modul database dengan ms access 2007 dari berbagai sumber pdf

Page 1 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
DATABASE

A. Pengertian Database
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan
basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan
digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan
data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Beberapa Definisi tentang Database
1. Database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi dan saling berhubungan
dalam satu kesatuan.
2. Database (basis data) adalah: sistem penyimpanan beragam jenis data dalam sebuah entitas yang
besar untuk diolah sedemikian rupa agar mudah dipergunakan kembali. Dengan menggunakan
komputer, konsep pengolahan database tradisional dapat diotomasi sehingga memudahkan
pekerjaan. Data yang disimpan bisa sangat variatif (angka, teks, gambar, suara, dan jenis data
multi-media lainnya).
3. Database (basis data) adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan
file yang lain sehingga membentuk data untuk menginformasikan satu perusahaan dan instansi.
Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya, berarti
file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, melainkan membentuk satu database sendiri.
Database juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh
sebab itu, database harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan
cepat.
4. Menurut Gordon C. Everest :
Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi / shared, terdefinisi secara
formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.
5. Menurut C.J. Date :
Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari
suatu organisasi.
 Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

 Data output adalah data yang dihasilkan sistem
 Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem
6. Menurut Toni Fabbri :
Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key
untuk pengulangan data.
7. Menurut S. Attre :
Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi /
enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

B. Definisi Dasar Struktur Database :
1. Data: Sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan
angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.
2. Informasi: Hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
3. Tabel: Merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field
dan record.
4. Field (kolom): Merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik
tentang subjudul tabel pada sebuah item data.
Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel:
 Harus Unik atau Spesifik
 Boleh disingkat
 Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang "_"
Page 2 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
Contoh: Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang.
5. Record (baris): Sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya
data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom / field.

C. Sifat-sifat Database :
1. Internal: Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.

2. Terbagi/share: Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara sendiri-
sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent sharing).



D. Perangkat Untuk Membuat Database
Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa
kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan
memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika
diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti “Sistem Manajemen Basis Data”.

E. Tipe Database
Terdapat 12 tipe database, antara lain:
1. Operational database: Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung
operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject- area databases (SADB), transaksi
database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database
inventaris, akuntansi database.
2. Analytical database: Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari operasional
yang dipilih dan eksternal database. Mereka terdiri dari data dan informasi yang dirangkum
paling dibutuhkan oleh sebuah organisasi manajemen dan End-user lainnya. Beberapa orang
menyebut analitis multidimensi database sebagai database, manajemen database, atau informasi
database.
3. Data warehouse: Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahun- tahun
sebelumnya - data yang diambil dari berbagai database operasional dari sebuah organisasi.
4. Distributed database: Ini adalah database-kelompok kerja lokal dan departemen di kantor
regional, kantor cabang, pabrik-pabrik dan lokasi kerja lainnya. Database ini dapat mencakup
kedua segmen yaitu operasional dan user database, serta data yang dihasilkan dan digunakan
hanya pada pengguna situs sendiri.
5. End-user database: Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh end-user
di workstation mereka. Contoh dari ini adalah koleksi dokumen dalam spreadsheet, word

processing dan bahkan download file.
Page 3 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
6. External database: Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi online -
tersedia untuk biaya kepada pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke
kekayaan informasi dari database eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan online
komersial dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet.
7. Hypermedia databases on the web: Ini adalah kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang
saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink
lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio dll.
8. Navigational database: Dalam navigasi database, queries menemukan benda terutama dengan
mengikuti referensi dari objek lain.
9. In-memory databases: Database di memori terutama bergantung pada memori utama untuk
penyimpanan data komputer. Ini berbeda dengan sistem manajemen database yang menggunakan
disk berbasis mekanisme penyimpanan. Database memori utama lebih cepat daripada
dioptimalkan disk database sejak Optimasi algoritma internal menjadi lebih sederhana dan lebih
sedikit CPU mengeksekusi instruksi.
10. Document-oriented databases: Merupakan program komputer yang dirancang untuk aplikasi
berorientasi dokumen. Sistem ini bisa diimplementasikan sebagai lapisan di atas sebuah database
relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database relasional, dokumen berbasis
database tidak menyimpan data dalam tabel dengan ukuran seragam kolom untuk setiap record.
Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen yang memiliki karakteristik
tertentu. Sejumlah bidang panjang apapun dapat ditambahkan ke dokumen. Bidang yang dapat
juga berisi beberapa bagian data.
11. Real-time databases Real-time: Database adalah sistem pengolahan dirancang untuk menangani
beban kerja negara yang dapat berubah terus-menerus. Ini berbeda dari database tradisional yang
mengandung data yang terus- menerus, sebagian besar tidak terpengaruh oleh waktu. Sebagai
contoh, pasar saham berubah dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti bahwa
transaksi diproses cukup cepat bagi hasil untuk kembali dan bertindak segera. Real-time database
yang berguna untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multi-media, kontrol proses,

sistem reservasi, dan analisis data ilmiah.
12. Relational Database: Database yang paling umum digunakan saat ini. Menggunakan meja untuk
informasi struktur sehingga mudah untuk mencari.

F. Model Database
Database mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan model Object
database.
1. Post-relational database models
Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari model relasional dan dikenal
sebagai post-relational. Model data dalam produk tersebut mencakup hubungan namun tidak
dibatasi oleh Prinsip Informasi yang mana mewakili semua informasi dengan nilai-nilai data
dalam kaitannya dengan hal itu.
2. Object database models
Dalam beberapa tahun terakhir,[update], paradigma yang berorientasi pada obyek telah
diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan spasial database, telekomunikasi dan ilmu
pilmiah lainnya. Para konglomerasi pemrograman berorientasi objek dan teknologi database
mengarah pada model pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.

G. Tujuan Database
Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu:
1. Membuat agar user mudah mendapatkan data.
2. Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.
3. Menghapus data yang berlebihan.
4. Melindungi data dari kerusakan fisik.
Page 4 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
5. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.


H. Ciri-ciri Database

Adapun ciri-ciri database adalah:
1. Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.
2. Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan mudah dan
terkontrol.
3. Data terpisah dari program.

I. Keuntungan Database
Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:
1. Kemubajiran data terkurangi.
2. Integritas data dapat selalu terjaga.
3. Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.
4. Penggunaan data lebih mudah.
5. Konsistensi data dapat selalu terjaga.

J. Manfaat Database
Adapun manfaat database adalah:
1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam
menyediakan informasi.
2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang
disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).
4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data.
5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.
7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus
secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
8. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi
oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing
data.

9. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan
menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat
mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan
administratornya.

K. Kekurangan
1. Kompleksitas
2. Kapasitas daya tampung, apabila data sudah sangat besar sekali.
3. Biaya DBMS (DataBase Management System)
4. Biaya hardware
5. Dampak dari kesalahan cara kerja

L. Perangkat Lunak
Open Office. Org Base, Microsoft Sql Server, Ms Access, Mysql, Foxpro, Visual Foxpro, Oracle,
Dbase, Visual Dbase ,SPSS, MYOB, Sybase, Interbase, Xbase, Firebird, Postgresql, Dbase Iii,
Paradox, Arago, Force, Recital, Dbfast, Dbxl, Quicksilver, Clipper, Flagship, Harbour, Lotus Smart
Suite Approach, Db2, Microsoft Dinamic AX
Page 5 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

M. Contoh pemakaian aplikasi database :
• Transaksi pembelian dari Mall/Supermarket
• Transaksi pembelian atas pemakaian kartu kredit
• Tempat penampungan data pesanan bagi agen travel
• Mengolah data asuransi
• Penggunaan Internet
• Pelajaran di Kampus
• Mengolah data nilai siswa

Kesimpulan

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan
basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan
digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan
data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Jadi, mau apapun bidang dan ruang lingkupnya seperti ekonomi, manajemen, dan psikologi pastilah
membutuhkan database ini yang dirasakan sangat bermanfaat. Contohnya saja jika dalam bidang
psikologi dapat mencari nama mahasiswa psikologi dari nomor npm dan dapat mencari mata kuliah
dari nomor kode mata kuliah. Sehingga para pengguna pun dengan mudah dan cepat dalam mencari
informasi tersebut.


DATABASE dengan MS ACCES

A. Objek Database dalam Microsoft Access
1. TABLE: Tempat data mentah disimpan. Data disusun membentuk baris (disebut record) dan
kolom (disebut field)
2. FORM: Lembaran elektronik yang memudahkan pemakai untuk memasukkan,
3. menampilkan, dan menganalisis data. Form biasanya terkait langsung dengan Table.
4. QUERY: Proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang diinginkan yang
akan ditampilkan/dicetak
5. REPORT: Tampilan data dalam bentuk tercetak/tertulis. Dasar pembuatan Report adalah Table
atau Query, dengan format yang disesuaikan keinginan pengguna.
6. MACRO: Kumpulan beberapa perintah yang dapat dilakukan secara sekaligus dalam database.
Digunakan untuk mengotomasi tugas-tugas yang sering dilakukan.
7. MODUL: Sebuah unit pemrograman berbasis Visual Basic yang disesuaikan dengan sistem
aplikasi Microsoft Access. Modul dibuat sebagai sebuah program buatan untuk keperluan khusus
(taylor-made).

B. DATABASE RELASIONAL
1. Aplikasi manajemen database mengenal dua macam bentuk database:

1. flat-file: semua record tersimpan dalam satu tabel;
2. database relasional: memiliki banyak tabel yang saling terkait, dengan sebuah unsur data yg
berfungsi sebagai pengait (disebut primary key).
2. Dengan semakin banyaknya data yang dikelola, hampir tidak mungkin bahwa semua rekaman
(record) disimpan dalau satu tabel. Manfaat database relasional adalah membuat sistem
pengolahan data menjadi lebih efisien dan tabel data dapat dipilahkan dengan kategori yang
berbeda. Fungsi primary key sangat penting dalam menemukan relasi dan logika kaitan antar
tabel.

Page 6 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
Memulai Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah program aplikasi database
yang populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan
mengelola database dengan secara mudah. Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru
yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi
sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface (UI) baru ini
dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh
fasilitas dan fungsi yang ada. Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007, ikuti langkah
berikut ini:
1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft
Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows
Vista.


2. Klik tombol yang ada di taskbar.
3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.

I. Mengenal Ribbon sebagai User Interface Baru pada Access 2007

Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti Menu, Toolbars, dan sebagian
besar Task Panes yang ada di Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan
efisien.
1. Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut Ribbon, yang dirancang untuk
membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan
fungsi yang disediakan oleh Access 2007.
Page 7 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

2. Ribbon ini terdiri atas beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai skenario khusus dan
objek sesuai dengan jenis aktivitasnya.
3. Masing-masing tab terdiri atas beberapa Groups.
4. Setiap group terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau Command Buttons.
Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap karena di dalamnya juga sudah
mengandung menu, toolbars, tombol perintah (command buttons), galleries, dan kotak dialog.
Selain standard Tabs yang ada pa da Ribbon, Access 2007 juga menyediakan Tab lain yang biasa disebut
Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek
seperti table, picture, atau drawing.

1
Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain dapat diakses menggunakan
mouse, juga dapat diakses dengan tombol keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada Ribbon akan ditampilkan KeyTips
berupa angka atau huruf yang dapat digunakan untuk menjalankan Tab atau tombol perintah
(Command Buttons).
Page 8 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

2. Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau tombol perintah (Command Buttons).
Apabila Anda menekan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya akan menampilkan KeyTips

untuk Tab yang Anda pilih.

II. Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar dan Dialog Box
Launchers
Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button, Quick Access
Toolbar, dan Dialog Box Launchers.

1. Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja Access 2007 berfungsi untuk
membuka menu.
2. Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang berisi kumpulan
tombol perintah yang relatif sering digunakan.


3. Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap Group pada
masing-masing Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher tersebut, secara otomatis kotak
dialog atau task pane yang terkait dengan Group tersebut akan dibuka.

Page 9 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber


III. Mengatur Konfigurasi Status Bar
Status Bar akan menampilkan berbagai informasi yang dirasakan perlu ketika Anda sedang bekerja
dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan
kebutuhan, dengan cara mengklik tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela
kerja Access 2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan.



IV. Mengenal dan Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007

Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data ya ng berhubungan dengan suatu objek,
topik, atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di
perpustakaan, data koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan barang, data suplier,
data pegawai, dan lain-lain.
Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini:
1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft
Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows
Vista.
2. Klik tombol yang ada di taskbar.
3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
4. Pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank
Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.

Page 10 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
6 5
5. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
6. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik Folder tempat
penyimpanan . Kotak dialog File New Database akan ditampilkan.


7. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file.
Kemudian klik OK.
8. Klik tombol perintah CREATE . Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk.
1
2
Apabila Anda jendela kerja Access 2007 sudah terbuka dan Anda bermaksud membuat database baru,
ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol NEW . Jendela Getting Started with

Microsoft Office Access akan ditampilkan.
Page 11 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber


2. Pada jendela yang ditampilkan, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank
Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
4. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, dengan mengklik ikon Folder
5. Kemudian klik tombol perintah CREATE.

V. Menyiapkan Database Baru dengan Memanfaatkan Template
Pada saat Anda membuat database baru, Anda dapat juga memanfaatkan design template yang disediakan
oleh Access 2007. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol . Jendela Getting Started with Microsoft
Office Access akan ditampilkan.
2. Pada bagian Template Categories yang ada di sebelah kiri, pilih dan klik kategori template yang
ingin digunakan. Misalnya Anda pilih dan klik Local Templates.
3. Pada kotak daftar pilihan Local Templates, pilih dan klik template yang Anda inginkan. Misalnya
Anda pilih dan klik Students.
4. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.

.
5. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, dengan mengklik ikon Folder
6. Kemudian klik tombol perintah CREATE.
Apabila pilihan design template yang disediakan kurang memadai, Anda dapat mencari
template lain secara online di Internet.

Page 12 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

1

VI. Menyimpan Database
Database yang sudah Anda buat dengan seluruh objeknya yang telah Anda sunting (edit) dapat Anda
simpan ke hard disk, usb flash disk, disket, atau media penyimpanan lainnya dengan mengklik Microsoft
Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+S). Jika Anda ingin menyimpan database dengan nama file
lain atau menyimpan database dengan format file database lain, ikuti langkah berikut ini:
1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol, kemudian pada pilihan menu yang ada di
sebelah kanan, pilih dan klik format file baru yang Anda inginkan. Kotak dialog Save As akan
ditampilkan.
3
2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.
4. Klik tombol perintah Save. 1

VII. Menutup Database
Apabila database telah selesai dan tidak akan Anda sunting (edit) lagi, Anda dapat menutupnya
menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+W).

Page 13 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

VIII. Membuka File Database
Untuk membuka kembali file database yang ada, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+O) atau klik ikon More yang
ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office Access. Kotak dialog Open akan
ditampilkan.

2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file database yang Anda inginkan atau klik dua kali
pada nama file tersebut.
4. Klik tombol perintah Open.
1
IX. Mengakhiri Access 2007
Setelah Anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat mengakhirinya menggunakan langkah
berikut:
1. Simpan database yang sudah Anda buat.


2. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol EXIT ACCESS atau klik tombol Close
yang berada di pojok kanan atas jendela kerja.

X. Latihan dan Contoh Kasus
Berikut ini latihan dan contoh kasus sederhana untuk mencoba penguasaan materi yang sudah diberikan
sebelumnya:
1. Buka program aplikasi Access 2007, menggunakan tombol , kemudian pilih menu All Programs
> Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.
Page 14 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
2. Siapkan database baru yang masih kosong dengan cara pada jendela Getting Started with
Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank
Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan
nama file “TOKO BUKU”. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file,
klik . Misalnya pilih folder My Documents. Selanjutnya klik tombol perintah Create.
4. Ubah ukuran jendela kerja Microsoft Access hingga menjadi satu layar penuh, dengan tombol
Maximize untuk memperbesar ukuran jendela hingga menjadi satu layar penuh.
5. Walaupun Anda belum melakukan penyuntingan database, lakukan proses penyimpanan file

database menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+S).6
6. Tutup file database tersebut menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
(Ctrl+W).
7. Siapkan database baru menggunakan fasilitas template. Untuk itu, pada jendela Getting Started
with Microsoft Office Access, pilih dan klik kategori template yang ingin digunakan. Misalnya
Anda pilih dan klik Local Templates. Kemudian pilih dan klik template yang Anda inginkan.
Misalnya Anda pilih dan klik Contacts. Selanjutnya pada kotak isian File name, ketikkan nama
file yang Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file,
dengan mengklik . Kemudian klik tombol perintah CREATE


11
8. Tutup file database tersebut menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
(Ctrl+W).
9. Buka kembali file database tersebut, dengan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol
(Ctrl+O) atau klik ikon More yang ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office
Access. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan.
Misalnya Anda pilih My Documents. Selanjutnya pada kotak isian File name, klik dua kali nama
file “TOKO BUKU”.
10. Atur tampilan baris status yang ada di bawah jendela kerja Access 2007, dengan mengklik tombol
kanan mouse pada baris status tersebut, kemudian lakukan pemilihan tampilan yang Anda
inginkan.
11. Akhiri penggunaan Access 2007, menggunakan tombol Microsoft Office Button , kemudian klik
tombol atau klik tombol Close yang berada di pojok kanan atas jendela kerja.
6
XI. LATIHAN
1. Buat database baru yang masih kosong dengan memanfaatkan template-template yang sudah
disiapkan oleh Access 2007. Anda bebas menggunakan template sesuai dengan kebutuhan Anda.
2. Tutup file database yang telah dibuat menggunakan template tersebut.
Page 15 of 24

Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
3. Buat database baru yang masih kosong, yang Anda simpan di folder My Documents dengan
nama file database “DATABASE KOLEKSI FILM”.
4. Tampilkan jendela kerja Access 2007 tersebut dengan tampilan satu layar penuh.
5. Tutup file database yang telah dibuat tersebut.
6. Buka kembali file database “DATABASE KOLEKSI FILM”.
7. Akhiri penggunaan Access 2007 tersebut.
Database Relationship

Database relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel dalam database yang Kita miliki.
Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka
masing‐masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara
tabel induk dengan tabel anak. Ada beberapa macam relationship, yaitu One to Many, One to one, Many
to One dan Many to many.

Primary Key
Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu
kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.
Contoh Kasus:
NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat ganda. Karena
setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara mahasiswa yang satu dengan mahasiswa
yang lain.

Foreign Key
Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel
induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.
Contoh Kasus :
UKDW memiliki banyak fakultas yaitu Teknik, Biologi, Ekonomi, Teologi. Dimana satu fakultas
dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many). Relationship antar tabel dapat digambarkan
sbb :

Page 16 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber


Pada Gambar diatas terdapat relationship antara tabel Mahasiswa dan Fakultas. Masing‐masing table
memiliki primary key. NIM merupakan primary key pada tabel Mahasiswa sedangkan ID_Fakultas
merupakan primary key pada tabel Fakultas dan foreign key pada tabel Mahasiswa.
Langkah – langkah untuk membuat database relationship:]
1. Click tab Database Tools pada jendela
2. Click Relationship pada ribbon Show/Hide

3. Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog Show Table,
kemudian pilih tab Tables



4. Click tabel Buku dan Penerbit lalu click button Add, kemudian hubungkan ID_Penerbit pada tabel
Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.
5. Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Click checkbox Enforce Referential
Integrity, lalu click button Create.

Page 17 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

6. Setelah Click button create, muncul relasi tabel seperti gambar dibawah ini.



Membuat Query
Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam
database. Fungsi dari Query adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai criteria dan
urutan yang kita kehendaki.
Contoh :
• Menampilkan mahasiswa yang tinggal di kota Semarang
• Menampilkan mahasiswa yang IPK‐nya > 3
• Menampilkan mahasiswa yang memiliki nama tertentu

Query pada Microsoft Access
Langkah awal pembuatan query adalah dnegan mengklik menu/object Query :

Query pada Microsoft Access memiliki tiga bentuk yaitu:
1. Sql View
Perintah sql yang deiberkan untuk sebuah query
Page 18 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
2. Query Design
Interface yang disediakan oleh Microsoft Access untuk melakukan query secara cepat dan mudah.
3. Query Wizard
Hasil tampilan data dari perintah query sesuai definisi dari design view atau sql view

Query dengan SQL View
SELECT
Perintah SQL untuk menampilkan data memiliki cara penulisan sebagai berikut :
SELECT * | [ kolom1,kolom2, ] FROM <nama table> [ WHERE <kondisi>];
 SELECT artinya memilih kolom atau field mana yang akan ditampilkan
• Dapat berupa list kolom, suatu persamaan (operasi aritmatika), fungsi, obyek tertentu
• Dapat diketikkan * yang artinya menampilkan semua field yang dimiliki oleh table tersebut
 FROM menunjukkan nama Tabel yang akan ditampilkan
 WHERE untuk meletakkan definisi kondisi penyaringan

Berikut contoh query dan perintah SQL untuk penyelesaiannya:
1. Query : Tampilkan semua kolom yang ada pada table pegawai
SELECT * FROM pegawai;
2. Query : Tampilkan kode buku dan judulnya
SELECT kodebuku, judul FROM buku;
3. Query : Tanpilkan nim, nama, jenisKelamin dan tglLahir mahasiswa dengan nama field dari
jenisKelamin diberi alis “SEX” dan tglLahir diberi alias “Tanggal Lahir” dari table mahasiswa;
SELECT nim, nama, jenisKelamin as [SEX], tglLahir as [Tanggal Lahir];

Operator perbandingan yang dapat digunakan adalah :
 = (sama dengan),
 <> (tidak sama dengan)
 LIKE (khusus untuk data char/varchar yang mencari data berdasarkan pola. Karakter khusus yang
dapat dimasukkan dalam operator LIKE antara lain % untuk sembarang lebih dari satu karakter, _
atau garis bawah untuk mewakili sembarang satu karakter),
 BETWEEN nilai_awal AND nilai_akhir (untuk menguji apakah suatu nilai berada di antara
nilai_awal dan nilai_akhir),
 >, >=, <, <= (lebih besar, lebih besar atau sama dengan, lebih kecil, lebih kecil atau sama dengan),
 IS NULL atau IS NOT NULL (digunakan untuk menguji apakah nilai suatu kolom kosong atau
tidak)
Selain itu, jika anda memiliki dua atau lebih ekspreis perbandingan, anda harus menggunakan salah satu
dari operator logika berikut:
 AND, anda akan menghasilkan nilai true jika dan hanya jika kedua nilai yang dibangingkan
bernilai true,
 OR, akan menghasilkan nilai true jika dan hanya jija salah satu dari dua nilai yang dibandingkan
bernilai true
Contoh :
Tampilkan semua anggota yang berinisialisasi JONI.
SELECT * FROM anggota WHERE nama LIKE „JONI%‟;

Kode‐kode lain untuk baris Criteria yang dapat dipakai sesuai kebutuhan:
 Tanda > untuk lebih besar dari
 Tanda < untuk lebih kecil dari
 Tanda >= untuk lebih besar dari atau sama dengan
 Tanda <= untuk lebih kecil dari atau sama dengan
Page 19 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
 Tanda = untuk sama dengan
 Tanda ? menunjukkan satu karakter. Misal kita mengetikkan E? artinya kita akan mencari nama

Er, En, Ek, Et, dan lain‐lain tetapi TIDAK akan mencari Erhans atau Eni atau yang lainnya yang
lebih dari dua huruf.
 Tanda * Menunjuk pada banyak karakter. Misal kita ketik E* artinya kita akan mencari nama
Erhans atau Eni atau nama lain yang berhuruf awal E.
 NOT untuk TIDAK menampilkan. Misalnya kita tidak ingin menampilkan mahasiswa yang
berasal dari kota Yogyakarta maka pada tabel MAHASISWA dengan field KOTA di kolom
isian Criteria kita ketik dengan not “Yogyakarta”

Mengurutkan Data
1. Klik di baris Sort pada tabel MAHASISWA dengan field NAMA jika ingin mengurutkan data
nama 2. mahasiswa.
2. Klik Ascending untuk mengurutkan dari A hingga Z.
3. Klik Descending untuk mengurutkan dari Z
4. ke A. Klik (not sorted) untuk membatalkan pengurutan.
5. Pilih toolbar DESIGN kemudian klik !Run

Caranya:
1. masuk ke tab Create
2. klik Query design
3. klik kanan kemudian pilih SQL View



4. ketikkan perintah query nya

Page 20 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

5. setelah selesai klik tombol tanda seru untuk mengeRUN query anda

Latihan :
1. Buatlah 3 table yaitu mahasiswa, matakuliah dan peserta



Page 21 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
2. Table matakuliah

3. Table peserta

Page 22 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber


4. Buatlah relationship databasenya seperti


Tampilkan
a. tampilkan table peserta dengan semua field ditampilkan
b. tampilkan table mahasiswa dengan semua field ditampilkan dimana field tglLahir diberi alias
“Tanggal Lahir” dan field jenisKelamin diberi alias “Jenis Kelamin”
c. tampilkan table matakuliah dengan semua field ditampilkan dimana yang ditampilkan ada matakuliah
dengan harga kurang dari sama dengan 3
d. tampilkan semua nilai dari tiap matakuliah yang diambil oleh mahasiswa dengan field yang
ditampilkan adalah kode matakuliah (urut secara ASCENDING), nim dan nilai dari table mahasiswa
dan peserta
Page 23 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber
e. tampilkan field kode matakuliah (urut secara ASCENDING), nama matakuliah, sks, nim, nama, nilai,

semester dan ipk dari table matakuliah, mahasiswa dan peserta

Design View
Berikut ini adalah beberapa langkah pembuatan Query dengan Design View
1. Pilih toolbar Create kemudian pilih Query Design.



2. Akan muncul sebuah jendela untuk memilih tabel. Klik nama tabel yang dipilih kemudian klik
Add. jika tabel yang akan dipilih lebih dari satu maka tabel‐ tabel tersebut harus saling berkaitan
dalam relationships.
3. Kemudian akan muncul jendela seperti berikut



4. Masukkan nama tabel dan field yang kita perlukan dalam pembuatan query





Page 24 of 24
Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

5. Tampilkan mahasiswa yang memiliki IPK kurang dari sama dengan 3.



Caranya : ketik pada baris Criteria yang kosong dengan <= 3
Simpan Query dengan nama IPK<=3 klik run

TUGAS
Belajar sendiri materi query wizard! Selamat mencoba.
Query Wizard
Cara membuat Query dengan Query Wizard akan lebih mudah karena kita akan dibantu oleh Ms. Access.
Berikut ini adalah langkah‐langkah membuat Query dengan Query Wizard :
1. Buka File database yang kita miliki kemudian pilih toolbar Create kemudian klik Query Wizard.
2. Kemudian akan muncul kotak New Query. Lalu kita pilih Simple Query Wizard. Klik OK
3. Kemudian kita pilih tabel yang kita perlukan pada pilihan Tabel/Queries.
4. Klik > untuk memilih field yang kita perlukan dalam query.
5. Klik < untuk membatalkan.
6. Klik >> jika kita memerlukan semua field yang ada.
7. Pilih field NIM, NAMA dan IPK.
8. Klik Detail(show every fields of every record) atau Summary.
9. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada query yang telah dibuat
dan pilih Open the query to view Information.
10. Klik FINISH.