TIỂU LUẬN: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C ông nghiệp ppt

TIỂU LUẬN:

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả
công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn
phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh C ông nghiệp







Lời mở đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan,
đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm
căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp
thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều

hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy
công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và
hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà
nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối
lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành
viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các
cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất
quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục
vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả
hoạt động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số
điểm bất cập. Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều
kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý,
những lạc hậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công



tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần
thiết em đã quyết định chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công
tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C
ông nghiệp” .
Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công
tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công
nghiệp hiện nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải
pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ
trong hoạt động văn phòng Tổng công ty.
Trong quá trình nghiên cứu phân tích báo cáo chuyên đề đã sử dụng:
- Phương pháp nghiên cứu thực tế.

- Sử dụng một số tư liệu đã nghiên cứu để tiếp cận vấn đề.

Kết cấu chuyên đề gồm có:
Lời mở đầu.
Chương I: Khái quát chung về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng
công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
Chương II: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công
ty.
Chương III: Thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ tại văn phòng Tổng
công ty và một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ
trong hoạt động văn phòng.
Kết luận.











chương i: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty sành
sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty:
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được thành lập theo Quyết
định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Công
nghiệp.
Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp.

tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation.
Tên viết tắt : VINACEGLASS.
Tổng công ty có:
*Trụ sở chính:
24 - Nguyễn Công Trứ - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08 8213170 - 08 8213171.
Fax : 08 8213172.
Email :
*Văn phòng đại diện:
Số 2B - Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội.
Điện thoại : 04 7760161 - 04 7760162.
Fax : 04 7760163.
Email :
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp (sau đây được gọi tắt là
Tổng công ty) là Tổng công ty Nhà nước, hoạt động kinh doanh theo Quyết định
số 90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ, có tư cách pháp nhân, có các



quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động kinh doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và
các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, được tổ chức và hoạt
động theo Điều lệ Tổng công ty do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số
1711/QĐ - TCCB phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996. Tổng công ty có một số
thành viên là Doanh nghiệp hạch toán độc lập, Doanh nghiệp hạch toán phụ
thuộc và đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài
chính, công nghệ
Tổng công ty được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi
Tổng giám đốc, Tổng công ty chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực

thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với tư cách là
cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nước theo qui
định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của Pháp luật.
Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có:
1. Công ty Bóng đèn - Phích nước Rạng Đông.
2. Công ty Sứ Hải Dương.
3. Công ty Thuỷ tinh Phả Lại.
4. Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh.
5. Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp.
6. Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
7. Công ty Bóng đèn Điện Quang.
8. Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Chức năng của tổng công ty:



1. Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông
tin, nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu
sáng, bao bì y tế.
2. Tăng cường tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nước giao.
3. Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và
của toàn Tổng công ty.
2.Nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng
sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch
phát triển của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển,
chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư,
thiết bị, xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ

tinh, chiếu sáng và các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh,
chiếu sáng; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù
hợp với Pháp luật và chính sách Nhà nước.
2. Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước
giao bao gồm cả phần vốn đầu tư vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng có
hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực
hiện nhiệm vụ kinh doanh và những nhiệm vụ khác được giao.
3. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học,
công nghệ, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty.
4. Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật.
III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty:
1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nước,
bao bì y tế.



2. Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản
phẩm phục vụ kinh doanh.
3. Dịch vụ đầu tư, tư vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ
mới, thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành.

IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:






Khối cơ quan

Công
ty
Bóng
đèn
Phích
nước
R
ạng
Nhà
máy
Thuỷ
tinh
Hưng
Phú

H
ội
đ
ồng quản trị

Tổng giám đốc
Ban ki
ểm soát


Phòng tổ
chức lao
động

Phòng đầu
tư phát
triển

Phòng khoa
học công
nghệ môi
trường

VĂn phòng

Phòng tài
chính - kế
toán
Công
ty
Thuỷ
tinh
Phả
L
ạ

i

Công
ty Sứ
Hải
Dương
Xí
nghiệp
Khai
thác và
Chế biến
Cao Lanh

Vi
ện
nghiên
cứu
Thuỷ
tinh
Công
Công

ty

XNK
Sành sứ
Thuỷ
tinh
Công
Công

ty
Bóng
đèn
Điện
Quang

Tr
ợ l
ý

t
ổng giám
đ
ốc







khối Các đơn vị thành viên
1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát:
* Hoạt động của Hội đồng quản trị:
Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của
Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng
Chính phủ về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ được Nhà nước giao.
Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp quyết
định bổ nhiệm, miễn nhiệm, trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám
đốc, Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách và 2 thành viên kiêm

nhiệm là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp
luật.
Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chức
năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt động
chuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội
đồng quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng công
ty.
Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ hàng quý
để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của
mình. Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thường để giải quyết những
vấn đề cấp bách của Tổng công ty.
* Hoạt động của Ban kiểm soát:



Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo
Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động
của Tổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát
hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành
viên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty,
Nghị quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà
nước.
Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý,
hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát
hiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình
thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không được tiết lộ kết quả
kiểm tra, giám sát của mình khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che
những hành vi phạm pháp.

2. Ban giám đốc và bộ máy giúp việc:
* Ban giám đốc:
Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại
diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị,
trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và trước Pháp luật về điều hành hoạt động của
Tổng công ty. Tổng giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể,
quyền hạn, mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Đồng thời thực
hiện chính sách đối với cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy
định hiện hành của Nhà nước và Bộ Công nghiệp.
Phó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một
số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổng



giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được
Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện.
* Bộ máy giúp việc:
+ Phòng đầu tư và phát triển:
Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động,
tham mưu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt
động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến
động của thị trường, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao
nhất. Tiến hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý, sử
dụng các khoản thu từ chuyển nhượng tài sản để tái đầu tư, đổi mới công nghệ,
thiết bị của Tổng công ty. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng
năm phù hợp với nhiệm vụ Nhà nước giao và nhu cầu của thị trường.
+ Phòng tổ chức lao động:
Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn,
thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lương,

thưởng, thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của
Bộ Luật lao động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lương,
thưởng cho người lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lương trên đơn vị sản
phẩm, chi phí dịch vụ và hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp
dụng các định mức lao động, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong
khuôn khổ các định mức, đơn giá của Nhà nước. Đề xuất các biện pháp bảo hộ
lao động, cải thiện điều kiện làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh
thần của người lao động, đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho người
lao động.
+ Phòng tài chính - kế toán:
Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồn
vốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Quan hệ
với Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng



để huy động vốn cho sản xuất, kinh doanh; tham mưu cho lãnh đạo các kế hoạch,
tổ chức thu chi ngân quỹ. Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, năm theo
đúng pháp lệnh Kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành
đối với Doanh nghiệp Nhà nước.
+ Phòng khoa học - công nghệ và môi trường:
Phòng khoa học - công nghệ và môi trường vừa làm nhiệm vụ quản lý kỹ
thuật, vừa thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học. Phòng này tiến hành lập các
dự án, thiết kế, thực hiện các đề tài nghiên cứu, các hoạt động tư vấn, tổ chức
thẩm định các báo cáo, đề tài và sản phẩm tư vấn. Xây dựng và hoàn thiện quy
trình quản lý kỹ thuật các đề tài dự án để tái tạo ra các sản phẩm có giá trị sử
dụng cao, đáp ứng yêu cầu của thị trường. Nghiên cứu chế tạo các loại máy phục
vụ hoàn thiện công nghệ sản xuất. Đưa nguyên liệu nhập ngoại vào sản xuất tạo
ra các sản phẩm có chất lượng cao với nhiều mẫu mới.
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đầu tư cho hoạt động bảo vệ môi trường,

phân tích, đánh giá tác động môi trường bằng kiểm tra định kỳ môi trường tại các
cơ sở sản xuất. Đề xuất các biện pháp kỹ thuật, các công nghệ làm giảm ô nhiễm
môi trường. Thực hiện môi trường làm việc không gây ảnh hưởng đến sức khoẻ
của người lao động, nhờ vậy mà năng suất lao động được đảm bảo.
3. Các đơn vị thành viên:
Tổng công ty có các đơn vị thành viên là những Doanh nghiệp Nhà nước
hạch toán độc lập, những đơn vị sự nghiệp và những Doanh nghiệp hạch toán
phụ thuộc. Các đơn vị thành viên có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân
hàng phù hợp với phương thức hạch toán của mình và phân cấp của Tổng công
ty.
Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình
trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế,
kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chung
của Tổng công ty. Kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành



viên chủ yếu trên cơ sở sử dụng tối ưu mọi nguồn lực mà đơn vị tự có và tự huy
động phù hợp với nhu cầu thị trường.
Bên cạnh đó các đơn vị thành viên được quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng
hoặc cho thôi việc công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý và kinh
doanh của mình.
Hoạt động của các đơn vị thành viên góp phần không nhỏ vào quá trình
hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty do Bộ Công nghiệp giao. Có thể nói
Tổng công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh,
đề ra các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó
và báo cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình. Quan hệ Tổng công ty
với các đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết, thúc đẩy, hỗ trợ lẫn nhau. Kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực tiếp tác động
đến kết quả họat động của Tổng công ty. Do đó hiệu quả hoạt động của Tổng

công ty phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.



v. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty:
1. Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong
những năm gần đây.
Cùng với cả nước, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiến
hành sản xuất, kinh doanh trong thị trường cạnh tranh khá quyết liệt do bước đầu
cạnh tranh tự do hoá thương mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phải
tiến hành đầu tư và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanh
nghiệp trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vượt qua
khó khăn, thách thức, tìm nhiều giải pháp để:
- Duy trì sản xuất, sản xuất kinh doanh có hiệu quả.



- Đổi mới để phát triển, chuẩn bị từng bước cho hội nhập.
Nhờ vậy đã tạo nên tốc độ tăng trưởng những năm gần đây của Tổng công
ty cao, thực hiện vượt các chỉ tiêu kế hoạch được Bộ giao, tiếp tục duy trì sự liên
tục tăng trưởng của Tổng công ty.
Mặc dù mới được thành lập, đang trong quá trình xây dựng và tự hoàn
thiện nhưng đội ngũ cán bộ đã nhanh chóng trưởng thành, tự bổ sung kiến thức
để đáp ứng nhiệm vụ cấp trên giao. Bên cạnh đó, Tổng công ty không ngừng đầu
tư, đổi mới công nghệ ở khâu thiết kế, sản xuất, thực hiện các dự án đầu tư xây
dựng cơ bản đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của sản xuất, nâng cao chất lượng sản
phẩm, hạ giá thành. Nhờ đó đã đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch của cấp trên
giao, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng công tác. Qua hoạt động thực tiễn
trình độ đội ngũ cán bộ đã tiến bộ rõ rệt, nhất là kiến thức về tin học.
Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn

vị thành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống,
hợp tác với các viện, các trường đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thực
hịên hợp tác quốc tế.
Tổng công ty đã giải quyết kịp thời các yêu cầu, kiến nghị của các đơn vị,
góp phần tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổng công ty đã xây dựng và ban hành quy chế hoạt động của Hội đồng
quản trị và Ban kiểm soát, xác định rõ mối quan hệ trong Tổng công ty để nâng
cao hiệu quả điều hành của Tổng công ty.
Những cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên được thể hiện
qua những kết quả cụ thể mà Tổng công ty đã đạt được trong những năm gần
đây.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây
của Tổng công ty
Stt Các chỉ tiêu chủ Đơn vị tính

TH năm TH năm So sánh TH năm



yếu 2000 2001 2001 với TH năm
2000 (%)
1 Giá trị sản xuất CN trđ 511 062

618
961

+21.00

2 Doanh thu trđ 543 511

618 147

+13.70

3 Lợi nhuận trđ 25 532

23 377

-8.44

4 Nộp ngân sách trđ 68 274

57 870

-15.30

5 Thu nhập bình
quân
1000đ/1n/1
t
1 610

1 663

+3.30

6 Lao động bình
quân
người 4 750

4 559

-3.40


Vượt lên những khó khăn và thử thách, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp tiếp tục giữ vững nhịp độ tăng trưởng liên tục và hoạt động sản
xuất, kinh doanh có hiệu quả cao.
Những chuyển biến tích cực của Tổng công ty trong những năm qua chưa
đủ để đáp ứng được đòi hỏi của tình hình khi tiến trình hội nhập đang đến gần,
ngay cả những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trước những thách
thức nghiệt ngã.
Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần được rút kinh nghiệm trong đầu tư
chuyển đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý cho
phù hợp với trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trường, trong
đào tạo, bồi dưỡng nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật
và công nhân lành nghề.
Với những thành tích đã đạt được như trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong
Tổng công ty đãc được Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng Chính phủ trao
tặng cờ thi đua xuất sắc, bằng khen. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng



vượt bậc về mọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết
nhất trí cao của tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh Công nghiệp.
* Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty:
Từ kết quả đã đạt được trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, năng
lực sản xuất và dự báo thị trường năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh năm tới được Bộ giao. Tổng công ty xác định mục tiêu, chỉ tiêu và cả giải

pháp sản xuất kinh doanh trong năm 2002 như sau:
+Thực hiện vượt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn
đấu vượt tốc độ tăng trưởng của ngành.
+Tiếp tục đầu tư phát triển, khai thác các dự án đầu tư, đẩy mạnh sản xuất
kinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trương nội địa hướng ra xuất
khẩu.
+Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập.
+Tăng cường sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành,
hợp tác quốc tế.
+Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công
ty đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
+Chú trọng bồi dưỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ
quản lý, công nhân có tay nghề cao. Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp
ứng được yêu cầu đổi mới và hội nhập.
+Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng
lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành
vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh
nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị.



+Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuất
kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí
trong sản xuất.
+Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản
phẩm.
bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002
Stt Các chỉ tiêu chủ
yếu
Đơn vị

tính
TH năm
2001
KH
năm
2002
So sánh KH năm
2002 với TH năm
2001 (%)
1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961

716 147

+15.7

2 Doanh thu trđ 618 147

678 609

+9.8

3 Lợi nhuận trđ 23 377

23 431

+0.2

4 Nộp ngân sách trđ 57 870

59 503

+2.1

5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1
t
1 663

1 774

+6.6

6 Lao động bình quân người 4 559

4 895

+7.4

* Các giải pháp thực hiện:
Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải
pháp chủ yếu:
+Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều
hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen
thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ
đem lại giá trị kinh tế cao.



+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững

thị trường trong nước và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu.



chương ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành
sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng











I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố
thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt
động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có được những kết quả
trên nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng.
Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hội
đồng quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ:
- Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ
quan có liên quan.
- Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản lý và điều hành

hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên.
Tổng giám đốc
chánh văn ph
òng

Bộ phận lễ
tân, đánh
Bộ phận lái
xe

Bộ phận văn
thư, lưu tr
ữ




- Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất,
kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có
phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của
các đơn vị thành viên.
- Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
-Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính
và quy định của ban lãnh đạo.
- Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính.
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty:
Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng.
* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ
hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là
Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân-

đánh máy.
Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền
lương, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động
của văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao, tổng hợp và xử lý
thông tin, trình phương án quyết định, hướng dẫn đôn đốc các phòng ban thực
hiện theo chương trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo
cáo tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo
cáo ban giám đốc.
* Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực
công việc.
* Bộ phận văn thư- lưu trữ:
Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn thư :



- Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối
tượng tiếp nhận.
- Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký
theo quy định.
- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, xử lý các tài liệu lưu trữ quá hạn.
- Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu.
* Bộ phận tiếp tân- đánh máy:
Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc
có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách:
- Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên.
- Trực điện thoại, quản lý máy fax.
- Mua sắm văn phòng phẩm.
-Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp theo yêu cầu của ban lãnh
đạo.

*Bộ phận lái xe:
Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên.
III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng:
Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn
nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng
vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng
theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy
photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền
tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã



và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử
dụng thông tin.
Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định
hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất
được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống
máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng
như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng
động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực
hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác,
kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn
bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực
hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể
thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng,
không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý
quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn
phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác
nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để
khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận

thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu
văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông
tin kịp thời vừa đảm bảo tính hợp pháp của nó.
Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thời
với các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp.
Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng,
quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu phát
triển, tiến độ thực hiện dự án. Qua đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
Hơn thế văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy Tổng công ty hoạch định
chủ trương kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo.



Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng như lễ tân,
hội nghị được văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết
bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phương tiện đưa đón đã góp
phần không nhỏ cho sự thành công của các hội nghị. Vì là Tổng công ty nên việc
tổ chức hội họp diễn ra thường xuyên do đó việc chuẩn bị văn bản họp và phục
vụ cũng được văn phòng rất coi trọng.
Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mưu, đánh giá kết quả
hoạt động của toàn Tổng công ty, khen thưởng đúng người đúng việc. Vì thế đã
khuyến khích cán bộ, nhân viên toàn Tổng công ty hăng say làm việc vì sự
nghiệp chung.
Cùng với phương hướng xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng
hiện đại với tinh thần tập thể đoàn kết, gắn bó vì mục tiêu chung của Tổng công
ty. Văn phòng đã góp phần mở rộng quan hệ đối ngoại, xây dựng tổ chức vững
mạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty.
Hầu hết các sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu,
do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh của
doanh nghiệp. Qua toàn bộ quá trình hoạt động ta có thể thấy văn phòng đóng vai

trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty.
Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số
vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật
chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do
đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ lâu năm không
được đào tạo chính quy, họ làm việc chủ yếu trên cơ sở kinh nghiệm lâu
năm…Chính những lý do kể trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc
không cao của văn phong Tổng công ty, do đó đòi hỏi Tổng công ty phải tiến
hành một biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng: đầu
tư, mua sắm những trang thiết bị hiện đại nhưng phải đảm bảo tiết kiệm, phù hợp
với yêu cầu công việc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân
viên làm công tác văn phòng, trẻ hoá đội ngũ cán bộ được đào tạo chính



quy…Làm tốt được những yêu cầu trên sẽ ghóp phần nâng cao kết quả hoạt đọnh
của văn phòng, làm tiền đề để thúc đẩy hoạt động Tổng công ty ngày càng cao
hơn.





Chương iii: thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng tổng công ty
và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt
động văn phòng.
I. Công tác văn thư.
1. Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến:
*Nhận và vào sổ “Công văn đến”.
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau

khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này
là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp
thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên
nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công
văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và
ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”.
*Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến:
Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại
công văn đến.
Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính:
không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc
thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó
cho nơi gửi theo đúng quy định.
Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi
công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư



phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan
ban hành văn bản.
Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng
thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản,
trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong
ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giảI
quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ ( hàng
ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ
báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan.
Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc

của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm
vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời.

Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp
Số
đế
n
Ngà
y
đến
Nơi gửi
công
văn
Số, ký
hiệu
công
văn
Ngày,
tháng
công
văn
Trích yếu
nội dung
công văn
Lưu
hồ
sơ số

Nơi
nhận

(người
nhận)
Ký
nhận

Ghi
chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10


Theo " Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến Tổng công ty Sành sứ
- Thuỷ tinh Công nghiệp" thì số lượng công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001
như sau:
bảng tổng kết số lượng công văn đến
( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001)
Số thứ tự Tên loại văn bản Năm1999 Năm2000 Năm 2001
1 Nghị định 45

36

39




2 Quyết định 422

311

325

3 Chỉ thị 146

152

110

4 Thông tư 15

20

11

5 Công văn 546

621

490

6 Báo cáo 200

170

169

7 Giấy mời 205

220

121

8 Thông báo 210

156

192

Tổng 1789

1986

1457

2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
*Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công
văn:
Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách
nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản
do các phòng ban được Tổng giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải
chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn
bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo
văn bản quản lý Nhà nước.
Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có
thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh
máy( loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa
lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ
bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa
chữa văn bản.
Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được

đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được
của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn
thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của
nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra
ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa
tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng.