Giáo trình Quản trị hàng hóa (Ngành: Nghiệp vụ bán hàng - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP
---

GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: QUẢN TRỊ HÀNG HĨA
NGÀNH, NGHỀ: NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

(Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm
2018 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Đồng Tháp, năm 2018


LỜI GIỚI THIỆU
-Quản trị hàng hóa là mơn học nghiên cứu các hoạt động tổ chức, xây dựng, và quản lý
hoạt động cung ứng vật tƣ, hàng hoá trong doanh nghiệp. Điểm trọng yếu ở đây là giúp sinh viên
có cái nhìn mới, hiểu quản lý hàng hóa nhƣ một nghề chun mơn và có vai trị rất quan trọng để
nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển kinh tế hiện nay. Môn
học giới thiệu các khái niệm, định nghĩa, quan điểm, giá trị, mục đích, phƣơng pháp, và các kỹ
thuật xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa để ngƣời học có đƣợc cái nhìn tổng quát trƣớc khi đi
vào chuyên sâu.
ĐCBG Quản trị hàng hóa gồm 6 chƣơng cơ bản giới thiệu và hƣớng dẫn ngƣời học kiến
thức cơ bản và một số bài tập thực hành, cụ thể:
- Chƣơng 1: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
- Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa
- Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa
- Chƣơng 4: Quy trình xuất kho hàng hóa
- Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa
- Chƣơng 6 : Kiểm kê hàng hóa

Khi biên soạn tác giả cố gắng bố cục bài giảng sao cho bám sát chƣơng trình chi tiết mơ đun
Quản trị hàng hóa với hy vọng bài giảng này sẽ giúp ngƣời học thuận lợi trong quá trình học tập
tại lớp và tự học tại nhà. Trong quá trình biên soạn tác giả đã cố gắng hết sức, việc sai sót là điều
khơng thể tránh khỏi, rất mong sự đóng góp của các đồng nghiệp và ngƣời học.
Xin chân thành cám ơn.
Tp.Sa Đéc, tháng 06/2018
Ngƣời biên soạn
Nguyễn Minh Trang

2


MỤC LỤC

1. Lời giới thiệu ....................................................................................................... Trang 2
2. Chƣơng 1: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ ............................................... Trang
3. Bài thực hành số 01 ................................................................................................ Trang
4. Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa ............................................................................... Trang
5. Bài thực hành số 02 ................................................................................................ Trang
6. Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa .................................................................................. Trang
7. Bài thực hành số 03 ................................................................................................ Trang
8. Chƣơng 4: Quy trình xuất kho hàng hóa ................................................................ Trang
9. Bài thực hành số 04 ................................................................................................ Trang
10. Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa ............................................................................... Trang
11. Bài thực hành số 05 ................................................................................................ Trang
12. Chƣơng 6: Kiểm kê hàng hóa ................................................................................. Trang
13. Bài thực hành số 06 ................................................................................................ Trang

3

MƠN ĐUN: QUẢN TRỊ HÀNG HĨA
--Mã số mơ đun: MĐ 19
Thời gian mơ đun: 90 giờ, trong đó: Lý thuyết: 20 giờ; Thực hành: 70 giờ.
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học:
- Vị trí: Mơ đun Quản trị hàng hóa đƣợc bố trí giảng dạy sau khi học các môn học kỹ thuật cơ sở
và các môn học, mô đun chuyên môn nghề nhƣ: Marketing, Quản lý nguồn cung ứng hàng hóa....
- Tính chất: Quản lý hàng hóa là mơ đun thuộc nhóm các mơ đun, môn học chuyên môn nghề
Quản trị bán hàng.
Mục tiêu của môn học: Sau khi học xong mô đun này, ngƣời học đạt đƣợc,
- Kiến thức:
+ Nắm đƣợc những kiến thức về đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ.
+ Phân tích đƣợc quy trình nhập và xuất hàng hóa trong hoạt động bán hàng.
+ Hiểu rõ đƣợc nguyên tắc sắp xếp hàng hóa
+ Trình bày đƣợc nội dung nghiệp vụ bảo quản hàng hóa.
+ Hiểu rõ đƣợc những kiến thức về kiểm kê hàng hóa
- Kỹ năng:
+ Phân loại đƣợc hàng hóa
+ Thực hiện đúng quy trình kiểm tra chất lƣợng hàng hóa.
+ Thực hiện nghiệp vụ xuất và nhập hàng chính xác, đúng số lƣợng, đúng chủng loại;
+ Lập đƣợc các chứng từ và báo cáo nhập hàng và xuất hàng.
- Thái độ:
+ Cẩn thận, trung thực, tích cực, chủ động, sáng tạo trong công việc.
+ Chủ động tìm hiểu hoạt động thực tiễn;
+ Thái độ học tập nghiêm túc tiếp cận vấn đề có hệ thống.
+ Rèn luyện tính cẩn thận, nghiêm túc trong cơng việc và tn thủ đúng quy trình về cơng tác
quản lý hàng hóa
Nội dung của mơn học gồm 06 chương và 06 bài thực hành:
- Chƣơng 1: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
+ Bài thực hành số 01

- Chƣơng 2: Nhập kho hàng hóa
+ Bài thực hành số 02
- Chƣơng 3: Sắp xếp hàng hóa
+ Bài thực hành số 03
- Chƣơng 4: Xuất kho hàng hóa
+ Bài thực hành số 04
- Chƣơng 5: Bảo quản hàng hóa

- Chƣơng 6: Kiểm kê hàng hóa

+ Bài thực hành số 05

+Bài thực hành số 06

4


CHƢƠNG 1

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM, DỊCH VỤ
-- Giới thiệu:
Phần nội dung bài học sẽ giới thiệu ngƣời học về các khái niệm liên quan đến chất lƣợng sản
phẩm, dịch vụ cũng nhƣ hiểu đƣợc lý do phải đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ.
 Mục tiêu
- Giải thích đƣợc các khái niệm về chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
- Trình bày đƣợc nội dung chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
- Hiểu đƣợc lý do phải đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
- Trình bày đƣợc quy trình đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
-Trình bày đƣợc phƣơng pháp xác định, khai thác, dự trữ và phân phối hàng hóa.
 Nội dung chính

I. Chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
1.Khái niệm sản phẩm, dịch vụ
Sản phẩm là những hàng hóa và dịch vụ với những thuộc tính nhất định, với những ích
dụng cụ thể nhằm thỏa mãn những nhu cầu đòi hỏi của khách hàng. Sản phẩm có giá trị sử dụng
và giá trị, nó có thể là hữu hình hoặc vơ hình.
II.Phân loại sản phẩm, dịch vụ
1) Phân loại theo mục đích sử dụng
Hàng hóa tiêu dùng là hàng hóa phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của cá nhân, gia đình trong
cuộc sống hàng ngày.
Hàng hóa tư liệu sản xuất là các hàng hóa do các tổ chức mua và sử dụng phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của họ.
2) Phân loại sản phẩm theo hình thức tồn tại
Dịch vụ là loại sản phẩm vơ hình mang lại cho ngƣời dùng một ích lợi vật chất, lợi ích tinh
thần nào đó. Con ngƣời không thể cảm nhận dịch vụ thông qua các giác quan nhƣ nghe, nhìn,
nếm, ngửi, tiếp xúc. Điều này làm cho việc bán dịch vụ khó khăn hơn.
Hàng hóa là loại sản phẩm hữu hình mà con ngƣời có thể tiếp xúc thông qua các giác quan
để cảm nhận những yếu tố vật chất của nó.
3) Phân loại hàng hóa tiêu dùng theo thời gian sử dụng
Hàng hoá lâu bền: là những loại hàng hoá đƣợc dùng nhiều lần nhƣ Ti vi, Tủ lạnh,
xe máy, điện thoại...
Hàng hoá sử dụng ngắn hạn: là những thứ đƣợc dùng chỉ một hoặc vài lần nhƣ xà phịng,
bia, báo chí, tem thƣ...
4) Phân loại hàng hố tiêu dùng theo thói quen mua
• Hàng hoá sử dụng thường ngày là loại mà ngƣời tiêu dùng hay mua khơng đắn đo tính tốn hoặc
mất rất ít công sức để so sánh lựa chọn. Ví dụ nhƣ thuốc lá, diêm, xà phịng, báo...Trong hàng hố
dùng thƣờng ngày lại chia ra thành hàng hoá sử dụng thường xuyên, hàng mua ngẫu hứng và
hàng mua khẩn cấp.
• Hàng hố mua có lựa chọn là các thứ hàng hố mà ngƣời tiêu dùng trong quá trình lựa chọn và
mua thƣờng so sánh, cân nhắc các chỉ tiêu công dụng, chất lƣợng, giá cả, hình thức. Ví dụ nhƣ
quần áo, ơ tơ, xe máy.Hàng hố mua có lựa chọn lại đƣợc chia ra hàng hố giống nhau và khơng

giống nhau. Đối với loại này nên có nhiều chủng loại để khách hàng lựa chọn.
5


• Hàng hoá theo nhu cầu đặc biệt là các hàng hố có những tính chất lƣợng đặc biệt mà ngƣời
mua sẵn sàng bỏ cơng sức để tìm kiếm. Ví dụ nhƣ các thứ mốt thời thƣợng, xe ô tô cổ, các quán
ăn đặc sản, các thầy thuốc giỏi. Trong trƣờng hợp này địa điểm bán hàng không quan trọng,
nhƣng cần thơng tin cho khách hàng tiềm ẩn biết.
• Hàng hoá theo nhu cầu thụ động là các loại mà ngƣời dùng khơng hay nghĩ đến, hoặc khơng
biết. Ví dụ nhƣ bảo hiểm tính mạng. Bán loại hàng hố này đòi hỏi nỗ lực Marketing lớn, đặc biệt
là nỗ lực bán hàng cá nhân.
Các loại hàng hố khác nhau thì quá trình mua của khách hàng khác nhau. Ngƣời bán cần nắm
đƣợc quá trình mua của khách hàng để biết cách thuyết phục khách hàng.
5) Phân loại hàng hóa là tƣ liệu sản xuất
a) Ngun liệu thơ
• Ngun liệu thơ là các hàng hoá cho sản xuất chƣa đƣợc chế biến (hoặc chỉ mới đƣợc sơ chế).
Nguyên liệu thô bao gồm : Khoáng chất, đất, gỗ, cát sỏi, nƣớc lấy từ sơng hồ, biển, lịng đất (để
lọc thành nƣớc sạch, nƣớc ngọt).
• Các sản phẩm nơng nghiệp nhƣ lúa mỳ, thóc, ngơ hạt, bơng thơ, mủ cao su, rau quả nguyên
liêu, chè nguyên liệu, vật nuôi, trứng, sữa nguyên liệu...
b) Vật liệu đã được chế biến và các chi tiết
Vật liệu đã đƣợc chế biến là các nguyên liệu thô đã đƣợc chế biến trong chừng mực nào
đó (ngƣợc lại với nguyên liệu thô). Vật liệu đã chế biến sẽ tiếp tục đƣợc chế biến để tạo ra sản
phẩm cuối cùng. Ví dụ phơi thép sẽ đƣợc chế biến thành các loại thép thành phẩm khác nhau; sợi
đƣợc dệt thành vải; bột mỳ đƣợc làm thành bánh. Các chi tiết thì khơng cần chế biến nữa, và sẽ
đƣợc lắp ráp để tạo ra các sản phẩm hồn chỉnh. Ví dụ nhƣ khoá kéo, cúc để may quần áo, các
linh kiện bán dẫn để lắp ti vi, ra đi ô, máy tính.
c) Thiết bị lắp đặt
Thiết bị lắp đặt là những hàng hố có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. Giá trị của thiết bị đƣợc
dịch chuyển dần dần vào giá trị sản phẩm của doanh nghiệp tổ chức. Khi mua về, thiết bị đƣợc

chuyển thành tài sản cố định của bên mua.
d) Thiết bị phụ trợ
Thiết bị phụ trợ đƣợc sử dụng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, nhƣng
khơng có ảnh hƣởng lớn đến quy mô hoạt động của họ. Các thiết bị thƣờng có giá trị nhỏ, thời hạn
dùng ngắn.
e) Vật tư phụ
Đây là những loại hàng hoá dùng để hỗ trợ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, tổ chức. Vật tƣ phụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, việc mua sắm khơng
địi hỏi nhiều nỗ lực, khơng đóng vai trị quan trọng trong các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, tổ
chức.
k) Các dịch vụ
Ngồi các hàng hố tƣ liệu sản xuất trên đây, trong quá trình hoạt động của mình, các
doanh nghiệp, tổ chức còn cần đến rất nhiều các dịch vụ nhƣ tài chính, bảo hiểm, tƣ vấn, vận
chuyển, lƣu kho, phân phối, sửa chữa, bảo hành, nghiên cứu Marketing, chăm sóc khách hàng,
quảng cáo, bƣu chính viễn thơng...
3.Khái niệm về chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
– Chất lƣợng sản phẩm là một phạm trù phức tạp, một khái niệm mang tính chất tổng hợp về các
mặt kinh tế – kỹ thuật, xã hội.
– Chất lƣợng sản phẩm đƣợc hình thành trong quá trình nghiên cứu, triển khai và chuẩn bị sản
xuất, đƣợc đảm bảo trong quá trình tiến hành sản xuất và đƣợc duy trì trong q trình sử dụng.
Thơng thƣờng ngƣời ta cho rằng sản phẩm có chất lƣợng là những sản phẩm hay dịch vụ hảo
hạng, đạt đƣợc trình độ của khu vực hay thế giới và đáp ứng đƣợc mong đợi của khách hàng với
chí phí có thể chấp nhận đƣợc. Nếu q trình sản xuất có chi phí khơng phù hợp với giá bán thì

6


khách hàng sẽ khơng chấp nhận giá trị của nó, có nghĩa là giá bán cao hơn giá mà khách hàng
chịu bỏ ra để đổi lấy các đặc tính của sản phẩm.
Xuất phát từ những quan điểm khác nhau, hiện có hàng trăm định nghĩa khác nhau về chất lƣợng

sản phẩm.
TCVN 5814-1994 trên cơ sở tiêu chuẩn ISO-9000 đã đƣa ra định nghĩa: Chất lƣợng là tập hợp các
đặc tính của một thực thể (đối tƣợng )tạo cho thực thể đó có khả năng thỏa mãn những yêu cầu đã
nêu ra hoặc tiềm ẩn. (Quản lý chất lƣợng và đảm bảo chất lƣợng- Thuật ngữ và định nghĩaTCVN5814-1994). Nhƣ vậy, “khả năng thỏa mãn nhu cầu” là chỉ tiêu cơ bản nhất để đánh giá
chất lƣợng sản phẩm.
Thông thƣờng, ngƣời ta rất dễ chấp nhận ý tƣởng cho rằng cải tiến và nâng cao chất lƣợng sản
phẩm là phải tập trung cải tiến và nâng cao đặc tính kỹ thuật, sự hoàn thiện của sản phẩm. Quan
niệm này sẽ dẫn đến xu hƣớng đồng hóa việc đầu tƣ vào đổi mới dây chuyền sản xuất, công nghệ
sản xuất là nâng cao chất lƣợng sản phẩm. Trong nhiều trƣờng hợp, quan niệm này tỏ ra đúng đắn,
nhất là khi sản phẩm đang đƣợc sản xuất ra với công nghệ quá lạc hậu. Tuy nhiên, chất lƣợng đã
vƣợt ra khỏi phạm vi của sản phẩm. Doanh nghiệp sản xuất ra các sản phẩm có chất lƣợng và nhờ
những sản phẩm tốt mà đƣợc khách hàng tín nhiệm. Song muốn thật sự đƣợc ngƣời tiêu dùng tín
nhiệm, thì cùng với sản phẩm tốt, doanh nghiệp còn phải thực hiện một loạt dịch vụ cần thiết khác
nhƣ: bảo hành, hƣớng dẫn sử dụng, bảo dƣỡng kỹ thuật định kỳ và các dịch vụ phụ trợ khác.
Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp khơng chỉ bán sản phẩm tốt mà còn phải giúp khách hàng giải
quyết các vấn đề nẩy sinh trong khi sử dụng. Ví dụ khi những sản phẩm đầu tiên của Nhật Bản
bán ra thị trƣờng nƣớc ngồi, khách hàng khơng thể đọc đƣợc các bản hƣớng dẫn sử dụng vì nó
viết bằng tiếng Nhật, nhƣng sau đó họ đã rút kinh nghiệm và hàng hóa của Nhật ngày càng đƣợc
chấp nhận nhiều hơn ở nƣớc ngoài.
Chất lƣợng sản phẩm phải thể hiện thơng qua các yếu tố sau:
– Sự hồn thiện của sản phẩm: đây là yếu tố để giúp chúng ta phân biệt sản phẩm nầy với sản
phẩm khác. thƣờng thể hiện thơng qua các tiêu chuẩn mà nó đạt đƣợc. Đây cũng chính là điều tối
thiểu mà mọi doanh nghiệp phải cung cấp cho khách hàng thông qua sản phẩm của mình.
– Giá cả: thể hiện chi phí để sản xuất (mua) sản phẩm và chi phí để khai thác và sử dụng nó.
Ngƣời ta thƣờng gọi đây là giá để thỏa mãn nhu cầu.
– Sự kịp thời, thể hiện cả về chất lƣợng và thời gian.
– Phù hợp với các điều kiện tiêu dùng cụ thể: sản phẩm chỉ có thể đƣợc coi là chất lƣợng khi phù
hợp với điều kiện tiêu dùng cụ thể. Doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý điều nầy khi tung sản phẩm
vào các thị trƣờng khác nhau để đảm bảo thành công trong kinh doanh.
Trong thực tế sản xuất kinh doanh, nếu không chú ý đầy đủ đến các yếu tố trên sẽ dẫn đến thiệt

hại không nhỏ.
II.Lý do phải đánh giá chất lƣợng dịch vụ
Thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần
phải cung cấp dịch vụ có chất lƣợng tốt, đáp ứng sự hài lòng của khách hàng.Tuy nhiên nhiều
doanh nghiệp chƣa hiểu hết đƣợc vai trò của quản lý chất lƣợng dịch vụ và thực hiện quy trình
này chƣa đúng cách và thiếu chuyên nghiệp.
1. Thực chất quản lý chất lƣợng dịch vụ
Theo TCVN và ISO – 9000, chất lƣợng dịch vụ là mức phù hợp của sản phẩm dịch vụ thoả mãn
các yêu cầu đề ra hoặc định trƣớc của ngƣời mua.
Trƣớc hết doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của quản lý chất lƣợng dịch vụ là gì:
Thỏa mãn yêu cầu của khách hàng
7


Liên tục nâng cấp dịch vụ
Quan tâm đến yêu cầu của xã hội
Đảm bảo tính hiệu quả trong cung ứng dịch vụ
2. Các nguyên tắc cần phải tuân thủ để đảm bảo chất lƣợng dịch vụ
Chấp nhận việc tiếp cận từ đầu với khách hàng và nắm chắc yêu cầu của họ
Khách hàng là trên hết
Cải tiến liên tục chất lƣợng bởi vì yêu cầu và mong đợi của khách hàng thay đổi khơng
ngừng và có xu thế tăng lên dần, do đó, doanh nghiệp phải quản lý chất lƣợng dịch vụ liên tục để
có thể lúc nào cũng thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách đầy đủ nhất.
3. Vai trò của quản lý chất lƣợng dịch vụ với doanh nghiệp
Quản lý chất lƣợng dịch vụ có vai trị rất lớn đối với thành công của công ty bởi vì quản
lý chất lƣợng giúp chất lƣợng sản phẩm hoặc dịch vụ tốt hơn, vì vậy đáp ứng nhu cầu khách hàng
và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Điều này là cơ sở để chiếm lĩnh,
mở rộng thị trƣờng, tăng cƣờng vị thế, uy tín trên thị trƣờng. Quản lý chất lƣợng dịch vụ cũng
cho phép doanh nghiệp xác định đúng hƣớng sản phẩm cần cải tiến, thích hợp với những mong
đợi của khách hàng cả về tính hữu ích và giá cả.

III.Các chỉ tiêu đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
1.Chỉ tiêu sử dụng
Đây là chỉ tiêu đặc trƣng cho các thuộc tính, xác định những chức năng chủ yếu của sản
phẩm, quy định giá trị sử dụng của sản phẩm.
2.Chỉ tiêu độ tin cậy
Phản ánh sự ổn định của các đặc tính sử dụng của sản phẩm, khả năng sản phẩm và dịch
vụ có thể tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của ngƣời tiêu dùng.
3.Chỉ tiêu lao động học
Phản ánh mối quan hệ giữa con ngƣời với sản phẩm, đặc biệt là sự thuận lợi mà sản phẩm
đem lại cho ngƣời tiêu dùng trong quá trình sử dụng.
4.Chỉ tiêu về độ thẩm mỹ
Đặc trƣng cho mức độ truyền cảm, hấp dẫn của sản phẩm, sự hài hồ về hình thức, nguyên
vẹn về kết cấu.
5.Chỉ tiêu về công nghệ
Là những chỉ tiêu đặc trƣng cho phƣơng pháp, quy trình sản xuất nhằm tiết kiệm các yếu
tố vật chất trong quá trình sản xuất (các chi phí sản xuất) sản phẩm.
6.Chỉ tiêu về sinh thái
Phản ánh mức độ gây độc hại, ảnh hƣởng đến mơi trƣờng xung quanh trong q trình sản
xuất và vận hành sản phẩm.
7.Chỉ tiêu về độ an toàn
Chỉ tiêu đặc trƣng cho mức độ an toàn khi sản xuất hay tiêu dùng sản phẩm.
8.Tính dể vỡ (độ bền của sản phẩm)
Đây là chỉ tiêu phản ánh khoảng thời gian từ khi sản phẩm đƣợc hoàn thiện cho tới khi sản
phẩm khơng cịn vận hành, sử dụng đƣợc nữa.
 Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Khái niệm sản phẩm, dịch vụ ?
Câu 2: Tại sao phải đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ?
Câu 3: Hãy nêu các chỉ tiêu để đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ?

8

BÀI THỰC HÀNH SỐ 1 (10 giờ)
ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM, DỊCH VỤ
--* GIỚI THIỆU:
Phần nội dung bài thực hành sẽ giới thiệu ngƣời học cách thảo luận để đánh giá chất lƣợng sản
phẩm theo các tiêu chí nhƣ phần lý thuyết đã học
* MỤC TIÊU: Sau khi học xong bài này ngƣời học có khả năng:
- Kiến thức: Hiểu đƣợc các chỉ tiêu đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ
- Kỹ năng: Phân tích, thảo luận nhóm
- Thái độ: Kiên trì và nghiêm túc trong thực hiện.
* CHUẨN BỊ DỤNG CỤ, THIẾT BỊ, VẬT TƢ: Bài giảng, bảng, phấn, bài tập hƣớng dẫn.
* NỘI DUNG CHÍNH
1. Kiến thức lý thuyết liên quan : Các chỉ tiêu đánh giá chất lƣợng sản phẩm
2. Hƣớng dẫn các bƣớc thực hiện.
Bƣớc 1: Đọc đề
Bƣớc 2: Xem đề bài yêu cầu nhƣ thế nào và nhắc lại kiến thức có liên quan
Bƣớc 3: Áp dụng kiến thức đã học, thảo luận đƣa ra kết quả theo nội dung các bài tập
*Các sai sót thƣờng gặp:
-Kết quả khảo sát thƣờng sai sót
-Khả năng tổng hợp số liệu sai lệch nhiều
* BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1: Đánh giá tình hình chất lƣợng sản phẩm mũ bảo hiểm tại Việt Nam và nêu ra những giải
pháp?
(Gợi ý: chỉ tiêu về màu sắc, nhãn hiệu, độ bền, độ an toàn chịu lực….)
Bài 2: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm dầu thực vật tiêu dùng trên thị trƣờng?
(Gợi ý : chỉ tiêu về màu sắc, nhãn hiệu, mùi vị….)
Bài 3: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm dầu gội đầu tiêu dùng trên thị trƣờng?
(Gợi ý : chỉ tiêu về màu sắc, nhãn hiệu, công dụng của sản phẩm, đối tƣợng sử dụng riêng biệt cho
từng loại sản phẩm….)

9


CHƢƠNG 2

QUY TRÌNH NHẬP KHO HÀNG HĨA
-- Giới thiệu:
Phần nội dung bài học sẽ giới thiệu ngƣời học về quy trình nhập kho hàng hóa.
 Mục tiêu
- Trình bày đƣợc những vấn đề chung về nhập kho hàng hóa
- Phân tích đƣợc quy trình nhập kho hàng hóa
- Thực hiện nghiệp vụ nhập hàng chính xác, đúng số lƣợng, đúng chủng loại;
- Phát hiện đƣợc những trƣờng hợp bất thƣờng trong q trình nhập kho hàng hóa
- Lập đƣợc các chứng từ và báo cáo nhập kho hàng hóa
- Rèn luyện tính cẩn thận, trung thực, tích cực, chủ động, sáng tạo trong cơng việc.
 Nội dung chính
I.Những vấn đế cơ bản về nhập kho hàng hóa
1.Khái niệm về nghiệp vụ nhập hàng
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thƣơng mại là tổ chức lƣu thơng hàng hố, đƣa
hàng hố từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua bán. Trong đó, mua hàng là giai đoạn
đầu tiên của q trình lƣu chuyển hàng hố, là quan hệ trao đổi giữa ngƣời mua và ngƣời bán về
trị giá hàng hố thơng qua quan hệ thanh tốn tiền hàng, là q trình vốn doanh nghiệp chuyển
hố từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hố - Doanh nghiệp nắm đƣợc quyền sở hữu về hàng
hoá nhƣng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh tốn tiền cho nhà cung cấp.
Đối với hoạt động kinh doanh thƣơng mại, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng
trong nƣớc (hay mua hàng nội địa) và mua hàng nhập khẩu (mua hàng của các quốc gia khác).p
2.Yêu cầu khi thực hiện nghiệp vụ nhập hàng
Một nghiệp vụ mua hàng đầy đủ sẽ phải thơng qua các bộ phận phịng ban nhƣ ở
dƣới đây,nhƣng nếu bạn làm việc ở Một doanh nghiệp nhỏ thì sẽ khơng có nhiều phịng ban

nên việc mua hàng có thể đơn giản hơn rất nhiều trong khâu lƣu chuyển chứng từ.Ví dụ
(1)BP có u cầu lập phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến P.Mua hàng
(2) P.Mua hàng nhận phiếu Yêu cầu mua hàng, căn cứ vào đó lập Yêu cầu báo giá
(3) P.Mua hàng gửi Yêu cầu báo giá cho NCC
(4) NCC căn cứ Yêu cầu báo giá, lập Báo giá
(5) NCC gửi Báo giá cho P.Mua hàng
(6) P.Mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu đồng ý mua thì lập Đơn hàng mua gửi NCC
(7) NCC nhận Đơn hàng mua
(8) NCC chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng, Hóa đơn bán hàng để giao
hàng cho ngƣời mua
(9a) NCC mang hàng cùng Phiếu giao hàng chuyển đến kho cty
(9b) Đồng thời NCC gửi Hóa đơn bán hàng đến P.Mua hàng
(10a) Bộ phận kho nhận hàng, lập Phiếu nhập kho
(10b) P.Mua hàng căn cứ hóa đơn lập phiếu Đề nghị thanh toán
(11a) P.Mua hàng tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến mua hàng gửi về P.Kế tốn, gồm có:
u cầu mua hàng, Báo giá, Đơn hàng mua, Hóa đơn bán hàng, Đề nghị thanh tốn
(11b) BP Kho gửi Phiếu nhập kho đến P.Kế toán
(12) Sau khi P.Kế toán nhận đủ một bộ chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ phải trả NCC
(13a) Nếu thanh toán qua Ngân hàng, Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi đến Ngân hàng
(13b) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán lập Phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi tiền.
3.Các nguyên tắc kiểm tra hàng nhập kho
10


3.1.Phạm vi kiểm tra
Kiểm tra hàng hóa trong theo nội dung trong hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý của các loại
hàng hóa đƣợc nhập kho
3.2.Căn cứ để kiểm tra
Phiếu nhập kho ( Có những đơn vị, phiếu nhập kho đƣợc thủ kho lập, sau khi đã có sự
thống nhất của kế toán kho). Phiếu nhập kho đƣợc lập thành nhiều liên: 1 liên lƣu tại sổ, giao cho

nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho
3.3.Thời gian kiểm tra
Hàng đƣợc kiểm đếm và nhập kho (Những doanh nghiệp giao cho thủ kho lập phiếu nhập
kho, thì hàng sẽ đƣợc kiểm đểm trƣớc khi viết phiếu nhập kho.)
Trƣờng hợp vật tƣ hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với ngƣời
có trách nhiệm để xử lý theo quy định
3.4.Địa điểm kiểm tra
Tại kho hàng của doanh nghiệp trƣớc khi cho hàng vào kho
3.5.Hình thức và phương pháp kiểm tra
Kiểm tra về số lƣợng, trọng lƣợng, màu sắc hàng hóa…
Phƣơng pháp : Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân
viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lƣợng hàng hoá nhƣ:
+Kiểm tra số lƣợng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lƣợng theo phƣơng
pháp đồng dạng.
+Kiểm tra chất lƣợng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.
+Kiểm tra về qui cách.
·
Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ
kho, nhà cung cấp, phịng cung ứng.
·
Nếu hàng khơng đạt hoặc một phần khơng đạt hoặc khơng đúng theo thoả thuận, phịng
cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.
·
Trƣờng hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho,
phiếu nhập kho phải chuyển cho phịng kế tốn, phòng cung ứng, phòng bán hàng. Phiếu nhập
kho theo mẫu của Bộ tài chính.
4.Phân loại nghiệp vụ nhập hàng
4.1.Nhập hàng từ nhà cung ứng
Trong thực tế khi nói về hoạt động cung ứng, ngƣời ta có thể dùng các từ:
-Mua hàng/Mua sắm

-Thu mua
-Quản trị cung ứng
Ba khái niệm này không hoàn toàn trùng khớp với nhau mà là ba bƣớc phát triển của hoạt động
cung ứng.
4.1.1. Mua hàng/Mua sắm

11


Là 1 trong những chức năng cơ bản, không thể thiếu của doanh nghiệp. Mua hàng gồm những
hoạt động có liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị, các dịch vụ để phục
vu cho hoạt động của doanh nghiệp. Các hoạt động đó bao gồm:
+Phối hợp với các phòng ban, bộ phận để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc….cần
cung cấp.
+Tổng hợp nhu cầu của toàn bộ doanh nghiệp, xác định lƣợng hàng hóa thực sự cần mua.
+Xác định các nhà cung cấp tiềm năng.
+Thực hiện các nghiên cứu thị trƣờng cho những nguyên vật liệu quan trọng
+Đàm phán với các nhà cung cấp tiềm năng
+Phân tích các đề nghị
+Lựa chọn các nhà cung cấp
+Soạn thảo đơn đặt hàng/hợp đồng
+Thực hiện các hợp đồng và giải quyết các vƣớng mắc
+Thống kê theo dõi các số liệu mua hàng.
4.1.2. Thu mua
Là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua
hàng ngƣời ta chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lƣợc. Cụ thể, thu mua bao gồm
các hoạt động:
+Tham gia vào việc phát triển các nhu cầu nguyên vật liệu, dịch vụ, các chi tiết kỹ thuật.
+Thực hiện các nghiên cứu về nguyên vật liệu và quản lý các hoạt động phân tích có giá trị
+Thực hiện các hoạt động của chức năng mua hàng

+Quản trị chất lƣợng của các nhà cung cấp
+Quản lý quá trình vận chuyển
+Quản trị các hoạt động mang tính đầu tƣ nhƣ: tận dụng, sử dụng lại các nguyên liệu.
4.1.3. Quản trị cung ứng:
Là sự phát triển ở một bƣớc cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các
hoạt động mang tính chiến thuật thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lƣợc.
Những hoạt động cụ thể của quản trị cung ứng là:
+Đặt quan hệ trƣớc để mua hàng (Early Purchasing Involvement – EPI) và đặt quan hệ trƣớc
với các nhà cung cấp (Early Supplier Involvement – ESI) ngay trong quá trình thiết kế sản
phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo của các sản phẩm quan trọng, việc làm này
đƣợc thực hiện bởi nhóm chức năng chéo.
+Thực hiện chức năng mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua
+Sử dụng sự thỏa thuận 2 bên khi mua hàng và các liên minh chiến lƣợc với các nhà cung cấp
để phát triển mối quan hệ với những nhà cung cấp chủ yếu cũng nhƣ quản lý chất lƣợng và chi
phí.
+Tiếp tục xác định những nguy cơ và cơ hội trong môi trƣờng cung ứng của doanh nghiệp
+Phát triển các chiến lƣợc, các kế hoạch thu mua dài hạn cho các nguyên liệu chủ yếu
+Tiếp tục quản lý việc cải thiện dây chuyền cung ứng
+Tham gia năng động vào quá trình hoạch định chiến lƣợc phối hợp
Thực tế chứng minh rằng: hoạt động cung ứng có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng sản phẩm, chi phí
và năng suất lao động của doanh nghiệp. Cung ứng tốt là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao
tính năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trên thƣơng trƣờng.
Hệ thống quản lý vật tƣ kịp thời (Just – in – time: JIT) ra đời và phát triển, cho phép giảm lƣợng
tồn kho một cách đáng kể. Nhƣ vậy, ở giai đoạn này nhận thức của vai trò mua hàng đã thay đổi
cơ bản, ngƣời ta coi mua hàng/cung ứng là chức năng quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp.
4.2.Nhập hàng trả lại từ quầy
Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lƣợng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách
hàng trả lại và từ chối thanh tốn.
II.Quy trình nhập hàng

12


1.Chuẩn bị điều kiện về kho bãi
Kho hay nhà kho, kho tàng, kho bãi (chữ Hán: Khố) là một tòa
nhà đƣợc xây dựng trên một địa điểm đạt các điều kiện nhất định để sử dụng
cho việc chứa và lƣu trữ hàng hoá. Kho đƣợc xây dựng bằng các vật liệu
nhƣ gỗ, đá (thời cổ) và kim loại (sắt, thép, tôn...) trong thời nay. Kho đƣợc sử
dụng bởi các nhà sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, buôn bán, vận chuyển, phân
phối, các doanh nghiệp, hải quan, các cơ quan nhà nƣớc cho đến các cá
nhân vv. Hàng hóa lƣu trữ có thể bao gồm bất kỳ nguyên liệu, vật liệu đóng
gói, linh kiện, hoặc hàng hóa thành phẩm liên quan đến nông nghiệp, sản xuất,
hoặc thƣơng mại....
Chức năng : - Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu đƣợc nhập từ nhiều
nguồn nhỏ, lẻ khácnhau thì kho đóng vai trị là điểm tập kết để hợp nhất thành
lô hàng lớn, nhƣ vậy sẽ cóđƣợc lợi thế nhờ quy mơ khi tiếp tục vận chuyển tới
nhà máy/thị trƣờng bằng các phƣơngtiện đầy toa/xe/thuyền
- Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa
dạng củakhách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và
ghép nhiều loại hànghố khác nhau thành một đơn hàng hồn chỉnh, đảm bảo
hàng hố sẵn sàng cho q trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ đƣợc vận
chuyển bằng các phƣơng tiện nhỏ tới khách hàng
- Bảo quản và lƣu giữ hàng hoá: Đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số
lƣợng, chấtlƣợng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và
dung tích kho; chămsóc giữ gìn hàng hố trong kho
Đặc điểm: Đối với các nhà kho có chức năng thƣơng mại cung cấp dịch
vụ lƣu trữ và bảo quản hàng hóa, đồ vật thì thƣờng là các tòa nhà lớn đƣợc xây
dựng ở các vùng đất rộng rãi, bằng phẵng, có khơng gian thốn và một số kho
tàng thƣờng (nhất là các kho chứa hàng hóa cơng nghiệp, hóa chất...) đƣợc
chọn xây dựng đồng bằng ở các thị xã, ngoại ô thành phố. Hệ thống kho bãi

đƣợc xây dựng theo kiến trúc khép kín để bảo vệ hàng hóa tránh khỏi mất mát,
hao hụt
Hệ thống kho bãi thƣờng đƣợc kết nối liên hoàn với các cảng biển, sân
bay, các đầu mối giao thông để việc lƣu thơng hàng hóa thuận tiện hơn đặc
biệt là ở các bến cảng để tải và dỡ bỏ các hàng hố từ xe tải. Đơi khi kho đƣợc
thiết kế để bốc xếp hàng hoá trực tiếp từ nhà ga đƣờng sắt, sân bay, cảng biển.
Một số quy định của các nƣớc bắt buộc kho phải đảm bảo các điều kiện về
phịng cháy và chữa cháy.
Ngày nay hệ thống kho đơng lạnh (hay kho làm lạnh) ngày càng đƣợc
sử dụng phổ biến để bảo quản sản phẩm nông nghiệp trong một thời gian nhất
định (thay đổi từ một vài ngày và có thể kéo dài lên đến vài tháng) ở nhiệt độ
thấp lạnh lƣu trữ giúp loại bỏ các yếu tố gây ơi thiu, hƣ hỏng của hàng hóa
cũng nhƣ duy trì chất lƣợng của hàng hóa từ sản xuất nơng nghiệp. Các sản
13


phẩm ăn đƣợc thƣờng không đƣợc lƣu trữ cho nhiều hơn một năm. Một số kho
lạnh lƣu trữ dễ hƣ hỏng sản phẩm đòi hỏi nhiệt độ lƣu trữ thấp nhất là -25 độ
c.
2.Tiếp nhận chứng từ nhập kho
Kế toán kho nhận đƣợc yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho ( Có
những đơn vị, phiếu nhập kho đƣợc thủ kho lập, sau khi đã có sự thống nhất
của kế toán kho). Phiếu nhập kho đƣợc lập thành nhiều liên: 1 liên lƣu tại sổ,
giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho
3.Kiểm tra hàng hóa theo đơn đặt hàng của nhà cung cấp
Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân
viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lƣợng hàng hoá
·
Kiểm tra số lƣợng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số
lƣợng theo phƣơng pháp đồng dạng.

·
·

Kiểm tra chất lƣợng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.
Kiểm tra về qui cách.

·
Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ
kho, nhà cung cấp, phịng cung ứng.
·
Nếu hàng khơng đạt hoặc một phần khơng đạt hoặc khơng đúng theo thoả thuận, phịng
cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng.

·
Trƣờng hợp hàng hố đạt u cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập
phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phịng kế tốn, phịng cung
ứng, phòng bán hàng. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.
4.Trình chứng từ lên kế tốn :
Trình tất cả các chứng từ có liên quan cho bộ phận kế toán làm thủ tục thanh toán theo qui
định
5.Thực hiện nhập hàng theo phíếu mua hàng
Sau khi hàng hố đã đƣợc nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho. Thẻ
kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho đƣợc ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào
cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng.
6.Sắp xếp hàng hóa theo qui định
· Hàng hố đƣợc sắp xếp theo bảng hƣớng dẫn lƣu kho và hƣớng dẫn công việc lƣu kho, hƣớng
dẫn công việc cho nhân viên kho.
· Thủ kho tiến hành lƣu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ hiểu, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
III.Xử lý các trƣờng hợp bất thƣờng xảy ra khi nhập kho hàng hóa:
1.Các trƣờng hợp bất thƣờng xảy ra trong quá trình nhập hàng

14


TH1: Khơng ít nhà cung cấp giao hàng mẫu tốt với chất lƣợng cao nhƣng lại giao hàng
kém chất lƣợng khi đƣợc đặt hàng chính thức. Ngun nhân có thể do nhà cung cấp muốn giành
hợp đồng bằng mọi giá hoặc cũng có trƣờng hợp nhà cung cấp khơng kiểm sốt đƣợc chất lƣợng,
dẫn đến hàng hóa có sai sót. Điều này sẽ khiến doanh nghiệp gặp rủi ro bị khách hàng khiếu nại,
mất uy tín nếu khơng phát hiện kịp thời.
TH2: Đối với những mặt hàng lớn, số lƣợng ít, việc kiểm tra sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên,
với hàng hóa nhỏ, số lƣợng lớn, việc giao thiếu hàng đơi khi rất khó để kiểm sốt. Những ngƣời
mua hàng dày dạn kinh nghiệm đôi khi cũng gặp phải rủi ro này do việc kiểm soát số lƣợng ở
khâu nhận hàng mất quá nhiều thời gian và công sức.
Trên đây là một số rủi ro khách quan trong khâu mua hàng. Kiểm soát và quản trị rủi ro
mua hàng tốt sẽ tạo tiền đề thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp. Để
bán hàng tốt, trƣớc hết hãy bắt đầu từ việc thực hiện thật tốt công tác mua hàng.
2.Cách thức xử lý các trƣờng hợp bất thƣờng
TH1: khi đàm phán ký kết hợp đồng, ngƣời mua hàng nên đƣa ra các điều khoản về chất
lƣợng một cách rõ ràng cũng nhƣ các trƣờng hợp đổi, trả, bảo hành hàng hóa.
TH2: ngƣời mua nên xác định quy cách, tiêu chuẩn đóng gói đối với các hàng hóa nhỏ,
khó kiểm sốt về số lƣợng nhƣ vải vóc, ngũ cốc… Đồng thời kiểm tra khi nhận hàng bằng biện
pháp cân hoặc thỏa thuận việc giao bù hàng khi bán hết.
Ngồi ra cịn có những rủi ro phát sinh khác trong quá trình nhập hàng. Tùy theo tình hình
thực tế mà chúng ta có cách xử lý thích hợp.
 Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Nghiệp vụ nhập hàng là gì ?
Câu 2: Quy trình nhập hàng của doanh nghiệp?

15

BÀI THỰC HÀNH SỐ 2 (10 giờ, 2 kiểm tra)
QUY TRÌNH NHẬP KHO HÀNG HĨA
--* GIỚI THIỆU:
Phần nội dung bài thực hành sẽ giúp ngƣời học xác định đƣợc quy trình nhập kho hàng hóa của
doanh nghiệp và các chứng từ theo qui định nhập kho hàng hóa
* MỤC TIÊU: Sau khi học xong bài này ngƣời học có khả năng:
- Kiến thức: Mô tả đƣợc khái niệm, ý nghĩa, quy trình nhập kho hàng hóa
- Kỹ năng: Quan sát thực tế và thảo luận nhóm
- Thái độ: Nghiêm túc trong thực hiện.
* CHUẨN BỊ DỤNG CỤ, THIẾT BỊ, VẬT TƢ: Bài giảng, bảng, phấn, bài tập hƣớng dẫn.
* NỘI DUNG CHÍNH
1. Kiến thức lý thuyết liên quan : quy trình nhập kho hàng hóa
2. Hƣớng dẫn các bƣớc thực hiện.
Bƣớc 1: Đọc đề
Bƣớc 2: Xem đề bài yêu cầu nhƣ thế nào và nhắc lại kiến thức có liên quan
Bƣớc 3: Áp dụng kiến thức đề tìm ra kết quả
*Các sai sót thƣờng gặp:
-Áp dụng sai quy trình
- Thiếu quan sát thực tiễn
* BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1: Lập phiếu nhập kho theo mẫu qui định với nội dung
Cty TNHH Thƣơng mại Vĩnh Phúc, mặt hàng gạo 5% tấm với số lƣợng 500kg, giá 15000đ/kg,
gạo thơm : số lƣợng 300kg, giá 20000đ/kg
Đơn vị:...................

Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Bộ phận:................

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng....năm .......
Số: .................................

Nợ .........................
Có .........................

- Họ và tên ngƣời giao: .......................................................................................
- Theo .hop dong so................. số ........... ngày ..... tháng ..... năm ..... của ...........................
Nhập tại kho: .............1..............................địa điểm..............tp.sa dec...............................
S
T
T
A

Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tƣ, dụng cụ
sản phẩm, hàng hố
B

Mã
số
C

Số lƣợng
Theo
Thực
chứng từ

nhập
1
2

Đơn
vị
tính
D

Đơn
giá
3

Thành
tiền
4

200
200
100
500

Cộng

x

- Tổng số tiền (viết bằng chữ):.....................................................................................
- Số chứng từ gốc kèm theo:..........................................................................................

16

x


Ngƣời lập phiếu
(Ký, họ tên)

Ngƣời giao hàng
(Ký, họ tên)

Thủ kho
(Ký, họ tên)

Ngày ... tháng... năm...
Kế tốn trƣởng
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(Ký, ho và tên)

Bài 2: Lập phiếu nhập kho theo mẫu với những thông tin tự chọn
Bài 3: Quan sát quy trình nhập hàng của một doanh nghiệp bất kỳ và viết một tiểu luận về quy
trình nhập hàng tại doanh nghiệp

17


CHƢƠNG 3
SẮP XẾP HÀNG HÓA
-- Giới thiệu:
Phần nội dung bài học giới thiệu về cách tổ chức sắp xếp hàng hóa tại doanh nghiệp
 Mục tiêu

- Trình bày đƣợc khái niệm và yêu cầu của sắp xếp hàng hóa trong kho
- Nắm rõ đƣợc các dụng cụ cần thiết để thực hiện sắp xếp hàng hóa trong kho
- Trình bày đƣợc nguyên tắc sắp xếp hàng hóa
- Nắm rõ đƣợc quy trình sắp xếp hàng hóa
 Nội dung chính
I.Khái niệm, yêu cầu của sắp xếp hàng hóa
1.Khái niệm sắp xếp hàng hóa : Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành
phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại.
Nguyên tắc chung của sắp xếp là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và
kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng, sắp xếp là hoạt động cần đƣợc tuân thủ triệt để.
2.Yêu cầu sắp xếp hàng hóa :
– Việc hƣớng dẫn, kiểm sốt xếp dỡ hàng hóa trong kho đƣợc chịu trách nhiệm bởi ngƣời thủ kho.
Họ phải đảm bảo rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ đƣợc sử dụng là phù hợp và khơng làm
tổn hại đến sản phẩm.
– Chỉ có thủ kho mới có quyền đƣa hàng hóa vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho,
trừ những cá nhân đƣợc ủy quyền.
– Trƣớc khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp, gọn gàng.
– Hàng hóa trong q trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng và tránh va chạm, đổ vỡ
– Các khu vực dễ có nƣớc mƣa hắt khi mƣa lớn phải có giá, kệ cao để bày hàng.
– Hàng hóa sau khi xuất xong phải đƣợc thu xếp gọn gàng, để có nơi trƣng bày loại hàng hóa
khác, các loại hàng hóa dƣ phải để vào khu vực riêng.
3.Dụng cụ sắp xếp hàng hóa:
- Bố trí mặt bằng trong kho bao gồm nhiều khu vực, tùy thuộc tính chất yêu cầu của từng kho
hàng và của các loại hàng hóa.
- Thơng thƣờng các kho hàng có chung mặt bằng nhƣ sau:
* Khu vực nhận hàng.
* Khu vực chứa pallet.
* Khu chứa hàng: có hoặc khơng có hệ thống giá đỡ.
* Khu vực đậu xe nâng.
* Các lối đi.

18


* Khu vực quản lý điều hành kho.
- Ngoài ra cịn có một số dụng cụ bổ sung cho hoạt động trong kho:
* Thùng carton.
* Đai quấn.
* Màng căng nylon.
* Keo dán hàng hóa.
II.Kỹ thuật xếp kho
1.Sử dụng palet
- Hàng hóa trong kho đều đƣợc xếp trên pallet (kệ xếp hàng), nhằm thuận tiện cho việc vận
chuyển với số lƣợng lớn, bốc xếp nhanh, khâu giao nhận đơn giản và tránh sự tiếp xúc của hàng
hóa với sàn.
- Kích thƣớc của pallet thông thƣờng từ 1 – 1.2 m, do đó tùy thuộc vào kích thƣớc của hàng hóa
mà có rất nhiều cách sắp xếp cho phù hợp.
- Khi xếp hàng hóa trên pallet, độ cao tối đa đạt đƣợc của khối hàng là 1.5 m, và để tránh hiện
tƣợng các kiện hàng bò trƣợt đổ khi bốc xếp, vận chuyển hay dỡ hàng, ngƣời ta thƣờng sử dụng
đai quấn PP, màng căng nylon hay keo dán giữa các lớp hàng.
- Các hàng hóa xếp trên pallet đƣợc xếp xen kẽ về các chiều nhằm đảm bào tính đứngvững và ổn
độ cao của khối hàng.
2.Thơng gió
Khơng nên xếp sản phẩm sát tƣờng hoặc trực tiếp trên sàn kho. Bởi vì nhƣ thế nhiệt vào
kho đi qua lớp cách nhiệt sẽ đi qua lớp sản phẩm trƣớc rồi mới đƣợc chuyển tới dàn lạnh. Để ngăn
chặn sự truyền nhiệt này ta cần chừa những khoảng cách giữa sản phẩm với sàn, tƣờng, trần và
dàn lạnh một khoảng cách để cho không khí lƣu thơng dễ dàng. – Cách sàn: 100 ÷ 150mm. –
Cách tƣờng: 200 ÷ 800mm. – Cách trần: 200mm. – Cách dàn lạnh: 300mm.
3.Chừa lối đi
Trong kho ta cần chừa lối đi cho ngƣời và phƣơng tiện bốc dỡ. Bề rộng của lối đi phụ
thuộc vào máy móc, thiết bị chuyên chở và chất xếp sản phẩm trong kho.

III.Quy trình sắp xếp
1.Lập hồ sơ kho
Cách đơn giản nhất để nhận diện hàng hóa trong kho là việc dán các nhãn chỉ dẫn có đề
nhà sản xuất, mã hàng, tên sản phẩm, ngày nhập kho. Trên thực tế, có rất nhiều hàng hóa khơng
thể nhận diện đƣợc nhà sản xuất hoặc khơng thể đọc bằng tiếng Việt thì cần dán nhãn để dễ dàng
tìm kiếm.
2.Chỉ dẫn hàng hóa
Những tấm biển chỉ dẫn về vị trí hàng hóa, chủng loại hàng hóa giúp các nhân viên sắp
xếp hàng một cách khoa học. Nhân viên mới đến khơng hề khó khăn mỗi khi cần thiết tìm kiếm
một loại hàng hóa nào đó. Không những thế, việc dán mã sản phẩm lên các cánh tủ, lên giá bày
hàng tạo sự gọn gàng, khoa học và dễ tìm kiếm.
19


3.Sắp xếp hàng hóa theo sơ đồ
Với việc lập sơ đồ kho kèm các chỉ dẫn và dán ngay ngoài cửa thì việc tìm kiếm, kiểm kê
hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn nhiều. Một khi thay đổi các thức sắp xếp hoặc phát sinh hàng
hóa thì ngƣời thủ kho cũng phải nhanh chóng cập nhật vào sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật đề
phịng sự nhầm lẫn. Có thể dùng các chữ cái nhƣ A, B, C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh
dấu các tầng của kệ… Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ vị trí và sử dụng mũi tên để dễ hình dung.
4.Cập nhật thông tin về sản phẩm mới
Sản phẩm là hàng hóa đƣợc tạo ra để trao đổi và bn bán trong kinh doanh. Hàng hóa sản
phẩm rất đa dạng tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ tạo ra những hàng
hóa mang thƣơng hiệu riêng và sản phẩm mới đƣợc tạo thành bao gồm thông tin chi tiết về sản
phẩm, kiểu dáng sản phẩm, giá thành và hình ảnh của sản phẩm.
VD: Mã: Mã sản phẩm (Bắt buộc không đƣợc trùng)
Tên: Tên sản phẩm
Danh mục: Danh mục của sản phẩm
Nhà cung cấp: Nhà cung cấp sản phẩm này
Giá: Giá bán ra của sản phẩm

Phiên bản: Các kiểu của sản phẩm
Trạng thái: Trạng thái cho bán sản phẩm này hay không?
Ngƣời tạo: Ngƣời tạo sản phẩm này
Ngày tạo: Ngày tạo sản phẩm này
 Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Sắp xếp hàng hóa là gì?
Câu 2: Quy trình sắp xếp hàng hóa?

20


BÀI THỰC HÀNH SỐ 3 (4 giờ,2kiểm tra)
SẮP XẾP HÀNG HÓA
--* GIỚI THIỆU:
Phần nội dung bài thực hành sẽ giúp ngƣời học vận dụng kiến thức đã học để nắm bắt
đƣợc quy trình sắp xếp hàng hóa trong doanh nghiệp.
* MỤC TIÊU: Sau khi học xong bài này ngƣời học có khả năng:
- Kiến thức: Quy trình sắp xếp hàng hóa.
- Kỹ năng: Quan sát, thảo luận nhóm
- Thái độ: Nghiêm túc trong thực hiện.
* CHUẨN BỊ DỤNG CỤ, THIẾT BỊ, VẬT TƢ: Bài giảng, bảng, phấn, bài tập hƣớng dẫn.
* NỘI DUNG CHÍNH
1. Kiến thức lý thuyết liên quan : quy trình sắp xếp hàng hóa
2. Hƣớng dẫn các bƣớc thực hiện.
Bƣớc 1: Đọc đề
Bƣớc 2: Xem đề bài yêu cầu nhƣ thế nào và nhắc lại kiến thức có liên quan
Bƣớc 3: Áp dụng kiến thức tìm ra kết quả
*Các sai sót thƣờng gặp:
-Áp dụng sai quy trình
- Thiếu quan sát thực tiễn

* BÀI TẬP THỰC HÀNH
Bài 1: Thảo luận nhóm về cách sắp xếp hàng hóa trong kho của doanh nghiệp kinh doanh gạo có
khác với doanh nghiệp kinh doanh bánh phồng tôm (VD: Cỏ May và Sa Giang)?
Bài 2: So sánh cách sắp xếp hàng hóa của hai doanh nghiệp kinh doanh điện máy lớn có gì khác
nhau (VD: Điện máy chợ lớn và Điện máy xanh)
Bài 3: So sánh cách sắp xếp hàng hóa của hai doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm bất kỳ mà sinh
viên tự chọn (GV gợi ý, hƣớng dẫn thảo luận)

21


CHƢƠNG 4
QUY TRÌNH XUẤT KHO HÀNG HĨA
-- Giới thiệu:
Phần nội dung bài học giới thiệu về quy trình xuất kho hàng hóa tại doanh nghiệp
 Mục tiêu
- Trình bày đƣợc những vấn đề chung về xuất kho hàng hóa
- Phân tích đƣợc quy trình xuất kho hàng hóa
- Thực hiện nghiệp vụ xuất hàng chính xác, đúng số lƣợng, đúng chủng loại;
- Phát hiện đƣợc những trƣờng hợp bất thƣờng trong q trình xuất kho hàng hóa
- Lập đƣợc các chứng từ và báo cáo xuất kho hàng hóa
 Nội dung chính

I.Những vấn đề cơ bản về xuất kho hàng hóa
1.Khái niệm nghiệp vụ xuất hàng
Hàng hóa mua về khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì đƣợc xuất kho đi
bán.Quá trình bán hàng là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn bằng
hàng hoá sang vốn bằng tiền tệ và hình thành kết quả sản xuất kinh doanh.
Q trình bán hàng đƣợc hồn tất khi hàng hố đã giao cho ngƣời mua và đã
thu tiền hàng hoặc đƣợc chấp nhận thanh toán.

2.Yêu cầu của nghiệp vụ xuất hàng
Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách
hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị
hƣ (đổi hàng cho khách).
Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị trƣớc. Nhu cầu nhập hàng
phải đƣợc lập kế hoạch từ trƣớc, trừ trƣờng hợp đặc biệt thì bộ phận u cầu
phải giải trình cho phịng bán hàng biết.
2.1.Đảm bảo về số lượng, chủng loại, chất lượng
Đảm bảo cung cấp kịp thời là yêu cầu về mặt lƣợng của sản xuất. Đảm
bảo đủ số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và quy cách của hàng hóa. Tính kịp
thời phải gắn liền với đủ về số lƣợng và đúng về chất lƣợng. Đây là một yêu
cầu của công tác phục vụ.
Đảm bảo cung cấp đồng bộ. Tính đồng bộ cũng có ý nghĩa tƣơng tự nhƣ
tính cân đối trong sản xuất cũng nhƣ trong cung ứng hàng hóa.
2.2.Đảm bảo tính mỹ thuật
u cầu hàng hóa khi xuất kho phải đảm bảo cịn ngun vẹn về hình
thức bên ngồi của sản phẩm nhƣ bao bì cịn ngun, hàng hóa đƣợc xếp gọn
gàng theo từng thùng hay từng lô…
22


2.3.Đảm bảo tính kịp thời
Tính kịp thời là bảo đảm đúng một thời điểm nhất định nào đó nhƣng
khơng đƣợc xác định trƣớc.Do đó hàng hóa trong phạm vi quản lý của thủ
kho, thì khi xuất hàng phải nhanh chóng, kịp thời đem hàng đến cho đối tác
một cách nhanh nhất.
3.Nguyên tắc thực hiện nghiệp vụ xuất hàng
3.1 Hàng hóa chỉ được xuất kho khi có phiếu hoặc lệnh xuất kho hợp lệ
Nhân viên quản trị hàng hóa của phịng bán hàng tập hợp tất cả các
phiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lƣợng hàng bán của từng địa

điểm, hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán, kiểm
tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác nhận lên phiếu
yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trƣởng phịng bán hàng ký. Liên
chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng,
liên 3 giữ lại.
3.2 Người nhận hàng phải có đủ giấy tờ hợp lệ
Nhân viên quản trị hàng đƣa phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận,
nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho.
Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứ
vào phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay khơng.
Nếu các mặt hàng u cầu xuất cịn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo
đúng nguyên tắc kế tóan. Thủ kho xuất kho hàng hố, nhân viên giao nhận ký
vào ô ngƣời nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản. Nếu
có một trong những mặt hàng u cầu đặc khơng cịn tại kho thì thủ kho tiến
hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quản trị.
3.3 Xuất hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
Đối với phƣơng pháp tính giá xuất kho nhập trƣớc xuất trƣớc, doanh
nghiệp nhập mua lơ hàng nào trƣớc thì xuất theo đơn giá trƣớc đó sau đó mới
xuất theo giá của từng lần nhập sau. Bởi vậy số tồn kho cuối kỳ của hàng tồn
kho sẽ là giá trị nhập trong kỳ. Phƣơng pháp này thích hợp với các mặt hàng
có sự ổn định về giá hoặc những mặt hàng có xu hƣớng giảm giá. Thƣờng áp
dụng cho các sản phẩm thuốc, mỹ phẩm,…
3.4 Xuất hàng theo thời hạn sử dụng của hàng hóa
Hàng hóa nào có hạn sử dụng gần thì xuất hàng trƣớc cũng tƣơng tự nhƣ
nguyên tắc nhập trƣớc xuất trƣớc để tránh rủi ro hàng bị hƣ hỏng do xuất
không kịp
II.Quy trình xuất kho
1.Quy trình xuất hàng hóa từ kho ra quầy

1.1 Tiếp nhận Phiếu điều chuyển của cán bộ quản lý quầy hàng : cán bộ

quản lý quầy hàng ghi nhận số lƣợng hàng hóa xuất kho rồi giao cho thủ kho
bằng chứng từ là “Phiếu điều chuyển”

23


1.2 Kiểm tra hàng hóa thực tế trong kho: sau khi tiếp nhận phiếu điều
chuyển hàng từ cán bộ quản lý quầy, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa thực
tế trong kho có phù hợp với nội dung trong phiếu diều chuyển không gồm các
chỉ tiêu nhƣ số lƣợng, chủng loại, màu sắc…
1.3 Xuất hàng theo Phiếu điều chuyển : hàng hóa trong kho đã đúng sau khi
kiểm tra, thủ kho tiến hành xuất hàng theo đúng nhƣ chứng từ đã giao
1.4 Vào sổ theo dõi xuất hàng, lưu giữ chứng từ : trong khi xuất hàng tiến
hành ghi chép, theo dõi lƣu trữ đúng qui định
1.5 Giao nhận hàng hóa cho nhân viên bán hàng: hàng hóa đã xuất kho tiến
hành giao cho nhân viên bán hàng và có kí giao nhận
2.Quy trình xuất hàng trực tiếp cho khách hàng
2.1 Chuẩn bị xuất hàng
2.1.1 Kiểm tra và đối chiếu chứng từ với hàng hiện có trong kho : căn cứ vào
hợp đồng tiến hành kiểm tra đối chiếu với hàng hóa thực tế tại kho
2.1.2 Chuẩn bị hàng hóa để xuất : sau khi kiểm hàng theo đúng qui định và
phù hợp với hợp đồng, thủ kho chuẩn bị hàng hóa theo đúng yêu cầu
2.1.3 Đƣa hàng đến nơi chuẩn bị giao hàng : tiến hành đóng gói hay phân loại
cho vào bao bì phù hợp chuẩn bị giao cho khách hàng
2.2 Xuất hàng
2.2.1 Đối chiếu hàng hóa chuẩn bị giao với phiếu xuất kho : trƣớc khi giao cho
khách hàng tiến hành kiểm tra, đối chiếu một lần nữa về hàng hóa chuẩn bị
giao
2.2.2 Trực tiếp giao nhận với ngƣời nhận : kiểm tra, giao và kí nhận hàng
2.2.3 Hai bên ký nhận chứng từ : tiến hành kiểm tra và kí nhận thật cẩn thận

và tập trung
2.3 Lập chứng từ và các thủ tục liên quan khác
2.3.1 Giao chứng từ liên quan đến lô hàng xuất cho ngƣời nhận :tiến hành giao
nhận chứng từ sau khi kiểm tra chi tiết
2.3.2 Kiểm tra lại chứng từ với hàng tồn kho : xem xét số liệu và chữ ký tên
theo đúng qui định
2.3.3 Vào sổ hàng xuất : ghi nhận số lƣợng, giá hàng bán vào sổ theo dõi xuất
hàng
2.3.4 Sắp xếp lại hàng tồn và vệ sinh kho hàng : sau khi giao hàng xong, số
hàng hóa còn lại phải sắp xếp đúng chỗ, vệ sinh sạch sẽ
2.3.5 Chuyển chứng từ trình kế tốn : tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan
giao đến phịng kế toán
III. Xử lý các trƣờng hợp bất thƣờng xảy ra khi xuất kho hàng hóa
1.Các trƣờng hợp bất thƣờng xảy ra trong quá trình xuất hàng
Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều phải có giấy đề nghị xuất hàng đã
đƣợc phê duyệt và chỉ có những ngƣời có thẩm quyền mới đƣợc lập phiếu đề
nghị xuất hàng.
24


Giấy đề nghị xuất hàng phải có đầy đủ thơng tin và đƣợc lập thành hai liên
(Liên 1: Lƣu tại bộ phận yêu cầu; liên 2: Lƣu tại bộ phận bán hàng để làm căn
cứ kiểm tra).
Giấy đề nghị xuất hàng phải đƣợc đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi sử
dụng và giao cho ngƣời phụ trách xuất hàng bảo quản. Thủ tục này nhằm đối
phó với rủi ro những ngƣời khơng có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị xuất
hàng.
Thƣờng xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị xuất hàng
đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị xuất đƣợc xử lý kịp thời ở các bƣớc
tiếp theo. Để làm đƣợc điều này, cần phải tiến hành lƣu riêng các hồ sơ cần

thiết.
2. Cách thức xử lý các trƣờng hợp bất thƣờng
Xác nhận cam kết mua hàng
Kiểm sốt q trình nhận hàng
Kiểm sốt khoản phải thu của khách hàng và ngƣời mua ứng tiền trƣớc
cho công ty
 Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Nghiệp vụ xuất hàng là gì?
Câu 2: Quy trình xuất kho hàng hóa gồm những quy trình nào?kể tên các loại quy trình đó

25