Giáo trình Soạn thảo văn bản (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠ ĐUN: SOẠN THẢO VĂN BẢN
NGÀNH, NGHỀ: KẾ TỐN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định Số:511/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 24 tháng 12 năm 2020
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2017


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

i


LỜI GIỚI THIỆU
Giáo trình được biên soạn dựa trên các các văn bản luật về soạn thảo văn
bản hiện hành, có sự tham chiếu các giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản
tương tự. Pháp luật là phương tiện chủ yếu để nhà nước quản lý xã hội nên chất
lượng của văn bản pháp luật, văn bản hành chính là một trong những yếu tố
quan trọng để tăng cường hiệu quả hoạt động của nhà nước, điều này đòi hỏi
người có thẩm quyền ban hành và người soạn thảo văn bản phải có kiến thức

pháp luật cũng như kỹ năng soạn thảo văn bản.Nội dung giáo trình bày các vấn
đề chung về soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng, nội dung, phạm vi, thẩm
quyền ban hành, hình thức, ngơn ngữ, quy trình ban hành văn bản, kiểm tra và
xử lý văn bản. Phần kỹ năng soạn thảo một số loại văn bản cụ thể là nhằm trang
bị cho người học những kỹ năng cơ bản để soạn thảo các văn bản hành chính,
thể thức hợp đồng cơ bản.
Học phần này không chỉ giúp người học tiếp cận kỹ năng soạn thảo văn
bản, cịn soạn thảo các điều khoản chính trong hợp đồng dân sự, thương mại
thông dụng. Giúp người học thực hành soạn thảo, đồng thời nhận định các vấn
đề đúng sai trong văn bản, hợp đồng thông dụng, biết cách chỉnh sửa và góp ý
bổ sung cho phù hợp các nội dung của văn bản hiện hành. Kết cấu giáo trình
gồm 5 bài:
Bài 1: Lý luận chung về văn bản
Bài 2: Những yêu cầu chung về nội dung, thể thức, ngơn ngữ và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Bài 3: Soạn thảo văn bản
Bài 4: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
Bài 5: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày một số hợp đồng thơng dụng.
Đồng Tháp, ngày 24 tháng 05 năm 2017
Tham gia biên soạn
1. Lê Thị Thùy Trang

ii


MỤC LỤC

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN..............................................................................................i
LỜI GIỚI THIỆU ........................................................................................................... ii
DANH MỤC BẢNG, HÌNH ..........................................................................................vi

Bài 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN ....................................................................1
1.

2.

3.

4.

Những khái niệm cần biết về văn bản ................................................................1
1.1.

Khái niệm về văn bản ..................................................................................1

1.2.

Khái niệm về văn bản quản lý: ....................................................................2

1.3.

Khái niệm về văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc: ................................2

1.4.

So sánh văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thơng thƣờng .2

1.5.

So sánh văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính: ....................4

Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc ..................................................................5
2.1.

Tiêu chí phân loại ........................................................................................5

2.2.

Phân loại văn bản quản lý Nhà nƣớc: .........................................................5

2.2.1.

Văn bản quy phạm pháp luật ...................................................................5

2.2.2.

Văn bản hành chính .................................................................................6

2.2.2.1.

Văn bản hành chính thơng thƣờng .......................................................6

2.2.2.2.

Văn bản hành chính cá biệt ..................................................................7

2.2.3.

Văn bản chuyên môn – kỹ thuật ..............................................................7

2.2.4.

Văn bản điện tử: .......................................................................................8

Chức năng của văn bản ......................................................................................8
3.1.

Chức năng thông tin ....................................................................................8

3.2.

Chức năng pháp lý.......................................................................................8

3.3.

Chức năng quản lý: .....................................................................................9

3.4.

Chức năng văn hóa xã hội: ..........................................................................9

3.5.

Các chức năng khác.....................................................................................9

Vai trị của văn bản ..........................................................................................10
4.1.

Vai trò của văn bản trong đời sống xã hội ................................................10

4.2.

Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc ...........................10

Bài 2: NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ THỨC, NGƠN NGỮ VÀ
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN .........................................................................13
1.

Những yêu cầu chung về nội dung: .................................................................13
1.1.

Tính mục đích ...........................................................................................13

1.2.

Tính khoa học: ...........................................................................................14

1.3.

Tính đại chúng ...........................................................................................14
iii


1.4.

Tính cơng quyền ........................................................................................14

1.5.

Tính khả thi ...............................................................................................15

2.
Những u cầu về thể thức, ngơn ngữ và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính 15
2.1.

Khái niệm về thể thức, ngơn ngữ và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
15

2.1.1

Khái niệm thể thức văn bản hành chính. ................................................16

2.1.2.

Khái niệm kỹ thuật trình bày văn bản:...................................................16

2.2.

Các yêu cầu của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ........16

2.2.1.

Các u cầu về thể thức trình bày văn bản hành chính: ........................16

2.2.2.

Các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: .....16

Bài 3: SOẠN THẢO VĂN BẢN ..................................................................................27
1.

2.

Những vấn đề cần lƣu ý trong soạn thảo văn bản: ...........................................27
1.1.

Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo văn bản: ..............................27

1.2.

Những vấn đề cần lƣu ý trong soạn thảo văn bản: ....................................27

Soạn thảo văn bản: ...........................................................................................29
2.1.

Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt .......................................................29

2.2.

Soạn thảo văn bản hành chính thơng thƣờng. ...........................................31

Bài 4: QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ................................ 34
1.

2.

3.

Công tác chuẩn bị .............................................................................................35
1.1.

Xác định vấn đề và mục tiêu: ....................................................................35

1.2.

Chọn loại hình thức văn bản .....................................................................35

1.3.

Thu thập thông tin: ....................................................................................36

Công tác soạn thảo ...........................................................................................37
2.1.

Lập dàn ý, viết đề cƣơng: ..........................................................................37

2.2.

Viết thành văn ...........................................................................................38

Công tác trình, thẩm tra ...................................................................................38
3.1.

Cơng tác trình văn bản ..............................................................................38

3.2.

Thẩm tra, thông qua (ký ban hành văn bản) .............................................39

Bài 5: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ .........................................................................40

TRÌNH BÀY MỘT SỐ HỢP ĐỒNG THÔNG DỤNG ................................................40
1.

2.

Tổng quan chung về hợp đồng:........................................................................40
1.1.

Khái niệm: .................................................................................................40

1.2.

Điều kiện có hiệu lực của hợp đồng:.........................................................40

Hợp đồng dân sự: .............................................................................................42
2.1.

Khái niệm hợp đồng dân sự: .....................................................................42
iv


2.2.

Phân loại hợp đồng dân sự: .......................................................................42

2.3.

Thời điểm đề nghị giao kết hợp đồng có hiệu lực: ...................................42

2.4.

Nội dung của hợp đồng: ............................................................................42

2.5.

Thời điểm, địa điểm và hiệu lực của giao kết hợp đồng: ..........................43

2.5.1.

Địa điểm giao kết hợp đồng:..................................................................43

2.5.2.

Thời điểm giao kết hợp đồng: ................................................................ 43

2.6.
3.

Hợp đồng dân sự vô hiệu ..........................................................................43

Hợp đồng thƣơng mại: .....................................................................................48
3.1.

Khái niệm: .................................................................................................49

3.2.

Đặc điểm của hợp đồng thƣơng mại: ........................................................49

3.3.

Nội dung của hợp đồng thƣơng mại:.........................................................49

4.

Các vấn đề cần lƣu ý khi soạn thảo hợp đồng: ................................................54

5.

Soạn thảo hợp đồng: ........................................................................................61

Phụ lục I CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN ..............................................................................62
Phụ lục II .......................................................................................................................76
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN .........................................................................76
THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ......................................................................76
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................79

v


DANH MỤC BẢNG, HÌNH
STT
Nội dung
Trang
1 Bảng 1.1 Phân loại văn bản
03
2 Bảng 1.2. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
04
chính

vi


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên mơ đun: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mã mô đun: MĐ31KX6340301

Thời gian thực hiện mô đun: 45 giờ (Lý thuyết: 13 giờ; Thực hành, thí nghiệm,
thảo luận, bài tập: 30 giờ; Kiểm tra định kỳ: 1 giờ; Ôn thi : 1 giờ (LT); Thi/kiểm tra kết
thúc mô đun: 1 giờ, hình thức: tự luận).
I. Vị trí, tính chất của mơ đun:
- Vị trí: là học phần mơ đun tự chọn thuộc khối kiến thức chuyên môn trong bài trình
đào tạo trung cấp.
- Tính chất: Soạn thảo văn bản là mô đun giúp ngƣời học soạn thảo đƣợc các loại văn
bản liên quan nhƣ: thông báo, quyết định, công văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu,
thanh lý hợp đồng, soạn hợp đồng, đơn từ...vv theo quy định của pháp luật hiện hành.
II. Mục tiêu mô đun:

- Về kiến thức:
+ Trình bày đƣợc các loại văn bản: văn bản hành chính,văn bản hợp đồng
+ Mơ tả và giải thích đƣợc hình thức, nội dung và quy trình soạn thảo văn bản hành
chính, hợp đồng

- Về kỹ năng:
+ Phân loại đƣợc các loại văn bản
+ Thực hiện đƣợc phƣơng pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng:
công văn, tờ trình, thơng báo, quyết định, thanh lý hợp đồng, thảo các hợp đồng, các
đơn từ khác.
+ Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản hành

chính thơng dụng và các hợp đồng dân sự, thƣơng mại cơ bản.

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Tuân thủ các quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung văn bản.
+ Có tinh thần trách nhiệm tự học và làm việc nhóm theo nhiệm vụ đƣợc phân cơng.
III. Nội dung mô đun:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:

vii


Thời gian (giờ)
Tổng Lý
số thuyết

Số TT

1

Tên bài, mục

Bài 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ 6
VĂN BẢN

Thực
Kiểm
hành, thí
tra
nghiệm, (định
thảo luận, kỳ)

bài tập

2

4

2

4

18

4

14

Bài 4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG 4
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

2

2

1. Những khái niệm cần biết về
văn bản
2. Phân loại văn bản quản lý
nhà nƣớc
3. Chức năng của văn bản
4. Vai trò của văn bản
2

Bài 2. NHỮNG YÊU CẦU 6
CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ
THỨC, NGƠN NGỮ VÀ KỸ
THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1. Những yêu cầu chung về nội
dung
2. Những yêu cầu về thể thức,
ngơn ngữ và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính

3

Bài 3. SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Những vấn đề cần lƣu ý trong
soạn thảo văn bản
2. Soạn thảo văn bản

4

1. Công tác chuẩn bị
2. Công tác soạn thảo
3. Công tác trình, thẩm tra

1

5

Kiểm tra

6

Bài 5. KỸ THUẬT SOẠN THẢO 8
VÀ TRÌNH BÀY MỘT SỐ

1
2

6

HỢP ĐỒNG THƠNG DỤNG
1. Tổng quan về hợp đồng:
2. Hợp đồng dân sự:
viii


3. Hợp đồng thƣơng mại
4. Các vấn đề cần lƣu ý khi soạn thảo
hợp đồng
5. Soạn thảo hợp đồng
7

Ôn thi

1

8

Thi kết thúc mô đun

1

Cộng

45

1
1
13

30

2

ix


Bài 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN
Mã bài MĐ31KX6340301-01
* Giới thiệu:
Văn bản có từ rất lâu đời, qua nhiều năm thay đổi văn bản mang nhiều thể loại
khác nhau phục vụ nhu cầu đời sống khác nhau của xã hội, có những văn bản thơng
thƣờng, có những văn bản mang tính pháp lý, có những văn bản mang tính hành chính
nhà nƣớc,… tựu trung lại mỗi loại văn bản lại có những vai trị chức năng khác nhau
trong đời sống. Chúng ta cần phân biệt và biết cách sử dụng cho phù hợp mỗi thể loại
với từng lĩnh vực cụ thể.
* Mục tiêu:
- Kiến thức: trình bày đƣợc các khái niệm các loại văn bản, phân loại văn bản, chức
năng, vai trị của văn bản hành chính.
- Kỹ năng: phân loại văn bản

- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp
hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc giao.
* Nội dung chính
1. Những khái niệm cần biết về văn bản
1.1.

Khái niệm về văn bản

Giao tiếp có thể đƣợc con ngƣời thực hiện bằng nhiều phƣơng tiện khác nhau.
Trong đó, ngôn ngữ là phƣơng tiện giao tiếp quan trọng nhất. Hoạt động giao tiếp bằng
ngơn ngữ có thể diễn ra dƣới hình thức giao tiếp bằng ngơn ngữ viết hoặc hình thức
giao tiếp bằng ngơn ngữ nói. Sản phẩm của q trình giao tiếp bằng ngơn ngữ nói
đƣợc gọi là diễn ngơn, cịn sản phẩm của q trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn
bản.
Theo nghĩa rộng: Văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phƣơng tiện của hoạt động giao
tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thƣờng là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội
dung, tính hồn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hƣớng tới một mục tiêu giao
tiếp nhất định.
Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản đƣợc chế tạo trên nhiều chất liệu: đá, da, lá,
gỗ, đồng, thẻ tre, lụa giấy, đĩa CD,...,Sự ra đời của một văn bản nói chung bị chi phối
bởi rất nhiều các nhân tố trong quá trình giao tiếp nhƣ: mục đích giao tiếp, hồn cảnh
giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phƣơng tiện giao tiếp.

1


Khái niệm về văn bản quản lý:

1.2.

Văn bản quản lý là văn bản đƣợc hình thành và sử dụng trong hoạt động quản
lý, chúng đƣợc sử dụng nhƣ một phƣơng tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý hoặc các thơng tin cần thiết hình thành trong quản lý.
Khái niệm về văn bản quản lý hành chính Nhà nƣớc:

1.3.

Văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc là một bộ phận của văn bản quản lý Nhà
nƣớc, bao gồm những văn bản của cơ quan Nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ quan hành
chính Nhà nƣớc) dùng để đƣa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý
trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập
pháp (văn bản luật, dƣới luật, mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (cáo
trạng, bản án,...) không phải là VBQLNN.
1.4. So sánh văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thơng thƣờng
 Văn bản hành chính cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý
hành chính nhà nƣớc có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy
phạm của cơ quan nhà nƣớc cấp trên và quy định quy phạm của cơ quan đó nhằm giải
quyết cơng việc cụ thể. Nó bao gồm các quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết
cá biệt nhƣ: quyết định nâng lƣơng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán
bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dƣơng ngƣời tốt việc tốt,…
Văn bản cá biệt thƣờng gặp là quyết định nâng lƣơng, quyết định bổ nhiệm
miễn nhiệm, khen thƣởng, kỷ luật cán bộ, cơng chức.
 Văn bản hành chính thơng thƣờng
Văn bản hành chính thơng thƣờng hay văn bản chỉ đạo điều hành bao gồm
những văn bản mang tính thơng tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao
dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức.
Về cơ bản, văn bản này chủ yếu gồm hai loại chính:

Cơng văn (hay văn bản khơng có tên loại) dùng để giao dịch về cơng việc giữa
các cơ quan đồn thể. Ở đầu của văn bản này không thể hiện tên loại văn bản. Ví
dụ: Cơng văn góp ý, cơng văn đề nghị, cơng văn u cầu...


Văn bản có tên gọi là văn bản thể hiện rõ tên gọi nhƣ thơng báo, báo cáo, biên
bản, tờ trình, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi
đƣờng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu
gửi, phiếu báo, phiếu trình…)


 So sánh văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thơng thƣờng.
Giống nhau:
– Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thơng thƣờng đều đƣợc xác
lập bằng ngơn ngữ viết nhằm đảm bảo trình bày đầy đủ, mạch lạc tồn bộ ý chí của
2


các chủ thể ban hành về các vấn đề phát sinh trong quản lý nhà nƣớc, giúp cho đối
tƣợng thi hành biết, hiểu và thực hiện, đồng thời còn giúp chuyển tải, lƣu trữ, khai
thác thông tin phục vụ quản lý nhà nƣớc nhanh chóng tiện lợi;
– Đều đƣợc ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền;
– Đều có nội dung là ý chí của chủ thể ban hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý;
– Đều có hình thức do pháp luật quy định;
– Đều đƣợc ban hành theo thủ tục do pháp luật quy định;
– Đều là những văn bản đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện.
Khác nhau:
Văn bản
Về thẩm
quyền

Về trình
tự thủ tục
ban hàn

Về nội
dung

Về đối
tƣợng thi
hành

Bảng 1.1 Phân loại văn bản
Hành chính
Quy phạm
Hành chính
thơng thƣờng
pháp luật
cá biệt
Nhiều hơn QPPL
Ít hơn 2 cái kia
Nhiều hơn quy phạm
pháp luật
Khơng đƣợc quy Cụ thể, chặt chẽ. Không đƣợc quy định
định trong 1 văn
trong 1 văn bản pháp
bản pháp luật riêng Thủ tục lâu nhất luật riêng mà đƣợc
mà đƣợc quy định
quy định trong nhiều
trong nhiều văn
văn bản.

bản.
Thủ tục đơn giản
Thủ tục đơn giản
nhất
Chƣa đựng các quy Chứa đựng quy Mệnh lệnh cụ thể dựa
tắc chung mang tắc xử xự chung, trên cơ sở các QPPL
tính pháp lý hoặc đặt ra hành vi để áp dụng giải quyết
những mệnh lệnh ứng xử mang các cơng việc phát
ca biệt đƣợc ban tính khuôn mẫu sinh
hành để tổ chức
thực hiện các văn
bản QPPL và các
văn bản áp dụng
pháp luật
Đối tƣợng thi hành Áp dụng nhiều Áp dụng 1 số đối
luôn cụ thể, xác đối tƣợng hay 1 tƣợng nhất định.
định, (có các dấu nhóm đối tƣợng.
Áp dụng 1 lần.
hiệu nhân thân nếu
Thƣờng
áp
dụng
là cá nhân, tên gọi,
Hiệu lực thời gian
địa chỉ nếu là tổ nhiều lần.
ngắn.
chức)
Thƣờng hiệu lực
có thời gian dài. Tác động phạm vi hẹp
3

Tác động phạm
vi rộng
1.5.

So sánh văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính:
Điểm giống nhau giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

– Đều đƣợc xác lập bằng ngôn ngữ viết nhằm đảm bảo trình bày đầy đủ, mạch lạc tồn
bộ ý chí của các chủ thể ban hành về các vấn đề phát sinh trong quản lý nhà nƣớc, giúp
cho đối tƣợng thi hành biết, hiểu và thực hiện, đồng thời còn giúp chuyển tải, lƣu trữ,
khai thác thông tin phục vụ quản lý nhà nƣớc nhanh chóng tiện lợi.
– Đều đƣợc ban hành bởi chủ thể có thẩm quyền;
– Đều có nội dung là ý chí của chủ thể ban hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý;
– Đều có hình thức do pháp luật qui định;
– Đều đƣợc ban hành theo thủ tục do pháp luật qui định;
– Đều là những văn bản đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện.
Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
Bảng 1.2. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
Tiêu chí

Khái niệm

Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là
văn bản có chứa quy phạm pháp
luật, đƣợc ban hành theo đúng
thẩm quyền,hình thức, trình tự,

thủ tục quy định của Pháp luật.
(Điều 2 Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật 2015).

Văn bản hành chính
Văn bản hành chính thơng
thƣờng là những văn bản
mang tính chất thơng tin
điều hành nhằm thực thi
các văn bản quy phạm
pháp luật hoặc dùng để
giải quyết các công việc cụ
thể,
phản
ánh
tình
hình giao dịch, trao đổi,
ghi chép cơng việc của cơ
quan.

Hiệu
lực pháp lý

Văn bản quy phạm pháp luật có
hiệu lực pháp lý cao hơn văn
bản hành chính.

Có hiệu lực thấp hơn văn
bản quy phạm pháp luật.

Nội dung

Chứa những quy tắc xử sự
chung, có tính bắt buộc, đƣợc
áp dụng nhiều lần đối với nhiều
đối tƣợng.

Nội dung chỉ mang tính
chất thơng tin để giải quyết
các công việc cụ thể, trao
đổi, ghi chép công việc…

4


Thủ tục
xây dựng,
ban hành

Phải đƣợc xây dựng theo đúng
trình tự, thủ tục quy định tại
Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật 2015.

Các cơ quan, đơn vị, cá
nhân nào ban hành thì sẽ tự
soạn thảo và ban hành mà
khơng cần tuân theo trình
tự, thủ tục luật định nào.

Thể thức
trình bày

Văn bản quy phạm pháp luật
đƣợc trình bày theo quy định
tại Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật 2015 và Nghị
định 34/2016/NĐ-CP.

Văn bản hành chính thơng
thƣờng đƣợc trình bày theo
quy định tại Nghị định
30/2020/NĐ-CP.

Ví dụ

Bộ luật, luật, nghị định, thơng
tƣ…

Quyết định, thơng báo,
cơng văn, kế hoạch, tờ
trình, đề nghị…

2. Phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc
2.1. Tiêu chí phân loại
Việc phân loại văn bản quản lý nhà nƣớc có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác
nhau. Ví dụ nhƣ có thể dựa vào các tiêu chí sau đây để phân loại văn bản quản lý nhà
nƣớc: - Theo tác giả: có văn bản của Chính phủ; Thủ tƣớng Chính phủ; UBND tỉnh,
thành phố; Văn phịng Chính phủ; Sở Nội vụ… - Theo tên loại: quyết định; nghị
quyết; nghị định; thông tƣ ...

2.2. Phân loại văn bản quản lý Nhà nƣớc:
2.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nƣớc có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội
+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội
+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nƣớc
+ Nghị định của Chính phủ
+ Quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ
+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tồ án nhân dân tối cao, Thơng
tƣ của Chánh án Tồ án nhân dân tối cao
+ Thơng tƣ của Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
5


+ Thông tƣ của Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ
+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nƣớc
+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thƣờng vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ
với cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị – xã hội
+ Thơng tƣ liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trƣởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ
với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trƣởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; giữa các Bộ trƣởng, Thủ trƣởng cơ quan ngang bộ.
+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp
+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp
2.2.2. Văn bản hành chính
2.2.2.1.

Văn bản hành chính thơng thƣờng

Văn bản hành chính thơng thƣờng dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động
quản lý nhà nƣớc nhƣ công bố hoặc thông báo về một chủ trƣơng, quyết định hay nội
dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và kết
luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với
nhau hoặc giữa tổ chức và công dân. Văn bản hành chính đƣa ra các quyết định quản
lý, do đó, khơng dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá
biệt.
Văn bản hành chính thơng thƣờng là loại văn bản hình thành trong hoạt động
quản lý nhà nƣớc, đƣợc sử dụng giải quyết những công việc có tính chất nhƣ hƣớng
dẫn, trao đổi, đơn đốc, nhắc nhở, thơng báo…
Các loại văn bản hành chính
+ Cơng văn
+ Thơng cáo
+ Thơng báo
+ Báo cáo
+ Tờ trình
+ Biên bản
+ Dự án, đề án
+ Kế hoạch, chƣơng trình
+ Diễn văn
+ Công điện
6


+ Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đƣờng, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép,…)
+ Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,…)
2.2.2.2.

Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn
mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, cơng chức nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành
theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đƣa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng một lần đối
với một hoặc một nhóm đối tƣợng cụ thể, đƣợc chỉ rõ. Các loại văn bản hành chính cá
biệt:
+ Lệnh: là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành nhằm đƣa
ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới.
+ Nghị quyết: là một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban
hành nhằm đƣa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới.
+ Nghị định quy định cụ thể về tổ chức, địa giới hành chính thuộc thẩm quyền
của Chính phủ.
+ Quyết định là một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành
nhằm đƣa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới.
+ Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành có tính
đặc thù, nhằm đƣa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dƣới có quan hệ trực thuộc
về tổ chức với chủ thể ban hành. Chỉ thị thƣờng dùng để đôn đóc nhắc nhở cấp dƣới
thực hiện những quyết định, chính sách đã ban hành.
+ Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy,… có tính chất nội bộ. Đây là loại văn bản
đƣợc ban hành bằng một văn bản khác, trình bày những vấn đề có liên quan đến các
quy định về hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhất định.
2.2.3. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật
Đây là các văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nƣớc nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác
khi có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân thủ theo mẫu quy định của các
cơ quan nói trên, khơng tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã
đƣợc mẫu hóa.
Văn bản chun mơn đƣợc hình thành trong một số lĩnh vực cụ thể của quản lý
nhà nƣớc nhƣ tài chính, ngân hàng, giáo dục… hoặc là các văn bản đƣợc hình thành

trong các cơ quan tƣ pháp và bảo vệ pháp luật. Các loại văn bản này nhằm giúp cho
các cơ quan chuyên môn thực hiện một số chức năng đƣợc uỷ quyền, giúp thống
nhất quản lý hoạt động chuyên môn. Những cơ quan không đƣợc nhà nƣớc uỷ quyền
không đƣợc phép ban hành văn bản này.
7


Văn bản kỹ thuật là các văn bản đƣợc hình thành trong một số lĩnh vực nhƣ kiến
trúc, xây dựng, khoa học cơng nghệ, địa chất, thuỷ văn… Đó là các bản vẽ đƣợc phê
duyệt, nghiệm thu và đƣa vào áp dụng trong thực tế đời sống xã hội. Các văn bản này
có giá trị pháp lý để quản lý các hoạt động chuyên môn, khoa học kỹ thuật.
2.2.4. Văn bản điện tử:
Là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu đƣợc tạo lập hoặc số hóa từ văn bản
giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định. Nghị định 30 tại
Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử nhƣ sau: Văn bản điện tử đƣợc ký số
bởi ngƣời có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật
có giá trị pháp lý nhƣ bản gốc của văn bản giấy.
3. Chức năng của văn bản
3.1. Chức năng thông tin
- Là chức năng cơ bản của mọi loại văn bản. Các thông tin chứa đựng trong các văn
bản là yếu tố quyết định để đƣa ra các chủ trƣơng , chính sách, những quyết định hành
chính cá biệt nhằm giải quyết những cơng việc nội bộ Nhà nƣớc, cũng nhƣ những cơng
việc có liên quan đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công dân
- Bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền đạt các thơng tin đó, giúp các
cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lí, đánh giá các thơng tin
thu đƣợc qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác.
- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin
qua văn bản thuận lợi hay khơng, những thơng tin đó đƣợc sử dụng nhƣ thế nào trong
thực tế quản lí hành chính nhà nƣớc.
- Dƣới dạng văn bản, tông tin thƣờng gồm ba loại:

 Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã đƣợc giải
quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý.
 Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy
ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống quản lý Nhà nƣớc.
 Thông tin dự báo: là những thơng tin mang tính kế hoạch tƣơng lai, các dự báo
chiến lƣợc hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phƣơng
hƣớng hoạt động của mình.
3.2. Chức năng pháp lý.
- Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chính nhà nƣớc
(văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính)
- Thể hiện trên hai phƣơng diện:
+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật
+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Ngồi ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí cịn thể hiện trong việc xác
lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nƣớc, giữa hệ
thống quản lí với hệ thống bị quản lí.
8


- Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lí hành
chính nhà nƣớc là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí hành chính nhà nƣớc, khi
xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực.
- Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí khơng giống nhau, có những văn bản chỉ mang
tính thơng tin quản lí thơng thƣờng, có những loại mang tính chất cƣỡng chế thực hiện.
3.3. Chức năng quản lý:
- Đƣợc thể hiện ở chỗ là cơng cụ, phƣơng tiện để tổ chức có hiệu quả cơng việc (trong
cơ quan quản lí hành chính nhà nƣớc là cơng cụ tổ chức các hoạt động quản lí, thí dụ:
thơng tƣ, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thơng báo…)
- Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo đƣợc khả năng thực thi của cơ
quan nhận đƣợc (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)

- Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nƣớc gồm 2 loại:
+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều
kiện hoạt động của cơ quan. Thí dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập,
điều
lệ…
+ Văn bản giúp cho cơ quan quản lí hành chính nhà nƣớc tổ chức các hoạt động cụ
thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thơng báo, cơng văn, báo cáo…
3.4. Chức năng văn hóa xã hội:
Chức năng văn hóa – xã hội: văn bản là sản phẩm sáng tạo của con ngƣời hình
thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên (tƣ
liệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập…)
Văn bản quản lý nhà nƣớc là phƣơng tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quan trọng
của quá trình quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính xã hội và biểu đạt tính giai
cấp sâu sắc.
Là một trong những phƣơng tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn bản quản lý
Nhà nƣớc góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi ngƣời và cho thế hệ mai
sau những truyền thống văn hố q báu của dân tộc đƣợc tích luỹ từ cuộc sống của
nhiều thế hệ. Nhƣ vậy, văn bản là nguồn tƣ liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng ta hình
dung đƣợc tồn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý Nhà nƣớc của mỗi thời
kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia.
3.5. Các chức năng khác
Chức năng thống kê: thống kê các quá trình, diễn biến của công việc trong các cơ
quan, thống kê cán bộ, tiền lƣơng, phƣơng tiện quản lý,.....giúp các nhà quản lý và lãnh
đạo phân tích các diễn biến trong hoạt động của các cơ quan, ảnh hƣởng của những
nhân tố khác nhau vào trong quá trình quản lý; kiểm tra kết quả cơng việc qua khối
lƣợng đã hồn thành.

9

Chức năng kinh tế: Quy mô phát triển kinh tế càng lớn thì các quyết định quản lý
thành văn bản càng nhiều, với những lƣợng thông tin càng đa dạng và phức tạp, xong
tất cả phải nhằm phát huy mọi tiềm năng đất nƣớc để xây dựng một cuộc sống của
toàn thể nhân dân, toàn thể cộng đồng ngày một tốt đẹp hơn. Từ luận điểm này có thể
dễ dàng thấy đƣợc ý nghĩa kinh tế to lớn, trực tiếp của văn bản quản lý Nhà nƣớc.
4. Vai trò của văn bản
4.1. Vai trò của văn bản trong đời sống xã hội
Cách hiểu chung nhất quản lý nhà nƣớc là thực hiện quyền hành pháp để điều hành
các lĩnh vực của đời sống xã hội. Theo tinh thần của pháp quyền, hành pháp hƣớng
hoạt động của mình đến các việc đảm bảo các quyền tự do cá nhân, đến chức năng
phục vụ và đảm bảo an ninh trên mọi lĩnh vực.
Chiến lƣợc phát triển kinh tế xã hội đặt ra yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả
quản lý nhà nƣớc thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nƣớc, giải quyết đúng đắn mối
quan hệ giữa nhà nƣớc với thị trƣờng. Theo đó hàng loạt cơng việc dài hạn (5 năm =
10 năm) và những công việc trƣớc mắt trong lĩnh vực điều hành đều phải thông qua
một số cơng việc trong đó khơng thể thiếu đƣợc cơng tác văn bản.
4.2. Vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc
 Văn bản quản lý Nhà nước đảm bảo thông tin hoạt động quản lý Nhà nước:
 Chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến mục tiêu và phƣơng
hƣớng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị.
 Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị
 Phƣơng thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau.
 Tình hình đối tƣợng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng,
nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan đơn vị
 Các kết quả đạt đƣợc trong quá trình quản lý,v.v....
 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý:
Thơng thƣờng các quyết định hành chính đƣợc truyền đạt sau khi đƣợc thể chế hoá
thành các văn bản mang tính quyền lực Nhà nƣớc. Các quyết định quản lý cần phải
đƣợc truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tƣợng, đƣợc đối tƣợng bị quản lý thông suốt,

hiểu đƣợc nhiệm vụ và nắm đƣợc ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn
khởi thực hiện
 Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản
lý.
Khơng có kiểm tra theo dõi thƣờng xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị
quyết, chỉ thị, quyết định quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết sng. Kiểm tra còn là một
10


trong những biện pháp nhằm nâng cao trình độ tổ chức công tác của các cơ quan thuộc
bộ máy quản lý nhà nƣớc hiện nay.

Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và
quản lý.
Kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn bản
không thể tách rời với việc phân cơng trách nhiệm chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán
bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý.


Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.

Các hệ thống văn bản trong quản lý Nhà nƣớc, một mặt, phản ánh sự phân chia
quyền hành trong quản lý hành chính nhà nƣớc, mặt khác, là sự cụ thể hoá các luật lệ
hiện hành, hƣớng dẫn việc thực hiện các luật lệ đó. Đó là một cơng cụ tất yếu của việc
xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng.

CÂU HỎI ƠN TẬP
Câu 1: Trình bày khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nƣớc
Câu 2: Trình bày ngắn gọn các chức năng cơ bản của văn bản. Chức năng nào là quan
trọng nhất ?

Câu 3: Nêu vai trò của văn bản trong đời sống xã hội.

11


12


Bài 2: NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ NỘI DUNG, THỂ THỨC, NGƠN
NGỮ VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Mã bài MĐ31KX6340301-02
* Giới thiệu:
Để soạn văn bản hành chính thơng dụng cần phải tuân thủ các quy định của
pháp luật về soạn thảo văn bản, để đảm bảo cho văn bản đúng quy cách, quy định của
nhà nƣớc về soạn thảo văn bản, văn bản soạn phải có tính mục đích, tính khoa học,
tính đại chúng, tính cơng quyền, và tính khả thi, đúng thể thức. Thì văn bản đƣợc ban
hành mới có thể đúng ý nghĩa của cơ quan ban hành. Văn bản lúc này đóng vai trị
truyền đạt thơng tin giữa các cơ quan, bộ phận dễ hiểu, dễ thực hiện và có tính pháp
quyền.
* Mục tiêu:
- Kiến thức: Trình bày đƣợc về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Kỹ năng: soạn thảo văn bản.
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm: có tinh thần tự học và làm việc nhóm tốt, tự sắp sếp
hồn thành các nhiệm vụ đƣợc giao.
* Nội dung chính
1. Những yêu cầu chung về nội dung:
1.1. Tính mục đích
Văn bản phải có tính mục đích Văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc
ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nƣớc nhằm đề ra các chủ trƣơng, chính sách
hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó.

Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó địi hỏi phải có tính mục
đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện đƣợc mục tiêu và
giới hạn của nó, vì vậy trƣớc khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban
hành để làm gì, nhằm giải quyết vấn đề gì, và giới hạn vấn đề đến đâu, kết quả của
việc thực hiện văn bản là gì.
Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các yêu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với
pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả thi, phù hợp
với chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tức là phải giải
đáp đƣợc các vấn đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai, thuộc
loại nào. Phạm vi tác động của văn bản đến đâu. Trật tự pháp lý đƣợc xác định nhƣ thế
nào.

13


1.2. Tính khoa học:
Có đủ lƣợng thơng tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Chức năng thông
tin là chức năng tổng quát nhất của văn bản. Thông tin quản lý chuyển đạt qua văn bản
đƣợc xem là đáng tin cậy nhất. Truyền đạt quyết định là một khâu tất yếu của quá trình
quản lý. Đây cũng là một khoa học và một nghệ thuật nhƣ bản thân khoa học quản lý.
Thông tin văn bản không những phải nhanh chóng mà cịn phải chính xác và đúng đối
tƣợng
Các thông tin đƣợc sử dụng để đƣa vào văn bản phải đƣợc xử lý và đảm bảo
chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và cịn hiện thời. Không đƣợc sử
dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản
khác.
Bảo đảm sự logich về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ.
Đảm bảo tính hệ thống của văn bản (tính thống nhất). Ngôn ngữ và cách hành
văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông.
1.3. Tính đại chúng

Văn bản phải đƣợc viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung
để mọi đối tƣợng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu đƣợc nội
dung văn bản đầy đủ. Đặc biệt lƣu ý là mọi đối tƣợng ở mọi trình độ khác nhau đều có
thể tiếp nhận đƣợc. Văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc có liên quan trực tiếp đến
nhân dân, nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí,
đảm bảo tối đa tính phổ cập, song khơng ảnh
Tính phổ thơng, đại chúng của văn bản, giúp cho mọi ngƣời dễ dàng, nhanh
chóng nắm bắt chính xác ý đồ của cơ quan ban hành, để từ đó có hành vi đúng pháp
luật.
Tính đại chúng cũng chính là tính nhân dân của văn bản
1.4. Tính cơng quyền
Tính cơng quyền cho thấy tính cƣỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ
khác nhau của văn bản. Bên cạnh đó văn bản cịn phải đƣợc ban hành đúng thẩm
quyền và có nội dung hợp pháp. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện 2
mặt: cho phép và bắt buộc, nghĩa là quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự, trong đó chỉ
ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh.
Nhà nƣớc quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản đề truyền đạt các chủ
trƣơng, chính sách của Nhà nƣớc. Vì vậy, văn bản phải có tính bắt buộc thực hiện
(quyền lực đơn phƣơng). Tùy theo tính chất và nội dung, văn bản phản ánh và thể hiện
quyền lực nhà nƣớc ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nƣớc giữ
vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nƣớc tới nhân dân và các
chủ thể pháp luật khác.
Để đảm bảo tính cơng quyền, văn bản phải đƣợc ban hành đúng thẩm quyền, nếu
ban hành trái thẩm quyền thì coi nhƣ văn bản đó là bất hợp pháp. Vì vậy, văn bản phải
14


có nội dung hợp pháp, đƣợc ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy
định.
1.5. Tính khả thi

Là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên. Ngoài ra
để các nội dung của văn bản đƣợc thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản phải hội
đủ các điều kiện sau đây:
 Nội dung văn bản phải đƣa ra nững yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý
nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
 Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực
hiện các quyền đó.
 Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tƣợng thực hiện văn bản
nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban hành văn bản
ngƣời soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí, hồn cảnh của ngƣời thi hành thì văn bản
mới có khả năng thực thi. Có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với
điều kiện kinh tế, phù hợp với hồn cảnh khơng gian và thời gian.
2. Những yêu cầu về thể thức, ngôn ngữ và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính
Thể thức văn bản là tồn bộ các yếu tố thơng tin cấu thành văn bản nhằm bảo đảm
cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng đƣợc thuận lợi trong quá trình hoạt động
của các cơ quan. Có những yếu tố mà nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không hợp thức.
Thể thức là đối tƣợng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hóa văn bản.
Nói cách khác, khi xem xét các yêu cầu để làm cho văn bản đƣợc soạn thảo một cách
khoa học, thống nhất thì đối tƣợng trƣớc hết đƣợc quan tâm chính là các bộ phận tạo
thành văn bản. Ngồi việc nghiên cứu hình thức văn bản thì việc nghiên cứu kết cấu
của văn bản, nội dung thông tin của từng yếu tố trong văn bản và mối quan hệ giữa
chúng với nhau, với mục tiêu sử dụng văn bản là vô cùng quan trọng. Tất cả những
yếu tố này đều có khả năng làm tăng lên hay hạ thấp giá trị của các văn bản trong thực
tế.
Văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc là một loại văn bản có tính đặc thù cao so
với các loại văn bản khác.Với hệ thống văn bản này, tất cả những yếu tố cấu thành và
liên quan nhƣ chủ thể ban hành, quy trình soạn thảo, nội dung, và đặc biệt là hình thức
ít hay nhiều đều phải tn theo những khuôn mẫu nhất định. Một trong những phƣơng
diện của phạm trù hình thức văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc là thể thức văn bản.

2.1.

Khái niệm về thể thức, ngơn ngữ và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
15