Giáo trình Kế toán máy (Nghề: Kế toán doanh nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: KẾ TỐN MÁY
NGHỀ: KẾ TỐN DOANH NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm
2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Trong các hoạt động kinh tế, chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn có ảnh
hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Vì thế một hệ thống quản lý tài
chính kế tốn nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin,
làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng,
hiệu quả là vơ cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các
hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát trền không ngừng của Công nghệ Thông
tin, các phần mềm kế tốn đang trở thành cơng cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác
nhất. Các phần mềm kế tốn giúp cho các doanh nghiệp xử lý thơng tin nhanh,
an tồn, cung cấp các báo cáo kế tốn kịp thời, hiệu quả.
Bộ giáo trình này được biên soạn nhằm giúp người đọc có cái nhìn cụ thể

hơn về phần mềm kế toán, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm. Đối tượng
của giáo trình kế tốn máy doanh nghiệp là các sinh viên đã và đang theo học tại
các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chun ngành kế tốn tài
chính và các chun ngành về kinh tế khác, đã có kiến thức sơ đẳng về ngun
lý kế tốn.
Tuy tác giả đã có nhiều cố gắng song giáo trình khơng tránh khỏi những
khiếm khuyết nhất định. Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp
chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng hồn
thiện hơn.
Chân thành cảm ơn.
Ngày 11 tháng 07 năm 2019
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên: ThS. Vũ Thị Hường
2. ThS. Tạ Thị Kim Anh

1


MỤC LỤC
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1
LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học:.................................................. 4
BÀI 1: Tổ chức thơng tin kế tốn và cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng kế
toán máy ................................................................................................................ 5
1. Sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn. ........................................ 5
1.1. Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào công tác kế tốn............................... 5
1.2. Hệ thống máy tính và ngun tắc hoạt động của máy vi tính. ....................... 5
1.3. Mối quan hệ giữa kế tốn và ứng dụng tin học trong cơng tác kế toán. ....... 5
1.4. Phần mềm kế toán. ......................................................................................... 6
2. Những NT cơ bản khi thực hiện kế toán trên máy vi tính. ............................... 6

3. Tiến trình kế tốn trên máy vi tính. ................................................................... 7
3.1. Tiến trình kế tốn trên máy vi tính. ................................................................ 7
3.2. Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán ............................................................ 7
3.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán. ......................................... 11
3.4. Hệ thống danh mục từ điển kế toán. ............................................................ 12
3.5. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng khi làm kế tốn bằng máy ................. 12
3.6. Qui trình áp dụng kế toán máy..................................................................... 13
BÀI 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA .......................................................... 14
1. Giới thiệu chung .............................................................................................. 14
1.1. Các phân hệ nghiệp vụ của SAS................................................................... 14
1.2. Các tham số kỹ thuật của phần mền kế toán SAS ........................................ 14
1.3. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SAS ........................................... 14
1.4. Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS ....................................................... 17
2. Những thông tin hệ thống trong SAS .............................................................. 17
2.1. Lựa chọn hình thức ghi chép kế tốn (Trích dẫn theo hình thức NKC) ...... 17
2.2. Các phím chức năng trong SAS ................................................................... 19
2.3. Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS..................................................... 19
2.4. Các cơng việc chuẩn bị trước khi bắt đầu ................................................... 19
3. Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống ................................................. 19
3.1. Thiết lập thông tin hệ thống ......................................................................... 19
3.2. Tạo lập các danh mục từ điển và vào số dư đầu kỳ ..................................... 20
4. Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả ............................................................ 22
4.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 22
4.2. Báo cáo ......................................................................................................... 26
5. Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu ............................................................ 26
5.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 26
5.2. Báo cáo ......................................................................................................... 29
6. Kế toán vốn bằng tiền ..................................................................................... 29
6.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 29
6.2. Báo cáo ......................................................................................................... 32

7. Kế toán hàng tồn kho ...................................................................................... 32
7.1. Cập nhật số liệu............................................................................................ 32
2


7.2. Báo cáo ......................................................................................................... 36
8. Kế toán Tài sản cố định, CCDC ...................................................................... 36
8.1. Khai báo thông tin về TSCĐ ........................................................................ 36
8.2. Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng .................................... 37
8.3. Phân bổ khấu hao ......................................................................................... 37
8.4. Danh mục khai báo giảm TSCĐ .................................................................. 38
8.5. Khai báo thôi khấu hao tài sản .................................................................... 38
8.6. Các báo cáo liên quan phân hệ TSCĐ ......................................................... 38
8.7. Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần ........................................ 38
9. Phiếu kế toán ................................................................................................... 38
9.1. Chức năng .................................................................................................... 38
9.2. Cập nhật phiếu kế toán ................................................................................ 38
10. Kế toán giá thành sản phẩm .......................................................................... 38
10.1. Phân loại và lựa chọn phương án tính giá thành ...................................... 38
10.2. Giá thành giản đơn .................................................................................... 39
10.3. Giá thành định mức (giá thành quản trị) ................................................... 40
11. Báo cáo thuế và báo cáo tài chính ................................................................. 40
11.1. Báo cáo thuế ............................................................................................... 40
11.2 Báo cáo tài chính......................................................................................... 41
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 45

3


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN

Tên mơ đun: KẾ TỐN MÁY
Mã mơ đun: MĐ42
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học:
- Vị trí: Mơ đun Kế tốn máy thuộc nhóm các mơn học/mơ đun chun mơn được
bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn học/mô đun chun mơn của nghề
- Tính chất: Mơ đun Kế tốn máy là mơ đun chun mơn nghề bắt buộc sử dụng
bảng tính Exel và ứng dụng các phần mềm kế tốn vào thực hành cơng tác kế
tốn
- Ý nghĩa và vai trị của mơn học: giúp người học có kỹ năng trong việc sử dụng
các phần mềm kế toán.
Mục tiêu của mơn học:
- Về kiến thức:
+ Trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel
+ Phân biệt được các hàm trong Excel
- Về kỹ năng:
+ Sử dụng được một số phần mềm kế toán
+ Sử dụng thành thạo phần mềm Excel trên máy tính
+ Ứng dụng được các phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Cẩn thận, trung thực, tuân thủ đúng chuẩn mực kế
toán.
Nội dung của mơn học:
- Bài 1: Tổ chức thơng tin kế tốn và cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng
kế toán máy
- Bài 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA

4


BÀI 1: Tổ chức thơng tin kế tốn và cơng tác kế toán trong điều kiện áp
dụng kế toán máy

Mã bài: MĐ42.01
Mục tiêu:
- Hiểu được sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn.
- Nắm được ngun tắc cơ bản khi thực hiện kế toán máy trên máy vi tính
- Quy trình thực hiện kế tốn máy
- Những vấn đề khử trùng khi làm kế toán máy
- Tn thủ quy định của luật kế tốn
Nội dung chính:
1. Sự cần thiết ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
1.1. Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn.
- Giúp cho việc thu nhận, tính tốn, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn một
cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu, số liệu, các thơng tin kinh tế
tài chính ở đơn vị được thuận lợi và an tồn nhất.
- Tiết kiệm chi phí hạch toán, đảm bảo nâng cao hiệu lực, hiệu quả của cơng tác
kế tốn.
1.2. Hệ thống máy tính và ngun tắc hoạt động của máy vi tính.
- Phần cứng: Bộ trung tâm, bộ nhập, bộ xuất và bộ nhớ ngoài và các thiết bị
ngoại vi.
- Phần mềm: Hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, phần mềm kế toán.
- Các thủ tục: là quy định những trình tự để tổ chức và quản trị các hoạt động.
- Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp cấu thành CSDL
VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, …
- Con người: Nhân viên xử lý thông tin, nhân viên xử lý nghiệp vụ.
1.3. Mối quan hệ giữa kế toán và ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn.
- Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn là việc thiết kế các chương trình theo
đúng nội dung và trình tự hạch tốn của các phương pháp kế tốn đã thu nhận,
tính tốn và xử lý cung cấp các thông tin cần thiết thông qua máy tính.
- Như vậy, việc trang bị máy vi tính là rất cần thiết. Song muốn thực hiện kế
tốn trên máy vi tính phải cần có những người có trình độ, nghiệp vụ chun

mơn kế tốn và tin học để xây dựng nên các chương trình kế tốn máy (phần
mềm kế toán) đồng thời những người sử dụng chương trình đó phải có nghiệp
vụ chun mơn.
- Máy tính chỉ là phương tiện trợ giúp, là cơng cụ tính tốn và là tủ hồ sơ lưu trữ
thông tin cỡ lớn và là nơi thực hiện lập in các báo biểu chuyên nghiệp một cách
nhanh chóng tiện lợi.
- Từ mối quan hệ giữa kế toán và tin học ta rút ra nhận định rằng: Việc tổ chức
cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng kế toán máy vẫn phải tuân thủ theo các
yêu cầu của tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện kế tốn thủ cơng. Chỉ khác
ở chỗ các bước trình tự tính tốn được tự động hố với những phương tiện tính
tốn hiện đại hơn.
5


1.4. Phần mềm kế toán.
- Khái niệm: Phần mềm kế tốn là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách
kế tốn trên máy vi tính.
Kế tốn máy là cơng việc làm kế tốn sổ sách trên máy vi tính, được căn
cứ vào hệ thống tài khoản và các phần mềm kế toán.
- Tác dụng: Phần mềm kế toán được áp dụng để:
+ Tạo lập CSDL kế toán.
+ Hiệu chỉnh, cập nhật lại CSDL theo yêu cầu.
+ Kết xuất báo cáo, thơng báo kế tốn từ CSDL kế tốn.
- Các phền mềm kế toán đang được lưu hành: FAST, MISA, EFFECT, SAS, ...
- Cơ sở dữ liệu kế toán.
+ Khái niệm: CSDL kế toán là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ
trong các tệp có quan hệ với nhau, chúng được quản lý một cách hợp nhất thông
qua một hệ quản trị CSDL nhằm đặt được mục đích duy nhất của hệ thống thơng
tin kế tốn là: xử lý dữ liệu kế tốn thành thơng tin kế tốn-tài chính phục vụ
cho nhu cầu quản trị.

+ CSDL kế toán thường bao gồm:
- Các tệp tài nguyên: là các tệp CSDL lưu trữ các dữ liệu liên quan đến thuộc
tính của hệ thống.
VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, … chúng có đặc điểm ít thay
đổi.
- Tệp giao dịch: là tệp CSDL lưu trữ các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tệp báo cáo: tệp thông tin khái quát, tệp này lưu trữ các thông tin đã qua xử lý
(chúng tồn tại dưới dạng báo cáo)
2. Những NT cơ bản khi thực hiện kế tốn trên máy vi tính.
Thực hiện kế trong điều kiện áp dụng KTM hay thủ công đều phải đáp
ứng những yêu cầu cơ bản, dễ hiểu, phù hợp với trình độ tin cậy cao, chất lượng
thơng tin kế tốn trung thực, khách quan, đầy đủ, có thể so sánh được, kịp thời,
cân đối giữa lợi ích và chi phí cung cấp thơng tin, ... Để đảm bảo các yêu cầu
trên phần mềm kế toán phải đảm bảo các ngun tắc:
- Ghi nhận thơng tin về tồn bộ hoạt động tài chính được phát hành, khơng trùng
lặp, khơng bỏ sót.
- Đảm bảo mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi
tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Đảm bảo liên kết đầy đủ các chuyên đề kế toán (phần hành kế tốn), đảm bảo
tính đồng bộ q trình kế tốn, cũng như phân công, phân nhiệm trong công tác
tổ chức cán bộ kế toán.
- Đảm bảo thuận tiện cho việc sửa đổi, chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sai
chứng từ theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán.
- Phải có hệ thống mật khẩu để bảo vệ thơng tin.
- Đảm bảo lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán theo đúng nguyên tắc chế độ quy
định hiện hành.

6

3. Tiến trình kế tốn trên máy vi tính.
3.1. Tiến trình kế tốn trên máy vi tính.
Tiến trình kế tốn được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập
chứng từ cho đến lập báo cáo định kỳ. Tiến trình đó dù thực hiện theo phương
pháp thủ cơng hay tự động hố đều phải chọn một hình thức kế tốn phù hợp rồi
tn thủ theo đó. Các hình thức kế tốn có thể là: Nhật ký chung, NKCT, chứng
từ ghi sổ, ...Kế toán máy cho phép lựa chọn hình thức kế tốn rồi tn thủ.
Nhưng thường kế toán máy áp dụng theo phương pháp Nhật ký chung.
Theo phương pháp này tiến trình kế tốn gồm các bước sau:
- Bước 1. Ghi nhật ký kế toán
Từ chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào nhật ký
chung (có thể kết hợp với nhật ký chuyên dùng: nhật ký mua hàng, bán hàng,
nhật ký thu chi tiền …). Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng
kế toán.
- Bước 2. Ghi sổ cái.
Từ số liệu đã ghi trên nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Ta
nhặt số liệu ghi theo nội dung nghiệp vụ vào sổ cái. Sổ cái là sổ kế tốn tổng
hợp do đó cần dùng thêm các sổ chi tiết để bổ sung các thơng tin chi tiết, giải
thích số tổng hợp.
- Bước 3. Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ.
Phản ánh các khoản thu chi phát sinh mà chưa được ghi sổ. Các bút toán
điều chỉnh cuối kỳ được ghi nhật ký, sau đó ghi sổ cái.
- Bước 4. Thực hiện khố sổ.
Tính số dư cuối kỳ các tài khoản tổng hợp, chi tiết đối chiếu lập báo cáo
tài chính.
3.2. Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
3.2.1. Sơ đồ dịng xử lý nghiệp vụ trong một DNSX điển hình.
11

Khách

hàng

13

Bán
hàng

8

12

3

17

Sản xuất

Lập
hoá
đơn

9

16
15
Lập KHSX

29

20

Nhà
cung cấp

Kế toán
lương
21

5
6

24

Mua
hàng

27

28
Kế
toán
phải
thu

22

19

18

2
4

Nhận
hàng

7
10

1

31

X/N kho

Gửi
bán

14

30

Ghi sổ kế
toán

Nhân viên

7
26

23

Kế toán
phải trả

25


Trong sơ đồ trên:
1. Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến bộ phận bán hàng. Bộ phận BH phải xử lý
đơn thành dữ liệu cần thiết để hỗ trợ cho xử lý tiếp ở các bộ phận có liên quan.
2. Bộ phận BH gửi một liên lênh Bán hàng khảng định đơn đặt hàng đã được
chấp nhận cho khách.
3. Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa xử lý tới bộ phận lập hoá đơn. Trên
cơ sở lệnh bán và phiếu gửi hàng do bộ phận gửi hàng gửi tới bộ phận lập hoá
đơn sẽ lập hoá đơn bán hàng.
4. Bộ phận lập hoá đơn gửi một liên hoá đơn bán hàng cho khách hàng để xác
định số tiền và thời hạn thanh toán.
5. Bộ phận BH gửi 1 liên HĐBH đến bộ phận kế toán phải thu làm cơ sở ghi
chép nghiêp vụ BH và sổ chi tiết theo dõi cơng nợ phải thu. Bộ phận này có
nhiệm vụ duy trì dữ liệu về khách hàng và cập nhật HĐBH để phản ánh nghiệp
vụ liên quan.
6. Định kỳ kế tốn phải thu phải gửi giấy báo về tình hình cơng nợ cịn phải trả
của khách hàng cho tổ chức DN mỗi khách hàng.
7. Bộ phận BH gửi cho kho 1 liên lênh BH làm căn cứ xuất hàng (hàng gì? bao
giờ xuất hàng? giao hàng ở đâu).
8. Bộ phận BH gửi đơn đặt hàng sản xuất cho bộ phận sản xuất nếu hàng khách
đặt khơng có hoặc đã hết.
9. Tuỳ theo cách tổ chức đơn đặt hàng sản xuất có thể cho bộ phận lập kế hoạch
sản xuất.

10. Sau khi hàng được đóng gửi đi cho khách hàng, bộ phận vận chuyển sẽ gửi
một liên phiếu gửi hàng cho bộ phận lập hoá đơn làm cơ sở lập hoá đơn BH.
11. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập, hàng được gửi từ kho đến bộ phận
giao hàng.
12. Thành phẩm được gửi từ bộ phận sản xuất tới kho.
13. Theo cách tổ chức khác nhau mà có thể bộ phận kho theo dõi hàng dữ trư
đồng thời có thể gửi đơn đặt hàng đến bộ phận lập kế hoạch sản xuất hay bộ
phận sản xuất để bổ sung thành phẩm vào kho.
14. Bộ phận giao hàng lập phiếu gửi hàng giao 1 liên cho khách hàng làm cơ sở
nhận hàng.
15. Bộ phận sản xuất gửi báo cáo về tình hình sản xuất lên bộ phận lập kế hoạch
để xem xét tình hình và có thể sửa đổi kế hoạch.
16. Bộ phận lập kế hoạch gửi kế hoạch đến bộ phận sản xuất.
17. Bộ phận sản xuất gửi yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ tới bộ phận mua hàng.
Bộ phận này xem xét lập đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp.
18. Bộ phận sản xuất gửi bảng chấm cơng, phiếu giao nộp sản phẩm cho kế tốn
lương làm cơ sở tính lương cho CNV.
19. Bộ phận mua hàng gửi một bản sao đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng để
uỷ quyền nhận hàng.
20. Đơn đặt mua hàng gửi đến Nhà cung cấp.
21. Bộ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua hàng tới kế toán phải trả làm cơ
sở thanh toán với Nhà cung cấp.
8


22. Bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng cùng phiếu gửi hàng của Nhà cung
cấp và lập báo cáo nhận hàng.
23. Nhà cung cấp gửi hoá đơn BH cho đơn vị để làm cơ sở thanh toán. Hoá đơn
này được xử lý bởi kế toán phải trả.
24. Bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng, xác nhận đã nhận đủ hàng như

đã đặt trong đơn đặt hàng cho kế toán phải trả.
25. Kế toán phải trả thực hiện thanh toán với Nhà cung cấp.
26. Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với Nhà cung cấp được gửi cho bộ
phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế tốn.
27. kế tốn lương gửi các giấy tờ có liên quan và thanh toán lương cho nhân
viên.
28. Bộ phận kế toán lương gửi bảng thanh toán lương tới bộ phận kế toán làm cơ
sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lương.
29. Khách hàng thanh toán tiền hàng kèm theo giấy báo trả tiền cho kế toán đơn
vị.
30. Giấy báo trả tiền kềm theo giấy báo nhận tiền được gửi cho bộ phận kế toán
làm cơ sở ghi sổ.
31. Bộ phận nhận hàng mua gửi 2 liên báo cáo nhận hàng cùng hàng nhận mua
tới kho. Sau khi nhập kho hàng, kho ký nhận và gửi một liên cho bộ phận theo
dõi thanh toán.
3.2.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống xử lý dữ liệu.
- Nhập liệu: Từ chứng từ gốc như đơn đặt hàng, hoá đơn bán hàng của Nhà cung
cấp, phiếu mua hàng, bảng chấm công, …nhân viên sử dụng máy tính tiến hành
nhập dữ liệu vào máy, xử lý dữ liệu theo theo một bộ sổ sách kế tốn theo hình
thức kế tốn đã lựa chọn.
Trong KTM lưu trữ các tài khoản trên bộ nhớ điện tử, các tập tin thay cho các sổ
cái trong kế tốn thủ cơng, các nhật ký được thiết kế theo yêu cầu đặc thù và nội
dung hạch toán.
- Lưu trữ: Các tệp dữ liệu là phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống KTM.
Nó là bộ phận lưu trữ có tổ chức các dữ liệu. Có nhiều loại tệp khác nhau. Tệp
giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào, nó lưu trữ các dữ liệu cần sử
dụng tức thời, không phải lâu dài. Ngược lại tệp chủ là tệp chứa dữ liệu sử dụng
liên tục hoặc lâu dài.
Ví dụ: Khi thực hiện bán hàng, kế tốn ghi nhật ký bán hàng với mục đích ghi
nhận, lưu trữ dữ liệu về bán hàng gọi là tệp giao dịch (có thể ghi nhận nhiều lần

bán hàng cho một khách hàng). Quá trình chuyển sổ nghiệp vụ bán hàng vào sổ
tài khoản phải thu của từng khách hàng một, nghiệp vụ bán hàng được xử lý,
quá trình này đã biến đổi dữ liệu thành thông tin tổng hợp là đối tượng quan tâm
của các nhà quản lý. Tệp tài khoản phải thu khách hàng gọi là tệp chủ.
- Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu như bảng thuế
thu nhập hay bảng giá.
- Tổ chức đầu ra: Các tài liệu được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ
thống như Bảng cân đối thử, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị, hố đơn
thanh toán, phiếu gửi hàng, …
9


Hệ thống kế toán 5 sổ
Các chứng từ gốc

Nhật ký thu
tiền

Nhật ký chi
tiền

Nhật ký
chung

Nhật ký mua
hàng

Nhật ký bán
hàng

Nhật ký tổng hợp

Sổ cái phải trả
người bán

Sổ cái chung

Sổ cái phải thu
của khách

Sổ chi tiết

3.2.3. Giới thiệu về việc thiết kế hệ thống ghi sổ kép trong phần mềm kế toán.
Việc thiết kế và triển khai hệ thống ghi sổ kép cần quan tâm xem xét đến
tất cả các đặc thù của DN. Khi thiết kế triển khai hệ thống ghi sổ kép cho doanh
nghiệp nào thi phải phù hợp và vừa vặn với tổ chức SXKD của doanh nghiệp đó.
Để thiết kế được hệ thống ghi sổ kép trong phần mềm kế tốn, người ta có thể
tiến hành theo q trình sau:
- Căn cứ những báo cáo tài chính và các báo cáo khác mà doanh nghiệp cần
được cung cấp từ hệ thống kế toán. Thiết kế sơ bộ các báo cáo này và thiết kế hệ
thống các tài khoản sử dụng. Sau đó cùng với các nhà quản lý doanh nghiệp rà
sốt lại và hồn thiện các báo cáo cũng như hệ thống tài khoản.
- Lập kế hoạch cho việc ghi sổ nhật ký và chuyển sổ các nghiệp vụ (phân tích
nội dung, bản chất của các hoạt động trong mỗi chu trình nghiệp vụ cơ bản như:
cung cấp, tiêu thụ, sản xuất, tài chính. Sau đó phân tách hệ thống tài khoản, mỗi
tài khoản được gắn vào một trong số các chu trình nghiệp vụ của tổ chức doanh
nghiệp). Riêng báo cáo tài chính nhận dữ liệu kế tốn và dữ liệu nghiệp vụ có từ
các chu trình khác và biến đổi chúng thành dạng sao cho có thể làm cơ sở lập
các báo cáo tài chính phù hợp với ngun tắc kế tốn chung (chu trình báo cáo
tai chính gồm các thao tác thơng thường như duy trì sổ cái chung, thực hiện bút

toán điều chỉnh và khoá sổ kế toán). Sau khi xác định được các hoạt động cơ bản
có trong mỗi chu trình nghiệp vụ, việc tiếp theo là nhóm các hoạt động này vào
các phân hệ nghiệp vụ (mỗi phân hệ nghiệp vụ sẽ xử lý các nghiệp vụ có liên
quan logic với nhau). Ví dụ: Chu trình nghiệp vụ mua hàng gồm 2 phân hệ
nghiệp vụ: mua hàng và công nợ phải trả.
10


- Sau khi có các phân hệ ngiệp vụ kế tốn trong mỗi chu trình nghiệp vụ phải
tiến hành thiết kế những giấy tờ, tài liệu, thủ tục cần thiết để tiến hành q trình
vào sổ kế tốn phù hợp, làm cơ sở lên sổ cái.
BCTC
Các chu trình
Các phân hệ
Sổ kế toán
D.mục TK
nghiệp vụ
nghiệp vụ
tổng hợp
- Tiêu thụ
+ Bán hàng
+ Công nợ phải
thu
- Cung cấp
+ Mua hàng
+ Công nợ phải
trả
- Sản xuất
+ Hàng tồn kho
+ TSCĐ

- Tài chính
+ Thu quỹ
+ Chi quỹ
- Báo cáo tài chính
+ Sổ cái chung
+ Báo cáo tổng hợp quyết tốn.
3.2.4. So sánh quy trình xử lý số liệu thủ cơng và KTM
Thủ cơng
Kế tốn máy
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Lập chứng từ

Lập chứng từ
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán

Ghi sổ

Cập nhật c.từ vào máy
Sổ nhật ký
Tệp dự liệu chi tiết

Chuyển sổ
 Tổng hợp số liệu cuối tháng
Sổ cái, sổ chi tiết
Tệp số liệu tổng hợp

Lập bảng báo cáo


Lên báo cáo
Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính
3.3. Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán.
- Khái niệm: Mã hoá là các thức thể hiện việc phân loại xếp các đối tượng cần
quản lý được sử dụng trong tất cả các hệ thống đặc biệt là hệ thống thơng tin kế
tốn.
- Đặc điểm:
+ Gắn mã để nhận diện khơng nhầm lẫn nên mã phải mang tính duy nhất.
+ Sử dụng mã hố để mơ tả do đó mã phải ngắn gọn, chính xác.
+ Mã hố cho phép nhận diện nhanh một tập hợp.
- Các phương pháp mã hoá.
+ Mã tuần tự: là một hệ thống mã bằng con số tự nghiên tăng dần.
+ Mã khối: là hệ thống mã phân chia theo nhóm, khối để nhận diện.
+ Mã phân cấp: là hệ thống mã phổ biến, đặc biệt quan trọng trong kế toán.
+ Mã gợi nhớ: đây là phương pháp mã có thể kết hợp với các phương pháp mã
hố trên. Thơng qua mã gợi nhớ người ta có thể biết được tên hay đặc điểm của
11


đối tượng gán với mã ấy. Hình thức mã này tương đối phức tạp do đó thường chỉ
sử dụng trong những trường hợp có số danh điểm ít.
3.4. Hệ thống danh mục từ điển kế toán.
- Khái niệm: Danh mục từ điển kế toán là tệp dữ liệu dùng để quản lý một cách
có tổ chức và khơng nhầm lẫn các đối tượng thơng qua việc mã hố các đối
tượng đó.
Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cần
quản lý. Các danh điểm trong cùng một danh mục không được trùng mã.
- Tác dụng: Giúp tự động cung cấp các thông tin liên quan đến 1 danh điểm khi

cập nhật chứng từ.
VD: Khi cập nhật hoá đơn mua hàng.
- Các loại danh mục từ điển: Tuỳ theo đặc điểm tổ chức và tính chất hoạt động
của mỗi đơn vị mà có thể xây dựng hệ thống danh mục từ điển khác nhau. Một
số danh mục thường được sử dụng như:
- Danh mục tài khoản.
- Danh mục nhóm vật tư , hàng hố
- Danh mục khách hàng
- Danh mục vật tư, hàng hoá
- Danh mục nhóm khách hàng
- Danh mục TSCĐ
- Danh mục vụ việc
- Danh mục các bộ phận của DN
- Danh mục khoản mục
- Danh mục chứng từ
- Danh mục kho hàng hoá, vật tư
- Danh mục ngoại tệ
3.5. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng khi làm kế toán bằng máy
- Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể có 2 chứng từ
ban đầu với sơ đồ hạch tốn Nợ/Có trùng nhau. Dưới đây là một số trường hợp
thường gặp:
+ Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: Phiếu chi tiền mặt và giấy báo Có của
ngân hàng.
+ Nghiệp vụ rút TGNH về nhập quỹ: Giấy báo Nợ của ngân hàng và phiếu thu
tiền mặt.
+ Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: Giấy báo Nợ của
ngân hàng A và giấy báo Có của ngân hàng B.
+ Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả ngay bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt và
phiếu nhập kho vật tư, hàng hoá.
+ Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: Có hố đơn bán hàng và phiếu

thu tiền mặt.
- Trong mỗi trường hợp trên, hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau
nhưng do hai kế toán viên theo dõi và chúng có thể chứa các thơng tin khác nhau.
VD: Bán hàng thu tiền ngay thì hố đơn bán hàng do kế tốn tiêu thụ thực hiện
và có các thơng tin về số lương, đơn giá và giá trị của hàng hố. Cịn phiếu thu
tiền do kế tốn tiền mặt thực hiện và chỉ có thơng tin về tổng giá trị hàng hố
bán ra. Chính vì vậy, cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ
trên máy.
3.5.1. Nhóm các chứng từ trùng
12


- Các phát sinh liên quan đến đồng thời tới TM và TGNH (nộp TM vào NH, rút
TGNH về quỹ, chuyển tiền giữa các NH, mua bán ngoại tệ)
- Các phát sinh liên quan đến mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng
TM hoặc TGNH.
- Các phát sinh liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng.
3.5.2. Vấn đề khử chứng từ trùng
(phương án xử lý chứng từ trùng) Tuỳ theo mỗi phần mềm kế toán khác
nhau bao giờ cũng có phương án xử lý chứng từ trùng khác nhau và địi hỏi
người làm kế tốn trên máy vi tính phải tn thủ phương án đó.
3.6. Qui trình áp dụng kế tốn máy
3.6.1. Cơng việc chuẩn bị và cài đặt
(Thường bao gồm các công việc cơ bản sau:)
- Các công việc chuẩn bị và cài đặt phần mềm kế tốn.
3.6.2. Cơng việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán máy vào sử dụng
- Các công việc thực hiện một lần khi đưa KTM vào hạch tốn (như: tiến
hành cập nhật các thơng tin hệ thống cho phù hợp, xây dựng hệ thống danh mục
từ điển kế toán, vào số dư đầu kỳ, đầu năm, vào số lượng vật tư, hàng hoá tồn
kho đầu kỳ, phân quyền và khai báo các thông tin hệ thống).

3.6.3. Công việc hàng ngày/ định kỳ
+ Cập nhật số liệu, chứng từ theo phân hệ kế tốn.
+ Hiệu chính dữ liệu
+ In chứng từ
+ Cập nhật lại danh mục từ điển nếu cần.
+ In các báo cáo quản trị.
+ Tiến hành sao lưu dữ liệu.
3.6.4. Công việc cuối kỳ (tháng, q, năm)
Thực hiện các bút tốn điều chỉnh, chênh lệch tỷ giá, phân bổ, kết chuyển tự
động, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, khố sổ và sao lưu dữ liệu để lưu
trữ và đề phòng bị mất.

13


BÀI 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA
Mã bài: MĐ42.02
Mục tiêu:
- Cài đặt được các phần mềm kế toán trên máy vi tính
- Thiết lập được cơ sở dữ liệu
- Lựa chọn được hệ thống tài khoản sổ sách kế tốn phù hợp với từng loại hình
doanh nghiệp
- Khai báo được thông tin ban đầu
- Nhập được số dư ban đầu
- Nhập dữ liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ
- Thực hiên được các bút toán tổng hợp cuối kỳ
- Kiểm tra đối chiếu được các chứng từ sổ kế toán và in được các báo biểu kế toán
- Tuân thủ quy định của luật kế tốn
Nội dung chính:
1. Giới thiệu chung

1.1. Các phân hệ nghiệp vụ của SAS
- Phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả
- Phân hệ bán hàng và cơng nợ phải thu
- Kế tốn vốn bằng tiền
- Kế toán hàng tồn kho
- Kế toán TSCĐ, CCDC
- Kế toán giá thành sản phẩm
- Phiếu kế toán
- Báo cáo thuế và báo cáo tài chính
1.2. Các tham số kỹ thuật của phần mền kế toán SAS
- Mã số thuế của Công ty (Công ty cổ phần ABC)
- Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành.
- Mã đồng tiền hạch tốn (VND)
- Cách tính khấu hao TSCĐ: theo nguyên giá tài sản
- Các tài khoản công nợ
1.3. Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SAS
1.3.1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng
Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế tốn phát sinh có thể 02 chứng từ ban
đầu với sơ đồ hạch tốn nợ có trùng nhau. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường
gặp:
- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có
của ngân hàng.
- Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và
phiếu thu tiền mặt.
- Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của
ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B.
- Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hố trả bằng tiền mặt: có phiếu chi tiền mặt và
phiếu nhập vật tư, hàng hoá.
14

- Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: có hố đơn bán hàng và phiếu thu
tiền mặt.
Trong mỗi trường hợp ví dụ nêu trên hai chứng từ đều có sơ đồ hạch tốn trùng
nhau nhưng do hai kế tốn viên khác nhau theo dõi và chúng có thể chứa các
thơng tin khác nhau. Ví dụ như bán hàng thu tiền ngay thì hố đơn bán hàng do
kế tốn tiêu thụ thực hiện và có các thơng tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hố
cịn phiếu thu tiền do kế tốn tiền mặt thực hiện và chỉ có thơng tin về tổng giá
trị hàng bán ra. Chính vì vậy cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý
chứng từ trên máy.
Nếu xem xét kỹ các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng
thành các nhóm sau:
(1) Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Nộp tiền mặt vào ngân hàng.
- Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ.
- Chuyển tiền giữa các ngân hàng.
- Mua ngoại tệ.
- Bán ngoại tệ.
(2) Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng
tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
- Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
(3) Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư
- Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư.
(4) Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
- Cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch...).
1.3.2. Quy định về cập nhật chứng từ trùng
a. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và
TGNH.
*. Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ.

Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi
ngân hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh. Việc lựa chọn
chứng từ để cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau:
- Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ.
- Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng.
- Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu
tiên hơn so với giấy báo có (thu).
Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các
trường hợp thường xảy ra trên thực tế sẽ như sau:
Nghiệp vụ
Mua ngoại tệ của
ngân hàng
Mua tiền mặt n.tệ

Ctừ 1
Ctừ 2
Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền
VNĐ của NH
NT của ngân hàng
Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền NT
VNĐ
15

Ctừ cập nhật
Giấy báo có tiền
NT của ngân hàng
Phiếu thu tiền NT


Bán ngoại tệ của Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo nợ tiền

ngân hàng
NT của ngân hàng VNĐ của ngân NT của ngân hàng
hàng
Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền Phiếu chi tiền NT
VNĐ
Nộp tiền mặt vào Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của Phiếu chi tiền mặt
ngân hàng
ngân hàng
Rút tiền gửi ngân Giấy báo nợ của Phiếu thu tiền mặt Phiếu thu tiền mặt
hàng về quỹ
ngân hàng
Chuyển tiền giữa Giấy báo nợ của Giấy báo có của Giấy báo nợ của
02 ngân hàng
ngân hàng A
ngân hàng B
ngân hàng A
*. Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang
chuyển.
Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch tốn qua tài khoản trung gian 113 - tiền đang chuyển.
b. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán
ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
Trong các trường hợp liên quan đến tiền và vật tư như trong các trường hợp mua
bán vật tư thanh toán bằng tiền mặt do chứng từ tiền và chứng từ vật tư chứa các
thông tin khác nhau nên dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc
cập nhật các chứng từ này. Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào
hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp.
- Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư
khơng hạch tốn.
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với
chứng từ liên quan đến vật tư thì khơng được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các

thơng tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan
đến hạch tốn thì thơng tin được lấy từ chứng từ thu, chi.
- Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản cơng nợ.
Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch
toán như trường hợp mua bán trả chậm. Theo phương án này thì cả 02 chứng từ
thu, chi và vật tư đều được cập nhật.
Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch
tốn sẽ khơng biết là mua bán trả chậm hay thanh tốn ngay.
- Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư cịn khơng cập nhật
chứng từ thu chi tiền.
c. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng
mua vật tư
Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hố, vật tư ta có 02
chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho. Dưới đây sẽ
trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này. Việc
chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh
nghiệp.
16


- Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư
khơng hạch tốn.
Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với
chứng từ liên quan đến vật tư thì khơng được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các
thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư. Còn khi lên các báo cáo liên quan
đến hạch tốn thì thơng tin được lấy ở chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh
toán tạm ứng.
- Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư cịn khơng cập nhật
giấy đề nghị thanh tốn tiền tạm ứng.
d. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền

ngay
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du
lịch...) sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt. Có 3
phương án cập nhật chứng từ trong trường hợp này.
- Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch tốn qua tài khoản cơng nợ.
Cả 2 chứng từ đều được cập nhật thông qua tài khoản công nợ phải thu.
- Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch tốn qua tài khoản tiền mặt.
Thơng tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế
GTGT đầu ra.
Thơng tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ
sách và báo cáo kế toán.
- Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt.
Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn
gốc, thuế suất... để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra.
1.4. Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS
- Hồn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS
+ Biểu tượng vào chương trình phần mềm SAS
+ Biểu tượng cảu chương trình hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS bằng hình ảnh
và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chột trực tiếp vào biểu tượng)
- Thao tác mở phần mềm
+ Kích đúp chuột vào biểu tượng SAS
+ Gõ tên và mật khẩu để đăng nhập vào SAS (Mặc định ban đầu của chương
trình khi đăng nhập là SAS, Mật khẩu để trắng)
2. Những thông tin hệ thống trong SAS
2.1. Lựa chọn hình thức ghi chép kế tốn (Trích dẫn theo hình thức NKC)
Hình thức kế tốn Nhật ký chung bao gồm có các loại sổ sách kế tốn chủ
yếu sau đây:
- Sổ nhật ký chung (nhật ký tổng quát) là sổ kế toán căn bản dùng để ghi chép
các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của
các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ Cái.

- Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ
phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu của sổ Cái cuối tháng được dùng
để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế tốn và các
báo biểu kế toán khác.
17


- Sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) được sử dụng trong trường hợp
nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ có trở
ngại về nhiều mặt, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng
cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Khi dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc
trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ
có nhiều cột) sau đó định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc
biệt ghi một lần vào Sổ Cái.
Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản
hoặc từng loại nghiệp vụ như TSCĐ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản
xuất, … người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán
dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ
yêu cầu của cơng tác kiểm tra và phân tích. Khi mở các sổ kế tốn chi tiết thì
chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi
tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với
sổ kế tốn phân loại chung.
- Trình tự ghi chép kế tốn trong hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày
căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo
trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái. Trường
hợp sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép
nghiệp vụ phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một
lần vào sổ Cái. Cuối tháng tổng hợp sổ liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái
ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp.
Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết, thì sau khi ghi

sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ
kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với
bảng cân đối phát sinh.
Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối phát sinh
được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế tốn khác.
Trình tự ghi chép theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Sổ quỹ

Sổ Nhật ký đặc biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ Cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
18

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết


2.2. Các phím chức năng trong SAS
F1 - Trợ giúp.
F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển).
F4 - Thêm một bản ghi mới.
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm.
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp.

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển.
F7 – In.
F8 - Xố một bản ghi.
F9 - Máy tính.
F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay
đổi các kiểu xem số liệu.
^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu.
^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình
xem số liệu.
2.3. Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS
- Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng
khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công
ty. Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên,
thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa và chương trình và sẽ có
bộ số liệu giống như ở bản gốc. Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu
giữ số liệu.
2.4. Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu
- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp
- Xây dựng hệ thống danh mục từ điển. Các kế toán viên lập danh mục và mã
hóa phần danh mục chính của mình. Kế tốn tổng hợp thống nhất thành bộ danh
mục từ điển của tổ chức.
- Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản, số dư công nợ cho các khách
hàng, tồn kho đầu kỳ các vật tư hàng hóa.
- Phân quyền cập nhật, khai thác thông tin.
3. Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống
3.1. Thiết lập thông tin hệ thống
- Thiết lập tạo số năm làm việc trùng với năm trên hệ thống máy tính (Năm
200N – ví dụ: Năm 2010) - Hệ thống\Chức năng\Tạo số liệu làm việc
- Thiết lập các đơn vị cơ sở (theo mô hình cơng ty ABC biết tất cả các chứng từ

sổ sách từ PXSX, các cửa hàng trực thuộc đều được chuyển về hạch toán tại bộ
phận kế toán ở trụ sở chính của Cơng ty ABC) - Hệ thống\Danh mục\Đơn vị cơ
sở
- Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính, ngày bắt đầu nhập số liệu. Cho biết
cơng ty ABC (chu kỳ hoạt động: 01/01 và ngày bắt đầu nhập liệu: 01/01/2010) Hệ thống\Chức năng\Khai báo năm tài chính
- Khai báo các tham số hệ thống liên quan - Hệ thống\Chức năng\Tham số tùy
chọn
19


+ Mã số thuế của Công ty (Công ty cổ phần ABC)
+ Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành.
+ Mã đồng tiền hạch tốn (VND)
+ Cách tính khấu hao TSCĐ: theo ngun giá tài sản
+ Các tài khoản công nợ
- Khai báo các loại ngoại tệ sử dụng, tỷ giá - Hệ thống\Danh mục\...
3.2. Tạo lập các danh mục từ điển và vào số dư đầu kỳ
3.2.1. Tạo lập các danh mục từ điển
a. Danh mục tài khoản
Đường dẫn: Tổng hợp\Danh mục\Tài khoản

Lưu ý:
- Khi thêm tài khoản con (bậc 2 trở lên) thì bắt buộc phải khai báo
tài khoản mẹ.
- Xác định chính xác Mã ngoại tệ, Tk theo dõi cơng nợ và Tài
khoản sổ cái.
b. Các danh mục liên quan đến khách hàng (hoặc nhà cung cấp)
* Danh mục phân nhóm khách hàng
Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Nhóm khách hàng
Các thơng tin bắt buộc phải khai báo:

- Mã khách: Khai báo mã khách hàng (theo nguyên tắc lập mã hóa đối tượng
quản lý)
- Tên khách: Khai báo tên của khách đã được mã hóa
- Địa chỉ: Khai báo địa chỉ của khách hàng
- Mã số thuế: Khai báo nếu có.
* Danh mục khách hàng
Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Khách hàng

20


c. Danh mục bộ phận, nhân viên
Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Hợp đồng, bộ phận\Bộ phận, nhân viên.
- Mã bộ phận: Khai báo mã bộ phận/nhân viên
- Tên bộ phận: Khai báo tên bộ phận/nhân viên
d. Các danh mục liên quan đến việc tính chi phí và giá thành sản phẩm
* Danh mục hợp đồng, vụ việc
Đường dẫn: Giá thành\Các danh mục\Vụ việc, hợp đồng
- Mã vụ việc: Khai báo mã vụ việc/hợp đồng
- Tên vụ việc: Khai báo tên vụ việc/hợp đồng
* Danh mục từ điển tự do
Đường dẫn: Giá thành\Các danh mục\Danh mục từ điển tự do

* Danh mục kho hàng
Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Kho hàng
Lưu ý: Nếu là kho đại lý thì phải khai báo Tài khoản hàng tồn kho đại lý.
* Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư
Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Nhóm hàng hóa, vật tư

Sau khi khai báo xong các nhóm vật tư, hàng hóa có thể tiến hành phân nhóm:

Nhấn Ctrl+F6, xuất hiện cửa sổ để phân nhóm hàng hóa, vật tư.
* Danh mục hàng hóa, vật tư
Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Hàng hóa, vật tư
Lưu ý:
- Cửa sổ cho xác định vật tư hàng hóa có 2 đơn vị tính.
21


- Khai báo TK kho, TK giá vốn, TK doanh thu, TK hàng bán bị trả
lại và TK sản phẩm dở dang.
3.2.2. Vào số dư đầu kỳ
Lưu ý: Khi vào số dư, nếu kỳ đầu tiên nhập số liệu trùng với kỳ đầu tiên của
năm tài chính thì chỉ cần nhập số dư đầu năm, cịn nếu khơng trùng thì phải nhập
cả số dư đầu năm và số dư đầu kỳ đó.
a. Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản
* Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản không theo dõi công nợ
Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập số dư đầu năm của tài
khoản
- Xuất hiện cửa sổ: Khai báo Mã đơn vị (ABC), Ngày (01/01/2009). Chọn: Nhận
- Tại màn hình này, chọn tài khoản cần nhập số dư, nhấn phím F3, xuất hiện cửa
sổ để nhập số dư (bên Nợ/Có). Chọn: Nhận.
* Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản có theo dõi công nợ
Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập số dư công nợ đầu năm
- Xuất hiện cửa sổ: Bỏ qua thông tin Tài khoản, chọn Nhận để vào số dư cho tất
cả các tài khoản công nợ
- Tại màn hình này, nhấn F4 => Cửa sổ: Khai báo số tài khoản và số dư cơng nợ
vào bên Có/Nợ.
b. Vào tồn kho đầu kỳ
Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập tồn kho đầu năm
- Xuất hiện cửa sổ: Bỏ qua thông tin Kho, chọn Nhận để vào số tồn hàng hóa vật

tư cho tất cả các kho.
- Nhấn F4 => Khai báo đầy đủ: Mã kho, Vật tư, Tồn đầu (số lượng) và Dư đầu
(giá trị). Chọn: Nhận.
4. Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả
4.1. Cập nhật số liệu
4.1.1. Hóa đơn mua hàng
Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hóa đơn mua hàng
Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hóa đơn nhập mua
của những nhà cung cấp trong nước. Căn cứ để vào phiếu nhập này là Hóa đơn
bán hàng của nhà cung cấp. Dựa vào các thơng tin ghi trên hóa đơn này để nhập
dữ liệu vào Phiếu nhập mua:
- Mã hạch toán: Nhấn F4 để tạo ra bút toán đã được định khoản sãn trên phần
mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.
- Mã khách: Đối với phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp
hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và
dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa
chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp đã
khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn
Enter. Nếu là nhà cung cấp mới chưa có trong danh mục nhà cung cấp thì nhấn
F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý cơng nợ người bán.
- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong DM nhà cung cấp.
- Người giao : (không bắt buộc)
22


- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Mã nx (tk có): Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch tốn hoặc
ta khơng chọn mã hạch tốn thì phải tự số Tk vào.
- Số dh: Số đơn hàng: (khơng bắt buộc)
- Số hóa đơn, Số sêri, Ngày lập hđ: Cập nhật từ các thơng tin tương ứng từ Hóa

đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu
vào.
- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ.
- Ngày lập ctừ: Ngày cập nhật chứng từ
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hóa đơn của nhà
cung cấp
- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định tỷ giá bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải
chọn ngoại tệ và tỷ giá.
- Mã hàng: Gõ phím tắt nhấn Enter hiện ra một bảng danh mục hàng hóa vật tư,
đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter, khi đó tên hàng và đơn vị tính tự
động cập nhật. Nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới.
- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hóa đó (bắt buộc)
- Vụ việc: Vào mã vụ việc liên quan đến việc mua hàng như Số hợp đồng, …
nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.
- Giá tiền: Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ.
- Tk nợ: Chương trình mặc định TK hàng hóa đã khai báo trong danh mục.
- Mã tự do: (khơng bắt buộc)
- Chi phí: Đánh dấu  vào Chi phí có tính thuế => Xuất hiện cửa sổ để phân bổ
cho các hàng hóa nhập mua, nhấn vào nút Phân bổ tự động, chương trình tự
động phân bổ chi phí có tính thuế
- Thuế suất: Nhập mã thuế suất theo Hóa đơn
- Tk thuế: Sau khi gõ TK thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ
GTGT, kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Số hóa đơn, Số Sêri, ngày
hóa đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hóa đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này
là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào.
- Các ô vuông trên màn hình, khi tích vào để thực hiện các cơng việc sau
+ Ơ chi phí có tính thuế (đã trình bày ở trên)
+ Ô tạo phiếu chi: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hóa đơn mua hàng, với
nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác này làm như sau: sau khi nhập các
thơng tin cho hóa đơn mua hàng, trước khi “Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự

động ta tích vào ơ “Tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra một
phiếu chi tiền mặt theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.
Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình cập nhật chứng từ Hóa
đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ”, chọn mục “in theo” chọn mã 2 là in
Phiếu chi.
4.1.2. Cập nhật Phiếu nhập khẩu
Dùng để nhập hàng hoá được nhập khẩu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên
các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập
nhật giống như phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:
23


- Phiếu nhập khẩu sẽ được hạch toántheo nguyên tệ, tỷ giá hạch tốn có thể lấy
theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh tốn
tiền hoặc khi đối chiếu cơng nợ.
- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khẩu
- Các thông tin cập nhật trên phiếu nhập khẩu tương tự như phiếu nhập mua
hàng
- Một số thông tin thêm:
+ TK thuế nhập khẩu: Gõ TK thuế nhập khẩu và số tiền thuế tương ứng vào ơ
bên cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khẩu, sẽ tự cập
nhật thuế nhập khẩu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải
quan. Lưu ý trong trường hợp nhập khẩu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc
gõ tay rất mất thời gian, có thể dùng phiếu Nhập chi phí mua hàng để vào,
chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng.
+ TK thuế GTGT: Khi khai báo TK thuế GTGT nhập khẩu, chương trình sẽ hiện
màn hình nhập chứng từ GTGT để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu
nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ.
4.1.3. Cập nhật tiền chi phí mua hàng
- Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: CHi phí vận

chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hố, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác, …
- Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng
và cách tính giá tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong
việc cập nhật chi phí mua hàng.
+ Chi phí mua hang được tính ngồi và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với
phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.
+ Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Sau đó chương
trình sẽ hiện lên một cửa sổ để phân bổ số tiền chi phí mua hàng cho từng mặt
hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các
mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này
theo ý muốn.
+ Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Khi này phần
số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng khơng, cịn trường tiền hàng thì
nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.
+ Chi phí mua hàng được nhập ở phần “Phiếu nhập chi phí mua hàng”. Dùng để
nhập các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các
mặt hàng nhập kho. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào.
Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng
nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý
muốn.
- Ðường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng
Mã khách: Mã của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, Hải quan …
- Khi nhập xong số tiên vào ơ chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, đưa
con trỏ vào ơ Chọn PN ở cuối màn hình => Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm
có Số chứng từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho
phiếu nào thì bạn chỉ cần gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ
24