TIỂU LUẬN: Hiệu quả sử dụng các chức năng quản lý trong điều kiện nước ta pdf

TIỂU LUẬN:

Hiệu quả sử dụng các chức năng
đó trong điều kiện nước ta









Lời nói đầu

Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, hay trì trệ hoặc
diệt vong của mọi tổ chức. Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được
tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với các yêu cầu của các quy luật có liên

quan đến sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là biểu hiện của sự quản
lý thành công.
Thực tế cho thấy, có những quốc gia đương ở vị trí các cường quốc nhưng
chỉ vì quan điểm, chủ trương, đường lối quản lý đất nước sai lầm đã dẫn đến sự đổ
vỡ, suy thoái và lu mờ vị trí. Ngược lại, có những quốc gia tiềm lực kinh tế không
lớn nhưng có chủ trương, đường lối đúng đắn đã đưa đất nước tiến lên các bước
phát triển mới. Nước ta trong sự nghiệp đổi mới với đường lối, chủ trương đúng đắn
của Đảng cũng đã bước đầu thu được những thành quả hết sức quan trọng và cơ
bản.
Quản lý đúng đắn sẽ giúp cho các tổ chức hạn chế được nhược điểm của
mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo ra niềm tin sức mạnh, tận dụng được mọi cơ
hội, sức mạnh tổng hợp của các tổ chức bên ngoài. Hơn nữa còn giúp cho tổ chức
có thể đương đầu với các tổ chức thù định, giúp cho mọi tổ chức rút ngắn các
khoảng cách tụt hậu, xẻ lý các nguy cơ hiểm hoạ trong thời gian ngắn.
Quản lý là hoạt động sống còn của mọi người trong thời đại ngày nay, thể
hiện qua các chức năng vốn có của nó. Chức năng quản lý là hình thức biểu hiện sự
tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý. Là tập
hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản
lý. Như vậy thực chất của các chức năng quản lý là lý do tồn tại các hoạt động quản
lý và đây cũng là lý do em chọn đề tài tiểu luận này. Chức năng quản lý bao gồm
các chức năng cơ bản hoạch định, tổ chức, điều khiển - phối hợp và kiểm tra.
Trong bài này em sẽ đề cập đến hai vấn đề:
I. Các chức năng quản lý.
II. Hiệu quả sử dụng các chức năng đó trong điều kiện nước ta.



Phần nội dung

I - Các chức năng quản lý

1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch).
a. Định nghĩa.
Trong việc thiết lập một môi trường để các cá nhân đang làm việc với nhau
trong một tập thể thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả, nhiệm vụ cốt yếu nhất của người
quản lý là phải biết rõ mọi người có hiểu được nhiệm vụ, các mục tiêu của nhóm và
các phương pháp để đạt được mục tiêu đó hay không. Để sự cố gắng của nhóm có
hiệu quả, các cá nhân phải biết họ được yêu cầu hoàn thành cái gì. Đây là chức
năng của việc lập kế hoạch. Chức năng lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong
tất cả các chức năng quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành
động trong tương lai. Không những thể chức năng hoạch đọnh còn là sổ số, chỗ dựa
của các chức năng khác. Nhờ công tác lập kế hoạch mà các nhà quản lý của các hệ
thống sẽ tổ chức điều khiển và kiểm tra nhằm đảm bảo được tất cả các mục tiêu
thông qua kế hoạch đã có để đạt được mục tiêu đó.
Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi
nào làm và ai làm cái đó. Kế hoạch được ví như cây cầu bắc qua các khoảng trong
để đi tới đích. Quá trình lập kế hoạch là quá trình đòi hỏi chúng ta phải xác định các
đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định của chúng ta trên cơ sở mục
tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng.
Vậy: lập kế hoạch là lựa chọn một trong những phương án hành động tương
lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một cơ sở. Nó bao gồm sự lựa chọn các
mục tiêu của cơ sở và của từng bộ phận, xác định các phương thức để đạt được mục
tiêu. Như vậy các kế hoạch cho ta sự tiếp cận hợp lý tới các mục tiêu chọn trước và
đòi hỏi sự đổi mới quản lý một cách mạnh mẽ.
b. Vai trò của việc lập kế hoạch.
- Giúp cho việc đối phó với mọi sự không ổn định và thay đổi trong nội bộ hệ
thống của mình cũng như cuả môi trường bên ngoài. Vì việc này đòi hỏi phải thực
hiện trong thời gian dài mà kết quả của nó là ở trong tương lai mà tương lại là rất ít

khi xảy ra chắc chắn, tương lai càng xa thì kết quả lập kế hoạch càng kém chính
xác. Mặc dù vậy thì lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì các nhà quản lý vẫn phải tìm
cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu đề ra cho hệ thống và để biết mỗi bộ phận đã
đóng góp như thế nào vào công việc phải làm.
- Đưa ra các mục tiêu cho hệ thống bởi vì toàn bộ công việc lập kế hoạch là
nhằm vào các mục tiêu của hệ thống.
- Việc hoạch đọnh được xem xét toàn diện sẽ thống nhất được nhưng hoạt
động tương tác giữa các bộ phận trong cả hệ thống.
- Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống. Nó thay sự
hoạt động manh mún, không được phối hợp của các cá nhân, bộ phận bằng sự nỗ
lực theo định hướng với những quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng.
- Làm cho việc kiểm tra trở nên dễ dàng hơn bởi vì các nhà lãnh đạo hệ thống
bởi vì các cấp trên không kiểm tra công việc của cấp dưới nếu khoong có các mục
tiêu đã được xác định làm chuẩn mực để đo lường.
c. Các loại kế hoạch cơ bản.
* Kế hoạch chiến lược.
- Chiến lược: là hệ thống các quan điểm, các mục đích và mục tiêu cơ bản
cùng các giải pháp, chính sách nhằm sử dụng một cách tốt nhất các nguồn lực, lợi
thế, cơ hội của tổ chức để đạt được các mục tiêu đặt ra hay thời hạn ngắn nhất.
- Kế hoạch chiến lược là nghệ thuật xây dựng và thực hiện thành công các
chiến lược của hệ thống.
Đây là một quá trình phức tạp mà các nhà quản lý phải thực hiện để qua đó
lãnh đạo hệ thống từng bước tiến lên.
- Nội dung của công tác hoạch định chiến lược: bao gồm các mục đích, mục
tiêu, các chính sách, chương trình và ngân sách.

Nội dung của hoạch định chiến lược
* Mục đích:
Là lý do để hình thành hệ thống nhằm kết hợp các nỗ lực chung và các mong
muốn riêng của mỗi người trong phạm vi hệ thống đó để sử dụng một cách tốt nhất
các tiềm năng và cơ hội của hệ thống.
Mục đích của hệ thống là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của
hệ thống. Từ các mục đích hình thành nên các nhiệm vụ của hệ thống.
* Mục tiêu:
Là điểm kết thúc của một hành động đã ấn định trong một khoảng thời gian
không dài - Mục tiêu không chỉ là điểm cuối cùng của lập kế hoạch mà còn là điểm
kết thúc của công việc hệ thống, điều khiển, kiểm tra. Như vậy mục tiêu là các
hoạch định ngắn hạn, có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lường trong lượng hoá
được kết quả. Các bộ phận của hệ thống cũng có mục tiêu riêng nhưng điều phục vụ
cho hệ thống.
* Chính sách:
Hoạch đ
ịnh chiến
lư
ợc

Các m
ục
đích

Các mục tiêu
Các chương
trình

Các ngân sách
Các chính sách
Các kế hoạch



Là tổng thể các biện pháp mà hệ thống có thể và phải sử dụng để tác động
lên mọi con người có liên quan đến hệ thống trong việc thực hiện có hậu quả các
mục đích và mục tiêu chính sách nhất định đặt ra của hệ thống.
* Chương trình:
Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, các bước phải tiến hành, các nguồn lực
cần sử dụng, các yếu tố và các phương tiện cần phải có để thực hiện một ý đồ, một
mục đích nhất định nào đó, nhưng thường ngắn liền với ngân sách cần thiết.
* Ngân sách:
Là một bản chương trình các kết quả mong muốn và bảo đảm nguồn lực cần
có, được biểu thị bằng các con số, đó là một chương trình đã được số hoá, các ngân
sách. Chính là đảm bảo vật chất cho các chương trình đã vạch ra được thực hiện có
kết quả và là một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống ở mỗi giai đoạn
phát triển của mình.
* Các kế hoạch:
Là bản tường trình chi tiết của các chương trình, nói cách khác kế hoạch

chính là các chương trình được viết thành văn bản quy định sự phối hợp hành động
giữa các bộ phận của hệ thống. Kế hoạch trong chương trình đều là việc quyết định
trước khi hành động nhưng kế hoạch chưa nêu rõ tiến trình hành động theo trật tự
nào, nó mang tính bao quát và co giãn hơn, còn chương trình là vạch rõ trình tự các
công việc phải làm và mục tiêu thực hiện đã được khẳng định rõ ràng cụ thể hơn.
* Kế hoạch chiến thuật:
- Chiến thuật: là những giải pháp mang tính mưu lược cụ thể để thực hiện
từng mặt, từng phần của các mục tiêu chiến lược, là sự cụ thể hoá chiến lược.
Chiến thuật bao gồm:
+ Các giải pháp, thủ đoạn sử dụng.
+ Các mục tiêu cụ thể cần đạt.
Chiến thuật có ý nghĩa rất quan trọng: nếu các chiến lược vạch ra đúng mà
không có chiến thuật thực thi hợp lý thì chiến lược cũng chỉ là mong muốn hão
huyền.



- Hoạch định chiến thuật là việc lựa chọn giải pháp, các thủ đoạn để đạt được
các mục tiêu của chiến lược.
- Nội dung của hoạch định chiến thuật là một bước cụ thể hoá chiến lược cho
nên nội dung của hoạch định chiến thuật tương tự như chiến lược nhưng phạm vi
hẹp hơn; cụ thể hơn; thời gian thực hiện ngắn hơn. Nó bao gồm: mục tiêu, giải pháp
kế hoạch và ngân sách.
2. Chức năng tổ chức
Công việc của mỗi người có một mục đích và mục tiêu nhất định sự hoạt
động cụa họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc cụa họ
ăn khớp như thế nào và thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Chính các điều
đó nảy sinh chức năng của hệ thống.
a. Các vấn đề chung và tổ chức quản lý
- Tổ chức quản lý: là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt

động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các
nguyên tắc và quy tắc quản lý của hệ thống.
- Chức năng tổ chức là chức năng hình thành cơ cấu tổ chức quản lý cùng các
mối quan hệ giữa chúng. Đây là nhiệm vụ quan trọng thứ hai của các nhà quản lý
sau chức năng lập kế hoạch.
- Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau
đây:
+ Tính tối ưu
+ Tính linh hoạt
+ Tính tin cậy
+ Tính kinh tế
+ Tính bí mật
c. Các nguyên tắc tổ chức quản lý.
- Nguyên tắc cơ cấu tổ chức phải gắn liền với phương hướng mục đích của
hệ thống: phương hướng và mục đích sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu hệ thống có
mục tiêu, phương hướng có quy mô lớn thì cơ cấu tổ chức cũng phải có quy mô
tương xứng và phải phù hợp với đội ngũ trình độ người lao động.



* Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải được phân công các phân
hệ trong hệ thống chuyên ngành với những con người được đào tạo tương ứng và có
đủ quyền hạn. Để thực hiện tốt nguyên tắc này cần thực hiện tốt yêu cầu sau:
- Cơ cấu tch phải được phân phối dựa theo nhiệm vụ được giao chứ không
phải phạm vi công việc phải thực hiện vì nếu theo phạm vi công việc thực hiện thì
công việc sẽ chồng chéo và nhiều tổ chức cùng làm một việc.
* Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường:
Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi
phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để người đứng đầu các phân hệ đó

được phát triển tài năng, đủ điều kiện để thay thế người đứng đầu các phân hệ cấp
trên khi cần thiết.
* Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt
động cao nhất với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt
động của các phân hệ và tác động điều khiển của các nhà lãnh đạo. Để bảo đảm cho
nguyên tắc này được thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Cơ cấu tổ chức là cơ cấy hợp lý nhất đảm bảo chi phí là nhỏ nhất.
- Cơ cấu phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ của các
phân hệ làm cho các phân hệ hiễu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham
gia.
- Cơ cấu phải tương ứng với khả năng kiểm soát của người điều hành.
c. Các kiểu cơ cấu tổ chức.
Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhưng mỗi kiểu có ưu điểm, nhược điểm
khác, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể:
* Cơ cấu trực tuyến.
+ Đặc điểm:
- Kiểu bậc thang gồm nhiều cấp quản lý (hình tháp)
- Vận hành theo quan hệ điều khiển - phục tùng
- Điều hành tập trung, thông suốt (chế độ thủ trưởng)



+ Các yêu cầu:
- Số lượng các cấp vừa đủ (để bao quát được)
- Thông tin được truyền dẫn trực tiếp qua mỗi kênh
- Gắn với quá trình công nghệ (chu trình kinh doanh)
- Đảm bảo tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ điều hành và người thừa hành.
- Phân cấp quyền lực hợp lý (cấp dưới pháp huy được tính chủ động sáng tạo
và làm chịu trách nhiệm)

* Cơ cấu chức năng:
+ Đặc điểm:
- Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng tham mưu cho
thủ trưởng mỗi cấp)
- Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý (theo dõi và phân tích
tình hình, chuẩn bị các quyết định quản lý hướng dẫn cấp dưới thi hành)
+ Các yêu cầu:
- Chuyên sâu từng mặt quản lý (với doanh nghiệp nhỏ có thể giúp chức năng
để gọn nhẹ bộ máy).
- Càng xuống cấp dưới càng ít đầu mối bộ phận chức năng.
- Xác định chức trách cá nhân rõ ràng
- Phối hợp tốt giữa các bộ phận.
* Cơ cấu kết hợp trực tuyến, chức năng.
+ Đặc điểm:
- áp dụng phổ biến đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Kết hợp quan hệ điều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp công tác (phối
hợp cùng phục tùng)
- Phù hợp với môi trường kinh doanh ổn định, các ngành đòi hỏi chuyên môn
hoá với công nghệ cao, trên địa bàn hoạt động hẹp.
+ Các yêu cầu:
- Tổng hợp các yêu cầu của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng



- Có thể phân chia thành một số "cụm" bộ máy chức năng do từng phó giám
đốc phụ trách chung. Giám đốc phụ trách một vài bộ phận trọng yếu nhất (tổ chức -
nhân sự, kế hoạch)
* Cơ cấu tổ chức quản lý theo mặt hàng, khách hàng, thị trường.
+ Phạm vi áp dụng:
- Các Công ty (tổ hợp, tập đoàn kinh doanh) trên các địa bàn rộng, nhiều mặt

hàng và các mảng khách hàng khác nhau.
- Cần có cơ cấu điều hành phù hợp để kịp thời xử lý tại chỗ (xa trung tâm
chung)
+ Ưu điểm:
- Nhạy bén với thị trường
- Tạo sự liên kết theo chiều sâu
- Quan hệ giữa trung tâm và chi nhánh là quan hệ "Công ty mẹ, Công ty
con".
- Công ty mẹ vừa là quản lý bao quát, vừa trực tiếp kinh doanh một số mặt
hàng chủ lực, các chi nhánh có sự chủ động, linh hoạt.
+ Nhược điểm:
- Sự phát triển không đồng đều giữa các chi nhánh có thể gây khó khăn trong
việc chia sẻ các nguồn lực chung.
- Việc giải quyết những vấn đề chung có thể có sự trùng lặp giữa các chi
nhánh.
- Việc đào tạo nhân viên có trình độ cao thiếu cơ sở chung.
- Để có xu hướng phân tán (linh hoạt quá mức, làm yếu hiệu lực quản lý
thống nhất).
* Cơ cấu ma trận.
+ Phạm vi áp dụng:
- Các ngành đòi hỏi sự phối hợp phát triển với chuyên môn đa dạng và các
nguồn lực có thể dễ dàng chuyển sang các dự án khác.
- Kết hợp cơ cấu trực tuyến - chức năng với cơ cấu theo mặt hàng - khách
hàng thị trường.



+ Ưu điểm:
- Đồng thời thoả mãn hai yêu cầu: công nghệ cao và nhu cầu của khách hàng
- Đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin.

- Cấu trúc năng động, linh hoạt có thể khai thác tối đa các nguồn lực (nhân
lực).
- Tạo sự ổn định của tổ chức doanh nghiệp song có thể điều chỉnh cho dự án
khác.
- Trách nhiệm của từng nấc quản lý được xác định rõ, dễ phối hợp để cùng
thực hiện một dự án.
+ Nhược điểm:
- Số người quản lý đông
- Mỗi khâu chịu sự chỉ đạo của hai trung tâm hiệu lực điều hành tập trung
thống nhất bị hạn chế.
- Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ khó khăn
- Việc thiết kế đòi hỏi kiến thức chuyên sâu
3. Chức năng điều khiển - phối hợp.
Chức năng hoạch định và tổ chức dù đã được thực hiện tốt nhưng nếu nó
không được đưa vào vận hành thực tiễn thì cũng không có giá trị gì cả. Việc điều
khiển cơ cấu tổ chức quản lý để thực hiện lập kế hoạch tổ chức do đó, trở thành vấn
đề hết sức cần thiết. Người thực hiện việc điều khiển tổ chức là người phải thực sự
nắm được quyền lực quản lý và có tri thức, kỹ năng lãnh đạo nhất định.
a. Điều khiển hệ thống.
Là một trong những chức năng của quản lý, đó là quá trình chủ thể điều
khiển sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của con người
một cách có chủ đích để họ tự nguyên và nhiệt tình phấn đấu đạt được mục tiêu đề
ra.
Gồm có quá trình quyết định, nếu không có sự quyết định tức là người lãnh
đạo tự tước bỏ vai trò điều khiển của mình. Công việc ra quyết định là công việc
thường xuyên nhưng không phải bao giờ cũng được thực hiện một cách dễ dàng vì



nó liên quan đến hiệu quả hoạt động của hệ thống, thậm chí sự tồn tại hay phá sản

của doanh nghiệp.
Quyết định gồm:
- Đề ra nhiệm vụ
- Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra
- Chính thức đề ra nhiệm vụ
- Dự kiến các phương án có thể
- Xây dựng mô hình toán học
- Đề ra quyết định
- Truyền đạt quyết định đến người thi hành để họ lập kế hoạch tổ chức
- Kế hoạch tổ chức
- Kiểm tra việc thực hiện
- Điều chỉnh quyết định
- Tổng kết tình hình thực hiện quyết định
b. Tập thể và đặc điểm tâm lý tập thể.
* Tập thể:
Là nhóm người có tổ chức, có mục tiêu hoạt động vì lợi ích của tổ chức và
của xã hội.
Tập thể gồm có cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức
* Tâm lý tập thể:
+ Lan truyền tâm lý: hiện tượng phổ biến trong tập thể. Sự lan truyền tâm lý
mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động, quán tính trong tập thể. Nó có thể gây
ảnh hưởng xấu cho tập thể.
Tâm trạng tập thể: nó được hình thành một cách tự phát, thể hiện tương đối
bền vững biểu hiện sức ỳ của hệ thần kinh.
Tâm trạng có thể là tích cực nhờ đó mà hiệu suất lao động cao.
Tâm trạng có thể là tiêu cực thì ảnh hưởng rất lớn đến tập thể (năng lực làm
việc kém, hiệu quả giảm xút, công việc trì trệ )
+ Dư luận tập thể.

Là sự đánh giá của tập thể vì mọi việc, hiện tượng, cá nhân hay nhóm người.
Dự luận tập thể có sức mạnh rất lớn trong việc tác động đến tâm lý chung hay tâm
lý của từng cá nhân (biểu hiện tích cực hay tiêu cực).
c. Truyền thông của hệ thống
Là phương tiện chủ yếu để người lãnh đạo hệ thống thực hiện năng lực điều
khiển của mình. Hoạt động truyền thông bao gồm sự truyền đạt thông tin (các quyết
định, các chuẩn mực, nhiệm vụ, các hướng dẫn ) của lãnh đạo và thủ lĩnh đến
toàn bộ hệ thống, nó được diễn ra theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang. Theo chiều
dọc, thông tin được truyền xuống theo cấp độ của hệ thống, các thông tin mệnh lệnh
từ trên xuống và các thông tin phản hồi từ dưới lên.
Theo chiểu ngang, thông tin được bảo đảm sự trao đổi thông xuốt giữa các
tập thể một hệ thống.
d. Uỷ quyền quản lý
Uỷ quyền là việc người lãnh đạo cấp trên cho phép thủ trưởng cấp dưới ra
quyết định vì những vấn đề thuộc quyền của mình, trong khi người cho phép vẫn
đứng ra chịu trách nhiệm, Uỷ quyền là một phạn trù quan trọng, là một công cụ
quản lý sắc bén là phong cách lãnh đạo dân chủ khá phổ biến ở nhiều tổ chức thời
nay.
Gồm: - Có uỷ quyền chính thức, qua hồ sơ cơ cấu tổ chức quản lý
- Uỷ quyền không chính thức: qua sự tín nhiệm cá nhân.
4. Chức năng kiểm tra
a. Nhu cầu kiểm tra của quản lý
* Kiểm tra:
Là nhằm phát hiện các sai sót các ách tắc của hệ thống trong quá trình hoạt
động đó có giải pháp xử lý, đồng thời tìm kiếm các cơ hội, các nguồn lực có thể
khai thác để tận dụng, thúc đẩy hệ thống sớm đạt được tới mục tiêu dự định. Chính
vì vậy người ta đã nói kiểm tra là nhiệm vụ quan trọng của cá nhân người lãnh đạo
hệ thống, lãnh đạo mà không kiểm tra thì coi như không lãnh đạo.
* Nhu cầu kiểm tra:

- Là nhằm chủ đsộng ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có thể xảy ra trong
quá trình quản lý hệ thống
- Là nhu cầu của mọi thành viên đúng mực trong hệ thống. Có người cho sự
kiểm tra là không tin tưởng lẫn nhau cho nên mới phải đấu tranh, kiểm tra nhau, gây
tốn kém cho hệ thống. Nhưng thực ra mặc dù kiểm tra là tốn kém nhưng hiệu quả
cuối cùng của nó thu lại là rất lớn.
- Là nhu cầu để bảo đảm gắn hệ thống với môi trường thông qua các quan hệ
đối ngoại của các hệ thống khác. Trong thời đại ngày nay, khi mỗi quan hệ đa
phương mở cửa là một tất yếu thì dù hệ thống có quy mô to lớn đến đâu cũng không
thể nào duy trì mỗi quan hệ bên ngoài bởi vì không hệ thống nào là không muốn
phát huy ảnh hưởng của mình đến các hệ thống khác. Chỉ có thông qua chức năng
kiểm tra mà các hệ thống có bức tranh toàn cảnh về chỗ đứng mà mình sẽ quản lý
tới, từ đó hình thành các hoạt động quản lý đối ngoại của hệ thống.
- Là nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực
của hệ thống phải kiểm tra để khẳng định sự đúng sai của các đường lối, sự phù hợp
hay không của mục đích của hệ thống.

Quá trình ki
ểm
tra
Mục tiêu
kiểm tra
Đi
ều chỉnh
quản lý
Nguyên tắc
ki
ểm tra

Nội dung kiểm
tra

Hình thức
ki
ểm tra

Chi phí kiểm
tra

Các tiêu
chu
ẩn kiểm
tra

Phương ti
ện công
c
ụ kiểm tra

Hệ thống kiểm
tra





Quá trình kiểm tra
Các nguyên tắc kiểm tra:
- Chính xác, khách quan
- Có chuẩn mực
- Công khai tôn trọng
- Kinh tế
- Có trọng điểm
- Có độ đa dạng hợp lý
* Nội dung kiểm tra:
Là toàn bộ các yếu tố cần thiết và không thể bỏ quaq trong hoạt động của hệ
thống nếu khôngh được chú ý sẽ làm cho hệ thống phát sinh sự cố.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Quy chế hoạt động của hệ thống: đây là nội dung quan trọng hàng đầu mà
các tổ chức dễ bỏ qua vì cho nó là những việc hiển nhiên. Nhưng thực tế thì các hệ
thống (tổ chức) từ phạm vi quốc gia, quốc tế, đến các doanh nghiệp, mọi việc đổ vỡ
đều xuất phát từ việc vi phạm các quy chế. Hiện tượng tham nhũng cũng bắt nguồn
từ đây. Chính các lỗ hổng trong quy chế hoạt động của hệ thống sẽ tạo điều kiện tốt
để làm hư hỏng con người.

- Nghĩa vụ được phân giao của các tập thể, các phân hệ: đây là nội dung tác
nghiệp quan trọng nhất vì nó là nhiệm vụ thường nhật của mỗi cá nhân mỗi tập thể
mà nếu thiếu nó thì sự hình thành hệ thống chỉ mang tính chất hình thức. Các chỉ
tiêu nghĩa vụ cụ thể (mức độ kế hoạch được giao, nghĩa vụ đóng góp, các quyền lợi
được thu nhận ) là chỉ tiêu phản ánh tiến trình tồn tại và phát triển hợp lý hay
không hợp lý, thuận lợi hay không thuận lợi của mỗi hệ thống. Đây là nội dung mà
thông qua nó, các nhà lãnh đạo, kiểm tra lại tính đúng đắn của các chức năng hoạch
định, tổ chức và điều khiển.
- Đường lối, mục đúch của hệ thống (tổ chức)
Đây là nội dung thứ ba của việc kiểm tra quản lý nhằm bảo đảm sự bền vững
của hệ thống, tránh cho hệ thống đi chệch hướng, xa lìa khỏi mục đích ban đầu của



tổ chức. Nội dung kiểm tra này được đo lường thông qua chỉ tiêu mức độ đoàn kết
và bền vững của hệ thống và chỉ tiêu định hình đánh giá về bản thân người lãnh đạo
cao nhất của hệ thống cũng như lãnh đạo các Phòng, Ban cấp dưới. Để đảm bảo
thực hiện tốt việc kiểm tra này thì người được giao nhiệm vụ kiểm tra phải có tính
độc lập tương đối, đồng thời bảo đảm tính dân chủ ở mức độ cho phép trong hệ
thống.
- Kết quả hoạt động tổng hợp của hệ thống: về từng lĩnh vực để xem xét sự
tiến bộ hay tụt hậu của tất cả các phân hệ của hệ thống. Kết quả này được so sánh
với kết quả trong quá khứ và kết quả của tổ chức khác bên ngoài.
- Các điền hình của hệ thống: bao gồm các cá nhân tập thể trong hệ thống
thông qua các thành tích hay bê bối để xử lý kịp thời. Đây là các vấn đề mà người
lãnh đạo phải nhanh nhạy, phát hiện kịp thời có đối sách thích hợp, nhân rộng kết
quả và điển hình tốt, hạn chế, phòng ngừa các rủi ro không đáng có.
* Hình thức kiểm tra:
Bao gồm
+ Tự kiểm tra: dễ được chấp nhận, ít tốn kém mà kết quả lại nhanh chóng.

Để làm tốt hình thức này, các quy chế của hệ thống phải rõ ràng, giản tiện và hợp
đạo lý để mỗi người tự biết đánh giá công việc của mình đảm nhận trước hệ thống,
đồng thời phải chú trọng công tác truyền thông trong nội bộ, để mọi người hiếu rõ
chủ trương, đường lối của hệ thống, các chuẩn mực mà hệ thống thông qua và mọi
người phải góp phần bảo vệ.
+ Kiểm tra nghiệp vụ: đó là hình thức kiểm tra của bộ phận cán bộ chuyên
nghiệp trong hệ thống họ được đào tạo, huẫn luyện và trung thành với sự nghiệp mà
hệ thống theo đuổi.
+ Tự kiểm tra của người lãnh đạo: đây là một hình thức kiểm tra cần thiết,
không phải vì người lãnh đạo không tin vào đội ngũ kiểm tra mà chủ yếu là do các
thông tin mà chỉ duy nhất người lãnh đạo nắm được và do đó họ phải có các biện
pháp kiểm tra bổ xung để xử lý, đồng thời nhắc nhở, động viên việc làm của cấp
dưới.



+ Kiểm tra tự động: là hình thức kiểm tra thông qua các phương tiện thiết bị
công nghiệp hiện đại, không cần có sự hiển diện của con người.
* Phương tiện, công cụ kiểm tra.
+ Sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT - Program Eveluation and
Review Techniqe) để lập tiến độ hoạt động của hệ thống (về thời gian nhân lực, tài
nguyên )
+ Sử dụng ma trận xã hội học để kiểm tra các vấn đề mang nặng tính định
tính.
+ Sử dụng các trang thiết bị hiện đại chuyên dùng cho các khâu cụ thể.
+ Sử dụng đội ngũ các chuyên gia
+ Nhân viên tình báo
+ Lực lượng dự phòng để xử lý các hậu quả phát hiện trong quá trình kiểm
tra.

II. Việc thực hiện các chức năng đó trong điều kiện
nước ta hiện nay.

Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay việc thực hiện chức năng lập kế
hoạch, tổ chức, điều khiển, kiểm tra này thể hiện một số ưu điểm cũng như nhược
điểm. ở đây ta xét hai khía cạnh Doanh nghiệp và Nhà nước.
1. Nhà nước
* Ưu điểm:
- Tiếp thu được nhiều kinh nghiệm quản lý và tổ chức của các nước trên thế
giới
- Có định hướng kinh tế thị trường theo chủ nghĩa xã hội
- Có chiến lược ổn định lâu dài (kế hoạch 5 năm - 10 năm)
- Hoàn thiện dần bộ máy tổ chức và quản lý
- Đổi mới được quan điểm pháp lý: (Luật Công ty năm 1992 - đổi thành Luật
Doanh nghiệp năm 1999).
* Nhược điểm:
- Hoạch định chính sách còn chưa thông suốt việc chính sách chồng chéo
nhau hoặc tạo ra những lỗ hổng pháp lý gây nhiều biến trướng trong bộ máy lãnh
đạo.
- Hệ thống thuế ở nước ta vẫn còn chưa vững chắc - hiện tượng trốn thuế
còn rất nhiều.
- Tổ chức Nhà nước còn ảnh hưởng nhiều của cơ chế cũ. Một vài bộ óc lãnh
đạo vẫn còn tư tưởng quan liêu.
- Quá trình đổi mới diễn ra còn chậm, không đồng đều. Một vài lĩnh vực tỏ
ra có ưu thế rõ rệt trong khi còn một số mặt, lĩnh vực dường như không tiến.
- Việc áp dụng, tuyên truyền hay điều khiển một số bộ phận kinh tế trong và
ngoài quốc doanh còn nhiều hạn chế.

- Kiểm tra còn lỏng, mang tính chung chung, khái quát, hoặc hình thái.
2. Doanh nghiệp.
* Ưu điểm:



- Số lượng các doanh nghiệp và quy mô ngày càng lớn, đổi mới nhanh dần
dần nắm bắt được thị trường
- Có sự phân công lao động, chuyên môn hoá cao
- Hoạt động tổ chức và quản lý của doanh nghiệp đã thay đổi theo tình hình
và xu thế mới (quá trình cổ phần hoá )
* Nhược điểm:
- Chưa thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý.
- Khâu tổ chức bộ máy quản lý còn rời rạc
- Chưa có sự liên kết giữa các chức năng của quản lý vì chưa nhận rõ vai trò
của tổ chức.

Kết luận

Quản lý là nhằm đạt tới mục tiêu chung trong tương lai, mà tương lai lại luôn
biến động, hàng loạt yếu tố cả chủ quan lẫn khách quan chi phối đến quá trình quản
lý. Nói một cách khác quản lý được diễn ra trong một quá trình hết sức biến động
mà nếu chủ thể quản lý không đủ tiềm năng và bản lĩnh sẽ khó có thể thích ứng và
tất yếu dẫn tới thất bại. Để bảo đảm rằng quá trình quản lý luôn diễn ra tốt đẹp thì
không ai khác ngoài chủ thể quản lý và các đối tượng quản lý phải nắm bắt, hiểu rõ
và biết vận dụng các chức năng quản lý một cách đúng đắn, linh hoạt để cho việc
quản lý trở nên năng động hơn, tạo đà cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.