Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền

Kiểm sốt chu
trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền


Nhóm Thuyết Trình

Phan Anh Tú

Trần Triệu Ngun Phúc

Phạm Hồng Nam

2


Công ty cổ phần
Vinatex Đà Nẵng

Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản
xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty
là: quần tây, đồ bộ thể thao, áo Polo, áo Jacket, …

3


Chu trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền của
Vinatex
Khách hàng yêu cầu

Lập đơn đặt hàng

1

Lập phiếu nhập kho

3

5

2

4

6

Xét duyệt mua hàng

Nhận hàng

Kiểm soát nợ phải
trả và trả tiền
4


Chu trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền của
giáo trình
Đề nghị mua hàng

Lập đơn đặt hàng

1

Lập phiếu nhập kho

3

5

2

4

6

Xét duyệt mua hàng

Nhận hàng

Kiểm soát nợ phải
trả và trả tiền
5


Mơi trường kiểm sốt
Đặc thù về quản lý

Chính sách nhân sự

Tài khoản, sổ sách, báo cáo

- Tổng giám đốc duy trì
mối quan hệ với bộ phận
quản lí, chịu trách nhiệm
quản lí chung.

- Rõ ràng, được qui định
cụ thể.

- Thống nhất, tuân thủ.

- Phân quyền rõ ràng các
phòng ban.

- Chất lượng làm việc
được theo dõi để có chính
sách thưởng phạt phân
minh.

- Kế tốn máy, phần mềm kế
tốn.
- Có chứng từ ghi sổ, thuận tiện
kiểm tra, đối chiếu

- Chú ý tới phong cách
lãnh đạo của bản thân.

6

Chu trình

Mua hàng

7


1

Khách hàng yêu cầu


Công ty cổ phần
Vinatex Đà Nẵng

Công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công
nên việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay
nhập khẩu hồn tồn do khách hàng của cơng ty yêu cầu.

9


Khách
hàng

1. Gửi BC (Buy Confirmation),
Costing sheet, Paperwork

5. Ký duyệt

Trưởng
phòng kinh
doanh

3. Kiểm tra định mức nguyên phụ
liệu, cân đối năng lực sản xuất, xem
xét đơn hàng có mang lại lợi nhuận
cho cơng ty hay khơng.

Phịng
kinh
doanh

2. Chuyển tài
liệu

Phịng cơng
nghệ

4. Thống nhất với phòng kinh
doanh
10


2

Xét duyệt mua hàng

Đối chiếu PO với BC, căn
cứ vào Costing sheet,
bảng định mức ngun phụ
liệu của phịng cơng nghệ
và các tài liệu có liên quan
để tiến hành các thủ tục
mua.

Khách
hàng

1. Gửi PO (Purchasing order)

Phòng kinh
doanh

12


13


3

Lập đơn đặt hàng


Nhận xét: Ít hơn 1 liên do
cơng ty khơng sử dụng
giấy đề nghị mua hàng

Bộ phận
kho

Kế tốn
cơng nợ
Li
ên

Nhà cung
cấp

4:
c

ăn

cứ

th
an
h

Liên 2

Liên 3: căn cứ nhận hàng.
to

án
.

1. Lập đơn đặt hàng (4 liên),
giữ 1 liên

Phịng kinh
doanh

2. Gửi Purchase Invoice để cơng ty làm hợp đồng
15


Sai phạm có thể xảy ra
Mua hàng cho mục đích
cá nhân
Sử dụng chứng từ mua giả
mạo, do thông đồng với
đơn vị bên ngồi.

Thanh tốn khống
Thơng đồng giữa người
phê duyệt nhà cung cấp
với nhà cung cấp.

Cơng ty có thể tránh sai phạm này vì nhà
cung cấp hồn tồn do khách hàng yêu cầu.

16


Chu trình

Mua hàng

Tồn trữ

17


Đánh giá quy trình
mua hàng
Yêu cầu mua hàng

Thủ tục mua hàng

- Chưa có giấy yêu cầu
mua hàng.

- Chặt chẽ, quy định từng
bộ phận rõ ràng.

- Khơng có kế hoạch mua
hàng và tính tốn chi phí
cụ thể.

18


4

Nhận hàng

Bộ phận nhận hàng

Bộ phận nhận hàng

Thủ kho

Bộ phận quản lí chất
lượng Q&A

Bộ phận kĩ thuật cơng
nghệ

Bộ phận sale

20


1. Nhận hàng, xem xét,
so sánh số lượng trên
Packing List, Đơn đặt
hàng, hóa đơn

Thủ
kho

2. Nộp Biên bản kiểm tra
chất lượng nguyên phụ
liệu (tổng hợp)

Trưởng
phòng kinh
doanh

21


Thủ kho

Tờ khai xuất nhập
khẩu, hóa đơn

Đều phải lập Biên bản nhận hàng, có
chữ ký của bên giao hàng, sao chép một
bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho
ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng,
chứng từ có liên quan gửi cho Kế tốn
cơng nợ

Đã về

Kiểm tra thực tế và hóa
đơn

Chưa về

Làm thủ tục nhập kho,
kí nhận hóa đơn

Lập biên bản tạm nhập

Thơng báo cho kế tốn

22


Thủ kho
Chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo
có liên quan và kế tốn. Khi có một vấn đề
ngồi thẩm quyền của Thủ kho thì phải có
Giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm
quyền có liên quan.
Hàng nhập

Xảy ra thừa thiếu

Lập biên bản, theo dõi,
thông báo

Nhập số thực nhận,
xem xét nguồn gốc

Đưa ngay vào sản xuất

Lập biên bản tạm xuất

Có đủ chữ kí các bên
liên quan

23


Bộ phận Quản lí
chất lượng
Bộ phận Q&A

Chấp nhận

Ghi phiếu xác nhận
chất lượng

Không chấp nhận

Lãnh đạo phê duyệt, 2
liên

Ghi phiếu xác nhận
chất lượng

Lãnh đạo phê duyệt,
đơn vị mua xem xét

24


25