Giáo trình soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ phần 2
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (963.53 KB, 51 trang )
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Câu hỏi kết thúc chương I
1. Khái niệm, chức năng và vai trò cuả văn bản là gì?
2. Phân loại, hình thức và nội dung của văn bản được quy định như thế nào?
3. Quy trình soạn thảo văn bản?
Chương II
VĂN BẢN PHÁP QUY
1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy.
1.1. Khái niệm.
Văn bản pháp quy (VB quy phạm pháp luật) là văn bản do cơ quan nhà nước
có thẩm quyền ban hành theo thủ tục và trình tự luật định, trong đó có các quy tắc
xử sự chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã
hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa.
Đây là sự thể chế hoá thiết chế xã hội, nói cách khác là văn bản cụ thể hoá
đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước cầm quyền
trong lãnh đạo và quản lý. Vì vậy, thông qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
có thể biết được thế lực cầm quyền phục vụ lợi ích cho tầng lớp nào.
1.2. Đặc trưng.
Văn bản quy phạm pháp luật có hai đặc trưng để phân biệt với các loại văn
bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính thông thường, trong đó là:
- Văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thường xuyên và lâu dài cho đến
khi bị bãi bỏ.
- Nó không chỉ đích danh đối tượng phải thi hành. Văn bản áp dụng pháp
luật có tính chất gần với văn bản quy phạm pháp luật nhưng nó chỉ chứa đựng
những quy tắc xử sự riêng, gọi là văn bản cá biệt. Chẳng hạn các quyết định điều
động viên chức, quyết định cho nghỉ hưu, chứng chỉ, chứng tử…Các văn bản này
thường có các dấu hiệu sau:
+ Được ban hành trên cơ sở một văn bản quy phạm pháp luật.
+ Có hiệu lực được chỉ định rõ hoặc giới hạn cụ thể.
+ Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành.
58
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
2. Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản pháp quy.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa cơ quan nhà nước
với nhau, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân với các tổ chức nước
ngoài…Văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính, là một
trong những yếu tố quan trọng nhất để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà
nước.
Văn bản quy phạm pháp luật là những hình thức pháp luật sử dụng trong
công tác quản lý kinh tế, xã hội bằng pháp luật và theo nguyên tắc pháp chế; pháp
luật, pháp chế phải được thể hiện trong các hình thức văn bản thì mới trở thành
công cụ sắc bén phục vụ chức năng quản lý của Nhà nước.
Mỗi văn bản quy phạm pháp luật đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, có
thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cụ thể. Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật
là nhằm ứng dụng những quy phạm pháp luật, áp dụng quyền lực nhà nước vào
thực tiễn.
Sự vi phạm pháp luật trong văn bản quy phạm pháp luật sẽ gây tác hại rất
lớn. Nếu một văn bản quy phạm pháp luật có một ngành sai phạm thì ảnh hưởng tới
toàn ngành, của Trung ương sai phạm thì ảnh hưởng tới cả nước.
Vai trò quan trọng của văn bản quy phạm pháp luật chính là phương tiện để
quản lý nhà nước, để thể chế hoá và thực hiện sự lãnh đạo của Đảng và quyền làm
chủ của nhân dân. Văn bản quy phạm pháp luật còn là nguồn thông tin quy phạm.
Nhà nước không thể quản lý xã hội tốt nếu thiếu nguồn thông tin này.
Làm tốt công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật sẽ tạo điều kiện để
thực hiện các mục tiêu cua công tác quản lý Nhà nước, tiết kiệm được thời gian,
góp phần nâng cao chất lượng cơ chế quản lý, bởi vì văn bản quy phạm pháp luật là
công cụ quản lý chủ yếu, vừa là căn cứ để các chủ thể thực hiện ý chí của nhà nước,
vừa là bằng chứng để Nhà nước kiểm tra truy cứu trách nhiệm của đối tượng thực
hiện văn bản.
3. Yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp quy.
3.1. Những yêu cầu về nội dung.
Khi soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật. trong phần nội dung phải xây
dựng cho văn bản đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cơ bản sau:
a. Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính mục đích.
Yêu cầu về tính mục đích của các loại văn bản quy phạm pháp luật là nó phải
thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó. Tức là trước khi soạn thảo phải trả lời
được các vấn đề: Văn bản này ban hành ra để làm gì? Giải quyết công việc gì? Mức
độ giải quyết đến đâu? Tính mục đích còn thể hiện ở khả năng phản ánh đúng các
mục tiêu trong đường lối, chính sách của các cấp uỷ Đảng. Nghị quyết của các cơ
59
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
quan quyền lực cùng cấp và các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý
nhà nước cấp trên áp dụng vào giải quyết các công việc cụ thể ở một ngành, một
cấp nhất định.
Với chức năng là phương tiện thể chế hoá các chủ trương chính sách của
Đảng, cụ thể hoá các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên, các văn bản quy
phạm pháp luật phải đảm bảo triển khai sự lãnh đạo của Đảng và Chính quyền các
cấp vào thực tiễn hoạt động của ngành mình, cấp mình một cách kịp thời và sáng
tạo.
Ngoài các yêu cầu trên, tính mục đích của một văn bản quy phạm pháp luật
còn yêu cầu phải phản ánh được một cách đúng đắn và đầy đủ những lợi ích và
nguyện vọng của quần chúng nhân dân ở ngành mình, địa phương mình mà cơ
quan ban hành có chức năng quản lý và điều hành. Nếu các văn bản quy phạm pháp
luật không quán triệt được các yêu cầu cơ bản trên là văn bản không có định
hướng, trái với nguyên tắc pháp chế XHCN, tức là nguyên tắc này yêu cầu văn bản
quy phạm pháp luật của cấp dưới phải phù hợp với nội dung của văn bản cấp trên,
nếu có sự sai trái hoặc lệch lạc thì văn bản quy phạm pháp luật của cấp dưới phải
định hướng lại cho đúng với văn bản cấp trên, tức là phải sửa đổi nội dung cho phù
hợp nếu không sẽ đình chỉ thực hiện hoặc huỷ bỏ.
b. Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo tính khoa học.
Văn bản quy phạm pháp luật có tính khoa học phải là:
- Văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.
- Các sự kiện và số lượng thông tin phải chính xác và còn hiện thời, không
được dùng sự kiện và số liệu quá cũ, nếu thận trọng có thể ghi thời gian thu nhận số
liệu ở phần chú thích.
- Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người
đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
c. Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính khả thi.
- Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp
lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
- Quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện
bảo đảm thực hiện các quyền đó.
- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn
bản, đó là vấn đề cốt yếu để xác lập trách nhiệ của họ trong các văn bản cụ thể.
Không hiểu đối tượng, không đặt mình vào địa vị của họ thì khó xác định đúng tính
cách khả thi của văn bản.
d. Văn bản quy phạm pháp luật phải có tính đại chúng.
60
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
- Văn bản phải viết dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến
mức tối đa tính phổ cập, nhưng cũng phải quán triệt yêu cầu cao về sự nghiêm túc,
chặt chẽ và khoa học.
- Hạn chế đến mức thấp nhất việc vay mượn từ ngữ nước ngoài.
- Tính đại chúng thường gắn với sự ngắn gọn, đủ ý.
3.2. Những yêu cầu về hình thức.
Những yêu cầu về hình thức của văn bản quy phạm pháp luật gồm có:
a. Văn bản quy phạm pháp luật phải có kết cấu theo từng chủ đề, từng thể loại
hợp lý.
Bố cục của Luật, Pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 4, Điều 5
Nghị định số 110-2004-NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư
lưu trữ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Phải căn cứ xem văn bản đó là Quyết định, Chỉ thị, Nghị Quyết hay Thông
tư để xây dựng bố cục cho hợp lý.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật viết theo thể loại văn xuôi phải đảm bảo
có bố cục theo trình tự lôgíc từ đặt vấn đề đến giải quyết vấn đề và cuối cùng phải
có kết thúc vấn đề.
b. Câu văn trong các văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo ngắn gọn đủ ý,
không trùng lặp, không thừa từ, không thừa ý, không lạc đề.
c. Trong văn bản quy phạm pháp luật việc dùng ngôn ngữ diễn đạt các ý phải
theo trình tự: ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm minh hoạ, phát triển ý
trước.
d. Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo tính
nghiêm túc, dứt khoát, không tả cảnh dông dài hoặc biện luận, thận trọng khi dùng
dấu chấm câu, không sử dụng bốn loại “dấu hỏi”(?), “dấu chấm than”(!), dấu lửng
(…), dấu (vv…).
e. Trong văn bản quy phạm pháp luật chỉ được dùng những từ ngữ thông dụng, phổ
biến, không được tuỳ tiện dùng những từ ngữ thiếu chuẩn xác, dùng từ ngữ địa
phương, tiếng lóng, từ tục tữu, từ cổ.
f. Trong văn bản quy phạm pháp luật phải chú trọng kỹ thuật trình bày, cách hành
văn rõ ràng, sáng sủa, diễn đạt ý tưởng thích hợp với đối tượng thi hành.
4. Các hình thức văn bản pháp quy.
4.1. Một số văn bản pháp quy của Chính phủ.
61
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
a. Nghị quyết của Chính phủ.
Dùng để ban hành các chủ trương, chính sách lớn, nhiệm vụ kế hoạch, ngân
sách Nhà nước và các công tác quan trọng khác của Chính phủ.
b. Nghị định của Chính phủ.
Dùng để ban hành các quy định về quyền và nghĩa vụ của công dân nhằm
thực hiện Hiến pháp và các đạo luật của Nhà nước, ban hành các quy định về
nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước, ban hành các điều
lệ, các quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước.
4.2. Các văn bản pháp qui của Thủ tướng Chính phủ.
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ dùng để quy định các chính sách cụ
thể, các chế độ bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức, phê chuẩn các kế hoạch,
các phương án kinh tế kỹ thuật, phê chuẩn hoặc bãi bỏ các quyết định của cấp dưới.
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ dùng để truyền đạt những chủ trương chính
sách, biện pháp quản lý, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành các cấp.
4.3. Các văn bản pháp qui của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ.
a. Quyết định: Dùng để ban hành các chế độ, thể lệ thuộc lĩnh vực công tác của
ngành, quy định thành lập, giải thể, hoặc quy định nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức bộ
máy của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công
chức trong ngành, phê duyệt các kế hoạch, các phương án kinh tế kỹ thuật, nhiệm
vụ công tác, giải quyết việc cấp phát vật tư, tiền vốn, lao động, phương tiện và các
công việc quản lý nhà nước khác.
b. Chỉ thị: Dùng để ra chủ trương, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc kiện toàn tổ
chức, cải tiến công tác, nâng cao khả năng và hiệu quả quản lý của ngành, giao
nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị thuộc quyền.
c. Thông tư: Dùng để hướng dẫn, giải thích các chủ trương chính sách, hoặc đề ra
các biện pháp thi hành các chủ trương, chính sách, chế độ, kế hoạch công tác của
Chính phủ hoặc của ngành, giải quyết các mối quan hệ công tác nhằm bảo đảm
thực hiện các quyết định của Nhà nước.
4.4. Các văn bản pháp quy liên ngành.
a. Thông tư liên bộ: Dùng để ban hành hoặc hướng dẫn việc thực hiện một chính
sách, chế độ của Nhà nước, do nhiều bộ cùng thống nhất quy định và chỉ đạo thực
hiện.
b. Nghị định liên tịch: Dùng để ban hành các chủ trương, công tác do hội nghị liên
tịch giữa một cấp chính quyền Nhà nước với các tổ chức xã hội hoặc các đoàn thể
quần chúng ở cấp tương đương.
4.5. Các văn bản pháp quy của Chính quyền các cấp địa phương.
62
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
a. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân: Ban hành các biện pháp đảm bảo thi hành
nghiêm chỉnh Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; nghị quyết và kế hoạch phát
triển kinh tế xã hội và ngân sách; nghị quyết về kế hoặch quốc phòng và an ninh ở
địa phương; về biện pháp ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân, hoàn thành
mọi nhiệm vụ cấp trên giao, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
b. Quyết định của Uỷ ban Nhân dân: Dùng để ban hành các chủ trương, biện
pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương nhằm thực hiện
các chủ trương chính sách của trung ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp; thành lập, chấn chỉnh, giải thể các cơ quan, đơn vị trực thuộc, bổ nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; phê chuẩn các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các luận chứng
kinh tế-kỹ thuật hoặc các quyết định của cơ quan cấp dưới.
c. Chỉ thị của Uỷ ban Nhân dân: Dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ
trương chính sách của cấp trên và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp,
giao nhiệm vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện theo chức năng nhiệm vụ.
d. Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan quản lý theo chức năng quản lý
thuộc chính quyền các cấp.
Các Sở, phòng ban có thẩm quyền quản lý nhà nước chuyên ngành được ban
hành hình thức văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng quản lý của
ngành mình là các quyết định.
Quyết định của các Sở, phòng, ban dùng để triển khai các chủ trương chính
sách, chế độ, thể lệ của cấp trên vào ngành mình; thành lập, chấn chỉnh, giải thể các
cơ quan, đơn vị thuộc quyền; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức, đình chỉ
các hoạt động sai trái của đơn vị trực thuộc; phê chuẩn các kế hoạch, các phương
án hoặc các quyết định của các cơ quan cấp dưới…
5. Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy.
5.1. Nghị quyết.
a. Khái niệm
Nghị quyết là loại văn bản dùng để ghi lại chính xác kết luận và Quyết định
của hội nghị tập thể.
* Nghị quyết của Quốc hội:
Nghị quyết của Quốc hội là hình thức văn bản pháp quy.
Quốc hội ban hành Nghị quyết để đề ra kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
của đất nước, chính sách tài chính tiền tệ, dự toán ngân sách…
* Nghị quyết của UBTVQH:
63
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
UBTVQH thông qua Nghị quyết để giải trình và giám sát việc thi hành Hiến
pháp, Luật, Pháp lệnh; giám sát hướng dẫn các hoạt động của cơ quan Nhà nước
theo nhiệm vụ và quyền hạn.
* Nghị quyết của Chính phủ:
Nghị quyết của Chính phủ để đảm bảo thi hành Hiến pháp, Luật, Nghị quyết
của Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTVQH; lệnh, Quyết định của Chủ tịch
nước; quy định chủ trương, biện pháp, chính sách lớn về mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại thuộc thẩm quyền của Chính phủ.
* Nghị quyết của Hội đồng nhân dân:
Hội đồng nhân dân ban hành Nghị quyết về kế hoạch phát triển kinh tế xã
hội và ngân sách, quốc phòng an ninh ở địa phương.
b. Bố cục
Nghị quyết trình bày theo thể văn “điều khoản” hay “chương mục”
Kết cấu của Nghị quyết gồm 3 phần
* Phần: Căn cứ ra Nghị quyết
* Phần: Nội dung thảo luận: Quyết định các giải pháp mà các thành viên hội
nghị biểu quyết.
* Phần: Biện pháp tổ chức thực hiện.
Mẫu soạn thảo Nghị quyết:
CHÍNH PHỦ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:
Hà Nội, ngày ...........tháng ...........năm 20.....
/20......NQ-CP
NGHỊ QUYẾT
...................................................................
CHÍNH PHỦ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ .................................. ;
64
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
........................................................................................................................ ,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. .................................. ..........................................................................
.................................................................................................................................
Điều 2. .............................................................................................................
.................................................................................................................................
Điều ... .............................................................................................................
............................................................................................................................ ./.
TM. CHÍNH PHỦ
Nơi nhận:
Thủ tướng
- .......................;
(Ký tên –đóng dấu)
- Lưu: VT, ....
5.2. Quyết định
a. Khái niệm
Quyết định là một loại văn bản được dùng để tổ chức và điều chỉnh các hoạt
động xã hội, hành vi của con người nhằm thực hiện chức năng quản lý của cơ quan
thẩm quyền hoặc tổ chức.
Quyết định là phương tiện để người quản lý thực hiện các mệnh lệnh và nội
dung quản lý của mình tới các đối tượng quản lý.
Quyết định được chia thành hai loại:
* Quyết định chung (Quyết định lập quy)
* Quyết định riêng (quyết định cá biệt)
Quyết định lập quy đặt ra hay sửa đổi các quy phạm, cụ thể hóa các quy
phạm pháp luật, điều chỉnh chung đến nhiều đối tượng.
+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ:
- Để ban hành các chủ trương, các biện pháp lãnh đạo và kiểm tra hoạt động
của Chính phủ và hệ thống hành chính Nhà nước từ trung ương đến địa phương.
- Quyết định những chủ trương, chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền của Chính
phủ.
+ Quyết định của Bộ trưởng:
- Quy định về tổ chức và hoạt động của các cơ quan đơn vị trực thuộc.
65
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
- Quy định các tiêu chuẩn, quy trình quy phạm và các định mức kinh tế kỹ
thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách.
- Quy định các biện pháp để thực hiện. Các chức năng quản lý ngành, lĩnh
vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao.
+ Quyết định của UBND tỉnh:
- Để ban hành các chủ trương, biện pháp cụ thể thực hiện luật pháp Nhà
nước, các chủ trương chính sách, quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,
của Bộ trưởng và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Để tổ chức thực hiện kiểm tra, thanh tra đối với cơ quan tổ chức trong việc
chấp hành luật pháp của Nhà nước.
- Và các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND đã được luật pháp quy định.
b. Bố cục
Quyết định được soạn thảo theo thể văn “điều khoản”. Kết cấu của Quyết
định gồm 2 phần:
+ Phần căn cứ:
Phần này nêu các cơ sở pháp lý và tình hình thực tiến để ban hành văn bản.
Phần căn cứ đảm bảo đủ ba yếu tố:
*Thẩm quyền
Việc dẫn văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ
chức.
* Căn cứ pháp lý
Việc dẫn văn bản của cơ quan có thẩm quyền quy định những vấn đề liên
quan đến nội dung Quyết định.
* Đề xuất
Để ban hành Quyết định phải do một cơ quan (bộ phận) đề nghị, ban hành
Quyết định.
+ Phần nội dung:
Phần này gồm các điều, khoản.
Điều 1 thường là nội dung chính của Quyết định.
Các điều, khoản tiếp theo, mỗi điều là một nội dung hoặc tác động đến một
đối tượng khác nhau.
Điều cuối cùng là điều thi hành, quy định rõ đối tượng thi hành và thời gian
thi hành.
66
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
5.3. Chỉ thị
a. Khái niệm
Chỉ thị là văn bản của lãnh đạo dùng để truyền đạt chủ trưởng, chính sách,
biện pháp quản lý đến cấp dưới theo hệ thống và giao nhiệm vụ, đôn đốc để mọi
hoạt động quản lý đi vào nề nếp.
Cần lưu ý: Những cơ quan không có cấp dưới theo hệ thống thứ bậc hành
chính không ban hành chỉ thị. Chỉ thị khác Quyết định là không đề ra chính sách
mới.
Trong một Chỉ thị có quy phạm pháp luật.
b. Thẩm quyền
Các cá nhân và cơ quan sau có thẩm quyền ban hành Chỉ thị:
- Thủ tướng Chính phủ
- Bộ trưởng
- Ủy ban nhân dân
c. Bố cục
Chỉ thị được soạn dưới dạng “văn xuôi chương mục”
* Phần mở đầu
- Nêu mục đích việc ra Chỉ thị
- Hoặc nêu căn cứ pháp lý
- Hoặc nêu trực tiếp tình hình mà Chỉ thị đề cập
- Có thể kết hợp cả ba phần trên vào một Chỉ thị
* Phần nội dung chỉ đạo
- Có thể chia thành chương mục
- Nêu khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn
- Nêu mệnh lệnh, chủ trương
- Giao nhiệm vụ, mục tiêu cần phải đạt cho cấp dưới.
* Phần tổ chức thực hiện
- Xác định rõ mục tiêu thực hiện cho chủ thể
- Giới hạn thời gian thực hiện
- Quyết định chế độ tổng kết, thỉnh thị, báo cáo.
67
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Trên đây là bố cục nội dung của một chỉ thị. Song với quyền hạn, chức năng,
nhiệm vụ và phạm vi của từng chủ thể quản lý (có thẩm quyền ban hành Chỉ thị) sẽ
có những đặc điểm riêng.
+ Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ
Thủ tướng Chính phủ, với tư cách là người đứng đầu Chính phủ - cơ quan
hành chính cao nhất, ban hành Chỉ thị để chỉ đạo đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn,
phối hợp hành động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong việc thực hiện chương
trình, chính sách, luật pháp Nhà nước và các Quyết định của Chính phủ.
+ Chỉ thị của Bộ trưởng
Bộ trưởng ban hành Chỉ thị để đè ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ
quan đơn vị thuộc quyền thực hiện Quyết định, chủ trương, luật pháp thuộc lĩnh
vực công tác của ngành. Giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý
của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Ban hành Chỉ thị nhằm giải quyết các vấn đề khác
thuộc thẩm quyền của Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được luật pháp quy định.
+ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành Chỉ thị để truyền
đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, các Nghị
quyết của Hội đồng nhân dân và Quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh trong trường
hợp không cần thiết phải ban hành Quyết định. Cơ quan cấp trên ban hành Chỉ thịi
để giao trách nhiệm cho cơ quan hành chính cấp dưới thực hiện chủ trương công
tác.
Ví dụ:
Mẫu Chỉ thị của Ủy ban nhân dân thành phố
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH(1)
Số: (2)/20.../CT-UBND
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tp. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 20 …
CHỈ THỊ (3)
Về .................(4)............................
__________
..............................................................................................................................
..................................................................................................................................../.
68
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Nơi nhận: (7)
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN (5)
- Thường trực Thành ủy; (8)
Chủ tịch
- Thường trực HĐND.TP;
(hoặc K/T Chủ tịch
- Thường trực UBND.TP;
Phó Chủ tịch)
- Các sở-ban-ngành;
- UBND các quận-huyện;
- ………..;
- .……….;
- Lưu: VT, (9).
(Ký tên – đóng dấu) (6)
Ghi chú:
(1) Cơ quan ban hành: cỡ 13, in hoa, đậm;
(2) Lấy số thứ tự theo Chỉ thị;
(3) Tên văn bản: cỡ 15, in hoa, đứng, đậm;
(4) Trích yếu: cỡ 14, chữ thường, đứng, đậm;
(5) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm;
(6) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(7) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;
(8) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng;
(9) Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo và ký hiệu c
5.4. Thông tư
a. Khái niệm
Thông tư dùng để hướng dẫn, giải thích các Nghị quyết, Nghị định của
Chính phủ và Quyết định. Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư dùng để
hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ phụ
trách. Ngoài ra Thông tư dùng để hướng dẫn thi hành pháp luật. Thông tư là văn
bản có quy phạm pháp luật.
Thông tư có thể chia thành 2 loại:
- Thông tư của Bộ trưởng
- Thông tư liên bộ
69
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Loại Thông tư liên bộ được ban hành trong trường hợp phối hợp với Bộ khác
hay cơ quan khác của đoàn thể Trung ương để quy định chi tiết hoặc hướng dẫn
thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
b. Thẩm quyền
- Bộ trưởng có thẩm quyền ban hành Thông tư.
- Bộ trưởng cùng với các cơ quan đoàn thể trung ương
- Thẩm quyền này được ghi trong Luật ban hành văn bản pháp quy và điều
khoản thi hành mà Chính phủ và Thủ tướng giao cho Bộ.
c. Bố cục
Thông thường Thông tư được bố cục về nội dung theo cách trình bày:
Phần I, II, III (có tiêu đề)
Mục 1, 2, 3…
Điểm a, b, c…
Bố cục của Thông tư cụ thể như sau
a. Phần thể thức chung
b. Phần nội dung
Được chia thành các phần (I, II, III…), mục và điểm phù hợp với yêu cầu
hướng dẫn và mức độ áp dụng vào các cơ quan liên quan. Giải thích hướng dẫn
triển khai thực hiện, trong đó có sự cụ thể hóa vào từng ngành từng cấp.
Tiếp theo là phần tổ chức thực hiện: Xác định trách nhiệm thi hành của từng
cấp, từng ngành. Phần này quy định chế độ sơ kết, thỉnh thị, báo cáo.
c. Phần thẩm quyền ký
Thông tư của Bộ trưởng
BỘ TRƯỞNG
(Ký tên – đóng dấu)
Hoặc
KT. BỘ TRƯỞNG
Thứ trưởng
(Ký tên – đóng dấu)
Thông tư liên bộ
BỘ TRƯỞNG BỘ…
BỘ TRƯỞNG BỘ …
(Ký tên – đóng dấu)
(Ký tên – đóng dấu)
Mẫu- THÔNG TƯ
70
BỘ TRƯỞNG BỘ …
(Ký tên – đóng dấu)
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
BỘ…
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:…/Năm…/TT-…
Địa danh…ngày…tháng…năm
THÔNG TƯ
V/v Hướng dẫn…
Căn cứ… ;
Căn cứ… ;
Hoặc : Thi hành …(văn bản cấp trên),
I-Quy định chung (hay đối tượng, phạm vi)
II-Quy chế cụ thể
1.(Các điểm)
2.
3.
-
(các đoạn)
III…
BỘ TRƯỞNG BỘ…
(Ký tên-đóng dấu)
hoặc KT. BỘ TRƯỞNG BỘ …
Nơi nhận:
- ……;
Thứ trưởng
- ……;
(Ký tên-đóng dấu)
- Lưu: …
6. Thực hành.
71
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
- Giới thiệu, tham khảo mẫu một số văn bản của các cấp: Nghị quyết, quyết
định, chỉ thị, thông tư.
- Giáo viên hướng dẫn chi tiết về thể thức, bố cục, nội dung từng loại văn
bản gắn với phần lý thuyết đã được học
- Sinh viên thực hành soạn thảo 3 văn bản pháp qui thông dụng: nghị quyết
của Hội đồng nhân dân, quyết định, chỉ thị của chủ tịch uỷ ban nhân dân cấp địa
phương.
Câu hỏi kết thúc chương II
1. Khái niệm và đặc trưng của văn bản pháp quy ?
2. Ý nghĩa, tầm quan trọng và yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản pháp
quy ?
3. Các hình thức và phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy ?
Chương III
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Khái niệm văn bản hành chính.
Văn bản hành chính là các loại văn bản được sử dụng trong các cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ
chức này sang tổ chức khác phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu
các yêu cầu để kết hợp với nhau cùng giải quyết.
Văn bản hành chính có các hình thức rất đa dạng như công văn, báo cáo, tờ
trình, thông báo, thông cáo, biên bản, giấy giới thiệu, điện báo, giấy đi đường…
2. Các hình thức văn bản hành chính.
2.1. Công văn.
a. Khái niệm:
Công văn là văn bản dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan với cơ quan,
giữa cơ quan với công dân, giải quyết công việc vì lợi ích chung.
b. Loại công văn:
72
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
+ Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới
- Công văn chỉ đạo, yêu cầu
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở
- Công văn trả lời, hướng dẫn
- Công văn chấp thuận, cho phép
+ Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên
- Công văn đề nghị
- Công văn xin ý kiến
- Công văn hỏi
+ Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi công văn với nhau)
- Công văn đề nghị phối hợp
- Công văn trao đổi, giao dịch
+ Công văn Nhà nước gửi cho công dân
- Công văn hướng dẫn, giải thích
- Công văn trả lời
c. Bố cục của một Công văn:
- Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết công văn
- Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan
gửi công văn
- Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào)
d. Ngôn ngữ sử dụng trong công văn:
Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau
đối với tất cả các loại công văn:
Cách hành văn: Một công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề.
Người viết công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ
xoay quanh vấn đề đã nêu.
Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thường diễn đạt bằng các
câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ).
Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ
quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa. Không dùng từ qua
nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong công văn không dùng từ địa phương hay
tiếng lóng.
73
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Tuy nhiên các loại công văn cũng cần có những nết đặc thù nên khi soạn
thảo cần chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ:
- Công văn đôn đốc
+ Bảo đảm tính nghiêm túc
+ Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu
- Công văn từ chối
Nên có tính động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc.
- Công văn ngoại giao
Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sáo, thờ ơ.
- Công văn tiếp thu
+ Cần chân thành, mềm dẻo
+ Nêu bật được lý do khách quan, chủ quan.
- Công văn hướng dẫn
Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ.
Mẫu Công Văn
Mẫu Công văn (ký thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố)
UBND THÀNH PHỐ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HỒ CHÍ MINH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : ...... /UBND-......
TP. Hồ Chí Minh, ngày .... tháng .... năm 20....
Về việc..............................
Kính gửi:
- ..................................................;
- ..................................................
…….....…........................................................................................................
………………………………………………………………………………......
............................................................................................……./.
74
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Nơi nhận:
CHỦ TỊCH
- Như trên;
(hoặc KT. CHỦ TỊCH
- ..............;
PHÓ CHỦ TỊCH)
- Lưu: VT.
Họ và tên
2.2. Tờ trình.
a. Khái niệm:
Là loại văn bản có nội dung chủ yếu để đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên
phê chuẩn về một chủ trương hoạt động, phương án công tác, một chính sách, chế
độ, một tiêu chuẩn định mức…Khi có mệnh lệnh của cấp trên thì cơ quan trình báo
mới được tiến hành thực hiện các nội dung đó.
Cần lưu ý rằng nếu vấn đề trình cấp trên phê duyệt không có tính chất mới
thì không làm tờ trình mà làm công văn đề nghị.
b. Bố cục của Tờ trình:
+ Phần thứ nhất
- Nêu lý do đưa ra vấn đề trình
- Phân tích thực trạng của vấn đề trình
+ Phần thứ hai
- Nêu nội dung của vấn đề trình
- Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi
- Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp
+ Phần thứ ba
- Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình
- Kiến nghị cấp trên phê chuẩn
Tờ trình thông thường được trình bày theo thể “văn chương mục”
Phần I, II, III…
Điểm 1, 2, 3…
2.3. Đề án.
Đề án (Kế hoạch) công tác là văn bản trình bày một dự kiến, kế hoạch về
một nhiệm vụ công tác của một cơ quan, đơn vị trong một thời gian nhất định.
75
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
2.4. Báo cáo
a. Khái niệm Báo cáo:
Báo cáo là loại văn bản để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của
cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất
thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở đơn vị, ngành…
b. Loại báo cáo:
- Báo cáo sơ kết
- Báo cáo tổng kết
- Báo cáo định kỳ
- Báo cáo đột xuất
- Báo cáo hội nghị
c. Yêu cầu đối với Báo cáo:
- Trung thực, chính xác
- Có trọng tâm, trọng điểm
- Kịp thời (để cấp trên kịp thời chỉ đạo)
d. Bố cục một báo cáo:
- Phần mở đầu: Nêu nét tiêu biểu ở cơ quan. Nêu bật khó khăn, thuận lợi
- Phần nội dung:
+ Nêu các kết quả đã làm được. Nêu những việc còn tồn tại chưa làm được.
+ Đánh giá : Nêu ưu, khuyết điểm nguyên nhân khách quan, chủ quan.
+ Rút ra bài học, định ra phương hướng
- Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận.
2.5. Thông báo.
a. Khái niệm:
Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt
động của cơ quan quản lý Nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các
Quyết định, mệnh lệnh của cơ quan có thẩm quyền. Một số trường hợp thông báo
còn dùng để thông tin nội dung, ý kiên chỉ đạo của cấp trên.
Cần lưu ý: Thông báo không thay cho Quyết định, Chỉ thị vì Thông báo là
hình thức văn bản không mang tính ra lệnh, bắt buộc.
b. Kết cấu của thông báo.
+ Phần mở đầu
76
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
- Đi thẳng vào nội dung cần thông báo hoặc nhắc lại tên văn bản hay cuộc
họp có nội dung cần thông báo.
- Nếu cần, đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định
+ Phần nội dung
- Nêu vấn đề cần thông báo
- Diễn đạt theo phần, mục để dễ hiểu
+ Phần kết thúc
- Nhắc lại yêu cầu của thông báo để đối tượng liên quan thực hiện.
Mẫu : THÔNG BÁO
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:…/TB-tên CQ ban
hành VB
Địa danh, ngày…tháng…năm…
THÔNG BÁO
V/v……………………………………
Phần mở đầu
Phần nội dung
Phần kết thúc
Giao nhiệm vụ cho các đối tượng
Nơi nhận
- …..;
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
- …..;
(Ký tên-đóng dấu)
- Lưu:……
2.6. Thông cáo.
77
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Dùng để công bố với nhân dân một văn bản quy phạm pháp luật (thường là
Quyết định, Chỉ thị có tính mệnh lệnh) hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối
ngoại của Quốc hội hoặc của Chính phủ.
2.7. Biên bản.
a. Khái niệm.
Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng
thời gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra. Biên bản hội nghị
có tác dụng miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của
hội nghị.
Trong quản lý Nhà nước, Biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước
có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo trong quá
trình điều hành quản lý Nhà nước.
b. Yêu cầu của Biên bản
Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và
khách quan. Người lập Biên bản, ở chừng mực nào đó, là người có thẩm quyền và
chịu trách nhiệm trước pháp luật khi lập Biên bản.
c. Loại Biên bản:
- Biên bản ghi lại sự kiện, sự cố
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản
- Biên bản hội nghị.
2.8. Diễn văn.
a. Khái niệm:
Diễn văn không phải là văn bản quản lý Nhà nước. Diễn văn là bài phát biểu
mang tính nghi thức, do cấp trên hay thủ trưởng cơ quan đọc (hoặc nói).
Diễn văn biểu thị ý tưởng của người nói, tác giả chuyển đến người nghe (đối
tượng) tình cảm, tư tưởng, nhận định, đánh giá hoạt động của đơn vị, phong trào,
giai đoạn… và vạch hướng chỉ đạo.
b. Vai trò của Diễn văn
Như đã nói ở trên, diễn văn về mặt chính thức không phải là Chỉ thị, không
phải văn bản quản lý của cấp trên đối với cấp dưới. Song thực tế diễn văn lại có vai
trò, trong một số trường hợp nào đó, như là một sự chỉ đạo, một Chỉ thị, một tháo
gỡ cho cấp dưới.
c. Yêu cầu đối với Diễn văn
78
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết”.
Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua con người mà
đạt được mục tiêu quản lý của mình. Nói một cách ngắn gọn là: Quản lý, thực ra là
bảo người khác làm theo ý mình. Đọc diễn văn và thông qua diễn văn, nhà quản lý
truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành
động để đạt mục tiêu quản lý.
Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống,
người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong hoạt động
quản lý, người lãnh đạo phải thể hiện mình không chỉ là một nhà chính trị, nhà
chuyên môn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn là trung tâm thu hút
mọi người. Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua
các bài phát biểu, thông qua những cuộc diễn thuyết trong tình huống cụ thể.
Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý phải am hiểu tâm lý con người,
trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn dụ con
người đến với cái hay, cái đẹp, cái đúng, cái chân, cái thiện, phải cảm hóa, làm cho
họ tâm đắc mà hướng theo.
Khi phát biểu (diễn thuyết), điều trước tiên phải thu hút được người nghe.
Thu hút bằng cách nào?
- Hãy qua giọng nói mà thu hút người nghe.
Giọng nói là “tiếng vọng” của tâm hồn. Hãy nói say sưa, tự tâm. Lúc cần,
giọng sẽ phải lên bổng, xuống trầm, lúc gay gắt, lúc đầy vẻ thông cảm lắng đọng
thiết tha.
- Hãy đừng ngần ngại sử dụng các động tác, các cử chỉ như: ánh mắt, vung
tay, lắc mình. Nét mặt biến thái theo tình tiết lời nói… sẽ giúp người “diễn thuyết”
thu hút được khán giả theo ý mình. Hãy qua nét mặt mà người nghe nhận thấy
buồn, vui hay nghiêm khắc, lên án…
- Hãy cho họ thật qua các ví dụ sống động.
Sự thật không cần nói nhiều, chỉ cần nêu và đánh giá
- Hãy làm cho người nghe phải cười, thậm chí những tràng cười kèm theo
tiếng vỗ tay.
Hãy tìm cách diễn đạt thật dí dỏm: đơn giản cũng được dí dỏm hóa, phức tạp
cũng phải được dí dỏm hóa.
- Hãy đừng diễn đạt đơn điệu
Kho từ ngữ rất phong phú đa dạng vì vậy đừng ngại điểm thơ ca, nên chịu
khó dùng thành ngữ. Nếu tất cả các ý của bài phát biểu đều được xuất phát băng
thành ngữ thì còn gì bằng.
79
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
- Hãy đừng nói dài
- Cố gắng diễn đạt thật có trọng tâm, chọn vài vấn đề, tránh lan man dàn trải.
- Hãy để cho người nghe soi thấy bóng mình trong bài phát biểu.
Điều này là cần thiết, bởi lẽ thành tích của đơn vị không chỉ do lãnh đạo,
không chỉ do những nhân tố tích cực tạo ra mà do tất cả mọi thành viên của tập thể
tạo thành. Nói đến lợi ích hãy đề cập đến cả ba loại lợi ích: Cá nhân, tập thể và nhà
nước.
- Hãy đừng “chê” quá gay gắt.
Có “phê”, bởi “phê” để tìm ra bài học. Song hãy cố gắng tạo ra không khí
động viên, phấn khích vì khung cảnh ở đây là hội nghị.
Thực tế soạn và đọc diễn văn là công việc không dễ dàng chút nào. Khó khăn
ở chỗ người quản lý phải:
- Có trình độ ngôn ngữ, văn học nhất định
- Nắm tâm lý đối tượng cụ thể
- Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó
Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tập trung vào
những khía cạnh sau:
- Xác định được đối tượng (đối tượng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ,
chuyên môn, giới, địa vị xã hội…)
- Đánh giá được mức độ trang trọng của hội nghị (nhiều quan chức tới dự,
hội nghị đông người, phòng họp được bài trí trang trọng…)
- Xác định thời lượng đọc diễn văn (nắm được điều này để chọn lượng thông
tin, cách trình bày phù hợp)
- Xác định trọng tâm của vấn đề mà hội nghị đề cập.
d. Bố cục của bài diễn văn
- Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò của vấn đề sẽ đề cập: tỏ lời chào mừng.
- Phần nội dung: Nêu quá trình thực hiện, quá trình phát triển, kết quả, thành
tích nổi bật của đơn vị. Biểu tượng khen ngợi những vấn đề, nhân tố mới. Nêu khó
khăn, tồn tại cần khắc phục.
- Phần kết thúc: Biểu hiện sự động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự hợp
tác.
Ví dụ: BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC CƠ QUAN
80
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
TÊN CƠ QUAN
Số:…/BC
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Địa danh, ngày…tháng…năm...
BÁO CÁO
Tổng kết công tác năm…
Và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm…
Mở đầu:
Nêu đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Nội dung:
Phần I.
- Tổng kết công tác năm
- Nêu các kết quả đã làm được
- Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm đã làm được
- Những bài học kinh nghiệm
Phần II. Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm
- Nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu
- Các biện pháp tổ chức thực hiện
- Các đề nghị lên cấp trên.
Phần III. Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận
xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp trên giao...
Nơi nhận
- …..;
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
- …..;
(Ký tên-đóng dấu)
- Lưu:……
2.9. Đơn thư.
81
Giáo trình: Soạn thảo văn bản và Lưu trữ hồ sơ
Trường Cao đẳng nghề Yên Bái
Là một loại thư riêng, người viết trình bày ý kiến của mình gửi đến cơ quan,
Nhà nước, tổ chức Nhà nước, tổ chức xã hội đề nghị giải quyết một công việc nào
đó mà họ quan tâm.
Các loại đơn thư: Tuỳ theo vấn đề được nêu và mục đích yêu cầu của người
viết, đơn từ có thể được phân thành một số loại:
- Đơn đề đạt nguyện vọng.
- Đơn nêu ý kiến đóng góp vào công việc quản lý Nhà nước, quản lý xã hội.
- Đơn khiếu nại những việc gây thiệt hại cho quyền lợi của bản thân, gia
đình, tập thể, đơn vị mình.
- Đơn tố giác (tố cáo) những việc làm sai trái của các cơ quan, tổ chức Nhà
nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, cán bộ, nhân viên và công dân Nhà nước.
2.10. Giấy uỷ quyền.
Là loại văn bản ghi nhận việc người ủy quyền cho phép người được ủy
quyền thay mặt mình làm một số công việc nào đó, bao gồm cả việc đại diện trước
pháp luật.
Về nguyên tắc, người được ủy quyền chỉ được phép thực hiện đúng những gì
mà mình được ủy quyền.
3. Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng.
3.1. Công văn hành chính.
a. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn hành chính.
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ
để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.
- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.
- Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng
cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ
chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu
sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.
b. Xây dựng bố cục một công văn:
Công văn thường có các yếu tố sau:
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ thể nhận công văn.
+ Số và ký hiệu công văn.
+ Trích yếu nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi nhận.
c. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn:
82
