Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin (Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ Cao đẳng): Phần 2 - Trường Cao đẳng Nghề An Giang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.24 MB, 76 trang )
Bài 7:
XÁC ĐỊNH RỦI RO
Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h)
Mọi công việc đều tiềm ẩn những rủi ro trong đó. Muốn cơng việc của dự án
tiến hành một cách hiệu quả và an toàn, hãy làm xác định và đánh giá rủi ro cho
chính cơng việc đó.
Mục tiêu của bài:
- Phân tích đƣợc vấn đề rủi ro trong quản lý dự án.
- Xác định và đề ra các phƣơng án phòng ngừa rủi ro
Nội dung của bài:
I.
ĐỊNH NGHĨA RỦI RO
- Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến
độ thời gian và trong khuôn khổ ngân sách.
- Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây
ra cho dự án
II.
XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO
- Xác định ra những sự kiện khơng mong muốn có thể xảy ra (gọi là những đe
dọa)
Chú ý: Có 2 loại rủi ro (đe dọa):
Rủi ro khơng thể dự đốn trƣớc (hoả hoạn, có ngƣời chết đột tử, khủng bố,
....), hoặc xác suất xảy ra q thấp
Rủi ro có thể dự đốn trƣớc
Kết luận:chỉ nên nghĩ đến những loại rủi ro có thể dự đốn đƣợc.
Ví dụ:
Một nữ nhân viên nghỉ sinh con (dự đốn trƣớc đƣợc)
Mất trộm (khơng dự đốn trƣớc đƣợc)
Một nhân viên đƣợc cơ quan bố trí cho đi học ở nƣớc ngồi trong nhiều
tháng (đốn trƣớc đƣợc)
Một kỹ sƣ giỏi bỏ sang cơ quan (hoặc Cơng ty) khác (phải dự đốn trƣớc)
Một nhân viên nào đó bị tai nạn giao thơng, tai nạn lao động (khơng dự
đốn đƣợc)
Máy tính bị virus (phải lƣờng trƣớc)
Giá th văn phịng tăng (dự đốn đƣợc)
Thủ trƣởng phải họp quốc hội trong nhiều tuần, không ai ký tờ trình (dự
đốn đƣợc)
Thay đổi bộ máy lãnh đạo, ban lãnh đạo mới có thể khơng theo dõi dự án
từ đầu, không tạo điều kiện thuận lợi (dự đoán đƣợc???)
58
Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán đƣợc)
Tiền mất giá (dự đoán trƣớc)
v.v...
Bảng liệt kê một vài loại rủi ro
1. Rủi ro "chính trị"
- Nội chiến, thay đổi chính quyền
- Thay đổi luật pháp
- Thay đổi chính sách
- Thay đổi ngƣời lãnh đạo
2. Rủi ro "thị trƣờng"
- Giá thành vật tƣ, nguyên liệu
- Giá thành sản phẩm
3. Rủi ro "tài chính"
- Lãi suất
- Tỷ giá hối đoái
- Lạm phát
4. Rủi ro "công nghệ"
- Thay đổi công nghệ
5. Rủi ro về tổ chức, nhân sự
- Mâu thuẫn giữa các cá nhân, các tập thể
- Giảm ngƣời vì nhiều lý do khác nhau
6. v.v...
Bảng phân loại độ nguy hiểm của rủi ro
Tác động đến DA/Khả Tác
động Tác
động
Tác động mứcCao
năng xảy ra
mứcThấp
mứcTrung bình
Cao
Khơng chấp nhận
(KCN)
40-60% Thấp
Cao
Khơng chấp nhận
(KCN)
10-30% Thấp
Trung bình (TB)
Cao
70- 90%
Trung
(TB)
bình
- Đánh giá (phân tích) rủi ro
- Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọa
- Mơ tả tác hại đến kỹ thuật, tiến triển công việc và tài chính của dự án (có thể
quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt)
- Quản lý rủi ro: Là việc xác định các biện pháp, phƣơng sách cần tiến hành
để ngăn cản đe doạ đó khỏi xuất hiện hay để làm giảm nhẹ tác động của đe doạ nếu
nó xảy ra.
Các phƣơng sách cần làm để quản lý rủi ro:
Sửa đổi lại các ƣớc lƣợng thời gian và chi phí
Đề xuất kế hoạch dự phịng, kinh phí dự phịng
Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi ngƣời vào việc hạn chế rủi ro.
59
Tập trung vào kiểm sốt những cơng việc trọng yếu nhất, có ảnh hƣởng lớn
nhất đén sự thành cơng của dự án.
Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau:
Ví dụ:
Tên dự án "Xây dựng hệ thống phần mềm "Quản lý nhân sự" và "Quản lý kế
toán" cho doanh nghiệp XXXX
Công việc
Mức
độ Xác suất xảy ra Mức nguy
(trong
ảnh hƣởng (kinh nghiệm hiểm
và
Những rủi ro có thể xảy ra
bảng cơng
(Cao, TB, của
Ngƣời Biện pháp
việc)
Thấp)
quản lý dự án) dự phịng
Xác định Xác định yêu cầu không rõ
Cao
yêu cầu
ràng
50% (KCN)
-nt-
Ý của thủ truởng và ý của
Cao
nhân viên là khác nhau
10% (Cao)
-nt -
Ngƣời cần phỏng vấn vắng
Cao
mặt (đi học tập trung)
20% (Cao)
-nt-
Có những u cầu vơ lý,
khơng làm phần mềm đƣợc
(ví dụ: quản lý quỹ đen, Cao
quản lý quan hệ riêng tƣ
của cán bộ, ...)
40% (KCN)
Kỹ sƣ thiết kế chƣa có kinh
Thiết kế
nghiệm, phải chỉnh sửa Cao
phần mềm
nhiều lần
20% (Cao)
-nt-
Thiết kế không tƣơng thích
Trung bình
với hệ thống lập báo cáo
10% (TB)
-nt-
- Kỹ sƣ thiết kế chính sắp
Trung bình
cƣới vợ
99% (Cao)
Lập trình - Một nhân viên lập trình
cho phần sắp đi làm MASTER ở Trung bình
mềm
Aust.
-nt -
- Trong thời gian tới sẽ đổi
Thấp
chuẩn chữ Việt
-nt -
- Trong thời gian tới, có thể
khách hàng sẽ dùng Linux Trung bình
+ MySQL
50% (KCN)
100% (TB)
50% (Cao)
v.v...
- Lƣu ý:
Dự án càng lớn thì rủi ro càng nhiều.
60
Việc dự báo rủi ro phụ thuộc vào kinh nghiệm của ngƣời Ngƣời quản lý dự
án
Kiểm soát rủi ro không nhằm loại bỏ rủi ro, chỉ nhằm hạn chế tối thiểu thiệt
hại của rủi ro.
Không thể loại trừ đƣợc triệt để.
Không phải cứ tập trung hết sức để ngăn chặn và đề phòng rủi ro đã là tốt,
vì có thể phải trả giá đắt, nếu rủi ro khơng xảy ra. Do đó, cần dự báo rủi ro chính
xác.
Câu hỏi ơn tập
1. Rủi ro là gì? Có những loại rủi ro nào?
2. Trình bày một số rủi ro thƣờng gặp?
61
Bài 8:
LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC
LƢỢNG, TÀI NGUYÊN
Thời gian: 4h (LT: 1h, TH: 3h)
Bảng cơng việc chƣa có đủ thơng tin để giúp ngƣời quản lý lập kế hoạch, tổ
chức, kiểm soát và kết thúc dự án của mình một cách hiệu quả. Cơng cụ chính để
giúp chúng ta hồn thành điều này là lịch biểu về tiến độ thực hiện dự án.
Mục tiêu của bài:
- Phân tích đƣợc mục đích của việc lập lịch biểu.
- Sử dụng đƣợc các phƣơng pháp lập lịch
- Xây dựng đƣợc phƣơng án phân bố lực lƣợng, tài ngun hợp lý thơng qua
cách xây dựng hình đồ.
Nội dung của bài:
I.
LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
1. Mục đích
- Mục đích của lịch biểu:
Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc
Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc cho mỗi công việc
Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án
Áp đặt một kỉ luật lên dự án
Tăng cƣờng ý thức tập thể: việc trƣớc chƣa xong thì chƣa thể làm việc sau
Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn: cần huy động đầy
đủ tài nguyên (ngƣời, vật tƣ) trƣớc khi một công việc bắt đầu
Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt/không chủ chốt: tập trung sức
ngƣời và tiền cho các công việc chủ chốt (không tập trung tràn lan)
- Tại sao một số ngƣời quản lý dự án lại không xây dựng lịch biểu
Lƣời biếng (Cách khắc phục: bắt phải làm)
Thiếu kỹ năng, không đƣợc huấn luyện (Cách khắc phục: bắt đi học)
Thiếu thời gian (Cách khắc phục: phải thấy rằng thà mất ít thời gian lúc đầu
còn hơn mất nhiều thời gian về sau này)
Thiếu sự hợp tác, không lấy đƣợc thông tin từ ngƣời khác. (Cách khắc
phục: thuyết phục,...)
Không nắm đƣợc mục đích, mục tiêu và các yêu cầu của dự án
2. Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT
Biểu đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) hay CPM
(Critical Path Method)
Biểu đồ mũi tên
62
Là phƣơng pháp truyền thống. Sử dụng các kí hiệu và mơ tả bằng lời. Biểu đồ
chứa nhiều nút trịn và mũi tên.
Nút biểu diễn cho một mốc sự kiện (bắt đầu hay hồn thành một cơng việc).
Một nút chứa một mã số duy nhất.
Mũi tên nối hai nút để biểu diễn cho một hoạt động (ví dụ: hoạt động "Thực
hiện cơng việc A").
Phía trên mũi tên ghi mơ tả về hoạt động này.
Tại cuối mũi tên là 1 cặp số S-F (Start-Finish)
3. Sơ đồ Gantt
Là một biểu đồ hộp (PDM - Precedence Diagramming Method) gồm các
thành phần:
- Hộp chữ nhật: biểu thị cho một cơng việc
- Góc trên bên trái: ngày Bắt đầu Sớm (ES) và Kết thúc Sớm (EF)
- Góc trên bên phải: ngày Bắt đầu Muộn (LS) và ngày Kết thúc Muộn (LF)
- Góc dƣới bên trái: mã số của cơng việc
- Góc dƣới bên phải: thời gian thực hiện công việc
- Giữa hộp: mô tả công việc (động từ và bổ ngữ)
- Mũi tên: thể hiện thứ tự công việc: F-S, S-S, F-F
63
- Tính ngày tháng cho các cơng việc:
64
Một công việc liên quan đến 4 ngày
1. BS (bắt đầu sớm- Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc
2. KS (kết thúc sớm - Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc cơng
việc
3. BM (bắt đầu muộn - Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu cơng
việc
4. KM (kết thúc muộn - Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc
công việc
- Thực hiện D: BS = 5 => KS = 5
Tính lùi cho BM, KM
- Thực hiện D: KM = 5 => BM = 5
- Thực hiện B: KM = 4 => BM = 2
- Thực hiện C: KM = 4 => BM = 4
Nguyên lý chung:
1. Ngày BS là ngày đầu tiên của hoạt động
2. KS = BS + thời hạn - 1.
3. BM = KM - thời hạn + 1.
- Độ thƣ giãn
KM - KS, hoặcKM - KS
Cơng việc nào có độ thƣ giãn = 0 => là đƣờng găng (Critical path)
- Đƣờng găng
Đƣờng găng: làm khẩn trƣơng, không cho phép làm sai kế hoạch
II.
CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN
1. Hình đồ tài nguyên
Phân bố lực lƣợng, tài nguyên
Có 3 loại tài nguyên: lao động, trang thiết bị, vật tƣ.
- Ý tƣởng chung khi phân bổ tài nguyên
Ƣu tiên cho các công việc trên đƣờng găng.
Ƣu tiên cho công việc phức tạp trong những cơng việc cùng có độ thƣ
giãn
- Hình đồ tài ngun
65
Bài 6: ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN
Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO
Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC
LƯỢNG, TÀI NGUYÊN
Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC
Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN
Bài 12: ĐẶC DIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Bài 13: KIỂM SỐT DỰ ÁN
Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM
Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN
Trục nằm ngang: Trục thời gian (ngày, tuần, tháng, v.v...)
1. Trục thẳng đứng: Thời gian lao động (giờ) (Cummulative Time)
2. Đƣờng ngang: Thời gian lao động mà một nhân viên sẽ làm việc trong mỗi
thời khoảng trên trục X.
Ý nghĩa của hình đồ:
Chỗ dâng cao: nhân viên làm việc nhiều giờ
Chỗ thấp xuống: nhân viên làm việc ít giờ (có thời gian rỗi)
Hình đồ khơng bằng phẳng => Chứng tỏ phân phối lao động không đều =>
Ngƣời quản lý dự án mất nhiều thời gian để lấy ngƣời, dãn ngƣời => khơng nghĩ
đƣợc các việc khác
Hình đồ có 1 số chỗ dâng cao => Chứng tỏ Ngƣời quản lý dự án phụ thuộc
vào 1 vài nhân viên giỏi => họ mà bỏ đi thì ảnh hƣởng nghiêm trọng tới dự án
Nếu buộc phải chấp nhận một hình đồ khơng bằng phẳng => Phải có cách
quản lý:
Tại những chỗ dâng cao, mời thêm ngƣời ngoài vào làm để tránh quá tải
cho anh em trong nhóm
Tập trung nỗ lực điều hành tại những chỗ dâng cao
Tại những chỗ thấp/trũng: tranh thủ cho anh em đi học, khuyến khích nghỉ
phép, hoặc bố trí giúp cho những ngƣời khác đang làm các cơng việc căng
thẳng
2. Cách xây dựng hình đồ
- Mỗi hình đồ tƣơng ứng với 1 nhân cơng (có thể mở rộng: mỗi hình đồ
tƣơng ứng với 1 tài nguyên).
- Lập biểu sau cho mỗi ngƣời/mỗi việc (dựa trên lịch biểu công việc)
66
- Tập hợp tất cả các biểu liên quan đến một ngƣời để vẽ hình đồ.
- Giảm bớt sự chênh lệch trong hình đồ
- Nhằm tạo ra một hình đồ bằng phẳng
- Thay đổi trật tự logic giữa các công việc. (Ví dụ: quan hệ S - S thay bằng
quan hệ F - S)
67
- Chèn thời gian trễ vào khoảng thời gian giữa hai công việc, hoặc giảm thời
gian làm việc trong 1 ngày (từ 8 giờ xuống 6 giờ)
68
- Hợp đồng phụ với các nhóm bên ngồi. Chú ý: nếu khơng cẩn thận thì thời
gian khơng giảm đi, vì lại mất thêm thời gian chuyển giao sản phẩm/cơng nghệ từ
các nhóm bên ngồi.
- Giảm thời gian dự kiến hồn thành cơng việc. (Luật Parkinson: một cơng
việc sẽ chiếm trọn vẹn thời gian dự kiến có để hồn thành cơng việc đó!) (Chú ý:
luật này khơng hồn tồn đúng)
- Việc giãn phẳng hình đồ sẽ có khả năng kéo dài thời gian kết thúc dự án.
3. Hƣớng dẫn bổ sung
- Nên lập kế hoạch sử dụng những tài nguyên khác:
Thiết bị
Vật liệu tiêu hao
Không gian làm việc
Các dịch vụ phục vụ cho cơng việc (ví dụ: điện thoại, Internet, ăn trƣa,
....)
- Việc sử dụng máy tính trong vịng đời dự án
69
Bài tập
Bài tập 1: Xét bảng phân bố công việc của một đề án, nhƣ sau:
Stt
Công việc
1
2
3
4
5
6
7
A
B
C
D
E
F
G
Công việc
trƣớc
A
A
B
C, D
C
E, F
TG dự kiến
4
2
4
3
11
3
5
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT công việc trên mũi tên và sơ đồ PERT với công việc trên
nút. Xác định đƣờng găng.
2. Cho biết độ thả nổi của từng công việc?
3. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết nhân sự tối thiểu hoàn tất đề án.
Bài tập 2: Một dự án dự kiến có bảng mơ tả cơng việc nhƣ sau:
Cơng
việc
Giảng giải
A
B
Thu thập thơng tin
Phân tích u cầu và thiết kế chƣơng
trình
Phân tích tính khả thi của chƣơng trình
Viết bảng báo cáo CSDL của chƣơng
trình
Viết Coding
Ráp nối và kiểm tra Module
Viết tài liệu hƣớng dẫn sử dụng
Thử nghiệm và triển khai
B1
C
D
E
F
G
A
Thời
gian dự
kiến
8
5
B
B
4
3
C
C, D
B1, D
E, F
12
6
4
5
Công việc
trƣớc
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT công việc trên mũi tên và sơ đồ PERT với công việc trên
nút. Xác định đƣờng găng.
2. Cho biết độ thả nổi của từng công việc?
3. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết nhân sự tối thiểu hoàn tất đề án.
70
Bài tập 3: Xét bảng mô tả công việc sau:
Công việc
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Công việc
trƣớc
TG dự kiến
TG tối thiểu
4
2
4
5
5
2
5
3
6
A
A
A
C
D
B
C, G
E, F
3
2
3
5
3
2
4
3
4
Cho biết chi phí rút ngắn mỗi ngày của cơng việc A, C, G, H là 100; D, E, I là
300
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT công việc trên mũi tên và sơ đồ PERT với công việc trên
nút. Xác định đƣờng găng.
2. Tìm độ thả nỗi tự do và tồn bộ của từng công việc?
3. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết số nhân sự tối thiểu hồn tất đề án.
4. Tìm chi phí tối thiểu tƣơng ứng với thời gian rút ngắn tối đa.
Bài tập 4: Xét bảng phân bố công việc của một đề án, nhƣ sau:
Công việc
A
B
C
D
E
F
G
Công việc
trƣớc
A
A
B
C, D
C
E, F
TG dự kiến
5
2
6
3
11
7
5
TG tối thiểu
3
2
5
3
9
5
4
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT công việc trên mũi tên và sơ đồ PERT với cơng việc trên
nút. Cho biết thời gian tối đa hồn thành đề án (đƣờng găng).
2. Cho biết chi phí rút ngắn mỗi ngày của công việc A, C, D, G là 100; D, E,
F là 200. Tìm chi phí tối thiểu tƣơng ứng với thời gian rút ngắn tối đa.
3. Tìm độ thả nỗi tự do và tồn bộ của từng công việc?
4. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết số nhân sự tối thiểu hoàn tất đề án.
71
Bài tập 5:
Cho bảng phân bố các công việc của một dự án nhƣ sau:
Stt
Công việc
1
2
3
4
5
6
7
8
A
B
C
D
E
F
G
H
Công việc
trƣớc
A
A
B, C
D
C
D, F
E, G
TG dự kiến
TG tối thiểu
5
4
6
4
10
6
4
7
3
2
5
3
8
4
3
5
Cho biết chi phí rút ngắn mỗi ngày của công việc A, B, C, G, H là 100; D, E,
F là 300
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT công việc trên mũi tên và sơ đồ PERT với cơng việc trên
nút. Xác định đƣờng găng.
2. Tìm độ thả nỗi tự do và tồn bộ của từng cơng việc?
3. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết số nhân sự tối thiểu hồn tất dự án trên.
4. Tìm chi phí tối thiểu tƣơng ứng với thời gian rút ngắn tối đa.
Bài tập 6: Cho bảng phân công công việc của một đề án nhƣ sau:
Công
việc
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Diễn giải
Xác định yêu cầu
Thu thập thơng tin, u
cầu
Phân tích thơng tin
Phân tích u cầu
Lên phƣơng án
Thiết kế chƣơng trình
Viết báo cáo
Lập trình
Test và triển khai đề án
Chi phí
Cơng việc Thời gian Thời gian
(VNĐ/Ng
trƣớc
dự kiến
tối thiểu
ày)
5
3
100
8
6
100
A
A
B, C
D, E
E
F, G
F, H
6
8
7
8
6
8
7
3
6
4
5
3
6
7
150
200
100
150
200
100
150
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT biểu diễn bằng mũi tên và cho biết đƣờng găng.
2. Tính độ thả nổi của các công việc
3. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết nhân sự tối thiểu hoàn thành đề án
72
4. Tính chi phí rút ngắn tối thiểu tƣơng ứng thời gian rút ngắn tối đa của đề
án có thể, và cho biết các công việc cần rút ngăn.
Bài tập 7: Cho bảng phân công công việc của một đề án nhƣ sau:
Công
việc
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Diễn giải
Tiếp nhận các yêu cầu chức
năng khách hàng
Xác định thông tin ngƣời dùng
cuối
Xác định các yêu cầu khách
hàng
Thu thập thơng tin, u cầu
Phân tích thơng tin, u cầu
Thiết kế chƣơng trình
Viết báo cáo
Lập trình
Test và triển khai đề án
Chi phí
Cơng việc Thời gian Thời gian
(VNĐ/
trƣớc
dự kiến tối thiểu
Ngày)
5
4
100
-
6
5
100
-
5
5
150
A
B, C
D, E
E, F
F, G
G, H
7
8
12
7
8
8
5
6
9
6
7
7
200
100
150
200
100
150
Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ PERT biểu diễn bằng mũi tên và cho biết đƣờng găng.
2. Tính độ thả nổi của các cơng việc
3. Vẽ sơ đồ GANTT và cho biết nhân sự tối thiểu hồn thành đề án
4. Tính chi phí rút ngắn tối thiểu tƣơng ứng thời gian rút ngắn tối đa của đề
án có thể, và cho biết các cơng việc cần rút ngăn.
73
Bài 9:
SỬ DỤNG PHẦN MỀM
Thời gian: 10h (LT: 1h, TH: 8h, KT:1h)
Để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn
lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lƣợng cơng
việc chúng ta nên sử dụng một phần mềm nào đó. Phần mềm Microsoft Project là
một phần mềm thƣờng đƣợc sử dụng trong quản lý dự án.
Mục tiêu của bài:
- Lựa chọn phần mềm trợ giúp quản lý dự án
- Sử dụng phần mềm trợ giúp quản lý dự án.
Nội dung của bài:
I. GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. Giới thiệu chung
- Phải chọn ra một phần mềm thích hợp để mua và sử dụng
- Phải học sử dụng phần mềm sao cho thành thạo (mất một thời gian ban đầu
để học)
- Nên sử dụng 1 phần mềm cho:
Tất cả các máy tính trong dự án
Tất cả các cơng việc mà phần mềm có thể đáp ứng (tránh dùng các phần
mềm khác nhau)
- Nên để ý đến các phiên bản nâng cấp của phần mềm
- Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế cho Ngƣời quản lý dự án. Nhiều
Ngƣời quản lý dự án cùng dụng 1 phần mềm, nhƣng kết quả thành cơng khác nhau.
Có rất nhiều công việc phải làm bằng tay và phải suy nghĩ rất cẩn thận (xác định
bảng cơng việc, ƣớc tính một số tham biến, ...)
- Dữ liệu cho phần mềm phải thƣờng xuyên đƣợc cập nhật mới có ý nghĩa
- Ngƣời cập nhật phần mềm: càng ít càng tốt. Ngƣời xem phần mềm: càng
nhiều càng tốt
- Biết sử dụng thành thạo 1 phần mềm còn hơn là biết sử dụng không thành
thạo nhiều phần mềm
- Mọi dữ liệu nhập vào phần mềm chỉ là những dữ liệu thô thiển, trong khi
thực tế cịn rất nhiếu yếu tố khác khơng mơ tả đƣợc, không định lƣợng đƣợc
- Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email
2. Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án
- Quản lý các dự án nhỏ: Microsoft Project, Fast Track, ManagePro,
TimeLine, MacProject
- Đặc điểm:
Dễ sử dụng đối với những nhà quản lý không chuyên Tin học
74
Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (cơng việc, thời gian, chi phí tài
chính, nhân lực)
Cịn chƣa đáp ứng tốt các yêu cầu khác dối với quản lý: giám sát, điều
khiển công việc
- Quản lý các dự án mức trung bình: Project Management Workbench,
SuperProject
- Quản lý các dự án lớn, phức tạp: Primavera, Artimis, OpenPlan
Lƣu ý: Các phần mềm chỉ có thể trợ giúp ngƣời quản lý mà không thể quản lý
dự án!
II. PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT
1. Chuẩn bị
Chuẩn bị là giai đoạn rất quan trọng, nó đảm bảo cho q trình làm việc sau
này đƣợc thơng suốt và tránh đƣợc các nhầm lẫn, thiếu sót đáng tiếc. Thông
thƣờng ta nên đƣa ra một số câu hỏi rồi tự trả lời dựa trên những hiểu biết chun
mơn và tình hình dự kiến có thể xảy ra thơng qua kinh nghiệm của bản thân. Ví dụ
tổ chức thi cơng một cầu bản là q trình lập kế hoặch cũng nhƣ theo dõi, cập nhật
các thông tin trong suốt q trình thi cơng. Q trình thi cơng bao gồm nhiều
nhiệm vụ khác nhau (task), các nhiệm vụ này đƣợc tổ chức theo một trình tự nhất
định, có thể là tuần tự hoặc song song với nhau tuỳ thuộc vào cách bố trí của ta
cũng nhƣ ý nghĩa của cơng tác đó. Ví dụ nhƣ việc đổ bê tơng phải sau khi làm cốt
thép, nhƣng có thể song song với cơng tác làm phần gia cố chống xói hạ lƣu cầu.
Dƣới đây là một số phân tích mang tính tổng quát để tổ chức thi công một cầu bản
mố nhẹ (cầu loại nhỏ có thể coi nhƣ cống bản)
- Đây là q trình tổ chức thi cơng một cầu bản khi đã có bản thiết kế hồn
chỉnh (khái qt chung nhiệm vụ của dự án)
- Số lƣợng công việc đƣợc bóc tách trong bản thiết kế bao gồm khối lƣợng
cơng việc, nhân cơng, máy móc, vật liệu (nên lập thành danh sách).
- Thời gian hồn thành từng cơng việc đã bóc tách (do ta tự ƣớc lƣợng theo
khối lƣợng của chúng)
- Trình tự từng cơng việc, cái nào trƣớc cái nào sau, chúng đƣợc bắt đầu khi
nào (do ta tự định ra dựa vào mối liên quan giữa chúng và điều kiện cụ thể).
- Mối liên hệ giữa các cơng việc (cái này xong thì mới đến cái kia...)
- Các loại chi phí cho từng cơng tác (chi phí về vật liệu, nhân công, ca
máy...).
- Bảng [B-1] là phân tích hạng mục cơng việc cần làm và khối lƣợng tƣơng
ứng, bảng [B-2] là phân tích chi tiết các yêu cầu về vật liệu, máy móc, nhân lực
cần có cho mỗi công tác ứng với khối lƣợng của chúng. Các bảng này đƣợc bóc
tách trong phần làm dự tốn khi thiết kế cơng trình.
75
Bảng [B-1]
Thứ tự
Hạng mục công việc
Đơn vị Khối lƣợng
1 Bê tông bản đổ bằng thủ công, mác 300, đá 1x2
m3
9.720
2 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT3 làm bản
tấn
0.451
3 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT5 làm bản
tấn
1.159
4 Bê tông làm mối nối bản, mác 300, Đá 1x2
m3
1.980
5 Xây đá hộc làm tƣờng cánh và thân mố, vữa XM mác 100
m3
117.300
6 Bê tông mác 250, đá 1x2 làm mũ mố, đổ thủ công
m3
7.550
7 Sản xuất lắp dựng cốt thép mũ mố
tấn
0.242
8 Xây đá hộc gia cố dòng chảy dƣới cầu mác 100
m3
27.750
9 Bê tông giằng chốngmác 200, đá 1x2, đổ thủ công
m3
2.160
10 Sản xuất lắp dựng cốt thép giằng chống loại CT3
tấn
0.106
11 Đắp cát sau lƣng mố
m3
73.500
12 Lắp đặt bản
cái
18.000
13 Đào móng đá cấp 3
m3
0.268
14 Đào móng đất cấp 3
m3
67.000
15 Vận chuyển đất đá thừa đi đổ, cự ly 1Km bằng ôtô tự đổ 7T
m3
0.938
Bảng [B-2]
Thành phần vật tƣ
TT
1 Bê tông bản đổ bằng thủ công, mác 300, Đá 1x2
Đơn vị
m3
Khối lƣợng
Thi công Định mức
Vật tƣ
9.720
a Vật liệu
Xi măng PC30
kg
449.97500
4,373.757
Cát vàng
m3
0.45510
4.424
Đá dăm 1x2
m3
0.88662
8.618
Nƣớc
Lít
178.35000
1,733.562
cơng
3.80000
36.936
Máy trộn 250L
ca
0.09500
0.923
Máy đầm dùi 1,5kw
ca
0.08900
0.865
b Nhân cơng
Nhân công 3,5/7
c Máy thi công
2 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT3 làm bản
tấn
0.451
1 Vật liệu
1,005.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
21.42000
9.660
cơng
29.21000
13.174
0.40000
0.180
0
453.255
b Nhân cơng
Nhân công 4/7
c Máy thi công
Máy cắt uốn
3 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT5 :
ca
tấn
1.159
a Vật liệu
76
1,020.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
14.28000
16.551
Que hàn
kg
9.50000
11.011
15.80000
18.312
0
1,182.180
b Nhân cơng
Nhân cơng 4/7
cơng
c Máy thi công
4
Máy hàn 23kw
ca
2.29000
2.654
Máy cắt uốn
ca
0.32000
0.371
Xây đá hộc làm tƣờng cánh và thân mố, vữa XM mác
100 :
m3
117.300
a Vật liệu
Đá hộc
m3
1.20000
140.760
Đá dăm
m3
0.05700
6.686
Xi măng PC30
kg
Cát vàng
m3
Nƣớc
Lit
161.71680 18,969.381
0.45780
53.700
109.20000 12,809.160
b Nhân công
Nhân công 3,5/7
5 Bê tông mác 250, đá 1x2 làm mũ mố, đổ thủ công
công
m3
2.08000
243.984
7.550
a Vật liệu
Xi măng PC30
kg
415.12500
3,134.194
Cát vàng
m3
0.45510
3.436
Đá dăm 1x2
m3
0.88662
6.694
nƣớc
Lit
189.62500
1,431.669
công
2.91000
21.971
Máy trộn 250L
ca
0.09500
0.717
Máy đầm dùi 1,5kw
ca
0.08900
0.672
b Nhân công
Nhân công 4/7
c Máy thi công
6 Sản xuất lắp dựng cốt thép mũ mố :
tấn
0.242
a Vật liệu
1,005.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
21.42000
5.184
cơng
16.79000
4.063
0.40000
0.097
1.20000
33.300
0
243.210
b Nhân cơng
Nhân cơng 4/7
c Máy thi cơng
Máy cắt uốn
7
Xây đá hộc gia cố dịng chảy dƣới cầu, vữa XM mác
100
ca
m3
27.750
a Vật liệu
Đá hộc
m3
77
Đá dăm
m3
0.05700
1.582
Xi măng PC30
kg
161.71680
4,487.641
Cát vàng
m3
0.45780
12.704
Nƣớc
Lit
109.20000
3,030.300
2.19000
60.773
b Nhân công
Nhân công 3,5/7
8 Bê tông giằng chốngmác 200, Đá 1x2
công
m3
2.160
a Vật liệu
Xi măng PC30
kg
350.55000
757.188
Cát vàng
m3
0.48072
1.038
Đá dăm 1x2
m3
0.89995
1.944
Nƣớc
Lít
189.62500
409.590
cơng
2.48000
5.357
Máy trộn 250L
ca
0.09500
0.205
Máy đầm dùi 1,5kw
ca
0.20000
0.432
b Nhân cơng
Nhân công 4/7
c Máy thi công
9 Sản xuất lắp dựng cốt thép giằng chống loại CT3
tấn
0.106
a Vật liệu
1,005.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
21.42000
2.271
cơng
16.20000
1.717
0.40000
0.042
m3
1.22000
89.670
cơng
0.56000
41.160
cơng
0.93000
16.740
ca
0.10000
1.800
263.08000
70.505
1.31000
87.770
0
106.530
b Nhân công
Nhân công 3,7/7
c Máy thi công
Máy cắt uốn
ca
10 Đắp cát sau lƣng mố
m3
73.500
a Vật liệu
Cát nền
b Nhân công
Nhân công 2,7/7
11 Lắp đặt bản
cái
18.000
b Nhân công
Nhân công 4/7
c Máy thi công
Cần cẩu 10T
12 Đào móng đá cấp 3
100m3
0.268
a Nhân cơng
Nhân cơng 3/7
13 Đào móng đất cấp 3
cơng
m3
67.000
a Nhân cơng
Nhân cơng 2,7/7
cơng
14 Vận chuyển đất đá thƣa đi đổ, cự ly 1km bằng ôtô tự đổ 100m3
0.938
78
7T
b Máy thi cơng
Ơ tơ <= 7 tấn
TT Thành phần vật tƣ
1 Bê tông bản đổ bằng thủ công, mác 300, Đá 1x2
ca
Đơn vị
m3
0.48000
0.450
Khối lƣợng
Thi công Định mức Vật tƣ
9.720
a Vật liệu
Xi măng PC30
kg
449.97500
4,373.757
Cát vàng
m3
0.45510
4.424
Đá dăm 1x2
m3
0.88662
8.618
Nƣớc
Lít
178.35000
1,733.562
cơng
3.80000
36.936
Máy trộn 250L
ca
0.09500
0.923
Máy đầm dùi 1,5kw
ca
0.08900
0.865
b Nhân công
Nhân công 3,5/7
c Máy thi công
2 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT3 làm bản
tấn
0.451
1 Vật liệu
1,005.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
21.42000
9.660
cơng
29.21000
13.174
0.40000
0.180
0
453.255
b Nhân cơng
Nhân cơng 4/7
c Máy thi cơng
Máy cắt uốn
3 Sản xuất lắp dựng cốt thép CT5 :
ca
tấn
1.159
a Vật liệu
1,020.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
14.28000
16.551
Que hàn
kg
9.50000
11.011
15.80000
18.312
0
1,182.180
b Nhân cơng
Nhân cơng 4/7
cơng
c Máy thi công
4
Máy hàn 23kw
ca
2.29000
2.654
Máy cắt uốn
ca
0.32000
0.371
Xây đá hộc làm tƣờng cánh và thân mố, vữa XM mác
100 :
m3
117.300
a Vật liệu
Đá hộc
m3
1.20000
140.760
Đá dăm
m3
0.05700
6.686
Xi măng PC30
kg
Cát vàng
m3
161.71680 18,969.381
0.45780
53.700
79
Nƣớc
Lit
109.20000 12,809.160
b Nhân công
Nhân công 3,5/7
5 Bê tông mác 250, đá 1x2 làm mũ mố, đổ thủ công
công
m3
2.08000
243.984
7.550
a Vật liệu
Xi măng PC30
kg
415.12500
3,134.194
Cát vàng
m3
0.45510
3.436
Đá dăm 1x2
m3
0.88662
6.694
nƣớc
Lit
189.62500
1,431.669
công
2.91000
21.971
Máy trộn 250L
ca
0.09500
0.717
Máy đầm dùi 1,5kw
ca
0.08900
0.672
b Nhân công
Nhân công 4/7
c Máy thi công
6 Sản xuất lắp dựng cốt thép mũ mố :
tấn
0.242
a Vật liệu
1,005.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
21.42000
5.184
cơng
16.79000
4.063
0.40000
0.097
0
243.210
b Nhân công
Nhân công 4/7
c Máy thi công
Máy cắt uốn
7
Xây đá hộc gia cố dòng chảy dƣới cầu, vữa XM mác
100
ca
m3
27.750
a Vật liệu
Đá hộc
m3
1.20000
33.300
Đá dăm
m3
0.05700
1.582
Xi măng PC30
kg
161.71680
4,487.641
Cát vàng
m3
0.45780
12.704
Nƣớc
Lit
109.20000
3,030.300
2.19000
60.773
b Nhân công
Nhân công 3,5/7
8 Bê tông giằng chốngmác 200, Đá 1x2
công
m3
2.160
a Vật liệu
Xi măng PC30
kg
350.55000
757.188
Cát vàng
m3
0.48072
1.038
Đá dăm 1x2
m3
0.89995
1.944
Nƣớc
Lit
189.62500
409.590
công
2.48000
5.357
ca
0.09500
0.205
b Nhân công
Nhân công 4/7
c Máy thi công
Máy trộn 250L
80
Máy đầm dùi 1,5kw
9 Sản xuất lắp dựng cốt thép giằng chống loại CT3
ca
tấn
0.20000
0.432
0.106
a Vật liệu
1,005.0000
Thép trịn
kg
Dây thép
kg
21.42000
2.271
cơng
16.20000
1.717
0.40000
0.042
m3
1.22000
89.670
cơng
0.56000
41.160
cơng
0.93000
16.740
ca
0.10000
1.800
263.08000
70.505
1.31000
87.770
0
106.530
b Nhân cơng
Nhân công 3,7/7
c Máy thi công
Máy cắt uốn
ca
10 Đắp cát sau lƣng mố
m3
73.500
a Vật liệu
Cát nền
b Nhân công
Nhân công 2,7/7
11 Lắp đặt bản
cái
18.000
b Nhân công
Nhân công 4/7
c Máy thi công
Cần cẩu 10T
12 Đào móng đá cấp 3
100m3
0.268
a Nhân cơng
Nhân cơng 3/7
13 Đào móng đất cấp 3
cơng
m3
67.000
a Nhân cơng
Nhân cơng 2,7/7
14
Vận chuyển đất đá thƣa đi đổ, cự ly 1km bằng ôtô tự đổ
7T
cơng
100m3
0.938
b Máy thi cơng
Ơ tơ <=7T
ca
0.48000
0.450
Ơ tơ <=7T
ca
0.48000
0.450
- Căn cứ vào giá cụ thể của các loại vật liệu, nhân cơng, máy móc... tiến
hành lập thành bảng để nhập vào bảng giá (table cost) trong MS Project. Bảng [B3] thể hiện giá của các loại vật tƣ cần thiết cho dự án này.
81
Bảng [B-3]
Thứ
Tên vật tƣ
tự
A
Vật liệu
1
Cát nền
2
Đá dăm
3
Đá hộc
4
Que hàn
5
Thép tròn CT5
6
Dây thép
7
Thép trịn CT3
8
Nƣớc
10
Đá dăm 1x2
11
Cát vàng
12
Xi măng PC30
B
Nhân cơng
1
Nhân công 3/7
2
Nhân công 2,7/7
3
Nhân công 3,7/7
4
Nhân công 4/7
5
Nhân công 3,5/7
C
Máy thi cơng
1
Ơ tơ <=7T
2
Cần cẩu 10T
3
Máy hàn 23kw
4
Máy cắt uốn
5
Máy đầm dùi 1,5kw
6
Máy trộn 250L
Đơn
Đơn giá
vị
m3
m3
m3
kg
kg
kg
kg
Lit
m3
m3
kg
công
công
công
công
công
ca
ca
ca
ca
ca
ca
22,300
85,400
63,000
7,150
3,843
6,200
3,890
4
101,000
50,000
746
12,413
12,099
13,194
13,529
12,971
444,551
615,511
77,338
39,789
37,456
96,272
2. Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project)
- Sau khi khởi động chƣơng trình MS MS Project thì một dự án mới đã đƣợc
mặc định sẵn sàng cho ta thực hiện. Tuy nhiên một số các thông số chƣa phù hợp
nên ta cần điều chỉnh lại.
- Lƣu dự án với một tên cụ thể nào đó thơng qua lệnh :
File --> Save --> File name : <tên file của dự án>
- Chọn phần Grantt Chart trong thanh toolbar đứng bên trái vùng làm việc
hoặc chọn lệnh : View -->Grantt Chart . Thông thƣờng phần biểu đồ này đƣợc
mặc định sẵn.
- Ta nên chọn phần : File --> Properties -->
hiện, tên công ty tiến hành lập dự án.
- Thiết lập thời gian làm việc của từng ngày trong dự án : Tools --> Options
--> Tab : View -->
