tên mặt hàng/Loại

1

2

3

3

Gạo

65

55

50

4

Nếp

75

65

58

Đơn giá

5
Bảng tổng hợp

6
7

Tên mặt hàng

Loại

Số lượng

8

Gạo

2

9

9

Nếp

1

12

10

Gạo

1

4

Thành tiền

Công thức cho ô D8:
Cách 1: =Vlookup(A8,$A$3:$D$4,Match(B8,$B$2:$D$2,0),0)
Cách 2: =Hlookup(B8,$B$2:$D$4,Match(A8,$A$3:$A$4,0),0)
Cách 3: =Index($B$3:$D$4,Match(A8,$A$3:$A$4,0),Match(B8,$B$2:$D$2,0))
1.6. Nhóm hàm về thời gian:
+ Today(): trả về ngày tháng năm hiện hành của hệ thống máy tính.

6


Ví dụ: Hơm nay là ngày 20/10/2007
=Today()



20/10/2007

+ Now(): trả về ngày tháng năm, giờ phút giây hiện hành của hệ thống máy tính.
Ví dụ: Hơm nay là ngày 20/10/2007, 11:05:25
=Now()



20/10/2007 11:05:25

+ Date(Năm, tháng, ngày): trả về giá trị ngày tháng năm, nếu cung cấp các đối số chỉ
năm. Tháng, ngày.


Ví dụ: =Date(2007, 10, 20)

20/10/2007

+ Day(ngày tháng năm): trả về chỉ số ngày trong tháng từ 1 – 31
+ Month(ngày tháng năm): trả về chỉ số tháng trong năm từ 1 – 12
+ Year(ngày tháng năm): trả về chỉ số năm.
Ví dụ: Hôm nay là ngày 20/10/2007

=Day(Today())



20

=Month(Today())



10

=Year(Today())



2007

+ DateValue(chuỗi ngày tháng năm): chuyển chuỗi chứa ngày tháng năm thành giá
trị ngày tháng năm.
Ví dụ: Hơm nay là ngày 20/10/2007
=DateValue(“20/10/2007”) + 5



25/10/2007

1.7. Nhóm hàm khác:
+ Row(ô tham chiếu): hàm trả về số cho biết thứ tự dịng của ơ tham chiếu. Trường
hợp khơng sử dụng đối số, hàm sẽ trả về thứ tự dịng của ơ đang tham chiếu.

Ví dụ :

=Row(B5)



5

ơ A3 chứa công thức =Row()



3

+ Column(ô tham chiếu): hàm trả về số cho biết thứ tự cột của ô tham chiếu. Trường
hợp không sử dụng đối số, hàm sẽ trả về thứ tự cột của ơ đang tham chiếu.
Ví dụ :

=Column(B5)



2

ơ D3 chứa công thức =Column() 

7

4

+ Address(thứ tự dòng, thứ tự cột, kiểu địa chỉ): hàm trả về chuổi cho biết địa chỉ ô
theo thứ tự dòng, thứ tự cột chỉ định.
Kiểu địa chỉ:
1 (hoặc bỏ qua):

Địa chỉ tuyệt đối

2:

Địa chỉ hổn hợp, cố định dịng

3:

Địa chỉ hổn hợp, cố định cột

4:

Địa chỉ tương đối

Ví dụ:
=Address(4, 5, 1)



$E$4

=Address(4, 5)



$E$4

=Address(4, 5, 2)



E$4

=Address(4, 5, 3)



$E4

=Address(4, 5, 4)



E4

+ Indirect(địa chỉ chuỗi): hàm trả về địa chỉ thực sự của một chuỗi chứa địa chỉ.
Ví dụ:

A
1

B

C

5

2

=$A$1 + 5

D
$A$1



10

=Indirect(“$A$1”) + 5



10

=Indirect(D2) + 5



10

=Indirect(Address(1,1)) + 5

10

+ ISNA(value): hàm trả về giá trị True nếu gặp lỗi #N/A, ngược lại trả về False.
Ví dụ:
A

B

1

C

#N/A

2

=If(IsNA($B$1), 2, 4)

D
$A$1



2

8


=If(IsNA($C$1), 2, 4)



4

2. Hình thức kế tốn:
Tùy theo đặc điểm và qui mơ kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn một
trong các hình thức kế tốn sau:
-

Hình thức kế tốn Nhật ký chung.

-

Hình thức kế tốn Nhật ký - Sồ Cái.

-

Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ.

-

Hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ.

-

Hình thức kế tốn trên máy vi tính.

Trong đó hình thức kế tốn Nhật ký chung được sử dụng phồ biến trên thế giới
và thích hợp cho việc tin học hóa cơng tác kế tốn.
Thơng tư Số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính
hướng dẫn Chế độ Kế tốn doanh nghiệp.
2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật
ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội
dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái
và các sổ chi tiết tương ứng theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
-

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt.

-

Sổ Cái.

-

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Bảng 1.3: Danh mục sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung

Số TT

Tên sổ

Ký hiệu

01

Sổ Nhật ký chung

S03a-DN

02

Sổ nhật ký thu tiền

S03a1-DN

03

Sổ nhật ký chi tiền

S03a2-DN

9


04

Sổ nhật ký mua hàng

S03a3-DN

05

Sổ nhật ký bán hàng

S03a4-DN

06

Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung)

S03b-DN

07

Bảng cân đối số phát sinh

S06-DN

08

Sổ quỹ tiền mặt

S07-DN

09

Sổ chi tiết quỹ tiền mặt

S07a-DN

10

Sổ quỹ tiền gửi ngân hang

S08-DN

11

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

S10-DN

12

Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm,
hàng hóa

S11-DN

13

Thẻ kho (sổ kho)

S12-DN

14

Sổ tài sản cố định

S21-DN

15

Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử
dụng

S22-DN

16

Thẻ Tài sản cố định

S23-DN

17

Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)

S31-DN

18

Sổ chi tiết thanhtoán với người mua (người bán) bằng
ngoại tệ

S32-DN

19

Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ

S33-DN

20

Sổ chi tiết tiền vay

S34-DN

21

Sổ chi tiết bán hang

S35-DN

22

Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh

S36-DN

23

Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ

S37-DN

24

Sổ chi tiết các tài khoản

S38-DN

10


25

Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào

cơng ty liên doanh

S41a-DN

26

Sổ kế tốn chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào
công ty liên kết

S41b-DN

27

Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản chênh lệch phát
sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên doanh

S42a-DN

28

Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản chênh lệch phát
sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết

S42b-DN

29

Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu

S43-DN

30

Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ

S44-DN

31

Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán

S45-DN

32

Sổ theo dõi chi tiết nguồn vố kinh doanh

S51-DN

33

Sổ chí phí đầu tư xây dựng

S52-DN

34

Sổ theo dõi thuế GTGT

S61-DN

35

Sổ chi tiết thuế GTGT hoàn lại

S62-DN

36

Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm

S63-DN

Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh
nghiệp
2.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung

11


TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký
đặc biệt

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ, thẻ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp
chi tiết

Sổ Cái

Bảng cân đối số
phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 1.1:

Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi chuối tháng, hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
-Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào
số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung,
các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan. Định kỳ (3, 5, 10, …) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát

12

sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp
trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lập do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào
nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
-Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng
hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài
chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối
số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên Sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng
lập trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3. Tổ chức dữ liệu kế toán:
3.1. Tổ chức tập tin dữ liệu:
Để thuận lợi trong việc thiết lập các Báo cáo tài chính, tập tin dữ liệu cần được
tổ chức theo kỳ kế toán là quý. Nếu dữ liệu của doanh nghiệp khá lớn, có thể tổ chức
kỳ kế toán là tháng. Dữ liệu trong tài liệu này xây dựng theo tháng nhưng giã định là
quý nên các sổ sách báo cáo khi truy xuất đều phải cho khả năng thay đổi khoảng thời
gian theo từ ngày … đến ngày …
Dữ liệu trong tập tin được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet):
 Sheet KT: Ghi nhận các thơng tín tổng qt.
 Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1.
 Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2.
 Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp chi tiết và số dư đầu kỳ (SD
đầu quý).
 Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (quý).
Chỉ nhập số dư ban đầu cho kỳ kế toán đầu tiên khi xử lý bằng Excel. Đối với
các kỳ kế tốn sau đó, chỉ cần sao chép tập tin dữ liệu kỳ này tạo thành tập tin kỳ sau;
chuyển số dư cuối kỳ này thành số dư đầu kỳ sau; xử lý việc chuyển kỳ đối với các báo

13


cáo tài chính và xố dữ liệu phát sinh cũ; bắt đầu tiếp tục nhập dữ liệu phát sinh mới là
có thể khai thác các sổ, báo cáo cho kỳ kế tốn mới (khơng phải thiết lập lại các sổ, báo
cáo).
3.2. Tổ chức bảng tính:
 Sheet KT:
KỲ 1/2017

Sổ; Báo cáo
Từ ngày

01/01/2017

đến ngày 31/01/2017

Đơn vị:

Nhật ký đặc biệt
111
111
112
112
131
331

Địa chỉ:
MS Thuế:

Ghi nhận kỳ kế toán đang xử lý, khoảng thời gian xử lý các sổ, báo cáo; thông
tin về doanh nghiệp và bảng số hiệu tài khoản phục vụ cho việc lập các sổ nhật ký đặc
biệt.
Ô từ ngày: Nhập ngày đầu thời gian khai thác sổ, báo cáo, đặt tên ô NGAYD.
Ô đến ngày: Nhập ngày cuối thời gian khai thác sổ, báo cáo, đặt tên ơ
NGAYC.
Ơ Đơn vị: Nhập tên doanh nghiệp, đặt tên ơ TENDV.
Ơ địa chỉ: Nhập địa chỉ doanh nghiệp, đặt tên ơ DIACHI.
Ơ mã số thuế: Nhập mã số thuế doanh nghiệp, đặt tên MSTHUE.
Các cột số hiệu bên trái: dùng cho nhật ký thu tiền, bán hàng, đặt tên NK_N
(kiểu chuỗi)
Các cột số hiệu bên phải: dùng cho nhật ký chi tiền, mua hàng, đặt tên NK_C
(kiểu chuỗi)
 Sheet HTTK1: Chứa danh mục tài khoản cấp 1.
Cột TK: Số hiệu tài khoản cấp 1, kiểu chuỗi.
Cột TENTK: Tên tài khoản cấp 1.
Bảng 1.4: Hệ thống tài khoản cấp 1

14


HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 1

TK1

TENTK1

111

Tiền mặt

112

Tiền gửi ngân hang

113

Tiền đang chuyển

121

Chứng khoán kinh doanh

128

Đầu tư năm giữ đến ngày đào hạn

131

Phải thu của khách hang

133

Thuế GTGT được khấu trừ

136

Phải thu nội bộ

138

Phải thu khác

…..

……………………………………

 Sheet HTTK2: Chứa danh mục tài khoản cấp 2
Mỗi tài khoản cấp 1 chứa ít nhất một tài khoản cấp 2.
Cột TK: Số hiệu tài khoản cấp 2, kiểu chuỗi.
Cột TENTK: Tên tài khoản cấp 2.
Bảng 1.5: Hệ thống tài khoản cấp 2
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 2

TK2

TENTK2

1111

Tiền Việt Nam

1112

Ngoại tệ

1113

Vàng tiền tệ

1121

Tiền Việt Nam

1122

Ngoại tệ

15