Giáo trình Thực hành nghề nghiệp 2 (Nghề: Kế toán hành chính sự nghiệp - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: THỰC HÀNH NGHỀ NGHIÊP 2
NGÀNH, NGHỀ: KẾ TỐN HÀNH CHÍNH SỰ
NGHIỆP
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số
/QĐ-CĐCĐ ngày tháng
năm 20…
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)


Đồng Tháp, năm 20217


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin
có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục
đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục
đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm


LỜI GIỚI THIỆU
Để cung cấp cho sinh viên những hiểu biết cơ bản về nhiệm vụ và công việc
của một nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho sinh viên
những kiến thức thực tế về đọc, phân tích phương pháp lập, ghi sổ kế tốn trong
doanh nghiệp trong phần mềm kế toán, cùng với các kiến thức liên quan đến việc
lập, kiểm tra Báo cáo tài chính thơng qua số liệu thực tế của các doanh nghiệp

đang hoạt động.
Sinh viên sẽ được thực hành kế toán doanh nghiệp dưới sự chỉ dẫn của giảng
viên có trìnhđộ chun mơn và các kế tốn trưởng doanh nghiệp có kinh nghiệm
lâu năm để nâng cao kiến thức làm việc trong môi trường thực tế.
Để sinh viên nắm dõ các nhu cầu thực sự muốn làm kế toán và tổ chức cơng
tác kế tốn trong doanh nghiệp cả về mặt thủ cơng và kế tốn máy.
Để giúp các em học sinh/sinh viên có tài liệu tham khảo, nghiên cứu và thực
hành kế tốn doanh nghiệp. Chúng tơi trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc quấn
giáo trình thực hành kế tốn trong đơn vị hành chính sự nghiệp được ghi sổ kế
toan thao các hình thức kế tốn
……, ngày … tháng … năm 202…
Tham gia biên soạn
Chủ biên


CHƯƠNG 1 THƯC TẬP CƠ BẢN

Tạo cơ sở dữ liệu
Thông thường đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính
mới thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó.
Trong các phần mềm kế tốn việc mở sổ kế tốn (hay cịn gọi là tạo dữ liệu kế toán)
được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá
trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên
cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ kế toán vừa mở trên máy tính, chọn phương pháp
tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch tốn, chọn phương pháp tính giá...
Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế tốn sẽ theo những quy trình và thao
tác khác nhau.
Thiết lập hệ thống tài khoản
Trong q trình mở sổ, kế tốn sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống
như: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lưu dữ liệu kế tốn, thơng tin đơn vị, thơng tin

ngầm định, tuỳ chọn của đơn vị, ngày hạch toán.


Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, người sử dụng sẽ
đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi
một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau.

Ví dụ:
Khai báo các danh mục
Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch tốn được các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trên phần mềm kế tốn thì người sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh
mục ban đầu trước khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản.
Danh mục Hệ thống tài khoản
Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản.
Thơng thường các phần mềm kế tốn đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo
quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được các hoạt động kinh tế phát
sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử
dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản
này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong kỳ.


Danh mục Mục lục ngân sách
Trong các phần mềm kế toán danh mục này được sử dụng như một hệ thống để thống
kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau như: Các cấp ngân sách, các
ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách baogồm: Nguồn kinh phí,
Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thơng thường các phần mềm kế toán đã được
thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để
phản ánh được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép
người sử dụng mở thêm các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách

chuẩn. Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ.
- Danh mục Nguồn kinh phí
Danh mục Nguồn kinh phí được sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các
nguồn


kinh phí được sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. VD: Ngân sách Trung
ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,...
Nguồn kinh phí
T

1T
1ính
2 1
N
ê
chẵt
3
N
gn
Mã sõ
P
gâ
ngân..
N
hâ
ngn
N
.1

ín
gu
Cẵp
,
usồ
phát
ồsánồ
ngâm.
lá
ncn
..
êc
vh
hk
ip
hT
êh
H
ìán
íu
cn
yh
tđ
ê
rể
Chương
n
ổ
M
Tén

,l
chương
âprĩnkÃn
ì OOI Ván phịng Chù lích nudc
0a
VlnpMn
Tịa
án
gQuSch
c00ti0
Viện
0
nhàn
Vãn
ội
h02à0
kìem
o30i
Vỉn
dán
16
phịng
ư
04o
Bí
Câng
SĨI
phịng
cao
Bõ

Chinh
ơ005
an
nhàn
0
Bộ
Ban
1
Qũc
phủ
tne09
B6
dân
lõi
1
Ngoại
cHđaoTi
8ộ
Ké
phịng
g0r01
Nống
cao
BộTilph
11
giao
ungUdn
hoạch
0ổ12
Bè

Cịng
nghiâp
ỉp
gB6
vẽĐâu
013
vố
Thsldng
và
Thái
041
Bị
phịng,
Khoa
IU 16
BỎXáy
601
Inen
chinh
chõng
071
Bơ
Giao
học
vè
dUng
nâng
082
BẠ
Iham

thõng
•
Cóng
BÍYM
thỗn
20910
Giáo
Bị Lao
nkữig
Vân
là
nghé
202
Bơ
V5n
duc
và
động - T
322
*hóa.
S
Đèo lạo
4
hddng
ỗ5
Thổ
brh vA
thao
xs
hạvè

d
Du hch
ó
n
g
1
9
0

- Danh mục Chương

N
g
□
ì
0
l□
n
□
g

D
D
U
G
ú
D
h
tK
U

it
oh
áot
tán
co
hn
áu
n

t
h
e
o

Danh mục Chương thể- hiện đặcd thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví
õ
G
dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ
Giáo dục,
Sở Giáo dục,.
i
h
i

r1ỉ1

c
h
i

1
□
Đ
□
ư
□
□
ơ
□
c
□
□
□
s□
□
ữ
□
□
□
d□
□
u
□
n
□
□
g
□
□
-□

- Danh mục Loại khoản
Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh
tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động như: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy
sản, Cơng nghiệp khai khống, Công nghiệp chế biến, chế tạo,.

- Danh mục Mục/Tiểu mục
Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo các hoạt
động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nước.
Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ
hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của tổ chức và cá nhân; các
khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo
quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ của Nhà
nước; chi viện
107


trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật.

Danh mục Chương trình mục tiêu
Danh mục chương trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các
chương
trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng.
Chương trình mục tiêu
M
ãs
0
0
0T

C
0
1ì0
T
01
M
00m
01
01
T
20
013k
001i
40
15ê
001
06m
037
03
00
031
03
20
033
03
40
35
005
60
050

05
10
052
053
S
õ54
5
d
ị
n
g

Tên CTMT
®ì
DO án nhãn lõng
Dọ
mó án
hnhkhun
giảm nghèo
Du
én lãm.
day nghê
cho
nơng,
ngU vá
Dụ
án
nâng
cao sàn
ngdỉs

nghèo
hỗ trd phái lnẽn
Chính
sách
trộ giúp
năng
lục
giảm
xl. phái
lnến sát,
Hoạt
động
pháp
lý
chogiám
ngdơi
nghèo
ngành
nghê
DỌ
ángiá
hễ trd phát
đánh
nghèo
ChUdng
trình
mục
triển cd sỗ hạ tăng
Dụ
tun

tiêu
qũc
giatrun,
Dân
thiẽtán
u
các
xã
đặc
Dụ
án
nâng
cao
giáo
dục
chuyển
đổi
sõ
vàkhó
Kẽkhăn
hoạchvùng
hóa
biệt
Dụ
ánludng
chất
dịch hậu
vụ
hành
vibào đảm

gia
đình
bãi
ngan
Dự
án
cao
cân
và nâng
đẩyhóa
mạnh
kẽ hoạch
gia
Dụ
án
nâng
caocác
năng
lực
lý,
tiẽp
thị
xãqn
hội
đình
Dụ
ánludng
thil và
nghiệm,
chãt

thơng
điêu
hành
tồ tin
phuơng
tiện
tránh
ChUdng
trình
mục
mS
rộng
một
qn
lý chun
chũc
thực
hiệnsố mơ
thai
Dụ án
phịng,
tiêu
qũc
gia
hình,
giải
pháp
ngành
dân
sõ vàcan

kẽ
ChUdng
trình
Dụ
án phịng,
chõng
bệnh
sõt rét
Phịng,
chõng
thiệp,
góp
phân
hoạch
gilaomột
Dụ
án hóa
phịng,
chõng
bệnh
sõ bệnh
xãc hội,
nâng
cao
Dự
án
phịng,
chõng bệnh phong
bệnhándịch
hiể

Dự
tiêmnguy
chùng
chõng
suy
dinh
mS rộng
du3ng
trè em

I
0
N
□
nq
□
ừ
□
—
n
□
□
q
□
ì
□
t□
h
□
e

□
□
o
□
□
d□
õ
□
□
□
D
□
□
□
V

Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp
Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp được người sử
dụng khai báo =nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi cơng nợ
chi tiết đến từng
khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được
1
2
nhận diện bằng7 mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này
thông thường sẽ do người sử dụng đặt sao cho phù hợp với mơ hình hoạt động và
quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác
nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ
thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ:
Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên
khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao.

Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối tượng khách
hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,.... Tuy nhiên cách đặt này không mang ý
nghĩa gợi ý nào.
Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế
toán:


Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau.
Không nên đưa ra một mã mà thành phần thơng tin trong mã đó lại là của một mã
khác.

Danh mục Vật tư hàng hóa, cơng cụ dụng cụ
Danh mục Vật tư hàng hóa, cơng cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa,
cơng cụ dụng cụ được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa, cơng cụ
dụng cụ đó.
Mỗi vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu
cho vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng
khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ
nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ tại đơn vị
hành chính sự nghiệp. Thơng thường các đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn
cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ. Trong trường hợp cùng
một vật tư, hàng hóa nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung
thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó.
Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc
mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư,
hàng hóa, thành phẩm trong kế tốn thủ cơng.

Danh mục Tài sản cố định
Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành chính
sự nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và kèm với nó

là các thơng tin về tài sản như: tỷ lệ hao mịn, cách tính hao mòn, nguyên giá, giá trị
hao mòn đầu kỳ,... đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh
về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng quyết định. Việc đặt mã


hiệu cho tài sản cố định trong bả ng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ
(sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
tài sản cố định trong kế tốn thủ cơng.

Danh mục Hoạt động sự nghiệp
Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại đơn vị
hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất cung ứng
dịch vụ, hoạt động nhà nước đặt hàng,... Việc khai báo danh mục này do người sử
dụng quyết định. Khai báo danh mục hoạt động sự nghiệp tương ứng với việc mở sổ,
báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hoạt động sự nghiệp
T ên
hoạt
Hoạt
Hoạt
động
động
thườ
Hoạt
Hoạt
sàn
ng
động
Hoạt
động

xt
nhà
xu
động
tổng
cung
n
nOỔ
khơn
điều
cOng
đặt
gtra
dịch
hàng
thưd
vụ
ng
xu
n

Danh mục Dự án

N
gì
□
□
iln
g□
nth

□
e
o
d
õi

Danh mục Dự án được sử dụng để khai báo danh sách các chương trình dự án do các
đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện

Nhập số dư ban đầu
Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu như
khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,... người sử dụng sẽ tiến
hành nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. Số dư ở đầu kỳ có thể là dư Nợ hoặc dư
Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dư ban đầu gồm có:
Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch tốn trên máy (số
liệu hạch tốn trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01).
Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01.
Việc nhập số dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong
các danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong
kỳ.


Nhập d ữ liệu kế tốn:
Kế tốn nguồn kinh phí
Ngun tắc hạch tốn
Kế tốn nguồn kinh phí phải hạch tốn rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng
loại vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn hunh thành vốn, kinh
phí.
Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp hành
theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không được kết chuyển một cách tùy

tiện.
Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh
được hạch tốn vào tài khoản phản ánh các khoản thu (Loại tài khoản 5) sau đó được
kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí liên quan theo quy định hoặc theo phê
duyệt của cấp có thẩm quyền.
Cuối niên độ kế tốn, kinh phí khơng sử dụng hết phải hoàn trả ngân sách hoặc cấp
trên, đơn vị chỉ được kết chuyển sang năm sau khi được phép của cơ quan tài chính.
Mơ hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự tốn và quyết tốn kinh phí Xem lại bảng
quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1


5.1.3. Sơ đồ hạch tốn kế tốn nguồn kinh phí

5.1.4. Thực hành trên phần mềm kế tốn * Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo
cáo

* Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí
Để hạch tốn các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một phần
mềm kế tốn, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu
như:
+ Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc
Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại các ngân
hàng, kho bạc khác nhau. Khi thiết lập một tài khoản mới, người sử dụng cần phải
nhập đầy đủ các thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản.


+ Danh mục Mục lục ngân sách
Danh mục Mục lục ngân sách bao gồm các danh mục sau: Tính chất nguồn kinh phí;
Nguồn kinh phí; Chương; Loại khoản; Nhóm mục chi; Mục/tiểu mục.
Tính chất nguồn kinh phí: Danh mục Tính chất nguồn kinh phí thường được thiết lập

sẵn nhằm tạo thuận lợi cho người sử dụng trong quá trình quản lý nguồn kinh phí
như: Kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí khơng thực
hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí thực hiện cải cách tiền lương,...
Tuy nhiên, người sử dụng có thể thêm mới những tính chất nguồn kinh phí khác khi
có quyết định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Khi khai báo một tính chất nguồn
kinh phí mới, người sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin về mã tính chất, tên tính chất
nguồn kinh phí.

Nguồn kinh phí: Người sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí được thiết lập
sẵn, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo nhu cầu hạch tốn của đơn
vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã được thiết lập sẵn. Khi khai báo mới
nguồn kinh phí, cần phải khai báo đầy đủ thông tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn
kinh phí.


Chương: Danh mục Chương dùng để theo dõi các Chương ngân sách được sử dụng
trong
đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch tốn một hay nhiều Chương
trong cùng một dữ liệu kế tốn bằng cách tích chọn những Chương được sử dụng.
Chương
M
ẫ0
0
e00T
0
h01ì00
02m
ư
03
o04

n005k
0
g080
19
0l10
0é11
012m
013
014
016
017
018
029
02
10
22
023
24
S
5

Ị

Tễn
01
chưong
Văn phịng
van
Chù phịng
lích

Tịa
ánhội
Qc
n03c
Viện
nhản kiểm
dân
Văn
phịng
íál
nhân
ta CJ0
Văn
phịng
Chính
phủ
dân lõi
cao
Bộ
BanCõng
chi
Bộ
Qũc
an
đạo Tong
Bộ
Ngoại
phóng
Udng
vê

Bộ Nơng
giao
phịng,
Bọ
Kê và
nghệp
Bộ
chóng
hóach
và
PhátTil
triển
Bộ
Câng
pháp
Iham
Đâu
tuIhàn
nóng
Bơ Khoa
Thudng
nhũng
Bộ
hocTà
vi
BỘXâydU
chính
Câng nghê
Bộ
ng Giao

Bộ
Giío
thơng-Vin
BỘYtẽ
dục
vè
lài
Bộ
ĐàoLao
lạo
Bộ
V8n
động
hóa.
Thé
ThUdngbn
thao
và Du
h váXãhội
ich

ũĐ
□
ư
□
o□
nc
□
□
S

□
Ừ
□
□
□
d
□
u
□
n0
q
□
□
□
D
n
□
□
□

Loại khoản: Danh mục Loại khoản thường được thiết lập sẵn theo quy định của Bộ
d
ị
Tài chính, người
sử dụng có thế chọn những loại khoản mà đơn vị sử dụng để tiện
n
cho việc t heog- dõi. Ngoài ra, người sử dụng cũng có thể khai báo thêm loại khoản
cho phù hợp 19với nhu cầu hạch toán trong đơn vị. Khi khai báo loại khoản mới, người
0
sử dụng phải khai báo đầy đủ thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản.

Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã được thiết lập sẵn theo đúng quy định
hiện hành.
Nhóm muc chi
M
áH
I
nIT
hIr
óIn
V
Ik
m
i
m
ẽ
um
c

T
ê
U
n
C
C
hn
C
hI
C
hnhó

ám
ga
cuhn
kaiệ
m
h
hsptu
oắvoc
ảm
ụá
n.cn
csí
hc
hla
uả
kcyn
hêh
áũnâ
cam
n
ỏ
n

1
B
IN
B
□
|g
□

1ừ
□
in
g
B
I
tB
Ih
e
o

Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành thường được thiết
lập sẵn trong hệ thống. Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi
các Mục/Tiểu mục khi có thơng tư sửa đổi,đ bổ sung mục lục ngân sách.
ố
i


Chương trình mục tiêu: Danh mục Chương trình mục tiêu thường được thiết lập sẵn
theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi
các chương trình mục tiêu khi có thơng tư sửa đổi, bổ sung hệ thống chương trình
mục tiêu

* Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch tốn nguồn kinh phí bao gồm:
Quyết định giao dự toán
Giấy rút dự toán
Phiếu thu rút dự toán
Một số mẫu chứng từ điển hình: □ Giấy rút dự tốn
Khơng ghi vào khu

vực nảy
GIÁY RÚT Dự TOÁN NGÂN SÁCH
Thực chi □ Tạm úng KI I Chuyền khoản □ Tiền mặt
Máu só C2-02/NS
Niên độ: 2010 Số: RDT0001
Đơn vị rút dựtốn: Trường Tiễu học Mimosa
Mã ĐVQHNS: 1063819
Tài khoản: 301.01.005.12 Tại KBNN(NH)
Mã cắp NS: 3 Tên CTMT, DA
Mã CTMT, DA
(Đánh dâu X vào ơ tương ứng)
Kho bạc nhả nước Ba Đình
Nơ TK:
Có TK Mã quỹ Mễ ĐBHC . Mã KBNN


Nội
dung
Rút
dư
thanh
Rút
toándư
Rút
toán
nhâpdư
toán
nhâp
quỹ tiền
nhâp

quỹ
măt tiền
quỹtièn
mãt
mãt Rút
dư toán
nháp
quỹ tiền
mãi Rút
dư toán
Tống cộng
nhâp

M
ã
n
g
u
ồ
n
N
S

quỹtièn
mãt

M
ã
6
62c

62h
2ư
2ơ
n
g
6
2
2

M
ã
4
49n
492g
92à
2n
h

6
2
2

4
9
2

M
ã
6
65N

65D
951K
12T
2

4K
9Ĩ
2

7
7
6
1

7

S
ỗ
1
20t
30.i
20è
0n
00
0.
0
0
0
0
0

6
9
.
5
0
0
0
0
0
.
0
0
0
0
0
0
0

8
Tổng số tiền ghi bằng chữ: sảu mươi chín triệu đồng
chẵn
5
1

Đơn vị nhận tiền:
i

i

i

Địa chĩ:

ỉ

i

2
0
0
0

Mã ĐVQHNS:

0
0
0

Tên CTMT, DA:
Tài khoăn:

Mã CTMT, DA:
Tại KBNN(NH):

Hoặc người nhận tiền: Đỗ Thị Xuân, số CMND: cấp ngày:

Nơi cấp: .

Bộ phận kiểm soát của KBNN
Ngày

tháng .... năm

Kiểm soát Phụ trách
ĐoNgày 15 tháng 01 năm 2010
Ké tốn trưởng Thủ trưởng đơn vị
NịịiuịỂÍ HÙi h rỉlfc SL <ỂSw
Người nhận tiển KBNN A ghi sổ và thanh toán ngày
ngày..
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ
Kế toán
toán
Ké toán trưởng
Giámđổc

KBNN B, NH B ghi số

Kế tốn trưởng

Giám dóc Kế

Trên các phiếu rút dự toán người sử dụng cần nhập các thơng tin như: tên đơn vị rút
dự tốn; mã ĐVQHNS; tài khoản KBNN; mã cấp NS; tên CTMT, DA; mã CTMT,
DA; đơn vị nhận tiền; địa chỉ,...
* Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán + Nhập chứng từ
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần mềm kế
tốn,

người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí. Bước 2: Chọn
loại chứng từ cập nhật.
Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế tốn, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế tốn
nguồn kinh phí bao gồm các thơng tin:
Phần thơng tin chung gồm có:
Tên và thơng tin về đối tượng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số quyết định,
đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động
nhận và sử dụng nguồn kinh phí.
Diễn giải: Mơ tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm
việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế tốn kỳ kế toán trước. Khi thêm mới một
chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trước ngày làm việc hiện thời, các phần mềm kế
toán vẫn cho phép người sử dụng thay đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất
giữ xong chứng từ sẽ được tự động chèn vào khoảng thời gian trước đó. Điều này
khác hẳn kế tốn thủ cơng, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thu
không thể chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trước đó.
Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên
người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.
Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn,
chương, khoản, mục, tiểu mục.
Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận và sử dụng
nguồn kinh phí.
Diễn giải: Mơ tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
□ Nhập Chứng từ nhận dự toán đầu năm
Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận được quyết định giao dự toán từ cơ
quan chủ quản. Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị hạch toán nghiệp vụ
nhận dự toán đầu năm.

Ngồi các khoản kinh phí đơn vị được nhận theo thơng báo dự tốn kinh phí đầu
năm, trong q trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự toán.

□ Nhập Giấy rút dự toán
Sau khi nhận được quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử dụng theo
đúng dự toán của đơn vị munh. Đơn vị có thể rút dự tốn tiền mặt hoặc rút dự toán
chuyển khoản. Rút dự toán tiền mặt

Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền đó.
Người sử dụng có thể sinh phiếu thu rút dự tốn , phần mềm tự động lấy số liệu và
hiển thị đầy đủ các thơng tin lên phiếu thu.

Rút dự tốn chuyển khoản
Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trường hợp kho bạc trực tiếp chuyển tiền cho
các đối tượng liên quan đến hoạt động tại đơn vị.


Khi rút dự tốn chuyển khoản, người sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển khoản kho
bạc, chứng từ này được tự động lấy số liệu căn cứ vào các thơng tin đã nhập trong
giấy rút dự tốn chuyển khoản.

Chứng từ ghi đồng thời
Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn brn Có Tài khoản 008, 009. Loại chứng
từ này người sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động lên số liệu căn cứ
vào phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển khoản kho bạc.

□ Nhập chứng từ rút tạm ứng chưa cấp dự toán
Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chưa nhận được

quyết định cấp dự toán. Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chưa cấp dự toán, kế toán lập
phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản kho bạc.
Phiếu thu (Tạm ứng chưa cấp dự toán)


Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập quỹ tiền
mặt.

Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chưa cấp dự toán)
Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chưa cấp dự toán cho đơn vị, kế toán phải
lập chứng từ chuyển khoản kho bạc.

□ Nhập Phiếu chi tiền mặt
Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán
Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các hoạt
động và lập phiếu chi.

Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chưa cấp dự toán


□ Lập bảng kê chứng từ thanh toán
Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán
Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng đã cấp dự
toá n để nộp lên kho bạc.

Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán.

Bảng kê chứng từ thanh toán chưa cấp dự toán
Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự tốn , kế tốn tiến hành lập bảng kê
chứng từ thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán.

Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán

□ Nhập Chứng từ điều chỉnh dự toán
Trong năm đơn vị được giao dự tốn ở các nhóm mục khác nhau nhưng trong q
trình sử dụng, nhóm mục này chi khơng hết cịn nhóm mục khác lại thiếu nên đơn vị
xin điều chỉnh dự tốn từ nhóm mục này sang nhóm mục khác. Khi phát sinh nghiệp
vụ điều chỉnh dự toán, kế toán hạch toán:
Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền âm (nhóm mục điều chỉnh giảm)
Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dương (nhóm mục điều chỉnh tăng)
Khi được cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán.

□ Nhập Chứng từ hủy dự toán
Hủy dự toán là trường hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn lại ở kho
bạc (chưa rút về, chưa chi) nhưng khơng được chuyển dự tốn sang năm sau; hoặc do
đơn vị chủ quản quyết định giảm dự tốn đã được giao ở nhóm mục nào đó. Khi phát
sinh nghiệp vụ hủy dự tốn, kế tốn hạch toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009.


□ Lập chứng từ qut tốn sơ dư đâu năm
Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận được quyết định duyệt quyết tốn của năm
trước. Khi có quyết định này kế toán lập chứng từ quyết toán số dư đầu năm. Đối với
chứng từ này, người sử dụng không phải nhập số liệu mà phần mềm tự động lấy lên
căn cứ vào số dư trên tài khoản 661, 662, 635, 241, 461, 462, 465, 441,...

□ Lập chứng từ kết chuyển số dư cuối năm
Cuối năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết tốn với nguồn kinh phí hoạt
động thu kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động đã
sử dụng năm nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động

năm trước (6611, 4611). Bút toán kết chuyển số dư cuối năm được phần mềm tự
động lấy số liệu căn cứ vào số dư trên tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm
cuối năm. Người sử dụng có thể thêm hoặc sửa những thông tin trên chứng từ kết
chuyển số dư cuối năm theo nhu cầu hạch toán.

+ Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan


Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng khơng có trong các danh
mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm nhanh các
đối tượng t rong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ
như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung
cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp,.

Ví dụ thêm mới cán bộ

* Xem và in báo cáo nguồn kinh phí
Sau khi cập nhật các chứng từ lirn quan đến kế tốn nguồn kinh phí, phần mềm sẽ tự
động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng nguồn kinh phí.. Khi
xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
án kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước
- Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp phát, tài
khoản kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo.