Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN,
ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
(Ban hành theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng 8 năm 2019
của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp )

Đồng Tháp, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể đƣợc
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

1


LỜI GIỚI THIỆU
Trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập
hồ sơ cơng việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn cịn tình
trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu
thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào lưu trữ lịch sử. Hơn
nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có
tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản

cịn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành
phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập
tài liệu, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài
liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ,
từng phông lưu trữ chưa hồn chỉnh.
Chính vì vậy, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học cơng nghệ
là một trong những môn học sẽ giúp cung cấp, trang bị cho sinh viên Trường
Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp kiến thức cần thiết và những kỹ năng cơ bản
trong lĩnh vực này.
Giáo trình nhằm phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên
Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp. Ngồi ra, giáo trình này cịn có thể
được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho sinh viên các trường trung cấp, cao
đẳng, đại học trên cả nước và các cán bộ làm công tác nghiên cứu, quản lý lĩnh
vực Văn thư lúu trữ.
Đồng Tháp, ngày14 tháng 12 năm 2019
Chủ biên
Nguyễn Thị Như Hằng

2


MỤC LỤC
Trang
LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 2
CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE
NHÌN, ĐIỆN TỬ ................................................................................................... 7
1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử .................................................... 7
1.1. Khái niệm ....................................................................................................... 7
1.2. Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử .................................................... 7
1.3. Đặc điểm của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ............................................ 8

1.4. Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử.............................. 10
2. Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lƣu trữ ............................... 12
2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa và yêu cầu ...................................................... 12
2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lƣu trữ ................................................... 13
2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lƣu trữ .......................................... 14
2.4. Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lƣu trữ .............................................. 15
3. Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử ...................................................... 15
3.1. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng ....................................................................... 16
3.2. Nguyên tắc.................................................................................................... 16
3.3 Phƣơng pháp.................................................................................................. 17
3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử ............................ 18
3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung của tài liệu ................................................... 18
3.4.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu .......................................................................... 18
3.4.3.Tiêu chuấn ý nghĩa cơ quan hình thành phơng .......................................... 19
3.4.4.Tiêu chuấn sự lặp lại thông tin trong tài liệu ............................................. 19
3.4.5.Tiêu chuấn thời gian và địa điếm hình thành tài liệu ................................. 20
3.4.6. Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lƣợng của phông lƣu trữ ............ 20
3.4.7.Tiêu chuấn hiệu lực pháp lý của tài liệu .................................................... 20
3.4.8. Tiêu chuấn tình trạng vật lý của tài liệu .................................................... 21
3.4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác ...................................................... 21
3.5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử ....................... 22
4. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn, điện tử ..................................... 23
4.1. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ảnh ......................................................... 24
4.2. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu phim điện ảnh ........................................ 24
4.3. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ghi âm .................................................... 24
3


5. Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ................................................... 25
5.1. Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn .............................................................. 25

5.2. Thống kê tài liệu lƣu trữ điện tử .................................................................. 26
CHƢƠNG 2: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ ..................................................................................... 27
1. Bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ................................................... 27
1.1. Ý nghĩa tác dụng và nội dung của việc bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn,
điện tử .................................................................................................................. 27
1.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới tuổi thọ của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ... 27
2. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ........................................ 29
2.1. Ý nghĩa tác dụng của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử
............................................................................................................................. 29
2.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử............... 30
CHƢƠNG 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA
HỌC - CÔNG NGHỆ .......................................................................................... 32
1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ............................................... 32
1.1 Khái niệm ...................................................................................................... 32
1.2. Các nhóm, bộ, loại tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ .............................. 32
1.3. Tác dụng của tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ....................................... 33
2. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ........................................... 35
2.1. Ý nghĩa và nội dung thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ ....... 35
2.2. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ hiện hành ....................... 37
2.3. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ lịch sử ............................ 38
3. Xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ.................................................. 39
3.1. Ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ .................... 39
3.2. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ..................................... 40
3.2.1. Nguyên tắc chính trị .................................................................................. 40
3.2.2. Nguyên tắc lịch sử ..................................................................................... 41
3.2.3. Nguyên tắc toàn diện tổng hợp ................................................................. 42
3.3. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ .................... 43
3.3.1. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu........................................................ 43
3.3.1.1. Xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thƣ cơ quan ........................... 43

3.3.1.2. Xác định giá trị tài liệu tại lƣu trữ cơ quan (lƣu trữ hiện hành) ............. 44
3.3.1.3 Xác định giá trị tài liệu tại lƣu trữ lịch sử ............................................... 44
3.3.3. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu ................................................ 46
4


4. Chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ .............................................................. 47
4.1. Phƣơng án chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, thiết kế chế tạo ................... 47
4.2. Phƣơng án chỉnh lý tài liệu nghiên cứu khoa học ........................................ 48
5. Công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ....................................... 48
5.1. Ý nghĩa tác dụng và yêu cầu của cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học
cơng nghệ. ........................................................................................................... 49
5.2. Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ...................... 49
CHƢƠNG 4: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ
KHOA HỌC CÔNG NGHỆ ............................................................................... 52
1. Bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ................................................ 52
1.1. Ý nghĩa, tác dụng và nội dung ..................................................................... 52
1.2. Các nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ............ 53
1.3. Các yêu cầu về nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học
công nghệ ............................................................................................................ 54
1.4. Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ... 55
2. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ ..................................... 55
2.1. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học cơng
nghệ ..................................................................................................................... 55
2.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ........... 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 61

5

GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA
HỌC CƠNG NGHỆ
Mã mơn học: MH25
Thời gian thực hiện môn học: 34 giờ; (Lý thuyết: 24 giờ; Thực hành, thí
nghiệm, thảo luận, bài tập: 8 giờ; Kiểm tra 02 giờ)
I. Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: mơn Lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học cơng nghệ là một
trong những mơn học bắt buộc để ngƣời học tích luỹ trong quá trình học tập
ngành văn thƣ lƣu trữ trình độ trung cấp. Để học môn này, ngƣời học phải học
xong chƣơng trình mơn Nghiệp vụ lƣu trữ.
- Tính chất: là mơn gắn với chun mơn nghiệp vụ, có vai trị rất quan trọng
trong việc hình thành năng lực chun môn trong lĩnh vực lƣu trữ cho ngƣời
học.
II. Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức: Học phần này cung cấp cho ngƣời học những kiến thức tổng
quan về lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, về lƣu trữ tài liệu khoa học
công nghệ; các khâu nghiệp vụ nhƣ: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân
loại; hệ thống hoá, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện
tử, khoa học cơng nghệ..
- Về kỹ năng:
+ Sau khi học xong học phần này, ngƣời học có khả năng vận dụng
đƣợc các kiến thức đã học để thực hiện các khâu nghiệp vụ về tổ chức, quản
lý tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử.
+ Có khả năng xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá,
bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: có ý thức trách nhiệm đối với cơng việc
của bản thân, chủ động trong thực hiện các khâu nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu nghe
nhìn, điện tử, khoa học công nghệ.
Nội dung của môn học:

6


CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU
NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ
Mã chƣơng MH25-01
Giới thiệu:
Mục tiêu:
- Cung cấp các khái niệm: tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử; xác định đƣợc
giá trị của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử.
- Biết cách thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu lƣu trữ nghe
nhìn, điện tử.
Nội dung chƣơng:
1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử
1.1. Khái niệm
Tài liệunghe nhìn là những hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử
và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và tên những vật liệu mà nó
mang tin, đƣợc nộp lƣu vào các kho, viện lƣu trữ theo một chế độ nhất định thì
ngƣời ta gọi nó là tài liệunghe nhìn.
Tài liệu lƣu trữ điện tử là các tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thông điệp dữ
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa
chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác.
(Điều 13 của Luật lƣu trữ )
Quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử là kiểm soát mọi tác động vào
văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử trong suốt văn bản của tài liệu, bao gồm các
nghiệp vụ nhƣ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lƣu trữ, sử dụng, hủy
văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử.
1.2. Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử
Tài liệu nghe nhìn là loại hình đặc biệt cả hình thức và nội dung mangtin,

bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và kỹ thuật số.
– Tài liệu ảnh: là một loại tài liệu tƣợng hình (hay là hình ảnh tĩnh), dùng
ánh sáng, màu sắc và các phƣơng tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện
lại các sự kiện, hiện tƣợng xảy ra ở một thời điểm trong XH và tự nhiên trên các
bức ảnh rời lẻ, trên phim nhựa, trên kính hoặc bằng kỹ thuật số.
– Tài liệu phim điện ảnh: là loại tài liệu hình ảnh động hoặc tài liệu
“nghe-nhìn” dùng để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tƣợng bằng phƣơng
7


tiện kỹ thuật điện ảnh trên các phim nhựa. Các hình ảnh đƣợc sắp xếp liên tiếp
với nhau, khi cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 hoặc 24 hình
trong 1 giây thì hình ảnh của sự kiện lại đƣợc tái hiện và chuyển động đúng nhƣ
nó đã diễn ra trƣớc ống kính của máy quay phim, đồng thời với hình ảnh trên
phim, cịn làm tái hiện lại các âm thanh của sự kiện, các hiện tƣợng nhƣ lời nói,
tiếng động, âm nhạc…
– Tài liệu ghi âm: là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh
(bài nói, âm nhạc, tiếng động) đƣợc ghi lại trên đĩa, trên phim cảm quang, trên
băng từ tính… bằng các phƣơng pháp ghi âm cơ học, quang học, từ tính, laser và
kỹ thuật số.
– Tài liệu ghi hình và ghi âm: Là tài liệu mang thơng tin nghe-nhìn đƣợc
ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình điện tử trên băng từ tính, trên đĩa
laser và bằng kỹ thuật số.
+ Âm bản: Là những phim mà hình ảnh trên phim có độ sáng tối và màu
sắc ngƣợc lại với đối tƣợng chụp ảnh, quay phim, ghi âm quang học.
+ Dƣơng bản: là những ảnh chụp trên đó màu trắng, đen phản ánh đúng
độ sáng, tối hoặc màu sắc của vật.
+ Bản gốc: là những hình ảnh, âm bản thu nhận đƣợc trong quá trình ghi
hình hoặc ghi âm trực tiếp.
+ Bản sao: Là bản thu đƣợc do sao lại một hoặc nhiều lần từ bản gốc với

mục đích để bảo quản bản gốc và phổ biến rộng rãi thông tin.
1.3. Đặc điểm của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử
Phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn là căn cứ vào các đặc trƣng (dấu hiệu)
chung của chúng để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm
và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học và nghiên
cứu, sử dụng một cách có hiệu quả nhất phơng lƣu trữ đó.
Tuy nhiên, tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết là chúng không
phản ánh trực tiếp các hoạt động của ngƣời quay phim, chụp ảnh hoặc của cơ
quan tạo ra tài liệu nghe nhìn, nên giá trị của chúng khơng phụ thuộc vào vị trí
của cơ quan sản sinh ra nó, mà phụ thuộc vào ý nghĩa của các sự kiện, hiện
tƣợng mà chúng phản ánh. Vì thế, phông lƣu trữ không thể là cơ sở để phân loại
cho tài liệu nghe nhìn ở các kho lƣu trữ (trong khi đó, phân loại tài liệu chữ viết
trong các kho lƣu trữ theo các phông lƣu trữ).

8


Muốn phân loại tài liệu nghe nhìn, ngƣời ta phải căn cứ vào các đặc trƣng
của chúng để phân loại. Đặc trƣng để phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn có
những điểm khác với đặc trƣng của tài liệu chữ viết nhƣ theo đặc trƣng vật mang
tin, đặc trƣng chuyên đề, đặc trƣng đối tƣợng đƣợc ghi hình, ghi âm. Trong khi
đó, khi phân loại tài liệu chữ viết để xác định ra hệ thống mạng lƣới các kho lƣu
trữ thì ngƣời ta phải căn cứ vào đặc trƣng thời kỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa toàn
quốc và ý nghĩa địa phƣơng của tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành chính và đặc
trƣng về kỹ thuật và phƣơng pháp chế tác tài liệu; hoặc khi phân loại tài liệu
trong một phơng lƣu trữ chữ viết, thì đƣợc vận dụng các đặc trƣng nhƣ: cơ cấu
tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa dƣ, tên gọi, cơ quan giao
dịch…
Sở dĩ phân loại tài liệu nghe nhìn và tài liệu chữ viết khác nhau nhƣ vậy
chính là do đặc điểm của chúng, ví nhƣ chất liệu và cách tạo ra tài liệu nghe nhìn

khác hẳn với tài liệu chữ viết, do đó cách bảo quản, khai thác sử dụng chúng
cũng là khác nhau. Ví dụ:
Đối với tài liệu ảnh, cùng là một bức ảnh, nhƣng chúng có thể đƣợc làm
trên nhiều chất liệu khác nhau nhƣ ảnh trên giấy, ảnh trên kính, ảnh trên đá…,
chúng có thể là âm bản, dƣơng bản… Những đặc điểm này có yêu cầu bảo quản
hoàn toàn khác với tài liệu chữ viết vì khi đƣa vào bảo quản, ngƣời ta khơng thể
để âm bản cùng với dƣơng bản, ảnh trên kính cùng với ảnh trên giấy… mà phải
có những chế độ bảo quản riêng. Trong khi đó, tài liệu chữ viết cơ bản là trên
giấy, khi phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào nội dung thông tin trong tài
liệu hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu… cho nên khi phân
loại chúng sẽ khác với phân loại tài liệu ảnh.
Đối với tài liệu phim điện ảnh, khi phân loại chúng, ngƣời ta cũng chủ
yếu dựa vào các đặc trƣng kỹ thuật làm ra chúng để tiến hành phân loại nhƣ theo
chuyên đề, âm thanh, thời gian, thể loại… Trong tài liệu phim điện ảnh, chúng
cũng là một loại có mn hình, mn vẻ khác nhau nhƣ phim nhựa, các băng từ
tính, băng VHS, băng cối, băng cassete, đĩa CD, ghi hình kỹ thuật số… mà mục
đích phân loại chúng là để bảo quản cho tốt, cho nên ngƣời ta phải phân ra từng
loại nhƣ vậy để tiện cho việc bảo quản chúng.
Cũng tƣơng tự nhƣ tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm cũng đƣợc phân
loại theo các vật mang tin nhƣ các đĩa ghi âm cơ học, ghi âm quang học, ghi âm
từ tính, ghi âm trên đĩa laser và ngày nay đang phát triển một hình thức mới, tiện
lợi và dễ dàng là ghi âm kỹ thuật số. Mỗi loại này có yêu cầu bảo quản cũng
khác nhau, cho nên khi phân loại ngƣời ta phải chú ý đến đặc điểm kỹ thuật của
9


chúng để có phƣơng án phân loại chúng một cách tốt nhất, nhằm bảo quản từng
loại theo từng chế độ thích hợp.
1.4. Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử
Tài liệu nghe nhìn (điện ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình…) là những

hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, không kể thời gian,
địa điểm sản sinh và trên những vật liệu mà nó mang tin, đƣợc nộp lƣu vào các
kho, viện lƣu trữ Nhà nƣớc theo một chế độ nhất định.
Tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong cuộc sống
hàng ngày cũng nhƣ việc khai thác, sử dụng chúng vào những mục đích khác
nhau phục vụ cuộc sống.
Tài liệu nghe nhìn là những loại tài liệu đặc biệt, cả về hình thức và nội
dung mang tin. Chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại các hoạt động của xã
hội và tự nhiên bằng hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh đúng nhƣ sự việc
đã xảy ra. Vì thế, loại tài liệu này ngày càng đƣợc phát triển nhanh chóng và ảnh
hƣởng tới hầu hết các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
Tuy mới xuất hiện trên thế giới từ cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20, nhƣng tài
liệu nghe nhìn đƣợc phát triển vơ cùng nhanh chóng. Chúng chốn chỗ hầu hết
các lĩnh vực sinh hoạt của đời sống xã hội. Chúng là những phƣơng tiện để ghi
tin và làm tái hiện những thông tin về các sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong xã hội
và tự nhiên một cách trung thực, trực quan (nhìn thấy, nghe thấy đƣợc). Do tầm
quan trọng nhƣ thế, cho nên tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa vơ cùng sâu sắc,
thể hiện trên những phƣơng diện sau:
Tài liệu nghe nhìn là những phƣơng tiện thơng tin, tun truyền nhanh
chóng, hiệu quả và rộng rãi nhất. Bằng chứng là trong thời đại ngày nay, bất cứ
một sự kiện, một hiện tƣợng nào, có ý nghĩa quốc tế nào xảy ra thì cùng một lúc
nhiều nơi trên thế giới đều có thể biết đến một cách nhanh chóng bằng hình ảnh
và âm thanh. Ví dụ nhƣ những cuộc xung đột, chiến tranh Irad, vụ khủng bố 119-2001 ở Mỹ, cuộc chiến tranh của Mỹ ở Afghanistan… đều hàng ngày, hàng
giờ đƣợc cập nhật và phát hình rộng rãi cho tồn thế giới biết qua hệ thống
truyền hình của các quốc gia.
Tài liệu nghe nhìn đƣợc sử dụng nhiều trong tuyên truyền, giáo dục, đặc
biệt là trong các dịp kỷ niệm những ngày lễ lớn của dân tộc nhƣ ngày Quốc
khánh 2-9-1945 thành lập nƣớc Việt Nam Dân chủ cộng hoà, chiến thắng Điện
Biên Phủ, giải phóng Thủ đơ, ngày giành độc lập thống nhất đất nƣớc 30-41975… Trong những ngày lịch sử ấy, mọi thế hệ từ những lớp ngƣời đã từng
10

trực tiếp tham gia các sự kiện lịch sử ấy, cho đến những lớp ngƣời mới sinh ra
sau này đều cảm nhận đƣợc “sức nóng” của những hình ảnh, âm thanh làm tái
hiện lại một thời oanh liệt, kiên cƣờng, bất khuất của một dân tộc không chịu
khuất phục trƣớc những kẻ thù tàn ác. Những hiện thực ấy tác động vào tƣ tƣởng
con ngƣời một cách khách quan mà khơng một lời văn, một câu chuyện nào có
thể diễn đạt lại chính xác và trung thực nhƣ thế.
Tài liệu nghe nhìn cịn đƣợc sử dụng nhiều trên mặt trận chính trị, ngoại
giao. Chúng là những bằng chứng đanh thép vạch mặt kẻ thù. Ví dụ nhƣ khi xem
lại những thƣớc phim tƣ liệu của chính phía Mỹ quay về cuộc chiến tranh ở Việt
Nam đã cho chúng ta thấy những bằng chứng xác thực về sự tàn ác, man rợ của
Đế quốc Mỹ đối với dân tộc Việt Nam.
Trong nghiên cứu khoa học (nhất là khoa học lịch sử), tài liệu nghe nhìn
đƣợc sử dụng nhƣ một cơng cụ, phƣơng tiện giúp các nhà khoa học nhận thức
đƣợc một cách tốt nhất (nhất là việc xây dựng lại lịch sử q khứ). Ví dụ nhƣ
đến gần đây, khi có thêm những bức ảnh lịch sử từ phía nƣớc ngồi, ngƣời ta
mới xác định đƣợc chính xác chiếc xe tăng đầu tiên tiến vào dinh Độc Lập ngày
30-4-1975. Đặc biệt, trong nghiên cứu những hiện tƣợng chỉ xuất hiện trong một
khoảnh khắc ngắn, hoặc ngƣợc lại cần làm rõ những biến đổi chậm chạp trong
một thời gian dài về sau mới bộc lộ, thì tài liệu nghe nhìn là một phƣơng tiện
đắc dụng để làm công việc này. Hoặc nhƣ nghiên cứu có thể phân tích nhịp đập
cánh của một con côn trùng đang bay, hoặc sự lớn lên của một bơng hoa, hoặc
một viên đạn khi rời nịng súng… thì tài liệu nghe nhìn có thể giúp chúng ta
quan sát chi tiết và chuẩn xác. Ngày nay, với sự phát triển tƣơng đối cao của
khoa học kỹ thuật thì tia hồng ngoại và tử ngoại còn giúp cho các nhà nghiên
cứu thấy đƣợc những hình ảnh của những vật chất mà mắt thƣờng không thể nào
nhận thấy đƣợc.
Trong lĩnh vực y học, tài liệu nghe nhìn cũng đƣợc sử dụng nhiều để giúp
các bác sĩ phát hiện sớm một số bệnh hiểm nghèo. Ngày nay, bằng những

phƣơng pháp mới nhƣ nội soi, X quang… mà ngƣời ta có thể phát hiện chính
xác bệnh tật mà khơng cần phải mổ. Cũng bằng phƣơng tiện tài liệu nghe nhìn
mà giúp các nhà y học nghiên cứu chính xác sự phát triển của các loại vi-rút, vi
trùng, sự biến đổi về gien, giải mã các gen một cách dễ dàng,
Trong quốc phòng, tài liệu nghe nhìn cũng là phƣơng tiện đắc lực để
nghiên cứu về đối phƣơng. Bằng các hình ảnh, ngƣời ta xác định đƣợc cách bố
phòng của địch, các loại vũ khí trang bị mà địch sử dụng… Bằng âm thanh,
ngƣời ta có thể biết đƣợc những thơng tin của địch nhƣ các tin tức tình báo ghi
11


đƣợc, các cuộc điện đàm của chỉ huy địch… Ngoài ra, trong việc nghiên cứu về
tính năng kỹ thuật của các loại vũ khí thì tài liệu nghe nhìn cũng góp phần
khơng nhỏ nhƣ việc quan sát đƣờng bay của viên đạn, sức công phá của một quả
bộc phá… để từ đó chế tạo hoặc cải tiến một loại trang bị quân sự nào đó…
Trong lĩnh vực nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn là cơng cụ xác thực nhất ghi
lại một cách chuẩn xác nhất những phong tục, tập quán xa xƣa hay những loại
hình dân gian đặc sắc mà ngày nay khơng tồn tại. Ví nhƣ, nhờ những bức ảnh có
từ thời xa xƣa, ngƣời ta đã phục dựng lại trang phục của triều đình Huế; hay
những băng ghi âm ghi lại đƣợc những câu hát, điệu hò, điệu lý cổ xƣa mà ngày
nay dần mai một nhƣ giọng hát xẩm của cụ bà nghệ nhân Quách Thị Hồ, giọng
ngâm thơ trữ tình của nghệ sĩ Châu Loan… mặc dù các nghệ sĩ này đã qua đời.
Tài liệu nghe nhìn là một nguồn sử liệu vơ cùng q giá vì nó mang tính
chân thực cao. Nhờ nguồn sử liệu này mà nó góp phần tích cực vào việc khơi
phục, trùng tu các di tích lịch sử đã bị hƣ hỏng qua thời gian nhƣ nhờ một bức
ảnh chụp vào khoảng đầu thế kỷ 20 mà ngƣời ta đã trùng tu một cách gần nhƣ
hoàn hảo Tháp Rùa của hồ Hồn Kiếm; hoặc nhờ những tƣ liệu nghe nhìn cịn
lƣu giữ đƣợc, ngƣời ta đã xây dựng đƣợc bộ phim “Hồ Chí Minh-chân dung một
con ngƣời”; hoặc nhƣ tới đây có dự án sửa chữa, trùng tu lại cầu Long Biên thì
chắc chắn rằng, các bức ảnh chụp từ thời xa xƣa về cây cầu này sẽ là nguồn tƣ

liệu đắc lực giúp các nhà xây dựng làm đƣợc việc đó.
Tài liệu nghe nhìn đã đóng góp một vai trị to lớn trong đời sống xã hội, là
một thành phần khơng thể thiếu đƣợc và có những ý nghĩa quan trọng đối với
các lĩnh vực nhƣ thông tin, tuyên truyền giáo dục, trong chính trị và ngoại giao,
nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử và trong tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội. Cho nên, việc nhìn nhận một cách đúng đắn về tài liệu nghe
nhìn sẽ giúp chúng ta có một cách đối xử đúng đắn với loại hình tài liệu này.
2. Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lƣu trữ
2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa và yêu cầu
Tài liệu lƣu trữ nghe nhìn (bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và
ghi âm ghi hình) là những loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng hình ảnh và
âm thanh trên các vật liệu khác nhau, chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại
những hình ảnh và âm thanh đúng nhƣ đã xảy ra trong thực tế khách quan. Tài
liệu nghe nhìn thƣờng đƣợc hình thành đồng thời với các sự kiện, các hiện
tƣợng, các hoạt động của con ngƣời (trừ trƣờng hợp chụp ảnh, quay phim nghệ
thuật hƣ cấu), chính vì vậy mà tài liệu lƣu trữ nghe nhìn giúp cho ngƣời xem,
12


ngƣời nghiên cứu nhƣ đang chứng kiến những sự kiện xảy ra trƣớc mắt mình.
Tài liệu lƣu trữ nghe nhìn phản ánh, miêu tả, kể lại về sự kiện hiện tƣợng xảy ra;
đồng thời thể hiện bằng chính những hình ảnh, âm thanh của những sự kiện,
hiên tƣợng đó đúng nhƣ đã diễn ra và làm tái hiện một cách chân thực những
hình ảnh và âm thanh của các sự kiện đó.
Do vậy, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu nghe nhìn nói
riêng ở nƣớc ta, cho đến nay vẫn là vấn đề nóng bỏng và cấp bách trong lý luận,
cũng nhƣ trong thực tiễn. Bởi nó liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ nhƣ
công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, tổ chức, công bố sử dụng. Đối với công tác
lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, làm tốt việc xác định giá trị tài liệu mới lựa chọn đƣợc
những tấm ảnh, bộ phim lƣu trữ, những đoạn phim tƣ liệu và tài liệu ghi âm có

giá trị để bảo quản lâu dài khơng những cho hiện tại mà cịn cho tƣơng lai sau
này.
Khi xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, phải nắm đƣợc quá trình sản xuất
và những giai đoạn chủ yếu, đó là những đặc điểm kỹ thuật cần lƣu ý. Bên cạnh
thành phần chính là hình ảnh và âm thanh còn phải kể đến phần chữ viết kèm
theo, tuy khơng phải là thành phần chính nhƣng nó giúp cho ngƣời đánh giá hiểu
đƣợc xuất xứ, nội dung của sự kiện ghi lại trên phim và về tác giả. Vì vậy, khi
xác định giá trị tài liệu nghe nhìn phải xuất phát từ những nguyên tắc chung của
công tác xác định giá trị do Lƣu trữ học Mác xít đề ra. Các ngun tắc đó là
ngun tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lƣu trữ
Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lƣu trữ của cơ quan
phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và
làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.
Cán bộ, nhân viên làm các công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ nhân
viên làm các công tác chuyên môn khác nhƣng đôi khi có làm cơng việc liên
quan đến cơng văn, giấy tờ chỉ đƣợc giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải
quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc;
sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc
phịng lƣu trữ của cơ quan. Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lƣu”.
Khi tiếp nhận và bàn giao tài liệu phải có biên bản. Danh mục hồ sơ tài
liệu nộp lƣu và biên bản đƣợc lập thành hai bản: một bản bên nộp lƣu và một
bản bên tiếp nhận giữ.
13


Bổ sung tài liệu vào các kho lƣu trữ là cơng tác sƣu tầm, thu thập, hịan
chỉnh thêm tài liệu vào các kho lƣu trữ theo những phƣơng pháp và nguyên tắc
thống nhất. Công tác bổ sung tài liệu vào các kho lƣu trữ đòi hỏi phải đƣợc tiến

hành thƣờng xuyên, thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến
khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa quan trọng khơng
chỉ đối với ngành lƣu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lƣu trữ
ngịai những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử… có tầm quốc gia, cịn
có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh
ra chúng. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức đƣợc việc bổ sung kịp
thời thì thành phần phơng lƣu trữ sẽ ngày càng nghèo đi, khả năng phục vụ sẽ
ngày càng bị hạn chế.
 Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lƣu trữ là:
-

Tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nƣớc, đơn vị vũ
trang, tổ chức kinh tế.

-

Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại.

-

Tài liệu đang đƣợc bảo quản trong thƣ viện, viện bảo tàng.

-

Tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ.

-

Tài liệu đang đƣợc bảo quản ở các viện lƣu trữ nƣớc ngòai.

 Bổ sung tài liệu lƣu trữ đƣợc tiến hành với các nội dung sau:
-

Xác định nguồn bổ sung tài liệu.

-

Qui định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho
lƣu trữ.

-

Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung
tài liệu

 Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-

Bổ sung tài liệu phải tiến hành thƣờng xun, có tính thiết thực, kịp thời,
đặc biệt là khả năng sử dụng trong thực tế.

-

Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm
vi rộng, trong điều kiện áp dụng các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại.

2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lƣu trữ

14

Tài liệu ảnh khác với các tài liệu văn kiện khác, vì vậy các đơn vị bảo
quản cần dựa trên những nguyên tắc dƣới đây:
Lƣu tài liệu ảnh kịp thời. Dựa vào quy định, tài liệu ảnh cần đƣợc lƣu vào
nửa đầu năm ngay sau năm xảy ra sự kiện, nếu có trƣờng hợp đặc biệt cần
thƣơng thảo thì có thể lƣu trƣớc hoặc muộn hơn.
- Lƣu tai liệu ảnh theo phạm vi. Trƣớc khi lƣu tài liệu ảnh nên nghiên cứu
kĩ phạm vi thu thập tài liệu lƣu trữ của đơn vị đó, tuân theo các quy định
liên quan “Quy phạm quản lý tài liệu ảnh” để các đơn vị có thể hồn
chỉnh tài liệu ảnh nộp vào lƣu trữ.
- Lƣu giữ tài liệu ảnh có đầy đủ 3 phần: Phim ảnh, tranh ảnh và phần thuyết
minh bằng chữ.
- Phim ảnh và hình ảnh nên sắp xếp phù hợp với nhau.
- Ảnh phải rõ ràng, không bị hƣ hỏng.
 Xác định giá trị tài liệu ảnh: Trƣớc khi lƣu, các phòng phải tiến hành xác
định giá trị tài liệu ảnh, sau khi nghiệm thu hợp với quy cách mới có thể chỉnh
lý. Xác định giá trị tài liệu ảnh chủ yếu theo các nguyên tắc sau:
- Xác định tài liệu ảnh có đầy đủ, hồn chỉnh?
- Xác định hồ sơ đó có phản ảnh đầy đủ một sự kiện, vấn đề nào đó?
- Xác định hình ảnh, phim ảnh và phần thuyết minh của mỗi ảnh có đầy đủ,
phù hợp?
- Xác định chất lƣợng của hình ảnh
2.4. Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lƣu trữ
-

Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ cơ quan
gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan.
Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu đƣợc xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ

nguyên tắc đƣợc dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về
những công việc chƣa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham
khảo.
Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ lịch sử
gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lƣu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức
thuộc Danh mục nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND
cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo
quản vĩnh viễn.
3. Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử
15


3.1. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng
Không phải tất cả mọi tài liệu đƣợc sản sinh ra trong quá trình họat động
của các cơ quan và cá nhân tiêu biểu đều có giá trị nhƣ nhau và đều đƣợc lƣu trữ
tất cả. Vấn đề là ở chỗ cần phải lựa chọn nhƣ thế nào để chỉ đƣa vào lƣu trữ
những tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Muốn vậy phải tiến hành
công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu, tức là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng
pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời hạn bảo quản của
từng tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu
theo giá trị của các tài liệu đó về mặt có ý nghĩa lƣu trữ. Cơng việc này chính là
xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu lƣu trữ).
Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích qui định thời hạn bảo quản tài
liệu, lọai ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết gía trị, nhƣ vậy sẽ đảm bảo giữ gìn
đƣợc những tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện để
sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ.
Nhƣ vậy, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu
lƣu trữ là:


Qui định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, lọai ra những
tài liệu lƣu trữ hết giá trị.



Xác định đúng giá trị tài liệu sẽ bảo quản đƣợc những tài liệu quí,
đồng thời hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa nhằm gỉam bớt
chi phí khơng cần thiết cho việc lƣu trữ những tài liệu đó.



Cơng tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ cần đảm bảo các yêu cầu
chính xác và thận trọng.

3.2. Nguyên tắc
Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi
thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch
sử ấy.
Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định đƣợc nguồn thu thập, bổ sung tài
liệu vào các kho lƣu trữ trung ƣơng và địa phƣơng, đồng thời xác định đúng địa
chỉ nộp lƣu sau khi thu thập, sƣu tầm đƣợc.
Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Tài liệu của
một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê,
xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề
16


đƣợc phản ánh trong tài liệu của phơng. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết
không đƣợc phân tán ở các kho lƣu trữ khác nhau.

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông: Khối phông lƣu
trữ bao gồm những phơng lƣu trữ độc lập hồn chỉnh có quan hệ với nhau về nội
dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung
tài liệu theo khối phơng sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ví dụ:
phơng Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A và phơng Sở Nội vụ tỉnh A là 02 phông
độc lập nhƣng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh
chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau.
3.3 Phƣơng pháp
Thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hồn chỉnh phơng lƣu
trữ. Để thu thập, bổ sung tài liệu chính xác, cần phải xác định đúng nguồn và
thành phần tài liệu cần thu thập vào lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử. Cụ thể:
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ cơ quan
gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan.
Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu đƣợc xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ
nguyên tắc đƣợc dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về
những công việc chƣa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham
khảo.
- Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ lịch sử
gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lƣu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức
thuộc Danh mục nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND
cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo
quản vĩnh viễn.
Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là các cơ
quan, tổ chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục
thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài
liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ
sung tài liệu lƣu trữ.
Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lƣu trữ, ngƣời làm

lƣu trữ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét
mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phơng lƣu trữ. Từ đó, xác định những
17


tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực
hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hồn chỉnh phơng lƣu trữ.
3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử
Việc xác định giá trị tài liệu cần đƣợc tiến hành dựa vào các tiêu chuẩn
chủ yếu và tƣơng đối thông dụng nhƣ sau:
+Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu.
+Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.
+Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phơng.
+Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
+Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
+Tiêu chuẩn mức độ hịan chỉnh và khối lƣợng của phông lƣu trữ.
+Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
+Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
+Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu.
3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung của tài liệu
Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu có tầm quan trọng hàng đầu
trong công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản
dài hay ngắn hoặc có thể hủy ngay tài liệu mà khơng cần đƣa vào lƣu trữ.
Những nội dung thông tin của tài liệu có thể liên quan nhiều hay ít đến
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hay cá nhân đƣợc giao phó.
Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề đó thƣờng đƣợc ƣu tiên lựa
chọn đƣa vào lƣu trữ và thời hạn bảo quản thƣờng đƣợc qui định dài hơn.
Những tài liệu đƣợc coi là có gía trị nhất là những tài liệu có nội dung
chứa đựng các thơng tin về chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, về
quá trình tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, chính sách đó và về các kết quả đạt

đƣợc. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh
quá trình lao động, sản xúât và chiến đấu bảo vệ tổ quốc, những tài liệu liên
quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng…
Khi xác định giá trị nội dung tài liệu cũng cần xuất phát từ mục tiêu sử
dụng của các tài liệu và mối liên quan của tài liệu đó với các tài liệu khác có
trong phơng lƣu trữ, đồng thời còn phải xem xét cả ý nghĩa thực tiễn của chúng.
3.4.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu
18


Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ
quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu đều có vị trí,
ý nghĩa riêng của nó. Tuy nhiên, tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra
sẽ có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài
liệu nhận từ bên ngòai đƣợc xác định giá trị theo thứ tự: tài liệu do cơ quan cấp
trên gửi xuống, tài liệu do cấp dƣới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi
tới.
Đối với các tài liệu thụôc phông lƣu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một
trong những tiêu chuẩn quan trọng và đƣợc áp dụng phổ biến. Tài liệu của
những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn đƣợc giữ lại bảo quản vĩnh
viễn.
3.4.3.Tiêu chuấn ý nghĩa cơ quan hình thành phơng
Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình họat động của một cơ
quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào chức năng, nhiệm vụ và phạm vi họat
động của chính cơ quan, tổ chức đó. Khi áp dụng tiêu chuẩn này cũng cần phải
xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Vị trí của cơ
quan trong hệ thống bộ máy nhà nƣớc hay trong các tổ chức, các đảng phái,
cũng nhƣ vai trò của cá nhân trong xã hội có ảnh hƣởng rất lớn đến giá trị của tài
liệu do các cơ quan hay cá nhân đó chế tác ra. Đặc biệt phải chú ý đến những tài
liệu do các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy nhà nƣớc sản sinh ra. Những

tài liệu này là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho thành phần phông lƣu trữ quốc
gia. Các tài liệu của những cơ quan khơng có vai trị lớn trong họat động của bộ
máy nhà nƣớc đƣợc lựa chọn chủ yếu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lịch
sử, sử dụng thơng tin q khứ của cơ quan hình thành phông.
3.4.4.Tiêu chuấn sự lặp lại thông tin trong tài liệu
Tài liệu hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan, cá nhân có
thể có rất nhiều lọai mang thơng tin lặp lại hay hình thành trên cơ sở sử dụng các
thông tin từ những tài liệu khác. Sự lặp lại thơng tin trong tài liệu có thể do:
- Nhu cầu họat động quản lý đòi hỏi các cơ quan phải thƣờng xuyên xây
dựng các văn bản mới dựa trên cơ sở sử dụng lại các thông tin ở các văn bản
khác.
- Khi sao in các văn bản của cấp trên để phổ biến cho các đơn vị, các cán
bộ dƣới quyền, hoặc cũng có thể do yếu tố chủ quan tạo nên nhƣ trình độ tổ
chức, quản lý cơng tác văn phịng, cơng tác quản lý cơng văn, giấy tờ chƣa chặt
chẽ, khoa học…
19


Do đó có thể có hai lọai tài liệu có thông tin lặp lại nhƣ sau:
- Những tài liệu là kết quả của việc sao in, trích lục các tài liệu khác.
-Những tài liệu là kết quả tổng hợp các thơng tin từ các văn bản đã có để
lập nên một văn bản mới do yêu cầu công tác thực tế địi hỏi.
Trong q trình lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại để đƣa vào bảo quản
trong các kho lƣu trữ, mỗi lọai tài liệu đó đều phải đƣợc xem xét cụ thể để lọai
bỏ hợp lý.
3.4.5.Tiêu chuấn thời gian và địa điếm hình thành tài liệu
Kinh nghiệm thực tiễn của công tác lƣu trữ cho thấy, trong nhiều trƣờng
hợp thời gian và địa điểm hình thành tài liệu có vị trí quan trọng tạo nên ý nghĩa
lƣu trữ của tài liệu đó. Thời gian ở đây đƣợc xét đến hai phƣong diện là: thời
gian sản sinh ra tài liệu và thời gian mà nội dung của tài liệu đó đề cặp tới.

Trong mối quan hệ với một sự việc cụ thế, giá trị của tài liệu phụ thuộc
vào thời điếm xảy ra sự việc nói tới. Giá trị tài liệu ra đời trong bối cảnh lịch sử
đặc biệt đƣợc đánh giá cao. Bởi thế khi lựa chọn tài liệu để lƣu trữ cần đặc biệt
quan tâm đến những tài liệu sản sinh ra ở những thời kỳ lịch sử trọng đại đó của
dân tộc.
Các tài liệu liên quan đến các địa điểm từng xảy ra sự kiện quan trọng
hoặc có quan hệ lớn đến đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… của đất
nƣớc có những giá trị riêng, ngòai giá trị của tự thân tài liệu.
3.4.6. Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lƣợng của phông lƣu trữ
Những phông tài liệu bị mất mát nhiều, khối lƣợng cịn lại ít, theo tiêu
chuẩn mức độ hịan chỉnh và khối lƣợng của phơng lƣu trữ thì có thể giữ lại bảo
quản một số tài liệu có giá trị thấp. Ở nƣớc ta do chiến tranh thƣờng xuyên và
kéo dài, do điều kiện khí hậu khắc nghiệt, do thiếu kinh nghiệm và do ý thức
trách nhiệm thấp trong việc bảo vệ tài liệu lƣu trữ nên việc áp dụng tiêu chuẩn
mức độ hòan chỉnh và khối lƣợng của phông lƣu trữ để xác định giá trị tài liệu
có một ý nghĩa thực tiễn to lún.
3.4.7.Tiêu chuấn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Giá trị của tài liệu phụ thuộc rất lún vào hiệu lực pháp lý của tài liệu đó.
Hiệu lực pháp lý của tài liệu đƣợc thể hiện ở hai mặt: nội dung và thể thức.
Thiếu một trong hai mặt đó thì tài liệu bị giảm giá trị rất nhiều, thậm chí khơng
cịn giá trị để lƣu trữ. Không lựa chọn, bảo quản các văn bản không đầy đủ thể
thức về mặt pháp lý trừ trƣờng hợp có yêu cầu đặc biệt.
20


Nội dung là những thơng tin có trong tài liệu, cịn hình thức là biểu hiện
bên ngịai của tài liệu, song lại có ý nghĩa quyết định đến giá trị nội dung của nó.
Trong thực tế nhiều tài liệu đã có qui định hiệu lực pháp lý ngay trong nội dung
của những tài liệu đó. Thể thức của văn bản quản lý nhà nƣớc chính là biểu hiện
hình thức về hiệu lực pháp lý của tài liệu.

3.4.8. Tiêu chuấn tình trạng vật lý của tài liệu
Những tài liệu có giá trị lớn về nội dung, nhƣng bị hƣ hỏng về mặt vật lý
thì cần đƣợc phục chế hoặc sao chụp lại. Nếu tài liệu bị hƣ hỏng năng, khơng
cịn khả năng phục chế, nội dung của tài liệu khơng cịn đọc đƣợc, xem đƣợc,
hiểu đƣợc thì có thể lọai bỏ để tiêu hủy.
3.4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác
Trong nhiều trƣờng hợp, giá trị của tài liệu còn đƣợc thể hiện qua ngôn
ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngòai khác, đặc biệt là ở tài liệu
cổ. Tài liệu đƣợc chế tác bằng những phƣơng thức độc đáo: khắc trên gỗ, trên
đá, trên các tấm kim lọai nhƣ đồng, vàng, viết trên lụa hoặc trên các lọai giấy
đặc biệt, tài liệu viết bằng chữ Hán, chữ Nơm và các thứ tiếng nƣớc ngịai
khác… Những tài liệu đó thể giúp ích rất nhiều cho việc nghiên cứu lịch sử chữ
viết, lịch sử công tác văn thƣ hoặc tìm hiểu sự phát triển của các ngành thủ cơng
mỹ nghệ và nhiều vấn đề khác.
Khi xem xét các tiêu chuẩn đánh giá tài liệu cần chú ý: các tiêu chuẩn nêu
trên vừa có tính độc lập, vừa quan hệ chặt chẽ với nhau. Từ yêu cầu thực tế, cần
xem xét và vận dụng các tiêu chuẩn đó một cách linh họat.
Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu đƣợc tiến
hành dƣới sự chỉ đạo của các hội đồng xác định giá trị tài liệu ở ba giai đọan nhƣ
sau:


Trong công tác văn thƣ hiện hành.



Trong các phông lƣu trữ cơ quan.



Trong các kho lƣu trữ nhà nƣớc.

Các hội đồng xác định giá trị tài liệu đƣợc thành lập ở các cơ quan có tài
liệu lƣu trữ đem ra đánh giá. Họat động của hội đồng đƣợc đặt dƣới sự chỉ đạo
trực tiếp của thủ trƣởng cơ quan.
Thành phần của hội đồng do cơ quan chuyên môn đề nghị, cơ quan lƣu trữ
cấp trên duyệt.
21


Để khỏi mất đi những tài liệu quí hiếm do thiếu trách nhiệm, thiếu kinh
nghiệm, các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng, trong đó ghi rõ
thành phần hội đồng đánh giá, tên ngƣời đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu
đƣa đi tiêu hủy, số lƣợng đơn vị bảo quản. Biên bản phải đƣợc cơ quan có thẩm
quyền phê duyệt sau khi đã xem xét, kiểm tra, có cán bộ lƣu trữ chứng kiến và
phải báo cáo cơ quan quản lý lƣu trữ cấp trên trực tiếp
3.5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phƣơng pháp
và các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn
những tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy. Vì vậy, lựa chọn và loại hủy tài liệu cũng là thực hiện một phần việc của
yêu cầu xác định giá trị tài liệu.
Kể từ khi tài liệu xuất hiện trên bàn làm việc của cán bộ, công chức để
phục vụ cho yêu cầu công tác đến khi chúng đƣa vào lƣu trữ, việc xác định giá
trị tài liệu ở từng cấp độ có nội dung khác nhau và đƣa lại những kết quả khác
nhau:
 Ở văn thƣ: Khi tài liệu cịn đang gắn chặt với u cầu giải quyết cơng
việc, cũng đã có yêu cầu xác định giá trị của chúng, nó thể hiện qua các cơng
việc nhƣ:
- Lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu giải quyết công

việc để tổ hợp chúng vào một hồ sơ; đồng thời, loại những giấy tờ vô dụng, hoặc
kém giá trị và loại các sách báo, tƣ liệu tham khảo cho q trình giải quyết cơng
việc ra khỏi hồ sơ. Việc xác định giá trị tài liệu nhƣ vậy có tính chất cá biệt đối
với từng hồ sơ cụ thể.
- Xác định thời hạn bảo quản là xem xét nhu cầu tra cứu của tài liệu đã kết
thúc ở văn thƣ (nhu cầu sử dụng giá trị thực tiễn) cho chính cơng việc đang giải
quyết, dựa vào bảng thời hạn bảo quản hoặc danh mục hồ sơ của cơ quan để ghi
thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ.
 Ở lƣu trữ hiện hành: Khi tài liệu kết thúc giai đoạn ở văn thƣ, chúng
đƣợc thu thập vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan. Yêu cầu xác định giá trị tài
liệu thông qua những nội dung công việc nhƣ:
- Kiểm tra và hiệu chỉnh việc ghi thời hạn bảo quản. Về nguyên tắc, thời
hạn bảo quản của từng hồ sơ phải ghi từ ngay sau khi công việc kết thúc. Nhƣng
ở nhiều cơ quan, do khơng có bảng thời hạn bảo quản, khơng có danh mục hồ
sơ, cho nên cán bộ thừa hành gặp rất nhiều khó khăn khi phải ghi thời hạn bảo
22


quản. Vì vậy, có nhiều hồ sơ ghi thời hạn bảo quản khơng chính xác, hoặc bỏ
trống khơng ghi thời hạn bảo quản. Cá biệt có những cơ quan khơng lập đƣợc hồ
sơ hiện hành, giao nộp vào lƣu trữ cơ quan theo những bó, gói tài liệu lộn xộn.
- Lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử (tài liệu có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn) để giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo đúng quy định.
- Loại hủy những tài liệu đã hết giá trị thực tiễn, làm thủ tục tiêu hủy theo
quy định của phát luật.
 Ở lƣu trữ lịch sử: Công tác xác định giá trị tài liệu ở lƣu trữ lịch sử
khơng bó hẹp trong khối lƣợng tài liệu của một cơ quan, mà bao quát toàn bộ tài
liệu trong khu vực thẩm quyền thu thập tài liệu, tức là khu vực hành chính – lãnh
thổ mà trong đó có các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu của tỉnh. Phạm vi
công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm:

- Xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử
theo quy định. Việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh không phải là công việc thƣờng xuyên, mà phải đƣợc
cơ quan quản lý chuyên mơn hƣớng dẫn thống nhất.
- Tối ƣu hóa thành phần tài liệu trong phông lƣu trữ là tài liệu đã thu về
đƣa vào bảo quản tại lƣu trữ lịch sử tỉnh là những hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn. Nhƣng trong thực tế, tài liệu thu của các cơ quan về vẫn còn nhiều
trƣờng hợp trùng thừa, hết giá trị. Vì vậy, hàng năm lƣu trữ lịch sử vẫn phải xác
định giá trị tài liệu để loại ra những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa. Những
công việc làm cho tài liệu của các phông lƣu trữ có chất lƣợng cao hơn, đƣợc coi
là tối ƣu hóa thành phần tài liệu của chúng.
4. Phân loại và hệ thống hố tài liệu nghe nhìn, điện tử
Phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn là căn cứ vào các đặc trƣng (dấu hiệu)
chung của chúng để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm
và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học và nghiên
cứu, sử dụng một cách có hiệu quả nhất phơng lƣu trữ đó.
Muốn phân loại tài liệu nghe nhìn, ngƣời ta phải căn cứ vào các đặc trƣng
của chúng để phân loại. Đặc trƣng để phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn có
những điểm khác với đặc trƣng của tài liệu chữ viết nhƣ theo đặc trƣng vật mang
tin, đặc trƣng chuyên đề, đặc trƣng đối tƣợng đƣợc ghi hình, ghi âm. Trong khi
đó, khi phân loại tài liệu chữ viết để xác định ra hệ thống mạng lƣới các kho lƣu
trữ thì ngƣời ta phải căn cứ vào đặc trƣng thời kỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa toàn
23


quốc và ý nghĩa địa phƣơng của tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành chính và đặc
trƣng về kỹ thuật và phƣơng pháp chế tác tài liệu; hoặc khi phân loại tài liệu
trong một phơng lƣu trữ chữ viết, thì đƣợc vận dụng các đặc trƣng nhƣ: cơ cấu
tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa dƣ, tên gọi, cơ quan giao
dịch…

4.1. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ảnh
Sở dĩ phân loại tài liệu nghe nhìn và tài liệu chữ viết khác nhau nhƣ vậy
chính là do đặc điểm của chúng, ví nhƣ chất liệu và cách tạo ra tài liệu nghe nhìn
khác hẳn với tài liệu chữ viết, do đó cách bảo quản, khai thác sử dụng chúng
cũng là khác nhau. Ví dụ:
Đối với tài liệu ảnh, cùng là một bức ảnh, nhƣng chúng có thể đƣợc làm
trên nhiều chất liệu khác nhau nhƣ ảnh trên giấy, ảnh trên kính, ảnh trên đá…,
chúng có thể là âm bản, dƣơng bản… Những đặc điểm này có u cầu bảo quản
hồn tồn khác với tài liệu chữ viết vì khi đƣa vào bảo quản, ngƣời ta không thể
để âm bản cùng với dƣơng bản, ảnh trên kính cùng với ảnh trên giấy… mà phải
có những chế độ bảo quản riêng. Trong khi đó, tài liệu chữ viết cơ bản là trên
giấy, khi phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào nội dung thông tin trong tài
liệu hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu… cho nên khi phân
loại chúng sẽ khác với phân loại tài liệu ảnh.
4.2. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu phim điện ảnh
Đối với tài liệu phim điện ảnh, khi phân loại chúng, ngƣời ta cũng chủ
yếu dựa vào các đặc trƣng kỹ thuật làm ra chúng để tiến hành phân loại nhƣ theo
chuyên đề, âm thanh, thời gian, thể loại… Trong tài liệu phim điện ảnh, chúng
cũng là một loại có mn hình, mn vẻ khác nhau nhƣ phim nhựa, các băng từ
tính, băng VHS, băng cối, băng cassete, đĩa CD, ghi hình kỹ thuật số… mà mục
đích phân loại chúng là để bảo quản cho tốt, cho nên ngƣời ta phải phân ra từng
loại nhƣ vậy để tiện cho việc bảo quản chúng.
4.3. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ghi âm
Cũng tƣơng tự nhƣ tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm cũng đƣợc phân
loại theo các vật mang tin nhƣ các đĩa ghi âm cơ học, ghi âm quang học, ghi âm
từ tính, ghi âm trên đĩa laser và ngày nay đang phát triển một hình thức mới, tiện
lợi và dễ dàng là ghi âm kỹ thuật số. Mỗi loại này có yêu cầu bảo quản cũng
khác nhau, cho nên khi phân loại ngƣời ta phải chú ý đến đặc điểm kỹ thuật của
chúng để có phƣơng án phân loại chúng một cách tốt nhất, nhằm bảo quản từng
loại theo từng chế độ thích hợp.

24