Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BÀI 2: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL
Mã bài: MĐ20.02
Giới thiệu:
Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng
phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thơng tin xử lý
dưới dạng bảng, thực hiện tính tốn và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có
trong bảng từ Excel. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro
Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ơ được tạo bởi các dòng và cột,
việc nhập dữ liệu và lập cơng thức tính tốn trong Excel cũng có những điểm tương
tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với
người dùng. Hiện nay, bảng tính Excel được ứng dụng rộng rãi trong cơng tác văn
phịng nói chung và ứng dụng vào cơng việc kế tốn nói riêng trong doanh nghiệp.
Mục tiêu:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được các thao tác cơ bản khi làm việc với bảng tính điện tử
Excel
+ Trình bày được thao tác định dạng với bảng tính điện tử Excel
+ Hiểu được các công thức sử dụng trong bảng tính điện tử Excel
- Về kỹ năng:
+ Cập nhật dữ liệu trong bảng tính điện tử Excel
+ Định dạng bảng tính điện tử Excel
+ Sử dụng thành thạo các hàm thông dụng trong Excel
+ Vận dụng ứng dụng Microsoft Excel vào cơng tác kế tốn trong doanh
nghiệp
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được thái độ thận trọng, cẩn
thận, cầu thị trong học tập
Nội dung chính:
1. Các khái niệm cơ bản

1.1. Khởi động EXCEL và màn hình giao diện
* Khởi động Excel

74


Bước 1 - Nhấp vào nút Start

Bước 2 - Nhấp vào tùy chọn All Program - Tất cả chương trình từ menu.

Bước 3 - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấp vào nó.

75


Bước 4 - Tìm kiếm Microsoft Excel 2010 từ menu phụ và nhấp vào nó.
* Màn hình giao diện Excel 2010

Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực
đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên
màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
76


- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá
trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn,
chèn hay xóa dịng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
- Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ,
đồ thị, ký hiệu, …
- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in
ấn.

- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
công cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn của Excel.
- Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngồi Excel, các danh
sách, phân tích dữ liệu,…
- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào
các ơ, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ,
chia màn hình, …
- Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập
trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào
nút Office -> Excel Options -> Popular -> Chọn Show Developer tab in the
Ribbon.
- Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các
tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
1.2. Một số khái niệm
Cell: Đây là môt ô lưu trữ dữ liệu bên trong bảng tính và mỗi ơ sẽ có một địa chỉ
xác định. Như ví dụ ở hình dưới đây thì ơ mà mình đã đánh dấu sẽ có địa chỉ
là A1, tức nó nằm ở cộ A và hàng 1. Thường mỗi ô như vậy chúng ta chỉ lưu trữ
một loại dữ liệu mà thôi.

77


Row: Là tập hợp các ô nằm trên một hàng, tổng số ô trong một hàng rất là
lớn. Mỗi hàng có một địa chỉ xác định, như trong hình dưới đây địa chỉ của
nó là Hàng 1.

Column: Là tập hợp các ô nằm trên một cột, số lượng ô trong một cột là khơng
giới hạn. Mỗi cột sẽ có một địa chỉ xác định, như ở hình dưới đây thì địa chỉ của
nó là cột A.

Range: Là tập hợp nhiều ô liền nhau tạo thành một vùng giới hạn, và
đương nhiên nó cũng có một địa chỉ xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên và địa
chỉ của ô cuối cùng. Như hình dưới đây thì ơ đầu tiên là A1 và ơ cuối cùng là
D4, vì vậy địa chỉ của range này là A1:D4.

78


Worksheets: Nó là tổng hợp những trang tính trong Excel. Mỗi file Excel có thể
có nhiều trang tính và có sự liên kết dữ liệu với nhau, nghĩa là trang tính A có
thể sử dụng dữ liệu ở trang tính B để đưa vào công thức.

1.3. Các kiểu dữ liệu Excel
Kiểu ký tự, chuỗi ký tự:
Bao gồm các ký tự chữ cái từ A đến Z (kể cả chữ hoa và chữ thường) và
các ký tự đặc biệt trên bàn phím.
Một dãy số có chứa một ký tự cũng thành chuỗi ký tự (ví dụ: A123, 123a4,
123a,…)
Một chuổi số bắt đầu bằng số 0 (ví dụ: 01234) khi nhập liệu nếu thêm dấu
nháy (‘) thì chuỗi số sẽ cũng thành chuỗi ký tự, vì khi nhập kiểu số thì số 0 đầu
tiên sẽ thành vô nghĩa và không hiển thị được, cách này thường dùng cho các
trường hợp nhập số điện thoại hoạc các mã số bắt đầu bằng 0.
Kiểu số:
Kiểu số cho phép chúng ta thực hiện các phép toán học trực tiếp như cộng
(+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^).
Kiểu số các phím số được nhập từ các ký 0 đến 9 trên bàn phím, số gồm có
số dương và số âm, sồ dương nhập vào ơ hình thường (ví dụ: 8938), số âm được
79

nhập bằng hai cách là có dấu trừ phía trước, hoặc dãy số sẽ được bao bọc bởi
dầu ngoặc đơn (ví dụ: -8938 hoặc (8938) cả hai cách nhập đều cho ra -8938)
Kiểu số bao gồm cả các số thập phân (có chứa dấu cách thập phân, dấu
phảy (,) hay dấu (.) tùy vào định dạng). Ví dụ 9,534; 0,123…
Kiểu ngày tháng, giờ:
Về bản chất kiểu ngày tháng, giờ cũng tương tự như kiểu số. Cũng có thể
dùng thể thực hiện các phép toán số học và cũng được hiển thị mặc định phía
bên tay phải trong ơ dữ liệu.
Kiểu ngày tháng mặc định được dịnh dạng theo kiêu US là m/dd/yy, chúng
ta có thể định dạng lại theo kiểu Việt Nam.
1.4. Các thao tác trên bảng tính Excel
* Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết,
bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn
chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở
đồng thời.
* Thêm sheet mới
Mở bảng tính Excel cần tăng thêm Sheet lên, chú ý đến phần Sheet gần
cuối trang, để tăng thêm Sheet bạn chỉ cần click chuột vào biểu tượng như hình
dưới. Muốn tăng thêm bao nhiêu Sheet thì click bấy nhiêu lần.

* Thay đổi số Sheet hiển thị mặc định
Mặc định cửa sổ MS Excel chỉ hiển thị tối đa 3 Sheet khi mở một cửa sổ
làm việc mới, và bạn có thể thêm hoặc xóa một Sheet dễ dàng.
Để hiển thị số Sheet thêm số Sheet mà khi bạn mở ứng dụng phần mềm
Excel, luôn hiện ra mặc định số Sheet mà bạn muốn, thì bạn có thể làm theo
hướng dẫn sau đây:
Chọn Office Button -> Excel Option

80


Trên Tab Popular trong ExcelOption, bạn chọn số Sheet hiển thị tại dịng
“Include this many sheets” sau đó điền số lượng Sheet mà bạn muốn hiện thị –
>Click OK

Tương tự như trên Excel 2007, bạn hồn tồn có thể thay đổi số Sheet trên
Excel 2010.
Bạn vào File -> Chọn Option rồi cũng làm tương tự như hình hướng dẫn
trên.
* Thay đổi kích thước hiển thị Sheet trên Window
81


Click chuột phải lên Desktop và chọn Personalize, nhấn chọn
mục Windows Color và click tiếp vào dòng link màu xanh Advanced
Appearance settings, sau đó thực hiện các bước sau:

* Thay đổi màu thẻ và tên cho Sheet
Để thuận tiện cho cơng việc, và dễ tìm Sheet dữ liệu, bạn hồn tồn có thể
đánh dấu cho Sheet của mình bằng những màu sắc khác nhau và với Tên Sheet
khác nhau.
Trong Excel mặc định là các Sheet có màu như nhau và tên Sheet lần lượt
là : Sheet 1, Sheet2,…Bạn có thể thay đổi Tên Sheet và Màu Tab Sheet theo
hướng dẫn sau:
Tên tab Sheet đang chọn, Click chuột phải vào Tab Sheet :
Tab Color: Chọn màu muốn hiển thị.
Rename: Đặt lại tên Sheet sao cho dễ hiểu và dễ nhớ.

82


* Ẩn vùng làm việc với Sheet
Click chuột phải vào Tab Sheet đang chọn –>Hide.

Để hiện lại những Sheet đã bị ẩn, bạn Tích chuột phải vào 1 Tab Sheet bất
kỳ chọn Unhide

1.5. Làm việc với tệp tin
* Tạo mới workbook
Chọn nút Office -> New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung
cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu
dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn
chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

83


Mở workbook có sẵn trên đĩa
Chọn nút Office -> Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open,
chúng ta tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau
đó nhấn nút Open để mở tập tin.

* Tự động lưu workbook
Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện
lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên.
Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay
cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ
liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện.

Lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần).
Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office -> Excel Options
-> Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save.
AutoRecover information every minutes.
* Một số cách lưu workbook:
Cách 1. Chọn nút Office -> Save.
Cách 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access
Tollbar).
Cách 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> (cách này đơn giản và nhanh nhất).
84


Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật,
còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong
hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho
tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút
Save để lưu trữ.
2. Định dạng dữ liệu
2.1. Nhập và chỉnh sửa dữ liệu
* Nhập dữ liệu
Có nhiều cách khác nhau để nhập dữ liệu trong Excel: trong một ô hoặc
trong thanh công thức.
Để nhập dữ liệu vào một ơ:
• Kích vào ơ nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Bắt đầu gõ nội dung

Để nhập dữ liệu vào thanh cơng cụ:
• Kích vào ơ nơi bạn muốn nhập dữ liệu
• Đặt con trỏ lên thanh cơng thức
• Nhập dữ liệu

85


Chỉnh sửa hoặc xóa văn bản
 Chọn ơ.
 Nhấn phím Backspace trên bàn phím để xóa văn bản hoặc chỉnh sửa nội
dung văn bản.
 Nhấn phím Delete để xóa tồn bộ nội dung của một ơ.
Bạn cũng có thể thực hiện thay đổi và xóa văn bản khỏi thanh cơng thức.
Chỉ cần chọn ơ, sau đó đặt con trỏ của bạn vào thanh công thức.
Di chuyển qua lại trong một trang tính bằng bàn phím
 Nhấn phím Tab để di chuyển sang phải của ơ được chọn.
 Nhấn phím Shift cùng với phím Tab để di chuyển sang trái của ô đã
chọn.
 Sử dụng các phím Page Up và Page Down để điều hướng trang tính.
 Dùng các phím mũi tên.
Di chuyển dữ liệu
 Khi cần di chuyển dữ liệu đến một vị trí khác trong bảng tính (hoặc đến
các bảng tính khác), tương tự như Word ngồi ra dùng nút phải của mouse để di
chuyển trên những đường viền của phạm vi lựa chọn
 1. Lựa chọn phạm vi ô (hoặc khối ô) chứa dữ liệu cần thực hiện.
 2. Di chuyển con trỏ Mouse đến những cạnh viền của phạm vi lựa chọn
(cho đến khi con trỏ Mouse chuyển thành hình mũi tên).
 3. Nhấn nút phải Mouse trong khi Drag phạm vi lựa chọn đến vị trí cần di
chuyển đến.
 4. Chọn lệnh:
 Move: di chuyển dữ liệu.
 Shift Down and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành xuống dưới.
 Shift Right and Move: di chuyển và chèn dữ liệu hiện hành qua phải

 Lưu ý:
 Khi bạn Drag vào trong phạm vi ô đang chứa dữ liệu thì Excel sẽ xuất
hiện hộp thơng báo:
 Chọn OK: để xác nhận việc thay thế dữ liệu cũ.
 Chọn Cancel : để huỷ bỏ việc di chuyển dữ liệu.
 Toạ độ ô ghi trong công thức của phạm vi nguồn vẫn được giữ nguyên khi
di chuyển đến vị trí mới.
 Bạn chỉ thực hiện cách Drag dữ liệu trong phạm vi của một bảng tính.
Sao chép dữ kiện
Khi cần sao chép dữ liệu đến những vị trí khác trong cùng một bảng tính
(hoặc vào các bảng tính khác), bạn chọn một trong những cách thực hiện sau:
86


* Sao chép dữ liệu bình thường: tương tự như Word
* Sao chép dữ liệu với những thông số ấn định
1. Lựa chọn phạm vi ơ ( hoặc nhóm ơ) chứa dữ liệu cần sao chép:
2. Chọn lệnh [ Menu] Edit> copy(hoặc [ Shortcut] copy).
* Excel xuất hiện đường viền chuyển động xoay quanh ô, khối ô lựa chọn
và thông báo trên dịng tình trạng: Select destination and press Enter or choose
Paste.
3. Di chuyển ô hiện hành vào phạm vi cần sao chép đến.
4. Chọn lệnh [Menu] Edit > Paste - Special (hoặc [ Shortcut] Paste special).
* Xuất hiện hộp đối thoại Paste Special .
5. Lựa chọn nút lệnh, thông số các toán tử cần thực hiện trong hộp đối
thoại:
PASTE:
- ALL: sao chép toàn bộ (với đầy đủ các thuộc tính trong ơ).
- Formulas: chỉ sao chép nội dung (như phần hiển thị trên thanh công thức)
- Values: chỉ sao chép giá trị (đúng theo dạng hiển thị trên ô).

- Formats: chỉ sao chép dạng thức ấn định trong ô.
- Notes: chỉ sao chép các ghi chú trong ô.
OPERATION:
- None: sao chép và thay thế giá trị trong ô nguồn.
- add: sao chép và cộng thêm với giá trị trong ô nguồn.
- Subtract: sao chép và trừ bớt với giá trị trong ô nguồn.
- Multiply: sao chép và nhân với giá trị trong ô nguồn
- Divide: sao chép và chia với giá trị trong ô nguồn
SKIP BLANKS:
- Không sao chép các ơ trống có trong phạm vi nguồn.
TRANSPOSE:
- Sao chép và hốn chuyển vị trí cột, dịng của phạm nguồn thành dòng, cột
trên phạm vi sao chép đến.
PASTE LINK:
- Sao chép và liên kết với dữ liệu trong phạm vi nguồn.
6. Chọn nút OK.
2.2. Định dạng cột, dịng, ơ
Thêm cột trong excel
Để chèn cột vào excel rất đơn giản bạn chỉ cần bơi đen vùng chọn cần chèn
cột sau đó ấn chuột phải và chọn Insert.
Ví dụ dữ liệu đang ở cột D bạn chỉ cần ấn D để chọn tất cả xong ấn chuột
phải và Insert cột vào là được. Bạn muốn bao nhiêu cột thì cứ lần lượt Insert vào
nhé hãy nhìn hình để thực hiện các bước
Lưu ý: Cột sẽ được chèn vào bên trái vùng chọn bôi đen. A B C D. Nếu
chọn bôi đen C thì cột sẽ được chèn vào giữa B C

87


Thêm hàng trong excel

Với cách thêm hàng trong excel cũng tương tự như thêm cột vậy. Bạn chỉ
bôi đen hàng chọn sau đó ấn chuột phải chọn Insert. Nếu bạn muốn thêm bao
nhiêu hàng thì bơi đen tương ứng bấy nhiêu hàng khi chèn nó sẽ Insert từng đó
hàng vào bảng nhé.
Ví dụ mình muốn chèn thêm 3 hàng trên bạn Phùng Văn Q mình chỉ cần
bơi đen 3 bạn cuối tính từ Phùng Văn Q trở xuống sau đó ấn chuột phải và
chọn Insert

88


Sau đó bảng Insert hiển thị bạn chọn Entire row -> OK. Xem thêm cách tạo bảng trong excel sẽ hữu
ích với bạn

Xóa cột, hàng trong excel
Sau khi đã thêm cột hàng trong excel chẳng hạn nếu thừa hàng hoặc cột
nếu bạn muốn xóa chúng đi thì hãy chọn hàng, cột cần xóa sau đó ấn chuột phải
và chọn Delete (nếu có bảng hiển thị muốn xóa dịng chọn Entire row, xóa cột
chọn Entire Column và OK là được)

Nếu muốn ẩn hoặc hiện dòng, cột:
89


Ẩn dịng: Đơi khi với bảng tính q dài bạn cần ẩn đi một số dịng khơng
hay dùng cho dễ kiểm sốt, bạn làm như sau:
 Bơi đen các dịng cần ẩn, vào Format > Row > Hide hoặc nhấn chuột
phải chọn Hide:

Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bơi đen hai dịng kề với vùng ẩn (nếu

ẩn dịng 3 và 4 thì bạn phải bơi đen dịng 2 - 5) -> vào Format > Row > Unhide.
(cách khác là nhấn chuột phải rồi chọn Unhide):


Ẩn, hiện cột:
Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột khơng cần thiết
cho dễ kiểm sốt, bạn làm như sau:
90


Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format > Column > Hide
 Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn
cột C, D và E thì bạn phải bơi đen từ cột B-F) ->
vào Format > Column > Unhide.


* Chiều cao dòng, độ rộng cột
- Chiều cao của dòng:
Nếu muốn thay đổi chiều cao của dịng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột
đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dịng và kéo hoặc cũng có thể làm theo
cách sau:
 Vào Format > Row > Height, gõ vào chiều cao của dòng > Ok, hoặc
nhấn chuột phải rồi chọn Row Height như hình dưới:

Bạn có thể fix chiều cao của ơ tương ứng với dữ liệu có trong ơ bằng cách
vào Format > Row > AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2


91

tên dịng. Với Excel 2010 trở lên thì các bạn chọn tab Home > Format >
AutoFit Row Height như hình:

- Độ rộng của cột:
Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa
vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
Vào Format > Column > Width…, gõ vào độ rộng > Ok:

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách
vào Format > Column > AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường
phân cách giữa 2 tên cột. Từ Excel 2010 trở lên thì các bạn vào tab Home >
Format > AutoFit Column Width như hình dưới:

92


* Định dạng ô:
- Để chèn thêm ô:
Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert > Cells… hoặc click chuột phải vào ô
cần thêm chọn Insert



Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

 Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

- Để xố bớt ơ:
Đặt con trỏ tại ơ cần xố, vào Edit > Delete… hoặc kích chuột phải vào ơ

cần xố chọn Delete…

93




Shift cells left: xố một ơ và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái



Shift cells up: xố ơ và kéo dữ liệu từ dưới lên

- Gộp nhiều ô trong Excel
Bước 1: Bạn nhấp giữ phím Shift, sau đó nhấp chuột trái lần lượt vào các ô
cần gộp:

Bước 2: Nhấp chuột phải vào khu vực đang chọn » Chọn Format Cells

Bước 3: Trong cửa sổ Format Cells, chọn Alignment (mục 1) » Trong phần
Horizontal và Vertical, chọn Center (mục 2 và mục 3) để hiển thị nội dung vào
giữa ô » Đánh dấu chọn vào mục Merge cells (mục 4) » Nhấn OK (mục 5) để
hồn tất q trình gộp ơ trong Excel 2003.
94


Bước 4: Và đây là ô sau khi gộp:

Thực hiện tương tự thao tác gộp ô trên các cột: Họ tên, Ngày sinh, Nghề
nghiệp, Thu nhập, bạn sẽ thu được kết quả như trong hình:

-Hiệu ứng tơ nền ơ (Fill effect)
Ví dụ phần header muốn bơi màu khác dể dễ nhìn hơn và phân biệt với các
row dữ liệu

Thì cần bơi đen hàng đó hoặc vùng bạn muốn bơi màu cho ơ, hoặc đổi màu ơ
sau đó vào tab Home --> Click vào biểu tượng thùng sơn đổ ra và chọn màu bạ
95


muốn bôi và kết quả sẽ được preview trước để bạn xem có phù hợp khơng

2.3. Định dạng dữ liệu kiểu số, ngày tháng
Định dạng dữ liệu trong ô, vùng dữ liệu, bảng tính (Format
Cells…): Để định dạng dữ liệu trong một ô, nhiều ô hay một vùng dữ liệu, ta
chọn vào vị trí ơ hoặc bơi đen nhiều ơ hoặc cả bảng tính muốn định dang, click
chuột phải chọn Format Cells…

Định dạng số: Để định dạng kiểu dữ liệu số trong ô hoặc vùng dữ liệu
trong tab Number trong Format Cells

96


General: đây là kiểm định dạng chung của số, khi chọn vào mục này thì
định dạng số trả về mặc định của Excel
Number: Định sạng số có dấu cách phần ngàn (Use 1000 Separator) và lấy
bao nhiêu số lẻ của số thập phân (Decimal places) (chấm (.) hoặc phẩy (,) tùy
vào định nghĩa kiểu trong Control Panel -> Region )
Currency: Định dạng số kèm theo kiểu tiền tệ, khi sử dụng định dạng này

mặc dù dãy số được gán thêm các ký tự liện quan đến tiền tệ nhưng vẫn giữ
nguyên là kiểu số để thực hiện các phép tính tốn, dãy số khơng bị biến thành
chuỗi ký tự.
Accounting: Cũng tương tự như Curreny, tuy nhiên khơng có định dạng số
âm
Date: Định dạng ngày tháng, thông thường ở đây không có định dạng theo
kiểu Việt Nam, nên muốn bạn có thể thêm trong Control Panel -> Region
Time: Định dạng kiểu giờ.
Percentage: Định dạng chuỗi số hiển thị dấu phần trăm (%)
Fraction: Hiển thị phân số. Ví dụ bạn nhập vào 0,5 thì ở định dạng này sẽ
hiển thị cho bạn một phân số tương ứng là 1/2
Scientific: Hiển thị các con số thu gọn với chữ E. Ví dụ: 3.E+07 =
30.000.000.
Text: Chuyển dãy số thành kiểu chuổi, khi chuyển qua định dạng này, bạn
có thể nhập số 0 phía trước dãy số và máy sẽ tự động thêm vào dấu nháy (‘).
Special: Định dạng các số như Zip Code, số điện thoại, khi chọn định dạng
này dãy số sẽ được phân cách theo định nghĩa của hệ thống
Custom: Đây là phần bạn có thể gõ vào cách định dạng của riêng bạn.
* Định dạng ngày tháng
Đầu tiên ở ô giá trị cần đặt định dạng ngày tháng. Bạn click chuột phải
→ Format Cells
97


- Hộp thoại Format Cell sẽ hiển thị ra. Tại đây bạn vào
tab General → Date → chọn kiểu hiển thị thời gian bạn mong muốn,
mục Sample sẽ thể hiện kết quả của kiểu định dạng bạn chọn →OK.

- Kết quả thu được:

98