Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng NHNN-PTNT HN.doc.DOC

Lời nói đầu
Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công
nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh tế.
Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn
hoá, xã hội của mỗi quốc gia.
Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng
cha từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ
(cấp trung ơng và cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân.
Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của
đất nớc.
Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn
phòng vì văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" của cơ quan.
Nh vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t
trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức
chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng.
Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng nh vốn kiến thức đã tích luỹ đợc ở nhà tr-
ờng, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin
ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội". Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu đề
tài này, em đa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội.
Đề tài của em đợc chia ra ba chơng chính, bao gồm:
Ch ơng I . Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt
động văn phòng
Ch ơng II . Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
1
Ch ơng III . Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong văn
phòng NHNo & PTNT Hà Nội.

CHƯƠNG I
cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thông
tin trong hoạt động văn phòng
I. Lý luận chung về công tác thông tin trong văn phòng
1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin
Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng
khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Công nghệ thông tin
cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới. Công nghệ năng lợng. Công
nghệ vũ trụ và công nghệ đại dơng sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn
minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin đợc coi nh ngời
điều khiển. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách
giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị, tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi
ích cho mình và cho nhân loại. Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày nay
tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh đợc lợi thế thông tin.
Nh Lênin đã khẳng định: " Không có thông tin thì không có thắng lợi trong
bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ".
Trong quá trình tìm kiếm thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã
hội, an ninh, quốc phòng... các nhà nghiên cứu đã thống nhất đi đến một khái
niệm mang tính khoa học về thông tin: " thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa,
giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc những quyết định nhằm đạt mục đích
mong muốn.
2
2. Hệ thống thông tin.
Các khái niệm về thông tin đã phản ánh đợc bản chất,đặc trng của thông tin
và mục tiêu sử dụng thông tin.
Sơ đồ hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin thờng xuyên liên tục trên cơ sở cân đối các thông tin đầu
vào và đầu ra. " Hộp đen" để xử lý các thông tin phục vụ hoạt động điều hành của
cơ quan, đơn vị, chính là văn phòng.
Hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị sẽ bao gồm:

- Các yếu tố môi trờng tài nguyên. Nó đợc coi nh các nguồn vô hạn của một
số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản. Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ về
các yếu tố môi trờng, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên cứu
lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trờng không phải là
lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó đợc xếp đặt tuân theo những quy
luật nhất định.
-Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu
thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trờng và
thông tin phản hồi.
- Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp không phải đã đáp ứng
yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những
3
Quá trình
chuyển đổi
Thông tin vào
Thông tin ra
Thông tin phản hồi
Thông tin vào
Thông tin ra
thông tin hữu ích. Những hoạt động đó đợc tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi là
hệ thống xử lý thông tin.
- Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc có thể sử dụng không hết ngay
hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế ngời ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho
yêu cầu khác. Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng
khả năng xử lý thông tin và những quyết định của lãnh đạo đề ra để duy trì các
hoạt động của cơ quan.
- Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển đi đều cần đến
các phơng tiện truyền dẫn. Hệ thống truyền tin của đơn vị có thể hiện đại hay thủ
công, hữu hình hoặc vô hình là tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông
tin và trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật của đơn vị ở từng thời kỳ.

Nh vậy, các cơ quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học các bộ phận trên
của hệ thống mới có thể phục vụ tốt hoạt động thông tin trong đơn vị mình.
3. Phân loại thông tin
Do tính chất đa dạng, phong phú của thông tin nên nếu không có sự phân
loại thông tin sẽ làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản và sử dụng thông tin
gặp nhiều trở ngại. Trong thực tế, một thông tin đợc sử dụng vào nhiều mục đích
khác nhau, tuỳ theo yêu cầu của chủ thể tiếp nhận thông tin. Nếu không tiếp nhận
sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn trong thu và chuyển phát thông tin, gây lúng túng
cho các nhà chuyên môn khi tìm kiếm các phơng pháp xử lý, phân tích và lu trữ
thông tin.
3.1. Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận
Theo cách phân loại này thông tin đợc tiếp nhận từ hai nguồn:
- Nguồn thông tin có hệ thống: là những nguồn thông tin đa đến cho ngời
nhận theo những thời gian định trớc và với những thang số quy ớc chung, mang
tính phổ cập. Những thông tin này thờng là báo cáo định kỳ của các bộ phận trong
cơ quan, của cấp dớicho cấp trên Loại thông tin này có đặc tr ng là ổn định về
khoảng thời gian chuyển tải về nội dung thông tin . Đây là một loại thông tin khá
4
phổ biến trong các cơ quan đơn vị dùng để đánh giá kết quả hoạt động sau mỗi kỳ
và để phục vụ công tác kiểm tra giám sát của cấp trên.
- Nguồn thông tin không theo định kỳ: là thông tin đa đến cho ngời nhận
không theo định kỳ, nhằm thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật
hay nằm ngoài dự kiến của ngời nhận tin. Đặc trng của loại thông tin này là tính
bất thờng, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho ngời nhận tin. Trong hoạt
động thờng ngày những thông tin này thờng do cấp trên chuyển xuống nhằm bổ
sung, hoàn thiện kế hoạch đã có hay cách ứng phó mang tính tình thế trong một
hoàn cảnh nhất định. Cũng có thể là những thông tin từ bên dới về những sự cố bất
thờng nằm ngoài dự kiến, cần có sự chỉ đạo kịp thời của cấp trên.
3.2. Phân loại thông tin theo tính chất, đặc điểm sử dụng
Thông tin đợc chia thành hai loại:

- Thông tin tra cứu: là những thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận những nội
dung có tính quy ớc, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành.
- Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự
xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện
pháp ứng xử hiệu quả nhất. Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định,
không thống nhất.
3.3. Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động
Theo cách này thông tin đợc chia thành:
- Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong và
ngoài nớc. Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành hoạt
động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch...
- Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình
chính trị xã hội trong nớc và trên thế giới. Những thông tin này có thể là tình hình
từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt động.
Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng.
- Thông tin về môi trờng
- Thông tin về quan hệ quốc tế.
5
Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh
vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin
trên sẽ đợc sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị.
Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại
thông tin trên lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ.
3.4. Phân loại thông tin theo thời gian
- Thông tin quá khứ: là loại thông tin phản ánh các sự kiện đã xảy ra và đợc
dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho hiện tại và tơng lai, đồng thời làm căn
cứ để đánh giá tình hình phát triển của một thực thể.
- Thông tin hiện tại: là loại thông tin phản ánh quá trình và kết quả hoạt
động của một thực thể tại thời điểm cung cấp thông tin. Thông tin này đợc dùng
để phản ánh khả năng hoạt động thực tế của một tổ chức hay số lợng, chất lợng

các hoạt động hiện tại. Thông tin hiện tại sẽ trở thành quá khứ khi mà các thực thể
vận động theo thời gian đã vợt giới hạn quy định.
- Thông tin tơng lai: là những thông tin mô tả về các vấn đề trong tơng lai.
Có thông tin này là do nó đợc dự báo trên cơ sở những thông tin quá khứ và hiện
tại. Thông tin tơng lai sẽ cho phép các chủ thể xác định đợc hớng vận động, những
thuận lợi hay khó khăn, những vấn đề cần giải quyết trong tơng lại để chủ động
điều chỉnh cho phù hợp với những điều kiện trong tơng lai.
4. Tổ chức công tác thông tin
4.1. Yêu cầu tổ chức công tác thông tin
Khối lợng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi
cũng rất phức tạp. Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học sẽ gây trở
ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông tin
ách tắc. Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần tiến
hành tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu chủ yếu sau:
- Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ các dữ liệu đợc chuyển đến
cơ quan đơn vị gọi là thông tin ban đầu. Những thông tin mà thờng từ nhiều kênh
đến, nen ngời tiếp nhận cần biết thông tin nào là sử dụng đợc, là phù hợp với yêu
6
cầu thu thập thông tin .Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý ngay
lúc thu thập rồi phân loại theo các kênh thích hợp
- Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải đợc lập thành từng
kênh, từng khối hay từng tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng. Việc chia
thông tin của nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lãnh đạo khi có nhu cầu
cung cấp thông tin . Phân chia thông tin thành từng khối còn có tác dụng kiểm
soát thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy qủa
hoạt động của cơ quan.
- Đảm bảo chất lợng thông tin
* Chất lợng thông tin đợc phản ánh bằng nhiều tiêu chí khác nhau nh:
+ Tính chính xác của thông tin: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý
phân tích đánh giá tình hình từ đó đề ra các quyết định ứng xử trong từng lĩnh vực

hoạt động của đơn vị. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không
chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động của tổ
chức
+Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý
thì phải đảm bảo đủ về lợng. Thông tin đầy đủ là phải mô tả đợc một cách trọn vẹn
sự kiện , quá trình yếu tố nào đó. Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ làm
cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tợng nghiên cứu, dẫn đến
những hành vi ứng xử sai lệch.
+ Tính hệ thống: không chỉ cần đủ về lợng mà thông tin còn phải đợc xắp
đặt theo hệ thống logic mới phản ánh đợc đầy đủ đối tợng nghiên cứu. Cung cấp
thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí
tìm kiếm thông tin
+ Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp thời
của thông tin ngày càng trở nên bức xức . Có đợc thông tin kịp thời sẽ quyết định
thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%.
+ Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin đợc cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn
đến tình trạng hiểu sai , làm sai. Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến ngời sử
dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ.
7
+ Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ các dữ liệu khác nhau với
các trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ
cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn thông tin . Việc khai thác đủ thông
tin theo yêu cầu vừa tránh đợc những tốn kếm về thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo
đợc tính kịp thời, tính khoa học. Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng còn
tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin
4.2. Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng:
- Thờng xuyên và kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch nhà nớc,
tình hình chấp hành các nghị địng của Đảng, của các văn bản quy phạm pháp luật
của nhà nớc, tình hình hoạt động của các cơ quan có liên quan trong dịa bàn.
- Tổ chức công tác thông tin và giúp lãnh đạo xử lý thông tin

- Thông tin cho các đối tợng biết tình hình chung về diễn biến kinh tế văn
hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại
-Đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định kỳ
theo quy định và từng thời gian có nhận xét, kiến nghị.
5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin
- Xây dựng và tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu về thông tin để xây
dựng và tổ chức các nguồn tin. Đây là một vấn đề rất khó, phức tạp vì nó liên quan
đến nhiều cấp, nhiều ngành và nhiều ngời trong hệ thống tổ chức. Tuy nhiên, đây
là "cửa ải" ban đầu của công tác thông tin.
- Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin đợc tiến hành theo nhiều kênh
khác nhau nh:
+ Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dới lên
+ Kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, từng cơ quan trong phạm vi
quốc gia, quốc tế.
+ Kênh thông tin trong nội bộ một cơ quan, một đơn vị
+ Kênh thu thập thông tin qua hệ thống báo cáo
+ Kênh thông tin qua hội họp, giao ban
+ Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với cơ sở
8
+ Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn bản pháp lý, các quy định của nhà
nớc trong quá trình hoạt động quản lý.
- Phân tích và xử lý thông tin : Đây là việc vận dụng sự sáng tạo của bộ óc
con ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin đã thu nhận đợc.
Yêu cầu của khâu này là xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đợc
tình hình, xác định đúng bản chất, hiện tợng của chúng. Muốn đạt đợc yêu cầu
trên, phải tiến hành một số thao tác cụ thể nh:
+ Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu
+ Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu
Mục tiêu của quá trình này là xử lý thông tin, đa ra các giải pháp, phơng án
cho các quy định quản lý đợc thực hiện dới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng

kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hớng để ngời lãnh
đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức. Đó chính là tiền
đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong quản lý điều
hành.
- Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng,
kịp thời đến đúng đối tợng bằng các hình thức thích hợp nh truyền đạt các hội
nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại
chúng, báo đài...
- Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời gian
sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định mà
còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà cũng không
chỉ một lần mà nhiều lần. Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn
thận theo các phơng pháp khoa học khác nhau nh: lu trữ các dữ kiện đó vào máy
tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để khi cần là có
thể tìm đợc ngay.
Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của
văn phòng, chúng ta thấy đợc sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể đo
lờng hết cả về kinh tế lẫn xã hội. Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện nay
những khối lợng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và nền
9
kinh tế. Vơi sự ra tăng các yêu cầu thông tin và những quyết định trong việc thu
nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin đã làm cho văn phòng ngày càng có một vị
trí quan trọng hơn trong nền kinh tế.
Văn phòng luôn phải gắn liền với hoạt động thông tin vì văn phòng đợc coi
nh " Cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đ-
ợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận ( bên
ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển
tải hay lu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự
thành bại trong những hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những
quy định, nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát

thông tin. Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học, đáp ứng
yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định
của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
10
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Chơng II
Thực trạng công tác thông tin tại văn phòng
NGÂN HàNG NÔNg NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG
THÔN Hà Nội
A. Khái quát chung về NGÂN HàNG NÔNG NGHIệP Và PHáT TRIểN
NÔNG THÔN Hà Nội
I. Vài nét về quá trình hình thành của NGÂN HàNG NÔNH
NGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội
Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN Hà
Nội) là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHNo & PHNT Việt
Nam đợc thành lập theo quyết định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1998 của Thống
đốc Ngân hàng Việt Nam.
Theo quyết định này chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội là đại diện uỷ
quyền của NHNo & PHNT Việt Nam có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp
của ngân hàng nhà nớc, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân
hàng nhà nớc.
Trụ sở chính của chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt tại số 77 Lạc Trung
- Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.
Trong những ngày đầu thành lập, Ngân hàng đã gặp phải rất nhiều khó khăn
do quá trình chuyển dịch từ nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp sang nền
kinh tế thị trờng. Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đã đạt đợc những
thành tựu to lớn, góp phần vào sự nghiệp chung, xây dựng nền kinh tế vững mạnh
cho thủ đô Hà Nội.
Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày càng đi lên và khẳng định chỗ
đứng của mình trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam.

1
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
II. Cơ cấu tổ chức
Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn chú
ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá đội ngũ
cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV), mở rộng
các phòng ban; Hiện tại NHNo & PHNT Hà Nội đang hoạt động với 8 phòng ban
có 165 CBCNV dới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó Giám đốc.
Sơ đồ tổ chức quản lý NHNo & PTNT Hà Nội
Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1. Với sự phát triển
không ngừng, đến nay ngân hàng đã thiết lập đợc 10 chi nhánh trực thuộc, 25
phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các quận các chi nhánh trực thuộc
NHNo & PTNT Hà Nội.
Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng
kế
toán
Phòng
kiểm
soát
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế
hoạch
Phòng
hành
chính

Phòng
thanh
toán
quốc
tế
Phòng
tổ
chức
cán bộ
Phòng
ngân
quỹ
Phòng
vi
tính
2
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
STT Tên chi nhánh Xếp loại Năm thành lập
1 Chi nhánh Chợ Hôm Cấp 2 loại 4 1994
2 Chi nhánh Đồng Xuân nt 1995
3 Chi nhánh Thanh Xuân nt 1995
4 Chi nhánh Tây Hồ nt 1996
5 Chi nhánh Giảng Võ nt 1996
6 Chi nhánh Cầu Giấy nt 1997
7 Chi nhánh Đống Đa nt 1999
8 Chi nhánh KV Tam Trinh Cấp 2 loại 5 1999
9 Chi nhánh Tràng Tiền Cấp 2 loại 4 2002
10 Chi nhánh Chơng Dơng nt 2002

Bảng chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội

III. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
1. Giám đốc
- Giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản trị
NHNo Việt Nam bổ nhiệm, là ngời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân
hàng.
- Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo
- Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và các hợp đồng
khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định.
- Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành có
liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn và uỷ
quyền cho Phó Giám đóc bằng văn bản khi vắng mặt.
2. Phó giám đốc
- Do Tổng Giám đốc của NHNo Việt Nam quyết định bổ nhiệm
- Thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt.
- Chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và
chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các quyết định của mình.
- Bàn bạc và tham mu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh ngân hàng
theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trởng.
3
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
3. Nhiệm vụ các phòng ban
3.1. Phòng kế toán.
- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy
định của Ngân hàng nhà nớc và NHNo Việt Nam.
- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài
chính, quỹ tiền lơng đối với chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn trình NHNo
cấp trên phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.2. Phòng kiểm soát
- Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội và các

đơn vị trực thuộc theo Nghị định của Hội đồng quản trị và chỉ đạo Tổng Giám đốc
NHNo.
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo
quy định của pháp luật, của NHNo.
- Kiểm tra độ chính xác của báo cáo Tài chính, kế toán, việc tuân theo quy
định của nhà nớc và ngành ngân hàng.
- Giải quyết đơn th, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHNo
& PTNT trên địa bàn.
3.3. Phòng kinh doanh
- Nghiên cứu, xây dựng chiến lợc khách hàng tín dụng, phân loại khách
hàng và đề xuất các chính sách u đãi đối với từng loại khách hàng.
- Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng
- Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, Ngành và
các tổ chức kinh tế cá nhân trong và ngoài nớc.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.4. Phòng kế hoạch
- Nghiên cứu đề xuất chiến lợc khách hàng, chiến lợc huy động vốn tại địa
phơng.
4
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hớng
kinh doanh của NHNo.
- Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các
chi nhánh trên địa bàn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao
3.5. Phòng thanh toán quốc tế
- Mở L/C (Letter credit) trả chậm
+ L/C nhập khẩu
+L/C xuất khẩu
- Thanh toán biên mậu

- Đồng tài trợ xuất nhập khẩu
- Thanh toán tiền điện ( chuyển tiền điện)
- Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT
3.6. Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo
- Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị mà mối quan hệ với tổ
chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề cử cán bộ, nhân viên đi công tác,
học tập trong và ngoài nớc.
- Quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ
nghỉ hu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nớc, của ngành ngân hàng.
- Thực hiện công tác thi đua, khen thởng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.7. Phòng vi tính
- Tổng hợp, thống kê và lu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của
ngân hàng.
- Quản lý, bảo dỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
3.8. Phòng Hành chính
- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh
5
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Xây dựng và triển khai chơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi
nhánh trực thuộc trên địa bàn.
- Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc tại chi nhánh
- Thực hiện công tác hành chính, văn th, bảo vệ, y tế... của NHNo & PTNT
Hà Nội.
- Thực hiện xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động
của cơ quan.
- Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc Giám đốc giao.

3.9. Phòng ngân quỹ
- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng
- Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nớc theo quy định.
- Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy
định.
IV. Kết quả hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội trong năm 2002
và phơng hớng nhiệm vụ năm 2003.
1. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002
* Nguồn vốn : Đạt 6152 tỷ đồng, tằng 44% so với năm 2001 chia ra
+ Nguồn vốn VNĐ: 5.378 tỷ, tăng 39,1%
+ Nguồn vốn ngoại tệ: 774 tỷ, tăng 98%.
* Đầu t tín dụng : Đạt 2.003 tỷ đồng, tăng 27,4% so với năm 2001
+ D nợ ngắn hạn 1.258 tỷ, tăng 10,1% so với năm 2001
+ D nợ trung và dài hạn 745 tỷ, tăng 73,7%.
Bao gồm:
. D nợ VNĐ: 1.630 tỷ
.D nợ ngoại tệ 373 tỷ, tơng đơng 24,2 triệu USD.
- Trong năm 2002, NHNo & PTNT Hà Nội đã mở rộng đầu t tín dụng cho
các thành phần kinh tế. Ngân hàng là đồng tài trợ đối với hai dự án lớn đó là cho
Tổng Công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng vay 206 tỷ đồng để xây dựng nhà máy
6
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
kính nổi Bình Dơng; Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12
triệu USD để đầu t dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV. Nhờ đổi mới kinh doanh
nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHNo & PTNT
Hà Nội.
- Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ,
nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trờng học,
bệnh viện, lực lợng vũ trang với gần 400 tỷ đồng.
- Cho hộ nghèo vay: đợc sự giúp đỡ của các Quận, phờng NHNo & PTNT

Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm đợc
công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm còn
835 hộ có d nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng. NHNo & PTNT đã góp phần cùng
các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chơng trình 03 của thành uỷ Hà Nội về
xoá đói giảm nghèo.
- Chất lợng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% d nợ, đó là nợ tồn đọng của
một số doanh nghiệp nhà nớc đợc giãn nợ từ nhiều năm dồn lại. Song nhờ chất l-
ợng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bớc đợc nâng lên rõ rệt.
Năm 2000 2001 2002
Nguồn vốn 3345 4257 6152
D nợ 1295 1572 2003
Bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh

* Hoạt động kinh doanh đối ngoại
Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán
quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng
và chi nhánh ngân hàng nóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ, nhân dân
tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có
quan hệ mua bán với Trung Quốc.
- Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu
tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD.
7
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Về nhập khẩu: mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992
món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán
1.202 món trị giá 36,7 triệu USD. Thu dịch vụ phí 191 triệu USD.
* Về tài chính thanh toán và ngân quỹ
- Về công tác thanh toán; trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476
món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001.
- Về kết quả tài chính: Chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng 25%

so với năm 2001.
- Ngân quỹ: với mạng lới 33 điểm giao dịch tổng thu 8.457 tỷ, tăng 83% so
với năm 2001. Tổng chi 4.579, tăng 85% so với năm 2001.
* Các công tác khác nh:
- Công tác quản lý điều hành: Ban lãnh đạo đã xác dịnh phơng châm hoạt
động đúng đắn, đặt mục tiêu an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lên hàng đầu, tập trung
chấn chỉnh các hoạt động ngân hàng, và soát lại các quy trình nghiệp vụ và bộ
máy tổ chức, nhân sự, công tác chỉ đạo điều hành luôn luôn theo sát các diễn biến
về nguồn vốn, đầu t vốn để từ đó có sự chỉ đạo kịp thời về lãi suất và đảm bảo khả
năng chi trả.
- Công tác kiểm soát: đợc nâng cao về chất lợng
- Công tác đào tạo: Ngân hàng đã tổ chức đào tạo tại chỗ các nghiệp vụ
tíndụng, kế toán, vi tính và ngân quỹ cho cán bộ và những ngày nghỉ cuối tuần đạt
kết quả tốt.
- Công tác thi đua đợc phát động thờng xuyên, đẩy mạnh vai trò các tổ chức
đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ.
2. Mục tiêu định hớng kinh doanh năm 2003.
* Định hớng kinh doanh
- Nguồn vốn tăng trởng từ 40% so với năm 2002, chú trọng huy động nguồn
vốn ngoại tệ (USD) trung và dài hạn.
- Đầu t tín dụng tăng 30%, tập trung đầu t cho các dự án sản xuất, chế biến
hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu.
8
thông tin trong văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
- Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002
* Các giải pháp thực hiện
- Mở rộng mạng lới kinh doanh: trong năm 2003 sẽ khai trơng thêm 10 - 12
phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn.
- Bố trí lại lực lợng lao động, tăng cờng cán bộ tín dụng để mở rộng d nợ
cho các thành phần kinh tế. Tập trung để mở rộng dự nợ cho các thành phần kinh

tế. Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với
những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả.
- Thực hiện khoán tài chính và tiền lơng triệt để đến các ngân hàng, từng
phòng ban và tiến tới từng ngời lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm
của từng ngời trong kinh doanh.
- Tăng cờng kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh
thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp.
- Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trớc hết là cán bộ
lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch... coi đây là tiêu
chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lơng hoặc chuyển ngạch lơng viên chức.
B. Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNT
Hà Nội
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những
mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại. Hay nói cách khác, văn phòng
cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, đơn vị khác cả
về phơng diện tự nhiên và phơng diện xã hội. Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm
những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Văn phòng dù
là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy
đủ 3 chức năng là chức năng tham mu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần.
Với sự đóng góp không nhỏ của phòng hành chính vào những thành công của
ngân hàng đã chứng minh cho lãnh đạo cơ quan thấy đợc tầm quan trọng của bộ
phận văn phòng trong quá trình hoạt động của cơ quan
9