Giáo trình Thực hành nghề nghiệp (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP
---

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

(Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm
2018 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2018


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép dùng
nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành
mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

2


LỜI GIỚI THIỆU
-Để đáp ứng yêu cầu giảng dạy của nhà trường tập thể giảng viên bộ môn Quản trị, khoa KTXH &NV của trường Cao Đẳng Cộng Đồng - Đồng Tháp đã tổ chức biên soạn cuốn giáo trình
Thực hành nghề nghiệp.
Tập thể tác giả xin trân trọng giới thiệu đến sinh viên giáo trình Thực hành nghề nghiệp với
bố cục như sau:
- Chương 1: Tổng quan về cơ quan thực tập

- Chương 2: Lập danh mục hồ sơ
- Chương 3: Lập hồ sơ
- Chương 4: Giao nộp hồ sơ và Lưu trữ cơ quan
Tập thể tác giả đã có nhiều cố gắng trong biên soạn, song khơng thể tránh khỏi những
khiếm khuyết, đồng thời Thực hành nghề nghiệp là lĩnh vực rất rộng lớn và phức tạp nên việc
thiếu sót trong q trình biên soạn là khó tránh khỏi, rất mong sự góp ý chân thành của bạn đọc
để lần tái bản sau giáo trình sẽ được hồn thiện hơn.

Đồng Tháp,ngày

tháng

năm 2018

Chủ biên
Nguyễn Minh Trang

3


MỤC LỤC

1. Lời giới thiệu ....................................................................................................... Trang 3
2. Chương 1: Tổng quan về cơ quan thực tập ........................................................ Trang 7
3. Chương 2: Lập danh mục hồ sơ ......................................................................... Trang 9
4. Chương 3: Lập hồ sơ ......................................................................................... Trang 11
5. Chương 4: Giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan .................................................. Trang 14

4

CHƢƠNG TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
Mã môn học: MH19
Thời gian thực hiện môn học: 90 giờ;(Lý thuyết: 10 giờ; thực hành: 80 giờ )
I. Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: Mơn thực hành nghề nghiệp là môn chuyên ngành của ngành Văn thư –Lưu trữ. Môn học
này được thực hành sau khi học xong các mơn chun ngành.
- Tính chất: Mơn thực hành lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nhằm trang bị kiến thức về
công tác lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
II. Mục tiêu môn học:
-

Kiến thức

+Trình bày được yêu cầu về lập hồ sơ;
+Hiểu được lý thuyết đã học về công tác lập hồ sơ, xác định được tiêu đề hồ sơ, biên mục
bên trong, bên ngồi hồ sơ;
+Hiểu rõ trách nhiệm về cơng tác lập hồ sơ của các thành viên trong cơ quan; Trách nhiệm
của Văn thư, trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ;
+ Đánh giá được chất lượng lập hồ sơ tại cơ quan;
+ Hiểu và vận dụng các luật định và qui định của cơ quan vào công tác chuyên môn.
-Kỹ năng
+Vận dụng được kỹ năng thực hành lập hồ sơ;
+Thực hành được những nội dung cơ bản về công tác lập hồ sơ(Mở hồ sơ, thu thập văn bản,
tài liệu vào hồ sơ và kết thúc hồ sơ);
+ Thực hiện được thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+Hướng dẫn được về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác lập và nộp hồ sơ( đối với người
phụ trách văn thư)
-

Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+Thể hiện thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ và nghiêm túc trong quá trình học tập
+ Tuân thủ các qui định do Nhà nước ban hành
+ Có ý thức tổ chức kỷ luật, sức khỏe giúp cho người học sau khi tốt nghiệp có khả năng
tìm kiếm việc làm tại các cơ quan, Doanh nghiệp.
III. Nội dung môn học:
1. Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:

Số TT

Tên chƣơng, mục

1

Chƣơng 1:
Tổng quan về cơ quan thực tập
Giới thiệu về: chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cơ
quan; xác định trách nhiệm, quyền hạn và hoạt động của
văn thư;

Tổng
số

5

8

Thời gian (giờ)

Lý Thảo luận, Kiểm
thuyết bài tập
tra
2

6


Số TT
2

3

4

Tên chƣơng, mục
Chƣơng 2. Lập danh mục hồ sơ
2.1.Cơ sở và cách lập danh mục hồ sơ
2.2.Lập hồ sơ có danh mục
2.3. Lập hồ sơ khơng có danh mục
Chƣơng 3. Lập hồ sơ
3.1.Lập hồ sơ công việc
3.2. Lập hồ sơ nhân sự
3.3.Hồ sơ nguyên tắc
Chƣơng 4.
Giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
4.1. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
4.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

6

Tổng
số
19

Thời gian (giờ)
Lý Thảo luận, Kiểm
thuyết bài tập
tra
2
17

54

5

49

9

1

8


Chƣơng 1: Tổng quan về cơ quan thực tập
1.Mục tiêu:
Giới thiệu chung về cơ quan thực tập nhằm xác định thành phần hồ sơ cần lập và
hoạt động lập hồ sơ tại cơ quan.
2.Nội dung:

1.1.Giới thiệu về: chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cơ quan;
Chức năng được hiểu là bao gồm tổng hợp của hai từ là chức vụ và khả năng vì vậy nó
cũng có nghĩa bao gồm cả hai ý của từ trên chính là ở một vị trí nhất định sẽ có những khả
năng nhất định, tức là chức năng chính là những cơng việc trong khả năng của một vị trí
có thể làm được. Chức năng do đó cũng được hiểu là phương diện, mặt hoạt động chủ yếu
của một thiết chế (cơ quan, tổ chức).
Nếu hiểu theo ý nghĩa trên, chức năng thường gắn liền với cụm từ “cơ quan” tức là về mặt
pháp luật, các văn bản quy phạm pháp luật sẽ quy định nhiều hơn về chức năng của các cơ
quan trong Bộ máy Nhà nước.
Như vậy, chức năng cũng còn được hiểu là hoạt động chủ yếu của một cơ quan, tổ chức
đó. Ví dụ chức năng của Tịa án nhân dân là xét xử, nhân danh Nhà nước đưa ra các phán
xét, phán quyết đối với các vụ án theo quy định của pháp luật (Điều 102 Hiến pháp 2013),
Chức năng cơ bản của Quốc hội là lập pháp, làm luật và sửa đổi luật (Điều 69 và Điều 70
Hiến pháp 2013):
Cơ cấu tổ chức được hiểu là 1 hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập, vừa
phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết
với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng
để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
Với cơ cấu tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
- Phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh .
- Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác.
- Đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận.
- Đảm bảo tính cân đối và hiệu quả .
- Quản ký và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.
1.2. Xác định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên và hoạt động của văn thƣ
trong cơ quan
1.2.1.Xác định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên trong cơ quan;
Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, phân cấp theo nghĩa vụ và quyền hạn của các thành viên
đơn vị thực tập, hoạt động văn thư và cách thực hiện công tác lưu trữ (trên giấy, file máy
tính)

1.2.2.Hoạt động của văn thư trong cơ quan;
Cơng tác văn thƣ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
7


(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
Phạm vi: Quy chế này quy định chế độ hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị

8


Chƣơng 2: Lập Danh mục hồ sơ
1.Mục tiêu: lập được danh mục hồ sơ
2.Nội dung:
2.1.Cơ sở và cách lập Danh mục hồ sơ (DMHS)
2.1.1.Cơ sở lập Danh mục hồ sơ
Công tác văn thư được quy định tại Quy định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu, thiết
bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư. Trong đó, bước lập danh mục hồ sơ là bước đầu trong
giai đoạn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Lập danh mục hồ sơ nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông
qua Hệ thống hồ sơ; Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý
hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học; Là căn cứ để kiểm tra,
đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi
cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan đồng thời cũng là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
Việc lập Danh mục hồ sơ dựa trên các căn cứ sau: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm

việc của cơ quan, tổ chức; Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch,
nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân; Danh mục
hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức (nếu có). Nội dung lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Xây dựng đề mục trong Danh mục hồ sơ;
Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập hồ sơ; Dự kiến thời hạn bảo
quản của hồ sơ; Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
2.1.2. Cách lập Danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau: Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục
hồ sơ của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hồn thiện dự
thảo, trình lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
ký ban hành. Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn
nghiệp vụ của văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung,
chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phịng hoặc Phịng Hành chính để
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm.
Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan đồng thời
cập nhật vào Hệ thống để cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ và thực hiện lập hồ
sơ điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có cơng việc
giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá
nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để văn thư tổng hợp, bổ
sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
2.2.Lập hồ sơ có Danh mục hồ sơ
2.2.1. Đối với cơng tác Lập Danh mục hồ sơ: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị
mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của văn thư; văn thư tổng hợp, xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan (hoặc văn
thư xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị mình gửi các đơn vị, cá nhân liên quan góp ý). Danh
9


mục hồ sơ được dự kiến dựa trên chức năng, nhiệm vụ được phân công cụ thể cho từng công

chức, viên chức.
2.2.2. Đối với công tác Lập hồ sơ: Lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ thường xuyên của từng công
chức, viên chức khi xử lý các công việc được giao. Việc lập hồ sơ được thực hiện theo trình tự các
bước bao gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu; sắp xếp công văn, giấy trong hồ sơ;
thực hiện biên mục hồ sơ khi cơng việc kết thúc; viết bìa hồ sơ
2.3.Lập hồ sơ khơng có Danh mục
Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ sơ hiện hành trên cơ sở
nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể.
Cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau:
- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau
nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một
khoảng thời gian nhất định có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ
sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc.
Ví dụ: Hồ sơ về việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban
Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ''về phát huy sức mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc vì dân
giàu, nước mạnh, xã hội cơng bằng, dân chủ, văn minh''.
- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bản như: nghị quyết, chỉ thị,
thơng tri... Những văn bản có cùng tên gọi của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định
(quý, nửa năm, cả năm, một nhiệm kỳ) có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận
dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng.
Ví dụ: Báo cáo tháng của Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004.
- Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Các văn bản có tên gọi khác nhau, nội
dung khác nhau của cùng một tác giả, có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng
để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến.
Ví dụ: nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn... của Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, năm
2008.
- Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao dịch với cơ quan khác
trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể có thể lập một hồ sơ.
Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi giữa Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà
Nẵng về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng cấp uỷ, tháng 5-2008.

- Đặc trưng địa dư: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như tỉnh, thành phố, huyện,
quận, xã, phường... hoặc phạm vi chỉ chung cho các vùng, miền, khu vực... Những văn bản, tài
liệu có tên loại giống nhau, được các cơ quan, tổ chức, đơn vị giới hạn bởi một phạm vi địa dư,
sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định, có thể lập một hồ sơ.
Ví dụ: Báo cáo của Ban Dân vận Tỉnh uỷ về tình hình thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở ở các
huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006.
- Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự kiện, vụ việc mà nội dung
văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản.
Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ.
Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 của các ban, đảng uỷ trực thuộc Thành
uỷ Hà Nội.
Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005.
10


Chƣơng 3. Lập 1 hồ sơ
1.Mục tiêu: Lập được 1 số loại hồ sơ
2.Nội dung:
2.1.Lập hồ sơ công việc
1. Mở hồ sơ
- Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thơng tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ
sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
- Mỗi cá nhân khi giải quyết cơng việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về cơng việc đó.
- Trong năm, nếu có những cơng việc phát sinh thì cán bộ, cơng chức, viên chức cũng phải mở hồ
sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc vào
hồ sơ
- Sau khi mở hồ sơ, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các

đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
- Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp,
khơng thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
Ví dụ: Hồ sơ có tiêu đề “Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của cơ quan” cần thu thập các văn
bản sau:
- Kế hoạch tổ chức hội nghị; Chương trình hội nghị; Lời khai mạc; Dự thảo báo cáo tổng kết; Các
báo cáo tham luận; Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên; Nghị quyết hội nghị; Biên bản hội nghị;
Các văn bản liên quan khác (nếu có).
3. Sắp xếp cơng văn, giấy tờ trong hồ sơ
- Sắp xếp theo trình tự các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết một vấn đề, sự việc…
- Theo tên gọi của văn bản: (Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản đi,
đến).
- Theo tác giả: lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những văn bản, giấy tờ của cùng
một tác giả. Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc khác nhau;
Trên thực tế, hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng lẻ mà kết hợp chặt chẽ nhiều đặc
trưng với nhau trong một hồ sơ.
Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ.
4. Kết thúc và biên mục hồ sơ

11


- Sau khi cơng việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ
sơ chưa giải quyết xong thì để lại năm sau và ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo
dõi, giải quyết.
- Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại nếu còn thiếu văn bản, giấy tờ thì bổ sung cho đầy đủ.
- Loại ra những văn bản trùng thừa, khơng cịn giá trị, những tư liệu không cần thiết, bản
nháp và tài liệu tham khảo có trong hồ sơ.
- Kiểm tra sự sắp xếp trật tự văn bản trong hồ sơ, nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại.
- Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm khơng bị thất lạc và tra tìm

được nhanh chóng; số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.
- Ghi mục lục văn bản: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm
“Mục lục văn bản” được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ, để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm.
- Viết tờ kết thúc: Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và trên 20 năm, cán bộ lập
hồ sơ phải viết tờ kết thúc. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ;
tờ kết thúc được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ.
3.2. Lập hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi quan trọng, nó lưu trữ tồn bộ những thơng tin về nhân sự. Những
thông tin quan trọng về nhân sự ở trong một doanh nghiệp như là thơng tin về sơ yếu lí lịch, bảo
hiểm, lịch sử công tác của nhân sự, lương thưởng và những thông tin về việc xin nghỉ phép của
nhân sự.
Những thơng tin trong hồ sơ có vai trị vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính
nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính tốn các khoản bảng lương hay các
bảng chấm cơng. Vì thế cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.
Thông thường, hồ sơ nhân sự sẽ được doanh nghiệp lưu trữ để sử dụng cho các đợt thanh, kiểm
tra quyết toán của cơ quan thuế, cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền. Vì vậy với mỗi một hồ sơ
nhân sự đều gắn liền với hồ sơ lương khi doanh nghiệp trình lên thuế.
- Trong suốt quá trình người lao động làm việc, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ lại tại doanh nghiệp
và gắn liền với quy trình lao động của cơng ty.
- Các yếu tố có trong bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại doanh nghiệp gồm có: loại lao động, quy
chế lương, thưởng, hình thức trả lương… Tuy nhiên, tùy vào từng doanh nghiệp, mỗi nơi sẽ có
những sự khác nhau.
Đối với lao động chính thức, hồ sơ lao động của họ sẽ được lưu trữ bổ sung thêm vào hồ sơ thử
việc, học việc bao gồm toàn bộ hồ sơ phát sinh, các tài liệu trong quá trình làm việc tại doanh
nghiệp, bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức do cơng ty tự soạn, yêu cầu có chữ ký của người lao động và
người sử dụng lao động
- Doanh nghiệp sẽ thực hiện đóng bảo hiểm cho người lao động dựa theo mức lương trên hợp
đồng lao động.
12

- Phụ lục hợp đồng (nếu doanh nghiệp trả lương cao hơn so với mức đóng bảo hiểm)...
- Trong quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp, nếu có quyết định thăng cấp, tăng
lương… doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định nội bộ.
- Giấy tờ phát sinh mà có chữ ký người lao động thì doanh nghiệp đều phải làm thành 2 bản và
lưu hồ sơ tại doanh nghiệp.

3.3.Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, cơng
chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ cơng tác của mình phụ
trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra
cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày. Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc khơng nhất thiết
là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng cịn hiệu lực pháp lý.
Ví dụ : - Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ công tác phí cho cán
bộ cơng chức. - Tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà
nước.

13


Chƣơng 4. Giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
4.1. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
4.1.1.Trách nhiệm của chuyên viên phụ trách lƣu trữ cơ quan
- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
- Chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu;
- Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu;
- Lựa chọn hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
4.1.2.Trách nhiệm của CCVC cơ quan.
Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung phải thực hiện cơng tác lập hồ sơ
cơng việc của mình.
Các cơng việc cụ thể là :
- Lập hồ sơ cơng việc của mình giải quyết;
- Lập hồ sơ theo dõi công việc
4.2. Nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
4.2.1. Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
Lưu trữ hiện hành là lưu trữ cơ quan. Tại Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ ghi rõ “Lưu trữ cơ quan”
là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan , tổ chức.
Lưu trữ cơ quan là tổ chức lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ của cơ quan, tổ chức.
Tại Điều 11 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như
sau:
- Trong thời hạn 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày cơng trình xây dựng được quyết tốn.
4.2.1.Thực hiện nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan.
Hồ sơ bàn giao tài liệu vào lưu trữ cơ quan gồm có:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
- Biên bản bàn giao
Hồ sơ bàn giao làm thành 2 bản. Mỗi bên giữ 1 bản.

14