Giáo trình Kế toán tài chính I (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp): Phần 2 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Bài 2: KẾ TỐN VẬT LIỆU CƠNG CỤ DỤNG CỤ
Mã bài: MĐ16.02

Giới thiệu
Như ta đã biết, trong quá trình sản xuất vật liệu bị tiêu hao tồn bộ khơng giữ
ngun được hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó chuyển một lần tồn bộ vào
giá trị sản phẩm mới tạo ra. Do đó, tăng cường quản lý cơng tác kế toán NVL,
CCDC đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhằm hạ thấp chi phí sản xuất,
hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho Doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng.
Việc quản lý vật liệu, CCDC phải bao gồm các mặt như: số lượng cung cấp, chất
lượng chủng loại và giá trị.
Bởi vậy, công tác kế tốn NVL, CCDC là điều kiện khơng thể thiếu được trong
tồn bộ cơng tác quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước nhằm cung cấp kịp thời
đầy đủ và đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định
mức dự trữ, tiết kiệm vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa và hạn chế mất mát, hư
hỏng, lãng phí trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Đặc biệt là cung cấp
thơng tin cho các bộ phận kế tốn nhằm hồn thành tốt nhiệm vụ kế tốn quản trị.
Mục tiêu
- Trình bày được khái niệm và nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ, dụng cụ
- Phân loại và cách tính giá vật liệu cơng cụ dụng cụ
- Xác định được các chứng từ kế tốn vật liệu cơng cụ dụng cụ
- Lập và phân loại được chứng từ kế tốn kế tốn vật liệu cơng cụ dụng cụ
- Thực hiện được các nghiệp vụ kế tốn vật liệu cơng cụ dụng cụ
- Ghi được sổ chi tiết và tổng hợp theo bài thực hành ứng dụng
- Trung thực nghiêm túc, tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp
Nội dung chính
1. Khái niệm, đặc điểm và nhiệm vụ của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1.1. Khái niệm
- Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa, là
một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành hình thái vật
chất của sản phẩm

- Cơng cụ dụng cụ là tư liệu lao động khơng có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và
thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ.
Vì vậy, cơng cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu.
1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu, CCDC
- Nguyên vật liệu, CCDC là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho
- Nguyên vật liệu là cơ sở cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm
- Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia
vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao
41


tồn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của
sản phẩm
- Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, trị giá nguyên vật liệu thường
chiếm một tỷ trọng cao trong tổng tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất
1.3. Nhiệm vụ
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại VL- CCDC phù hợp với nguyên tắc,
yêu cầu, quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của DN
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán pphải phù hopự chế độ
và phương pháp hạch toán, hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép phân loại,
tổng hợp số lượng về tình hình hiện có và sự thay đổi tăng giảm VL – CCDC
trong quá trình hoạt độn SXKD, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí và
tính giá thành sản phẩm.
- Tính tốn và phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho,
phát hiện kịp thòi nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh
nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra
- Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình
thanh tốn với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng VL – CCDC trong
quá trình SXKD.
2. Phân loại, nguyên tắc và phương pháp tính giá VL, CCDC

2.1. Phân loại VL, CCDC
2.1.1. Phân loại Nguyên vật liệu.

2.1.1.1. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham
gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản
phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh
nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ...
không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính
cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngồi với mục đích tiếp tục q trình sản
xuất, chế tạo ra thành phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào q trình sản xuất,
khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu
chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngồi, tăng thêm chất lượng của
sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình
thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu cơng nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục
vụ cho q trình lao động.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình
thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.
42


- Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết
bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được
sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm
cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, cơng cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt
vào cơng trình xây dựng cơ bản.
b) Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, vật liệu trên tài khoản 152 phải

được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực “Hàng tồn
kho”. Nội dung giá gốc của nguyên liệu, vật liệu được xác định tuỳ theo từng
nguồn nhập.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý
tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngồi (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt…)
- Vật liệu khác: Gồm các loại vật liệu cịn lại ngồi các thứ chưa kể trên như
bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…
2.1.1.2. Căn cứ vào mục đích, cơng dụng
- NVL trực tiếp dùng cho SX, chế tạo SP.
- NVL dùng cho nhu cầu khác như cho quản lý, bán hàng...
2.1.2. Phân loại công cụ dụng cụ

2.1.2.1. Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật và công dụng kinh tế
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho SX
- Dụng cụ đồ nghề
- Dụng cụ quản lý
- Dụng cụ bảo hộ lao động
- Khuôn mẫu đúc các loại.
- Lán trại tạm thời.
2.1.2.2. Căn cứ vào yêu cầu công tác quản lý và hạch tốn
- Cơng cụ, dụng cụ (1531)
- Bao bì ln chuyển (1532)
- Đồ dùng cho thuê (1533)
2.2. Nguyên tắc tính giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu và CCDC
- Khái niệm: Tính giá NVL- CCDC là việc xác định giá trị ghi sổ của VLCCDC
- Nguyên tắc: Kế toán nhập - xuất - tồn kho VL- CCDC phải phản ánh theo
giá thực tế.
Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính tốn, hàng ngày
có thể sử dụng giá hạch tốn để hạch tốn tình hình nhập - xuất - tồn VL- CCDC.

43


Song dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn đảm bảo việc phản ánh
tình hình nhập - xuất - tồn VL- CCDC trên các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế
toán theo giá thực tế.
2.2.1. Giá thực tế VL- CCDC nhập kho
- Mua ngoài:
Giá TT
NVL-CCDC

=

Giá mua ghi
trên hố đơn

-

Chiết khấu
TM, giảm giá

+

Chi phí
thu mua

+

Các loại thuế khơng
được khấu trừ

- Tự sản xuất: Giá thực tế của VL- CCDC là giá thành sản xuất thưc tế.
- Thuê ngoài gia công, chế biến: Giá thực tế là giá VL- CCDC xuất thuê chế
biến cùng các loại chi phí liên quan đến việc th ngồi gia cơng, chế biến (tiền
th GCCB, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…)
- Nhận từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: Giá thực tế là giá
thoả thuận cộng với các chi phí tiếp nhận mà DN bỏ ra (nếu có)
- Phế liệu thu hồi: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay bán
được hoặc giá trị thu hồi tối thiểu.
- Được biếu, tặng, viện trợ: Giá thực tế là giá thị trường tương đương cộng
chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)
2.2.2. Giá thực tế (giá gốc) của NVL- CCDC xuất kho:
- Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ

Giá thực tế VL - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng VL - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

=

Giá thực tế NVL- CC DC
xuất dùng

Gía Đơn vị BQ
cuối kỳ trước

Giá đơn vị
bình quân sau mỗi =
lần nhập

=

=

Số lượng VL - CCDC
xuất dùng

×

Giá đơn vị bình qn
củaVL - CCDC

Giá gốc NVL - CCDC tồn kho đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trước)
Số lượng thực tế NVL - CCDC tồn kho đầu kỳ
(hoặc cuối kỳ trước)
Giá gốc VL - CCDC tồn kho
sau mỗi lần nhập
Số lượng thực tế VL - CCDC tồn kho
sau mỗi lần nhập
Sau mỗi lần xuất nhập

- Ví dụ: Tình hình nhập xuất tồn vật liệu A của Cơng ty X như sau:
(Đơn vị : triệu đồng)
* Tồn đầu tháng 4/N của vật liệu A là 10 tấn - đơn giá 2 (trđ)
- Ngày 2/4/N, nhập kho 20T, đơn giá 2,1 (chưa thuế GTGT)
* Ngày 3/4/N xuất kho 15T.
- Ngày 5/4/N: Nhập tiếp 20T, đơn giá 2,02

44


* Ngày 7/4/N: xuất kho 20T
- Ngày 9/4/N: Nhập tiếp 20T, đơn giá 2,2;
* Ngày 15/4/N xuất kho: 20T.
- Ngày 20/4/N nhập tiếp 20T, đơn giá 2,3
* Ngày 22/4/N: xuất kho 20T
- Ngày 25/4/N: nhập tiếp 25T, đơn giá 2,2.
* Ngày 28/4/N: xuất kho 25T.
Với số liệu đã cho, khi áp dụng các phương pháp khác nhau, trị giá vốn thực tế của
vật liệu A xuất kho trong tháng được xác định như sau: (kế toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên).
* Theo phương pháp nhập sau - xuất trước:
- Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất ngày 3/4 là:15T x 2,1 = 31,5
- Trị giá vốn xuất ngày 7/4: 20T x 2,02 = 40,4
- Trị giá vốn thực tế xuất ngày 15/4: 20T x 2,2 = 44,0
- Trị giá vốn xuất ngày 22/4: (20T x 2,3) = 46,0
- Trị giá vốn xuất ngày 28/4: (25T x 2,2) = 55,0
Tổng trị giá xuất trong tháng: 216,9
* Theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:
- Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 2/4:
(10 x 2) + (20 x 2,1)
= 2,067
10 +20
* Trị giá vốn xuất ngày 3/4: 15T x 2,067 = 31,005.
- Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 5/4:
(15 x 2,067) + (20 x 2,02)
=
2,04

15 + 20
* Trị giá vốn xuất ngày 7/4:
20T x 2,04 = 40,8
- Đơn giá bình quân sau ngày nhập 9/4:
(15 x 2,04) + (20 x 2,2)
= 2,13
35
* Trị giá vốn xuất ngày 15/4:
20T x 2,13 = 42,6
- Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 20/4:
(15 x 2,13) + (20 x 2,3)
=
2,23
35
* Trị giá vốn xuất ngày 22/4:
20T x 2,23 = 44,6
- Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 25/4:
(15 x 2,23) + (25 x 2,2)
=
2,2
40
* Trị giá vốn xuất ngày 28/4:

45


25T x 2,2 = 55
Tổng trị giá xuất trong tháng: 31,005 + 40,8 + 42,6 + 44,6 + 55 = 214,005
* Theo phương pháp bình quân gia quyền cả kì dự trữ:
- Đơn giá bình quân cả kì dự trữ:

(10 x 2)+(20 x 2,1)+(20 x 2,02)+(20 x 2,2) + (20 x 2,3) + (25 x 2,2)
=
115
- Trị giá vốn xuất trong tháng:
100T x 2,15 = 215

2,15

- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):
Phương pháp này giả thiết rằng số NVL - CCDC nào nhập trước thì được xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lần nhập.
Phương pháp này đảm bảo tính giá thực tế VL - CCDC xuất dùng kịp thời
chính xác.
Cơng việc khơng bị dồn vào cuối tháng, tuy nhiên địi hỏi phải tổ chức kế tốn
chi tiết chặt chẽ theo dõi tỷ mỉ số lượng, đơn giá từng lần nhập.
Phương pháp này phù hợp trong trường hợp giá cả VL- CCDC ổn định hoặc
có xu hướng giảm.
VD. (lấy tài liêu VD trên)
* Theo phương pháp nhập trước - xuất trước:
- Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho ngày 3/4/N là: (10T x 2) + (5T x
2,1) = 30,5.
- Trị giá vốn thực tế xuất ngày 7/4/N là: (15T x 2,1) + (5T x 2,02) = 41,6.
- Trị giá vốn thực tế xuất ngày 15/4/N là: (15T x 2,02) + (5T x 2,2) = 41,3
- Trị giá vốn thực tế xuất ngày 22/4/N là: (15T x 2,2) + (5T x 2,3) = 44,5
- Trị giá vốn thực tế xuất ngày 28/4/N là: (15T x 2,3) + (10T x 2,2) = 56,5
Tổng trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất trong tháng 4 là: 217,4 (trđ)
VD: Tình hình VL của một DN trong 3/2015 như sau:
TỒN
Ngày 01/03 :
1.000kg x 1.010đ/kg

NHẬP

XUẤT

Ngày 04/03: 4.000kg x 1.020đ/kg

Ngày 10/03 : 4.200kg

Ngày 18/03: 4.000kg x 1.030đ/kg

Ngày 26/03 : 4.500kg

Nếu theo phương pháp FiFo :
+ Ngày 10/03 : 1.000kg x 1.010đ/kg
3.200kg x 1.020đ/kg
Tổng cộng :
+ Ngày 26/03 : 800kg x 1.020đ/kg
3.700kg x 1.030đ/kg
46

= 1.010.000đ
= 3.264.000đ
4.274.000đ
=
816.000đ
= 3.811.000đ


Tổng cộng : 4.627.000đ

+ Tổng xuất trong tháng : 8.901.000đ
+ Tồn cuối kỳ:
300kg x 1.030đ/kg = 309.000đ
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):
Phương pháp này giả định những NVL, CCDC mua sau cùng sẽ được xuất
trước tiên theo giá thực nhập, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trước, theo giá
thực tế từng lần nhập.
Phương pháp này phù hợp trong trường hợp giá cả VL- CCDC ổn định hoặc
có xu hướng tăng.
Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp LiFo :
+ Ngày 10/03 : 4.000kg x 1.020đ/kg = 4.080.000đ
200kg x 1.010đ/kg = 202.000đ
Tổng cộng : 4.282.000đ
+ Ngày 26/03 : 4.000kg x 1.030đ/kg = 4.120.000đ
500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ
Tổng cộng : 4.625.000đ
+ Tổng xuất trong tháng: 8.907.000đ
+ Tồn cuối kỳ:
300kg x 1.010đ/kg = 303.000đ
NHẬN XÉT: Hai phương pháp này tạo ra hai kết quả hoàn toàn trái ngược
nhau trong trường hợp giá tăng dần hoặc giảm dần :
Phương pháp FIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá thấp) thì
giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng.
Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá cao) thì giá thành sản phẩm
sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong kỳ sẽ giảm.
Phương pháp LIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới (giá
cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong
kỳ sẽ giảm. Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới (giá thấp)
thì giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ
tăng.

- Phương pháp trực tiếp (đích danh):
Theo phương pháp này, NVL - CCDC được xác định giá trị theo đơn chiếc
hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất (trừ trường hợp điều
chỉnh). Phương pháp này đảm bảo tính kịp thời, chính xác nhưng địi hỏi DN quản
lý chặt chẽ từng lơ hàng.
- Phương pháp giá hạch tốn:
Theo phương pháp này, toàn bộ NVL- CCDC biến động trong kỳ được tính
theo giá hạch tốn (Giá hạch tốn là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong
47


kỳ). Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch tốn sang giá gốc (giá thực
tế) theo cơng thức:
Giá thực tế
VL- CCDC xuất dùng =
(hoặc tồn kho cuối kỳ)
Hệ số giá
VL - CCDC

=

Giá hạch toán
VL- CC DC xuất dùng
(hoặc tồn kho cuối kỳ)

x

Hệ số giá
NVL - CCDC

Giá gốc VL- CCDC tồn đầu kỳ
và nhập trong kỳ
Giá hạch toán VL- CCDC tồn đầu kỳ
và nhập trong kỳ

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ NVL- CCDC
chủ yếu, tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Điều kiện ấp dụng: Với những DN có nhiều chủng loại VL- CCDC, việc nhập
- xuất diễn ra thường xuyên, thông tin giá cả không kịp thời.
3. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ
3.1. Chứng từ, sổ sách kế toán.
Chứng từ kế toán
Theo Số: 200/2014/TT-BTC của Bộ trưởng BTC thì các chứng từ bắt buộc sử
dụng để kế toán chi tiết vật tư hàng hoá bao gồm 8 mẫu sau:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
- Phiếu nhập kho (mẫu 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu 03 - VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu 05 - VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu 06 - VT)
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTGT - 3LL)
- Hố đơn bán hàng thơng thường (mẫu 02GTGT - 3LL)
Ngồi những chứng từ bắt buộc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các
chứng từ hướng dẫn khác tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
Để kế toán chi tiết vật tư hàng hoá, kế toán sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Sổ đối chiếu ln chuyển.
Ngồi ra có thể mở thêm các bảng kê nhập, xuất, bảng kê luỹ kế N - X - T vật tư,
hàng hoá.

Việc hạch toán chi tiết vật tư hàng hố được kết hợp giữa kho và phịng kế
tốn thơng qua việc ghi chép phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và
48


phịng kế tốn đã hình thành nên các phương pháp kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá
sau:
Sổ kế toán chi tiết
- Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết DN đang áp dụng mà có các loại
sổ kế toán chi tiết khác nhau:
+ Sổ thẻ (kho)
+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL- CCDC
+ Sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Sổ số dư
* Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 -VT): được sử dụng để theo dõi nhập, xuất, tồn của
từng loại VL - CCDC của từng kho.
- Thẻ kho do phịng kế tốn lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, qui cách,
đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho, khơng phân biệt kế tốn chi
tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo phương pháp nào.
* Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư
Sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho VL- CCDC về mặt giá trị
hoặc cả số lượng và giá trị, tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng
trong DN.
* Ngồi các sổ chi tiết trên cịn có thể mở thêm các bảng kê nhập, xuất, tồn.
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn phục vụ cho ghi sổ kế tốn chi tiết và đối chiếu
được thuận tiện nhanh chóng.
3.2. Phương pháp mở thẻ song song
a. Nội dung phương pháp thẻ song song
- Hạch toán ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất
vật tư, hàng hoá trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất nhưng chỉ ghi chép về mặt

hiện vật (số lượng).
Thủ kho phải sắp xếp thẻ kho trong hòm thẻ theo từng loại, nhóm vật tư hàng
hố để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Thủ kho hàng ngày hoặc định kỳ phải chuyển chứng từ nhập, xuất cho phịng
kế tốn và kiểm tra đối chiếu số tồn kho trên thẻ với thực tế.
- Hạch tốn ở phịng kế tốn:
Kế tốn sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hố để ghi chép tình hình
nhập, xuất của từng thứ vật liệu, hàng hoá (danh điểm vật tư, hàng hoá) cả về giá
trị và hiện vật.
Việc ghi chép vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết được thực hiện hàng ngày hoặc định
kỳ sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến.
Cuối tháng kế toán phải tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra: tổng hợp số
liệu trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết về mặt lượng để đối chiếu với thẻ kho và tổng hợp
49


số liệu về giá trị trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết để đối chiếu với số liệu kế toán tổng
hợp vật tư, hàng hoá.
b. Sơ đồ kế toán VL – CCDC theo phương pháp thẻ song song.
Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Thẻ hoặc
sổ chi tiết
nguyên vật
liệu, công
cụ dụng cụ

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn kho vật liệu,
dụng cụ, công cụ

Kế tốn tổng hợp
ngun vật liệu, dụng
cụ, cơng cụ

c. Ưu điểm, nhược điểm
- Ưu điểm: phương pháp thẻ song song đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu số
liệu và dễ phát hiện sai sót trong ghi chép kế tốn và cơng tác quản lý.
- Nhược điểm: Cịn trùng lặp giữa kho và kế toán (cùng theo dõi số lượng)
khối lượng ghi chép còn nhiều, nếu chủng loại vật tư, hàng hố nhiều thì việc ghi
chép, kiểm tra đối chiếu sẽ khó khăn và hạn chế tính kịp thời của việc kiểm tra,
giám sát trong công tác quản lý.
d. Phạm vi áp dụng.
- Áp dụng đối với DN ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất
không nhiều và khơng thường xun.
- Trình độ chun mơn của cán bộ kế tốn khơng thật vững vàng.
3.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
a. Nội dung phương pháp
- Hạch toán ở kho: Thủ kho cũng sử dụng sổ (thẻ) để ghi chép tình hình nhập,
xuất vật tư, hàng hố như đối với phương pháp thẻ song song.
- Hạch toán ở phịng kế tốn:
Kế tốn sử dụng sổ đối chiếu ln chuyển để ghi chép, phản ánh và tổng hợp
số nhập, số xuất và tồn kho cuối tháng theo từng thứ vật liệu, hàng hoá cả về giá
trị về hiện vật.
Sổ đối chiếu luân chuyển được mở để dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi
một lần vào cuối tháng dựa vào các chứng từ nhập, xuất. Mỗi thứ vật tư, hàng hố

được ghi vào một dịng.
Cuối tháng kế tốn tổng hợp số liệu để đối chiếu, kiểm tra: đối chiếu số liệu
trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho (về mặt hiện vật) và với sổ kế toán tổng
hợp (về mặt giá trị).
50


* Ưu điểm của phương pháp này: Giảm được khối lượng cơng việc của kế
tốn vì chỉ thực hiện cơng việc vào cuối tháng
* Nhược điểm: Việc ghi chép vẫn trùng lặp và không được đều đặn trong
tháng, do vậy hạn chế việc kiểm tra.
b. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Bảng kê nhập

Phiếu nhập kho

Sổ đối chiếu

Thẻ kho

Kế toán tổng hợp

luân chuyển

Phiếu xuất kho

Bảng kê nhập

c. Phạm vi áp dụng
Đối với DN khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, khơng có điều kiện ghi chép

hàng ngày, khơng bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết.
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Số
danh
điểm

Tên
vật Đơn
liệu giá

Số dư đầu
tháng 1
Số
lượng

Luân chuyển tháng 1
Nhập

Xuất

Số dư đầu
tháng 2

Số
Số Số Số
Số
Số Số
tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền

Số dư đầu

tháng 4
.....

Số
Số
lượng tiền

.....

3.4. Phương pháp ghi sổ số dư
a. Nội dung
- Ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho và ghi chép như các phương pháp trên,
nhưng cuối tháng thủ kho phải ghi sổ số dư đã tính được trên thẻ kho sang sổ số
dư, xong chuyển cho phòng kế tốn.
- Ở phịng kế tốn: Kế tốn mở sổ số dư theo từng kho và chung cho cả năm
theo từng năm để theo dõi tình hình nhập xuất để tổng hợp.
+ Từ các chứng từ nhập, xuất kế toán lập bảng kê nhập, xuất để từ đó lập bảng
luỹ kế nhập, xuất.
+ Từ bảng kê luỹ kế nhập, xuất kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (ghi
theo chỉ tiêu giá trị)

51


+ Cách ghi: Cuối thnág khi nhận được sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn
cứ vào số tồn kho cuối tháng trên sổ số dư ( do thủ kho ghi) và đơn giá để tính ra
số tiền tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư.
+ Việc kiểm tra đối chiếu được tiến hành giữa số tiền tồn kho trên sổ số dư với
bảng tổng hợp nhập xuất, tồn.
b. Sơ đồ kế toán phương pháp sổ số dư

Phiếu giao nhận
chứng từ nhập

Phiếu nhập kho
Sổ số dư
Thẻ kho

Bảng luỹ kế
nhập, xuất, tồn

Sổ kế toán
tổng hợp

Phiếu giao nhận
chứng từ xuất

Phiếu xuất kho

c. Nhận xét
Nhận xét:
- Ưu điểm: Tránh sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và kế tốn cơng việc ghi
chép khơng dồn vào cuối tháng mà được tiến hành đều trong thnág và kế toán
giảm bớt khối lượng ghi chép.
- Nhược điểm: Kế tốn khơng theo dõi về mặt số lượng nên lkhi muốn kiểm
tra phải xuống thủ kho để lấy số liệu.
SỔ SỐ DƯ
Năm............
Kho............
Số Tên Đơn
danh vật vị

điểm liệu tính

Đơn Định mức
giá
dự trữ

SD đầu năm SD cuối tháng 1
Số
lượng

Số
tiền

Số
lượng

SD cuối tháng 4

Số .......
Số
tiền
lượng

Số .....
tiền

BẢNG LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU
Nhóm Tồn kho
Nhập
Xuất

vật liệu đầu tháng Từ ngày.... Từ ngày.... Từ ngày.... Từ ngày....
đến ngày.... đến ngày.... đến ngày.... đến ngày....

52

Tồn kho
cuối tháng


d. Phạm vi áp dụng.
Áp dụng phù hợp với các DN có các nghiệp vụ nhập - xuất nhiều, thường
xuyên và nhiều chủng loại, DN sử dụng loại giá hạch toán và xây dựng hệ thống
danh điểm VL – CCDC, cán bộ kế tốn có trình độ chun mơn vững.
4. Kế toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp KKTX
4.1. Khái niệm và nguyên tắc sử dụng
4.1.1. Khái niệm
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và NVL, CCDC nói
riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại.
Phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin hàng tồn kho một
cách kịp thời và cập nhật. Tuy nhiên, những DN có nhiều chủng loại vật tư hàng
hoá thường xuyên xuất dùng nếu dùng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức ghi
chép.
Điêù kiện áp dụng: Phù hợp với các đơn vị SX công nghiệp xây lắp và các
đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn và chất lượng cao.
4.1.2. Nguyên tắc hạch toán.
- Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, CCDC phải được thực hiện theo
nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”. Nội dung trị
giá gốc của nguyên vật liệu được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.
+ Giá gốc của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn,

thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp (nếu có),
chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,. . . nguyên vật liệu từ
nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, cơng tác phí của cán bộ thu mua, chi phí
của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu
mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của
nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu th ngồi gia cơng chế biến, bao gồm:
Giá thực tế của ngun liệu, vật liệu xuất th ngồi gia cơng chế biến, chi phí vận
chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền th ngồi gia
cơng chế biến.
+ Giá gốc của ngun liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế
được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận.
- Việc tính trị giá của nguyên vật liệu, CCDC tồn kho, được thực hiện theo
một trong bốn phương pháp quy định trong Chuẩn mực kế tốn số 02 “Hàng tồn
kho”:
+ Phương pháp giá đích danh;
53


+ Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ;
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước;
+ Phương pháp nhập sau, xuất trước.
Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá nào thì phải đảm bảo tính nhất
qn trong cả niên độ kế toán.
- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC phải thực hiện theo từng kho, từng
loại, từng nhóm, thứ nguyên vật liệu, CCDC.
- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập,
xuất nguyên vật liệu, thì cuối kỳ kế tốn phải tính Hệ số chênh lệch giữa giá thực
tế và giá hạch toán của nguyên liệu, vật liệu để tính giá thực tế của nguyên liệu,

vật liệu xuất dùng trong kỳ theo công thức:
Trị giá thực tế của vật tư
Trị giá thực tế của vật tư nhập
+
còn lại đầu kỳ
trong kỳ
Trị giá hạch toán của vật tư
Trị giá hạch tốn của vật tư
+
còn đầu kì
nhập trong kỳ
Sau khi tính được hệ số điều chỉnh (Hệ số chênh lệch), kế toán phải xác định trị giá
thực tế của vật tư xuất trong kì:
Trị giá thực tế của vật
Trị giá hạch tốn của
Hệ số điều
=
×
tư xuất trong kì
vật tư xuất trong kì
chỉnh (H)

- Cơng cụ, dụng cụ xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê phải được
theo dõi về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán chi tiết theo nơi sử dụng, theo đối
tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất. Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị
lớn, quý hiếm phải có thể thức bảo quản đặc biệt.
- Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ xuất dùng cho sản xuất, kinh
doanh phải ghi nhận tồn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Trường hợp công cụ, dụng cụ xuất dùng vào sản xuất, kinh doanh có giá trị
lớn và có thời gian sử dụng cho sản xuất, kinh doanh trên một năm thì giá trị cơng

cụ, dụng cụ xuất dùng được ghi vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn” và
phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
4.2. Tài khoản sử dụng
- TK 151: "Hàng mua đang đi trên đường"
Bên Nợ:
- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường;
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (trường
hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã
chuyển giao thẳng cho khách hàng;
54


- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ
(trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng cịn đang đi đường
(chưa về nhập kho DN).
- TK 152 – "Nguyên liệu, vật liệu"
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế,
thuê ngoài gia cơng, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường
hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh
doanh, để bán, th ngồi gia cơng chế biến, hoặc đưa đi góp vốn;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;
- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường
hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ:
Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ.
- TK 153: "Công cụ, dụng cụ"
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngồi, tự chế, th
ngồi gia cơng chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá cơng cụ, dụng cụ cho th nhập lại kho;
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp
doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh
doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng;
- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;
- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp
doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho.
55


Tài khoản 153 - Cơng cụ, dụng cụ, có 4 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1531 - Công cụ, dụng cụ: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình
biến động các loại cơng cụ, dụng cụ.
- Tài khoản 1532 - Bao bì luân chuyển: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến
động các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Bao bì luân chuyển là các loại bao bì sử dụng nhiều lần, cho nhiều chu kỳ sản
xuất, kinh doanh. Trị giá của bao bì luân chuyển khi xuất dùng được phân bổ dần
vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán.
- Tài khoản 1533 - Đồ dùng cho thuê : Phản ánh giá trị hiện có và tình hình
biến động các loại cơng cụ, dụng cụ doanh nghiệp chuyên dùng để cho thuê.
Chỉ hạch toán vào tài khoản này những công cụ, dụng cụ doanh nghiệp mua
vào với mục đích cho th, trường hợp khơng phân biệt được thì hạch tốn vào tài
khoản 1531.
Trường hợp cho thuê công cụ, dụng cụ dùng trong sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp thì ngồi việc hạch tốn trên tài khoản cấp 1 cịn phải hạch tốn
chuyển cơng cụ, dụng cụ trên tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 1534 - Thiết bị, phụ tùng thay thế: Phản ánh trị giá hiện có và tình
hình biến động các loại thiết bị, phụ tùng thay thế không đủ tiêu chuẩn của TSCĐ sử
dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trị giá của thiết bị, phụ tùng thay
thế khi xuất dùng được ngay một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc phân bổ
dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh nếu được sử dụng như công cụ, dụng cụ.
4.3. Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu.
4.3.1. Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường

xuyên.
(.1). Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho:
a) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho theo đúng hóa đơn:
Khi mua nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và
các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua bao gồm cả thuế GTGT)

Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
b) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu khi nhập kho phát hiện thiếu so
với hóa đơn:
*Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
56


– Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn, kế tốn làm thủ tục
nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng
thời kế toán sử dụng tài khoản 138(1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá
trị hàng thiếu, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có
thuế GTGT)
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (theo hóa đơn )
Có các TK 111, 112, 331, …(theo hóa đơn).
– Khi nhận được quyết định xử lý số nguyên liệu, vật liệu thiếu, tùy theo từng
tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:
+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ
số nguyên liệu, vật liệu thiếu, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán khơng cịn hàng
để giao bổ sung, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành
lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để
giao cho người mua. Kế tốn căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331… (số tiền được hồn trả hoặc ghi giảm cơng nợ

tương ứng với số hàng thiếu)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT)
Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT giảm tương ứng).
+ Nếu nguyên liệu, vật liệu thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:
Nợ các TK 1388, 111 (trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường khơng đủ)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý – chưa có
thuế GTGT)
Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT giảm tương ứng).
+ Nếu nguyên liệu, vật liệu thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do
nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu sẽ
được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán ( trị giá hàng thiếu)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý- chưa có thuế
GTGT)
57


Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT giảm tương ứng).
*Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Trị giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho và trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu ghi
nhận ở tài khoản 1381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử
lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp.
c) Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu khi nhập kho phát hiện thừa so với
hóa đơn:
Trong trường hợp khi hàng thu mua về kiểm nhận, nhập kho, phát hiện thừa so
với hóa đơn, về nguyên tắc, bên mua phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên
quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán phản ánh như sau:
*Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
c1) Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngồi (kể cả số thừa)

– Khi nhập kho kế tốn phản ánh toàn bộ số thực nhập, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (toàn bộ số nguyên liệu, vật liệu nhập kho
– giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ ( 1331) (thuế GTGT tính theo hóa đơn)
Có TK 331 – Phải trả người bán (trị giá thanh tốn theo hóa đơn)
Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa, chưa có thuế
GTGT).
– Khi nhận được quyết định xử lý số nguyên liệu, vật liệu thừa, tùy theo từng
tình huống cụ thể, kế tốn sẽ tiến hành ghi sổ như sau:
+ Nếu trả lại cho người bán, ghi:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa đã xử lý)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trả lại số thừa theo giá mua chưa có thuế).
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên bán lập bổ
sung về số hàng thừa, ghi:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa chưa có thuế
GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh tốn số hàng thừa).
+ Nếu thừa khơng xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa)
Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân).
c2) Nếu nhập kho theo số trên hóa đơn:
Khi nhập kho, ghi nhận số nhập kho như trường hợp trên. Số hàng thừa kế
toán theo dõi trên sổ riêng.
Khi xử lý số thừa:

58


+ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán

lập bổ sung, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế
GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT của số hàng
thừa)
Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng thanh tốn số hàng thừa).
+ Nếu thừa khơng xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế
GTGT)
Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân).
*Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
Trị giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho và trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa ghi
nhận ở tài khoản 3381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh tốn). Khi xử
lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp.
(2). Kế toán nguyên vật liệu trả lại cho người bán, chiết khấu thương mại hoặc
giảm giá hàng bán nhận được khi mua nguyên vật liệu:
– Trường hợp trả lại nguyên vật liệu cho người bán, thuế GTGT đầu vào được
khấu trừ, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào của
nguyên liệu, vật liệu trả lại cho người bán).
– Trường hợp trả lại nguyên vật liệu cho người bán, thuế GTGT đầu vào
không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá bao gồm thuế GTGT).
– Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận
được sau khi mua nguyên, vật liệu (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng
kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh tốn) thì kế tốn phải căn
cứ vào tình hình biến động của nguyên vật liệu để phân bổ số chiết khấu thương

mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số nguyên vật liệu còn tồn kho, số đã
xuất dùng cho sản xuất sản phẩm hoặc cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc đã xác
định là tiêu thụ trong kỳ:
Nợ các TK 111, 112, 331,….
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu NVL cịn tồn kho)
Có các TK 621, 623, 627 (nếu NVL đã xuất dùng cho sản xuất)

59


Có TK 241 – Xây dựng CB dở dang (nếu NVL đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư
xây dựng)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu sản phẩm do NVL đó cấu thành đã được
xác định là tiêu thụ trong kỳ)
Có các TK 641, 642 (nếu NVL dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh
nghiệp)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
(3). Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về:
Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên
liệu, vật liệu chưa về nhập kho doanh nghiệp thì kế tốn lưu hóa đơn vào một tập
hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”
– Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào
tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc
Có các TK 111, 112, 141,…
– Nếu đến cuối tháng nguyên liệu, vật liệu vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn,
kế tốn ghi hàng mua đang đi đường, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán; hoặc
Có các TK 111, 112, 141,…
– Sang tháng sau, khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và
phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường.
(4). Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn:
Khi hàng về, lập phiếu nhập kho và lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng
chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, cịn nếu
cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút tốn:
Nợ TK 152 – Ngun liệu, vật liệu (ghi theo giá tạm tính)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (ghi theo giá tạm tính).
Sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế (giá
ghi trên hóa đơn) theo số chênh lệch giữa giá hóa đơn với giá tạm tính:
– Nếu giá hóa đơn > giá tạm tính, kế tốn ghi bút tốn bổ sung, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn >
giá tạm tính )
60


Có TK 331 – Phải trả cho người bán (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn > giá
tạm tính ).
– Nếu giá hóa đơn < giá tạm tính, kế toán ghi điều chỉnh giảm bằng bút toán ghi số
âm, ghi:
Nợ TK TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn < giá
tạm tính )
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (phần chênh lệch giữa giá trên hóa đơn < giá
tạm tính ).
– Nếu giá trên hóa đơn đúng bằng giá tạm tính, kế tốn khơng phải điều chỉnh

Lưu ý:
+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì
đồng thời với bút tốn điều chỉnh giá tạm tính ở trên, kế tốn sẽ tiến hành ghi nhận
thuế GTGT đầu vào của hàng hóa theo hóa đơn, ghi:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (tổng số thuế GTGT đầu vào
được khấu trừ của hàng hóa trên hóa đơn)
Có TK 331- Phải trả cho người bán (số tiền phải trả người bán tương ứng).
+ Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc
đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi điều chỉnh giá tạm tính, kế
tốn đã ghi nhận theo tổng giá thanh tốn của hành hóa (gồm cả thuế GTGT).
(5). Chiết khấu thanh toán được hưởng:
Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh tốn, thì khoản
chiết khấu thanh tốn thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động
tài chính, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (chiết khấu thanh toán).
(6). Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu:
– Khi nhập khẩu nguyên vật liệu, nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập
khẩu được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua bao gồm các loại thuế: NK,
TTĐB, BVMT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT hàng nhập khẩu
được khấu trừ)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312)
Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) (nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ mơi trường (nếu có).

61

– Khi nhập khẩu nguyên vật liệu, nếu thuế GTGT đầu vào của hàng nhập
khẩu không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (giá mua bao gồm các loại thuế: GTGT,
NK, TTĐB, BVMT)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312)
Có TK 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) (nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ mơi trường (nếu có).
– Trường hợp mua ngun vật liệu có trả trước cho người bán một phần bằng
ngoại tệ thì phần giá trị nguyên vật liệu tương ứng với số tiền trả trước được ghi
nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị nguyên vật
liệu mua bằng ngoại tệ chưa trả được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời
điểm mua nguyên vật liệu.
(7). Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển nguyên liệu, vật liệu từ nơi
mua về kho doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
(8). Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do th ngồi gia cơng, chế biến:
– Khi xuất nguyên liệu, vật liệu đưa đi gia công, chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
– Khi phát sinh chi phí th ngồi gia cơng, chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111, 112, 131, 141,…
– Khi nhập lại kho số nguyên liệu, vật liệu thuê ngồi gia cơng, chế biến xong, ghi:

Nợ TK 152 – Ngun liệu, vật liệu
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
(9). Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do tự chế:
– Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu để tự chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (trị giá vốn xuất kho)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vốn xuất kho).
– Khi nhập kho nguyên liệu, vật liệu đã tự chế, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vốn xuất kho + chi phí tự chế)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (trị giá vốn xuất kho + chi
phí tự chế).
62


(10). Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ các TK 621, 623, 627, 641, 642,…
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
(11). Xuất nguyên liệu, vật liệu sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản
hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
(12). Đối với nguyên liệu, vật liệu đưa đi góp vốn vào cơng ty con, cơng ty
liên doanh, liên kết, góp vốn vào đơn vị khác, khi xuất nguyên liệu, vật liệu, ghi:
Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con (theo giá đánh giá lại)
Nợ TK 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (theo giá đánh giá lại)
Nợ TK 228 – Đầu tư khác (theo giá đánh giá lại)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (theo giá trị ghi sổ)
Có TK 711 – Thu nhập khác (giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ).
(13). Khi xuất nguyên liệu, vật liệu dùng để mua lại phần vốn góp tại cơng ty
con, công ty liên doanh, liên kết, ghi:

– Ghi nhận doanh thu bán nguyên vật liệu và khoản đầu tư vào công ty con,
công ty liên doanh, liên kết, ghi:
Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con (theo giá hợp lý)
Nợ TK 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (theo giá trị hợp lý)
Nợ TK 228 – Đầu tư khác (theo giá hợp lý)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
– Ghi nhận giá vốn nguyên vật liệu dùng để mua lại phần vốn góp tại cơng ty
con, cơng ty liên doanh, liên kết, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
(14). Đối với nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:
Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên liệu, vật liệu trong kho hoặc tại nơi quản lý,
bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác
định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có
thẩm quyền để ghi sổ kế tốn:
– Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều
chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;
– Nếu giá trị nguyên liệu, vật liệu hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép
(hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
63


Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
– Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn
cứ vào giá trị hao hụt, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
– Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật
liệu cịn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
Có TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý).
– Trường hợp nguyên liệu, vật liệu thiếu đã xác định ngay được nguyên nhân
và người chịu trách nhiệm thì căn cứ vào nguyên nhân hoặc người chịu trách
nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của nguyên liệu, vật
liệu sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý).
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
(15). Đối với nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê:
– Nếu đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ;
– Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên liệu, vật
liệu thừa, ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (số nguyên liệu, vật liệu thừa theo giá trị hợp
lý)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381).
Khi có quyết định xử lý nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê, căn
cứ vào quyết định xử lý:
+ Nếu trả lại người bán:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381) (số nguyên liệu, vật liệu thừa trả lại
người bán)
Có các TK 152, 153, 156 (số nguyên liệu, vật liệu thừa trả lại người bán)
+ Nếu thông báo cho người bán và mua lại số nguyên liệu, vật liệu thừa, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381) (số nguyên liệu, vật liệu thừa
mua lại của người bán)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…(số nguyên liệu, vật liệu thừa mua lại của người bán).
64


+ Nếu khơng tìm được ngun nhân:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381) (số nguyên liệu, vật liệu thừa
khơng tìm ra ngun nhân)
Có TK 711 – Thu nhập khác (số NL, vật liệu thừa khơng tìm ra nguyên nhân).
– Nếu xác định ngay khi kiểm kê số nguyên liệu, vật liệu thừa là của các
doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152 thì khơng ghi vào bên Có
tài khoản 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ
thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
(16). Đối với nguyên vật liệu, phế liệu ứ đọng, không cần dùng:
– Khi thanh lý, nhượng bán nguyên vật liệu, phế liệu, kế toán phản ánh giá vốn ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
– Kế toán phản ánh doanh thu bán nguyên vật liệu, phế liệu, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5118)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3331).
(17). Các trường hợp giảm khác
- Giảm do xuất cho vay tạm thời, cho vay nội bộ
Nợ TK 138(8): Xuất cho vay tạm thời
Nợ TK 1368: Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho cho vay
- Giảm do xuất trả lương, trả thưởng
Nợ TK 632: Tăng giá vốn hàng xuất trả lương trả thưởng
Có TK 152 (ct): Giá vốn vật liệu xuất trả lương, trả thưởng
- Thiếu phát hiện qua kiểm kê

Nợ TK 632: Trị giá vật liệu thiếu trong định mức
Nợ TK 1381: Giá trị NVL khơng rõ ngun nhân chờ xử lý
Có TK 152: Giá thực tế NVL thiếu
- Giảm do đánh giá lại
Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại
Có TK 152: Phần chênh lệch giảm

65