Hành chính văn phòng: Có hẳn là nhàm chán? ppt

Hành chính văn phòng: Có hẳn là
nhàm chán?
Mai đi làm cho phòng hành chính của một doanh nghiệp nước ngoài đã được
hai năm. Lúc đầu, mới bước chân vào nghề, cô cũng nghĩ rằng công việc của
mình sẽ chẳng lấy gì làm thú vị, sẽ chỉ có 8 tiếng ngồi phòng giấy mỗi ngày
với những hoạt động lặp đi lặp lại quanh đống sổ sách, hồ sơ. Thế nhưng
ngay tuần làm việc đầu tiên, Mai đã phải nghĩ khác. Công việc hành chính
bận rộn và có quá nhiều điều khiến cô không hề cảm thấy nghề của mình
“khô cứng”.

Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc
tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên
quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm; bởi với những người làm
hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có khối việc mà có khi bạn phải
làm ngoài giờ cho kịp tiến độ và môi trường làm việc sẽ không chỉ bó buộc
trong một căn phòng.

Dân hành chính văn phòng ngày nay chạy đi chạy lại như con thoi với vô số
nhiệm vụ. Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện
việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho
cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân,
khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất,
trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn
phòng phẩm cho công ty… các nhân viên hành chính văn phòng còn phải
“xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm
tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của
mình…

Do đó, trong mắt ban lãnh đạo, nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò
khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn
đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện kinh doanh

không phạm luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của
công ty…

Với “núi” công việc ấy, dân hành chính văn phòng từ nhà quản trị cho đến
đội ngũ nhân viên gần như phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi chuyện
diễn ra trong công ty, đôi khi chính họ phải đứng ra giải quyết cả những vấn
đề cá nhân không liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ; dung hòa các mối
quan hệ của nhân viên vì lợi ích của công ty. Vì vậy, ngoài năng lực, họ còn
cần có tố chất nhiệt tình, năng động, biết cảm thông và vô số những kỹ năng
“giắt lưng” khác để ứng biến khi cần.

Hiện nay, dân hành chính văn phòng đã quen dần với cách làm việc theo cơ
chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao. Yêu cầu của các nhà
tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước. Họ đòi hỏi các ứng viên văn
phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư,
nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…

Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ
năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy
móc, cứng nhắc.